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为什么有档案数字化需求呢？

对于档案管理来说，常见的保存方式就是纸质材料封盒保存。那么已经做好入库保存的档案，为什么还有档案数字化需求呢？因为《档案法》明确了电子档案的法律效力。“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。” 同时也强调了档案信息化建设要纳入各级人民政府的信息化发展规划。

档案材料是需要进行保密保管的，对于传统载体档案，在日常需要进行档案材料查阅或者部分档案材料借出时，都要接触原始档案材料，对于档案保管的各种规章制度可能不能完全落实、按照标准进行处理，比如《档案安全保密制度》、《档案出入库制度》等等，而进行档案操作的工作人员如果不是专门负责档案工作的，可能不能对于档案工作的专业制度与专业性操作完全了解。

档案数字化需求

而在进行档案信息化建设之后，对于保管的档案进行档案数字化服务，便可以使用单独的档案管理电脑保存档案电子信息，对于有查询需要和档案信息查阅、档案材料借出需要的，便可以不用再直接接触档案纸质载体。这种方法在保护档案材料安全性的同时，也方便了日常工作对于档案材料的使用需求。所以这就是为什么单位或企业有档案数字化需求，因为进行档案信息化处理后，是有利于档案材料在日常工作中的使用的！

湖北人力资源中心作为专业的一站式档案整理及数字化服务供应商，如有档案数字化需求，欢迎咨询！

湖北人力资源中2022-12-20

浙江瑞安市档案馆数字化赋能民生档案利用

今年以来，浙江省瑞安市档案馆大力推进重点民生档案利用服务改革，拓展服务范围、共享档案信息、加强部门联动，通过档案资源模块化、馆室系统一体化和民生档案查阅自助化等方式，切实履行“查档半小时圈”服务承诺，实现群众查档“最多跑一次”。

瑞安市档案馆坚持以“镇村就近查、行政服务中心普遍查、档案馆兜底查”为方向，推进查档服务范围向基层拓展延伸，高标准建设市、镇（街道）、村（社区）三级查档服务体系，形成“查档半小时圈”。市档案馆为全市23个镇（街道）及重点村（社区）开通了浙江档案服务网查档账号。在镇（街道）行政服务中心或村（社区）便民服务中心，群众可凭个人身份证件委托工作人员直接申请查档。市档案馆接到申请后，学籍、出生医学证明、婚姻等24类档案的查档申请1小时内可完成办理，连续工龄、企业会计凭证、计生罚款3类档案的查档申请24小时内完成办理，办理结果通过发送电子邮件或邮寄复制件送达申请人。

此外，群众在已开通查档账号的村（社区）便民服务中心或镇（街道）行政服务中心登录浙江档案服务网，提交身份信息凭证、填写查档申请后还可在长三角区域范围内选择档案馆提交申请。档案馆在接到申请后，24小时内即可完成办理并将结果送达申请人，免去了群众跨省、跨市查档的奔波。今年以来，瑞安市已完成异地跨馆查档101人次。

除跨馆查档之外，群众还可利用档案查阅终端查档。瑞安市档案馆自主研发了集信息验证、自助查阅、证明出具等服务于一体的民生档案查阅一体机，并在曹村镇东岙村率先试点投用，建成了温州市首家村级档案自助查阅点。群众通过人脸识别，进入一体机查阅系统，根据系统提示录入学籍、出生医学证明等个人信息，再按需要进行查档，查阅完成后由一体机即时出证，方便快捷。

借助浙江档案服务网，瑞安市档案馆建成了以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案体系。市档案馆加快档案信息化建设步伐，推进馆藏档案数字化、增量档案电子化，实现了16个部门1.2万件行政审批电子文件全流程在线归档移交，接收了《瑞安日报》电子版和瑞安电视台新闻视频档案，建立了涵盖全部馆藏档案的目录数据库。同时，市档案馆以功能性为基准，对与群众生产生活相关的事项进行重新分类，梳理出25类14.1万余卷档案，建成了婚姻、学籍等17个民生档案专题数据库，并将其录入民生档案查阅一体机，方便群众查阅；推出了馆藏信息查阅管理系统，对数字档案进行全流程管理，通过局域网、政务网、互联网等载体，为不同的服务对象提供全方位的优质档案查阅利用服务。

针对群众查阅纸质档案需要来往行政服务中心、档案馆及属地镇（街道），既耗时又费力的现状，瑞安市档案馆主动对接政务服务中心及人社、民政等相关部门，加快部门查档互通体系建设步伐，以数字化赋能信息共享，实现民生档案查阅“最多跑一次”。

 对于分头存放的档案资料，市档案馆和对应部门分别将本单位保管的档案进行数字化扫描并共享给对方，并同时开展档案开发利用。若群众查阅市档案馆代为保管的部门档案，相关部门可登录浙江档案服务网查档账号，代群众向市档案馆提出查档申请，并通过“钉钉”等软件及时对接。最后，由市档案馆出具查档结果并通过电子邮件直接发送至对应部门。

此外，瑞安市档案馆还建立了多功能合一的档案查阅大厅，推出全年无休查档服务。群众在符合法定条件的情况下，凭借个人身份证件可查阅馆藏的所有个人档案资料。对于馆藏没有的档案，由市档案馆对接档案所在部门帮助调阅，真正做到让群众少跑腿。

中国档案报2022-03-10

数字孪生，让档案馆“动”起来

数字孪生是指综合利用感知、计算、建模等信息技术，建立与现实世界实时映射，虚实交互的虚拟世界。2021年被称为元宇宙元年，作为元宇宙代表性技术之一的数字孪生技术飞速发展，“探索建设数字孪生城市”已被纳入《国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年愿景目标纲要》，数字孪生技术正在加速向各行各业渗透应用，成为各行各业可以预见的未来。

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数字孪生档案馆

保存社会记忆，传承人类文明

承载着“保存社会记忆，传承人类文明”使命的博物馆、图书馆、档案馆等各种文化场馆，正是数字孪生技术很好的应用落地场所。当传统文化拥抱了数字孪生技术，以数字化、可视化、智能化、网络化、集成化理念为目标，构建起实时映射、虚实相生的文化场馆，将带给观众立体化、交互性、沉浸式的全新体验。以档案馆为例，数字孪生技术构建起从区域→楼宇→楼层→房间→档案柜→档案盒→档案文件的逐级可视；全面整合馆藏、安防、消防、能耗、系统管理等方面信息，业务管理与智能化应用融于一体；实现档案馆人、事、物的集中统一管理，驾驶舱综合态势一览无余。

数字孪生档案馆通过对实体档案馆的超精细三维数字化复原，利用三维数字孪生引擎实现档案馆大楼内外实物的1：1三维数字孪生，并对接档案馆馆藏、物联感知、环境天气、档案利用分析等多维实时动态数据，让档案馆“动”起来、“活”起来！

对于外景，首先根据建筑物的真实外观完成3D建模，完整呈现档案馆建筑的外貌；同时对档案馆附近的环境情况进行三维可视化，包括道路、其他楼宇、周边地理位置，构建与真实场景完全一致的虚拟环境。

通过对接档案馆周界、入侵、防盗等安防系统，在档案馆三维空间场景中对报警防区和告警信息进行直观呈现；通过对接馆藏资源信息、档案业务管理信息和库房十防信息，档案馆各方面情况尽在掌握，结合大屏展示真正做到“一屏观全馆”。

通过对各个楼层的精细建模，可以在虚拟世界中再造一个档案馆！比如档案馆利用服务大厅、电子阅览室、视听放映室、视频会议室以及其他相关办公区域如下图所示。

利用720度全景技术结合针对重要展品的3D建模，可以全景呈现档案展厅，让观众足不出户即可浏览展厅全貌，而且支持自动播放方式和交互体验方式，打造永不落幕的档案展览。

对于展厅内某个感兴趣的展项，用户无法对实体进行触摸和全方位观察，但通过三维模型，用户就可以进行旋转、缩放、查看详细信息等交互操作，甚至可以进入展项内部进行精细欣赏，体验不一样的视觉冲击。

