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知名的档案数字化管理系统

档案管理系统是利用计算机、网络等现代信息技术手段，实现档案信息的实时管理、实时查询和检索利用等功能。是一种高效，准确，方便快捷，经济可靠，集检索查询和信息服务于一体的综合管理系统。实现档案信息的网络化传输和查询，并利用现代化信息技术在各领域进行广泛应用。档案管理系统主要包括计算机存储和网络管理两部分内容，实现对各类文件、档案和有关事务的网络远程智能集中存档及管理功能，实现不同类型文件和有关事务一体化管理。根据自身不同需求，我们可提供完善的解决方案。

档案管理系统

档案管理系统是基于 Web技术的，提供了强大的信息资源服务，使档案管理变得简单又轻松，有效解决了档案信息无法访问问题。用户可通过“一站式”服务管理自己的档案信息，即方便地将档案信息在各种平台上查询服务。用户可以从各种平台上实时查看自己的信息和档案整理情况。同时还可以将自己的档案整理的过程与其他平台上的管理过程进行比较，找到自己需要的资源，实现快速管理自身档案相关事务的目的。可以将档案进行合理的归档整理，可以自动完成从纸质到电子档案的转换工作，节省人力成本和时间成本等支出，让文件得到最大限度的保存和利用，同时也可以实现信息化管理，实现对档案材料全过程记录和信息检索功能。通过完善的管理体系提高档案利用效率的同时还降低了企业运行成本。

2.档案自动化管理

企业档案自动化管理系统可以对档案进行快速、准确、智能的自动化管理，并对检索对象进行检索。企业档案信息管理系统实现了档案信息的有效检索出结果信息和在线服务功能。对于需要查阅的档案，系统提供多种方式的方便快捷的查询手段和多种服务，满足了用户对查询内容的需求；同时还支持查找、下载各类电子文件的功能，为用户提供了便捷的信息服务渠道和使用方式，极大地提高了用户对电子数据的利用效率。近年来，档案管理逐渐走进了企业内部各部门工作的日常中去，档案不仅是企业工作场所的重要载体，也是企业决策科学和提高企业竞争力的重要保障因素，对企业决策起着十分重要的作用。因此，对档案管理系统进行使用和应用，能够提高企业档案管理工作水平和工作效率，并为企业决策提供了有力的支持，为公司的管理增添了新的光彩。

汇联易2022-10-20

武威加快推进数字档案馆（室）建设

9月6日，记者从全市数字档案馆（室）建设推进会议上获悉，我市将全面贯彻落实全省机关数字档案室建设推进会议精神，紧紧围绕建设数字中国和数字政府重大战略，加快推进数字档案馆（室）建设提质增效，不断提高档案的数字化率、信息化率和开发利用率，到2025年，市县两级具备独立开展数字档案馆（室）建设的能力，形成市级示范带动、县区均衡发展、各级档案工作部门协调推进的格局，切实把数字档案馆（室）存史资政育人的作用发挥得更好更充分。

近年来，我市加快构建以市档案馆为龙头、县区档案馆为支点、机关事业单位共同参与的全市档案资源共建共享平台。市档案馆、古浪县档案馆、天祝县档案馆已接入甘肃省档案信息资源共享平台，实现省、市、县三级档案馆网络互联互通。积极推进馆藏传统载体档案数字化，建立落实纸质档案和数字化成果“双套”进馆机制，新增档案全部实现当年数字化。市档案馆数字档案馆建设纳入《智慧武威三年发展规划（2020—2022年）》。天祝县数字档案馆建设项目，争取中央预算内投资530万元。市住房公积金管理中心数字档案室建成投用。全市筛选确定3家市级单位和4家县级单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。档案信息服务普遍开展，人社、民政等涉及民生的部门，不断加大社会保险、社区、婚姻等领域档案资源建设和开发利用力度，提升民生档案查阅服务能力，全市年均接待查阅群众1.2万人（次），调阅档案资料3.5万卷（件）。

武威日报2022-09-09

为干部人事档案装上“数字化”引擎

一卷述一生。干部人事档案数字化是适应信息化时代的新要求，是对传统干部人事档案管理工作的一次创新。近年来，全国多地针对干部人事档案数字化工作也做了许多实践，笔者认为，干部人事档案数字化能够有效提高干部人事档案完整性、安全性、使用率。

档案数字化能提升档案的完整性。一卷真实可靠的干部人事档案，可以真实深刻地反映出一个干部的成长历程及其处于每个职位、每个时期的精神风貌和工作作风，而且还是各党组织和上级领导客观公正评价和正确聘用干部的重要依据。当前，干部人事档案均为纸质材料归档，经过长时间的翻阅使用，部分档案材料出现纸张变黄、破损、丢失、字迹印章模糊等现象，给干部人事档案工作的完整性和可用性带来了影响。干部人事档案数字化能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，可以在进行查阅时通过组织系统专网网上浏览和远程查借阅，进而代替纸质档案使用，让档案原始材料得以长时间保存。

档案数字化能提升档案的安全性。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是党的重要执政资源。通过干部人事档案数字化形成的电子档案，可以对其进行加密保存，有效地提高了人事档案的保密性。电子档案也可以备份多个加密副本，在出现地震、火灾、水灾等特殊情况时不至于遭到毁灭性破坏，能有效提高干部人事档案管理的安全性。通过数字化形成的干部人事档案，一方面在线上线下双重备份保障了档案安全，和传统纸质档案相比，不再受“孤本”限制，能更加便捷地为决策提供详细、及时、准确的数据信息；另一方面可在进行查阅时代替纸质档案使用，避免了查阅过程中对原件造成的损毁，也有效防止抽取、撤换、涂改档案的违法违规行为发生。

