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数字化档案管理，档案库房减负提效

近些年，随着各领域的飞速发展，社会体量不断扩充，各行各业对档案存储的需求也逐渐增大，传统的档案室面对日益增长的档案存储需求已逐渐不堪重负。另一方面，相关企业对传统档案存储的高成本低效率越发不满，希望档案管理能更加高效便捷。在这样的背景下，智慧档案库房应需求而生。

同时，数字化、信息化的不断发展，也为新兴智慧档案管理提供了技术支持，随着档案资料的信息化程度越来越高，各企事业亟需现代化、科学化的数字化档案管理系统，对传统的档案管理进行全方位的升级。智慧档案馆的“智慧”不仅在于对纸质档案的全流程管理，而且在于其拥有一套完整、科学、严谨且高效的档案数字化系统。即数字档案管理系统。

数字档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新， 能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅。

优势包括且不限于：

档案数字化：系统连接高拍仪等设备，将扫描后的图片文件经过OCR等技术智能加工，最终导入档案系统中来。

档案整理：档案批处理，自动生成档号、自定义档案名称、位置、保管年限等等

档案管理：档案数据规则、审批归档、鉴定销毁、权限分配

档案利用：快速检索、收藏、借阅、归还、信息记录导出

档案安全：登录验证、权限管理、档案借阅全流程日志记录，且信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

智慧档案库房2022-11-02

巨鹿：档案数字化管理群众办事更便捷

“真没想到退休手续这么简单便捷，1个来小时就办好了。”日前，巨鹿县罐头厂退休职工师巧环来到县人社局办理退休手续。

高效的办公得益于“数字化”管理的应用。今年，巨鹿县人社局通过“电子档案共享”平台，真正实现了“数据多跑路，群众少跑腿”，走出了一条便民服务的新路径。

今年以来，该县人社局以党建为统领，建立档案集中统一管理平台，通过档案管理集中化、标准化、数字化、便民化“四化”联动，打破了档案管理壁垒，将组织部门、人社部门、教育部门三家管辖的干部人事档案集中统一管理，将全县农村党员、干部档案集中存放，企业破产下岗职工、企业参保职工、企业退休职工等社保档案全部纳入统一集中管理，实现数据共享互通。

“原来调阅一份档案，需要进入档案室查找档案，再到阅档室逐页翻阅查找，费时费力，还容易造成资料破损。我们利用近六年的时间，由组织部牵头，对全县所有人事档案进行了集中存放、规范整理、数字扫描，建立了档案信息化运转系统，实现了‘一人两档’，既保证了档案安全、又提高了办事效率。”巨鹿县人社局党组书记、局长朱强介绍说，在建立档案信息化运转系统后，机关事业、企业职工办理退休、认定工龄业务时，工作人员只需在电脑上查找“电子档”即可查阅，简单快捷，改变了传统查找查阅档案模式。

截至目前，11505册机关事业单位人事档案、12301册农村党员档案、20365册参保职工档案、9533册流动人才档案全部实现集中化管理后，又补充各类档案材料34949份，累计完成各类档案数字化39393册，切实打通了部门间档案信息壁垒，为档案管理调阅提供了高效便利的服务平台。

今后，巨鹿县人社局还将进一步加强涉及养老保险档案管理信息化建设，统一整合、提升管理水平，在相关股室间建立内部网络进行电子档案资源共享，精简经办流程，为群众提供更加便捷、优质的服务。

邢台日报2022-11-25

档案工作创新案例｜打破传统模式 引领数码照片档案管理新方法

一·概述

进入数字时代，数码照片的广泛应用，使得其利用价值和保存意义高度凸显。虽然国家档案局在2014年出台了《数码照片归档与管理规范》，有了理论上的依据，但在实践中，对于系统反映数码照片管理的全过程还是有一定难度。

（一）数码照片的特征决定收集难

数码照片档案不同于一般档案，其自身的特性决定了照片档案难以收集与归档，档案部门很难建立权威性的控制手段和管理地位让拍摄者自觉完成数码照片的文字说明，归档意识淡薄，管理环节复杂，存在严重的重复劳动，在整理、保存、数据库管理等一系列过程缺乏具体的操作规范，安全性难以保障等。数码照片的特性主要有以下四方面：

1.照片所表现的只是事件的一个或几个瞬间，具有局限性，需要有对照片所反映的事件、时间、地点、人物、背景等情况进行必要的文字说明，照片和文字说明是组成照片档案的两个部分，两者缺一不可，在内容上密不可分，但载体上又具有分离性。

2.照片的归档工作与一般档案不同，不在场的档案人员无法准确地对照片进行文字说明，必须要由拍摄者来完成，因此其归档工作必须由摄影者与档案人员共同完成。

3.相同场景数码照片的重复率很高，归档照片如果不加以科学挑选与鉴定，很容易形成海量数据保存，大大降低数码照片保存的价值。

4.数码照片具有易更改性或删除等特性，不及时收集归档与保护，安全性受到考验。

（二）从系统性和完整性角度入手，探究实践补充数码照片《管理规范》的不足，力求改变目前数码照片整理的现状

对照2014年国家档案局的《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）规范，我们认为在实际操作中应补充如下内容：

1.拍摄者与档案人员的职责分工尚需明确定位；

2.档号“保管期限一年度一照片组”，如“YJ-2009-0001-0001” 制定规则中没有准确反应照片档案类别，照片、光盘、录音、实物等同属特种载体档案，会造成另外几种档案无法命名；还是应以“2009Z001-001”“2009G001” 2009L001” 等来明确载体；

3.档号中组号与照片四位顺序号位数偏多，建议可根据实际需要选定为四位或三位；

4.在保存方法上，照片与著录的文字说明（组说明与张说明）是相辅相成的，两者如何有效结合是数码照片档案管理的难点，而本规范对文字说明存储方法且未加说明，照片脱离了文字说明的依赖性；