库房是档案馆的重要场所，占据了档案馆物理场所的1/3以上。通过对实体档案库房的建模，可以在虚拟档案馆中实现对档案上架、盘点、移架、出入库的信息化管理；通过与智能密集架、温湿度监控系统、门禁系统的集成，实时监控库房动态，提高库房管理效率。

除了实体档案库房之外，存量档案电子化和单套制工作的推进迎来了电子库房时代，有关电子档案库房的详细介绍参见《身临其境，才知什么是档案库房的安全防线（上）》和《身临其境，才知什么是档案库房的安全防线（下）》。电子档案库房实际保存的是存储电子档案的物理载体，比如磁盘、光盘、磁带、胶片等。另外，由于载体本身的不可直读特性，还需要配置各种载体的读取设备；由于各种载体的保管条件要求不同，还需要配置各种存放不同特性载体的保管设备，这些载体读取和保管设备统称电子档案库房装具。

我们认为，随着元宇宙时代的到来，数字孪生技术和各类文化场馆结合，更好地为人类文明的发扬和传承服务是必然的趋势。数字罗塞塔项目组也组建了数字资源制作领域的专业团队，致力于为博物馆、图书馆、档案馆等文化场馆数字孪生技术的应用提供支撑，本次发布的数字孪生档案馆正是数字罗塞塔项目组为国际博物馆日献上的一份厚礼！

数字罗塞塔计划是一项由杨安荣博士联合国内知名投资机构发起的一项利用蓝光存储、数字胶片、玻璃存储等技术，旨在解决电子档案乃至数字资源长期保存的国产化替代科技攻关工程项目，以实现“保存社会记忆，传承人类文明”的最终目标。

百度网2022-07-18

永川区房地产档案馆数字化目录查询系统见成效见闻

互联网+政务，优化群众查档体验

——永川区房地产档案馆数字化目录查询系统见成效见闻

“没想到这么快，我以前听说查乡村房地产权证的档案很麻烦，这下好了，我拿回去就能办复垦了。”近日，临江镇高滩村村民葛家平来到区房地产档案馆查询土地档案，如是告诉记者。原来，葛家平的公公李维志（音）的老房屋将要复垦，现只有房屋所有权证，还需要集体土地使用权证的档案。

当天一大早，葛家平便来到了区房地产档案馆，由于许多关键信息不清楚，她只是抱着试一试的心态前来查询，令她没想到的是，不仅顺利查到了老房子的档案信息，整个查询过程还非常迅速。根据葛家平的需求，工作人员核实身份信息后，在电脑中通过歧义词查询到“李维治 高滩乡梅家村二社”等信息，向葛家平询问后确定该信息是她所查内容，然后提档复印成件，为复垦查证提供了依据，葛家平对此十分感谢。

据区房地产档案馆馆长刘扬介绍，以前，工作人员查询档案必须得向查档人问清楚“查谁的档案”“查房产还是土地档案”“房地产确权时的地址和大概年份”，根据查档人提供的线索手工翻阅目录台账，然后去库房查取实体档案，核实后复印提供给查档人利用，这一程序相当繁琐费时。如果来查询群众无法提供详细信息，则无法完成查询。现在，通过检索权利人姓名后，根据检索信息直接向查档人确认是否为该群众所查询信息，查档从被动变为了主动，大大提高了查档效率。

这样的变化，源于区房地产档案馆积极探索互联网 政务，数字化目录查询系统已初见成效，极大地提高了查询效率，方便了群众查询房产档案。

一方面，档案查询服务由查档人提供线索查询转变为工作人员根据产权人姓名检索出的信息再向查档人进行确认。由于档案馆的农房档案大部分都是2000年之前的老档案，查询农房档案时需要提供土地确权时的地址，用权利人身份证上的地址无法查询，我区近30年经过多次合乡并镇，查档人往往不能回忆起当初确权时的地址，所以需要花很长时间来引导查档人提供“某乡镇某村某社”的房地产地址。档案目录数字化后，通过检索权利人姓名，根据检索出的信息直接向查档人确认是否为该地址、是否变更，及时地查找到所需的档案资料。

另一方面，“档案利用申请表”不再由查档人全部填写。刘扬说，前来查询档案的人多为中老年人，大多都不会填写“档案利用申请表”，需要工作人员指导或者帮忙填写，为了更好地服务查档群众，“档案利用申请表”将由工作人员根据查询结果直接打印出来，最后只需由查档人签字或者盖手印即可，优化了查档体验。

值得一提的是，档案馆目录查询系统创新添加了“歧义词”检索功能。“由于以前办房屋、土地产权证时大多未收取身份证明材料，导致产权证上姓名与身份证上的姓名往往同音不同字，查询的时候无法准确检索。”刘扬说。在耗时半年的目录数字化工作期间，工作人员对58万条数据进行逐一核对，根据档案这一普遍特性，在目录查询系统添加了如“伦—能”“荣—云”“祥—强”“六—禄”“绍—少”“杨—扬”等2392条“歧义词”对应，实现了灵活准确、人性化的查询方法。

永川网2022-09-01

如何做好档案数字化前的鉴定工作？

首先，对档案进行数字化前的鉴定，可以从数量庞大的档案中选择出利用率较高的档案，保证数字化后的数字档案信息的“质量”。

其次，数字化前鉴定的另一个目的，是本着经济效益和社会效益出发，把有限的预算最大化利用起来，减少不必要的投入。

第三，通过数字化前对馆（室）藏档案的再鉴定，无论是外包或者组织本单位档案人员自行开展数字化工作，都是对本单位档案内容与构成的又一次统计梳理，能够进一步优化馆（室）藏结构与排架，对档案人员做好档案的深入挖掘、开展编研等日常管理有很大的助推作用。

第四，通过档案再鉴定工作，使得数字化的档案是最优最珍贵的档案，进入数据库管理，丰富馆（室）藏电子档案的价值及体现档案数字化工作的必要性。

档案数字化前鉴定的原则

鉴定应遵循方便利用和实现高价值的总原则。建立方便快捷的数字档案资源，最大限度满足用户需求是档案数字化的根本目标。但由于数字档案具有失读、失真、失密等缺点，不利于永久、安全保存，因此，在对档案数字化转换后仍需要保存原件。在近两年的数字化实践中，本单位对馆藏历史档案进行分类，结合利用频率和价值评估实施鉴定。具体鉴定工作应遵循以下原则。

1、公开性原则。数字档案馆（室）利用计算机技术、网络平台等实现了档案信息的共享，但也给档案信息的安全与保密带来了隐患。对档案馆（室）而言，档案数字化首先是考虑保证档案信息的安全，应对涉密档案进行降解密，降解密后分批次按先后顺序对不同程度的涉密档案进行数字化加工，来满足利用需求。必要时采用内外网物理隔离、设置不同级别的访问权限等安全措施来控制访问。

2、实用性原则。从利用需求出发，对利用率较高的档案资料进行数字化，如关于成立组建的批复、机构设立，干部任免、定级、调级、退休的决定、命令、通知，个人立功、奖惩、科研获奖成果项目等方面的档案。

3、价值性原则。对馆（室）珍藏档案进行数字化，既可尽量减少直接利用对档案的损毁，又可将档案信息以更加方便、灵活的方式提供给利用者。如本单位的一些珍贵档案，有省部级领导视察的照片档案、院庆周年的照片档案，荣誉档案、实物档案（奖杯奖状锦旗）等，在举办“不忘初心牢记使命”“红色教育”等主题展览及单位展厅建设等各类宣传报道中经常利用。因此，在经费、人力、物力等资源有限的情况下，优先选择将这些珍贵档案进行数字化处理，具有档案高效利用与保护、抢救的双重意义，是实现档案价值的客观需要。

4、抢救性原则。从档案保护角度出发，应对那些形成时间久远、珍贵且损坏严重的档案进行数字化。如我集团1956年成立初期的纸质档案，纸张薄、字迹模糊、部分有不同程度的破损等问题，缩微胶片档案读取设备更新换代而无法利用等状况，都应该优先抢救进行数字化处理。