档案数字化能提升档案的准确性。在干部人事档案数字化形成电子档案的过程中，通过计算机软件或人工方法按《干部人事档案数字化技术规范》（中华人民共和国国家标准GB/T33870-2017）要求，对档案材料模糊褪色部分进行优化图像处理，使其达到更好的辨识效果，提高干部人事档案的准确性。同时，从档案数据资源本身出发，通过数字化干部人事档案与公务员统计、党政人才统计等数据互联互通，采取资源共享、信息互证的档案查询方式，实现档案数据大分析、大决策，进而更加便捷地为党委选人用人决策提供详细、及时、准确的数据信息，实现由被动提供服务向根据相关信息需求主动提供服务的转变，提高了干部人事管理的准确性。

人民论坛网2022-10-08

旧方志中人物传记资料的整理和数字化现状

人物传记是历史的镜子。历史人物的传记可以生动、形象地反映传主所处历史与时代的面貌，再现人类社会生活的丰富多彩。人物研究是社会科学研究中最基本、最重要的环节，是历史研究乃至整个社会科学研究的基础和关节点。钱穆先生认为：“中国一向以人物为历史中心”。章学诚在《文史通义校注》中认为：“传状志述，一人之史也；家乘谱牒，一家之史也；部府县志，一国之史也；统记一朝，天下之史也。”核心思想即人物传记与构成中华历史大厦的三大支柱——家谱、方志、正史一脉相承，甚至这三者正是以人物之史为联系的关节点。因此，人物研究不仅本身具有重要性，对社科领域中其他研究亦有着基础而广泛的关联性。了解历史人物传记，对于人们认识历史、认识家史、认识自身，进而认识当下，有着不可忽视的现实意义。

二据统计，二十四史和清史稿中的人物，约有2.3万人，这个数量，和漫长的中国历史进程出现的人物相比，只占据非常少的一部分，大量的历史人物资料则需要在方志和家谱中寻找。在地方志中，“人物志”都放在了重要位置上，不仅占据了大量的篇幅，而且人物的分类也特别详细。方志人物门类大致包括：各类人物传记，一般分名宦、乡型、乡宦、仕进、孝友、节烈、耆旧、寿民、方伎、流寓、列女等；各种表志，如职官表、选举表等；另有金石、艺文类中的墓志、碑铭、传诔、去思录等。方志人物传记的基本特点，是所收人物大大超过了正史的范围，多为一些名不见经传的地方名贤，且对人物的叙述没有限制，内容比较详尽，记载十分丰富，有着正史人物传记所不能比拟的优势。在上述浩如烟海的典籍中，如何将这些人物史料一一整合，编织出一幅人物的立体图像，历来是学术研究和文献整理方面的难点所在。历史上对于人物传记资料的整理，一直以来都在延续。特别是近代，研究者利用编制人物传记索引、人名词典、编辑丛书等方法，梳理了大量历史人物资料，为相关研究带来了极大的方便。进入现代，计算机技术的发展，又使这些文献整理的成果扩大化，为学术研究和文献整理加工带来更为快捷方便的应用。

对这一部分文献的专题整理，首推国家图书馆出版社（原北京图书馆出版社）从2001年开始出版的“历代地方志人物传记资料丛刊”系列影印图书。该丛书历时16年，近期终于按全国7个行政区划出齐，分别是西北卷、东北卷、华北卷、华东卷（分上下编）、西南卷、华南卷和中南卷。丛刊上述门类中的人物传记资料，时限上远及上古，下迄民国；在范围上，无论帝王将相，三教九流，无所不包；其中还穿插着不少当时的编纂者（多为历史文化名人）所做的按语。《丛刊》共计586册，收录方志3000多种，参考的方志多达6000多种，涉及人物估计在60万以上，卷帙浩大。然为检索方便，丛刊每卷均编有总目，每一册编有细目。为保证编目质量，还组织专家为每卷编制《人物姓名拼音索引》和《人物姓名笔划索引》（绝大多数只有姓氏的“列女”除外），与每册细目相互补充，以目录统类、以索引统人，构成相对完整、极其方便的人物传记资料检索系统（后三卷因出版较晚，索引编制尚未完成）。

除此之外，该社还根据朱士嘉先生的《宋元方志传记索引》，从现存宋元方志中辑录出有关人物传记资料汇编为一书，为《宋元方志人物传记资料丛刊》（全10册）。该书收录三十三种宋元方志的人物3949人，是发挥图书馆优势，“按图索骥”搜集原文而成。原始资源与索引相得益彰，极大地增加了使用者的便利。

对方志人物的整理，编制索引是一个传统而有效的方法。方志人物索引的编制大体分为四类，如1939年江苏省立图书馆曹允源编制的《吴县列传人名索引》，可能是我国最早的方志人物传记索引，收录5000余人，是单种志的人物索引。还有的方式人物索引是区域性的，如《山西通志人物传记索引》、《东北方志人物传记资料索引》、《北京天津地方志人物传记索引》、《广西方志传记人名索引》等。另外，台湾地区编制了《中日现藏三百种明代地方志传记索引》，与《宋元方志传记索引》一样，是以方志年代为限的，与此类似的还有《天一阁明代方志选刊》所编的“人物资料人名索引”。而《中国地方志宋代人物资料索引》则又是一种新的类型，从历代方志中择取某一朝代人物。收录了《宋元方志丛书》、《天一阁藏明代方志选刊》、《天一阁藏明代方志选刊续编》、《日本藏中国罕见地方志丛刊》四套地方志中320种地方志的宋代人物资料信息100044条。另外，日本也编制有一些中国地方志人物索引，还有一些方志人物索引为60、70年代内部刊物，现在较难见到。