5.对数码照片进行软件管理的过程和方法应加以说明；

6.对纸质照片的整理应同步结合加以说明。

二.创新做法

浙能集团数码照片档案的创新管理，是来源于多年的实践、归纳与总结，突破了传统理念，提出了数码照片的收集、整理、归档、保存、数据库建立、纸质照片整理等全过程的原则和方法。该模式明确了数码照片的归口部门，理顺了档案与拍摄者之间的职责关系，解决了数码照片与文字说明的相互依存关系，并在实际推广应用中取得了良好的效果。

（一）数码照片档案创新管理流程图

通过流程化管理，打通沟通环节，理清职能定位，避免大量的重复劳动，提高管理效率(流程图略）。

（二）确定归口部门与归档责任

1.确定数码照片收集归口部门

确定由本单位负责新闻宣传窗口的部门为数码照片的归口部门，责任人为拍摄者。

2.理顺档案与拍摄者的关系与职责

档案部门职责：依据《浙能集团数码照片档案管理办法》全程指导拍摄者工作，以及移交后的归档。

拍摄者职责：在档案人员的指导下完成数码照片的收集、鉴定、包括文字说明的照片整理，整理完毕经档案人员检查后移交归档。

（三）数码照片档案的整理与归档

1.收集范围

规定各企事业单位门户网站所有的新闻报道（包括报道本身，以作为更加详细的背景文字归档）、所包含图片的原始数码照片。

2.归档时间

数码照片在拍摄完成后，大型项目及时整理、归档，一般的最迟在第二年6月底前完成移交与归档。

3.归档要求与保管期限

归档的数码照片应是拍摄形成的原始图像，推荐采用JPEG格式。每组照片经鉴定选择3一6张清晰度高、主题鲜明、典型场景并具有代表性的照片归档，反映同一场景的数码照片一般只归档1张。凡归档的数码照片档案的保管期限一般划定为30年。

4.以“组” 为单位进行整理

以每一组照片为一个单位对数码照片进行整理，一般一次会议、一项活动、一个单位工程、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组（一般为一篇新闻报道所拍摄的照片为一组）。

5.以“组”为单位“照片归档说明”的填写

组号及命名：组号的命名规则为“年度z顺序号”。照片组按年度内时间（或单位工程）先后顺序流水号排列，如2011年度的照片，2011Z001、2011Z002……。

主题内照片号编目：照片号编制规则为“组号一照片顺序号”，如例表中2011Z010一01、2011Z010-02……照片排列顺序重要的在前次要的在后，或按时间先后次序。

组名：即每一组照片的名称，简明概括，准确反映照片的基本内容。比如每篇报道（一般一篇报道或一个单位工程为一个组）的题名。

总说明：简洁明了地概括该组照片的全部信息，包括时间、地点、人物、事由、背景等，一般在200字以内。

分说明：指每张照片的简要说明，20-30字为宜。

并按实际依次填写拍摄日期、拍摄地点、摄影人、责任者（即整理人）、照片张数等要素。

6.电子文件的存放与命名

第一层：为文件夹，以年度或工程命名。年度如2009、2010、2011……如果是工程，则工程名称的简称命名，如二期工程、供热工程等。

第二层：为文件夹，为本年度或本工程所包含的所有“组”的文件夹及年度 “2011年照片档案目录”。每个组的文件夹以“组号”命名，以2011年度为例具体说明如下：如2011Z001、2011Z002……。

第三层：每个组所包含的数码照片电子文件与 “归档文字说明”、本组相关的新闻报道。数码照片以每张照片的“照片号” 命名，如2011Z010-01、2011Z010-02……。

7.年度照片档案目录

年度目录以组为单位填写，如表2“2011年照片档案目录”。

8.数码照片数字档案库的建立

在档案管理系统中建立一个二级目录的“照片档案库”，只需通过年度目录导入与电子文件批量挂接方式实现，无须手工输入。

第一级为组目录，即年度“照片档案目录”，只需将“照片归档目录”导入即可，照片的所有要素均在“照片归档说明”得到反应。

第二级为每组照片的电子文件、照片归档说明、报道，通过批量挂接即可完成。

9.脱机保存

选择耐久性好的脱机载体上（光盘或硬盘）将数码照片档案进行离线备份3套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。

10. 纸质照片档案整理

对利用率或保存价值相对较高的数码照片档案，转换出一套纸质照片同时归档。纸质照片的整理如下：

以组为单位有序插入照片档案册。

每组照片的“照片归档说明”按次序集中放在年度 “照片档案目录”后。照片按组按组号先后有序插入，每张照片背面及边上用笔标注该张照片的“照片号”。

以上1-7条由职能部门拍摄者完成，档案人员参与前期指导与后期检查验收工作，8-10条则由移交归档后档案人员完成。

三.创新效果及影响

（一）突破数码照片传统的方法与理念，档案管理全过程创新，并具有系统性、可操作性

通过长期的实践探索与归纳总结，根据数码照片形成与发展的规律与自身的特点，跳出传统照片管理的思维束缚，系统性地创新了数码照片档案管理的流程与方法。档案人员通过出台科学的操作细则指导拍摄者完成照片的收集、鉴定、整理与归档工作，改变了数码照片档案管理的职能定位，明确了归口部门，理顺了档案员与拍摄者之间的职责关系；以组为单位的“照片归档说明”表格突破了传统的整理、保存与数据库建立、纸质照片整理等全过程管理环节，从全新的视角，使宝贵的数码照片能够得到妥善整理与保存，管理系统简单、科学，使档案人员彻底从烦琐的“整理”中解脱出来。创新成果解决了数码照片管理的一系列问题。