5、主体性原则。企业每年都会接收大量的外部来文，有的需要组织贯彻落实办理，有的仅需要传阅知晓，对于这部分外部来文来说，并不能反映出本单位工作的性质和特点，所以在选择数字化对象时应放到次要考虑范围。能够反映本单位工作的性质和特点的档案应是本单位自身形成的档案，应作为数字化的主体。本单位形成的档案是利用率较高的，在作为史料查询、巡视审计或作为现行任务执行标准和依据中作用显著，应优先列入数字化范围。

鉴定的流程

1、由谁来鉴定？

建立鉴定组织机构。组建鉴定队伍，明确职责，加强领导，在组织上、人员上给予充足的保障。对鉴定人员的素质要有一定的要求：要组建一支业务素质高，鉴别能力强，熟悉组织机构及职能，熟知本馆（室）藏情况的档案鉴定队伍，加强对鉴定人员的培训。鉴定工作不仅仅是档案部门的事，在鉴定过程中应联合相关部门对各类型、各不同载体、不同时期的档案进行鉴定，征求多方意见，最终科学正确鉴定档案价值。

2、如何鉴定？

制定鉴定工作细则。在熟悉馆（室）藏结构的基础上要求制定本单位档案数字化前鉴定工作细则，详细规定需数字化档案的全宗、内容、时间界定和鉴定工作程序等。这既是开展鉴定工作的依据，又是进行复查和审批的依据。根据鉴定工作的原则，确定鉴定的重点，一是做好馆（室）藏情况的统计，有条件的单位每年盘点一次，包括档案所属年度、数量、类型、载体等基本情况，从宏观上对需要加工的档案进行总体了解和统计。二是汇集多年档案借阅登记和效果反馈，对利用频繁的档案进行综合分析，从而科学确定优先数字化的档案范畴。三是征求文件形成部门的意见，采用会议研讨、发放调查问卷等形式广泛征求意见，明确各级领导、各相关方对档案数字化的需求。

3、鉴定方法？

由鉴定小组成员对拟数字化档案的内容、形成年代、来源、利用率和完好率等进行系统调研分析，按照鉴定工作细则对其价值进行具体价值评判，可采用直接鉴定法和间接鉴定法相结合的方式，即采用直接地、逐卷逐件地审查档案文件内容，或通过审查案卷目录及卷内文件目录来确定是否对其进行数字化。同时，对保密期限届满的档案，按照保密法的规定，作降密/解密处理。鉴定结果需经档案主管领导审批。对鉴定过程中形成的文字材料，如鉴定报告、审批文件及领导审定的鉴定结果等及时立卷归档，以便复核时有据可查。

震旦科技2022-11-25

倾斜摄影技术在数字孪生档案馆建设中的应用

这是一幢建造过程历时180多年的古老建筑，对于重建的难题，最先面临的是未毁之前的巴黎圣母院是什么样的？当然，法国总统不是信口开河，他的底气来自于谷歌地球上收录的巴黎圣母院倾斜摄影模型。正是倾斜摄影在“不可移动文物保护、留存”方面的强大优势，为巴黎圣母院的重建提供了重要参考依据。

那么什么是倾斜摄影技术呢？它真的能纤毫毕现地记录大型建筑的原貌吗？

倾斜摄影技术是国际摄影测量领域近十年发展起来的一项高新技术，该技术通过从一个垂直、四个倾斜，五个不同的视角同步采集影像，从而获取到丰富的建筑物顶面及侧视的高分辨率纹理。它不仅能够真实地反映地物情况，高精度地获取物方纹理信息，还可通过先进的定位、融合、建模等技术，生成真实的三维城市模型。该技术已经在国内外广泛应用于应急指挥、国土安全、城市管理、房产税收等行业。

倾斜摄影模型实质上就是带有建筑物等各类地物特征的数字地表模型，在精细化建模的场景下可以取代传统地形加遥感影像所发挥的作用，且精度更高、时效性更强。例如露天煤矿的容量统计、推平山头或填平山谷所需要的土方量计算，都可以基于倾斜摄影模型来完成。在城乡拆迁重建时，也可以利用倾斜摄影建模来完整准确的获取拆迁前各类建筑的真实状况，以作为后续补偿乃至纠纷发生时的客观依据。甚至还有人尝试基于倾斜摄影模型来评估农作物的生长情况，从而预估其产量。

在近年来全国各地智慧城市建设浪潮中，倾斜摄影技术得到了广泛应用，相关部门利用倾斜摄影测量技术已成功构建多个城市的实景三维模型。仅四川测绘地理信息局就借助倾斜摄影技术已完成资阳、宜宾、广元、广安、眉山、色达、亚青寺、洛带、天府新机场等多个重点区域近500平方公里的实景三维模型。

在智慧园区建设过程中，借助倾斜摄影技术也可以提供仿真环境和地理空间数据，包括地形地貌、矢量图层、园区模型、属性等数据，并完成三维场景的可视化、精准化和实时渲染性，实现园区智慧化建设和管理。

随着元宇宙时代的到来，数字孪生技术和各类文化场馆结合，更好地为人类文明的传承和发扬服务是必然的趋势。数字孪生档案馆通过对实体档案馆的超精细三维数字化复原，利用三维数字孪生引擎实现档案馆大楼内外实物的1：1三维数字孪生，并对接档案馆馆藏、物联感知、环境天气、档案利用分析等多维实时动态数据，让档案馆“动”起来、“活”起来！数字罗塞塔计划已于今年上半年推出数字孪生档案馆解决方案《【罗塞塔影业】数字孪生，让档案馆“动”起来》。

数字罗塞塔计划2022-12-16

怀宁县档案馆：打造“数字档案” 服务社会民生

县档案馆顺应数字档案馆建设发展的大趋势，大力推进档案数字化工作，着力打造“数字档案”，不断提升档案管理服务水平，致力服务社会民生。

精心部署安排，打好档案数字化“主动仗”。按照“高起点谋划、高标准定位、高质量推进”的工作思路，档案馆切实把馆藏存量档案数字化建设列入重要议事日程，制定档案数字化工作方案，明确工作原则、目标任务、工作流程、时间表和路线图及数据质量要求，重新修订了《怀宁县档案馆档案接收办法》，要求各立档单位移交纸质档案时必须完成数字化工作。成立工作专班，建立档案收集归档机制，实行定岗、定人、定责，确保责任落实到位，扎实推进馆藏存量档案数字化工作。

落实规定要求，下好档案数字化“先手棋”。将过去先立卷后扫描的工作顺序，改为先分类归档再扫描最后装订，尽量避免档案原件造成二次物理破坏，减少了工作环节，提高了工作效率，保证了扫描质量，保护了档案原件。严格落实档案安全保密要求，实行“集中存放、统一管理”模式，配备专用房作为档案数字化加工室，配备专用内网电脑、扫描仪、复印机等硬件设施，有效夯实了档案管理的硬件基础。

依托外界力量，弹好档案数字化“协奏曲”。在档案服务公司具备保密资质前提下，与档案服务外包公司签订保密协议，采取得力措施，强化外包服务的人员管理、场所管理、设备管理和介质管理。严禁数字化加工场所带入手机、照相机、U盘、移动硬盘等设备，严禁工作电脑接入互联网，实施24小时无死角视频监控，明确在数字化加工合同结束时，档案服务公司数字化加工电脑的硬盘全部移交该馆。与此同时加强数字化流程管理，明确档案出库、整理分件、目录著录、扫描处理、数据质检、装订还原、验收移交等各个环节的任务职责，堵塞档案数字化加工过程中的失泄密漏洞，确保档案实体和数字化成果的安全。