三索引的编制对于人们查找方志中的人物起到了积极作用，同时也存在着一些问题。首先，索引的编制都是与一定范围的原始文献配合使用的。如果使用者想查找某个人物的具体信息，必须翻查原始文献。然而上述索引只提供线索，还需要使用者自行搜寻原始文献，不够便捷。其次，因为人工索引的工作量巨大，工作程序复杂，印刷型方志人物传记资料索引,检索点主要是人物姓名,少数有籍贯、字、号，只有个别的有生卒年和类目，检索途径较为单一。这样就十分不便于使用者分门别类或多字段地查找。第三，近年来方志全文数字化的不断推进，也从客观上减弱了方志索引的功能，这使得方志人物索引的编制工作越来越少出现新作。

另一方面，由于地方志卷帙浩繁，数字化成本非常高昂，全文化程度并不高。近年来大规模的方志数字化主要有：国家图书馆将馆藏方志中的6000种进行了数字化，但仅可从局域网访问，外网阅览有页数限制。稽古轩数字公司制作的商业数据库《中国数字方志库》，据介绍收录12000种不同版本方志（含山水志），并完成了其中几千种方志的全文化。但该库售价高昂，也未能普惠学林。其实，即便将现存方志全部实现全文化，也无法解决人物搜索的知识服务问题。因为古代人物称谓极其复杂，一个人除了姓名外，还有以字、号、谥号、诨号、室名、官名、排行等称谓的，还有简称、敬称，加之人物关系等对称谓的干扰等，从全文化的历史资料中查找方志人物的全部信息也将有很多疏漏。因此将要全面整理方志人物，或者检索某一个人物在方志中记载的全面情况，还需要专门的方志人物传记知识库产品的出现。

四“中国历史人物传记资源库”是国家图书馆出版社自有产品，历经3年完成。资源库的文献来源以国家图书馆的馆藏为主，以其他图书馆的馆藏为补充，库中文献标引基础主要是国家图书馆出版社几十年来对历史人物传记资源的持续整理形成的核心数据，同时吸收近现代以来历史人物传记资料的索引整理和数字化成果，如哈佛燕京引得编纂处的人物传记引得、北京大学数据分析中心人物传记知识服务系统等。“中国历史人物传记资源库”是目前世界范围内涵盖中国古代人物数量最多的数据库，达到50万人以上。收集历代人物资料近万种，扫描图300多万张，资源容量达到2.5t以上。资源内容涵盖中国历史上人物传记的完整脉络，从正史、别史到地方志，从总传、别传到文集中的传记篇章，从年谱、家谱到日记、手札，从纪传体例到表册名录，从书册到金石碑传，举凡人物传记资料，都予收录，使传主资料呈现立体化、全面化。

笔者作为该库的主要建设参与者，希望能分享一下该库中方志人物数字化的情况。该库对方志人物的数字化有如下几点值得注意：

1、方志人物是资源库主体。

资源库50多万人中，约有40多万人来自于方志中人物。国图社出版的《宋元方志传记资料丛刊》及《地方志人物传记资料丛刊》系列中的“华北卷”“东北卷”“西北卷”“华东卷”已入库；“西南卷”“中南卷”“华南卷”人物资料尚未入库，入库后预计方志人物将达到60-70万人。此外，出版社还计划将近年出版的“著名图书馆藏稀见方志系列”丛书中的方志人物传记进行整理，届时，库中方志人物将得到更为全面的补充。可以说，从该库目前所收的“史、志、传”文献看（库中2000多种家谱人物信息尚未细化到人，仅到姓氏籍贯），方志人物在库中占到四分之三强的数量，十分可观。

历史研究2022-04-03

档案数字化搭起“便民桥”

每个人都在创造档案，也会在生活和工作中用到档案。

近年来，随着人事档案规范化管理的推进，越来越多的人选择通过网络这一便捷的形式进行档案查阅申请，以此来补全个人人事档案内缺失的材料。仅今年上半年，市档案馆窗口就受理了来自衢州、温州等地的申请人通过“浙江档案服务网”提交的百余次查档申请。

民生档案利用需求往往在时间上比较迫切，利用者通常抱着“跑一次”乃至“跑零次”的想法解决问题。为了提高查档“命中率”，我市档案部门加快馆藏档案数字化进程，建立了涵盖全部馆藏的目录数据库，并不断规范条目的科学性。“比如任免通知，我们在建立这一条目时，会将通知中提到的人名全部输入，这样检索就更为精准。”市档案馆相关负责人说。

目前，全市11家综合档案馆已100%建成国家高水平数字档案馆。为档案利用者提供快速准确的服务，我市档案部门充分利用档案数字化成果，在确保档案实体安全和信息安全的基础上，不断推出新的查档方式，如电话查档、微信查档、邮件查档等，跨馆出证，以适应社会的信息化进程。

不仅如此，为贯彻落实“无证件(证明)办事之城”改革举措，市档案馆开通了电子证明共享核查平台。市民沈先生匆忙间忘带了身份证，按照以往，因无法核实身份，很大可能就是“空跑”了。自启用了“无证明查档”后，这一窘境破解了。

在征得沈先生的同意后，市档案馆窗口工作人员登录电子证明服务系统，选择人脸识别，输入沈先生的姓名及身份证号，拍下沈先生无遮挡正脸照片，点击提交验证，等待了2秒，验证通过。沈先生用电子身份证明顺利查阅开放档案。

近些年，每年前往我市各档案馆查阅档案资料的有5万余人次，档案馆民生档案利用率一直呈现走高态势。从利用情况看，除用于编史修志、学术研究，为各部门工作作参考外，占据最大比重的是为落实政策、享受福利待遇和生活补助等提供档案证明。