（二）《浙能集团数码照片档案管理办法》在浙江能源系统内部已推广应用，反响颇佳

浙江省能源集团是全国500强排名61位的大型国有企业，集团全资和控股子公司189家，参股公司84家，企业员工24000余人。《浙能集团数码照片档案管理办法》涵盖了从管理职能、档案收集、整理、归档、保存、软件管理、纸质照片整理等全过程，具有系统性、科学性、可操作性、广泛适应性等特点，具有广泛的推广价值。

本创新成果从2014年起已在集团系统综合档案与重点工程档案中推广应用，2015年12月举办了浙能集团数码照片档案管理业务培训。

（三）在中国档案学会、浙江省等档案系统以及中国电力行业协会、省电力行业协会进行发布、交流和推广

1.2014年6月，在浙江省电力行业协会就数码照片档案管理创新管理成果进行了现场发布与交流。

2.2014年9月，在中国电力协会就数码照片档案管理创新管理成果进行了现场发布与交流。

3.2014年中国档案学会影像技术委员会年会上交流推广《数码照片档案的创新管理》作为2014年全国档案工作者年会论文，因其创新性、实用性、操作简便性在影像技术委员63篇论文中脱颖而出，被选定为年会交流论文，获得多方好评。

4.2015年6月浙江省重点工程档案登记备份培训班上推广。全省档案培训班上就重点工程档案登记备份进行经验介绍与推广，而数码照片档案管理作为重点工程档案管理的内容之一，就创新管理作了应用性推广。

5.2018年6月浙江省档案培训中心举办的杭州滨江高新区档案培训班上应用性推广交流。滨江区是杭州的高新集中区，对数码照片的管理有着强烈需求，深受收集难的困扰。本次培训班由浙江省档案培训中心举办，参加单位近百家，人数150多人，培训的反响很强烈，一致认为实用性强与操作简便。

威海市档案馆2022-01-12

互联网+背景下，应当围绕软硬件设备、档案管理方式和人才队伍

随着互联网技术的广泛应用，审计档案管理日益具有互联网+特征，强调构建实时化、智慧化和多元化的档案管理体系，进一步依托专业档案管理体系发挥档案的实用价值。目前，审计档案信息化管理还存在一些问题，需要以创新思维完善审计档案管理模式，依托专业技术人才、技术手段和管理理念发挥审计档案的实用价值，提高审计档案管理的效率，满足审计工作的档案使用需求。

一、审计档案信息化管理基本内容

随着信息化时代的来临，审计工作广泛使用了计算机辅助技术，实现了审计工作的电子化和无纸化，使得审计档案数据存储方式产生较大变化，迎来了审计档案信息化管理时代。审计档案信息化管理的优势明显，应用更加灵活，提高了审计档案安全性，降低了审计档案管理难度，具有良好的发展空间。

审计档案信息化管理工作主要包括完善基础设施，加强软硬件建设和创新档案管理方式等内容。在互联网+环境下，审计部门应构建新型的审计档案管理体系，提高审计档案存储安全性，将审计档案转换为各种形式的信息资源，提高信息审核的效率。新时代还要打造专业的档案技术团队，不断更新审计档案管理标准，拟定新型的审计档案管理制度，创新审计档案的应用方式，从而及时满足各方面对审计档案的使用需求，实现审计档案管理的科学化和智能化。

二、审计档案信息化管理主要问题

1.技术手段落后。

随着全球信息化进程的不断加快，档案管理工作已经具备信息化作业的基本特征，正在由传统的数字化管理向智能化应用方向转型，审计档案信息化管理具有巨大的发展空间。但是，我国审计档案管理的信息化建设水平还有待提高，对信息化设备更新重视不足，审计档案管理信息化改革与具体的审计项目不匹配，未能充分发挥信息技术服务审计部门调用档案的价值。这主要表现在审计档案的信息化率不高，数字化档案开发难度大，档案供给不及时等方面。为了实现对大数据、云存储和智慧化技术的充分运用，还要突破人工档案管理方式的限制，解决审计档案数字化率低和数字化建设成为面临的问题。

2.档案应用不足。

信息技术成为审计档案管理的核心技术，构建了一个智能化、快捷化和多元化的审计档案供给体系。但是，我国审计部门使用档案意识不强，一些审计档案的利用率较低，使得审计档案难以发挥效用，在一定程度上不利于实现审计档案管理的全面信息化。例如，由于审计档案资源的利用率低，使得审计档案信息化建设工作方向不明确，不利于审计档案信息化建设工作方式方法的创新。审计档案利用率低还在一定程度上增加了信息化审计档案资源丢失或被篡改的风险，致使审计档案管理标准、制度、规范的建设步伐较为缓慢。

3.人才水平不高。

互联网+环境下的审计档案管理需要专业技术人才支持。目前，我国审计档案管理部门人员的信息化水平不高，现有从事审计档案管理工作人员缺乏足够的信息技术，不掌握大数据、云存储的工作方式，不能在新技术条件下进行管理方式方法的创新。审计部门虽然认识到档案管理信息化趋势，但是未能加强相关技术人才的引进与培训，导致现有审计档案管理人员与档案使用人员的信息技术成长滞后，给审计档案在互联网+环境下运转带来较大的安全隐患。完善审计档案管理工作体系，加强专业技术人才的配置，提高技术人才的培训水平，才能满足审计档案管理工作的需要，推动审计档案信息化加速进行。

三、审计档案信息化管理模式分析

1.管理过程数字化。

基于互联网+构建的审计档案管理体系应当发挥数字技术作用，通过数字化手段实现档案有效归集、全面存储和精准使用，进一步摆脱由立卷人低效率收集、分类、登记和汇总档案的弊端，构建耗时少、提交快、操作智能化的档案运转机制，真正做到审计档案的制作、加工、转换、利用和开发科学化。