扎根服务理念，唱好档案数字化“主题曲”。对近10年来的利用登记进行数据分析，将档案资料数字化工作确定“三细化”和“三优先”原则。“三细化”即著录项目细化，多角度查询档案内容；档案编目细化，工资表、介绍信之类的档案细化，一人一件，查询更快捷；档案资料名称细化，如会议记录、通知等命名的文件资料仔细提炼议题和内容多层面反映档案内容。“三优先”即利用率高的档案资料优先数字化；破损严重的档案优先数字化；珍贵档案资料优先数字化。目前，馆藏档案三分之二的档案可直接从数据库中查询利用，减少了档案查阅过程中对原件的磨损，提高了查阅速度，真正提供更加便民、快捷、高效的利用服务，让档案发挥了更大的社会价值。

怀宁县融媒体中心2022-08-05

北安市档案馆积极推进馆藏档案数字化工作

近日，前来北安市档案馆服务大厅查阅档案的市民只需提供已知档案的部分信息，大厅工作人员轻轻点几下鼠标，就可快速地把所需的档案信息呈现在电脑上，并能立即打印出来。一位老工作人员说：“变化太大了，原来一查就是1天，现在这样方便多了！”。这也改变了自建馆65年以来只能在一堆资料目录里一页页翻阅的历史。

高效便捷的档案资料查阅方式得益于档案馆传统纸制档案转换为数字档案工作的开展。按照《“十四五”黑龙江省档案事业发展规划》和《“十四五”黑河市档案事业发展规划》要求，北安市投入人力和物力，启动了数字化档案工作，通过近半年时间的全馆上下齐心协力，终于由量的积累有了今天质的变化的初显。

为了确保此项工作的开展，北安市档案馆还制定了《北安市档案馆纸质档案数字化工作方案》《纸质档案数字化各流程操作要求》等工作制度，加强工作人员集中培训，定期开展检查，同时对数字档案进行硬盘备份、异地备份等，确保馆藏数据安全。

据了解，自开展此项工作以来，北安市档案馆纸质档案数字化累计达218600页，录入档案目录28486条。截至目前，利用已数字化的馆藏档案共接待查阅者102人次，满意率达94%。

下一步，北安市档案馆将开展以电子档案为主导的档案数字资源体系建设，探索部门数字档案室资源共建共享路径，并有效利用科技力量，保障档案数据的安全可靠，以实现“强基础、补短板、促提升”的工作目标，更好地推动北安市档案工作数字化的发展。

黑龙江日报 2022-12-18

东昌府区档案馆：数字化达70%，实现“数据多跑路群众少跑腿”

12月9日下午，聊城市东昌府区新闻办公室召开新闻发布会，邀请东昌府区档案馆馆长陈宏靖，东昌府区档案馆七级职员孙宇飞，东昌府区档案馆副馆长郭锐就东昌府区档案工作开展情况做简要介绍，并回答记者提问。

东昌府区档案馆高标准完成新馆建设。2021年12月，建筑总面积12850平方米的新馆竣工，2022年1月底投入使用。新馆是聊城市第一家建成并投入使用的县级档案馆。

东昌府区档案馆强基固本，提升馆库业务水平。2020年以来，接收10余个单位2139卷、28474件档案；征集并规范整理东昌府区融媒体中心2019-2020年《每日新闻》视频1118期、2018-2021年《东昌时讯》图片资料410期等；采用电话预约、函电代查等方式，累计接待1564人次，提供利用档案资料7381卷（件）；率先借助省级政务服务云平台，与山东省档案目录中心建立连接，为群众提供异地查档、跨馆服务。

东昌府区档案馆清欠提质，规范各类档案管理。有重点地开展了脱贫攻坚、疫情防控等6项工作档案材料的指导、归集；指导完成并接收进馆扶贫档案5747盒；疫情防控目录12851条、档案数据11.6G；精准扶贫目录69578条，档案数据5T510G；污染源普查档案240盒全部整理规范并通过数字化验收。

东昌府区档案馆合理规划，信息化建设稳步推进。努力构建在线归档、在线指导、在线管理、在线进馆、在线利用管理模式，设计安装“东昌府区档案馆馆藏系统”“东昌府区档案馆馆室一体化系统”，并完成等保二级备案；截至目前，已完成馆藏全部照片及音像档案的数字化，馆藏档案数字化比例达70%以上。

为全面提升档案管理与服务水平，东昌府区档案馆将突出重点，全面加强档案资源建设，着力打造结构合理、门类齐全、覆盖全面的档案资源体系；围绕大局，切实提升档案服务能力，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用，打造零投诉服务窗口，真正实现“数据多跑路，群众少跑腿”；统筹规划，加快数字档案馆建设，力争馆藏档案数字化率达80℅；守住底线，确保档案绝对安全。

齐鲁壹点2022-12-11

从“纸间”到“指尖” 从“线下”到“云端” 济南干部人事档案工作加快推进数字化转型

2018年以来，为解决过去干部人事档案分散管理、审核不规范、存在风险隐患、难以充分发挥对干部工作基础保障作用等问题，我市在全国率先提出“建管分离、分级负责”的干部人事档案管理新模式，在市委组织部、市教育局、市卫生健康委和12个区县统筹建设15个干部人事档案服务中心，将全市机关事业单位在职在编干部人事档案全部纳入集中管理。

4年来，全市各级集中管档机构深入贯彻落实《干部人事档案工作条例》，围绕科学建档、智慧管档、精准用档，持续创新方法举措，将数字技术、数字思维、数字认知贯穿业务工作全过程，在档案工作数字化转型方面进行了先行有益探索，为服务新时代组织工作高质量发展奠定了坚实基础。济南市干部人事档案集中管理工作和信息化建设走在全省前列，相关经验做法在全省干部人事档案工作会议上作了典型发言，先后有北京、西藏、山西等20多个省级单位前来学习考察。市委组织部干部信息管理处2021年被市委市直机关工委评为“出彩机关人”，2022年被市委、市政府评为“攻坚克难好团队”。

聚焦迭代升级 库房管理更加现代化

目前，全市纳入集中管理范围的干部人事档案约16万卷。面对集中管档后档案数量多、安全责任重的情况，全市各级集中管档机构积极运用信息化手段加强入库档案管理，智能机器人、动态感知、可视化管理等一批新技术、新装备成功应用于干部人事档案管理工作。

市委组织部建成全省首个无人化干部人事档案库房，研发的智能档案存取机器人可实现智能抓取、自动巡线、全局定位等功能，配套建设的库房智能监测系统具备红外防盗报警、360度无死角监控、恒温恒湿调控、照明自动控制、环境消杀净化、防火防水监测等功能，率先实现对入库档案的智能化和精细化管理。各档案分中心将铁皮橱、档案架等传统保管设施升级为回转柜、智能密集架等现代新型设备，为每卷档案加入RFID标签，将档案状态集成到库房动态管理系统，积极探索可视化档案管理方法路径，将入库档案始终置于系统监管之下。坚持硬件设施与网络安全、信息化建设同步规划、同步建设、同步使用，按规定程序选择有涉密集成资质的单位进行系统开发和日常运维，持续强化网络安全保护和保密管理，定期开展风险评估和应急演练，以“人防+技防”的双重管控和科学防护，有效确保档案保管和信息数据的绝对安全。

聚焦创新驱动 档案服务更加智能化

“管是基础，用是核心”。为充分发挥干部人事档案效用价值，近年来，全市各级集中管档机构在稳步推进档案保管设备升级的基础上，对纳入集中管理的档案进行标准化审核与数字化扫描全覆盖，以技术能力升级推动档案业务工作质量提升。在电子政务内网研发“济南市干部人事档案集中管控平台”，优化工作流程，分级赋权、联网办理档案管理、查阅、移交、转递、审核等业务，以数字化为主向各单位提供在线阅档服务。通过“线上申报+分时预约+二维码追溯管理”模式开展档案材料报送业务，接收材料当日登记、次日扫描、隔日装订，3个工作日内完成材料归档和数字化更新，实现了档案业务全流程线上办理、智能化云端服务，极大提高了工作的便捷性。