潇湘晨报2022-10-22

推进工程档案管理数字化 国省道电子档案管理办法过审

为落实国家档案局电子档案规范及标准要求，进一步推动青岛市普通国省道建设项目中电子档案的应用，结合2022年山东省交通运输厅交通基础设施数字化交付试点工作，依托省重点项目国道204大沽河桥梁工程，市公路事业发展中心编制了《普通国省道建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》，并于10月22日通过专家评审。评审会邀请市档案馆、市交通运输局、青岛城投集团、青岛方天科技等电子档案领域专家出席。

国道204大沽河桥梁工程贯彻“新基建”理念，在设计阶段、建设阶段创新应用BIM技术，搭设基于BIM的建设管理平台，在工程质量、安全、进度和环保等方面运用信息化、数字化的管理手段，提高管理效率。同时，融入CA认证、电子签名等技术，搭建青岛公路基础设施电子档案管理体系，探索普通国省道建设项目电子文件归档和电子档案管理方法。其中，电子签名技术是通过国家工信、档案部门认可的技术手段，为项目管理人员配备专属U-Key，在项目管理过程中对生成的电子文档进行具有法律效力的电子签名，保证数据的真实透明、同时提高流转效率，为项目实施电子档案提供了重要的技术支撑。

本次的专家评审会中，专家组对该办法的编制工作流程、整体内容框架、具体条例等方面给予高度认可，并一致同意该办法通过评审。同时在管理统一归口方式、电子文件归档时间与范围、“四性检测”技术说明等方面的完善修订提出相关意见和建议。

该办法的编制是规范青岛市普通国省道建设项目电子档案管理体系与推动市公路基础设施数字化交付试点工作的重要环节，公路工程建设项目电子档案应用将对未来实现青岛公路建设数字化、智能化打下坚实基础。

大众报业·半岛网2022-10-25

上海档案工作这十年⑥：数字化转型，有“智”更有“质”

我们应该与雄鹰为邻，与白云做伴，与太阳为友；我们应该像风一样掠过天空。

2012年以来，市档案局认真贯彻落实国家档案局以及市委、市政府关于信息化、数字化、现代化发展的战略部署和工作要求，及时制订规划方案，全面部署工作任务，全力推动本市档案工作数字化转型升级。

市档案局聚焦档案数字化转型中的热点、难点，明确了“存量数字化、增量电子化”的档案信息化发展策略，特别将电子文件归档和电子档案管理作为本市档案信息化建设重中之重加以推进。2015年，电子档案单套管理从自贸区保税区管理局起步，开全国之先。如今，电子档案单套管理在包括临港新片区在内的自贸区各片区普遍推行，并复制推广到“一网通办”业务系统和全市法院系统。单套制管理从文书档案扩展到行政审批等业务类档案。

2020年，市档案局牵头制订“一网通办”政务服务电子档案“单套制”管理规定及技术标准，全市所有41家“一网通办”政务服务单位全面启动和推进“单套制”档案管理试点工作。全市三级法院电子卷宗单套归档管理试点稳步推进并取得初步成绩，数字档案资源共建共享取得积极进展，形成各类电子档案约70万件。今年下半年，市档案馆归集“一网通办”政务服务电子档案超过12万件。

上海市高级人民法院电子文件归档试点验收会议

一网通办pc版-上海市档案局主页

智慧管理

打造示范数字档案馆

我们应该与雄鹰为邻，与白云做伴，与太阳为友；我们应该像风一样掠过天空。

2016年11月，徐汇、奉贤两区档案馆首先通过国家数字档案馆系统测评，目前，上海已有14家区档案馆建成数字档案馆，其中徐汇、青浦、浦东三区档案馆为全国示范数字档案馆，数字档案馆覆盖率居全国之首。明年，剩余两家区档案馆也将迎接测评，市档案馆也启动了创建全国示范数字档案馆的工作。

浦东新区数字档案区块链开放平台

上海市档案馆智慧馆库平台

智慧提速

加快存量档案数“智”化进程

我们应该与雄鹰为邻，与白云做伴，与太阳为友；我们应该像风一样掠过天空。

十年间，市档案馆纸质档案数字化副本从1.17亿画幅增长到1.7亿画幅，实现了开放档案数字化利用，计算机机读档案文件目录以每年80万条的速度递增，目前已增加到1300万条，大大提升了查找档案的精准性。

工作人员对纸质档案进行全文数字化操作

档案全文数字化及“知识图谱”等智慧检索功能使档案查阅利用更加便捷

智慧应用

上线多个数字档案共享资源库

我们应该与雄鹰为邻，与白云做伴，与太阳为友；我们应该像风一样掠过天空。

2020年，汇集市、区两级档案馆开放档案数据的“数字档案公共查阅平台”上线运行；今年，全市“1+16”国家综合档案馆全部接入全国档案查询平台，档案共享利用形势发展喜人。

上海已建起连通市、区17家综合档案馆的智慧档案综合管理平台

馆藏“老字号”企业、上海抗战等专题档案目录可在共享查阅平台上向利用者提供在线数字浏览服务

智慧探索

尝试新技术在档案领域的应用

我们应该与雄鹰为邻，与白云做伴，与太阳为友；我们应该像风一样掠过天空。

市档案局组织和引导本市各级档案部门开展科技创新研究，不断深入探索大数据、区块链、人工智能等新技术在档案领域的应用，积极发挥科技研究在档案信息化建设中的重要作用。

在10年间超过百余项研究任务里，涉及信息化内容的占比2/3以上，其中24项获得国家立项；在78个获奖课题中，信息化项目达到50个，其中10项获得国家档案局奖励。特别是《上海市民生档案远程服务机制的研究与应用》《集成式机关数字档案室建设的策略研究》《探索电子文件归档和电子档案管理新模式》《基于bim 技术的三维城建档案接收保管和应用模式研究》《全媒体环境下音像档案的管理和创新应用研究》《数字化环境下民机型号电子文件归档研究》等项目的研究成果，在全市各级各类档案部门拓展应用，为本市档案信息化建设提供了行之有效的技术方案和场景支撑，为全面实施档案工作数字化转型发展，促进信息化与档案事业深度融合输入了源源不断的创新动能。