一方面，审计部门应当优化审计档案管理理念，把审计档案的开发利用作为核心任务，从基础设施、存储管理和资源利用上进行优化，围绕审计项目、相关业务、图像视频等资源打造档案平台，提供可视化、智能化和多模块的档案管理体系，保证对审计档案实时查询、统计分析和动态监督；另一方面，保证审计档案资源的丰富性，通过网络和计算机对纸质审计文档进行数字化建设，既能深挖审计档案潜在信息，又能在数字化中做好保密工作，防止非法外借、查阅和使用审计档案，通过人脸识别、密钥管理和密码访问等避免审计档案的丢失、篡改、损毁。审计部门还要从数字化角度进行档案规范化建设，加快审计档案整理标准升级，围绕审计档案的受众面和容量编辑数据库，避免人为操作的失误，释放更多存储空间，提高档案管理有效性。

2.管理方式智能化。

现代审计档案具有动态性、全面性、法制性特征，需要采用多种手段存储多种形式的审计信息。纸质审计材料将与视频、图像、音频等档案形式长期并存。互联网+环境要求管理人员以更有效的手段保存原始档案，并且将原始的纸质文档转换为电子文档，发挥图表、音频、视频等形式档案的作用，进一步扩大信息容量，提高档案应用率。

为此，还要加大审计档案管理软件的开发力度，打造智能化的审计档案管理平台，构建专业的数据库，依托大数据与云存储提高审计档案的利用率，运用较为成熟的软件对审计档案进行加密、编目和检索等。例如，发挥ORC文字识别软件的作用，采用智能化识别软件提取纸质文字信息。引进高精度的扫描设备，通过扫描软件将审计档案转换成更实用的形式，并且保证审计档案的完整性和真实性。审计部门还要对审计档案数据库进行优化，提高数据存储的兼容性，发挥异地数据库和分布式存储模式的积极作用，充分运用成熟且安全的云平台代为保管各种审计档案信息。档案管理方式智能化是一项长期任务，需要结合审计档案使用需求与技术进步趋势拟定综合性计划，在强有力的资金支持下推动相关技术手段不断进步。

3.人才队伍专业化。

审计档案管理技术的发展与普及离不开技术人才支持。审计部门需要组建专业的审计档案管理队伍，由专业技术人才主导审计档案管理体系和软硬件的开发，同时加强一线审计人员的档案信息化意识，切实发挥信息化审计档案管理模式的效用。

首先，审计档案管理部门应当加强相关工作人员的信息技术培训普及工作，提高审计人员的档案专业知识，提升信息化管理工作水平，掌握现代化的审计档案管理办法。

其次，强化审计档案管理人员的法制意识，加强相关工作制度建设，要求审计档案管理人员接受必要的年度绩效考核，鼓励审计档案管理人员全身心投入到审计工作。

第三，审计部门还要总结档案管理工作经验，加强专业技术分析，为审计档案管理人员创造更多的学习机会，通过必要的内部研讨、课题研究、授课讲座等形式提高审计档案人员工作水平，加快解决审计档案信息化建设中的问题，实现信息技术的快速落地。

互联网+背景下更需要组建专业的审计档案管理队伍，必要时可以聘请第三方给予档案技术支持，尽快体现审计档案科学化管理模式的实用价值，助推审计档案管理信息化建设的快速发展，切实推动审计档案管理方式的转型。审计档案信息化管理可以提高审计档案的利用率，保证审计档案安全存储，提高了审计档案归档、分析、应用的精准性，是现代审计档案管理的发展趋势。未来，应当围绕软硬件设备的数字化、档案管理方式智能化和人才队伍的专业化进行建设，在互联网+环境下全面提高审计档案的管理控制水平。

吉祥财经2022-10-26

科研档案的数字化管理

档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。早在1948年联合国教科文组织决定成立国际档案理事会，并通过了第一份章程，提出共同努力“为了全人类”保护好档案。我国于1988年颁布实施《档案法》，并于2013年起将每年的6月9日定为“国际档案日”，充分体现了国家对加强档案管理的重视，以此规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务。

科研档案是档案管理非常重要的组成部分，它是记录各领域科技研究过程、思路、成果的重要载体，同时也是一种宝贵的战略资源，对促进行业发展、科技进步起着重要作用。传统纸质媒介的档案管理方式沿用至今已日渐成熟，但也存在着一定缺点，诸如：纸张老旧易损坏、原始档案完整保存难度大、查找检索效率低、档案日常管理及复原修复需要大量人力、场地和财务支出等。随着信息化在各行业的推进，科研档案数字化管理成为重要的发展趋势。

一、建立完整的电子档案库

目前多数研发手段都已实现计算机化，研究过程产生相应电子报告、数据，给电子档案收集提供了便利。并且，多数研发文件都已实现了电子审批和系统归集，并已在文件系统进行了分类管理，具备检索查阅以及存档功能。例如各类知识管理系统与资源库等都实现了相应资源的集中管理，为有效利用这些已有电子文件系统，减少重复建设，直接将它们作为电子档案库的子库，通过建立这些系统与档案库的数据接口，实现文件检索调用功能，从而初步搭建起完整的电子档案库。

二、档案的安全有效管理

科研档案的安全管理和利用是数字化转型过程中的一个重要问题，涉及到技术和管理两个层面，通过网络安全设备、数据加密技术、安全应用策略等手段加以实现。从技术层面来说，就是配备网络安全设备与策略，保证搭建系统的稳定性，保证档案原始数据存储、维护、调用安全，不被篡改：从管理层面来说，就是制定相应的安全管理制度，做到对档案管理员、借阅者等不同人员权限的控制更加精准，降低出现错配的可能。