目前，平台日均处理各类业务申请千次以上，可同时满足300人在线浏览数字化档案，年均接收散材料13.7万份。同步开发建设档案业务“云课堂”培训系统，筛选典型案例开展实践教学，结合集中管档进行实践式培训，在12个区县建立档案审核“首位负责人”制度。近年来，累计“以干代训”档案人员270人次，覆盖全部区县和市直工作部门，逐步建立起一支人员充足、专业过硬、素质全面的干部人事档案骨干队伍，有力带动了全市干部人事档案工作人员业务水平整体提升。

聚焦数字转型 档案审核更加精准化

干部人事档案是组织部门准确识别、科学评价干部的重要依据，档案审核工作是防止干部“带病提拔”的第一道防火墙。为严把档案审核“质量关”“准确关”“认定关”，降低因人为经验不足等因素对审核工作的影响，市委组织部研发了档案审核“云助手”软件，嵌入政策提醒、关联分析、风险提示等功能，将业务政策规则化、组织智慧知识化，辅助审核人员按流程进行标准化审核，确保同质同类问题查核认定处理标准一致。运用大数据技术开发材料对比功能，通过不同人员同时期、同类型材料之间的相互印证，为鉴别材料真伪、制式是否符合时代特征、综合研判档案问题提供辅助参考。创新设计审核状态、问题类型、处理情况等多种查询模式，支持审核情况实时反馈、审核问题自动汇总、查核进度动态更新，调查报告和相关表单可实现“一键生成”。

近年来，利用平台累计审核干部档案五千余卷，较好地发挥了选人用人把关作用。充分利用数字化档案激发的数字资源潜能，依托“云组工”干部信息管理系统，探索打造智能搜索、关系图谱等全新功能，全景展示干部的同学、同乡、同事和共同社会关系等情况，为强化干部监督管理、落实回避政策、提升班子选配合理性创造条件。目前，已在班子换届和日常干部分析研判过程中得到广泛应用，取得了良好反响。

聚焦源头质量 从严管档更加共识化

干部人事档案是教育培养、选拔任用、监督管理干部的重要基础，更是社会信用体系的重要组成部分。近年来，全市各级集中管档机构积极创新形式加强档案工作宣传，将档案政策法规学习纳入干部教育培训主体班次和组工干部业务培训课程，引导各级干部关心重视、理解支持、积极配合档案工作，全市上下进一步形成了“从严管档、档必从严”的共识。充分利用新中国成立前老党员档案红色资源制作视频短片，较好发挥了档案记录历史、传承精神、鼓舞士气的作用。

针对档案中早期材料对干部年龄认定具有重要参考作用，但信息填写不准确、材料不规范等问题多发生在中学时期的实际，会同教育部门开展干部人事档案知识进校园科普活动，从干部人事档案的重要性以及对未来人生的影响入手，将枯燥的政策条文转化为生动形象的科普漫画，引导广大师生和家长重视档案，帮助学生填好人生第一份档案。通过主动走出去，加强与社会各界的融合，推动干部人事档案宣传渠道从党政系统内部学习向全社会一般性科普转变，进一步提升了干部人事档案工作的社会认知度和公众知晓率，为匡正诚实守信风气、凝聚从严管档共识营造了良好氛围。

奋进新时代，追梦筑兰台。随着“数字组工”建设的深入推进，我市干部人事档案工作将认真学习贯彻党的二十大精神，全面融入全市数字化改革大局，进一步推动档案管理模式、档案服务模式向数字化、精细化、智能化转变，在新起点上奋力谱写新时代济南档案工作新篇章，为加快推进数字济南建设、打造数字先锋城市贡献力量。

山东讯息2022-11-02

“数字元神”与我的档案信息化记忆

2000年12月，笔者首次接触档案信息化就是当时最高大上的“电子文件归档”，在终端电脑都还没有完全普及的年代开始研究“电子文件归档”是绝对有前瞻性的。这是一个母校与上海市档案局、静安区档案局联合申报的2000年国家档案局科技项目“电子文件归档及管理系统研究”，最终该课题顺利通过验收，部分研究成果甚至被GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》吸收。

2001年下半年，母校的校董认为文档一体化有市场，于是安排笔者牵头研发文档一体化软件产品。当时占据上海市场的是上海启明软件股份有限公司的“VOICE启明之声”文档一体化软件，由于友商过于强大，我们的系统最终也没有推出去，倒是研发了一个工作流平台。

2002年9月，经过两年在档案行业的积累，母校中标“上海档案目录中心应用系统”过百万软件项目，笔者出任项目经理，并出色的完成了任务。由于该项目是一个市、区（县）二级架构的项目，为母校日后牢牢占据上海档案信息化市场奠定了坚实基础。

2003年，考虑到档案室市场远大于档案馆市场，而电子文件归档及管理系统又过于超前（脱离市场需求），母校又决定启动综合档案管理系统的研发。该软件既可以管理电子文件，也可以管理传统档案和专业档案，甚至还有图书资料管理功能，在不少市级机关档案室得到了应用，不过企业档案管理需求考虑不多，并未推广至企业市场。

2004年，随着国家档案局《全国档案档案信息化建设实施纲要》、中办发[2004]34号《关于加强信息资源开发利用的若干意见》的相继发布，档案信息化开始得到业界的普遍重视。我们认为，单一的档案产品软件推广不足以实现企业快速发展的目标，需要推出组合式的解决方案，于是就形成了档案软件（电子文件、综合档案）+目录中心的档案信息化整体解决方案。

2005年，由于盲目扩张，母校遭遇生存危机，好在大家齐心协力最终有惊无险的渡过了这次难关。值得一提的是，我们在档案产品介绍PPT中首次提出了“数字档案室”的概念，纸质档案数字化成果和原生电子文件在一套档案软件中实现一体化管理。虽然在建设内容上没有可比性，但这个概念的提出比档发[2014]4号《数字档案室建设指南》的发布早了9年。

2006年在相继完成上海市档案馆著录系统、检索系统和利用系统建设之后，推出了“数字档案馆解决方案”，给出了数字档案馆建设的架构设计，上图为架构设计之业务架构。

2007年2月，母校中标浙江省档案馆“档案管理利用平台及系统维护”项目，实际上就是一个完整的省级数字档案馆项目，为母校后续拓展全国档案信息化市场树立了标杆，数字档案馆解决方案中的“分层架构、四网并进、十大应用”也初具规模。

2008年年中，在DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》起草单位安徽省档案局领导专家的指导下，我们启动了EEP封装引擎及工具的研发工作，并于同年底通过安徽省档案局专家组的鉴定，成为国内第一款通过鉴定的EEP封装软件，甚至早于DA/T 48-2009标准的发布时间。

2009年，可以说是笔者在档案信息化领域登堂入室的转折之年，笔者有幸以唯一企业代表的身份正式加入《数字档案馆建设指南》起草组，从而有机会经常与国内档案信息化泰斗级权威专家交流、探讨、请教，这段经历至今历历在目，让笔者受益终生。

2010年，经过将近10年的持续研发和项目积累，母校基本形成了覆盖档案馆软件、档案室软件、工具软件、行业版本在内的全系列档案软件产品矩阵，逐渐成为国内档案信息化的领军企业。

2011年1月，母校中标在国内极具影响力的千万级档案信息化项目——上海市“城市数字记忆工程”，笔者出任项目总监。这是档办[2010]116号《数字档案馆建设指南》正式发布之后母校承建的第一个大工程，也是对《数字档案馆建设指南》的最佳实践。

2012年11月，母校中标国家级重磅项目——国家电子档案接收和长期保存系统建设试点工程项目，笔者出任项目总监，并负责其中六个业务标准的起草任务。也正是在这个项目中，笔者第一次比较系统地接触到电子档案长期保存领域的国内外先进技术和理念，并对标准制定工作有了深刻的理解。

2013年9月，青岛市档案局发布了《智慧档案馆设计方案暨主要功能需求》设计方案邀请函，面向全国邀请多家从事档案信息化工作的顶级供应商共同角逐方案设计，这是国内档案部门首个真正意义上的“智慧档案馆”规划项目。笔者主导参与了该方案设计，并荣膺此次邀请赛的一等奖。两年后，由青岛市档案局承担、笔者参与研究的“智慧档案馆建设关键技术研究与应用”课题荣获2015年度国家档案局科技成果一等奖。