上观新闻2022-10-15

湖北英山：把好“数字 档案”质量关 扎实推进干部人事档案数字化工作

2022年以来，英山县积极探索“数字+档案”管理服务新模式，始终坚持从严管档、精准建档、智慧用档，扎实推进干部人事档案管理规范化、科学化、信息化建设。截至今年6月份，已全面实现县管干部人事档案数字化。

从严管档全力织密“安全网”

按照干部人事档案信息化建设要求，制定工作实施方案，成立领导小组，形成“部长统筹全局抓推进、分管领导具体跟进抓落实、管档人员量化任务抓成效”的责任分工体系。进一步完善干部人事档案安全保密制度，经常性开展档案业务培训，组织学习《干部人事档案工作条例》等档案管理相关文件，明确工作职责、岗位职责和工作纪律。严格执行档案数字化项目建设程序要求，对硬件配置、工作流程、工作质量、完成时限做出具体要求。与业务人员签订《保密承诺书》，增强工作人员保密意识、安全意识和责任意识，安排专人负责全程做好档案出入库交接登记。在数字化采集工作室、档案库房、整理室安装监控摄像头，全天候无间断拍摄记录，防止在档案分类整理、查缺补漏、扫描处理等环节发生丢失、损坏现象，严格控制现场处理档案数量，减少扫描室积压卷案，为干部人事档案数字化建设织密“安全网”，严而又严管档，切实提高档案数字化建设“安全度”。

精准建档 时刻把好“质量关”

将干部人事档案数字化建设同档案专项审核“回头看”工作有机结合，开展二次清理核查，以“三龄两历一身份”为重点，对科级干部、职级公务员、部管事业干部的档案信息，采取“逐项校对、逐页核查、逐卷清理”的办法，仔细鉴别重要原始材料是否完整规范、是否涂改造假，学习经历、工作经历等个人信息是否真实准确。对缺失的材料进行逐条比对、逐项补充、逐人登记，并安排专人负责收集，对补充收集的18600余份材料认真审核、仔细甄别，确保纳入数字化的档案材料齐全、内容真实、分类规范、编排有序、录入准确。不断完善干部人事档案数字化建设成果运用机制，压茬推进档案整理编码、信息录入、图像扫描、原版处理、高清制作、裱糊装订等工作环节，完成29万多页档案材料数字化制作，对1320卷制作完成的数字档案进行复核，确保每一卷干部人事数字化档案图片清晰、资料齐全、信息准确。

智慧用档 切实提升“使用感”

不断巩固完善档案数字化建设的同时，探索更加科学规范、快速便捷的查档用档制度，及时启用数字化档案在线查询等功能，在简便操作流程的同时严格把关，不断提升档案管理水平和查档用档效率。在数字化建档工作完成后，向数据化分析方向发力，充分发挥数字化档案对干部精准识别的辅助作用，为强化领导班子和干部队伍建设提供内容丰富、信息准确、分析全面的参考数据，实现干部人事档案职能从保管服务型到主动服务型的转变。

中国发展网2022-09-30

实现现代数字化技术改造，切实提高人事档案工作质量和效率

通过人事档案管理，企业能够更好地了解员工的过去、分析员工的现在、预见员工的未来。数字化建设作为加强施工企业人事档案管理日常工作的一个重要内容，能为分（子）公司及项目部员工提供更为全面、优质、便捷的服务，是实现现代数字化技术改造传统档案管理模式，切实提高提升人事档案工作质量和效率的重要途径。

一、人事档案数字化内涵

1.数字化建设目的

通过数字化工作实施，促进施工企业人事档案管理提升，达到进一步提高组织人事工作质量、更好服务企业人才建设需要的目的。

2.数字化建设过程

人事档案数字化是借助一定的信息化手段，将纸质档案转化为可存储的电子材料，并借助管理系统实现方便快捷的人员信息查询及管理过程操作与记录，从而达到人事档案全过程管理的目的。

3.数字化建设作用

人事档案数字化工作基于准确、完整的纸质档案，并通过一定的技术手段在档案管理系统内快速准确地实现员工信息查询及统计分析等工作。数字档案保证了人事档案管理工作的时效性、保密性和准确性，为人事管理工作、干部管理决策提供更加可信、全方位的信息数据。

二、人事档案数字化实施过程

1.提升人事档案数字化管理意识

企业组织人事管理工作中，人事档案管理处于边缘位置，容易被忽略，并且施工类企业更倾向于对项目一线的管理，档案管理方面更看重施工过程中形成的项目管理档案。长此以往，人事档案管理工作较为被动，企业缺乏对人事档案工作的重视以及对数字化建设的认识。人事档案数字化需要资金及人员的投入，企业领导的支持及意识提升，这些都是数字化工作顺利开展的前提。

2.开展档案材料核补及专项审核工作

人事档案数字化过程是对纸质档案完整性、规范性进行再度复核整理的过程。数字化制作之前，纸质档案原件必须进行相应的整理、审核，使之成为完整规范的合格档案。施工企业因人员较为分散，工作经历变动较为频繁，在材料补充时存在一定的困难性和复杂性，需要耗费大量的时间和人员进行汇总梳理。为确保数字化质量，需合理统筹时间及人员，确保纸质载体真实、完整、有效。

3.制定切实可行的数字化方案

数字化实施方案是数字化工作的核心，合理有效的方案是确保企业数字化工作质量和水平的重要途径。数字化方案中应包括数字化对象、数字化范围、数字化目标、工作步骤、工作计划、常态化管理、职能分工、资金预算等多方面内容。数字化方案要统筹考虑施工企业工程局及分（子）公司档案管理模式，综合考虑代管单位及独立保管单位情况，分步实施。