为了保证档案安全，防止超权限借阅，根据人员身份设置可访问范围权限，通过搭建身份认证系统，实现档案查询、借阅、归还以及管理等多重身份验证功能。

三、档案信息的自动化推送

科研档案的使命在于存储利用，相对于存储，有效利用、高效利用，是档案管理人员和科研人员关注的重点。由于科研档案特殊性，要求其全部开放查阅也不现实，开放目录摘要在线查阅功能，极大提高档案查阅利用的效率。另外，有时不需查阅档案全文，只想查阅部分内容，可以按关键字检索部分内容，可以极大提高查阅效率，减少档案系统查阅量太大的压力。除了主动查阅，还开通了一些公开信息推送，增加档案信息的可利用性。在策略设置上，针对特定权限人员进行点对点推送，既合理推送信息又不占用公共资源。

四、提高电子档案归档效率和保护意识

科研设计过程中产生大量的电子文档，为避免电子档案出现文件归档不完整、时间滞后等问题，不仅需要科研人员与档案管理人员保持经常对接，了解双方的工作进度和需求。还要对科研人员进行档案管理知识培训，将档案管理制度发布在档案查询系统以及其他相关应用平台。只有提高科研人员自身对档案管理的理解和重视，才能有效缓解档案归档效率低下以及知识产权保护问题。同时，档案管理部门还要及时收集档案查阅使用需求及用户反馈，更好的让档案工作服务于科研生产，促进知识的再度利用和开发。

目前，科研档案的数字化转型工作正在逐步实施，随着信息化手段的不断提高，档案将在科技进步的道路上发挥更多更大的作用。

中商网2022-12-03

许昌禹州市人民法院推进档案管理电子化 跑出司法便民“加速度”

“您通过人民法院在线服务平台发送的阅卷申请已经通过了，您在手机上直接查看就可以了。”近日，许昌禹州市人民法院（以下简称“禹州法院”）档案室工作人员通过电话告知了封控在家的当事人这一信息。

特殊时期，禹州法院之所以能档案查询“不打烊”、便民服务“不掉线”，都得益于近年来法院档案电子化工作的不断完善和推进。

禹州法院不断提升诉讼档案管理的数字化程度，强力推动库存卷宗电子化工程。截至目前，该院已累计制作电子卷宗89845件，扫描卷宗6198209页，库藏卷宗数字化率已达到100%。

禹州法院建立电子档案归档制度，在卷宗归档时对照纸质卷宗对电子卷宗进行真实性和完整性检查，确保新收档案卷宗100%电子化；建立抽检与巡检相结合的卷宗质检规定，定期对已归档的电子诉讼档案进行抽样检查，发现问题及时采取恢复措施，保证电子诉讼档案与纸质案卷同步归档。

禹州法院不断丰富电子化档案利用手段，当事人及代理人可通过人民法院在线服务平台、律师服务平台等途径远程发起阅档申请，也可以通过设立在法院立案大厅的档案查询一体机体验“亮证—查阅—授权—打印”一站式服务。2022年以来，该院通过线上、线下等多种途径，已为当事人及律师提供在线电子档案查阅服务1400余次，实现了让数据多跑路、让群众少跑腿。

“档案电子化是人民法院信息化建设的重要组成部分，是实现法院内部专网调阅电子卷宗的重要前提和基础，是促进司法公开和司法便民的重要举措，也是保障档案安全、提升档案利用效率的有效手段，因此要将此项工作坚持做好、做细、做实。在今后的工作中，禹州法院会持续加强档案数字化管理，不断优化各环节流程，努力提升为民服务能力，争创为群众办实事示范法院。”禹州法院党组成员、副院长吴西莹表示。

中央广电总台国际在线2022-12-07

河北实施全周期管理加强档案科研工作

近年来，河北省各级档案部门深入贯彻习近平总书记对档案工作重要批示精神，推动新时代档案事业创新发展高质量发展，把档案科研工作摆在更加突出位置，在项目立项、项目实施、项目管理、项目验收等环节制定配套措施，健全工作机制，加强全周期管理，档案科研工作呈现新气象。

河北省档案局连续3年印发推荐立项工作通知和立项选题指南，对申报立项提出明确要求、给予具体指导。申报单位覆盖面日益扩大，实现党政机关、高校、医疗机构、科研院所、民营企业、社会机构全覆盖。申报项目研究领域不断向档案治理体系、档案资源建设、档案信息化、档案安全保护、档案资源共享利用等方面延伸，科研链条日益深化、不断完善。据统计，2022年申报国家级项目58个，是2020年的7.2倍；申报省级项目125个，获批立项61个，分别是2020年的3.6倍和3.8倍。省档案局要求每年11月底前，各项目推荐单位、项目承担单位、项目负责人对档案科研项目进展情况进行总结上报。同时，通过要约进度、个别约谈、适时通报等方式督促项目研究加快进度。组织开展每季度抽查，实地检查项目组织实施情况，指导解决存在问题。目前，已有57%的2020年、2021年省级立项项目完成研究工作，正在接受验收。此外，相关项目单位强化组织管理，在资金、人员等方面给予倾斜。项目组细化责任分工，强化协同配合，不断完善研究方法和技术路线。注重引进人才，聘用国家级相关专家学者参与课题研究，带动档案工作提质增效。省档案局修订完善《河北省档案科技项目管理办法》，进一步优化流程和标准，对材料初审、验收专家组组建、项目验收、审批公布等环节的工作原则和具体做法作出明确规定。严格初审把关，对验收材料不齐全、不规范的，指导其修改完善，对敷衍应付、拼凑材料、弄虚作假、研究成果没有实际应用价值的，坚决不予通过验收。

中国档案报2022-11-17

电子档案管理政策解读与趋势展望

电子档案管理政策体系基本建立

近几年国家陆续发布了有关电子文件、电子档案管理的法律法规文件，电子档案管理体系基本建立。

1、电子档案管理法规走向完备

一是《电子公文归档管理暂行办法》， 2018年12月24日发布施行的国家档案局第14号令。文件打破了以往电子文件在系统里的处理方式。

二是《国务院关于在线政务服务的若干规定》， 2019年4月26日国务院发布的第716号令。文件明确了电子签名，电子印章，电子证照和电子档案的法律效力，为广泛意义上的电子文件单轨制运行，同时也为建设工程行业工程项目的电子文件单轨制运行扫清了部分障碍，打通了构建建设行业电子文件在线生成、归档、移交的生态环境的最后一公里路。