2014年，历经两年的封闭研发，由笔者负责的母校新一代基于档案软件应用基础平台（软件工厂）的档案馆（室）以及行业版本软件正式发布，初步实现了档案软件从数据结构到界面布局，从业务逻辑到编码规则的全面自定义。

借着中办发〔2014〕15号《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》发布的东风，母校于2015年6月成功登陆创业板，成为国内首家也是唯一一家以档案信息化为主业的上市公司（不包含当时的新三板）。一时间激励了大批业内公司：原来以档案信息化为主业的公司也能够成功IPO！

2016年1月，汇集了母校一大批档案信息化业务咨询、产品研发、技术探索、市场研究精英的档案研究院正式成立，笔者出任第一任院长。这应该是国内企业界第一个档案研究院，立志全面助力档案信息化行业科技创新能力提升，为我国档案事业的发展保驾护航。

2017年8月，经过近一年时间的潜心研发，由笔者主导的电子档案长期保存领域的软硬件一体化产品——海量电子档案安全保存一体机正式发布，并且首次提出“电子档案库房”的概念。

2018年2月，笔者有幸去位于北极圈内的斯瓦尔巴群岛上的极地档案馆（Arctic World Archive, AWA）参观访问，真正理解了什么叫“保存社会记忆，传承人类文明”。同年4月，由笔者参与起草的档案行业标准DA/T 70-2018《文书类电子档案检测一般要求》正式发布，特别值得一提的是，母校是本标准的第一起草单位。

2019年2月，历时7年之久的“2012核高基1-6：基于国产CPU/OS的数字档案信息系统应用研究及示范工程”项目终于通过专家组验收。作为这一核高基重大专项的子课题负责人，笔者倍感欣慰，也算是为我国档案信息化领域的国产化替代事业聊尽绵薄之力了。

2020年6月，新版《中华人民共和国档案法》颁布，“档案信息化建设”成为单独的第五章，国家以立法的形式将“档案信息化”提到了一个前所未有的高度。同年11月，由笔者参与制定的国家标准GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》正式发布。

中办国办2021年6月印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，全文22处提到“档案信息化”，预计“十四五”期间将迎来档案信息化迄今为止最好的时代。同年9月底，笔者从母校毕业，开启下一段档案信息化的新征程。

数字罗塞塔计划2022-12-14

“档案说畲族”用数字化手段传承历史文化

经过两年多的努力，数十件畲族相关文化藏品在罗源县档案馆展出。这间展出藏品的“档案说畲族”文化展厅吸引了众多畲族文化研究专家的注意。罗源是畲族文化主要发祥地之一，近年来，随着社会的发展，畲族传统文化传承与保护面临困境。罗源县档案馆创新机制，收集散落在民间的畲族文化遗产，进行保护和开发利用，让畲族珍贵记忆“活”起来。“罗源通过收集畲族文化遗产并对其归类整理及数字化处理的做法对于用活档案是很好的实践，在全省是很超前的。”来自福建省档案馆信息技术处的许杨阳说。

畲语专家遗愿得偿

“我走后把我的研究成果交给档案馆。”这是86岁的游文良老先生在2020年去世前对家人的叮嘱，他最大的心愿就是自己的手稿能为研究畲语提供参考。

罗源县档案馆馆长游宝枝告诉记者，游文良是畲族文化传承的守望者，是全面研究畲族语言的专家，他数十年如一日从事畲语的学术研究。因通宵达旦地写作和研究畲语，老人家晚年双目几近失明。2019年，游宝枝曾多次登门拜访，游文良老先生决定将毕生心血捐赠给县档案馆保存。

“作为晚辈，我支持父亲捐赠手稿，畲语是畲族文化的一部分，由档案馆专门保存可以达到文化传承效果。”游文良儿子游晗说。

游文良老先生掌握的文献和档案分两次捐赠给罗源县档案馆，共计捐赠了专著21册、手稿近300卷、音频磁带28盒、证书12本、影集1册、发音记录卡片1297张。

档案业务专家郑耀润介绍，为了发挥这批档案的特殊价值，档案馆申请了省级国家重点档案抢救与保护项目的专项经费十五万元，开展档案整理、扫描、修裱等工作。目前，为期近两年的修复分类工作已经进入尾声。

语言手稿类档案较为罕见，为做好档案整理，档案馆多次组织罗源档案专家前往省档案馆学习，逐步建立起一套畲族语言手稿类档案整理规范，实现档案业务水平的提升。

去年8月，省档案馆修复人员还对罗源霍口畲族乡破损的14册线装古籍和18件清代地契、执照等进行了20多道工序的抢救性修复，并制作一套仿真复制件用于日常展示。

“畲家祖图”住进新家

开山履历祖图、畲族族谱……罗源县档案馆不断迎来各类畲族文化新藏品。

今年4月，罗源县起步镇黄家湾村委托档案馆管理黄家湾村浿头村“畲家祖图”。黄家湾村是畲族行政村，也是畲族迁徙的重要中转站。档案馆收藏的这幅开山履历祖图规格为43厘米×18米，绘制于咸丰七年（1857年），主要材料为上好土布，以工笔国画呈现。

黄家湾村村支书告诉记者，以往祖图一直用袋子装着放在铁柜子里保存，只有供奉时拿出来。由于年代久远，加上环境潮湿，祖图已出现破损、虫蛀、字迹模糊等问题，这让他十分心痛。“与村民们商议后，我们决定将祖图、祖图公据、各地族人捐物捐资名单、族谱这4件‘宝贝’放进档案馆里，以便后人查看。”

罗源县档案馆副馆长郑瑶汀说，由于开山履历祖图及其他两件藏品为土布所制，修复难度较大，因此，县档案馆先将这几件藏品进行消毒，现已完成仿真复制工作，后续会与其他修复机构联系，尽最大努力将其修复完整。

“档案说畲族”成活的记忆

县档案馆对畲族文化进行保护利用获得了大家的认可，收到的捐赠品越来越丰富。

据介绍，罗源县方志办前主任吴顺良以及罗源剪纸非遗传承人朱学舜等都向档案馆捐赠了珍贵的畲族文化相关藏品。

吴顺良向县档案馆捐赠了畲、汉族谱共21册，他介绍，族谱是中国特有的文化遗产，畲族族谱对于畲族文化的传承有重要意义。他希望更好地发挥这些珍贵族谱的价值。

今年82岁的朱学舜老人从小就痴迷剪纸，已坚持了70余载。他捐赠的一套《畲家过年》剪纸作品共12幅，展现了畲家的酿年酒、制糍粑、祭祖等民俗场景，这套作品共花费了他三年时间。朱学舜表示，将这些宝贵的作品存入档案馆里并向公众展示，是传承畲族文化的上佳选择。

“不管是畲语手稿还是其他畲族文物，我们都希望这些‘宝贝’能在良好的环境和先进的技术下保存。日后，我们会继续对藏品进行仿真复制用于展览，利用数字化技术再次开发，做到存历留凭，为后人服务。”游宝枝说。

海峡网2022-12-20

青岛市探索原生电子竣工图归档新模式推动城建档案接收数字化转型

　山东省青岛市城建档案馆在山东省率先开展建设工程档案在线接收工作的基础上，着眼于电子图纸无法编制为电子竣工图的难题，以数字化为突破口，通过为企业免费提供电子竣工图章的方式，打破技术壁垒，率先实施了“电子竣工图归档”新模式，在市重点项目海天中心一期工程试点以来，使用电子签章费用仅为传统竣工图纸打印费用的2%，较传统归档模式节约成本费用达95%以上，实现了“两提高一降低”。