4.选择安全可靠的外包服务

单位数字化实施过程中，一般初次加工扫描量较大。档案管理人员初次接触数字化工作，对计算机操作及加工标准一知半解，且施工企业档案管理人员有限。当管档人员无法达到信息化技术处理要求时，需要借助外包服务开展数字化工作。在进行外包队伍管理时，要分工明确、责任到人、优选企业、细化方案，压实管理责任，加强沟通协调。数字化工作实施前要与外包服务单位签订加工合同和保密协议，对加工人员进行建档登记和安全教育；数字化过程中，要设置单独场所、严格技术标准要求；数字化结束后，要强化检查验收、构筑安全屏障、做好数据备份工作。

外包服务团队的选择对企业档案数字化数据质量有着至关重要的影响，选择外包服务团队时要考虑以下5个方面：①外包企业的资质条件、技术力量、人员素质等直接关系到数字化加工的进度、质量和档案信息的安全。②数字化加工是一项流水作业工作，经手人员较多，处理量大，加工期长，任何一个环节的疏漏都可能威胁到档案的实体安全。③数字化过程是将纸质档案转化为数据信息的过程，对人事档案整理细则把握不准，会导致数据质量存在风险。④数字化档案是通过一定的存储介质进行保存，一旦存储介质损坏会造成数据丢失，导致信息安全风险。⑤外包的企业以追求利润为目的，在操作过程中存在重视时间效率，忽略质量的情况，加工团队多是临时组建或是雇佣的临时人员，缺乏自我管控，责任心欠缺，从而导致数字档案质量大打折扣。

5.建立全面完整的二级企业档案数据库

施工企业中，二级单位总部需统筹全局组织人事管理工作，特别是对各分（子）公司管理人员考核、考察。近年来，各单位对考察的方式方法进行了改进，在选拔任用方面推行了一系列重大改革举措，特别是提出了“凡提四必”的要求。档案的真实性直接影响了企业对干部情况的了解。数字化档案通过安全加密技术有效保护了档案信息，提高了施工企业人事档案基础管理工作水平。初次数字化完成以后，二级企业总部可在人事档案数字系统内建立子（分）公司组织机构并补充数据。日常管理中，定期对分（子）公司档案数字信息进行更新，确保对各分（子）公司的监督与指导。

6.数字化人才队伍培养

做好人事档案数字化管理工作，人事档案管理队伍至关重要，企业日常管理过程中收集的材料需要人事档案工作人员进行数字化操作。数字化建设要求人事档案管理人员除了掌握相关专业知识外，还需要具有一定的动手能力和系统操作能力。从目前情况来看，很多单位档案管理人员更倾向于纸质档案业务方面的管理，对信息化技术方面探索能力较为欠缺。为确保数字化管理工作的正常开展，企业要创新人事档案工作人员管理思路，培养一批兼具档案专业知识与信息化技术的人才服务于数字化工作。

三、人事档案数字化的意义和作用

1.提供了创新性的管理模式，有助于提高人事档案工作效率

通过人事档案数字化，逐步建立数字档案信息库，对档案信息进行综合分析和深度挖掘，减少了管理过程中重复、复杂的步骤和程序，提高了工作效率。

2.提供了灵活便捷的数字档案信息，有助于提高人事档案管理水平

通过数字档案，工作人员能方便灵活地进行计算机调阅，有利于档案在人才选拔任用工作中发挥重要作用。人事档案数字化使档案管理人员从耗时耗力的重复性工作中解脱出来，确保投入更多的精力和时间用于提高档案管理的质量和现代化程度上来。

3.提供了更为安全可用的档案信息，有助于提高人事档案管理质量

人事档案关系到员工各项切身利益，档案管理质量至关重要。除了档案管理人员自身提升思想政治素质外，借助一些科学化的手段保护档案信息安全，可切实提高档案管理质量。采用数字化管理后的人事档案，有效杜绝了对纸质档案内信息随意更改的情况出现，特别是关键的“三龄两历”信息，提高了人事档案的可用性。

4.数字档案提供了日常管理新思路，有助于提高对纸质档案的防护

由于纸张及笔墨的性质，纸质档案存在字迹模糊的风险。日常管理中，档案利用量大，存在纸质档案受损风险。纸质档案对档案管理人员素质水平要求较高，需要工作人员及查询人员有强烈的责任心以避免材料混淆、撤换、涂改、伪造、遗失等问题。通过数字档案信息的处理、加密、保护等工作，确保了档案保存的持久性和数据安全性，有效避免了纸质档案可能存在的风险。

结语

由于历史原因，施工企业人员档案信息不全面、不完整、不准确等问题已严重影响到人事档案的利用价值。通过人事档案数字化，形成人事档案信息资源库，能更好地服务于施工企业组织人事工作。

三万财经2022-10-04

丹寨县档案馆严把“三关” 推进档案数字化建设

为确保档案数字化建设高质高效推进，贵州省丹寨县档案馆严把“三关”，加快实现“存量数字化、增量电子化、利用网络化”工作目标。

一是严把保密关，确保从严管档。与外包公司签订档案数字化技术服务合同，专章约定保密条款，明确规定对泄密公司及相关人员进行追责和索赔，同时与参加档案数字化工作的人员签订保密承诺书。对所有档案材料、电脑、打印机、服务器等设备的交接登记造册，做到留痕管理。

二是严把施工关，确保规范建档。通过公开招标，选择信用度高、口碑好、经验丰富的并在黔东南州档案局公布的“黔东南州档案中介服务机构备案登记动态调整公示名单”公司作为档案数字化技术工程的“施工队”。在建设过程中，严格按照《档案数字化规范化标准》开展工作，紧盯整理、录入、扫描、图像处理、装订等重点环节，确保电子档案的清晰无误和规范完整。邀请黔东南州档案馆技术专家进行监督指导，对发现的问题及时督促整改。