三是新修订的《档案法》，2020年6月20日发布，2021年1月1日起实施。文件专门提到：在来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案和传统的档案具有同等的法律效力，为建设项目电子档案的单套制管理提供了法律支撑。

2、电子档案管理配套政策陆续出台

一是《党政机关电子公文处理工作办法》。中办、国办2019年初发布。

二是《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》。 财政部、国家档案局2020年3月发布。

三是《关于收费公路通行费电子票据开具汇总等有关事项的公告》。交通运输部、财政部、国家税务总局、国家档案局2020年4月发布。

以上政策性文件的发布对档案部门实现对电子档案的前端控制提供了政策保障。

3、电子档案管理标准密集制定

规范化是电子文件单轨制运行、电子档案单套制管理的必备前提。近10年来，国家档案局发布了多个电子文件、电子档案管理相关的操作规范。最新的主要是2019年以来发布的几个标准：

一是《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T 85-2019）。

二是《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）。

三是《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）。

国家层面-技术标准

2019年，住建部发布了关于国家标准《建设工程文件归档规范》局部修订的公告。

1、明确了建设工程编制一套电子档案并随纸质档案一并移交移交的双套制仍有效；

2、若电子档案签署了具备法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。对建设单位和主管部门来说，电子档案均具备合法性、经济性、可共享性和高效性；

3、电子档案和电子文件的标准出台，为城建档案工作的电子化发展带来新机；极大的帮助主管部门和企业提高工作效率、响应国家节能减排、绿色建造的号召，为智慧城市建设和大数据建设提供基础保障。

国家层面--试点推进

2018年，国家档案局以市政项目、水利工程项目等基础设施建设项目为试点，逐步推广电子档案管理的建设和运用。

地方层面-以四川省档案馆为例

1、地方主管部门积极响应国家档案建设号召，加快推进档案信息化建设、确保档案的完整性、安全新和可共享性；

2、“双套制”作为档案管理从传统纸质档案到点子档案的过度手段，是目前四川作为推进档案信息化建设的良好方案。

行业层面--交通运输

交通运输部办公厅转发了国家档案局关于印发《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的通知。

1、本《办法》中明确了电子文件归档和电子档案管理能更好的服务国家建设项目的建设、运行和管理；

2、真实、完整、可用和安全的电子文件和电子档案对提供管理效率、促进信息共享和长期保存有明显的优势；

3、《办法》中明确了政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理纳入项目建设计划和项目验收要求；

4、《办法》中明确了电子档案的管理要求、技术要求及信息系统功能要求；表达了项目建设过程中的电子档案建设是信息化建设的重要组成单元。

除此之外，“十四五” 期间还将陆续推出了《公务电子邮件归档管理规则》、《电子档案单套制管理一般要求》、《电子档案证据保全规范》等行业标准。

#02

电子档案管理试点成果丰硕

1、企业电子文件归档和电子档案管理试点

这几年，国家档案局开展了电子文件归档和电子档案管理的试点，相关经验日益丰富。

2017年，国家档案局联合发改委选定33家企业（第一批）开展企业电子文件归档和电子档案管理试点，截至2020年12月，共验收23家，第一批试点工作基本完成。2018年又选定27家（第二批）企业开展企业电子文件归档和电子档案管理试点，截至2020年12月，共验收11家。两批试点累计验收34家。

阶段性成果&案例--第一批试点验收

第一批电子档案试点项目主要以市政和基础设施建设项目为代表，其顺利验收标志着电子档案从技术上已经成熟可行。

阶段性成果&案例--第二批试点验收

通过与工程建设信息化系统的充分融合，基于工程管理信息化平台及大数据技术的电子档案管理已经具备技术能力；对电子档案在提升工程项目建设过程中的管理效率、绿色建造和节能减排将带来更多价值。

2、电子发票报销入账归档试点

2019年，国家档案局与财政部、商务部、税务总局分2批选定21家单位联合开展电子发票报销、入账、归档试点，2020年1月份已验收7家，2020年12月完成了剩余14家企业的验收。

3、电子文件单套归档与电子档案单套管理试点

2020年，国家档案局联合国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室，选择了30家单位，以电子文件形成与办理、电子文件归档、电子档案移交接收和长期保存为主要任务，进行试点。试点结束之后，将形成一个电子文件单套归档与电子档案单套管理流程，并对经验进行总结推广。

#03

电子档案管理趋势展望

1、进一步完善电子档案管理保障机制

主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略，在国家相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求。

2、加强电子文件归档和电子档案移交接收

着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，保障电子文件归档工作广泛开展，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。

3、加快档案资源数字转型

大力推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收；继续做好“存量数字化”，使电子档案在档案资源体系中占比明显提升。

4、加速电子档案系统建设与科技运用

推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。

加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。

加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性，推动电子档案数据化管理与开发利用。

电子档案管理的发展趋势将从线上填报、线下审批发展成线上填报+审批，资料归档方式也将由纸质档案转为电子档案。在当前政策支持，近几年开始项目基本都会采用线上资料+电子档案的形式来进行管理。

#04

鲁班工程电子档案管理软件应用路径及典型案例

1、档案管理现状

前期资料填报上，存在表单样式不统一、填报效率低、进度不直观、经济成本高等特点，进而导致资料归档时，资料来源分散、归档周期长、归档进度难控制、资料再利用不便等困难。所以，针对这种现状和问题，工程电子档案管理软件应运而生。