　　一、优化成图模式，提高档案质量。

　　通过在电子竣工图纸上加盖电子竣工图签章，整合工程建设项目参建各方电子签章信息，实现原生电子竣工图归档。

　　一是确保档案的真实性。利用电子签章防篡改的特性，原生电子竣工图一旦被修改，电子签章自动失效。同时实现电子签章的自动验证，有效保证了原生电子竣工图的真实性。

　　二是提高档案的清晰度。传统竣工图纸扫描成像受限于纸质图纸质量、扫描像素大小等客观因素，复制利用时会出现模糊不清的情况。通过原生电子竣工图归档，可减少图纸打印再扫描过程中造成的损害，消除扫描产生的图像噪点，图像质量得到大幅提升。

　　三是提升档案的可用性。原生电子竣工图相较于传统纸质竣工图，可以达到图纸文件的100%识别，有效提取竣工图中的数据信息，为后期电子竣工图的再利用奠定坚实基础。

　　二、强化数据利用，提高办事效率。

　　主动站在企业的角度想问题、搞创新、抓服务，简化办事流程，提高服务效率。

　　一是缩短准备时间。传统的纸质竣工图移交需经历“晒图、签章、整理、著录、扫描、装订、装盒、归档”等8个环节，原生电子竣工图归档可直接缩减为“导出电子图纸、加盖电子签章、归档”等3个环节，使企业移交档案更加便利快捷。

　　二是简化办事流程。由原先的接收纸质竣工图及其扫描件，缩减为只接收原生电子竣工图，企业通过在线报送系统移交，城建档案馆同步开展线上审核、自动归档，实现了“不见面归档”，提升了企业的满意度。

　　三是提高服务效率。通过在线报送系统，可自动提取、审核电子签章信息，实现原生电子竣工图的智能审核，无需审核图纸清晰度，极大地缩短了竣工图的审核时间，让企业办事省时、省心、省力。

　　三、集成数字流程，降低企业成本

　　实现原生电子竣工图归档，可为企业减负降本增效，助力优化营商环境。

　　一是降低图纸打印成本。通过原生电子竣工图归档，企业可不再打印纸质竣工图，有效减少了传统纸质竣工图归档产生的晒图费用，且免费获得电子竣工图章，节约成本，绿色环保。

　　二是降低整理扫描成本。传统纸质竣工图移交前，需要安排专业的人员、设备，对纸质档案进行整理和数字化扫描。通过原生电子竣工图归档，有效降低了整理扫描成本。

　　三是降低人力物力成本。传统纸质竣工图需要多方线下签字盖章，产生大量的人力物力成本。原生电子竣工图归档实现了“全程网办”，让企业办事更便捷高效。

中国档案报2022-11-17

积极应对数字归档和长期保存挑战

2022年6月，国务院印发《关于加强数字政府建设的指导意见》，旨在进一步推动数字政府建设，为人民群众提供更加便捷高效的数字化服务。而开展数字化服务的过程中也将产生更大规模和更多种类的电子档案，这对档案部门数字归档和长期保存的能力提出挑战。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，加快全面数字转型和智能升级，档案工作基本实现数字转型等要求，体现出档案部门在数字环境下的应对之策。如何有效保存数字档案资源、实现长期有效利用，成为学界和业界共同关注的重要问题。

不仅是我国，数字归档和长期保存已成为国际档案界面临的共同挑战。为应对挑战，美国、澳大利亚、加拿大、英国等国家档案机构实施数字保存战略，发布数字保存框架，积极推进技术赋能。

一、实施数字保存战略

美国国家档案与文件署（NARA）于今年6月发布了《数字保存战略2022—2026》（Digital Preservation Strategy 2022—2026），将数字保存作为其战略目标之一，持续推进电子档案的可持续访问，做好数字保存的风险规划和控制。具体来说，NARA采用标准和程序文档、制订数字保存计划、设置数字保存优先级、保留元数据、开展组织合作、进行员工培训等关键措施来确保数字资产有效保存，并及时进行灵活的战略调整，以适应存储规模、技术和标准的不断变化，进而降低风险，保持数字内容的可访问性。此外，NARA将通过提升数字保存基础设施、落实数据完整性计划、评估格式和设备可持续性风险等进一步做好数字保存工作。

为防范化解因软件过时、存储硬件或介质过时或故障、无意或恶意更改内容以及传输时捕获的数字文件和元数据不完整或不足等造成的数字文件无法真实有效访问的风险，澳大利亚国家档案馆（NAA）于2020年6月发布《数字保存政策》（Digital Preservation Policy），要求加强对具有持久价值的数字文件的保护、保存，确保可访问。该数字保存政策既适用于原生数字文件，也适用于纸质文件的数字化副本，提出档案馆应用于数字保存的内部和外部标准，明确数字文件真实、完整、可用、有效保存、维护版权的原则，并对数字文件捕获、存储管理、数字保存方法、保留元数据、数字文件的移交等提出要求。此外，该政策还注重对档案工作人员的技能培训以及在国际社会开展数字保存相关研究和合作。

由于各种软件、硬件和操作系统容易受到技术过时、载体劣化的影响，加拿大图书档案馆（LAC）于2017年11月发布了《数字保存计划战略》（Strategy for a Digital Preservation Program），后于今年8月对该战略进行了修订并重新发布，以确保加拿大文献遗产的长期保存和可用。该战略符合国际标准ISO 14721：2012，即开放档案信息系统（OAIS）的参考模型，并使用OAIS参考模型来定义其数字保存计划的范围。该战略要求数字保存人员必须进行主动监控和干预，以保护数字遗产内容不会因技术过时而无法访问，并希望到2024年能够达到可信赖数字存储库审核和认证的可持续数字保存计划的要求。

可见，为防范因设备、软件过时或存储介质故障等造成的无法访问和利用的风险，美国、澳大利亚、加拿大均实施了相应的数字保存战略，在战略中都注重风险监测和标准制定，并强调保存好数字档案资源。其中，美国和澳大利亚还专门将工作人员的培训纳入数字保存战略之中，并重视与国际社会的交流合作。需要注意的是，制订数字保存战略计划不仅要在战略计划中做好标准设计和元数据管理，保障数字记录的真实性、完整性、可用性、安全性以及知识产权的保护，积极与其他机构开展合作交流，还应加强数字保存风险评估的研究，制定风险评估方案，为数字保存战略计划的实施打好基础。同时，还需加强对档案工作人员数字保存能力的培训，考虑在档案专业教育中设置相关课程提高学生的数据素养，培养数字保存的专业人才。

二、发布数字保存框架

NARA发布的数字保存框架描述了其保存馆藏684种文件格式的最佳实践，其中一些可以追溯到50年前首次向NARA传输的电子文件。该框架还包括对特定文件类型的风险级别评估和如何进行处理的建议。通过该框架，档案管理员可以提前对数字文件进行规范管理，且可以对不在NARA移交指南范围内的文件格式如何归档保存提出意见建议。

今年8月，NARA第一次将其数字保存框架作为链接开放数据集（Linked Open Dataset）提供访问和使用，旨在与世界各地的数字保存专业人员共享NARA的研究成果。链接开放数据是一种以机器可读方式发布数据的方法，允许通过链接到其他组织发布的直接相关资源来丰富数据、建立联系。该数据集相较于之前的GitHub版本的数字保存框架，可以更方便地应用到多个现有的社区资源中。

NARA制定数字保存框架并通过链接开放数据集的形式开放利用，指导如何对馆藏684种文件格式的数字档案资源进行有效保存，是一大创新性举措，有利于不同的档案形成机构便捷地采用同一标准进行数字档案资源的组织和维护，能够有效提升资源的组织效率和标准化程度。

可见，在发布统一的数字保存框架前，结合数字档案管理实际，梳理各种格式数字档案保存的最佳方式，将其整合到数字保存框架中，并对特殊格式数字档案的保存方法加以示例，方便各档案形成机构采用统一的标准框架进行数字档案的组织和维护，是能够明显提升数字保存框架移植复用效率的好做法。