三是严把验收关，确保合格交档。先由外包公司成立自检小组，先行对数字化档案开展自查自检，并提供自检报告。再由县档案馆相关工作人员组成验收小组，进行“双随机”抽检，合格率达100%的，最后由县档案馆组成复检小组，对移交至档案馆的文书档案进行全面复检，确保移交进馆的档案合格。

天眼新闻2022-09-08

河南省档案馆 档案数字化建设成效显著

今年以来，河南省档案馆以创建全国示范数字档案馆为牵引，把档案数字化建设作为重点任务抓紧抓实，纸质档案数字化加工进度不断加快，档案数字化成果质量持续提升，馆藏档案数字化建设进展迅速、成效显著。截至目前，省档案馆已完成本年度文书档案144个全宗、15余万卷（件）、610余万页的加工任务，馆藏纸质档案数字化比例接近75%，图片、声像档案数字化率实现100%，预计年底馆藏数字化比例将突破91%。

河南省档案馆全面贯彻去年全省数字档案馆建设现场会要求，按照省委有关领导批示，确立了今年年内完成900万页纸质档案数字化加工和馆藏档案数字化率跃升30个百分点的目标任务。为此，省档案馆在去年284万元数字化加工经费基础上，年初再增加投入经费261万元，通过公开招标选定两家优质外包企业和一家质检企业同时入驻，并为外包企业配备两处近500平方米的数字化加工场所，为圆满完成年度数字化加工任务创造了良好条件。特别是第三季度以来，面对河南汛情、疫情的严峻形势，省档案馆在汛情自救和做好疫情防控的基础上，全力帮助外包企业复工复产，企业从接到复工通知到全员开工时间均短于2天。

为高质量完成馆藏档案数字化工作，河南省档案馆执行数字化工作双人值班制度，由电子档案处采取“一人对一企”措施，严格按照《档案著录规则》和《纸质档案数字化规范》开展工作，注重提高档案著录质量，对出入库档案实行登记、清点、核查，对扫描文档进行实时校验，确保数字化加工过程质效双升和安全有序。同时，省档案馆坚持档案数字化工作与档案修复工作同步，将破损档案第一时间移交科研技术处进行抢救修复，待受损档案恢复或接近原有特征后再进行数字化，确保每一件档案都能得到有效保护。

中国档案报时间2022-09-28

江苏全面推进双重预防数字化建设，强化落实危化企业主体责任

近日，江苏省安委办印发《危险化学品生产储存企业落实安全生产主体责任十二条重点措施》，要求企业全面推进企业二级安全生产标准化创建达标工作；强化双重预防机制建设，持续开展安全风险分级管控和隐患排查治理数字化建设，对涉及“两重点一重大”的生产装置或储存装置，操作人员每小时巡检1次，对其他生产装置，操作人员每2小时巡检1次。

重点化工（危化品）企业应完成全流程自动化建设应用，全面提高企业本质安全水平。要强化危险作业安全管理，制定特殊作业安全管理制度，安排专人进行现场安全管理，监督作业人员严格按照操作规程进行操作。要制定并严格执行“动火作业必须现场确认安全措施、高处作业必须正确系挂安全带”等保命条款。

在责任落实方面，要求强化企业主要负责人责任落实，企业主要负责人每季度至少组织一次安全生产全面检查，召开一次安全生产专题会议。要强化全员安全生产责任制落实，建立全员安全生产责任制监督、考核、奖惩制度，激发全员参与安全生产的主动性。要求各地督促危化品生产储存企业强化责任落实、基础管理、本质安全、安全培训、应急救援等工作，从源头上预防和减少各类生产安全事故。

迈道科技“双重预防体系建设”解决方案，以落实责任目标为导向，以标准化要素管理为依托，抓住风险管控和隐患排查治理这条业务主线，与生产运营对接，动态管控安全风险和隐患排查治理，精准解决风险分级管控和隐患排查治理制度落地、安全生产风险实时监控和科学化决策等难题，实现覆盖公司、基层单位，覆盖安全生产、综合监管的全面闭环、流程化和一体化信息化平台。有效推进安全管理工作信息化、数字化、动态化，实现企业安全管理的革命性突破。

解决方案紧跟国家政策，紧扣化工企业安全生产的难点、痛点、堵点，建设集重大危险源监控、安全生产双重预防、人员在岗在位、违规行为智能识别和企业生产全要素管理等于一体的智能化管控平台，实现排查任务精准推送、隐患数据实时上传、异常情况及时预警等基本功能，实现线下风险预警信息和隐患排查数据的线上数字化，迭代原有巡检系统，确保数据规范互通。二级标准化企业及有条件的重大危险源企业要融合人员定位、视频智能监控、特殊作业许可与作业过程管理等场景功能，提高双重预防机制数字化建设运行效果。

双重预防机制数字化建设，是《全国危险化学品安全风险集中治理方案》中明确的一项重要任务，也是一项事关危险化学品企业安全风险管控的基础性工作。当前，加强安全管理的智慧转型，快速响应“工业互联网+危化安全生产”的时代号召，无论是从政策方面还是发展方面，双重预防机制数字化建设都已然成为安全刚需。

危化企业双重预防智能管控数字化系统，通过物联网、三维建模等技术应用， 将感知层数据加载在“一中心、一张图”上，随时随地掌握安全态势；以风险分级管控与隐患排查治理两道防线为核心，围绕“人、机、物、环、管”等五种风险因素的管控流程，完成全面信息化，推进部分领域智能化预警，应急处置结构化，帮助企业关键设备实现“无人值守”，精准预测，助力“无人油库”的目标实现。

2、分级管控 “动态调整”