2、工程电子档案管理软件简介

电子档案管理系统是满足建设项目纸质文件和电子文件收集、整理、归档以及电子档案保管、查询、利用等服务的整体。系统使用具有合法CA机构认证的电子签章和电子验章技术，并可对接各地区的档案馆（局），以促进无纸化办公和提升档案信息化为目标。同时工程文件可以和BIM模型进行关联，实现工程文件归档的可视化管理，进一步满足交通部提出的工程建设和工程资料“同步收集、同步整理、同步归档”要求。工程文件将具有无纸化、可视化等特点。

3、电子档案系统优势

1、规范性

系统功能框架设计符合国家档案局电子档案管理系统要求，进一步规范了档案管理工作。

2、便利性

案卷档号、封面、案卷目录、备考表等自动生成，并能够对档案进行保管、查询、统计等服务，实现电子文件的资源共享。

3、安全性

建立档案异质异地安全备份和数据恢复机制，有效保证数据的安全性。

4、开放性

与第三方业务系统对接，按照预立卷规则直接收集符合归档要求的电子文件。并对电子签章无效以及错、漏签的文件进行标识、退回。

5、利用性

按时间和类别统计各类档案报表，帮助项目管理者准确、快速、实时掌握项目档案工作情况。

6、三同步

对接BIM平台，对工程文件的收集、整理、归档进行可视化管理，进一步实现交通部提出的三同步要求，大大增强了档案管理的时效性。

4、社会&行业价值

在国家政策指引下，未来采用合适的电子档案管理系统，将会带来很大的社会价值和行业价值。社会价值方面，将实现资料数字化、推动无纸化办公，进而实现经济节约；行业价值方面，未来，资料行业BIM+信息化技术的发展，将提高信息利用率，打造更多示范工程。

5、实现功能

权限控制。为业主和各参建单位档案专职人员分配电子档案系统登录权限和功能权限；

设置档案分类和文件收集范围。后台设置整个项目档案分类；前端业主和参建单位设置各自的文件收集范围；

设置组卷规则。按照档案分类设置组卷规则，比如：档号、立卷单位、保管期限、盒装数量等；

文件著录。新增文件信息，比如：文件题名、责任者、文件编号、密级等；

纸质原文上传。纸质文件信息录入后，原文从本地进行上传、接收；

电子原文对接。和质检计量系统对接，采用预立卷规则对质检评定资料进行快速收集；

预组案卷。文件排序后组卷并对组卷后的案卷进行鉴定，比如：案卷题名、档号等。案卷的封面、卷内目录、备考表自动生成；

电子签章。备考表的立卷人和检查人采用合法CA机构认证的数字证书进行电子签章；

鲁班软件基于BIM的业财档一体化解决方案，在电子签章、预组案卷、电子原文对接等方面功能显著。从档案管理角度来说符合档案管理的基本规则，同时也契合建设行业里建设工程文件的特征，不论是组卷特征、分类特征还是再利用特征等。

6、实施案例

1）江西信江航运枢纽项目打造计量、质检、电子文档一体化数字建造平台。

该项目电子文档管理亮点有：1.数字建造形成工程信息大数据。2.一体化电子档案管理系统实现了资料的可追溯目标。3.电子档案管理成果显著。

江西信江航运枢纽项目—2019年度“交通部科技示范项目”

平台使用统计数据：计量支付审批资金约35亿元；线上质检表格累计12万+份。

江西信江航运枢纽工程由八字嘴航电枢纽和双港航运枢纽两个项目组成，主要工程为3个主体土建标，6个库区防护标，27个设备类标，投资总概算63.97亿元。本项目是《全国内河航道与港口布局规划》和《江西省“十三五”综合交通运输体系规划》重点项目，也是实现2020年信江III级航道通航的关键项目。委托单位是江西省港航建设投资集团有限公司。

江西信江航运枢纽项目累计获得11项省部级奖项：2021年度中国公路学会交通BIM创新奖一等奖；中国建筑业协会第六届BIM大赛一等奖；第五届科创杯BIM大赛一等奖；第四届优路杯BIM大赛金奖等。

2）自贡市富荣产城融合带基础设施建设项目研发应用一体化电子文档管理系统

该项目一体化电子文档管理系统功能创新点有：1.电子签章具有法律效力；2.线上审批提高管理效率；3.数据可追溯实现质量可控。

自贡市富荣产城融合带基础设施建设项目—打造市政项目BIM+电子档案的应用标杆

平台使用统计数据：质量安全管理3千余处；电子资料填报15万+份；线上协同人数400+人。

项目委托单位为中交自贡城市建设发展有限公司，项目全长24.65km。

3）广西荔玉高速公路项目打造超大型公路工程BIM+电子档案的应用标杆

该项目贯穿各业务流程的电子文档管理环节：1.BIM+GIS调度指挥中心；2.质检计量管理子系统中的电子文档管理环节；3.电子档案管理成果显著。

电子归档统计数据：施工单位录入电子文件120万余页、组卷1万+卷；系统共录入影像文件2.8万张；监理单位录入电子文件40万余页、组卷3823卷、项目公司组卷2369卷。

本项目路线全长261.6km，项目批复概算230.6亿，委托单位为广西交通投资集团有限公司。获得奖项荣誉有2项软件著作权申报，发表核心期刊论文3篇。

腾讯网2022-11-06

滨州数字化时代档案管理信息化建设探究

近年来，市公路事业发展中心在档案管理工作中，以数字化时代为依托，高度重视数字技术的合理科学应用，以提高全系统档案管理信息化建设水平。

数字化时代档案管理信息化建设现状分析

目前，档案管理信息化建设工作存在一些较为明显的问题，具体如下：

重视程度不足，投入资金缺少。在档案管理工作中，对信息化建设缺乏足够的认识，仍习惯采取粗放式档案管理方式方法，以纸质档案管理为主，在此情况下难以提高档案管理工作现代化及信息化水平。与此同时，个别单位对档案管理缺乏足够重视，资金投入不足，则难以引进、购置档案信息化建设所需的软硬件设备，且人才引进培育不足，进一步影响单位档案管理信息化建设进程及质量。