三、技术赋能数字保存

英国国家档案馆（TNA）于2021年10月发布了名为《在政府中使用AI进行数字选择》（Using AI for Digital Selection in Government）的报告，展示其数字保存团队应用人工智能进行数字保存的成果。报告提到，政府的数字化转型带来了公共文件的规模扩大和种类增加，同时降低了对数据组织和结构的重视，使得为纸质档案设计的档案管理工作流程无法胜任公共文件数量、多样性、复杂性和分布性带来的挑战，为此，TNA数字保存团队探讨了人工智能（AI）技术协助应对上述挑战的可能性。其对Adlib Elevate、Amazon Web Services、Microsoft Azure、Iron Mountain的InSight和RecordPoint的Records365这5个人工智能供应商技术平台进行了评估测试，发现虽然人工智能不能完全替代档案管理员的专业知识，但商业上可用的人工智能技术可以成功地应用于半结构化档案数据的鉴定中，能够减轻档案人员进行鉴定的工作量，提升档案鉴定的效率。但鉴于档案数据的特殊性，要将人工智能真正应用于政府档案数据的鉴定和处置尚需更为深入的研究。

随着新技术的应用和数字政府建设的推进，数字文件的类型和数量已呈激增态势，积极应用人工智能进行数字档案的鉴定，通过使用部分开放的档案数据训练人工智能模型，不断进行升级调优，在反复验证后投入使用，提升档案鉴定效率是档案部门的有益尝试。当然，在使用中也应辅之以档案工作人员的判断和审核，以确保鉴定的质量。

《中国档案报》2022-11-28

合肥市档案馆馆藏档案目录数字化率达100%

在合肥，查一份档案，要花多少时间？答案是1分钟。近日，记者获悉，截至目前，合肥市档案馆馆藏档案已全部建立案卷级、文件级电子目录，档案目录数字化率达100%。

“之前市民查阅档案，需要经过登录身份信息、工作人员查阅纸质档案目录、查找档案存放位置，到库房调取档案等流程。”合肥市档案馆科技信息处处长蔡学龙表示，那时平均查阅一个档案要10分钟左右，查询过程既费时又费力，如今只需要刷本人身份证、输入查询关键词这两个步骤，档案就会在自助查询机上显示出来，“一分多钟就能完成。”

从10分钟缩短到1分钟，实现档案的“指尖查”，这得益于合肥全国示范数字档案馆系统的建设。据了解，合肥市档案馆全国示范数字档案馆项目于2017年底立项，按照存量数字化、增量电子化、利用网络化的要求进行建设。2020年7月，项目通过验收并开展试运行，于今年8月顺利通过“全国示范数字档案馆”系统测试。

该负责人介绍，在合肥市档案综合管理平台上，自1949年至今的政府各部门档案分门别类收录在系统内，文书、图片、录音、录像等大类下细分的大量条目可实现分字段检索，为档案查阅、溯源提供了科学化手段。

为确保档案数据安全，馆内另外配置了专门的备份一体机，支持数据库在线备份，并制订定时备份计划，按时按期进行备份。同时，系统具备数据恢复功能，可对数据进行恢复。

与此同时，在基于局域网的数字档案资源管理平台上，除了可以对馆藏档案进行数字化管理，平台搭载的智能库房管理系统还可以全景展现实体库房三维立体图，实时监测实体库房温湿度、远程查询档案所存位置。

截至目前，合肥市档案馆馆藏档案已全部建立案卷级、文件级电子目录，档案目录数字化率100%，档案数字化率93.94%。

此外，合肥市档案馆还使用“安徽省数字档案资源共享平台”，开展省、市、县（区）档案资源共享利用，实现全市、全省和长三角区域档案“互联互通、异地查档、跨馆出证”。

都市生活刊2022-09-20

干部人事档案数字化大势所趋

干部人事档案数字化与传统纸质档案相比较，数字化档案具有更安全、更高效、更智能、更精准等特性，给干部人事档案管理工作带来了诸多便捷，是信息化时代档案工作中的一次创新。

档案数字化让档案管理安全可靠。干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的记载，是全面地了解识别干部和正确选用干部的基础，其管档安全的重要性不言而喻。相比纸质档案，数字化档案形成的电子版本，可以对其进行权限管理和加密操作，有效防止人为篡改档案信息，避免档案造假；电子档案具有备份功能，可以实现线上线下双重备份，有效消除如地震、火灾、水灾等不可抗力带来的损毁，鼠、蚁、虫、蛇等带来的破坏，长时间存放引起的纸张泛黄、霉变、字迹模糊等自然现象以及转递档案中发生的“丢件”等隐患；日常大量使用电子档案操作，能有效减少纸质档案翻阅时造成的人为损坏，利于长期保存。

档案数字化让档案工作提质增效。干部人事档案为干部提拔、晋升、退休、办理相关业务时提供重要参考依据和相关凭证，但在使用纸质档案时往往会因档案异地、比对不全、信息提取不精准、复印繁琐等因素直接影响工作效率。数字化档案的出现打破异地档案信息不通的壁垒，通过建立电子档案共享平台实现档案远程查借阅，既节省了借还档案的时间，又规避了档案遗失的风险；人工翻阅纸质档案核对信息既费时费力又容易出现信息核对不全、不准，数字化档案通过软件对材料模糊褪色部分进行优化图像处理，使其达到更好的辨识效果，提高比对信息的准确性，缩短了大量比对时间；为单位提供干部原始档案资料、数据时可采用电子数据打印的方式，替代从原始档案资料中复印的方式，节约了大量的时间，大大提高了工作效率。

档案数字化让档案发展未来可期。随着大数据时代的到来，档案信息化正在以乘风破浪之势勃然兴起且发展前景不可限量。从档案数据资源本身出发，研发系统动态更新、管理功能，完善档案数据的逻辑性错误提示与自动纠错机制，实现智能化审核认定；研发数字化档案信息系统与人社、教体科、卫健、编办等多单位联动，采取资源共享、数据互联互通、信息互证的档案查询方式，实现档案数据大分析、大决策，进而更加便捷地为选人用人决策提供详细、及时、准确的数据信息，实现由被动提供服务向主动匹配服务、保管型向主动服务驱动型方向的转变。

中国网2022-10-31

档案数字化搭起“便民桥”

每个人都在创造档案，也会在生活和工作中用到档案。

近年来，随着人事档案规范化管理的推进，越来越多的人选择通过网络这一便捷的形式进行档案查阅申请，以此来补全个人人事档案内缺失的材料。仅今年上半年，市档案馆窗口就受理了来自衢州、温州等地的申请人通过“浙江档案服务网”提交的百余次查档申请。

民生档案利用需求往往在时间上比较迫切，利用者通常抱着“跑一次”乃至“跑零次”的想法解决问题。为了提高查档“命中率”，我市档案部门加快馆藏档案数字化进程，建立了涵盖全部馆藏的目录数据库，并不断规范条目的科学性。“比如任免通知，我们在建立这一条目时，会将通知中提到的人名全部输入，这样检索就更为精准。”市档案馆相关负责人说。

目前，全市11家综合档案馆已100%建成国家高水平数字档案馆。为档案利用者提供快速准确的服务，我市档案部门充分利用档案数字化成果，在确保档案实体安全和信息安全的基础上，不断推出新的查档方式，如电话查档、微信查档、邮件查档等，跨馆出证，以适应社会的信息化进程。

不仅如此，为贯彻落实“无证件(证明)办事之城”改革举措，市档案馆开通了电子证明共享核查平台。市民沈先生匆忙间忘带了身份证，按照以往，因无法核实身份，很大可能就是“空跑”了。自启用了“无证明查档”后，这一窘境破解了。

在征得沈先生的同意后，市档案馆窗口工作人员登录电子证明服务系统，选择人脸识别，输入沈先生的姓名及身份证号，拍下沈先生无遮挡正脸照片，点击提交验证，等待了2秒，验证通过。沈先生用电子身份证明顺利查阅开放档案。

近些年，每年前往我市各档案馆查阅档案资料的有5万余人次，档案馆民生档案利用率一直呈现走高态势。从利用情况看，除用于编史修志、学术研究，为各部门工作作参考外，占据最大比重的是为落实政策、享受福利待遇和生活补助等提供档案证明。

潇湘晨报2022-10-22