电子化三维智能风险分级四色分布图，三级动态展现风险管控结果，安全隐患实时提醒，风险管控状况及时预警，隐患排查治理闭环管理。

将监管对象按照重大风险、较大风险、一般风险和低风险划分为四个等级，针对不同等级的风险采取不同的管控措施，同时也可结合信息系统采集的实时风险参数和隐患排查治理参数进行分级管控的动态化管理。

3、隐患信息 “智能诊断”

依据企业风险辨识结果、隐患排查整改情况等动态要素，结合企业规模、企业标准化建设水平等静态指标，构建企业、重点区域的安全生产风险指数模型，将安全风险通过内置于系统的模型指数进行展现，实现企业重点区域风险的智能化诊断。

4、安全智能化管控

传统的安全管理以安全教育和安全人员现场巡察为主，但是安全监察人员有限，不可能24小时不间断监控，安全管理频度及细度存在提升的空间。尤其是在大修期间，外委队伍较多且人员复杂，如何有效分析判定存在安全风险的人员并进行重点监控和布防，传统的管理模式很难实现。

本系统将危化企业划分为不同作业区域，并按照风险等级进行智能推荐，管理人员通过本系统可快速了解现场作业及人员分布情况：哪个区域外委人员较多、哪个区域有高风险作业、哪个区域有新开作业、哪个区域有违章作业（无票停留、作业位置不匹配、关键人不在场）等一目了然，做到安全管理有的放矢。

通过实时监控人员无票停留超时、作业位置不匹配、关键人（监护人和负责人）不在场等违规作业情况，并分析重点关注区域实时推送相关管理人员。

5、预警推送，报警提醒 “智能化，多样化”

建立消息分级预警推送机制，针对不同级别的报警内容进行实时推送至不同等级的责任人，第一时间进行处理，而且支持手机APP、短信、微信公众号等多种消息推送方式，从而实现警情第一时间多个形式的推送。

6、数字档案标准化、信息化

基于大数据挖掘和数字化档案技术，实现从重复填报向减负增效、数字档案转变。

基于大数据的自动化挖掘分析技术，实现安全生产管理问题的精准分析和精确定位，支撑管理决策的可视化分级管理；基于数字化档案技术，实现现场管理与过程流程和过程档案、管理报告的同步自动生成，既能为现场管理提供便捷性，又能为一线管理者减轻工作负担，真正实现通过信息化赋能减负。

7、多端互通

电脑WEB端和移动APP端双端互通，只需利用手机、电脑等常见设备，即可通过互联网访问到专属于企业的安全管控系统，轻量化操作，智能化使用。

迈道科技针对危化行业专门推出的“危化企业安全生产智能管控数字化平台”，是基于危化行业安全监管政策要求和企业安全生产双重预防机制数字化建设需求，借助物联网、云计算、数字孪生和大数据等技术，为企业安全管理快速感知、实时监测、超前预警、联动处置、系统评估等提供数智化应用与内容服务，实现企业现场重大危险源、设备设施、人员定位、智能巡检、高风险作业等管控的可视化、信息化、数字化、和智能化。

迈道科技严格按照应急管理部有关政策文件要求，借鉴应急部的系统建设标准，并以最近发布的双重预防机制数字化建设政策要求为目标，凭借自身专业的技术优势，参照《“工业互联网+危化安全生产”试点建设方案》有关内容推出的“危化企业三维智能安全管控数字化”平台。采用云原生架构，分布式云部署，微场景服务，私有化运营，一体化管理，实现系统的弹性部署、快速部署、快速上线。 确保企业双重预防系统的建设和改造在政策要求的时间内保质保量完成，并达到相关建设要求。

迈道科技2022-10-01

宁波档案数字化搭起“便民桥”

每个人都在创造档案，也会在生活和工作中用到档案。

近年来，随着人事档案规范化管理的推进，越来越多的人选择通过网络这一便捷的形式进行档案查阅申请，以此来补全个人人事档案内缺失的材料。仅今年上半年，市档案馆窗口就受理了来自衢州、温州等地的申请人通过“浙江档案服务网”提交的百余次查档申请。

民生档案利用需求往往在时间上比较迫切，利用者通常抱着“跑一次”乃至“跑零次”的想法解决问题。为了提高查档“命中率”，我市档案部门加快馆藏档案数字化进程，建立了涵盖全部馆藏的目录数据库，并不断规范条目的科学性。“比如任免通知，我们在建立这一条目时，会将通知中提到的人名全部输入，这样检索就更为精准。”市档案馆相关负责人说。

目前，全市11家综合档案馆已100%建成国家高水平数字档案馆。为档案利用者提供快速准确的服务，我市档案部门充分利用档案数字化成果，在确保档案实体安全和信息安全的基础上，不断推出新的查档方式，如电话查档、微信查档、邮件查档等，跨馆出证，以适应社会的信息化进程。

不仅如此，为贯彻落实“无证件（证明）办事之城”改革举措，市档案馆开通了电子证明共享核查平台。市民沈先生匆忙间忘带了身份证，按照以往，因无法核实身份，很大可能就是“空跑”了。自启用了“无证明查档”后，这一窘境破解了。

在征得沈先生的同意后，市档案馆窗口工作人员登录电子证明服务系统，选择人脸识别，输入沈先生的姓名及身份证号，拍下沈先生无遮挡正脸照片，点击提交验证，等待了2秒，验证通过。沈先生用电子身份证明顺利查阅开放档案。

近些年，每年前往我市各档案馆查阅档案资料的有5万余人次，档案馆民生档案利用率一直呈现走高态势。从利用情况看，除用于编史修志、学术研究，为各部门工作作参考外，占据最大比重的是为落实政策、享受福利待遇和生活补助等提供档案证明。

宁波日报2022-10-22