信息化系统标准尚未统一。虽然市公路事业发展中心在档案信息化建设工作中取得一定成果，但在综合档案管理信息化系统标准方面，目前尚未统一，致使各组织间的信息交流共享不足，同时使组织和单位内外人员难以了解档案信息资源，进一步导致综合档案管理信息化建设呈现混乱局面。尤其是在多头管理、信息重叠的情况下，难以提高单位档案管理信息化建设效率，并易出现职责不明的情况。

信息安全意识有待提高。在档案信息化建设过程中，需要现代技术作支撑，部分档案管理人员信息安全意识较低，难以有效保证单位相关档案信息的安全性。尤其是在档案管理信息化系统构建过程中，若缺少防火墙技术、安全密钥技术等支持，则易导致系统受到黑客攻击、病毒感染等，使重要档案信息失窃，或档案信息化管理系统被恶意攻击等，进而难以保证单位档案信息安全性。

档案管理人员信息素养有待提升。从现状来看，部分单位档案管理人员综合素质水平不高，一方面自身未能重视档案信息管理技术方法的学习，难以与时俱进，从而使档案管理信息化水平难以得到有效提升。另一方面，单位未能针对档案管理人员开展定期培训学习教育，使档案管理人员缺乏系统的信息化管理理论知识及实践管理技巧，档案管理工作整体质量难以得到有效提升。

数字化时代档案管理信息化建设策略分析

为解决相关单位档案管理信息化建设现状问题，亟需落实有效的解决策略。

提高站位，投入必要的建设资金。构建完善的档案管理信息化建设制度，包括《电子文件归档与电子档案管理规范》《档案信息系统运行维护规范》等均需逐一完善。与此同时，需在档案信息化建设工作环节投入充足建设资金，积极引进档案信息化建设所需的软硬件设施设备，确保单位档案管理信息化建设所需的物质、资金、人才资源均得到有效满足。

统一档案管理信息化系统标准。一方面，对档案信息化建设加以规范，能够对外部信息资源进行有效整合，使资源共享、长期保存目标得到有效实现。另一方面，重视档案信息和电子政务信息共建，通过电子文件中心建设，使电子文件的数据结构与格式能够有效统一，有效实现信息资源共享目标。此外，在单位内部需构建统一的档案管理信息化系统，明确单位内部各部门的档案管理责任，避免出现多头管理、收集存储档案信息的情况，使档案资源得到统一规范管理，进一步提升单位档案管理信息化建设水平。

提高档案信息安全意识。一方面，需持续提升档案信息采集、分析、保存及使用等工作环节规范性，采取合理科学的方法管理档案，正确处理档案共享与档案保密之间的关系，并做好数据备份，合理科学使用档案管理现代化技术。另一方面，在构建档案管理信息化系统基础上，重视防火墙技术、安全密钥技术、各类杀毒软件应用，确保单位档案信息资源的质量及安全性得到协同保障。

提升档案管理人员信息素养水平。一方面，档案管理人员自身需树立与时俱进的思想理念，认真学习档案管理信息化理论知识，在档案管理工作中不断总结经验，认清自身不足并持续改进。另一方面，单位需针对在岗档案管理人员开展定期培训教育活动，提升档案管理人员档案信息管理实践能力水平。此外，需加强与高校合作，引进现代化档案管理专业人才，带动单位档案信息化建设事业高质量发展。

滨州网2022-11-18

河南 加强政务信息化项目档案管理

为深入贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，今年以来，河南省行政审批和政务信息管理局坚持以“档案保护开发、档案改革创新”为重点，通过强化组织领导、强化规范管理、提升业务素质、加快数字转型，切实加强政务信息化项目档案管理工作。

省行政审批和政务信息管理局党组加强对档案工作的领导，将档案工作纳入重要议事日程和年度目标考核，与机关其他工作同部署、同组织、同考核。局党组班子成员带头学习档案知识，自觉应用档案信息化系统。同时，采取集中培训、会议座谈等方式和手段，教育引导干部职工充分认识档案工作的重要性，提高档案管理能力。专门设立档案室，划拨专项经费购置档案设施设备，并配备档案管理员和熟悉档案工作的分管领导。

为加强政务信息化项目档案的规范化管理，省行政审批和政务信息管理局建立健全适应档案信息化建设的档案保密、查阅等管理制度，统一档案管理标准，完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，确保档案的安全性与完整性。制发《河南省行政审批和政务信息管理局项目档案管理暂行办法》等制度，对项目文件材料的收集、整理、立卷、归档等重要环节作出严格规定，切实加强对归档文件材料收集和鉴定工作的监督、检查和管理。同时，定期对档案信息进行核实查证，对原有信息进行及时更新和完善，确保档案资料信息的准确性和可靠性。

为提升档案工作人员业务素质，省行政审批和政务信息管理局积极组织相关人员进行档案专业技术和业务知识培训，采取“请进来、走出去”的方式，有计划地加强档案管理人员的计算机操作和网络安全防护知识培训，提高自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用能力。定期开展与档案信息化建设相关的培训，不断丰富自身计算机专业知识，强化信息安全防范意识。组织档案管理人员积极参加国家和省档案部门组织的各类业务培训，提高专业能力和水平。

省行政审批和政务信息管理局还制定了电子档案存储标准，不断优化档案管理信息化软硬件设备，加强电子文件的创建和档案信息化建设，持续优化档案管理系统的业务功能、编程功能、数据采集、数据分类和使用功能等。建立健全保护责任制，落实信息录入责任，做好安全防范工作。加强档案管理网络安全防范意识，严格执行档案安全管理制度和安全监督机制，严格管理档案信息的使用权限，明确各类档案信息的保密级别。定期升级和更新网络安全保护技术，严防档案信息丢失或泄密事情发生。

中国档案报2022-12-19