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比朋档案馆之数字档案馆与传统档案馆协同促发展

（一）传统档案馆力有不逮

档案馆，顾名思义，就是收集和保管档案的地方。众所周知，传统的档案馆一般是将纸质档案通过人工存放在特定库房内保存与管理。除了存储，当相关人员有所需求之时，需要将其从特定库房中查找调用，由于纸质档案容易被磨损破坏的特质，且原文件仅一份，使得传统档案馆对其管理难度大大增加，较难保障相关数据信息的完整性。

（二）数字档案馆存在意义

随着科学技术不断进步，传统档案馆的难题有了新的解决方案——数字档案馆，它的最大优势就是解决了传统档案馆的保存难、查询难，并且相较于传统档案馆，数字档案馆可通过网络技术实现资源共享，实现网络信息化管理，使得档案馆去实向虚，符合现代化数字中国的发展道路。

（三）传统与变革齐头并进，传统、数字档案馆协同促发展

同时，数字档案馆与传统档案馆既不同又密切相关，互为补充、相互依存。不可否认的是，传统档案馆作为一种社会文化设施具有一定的积极意义。此外，现阶段数字档案馆与传统档案馆更需要紧密联系、相互依存，从档案信息资源建设的角度看，传统档案馆的原始纸质档案是数字档案馆的重要来源。传统档案馆中保存的档案通过数字化处理进入数字档案信息资源库，成为数字档案基础资源中最基础、最重要的核心组成部分。同时，数字档案的系统建设也能促进、引导传统档案科学地、更进一步地丰富馆藏，有利于传统档案馆收集重要散存档案和其他专门专类档案信息。

厦门比朋科技股份2022-09-16

智慧档案馆档案数字化系统——让纸质档案“乘风破浪”

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。近年来，数字化、信息化的不断发展，档案资料的信息化程度越来越高，各企事业亟需现代化、科学化的数字化档案管理系统，对传统的档案管理进行全方位的升级。智慧档案馆的“智慧”不仅在于对纸质档案的全流程管理，而且在于其拥有一套完整、科学、严谨且高效的档案数字化系统。下文将为大家讲解智慧档案馆档案数字化系统。

一、档案数字化是什么？

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。在智慧档案馆中，档案数字化系统把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

二、智慧档案馆档案数字化系统有何优势？

档案数字化是指通过计算机内存，磁盘以及光盘等材料作为档案的文字载体，利用高速扫描仪、高拍仪等设备将纸质的档案保存成为电子文书、信件以及报表或图纸等的方式。传统档案转成电子档案之后就可以通过在不同存储介质上复制的方式来极大地提高档案的调用效率，可以使档案使用者可以随时随地对需要的档案信息进行快速地查阅。总体而言，智慧档案馆的档案数字化系统的优势有以下几点：

（一）以往档案使用者只能借助纸质载体来阅读档案，在智慧档案馆中，数字化档案的查阅不依赖于纸质介质，用户可借助办公设备轻松便捷的对档案资料进行阅读和利用；

（二）传统档案管理模式一直以增加办公人员和办公费用为解决档案不断增加这一难题的手段，致使档案管理成本上涨。然而，智慧档案馆中的档案数字化系统使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；

（三）档案资源的传递速率和共享性极大地提高，数字化档案可以通过计算机、硬盘等存储介质进行资料传递和共享，较纸质而言更加快捷方便；

（四）智慧档案馆的档案数字化系统打破了时空的限制，有效地避免时间和距离对资源共享的限制；

（五）智慧档案馆档案数字化系统可提供详细、即时的数据信息，为档案使用者和工作者决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

（六）对电子档案进行保存时，只需要保证档案管理系统的稳定性和安全性，比纸质档案对保存环境的要求明显降低；

（七）纸质档案一般年代久远，将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

智慧档案馆档案数字化系统建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。

花都智慧档案库房2022-10-27

衢州市档案馆让数字档案增亮基层共富的“底色”

近年来，衢州市档案馆认真贯彻落实省委、市委数字化改革决策部署，切实承担起引领全市档案工作数字化改革的重要职责。推动档案工作业务流程再造和系统性重塑，充分发挥档案数字化改革对基层治理的撬动作用，让数字档案增亮基层共富的“底色”。

突出“衢州基层治理经验”主题，齐心携力办展。今年省两会期间，全省数字化改革成果展在浙江省档案馆正式开展。衢州市委改革办（市数改办）、衢州市档案馆以基层治理现代化的“衢州经验”为主题，通过视频介绍+系统演示+全息投影的形式，多维度、立体式、全方位展示了衢州市数字化改革一年多来所取得的丰硕成果，吸引了来自省级机关各部门、各地市共114批次9000余人前来观摩和点赞。衢州市档案馆主要领导牵头抓总、分管领导具体推进，及时制定布展工作任务清单43项，对照时间节点，把各项任务细化到周、到天、到人，挂图作战、跑表计时。经过27天14轮次的修改完善，顺利完成展厅布展总体方案设计，得到省数改办、省档案馆领导充分认可。

围绕“数字化改革”中心，“三强化”推进工作。强化组织领导，协同局馆发力，成立档案工作数字化改革领导小组。强化项目推进，完成数字档案馆（室）、衢州档案网、“最多跑一次”事项电子化归档等四大档案软件系统国产化适配，2022年初建成区域数字档案管理一体化平台；强化场景谋划，以“智慧档案系统、AI训练和开放审核、电子出证应用”为小切口子场景，谋划“档案数据共享服务中心”应用。

紧扣“转型成果应用”，发挥红色档案价值。紧扣“场景化”应用，推动档案服务向村社延伸，探索“一网查档、网上查档、现场出证”查档模式，让档案数字化转型成果惠及更多的百姓，充分发挥档案工作服务农村基层社会治理的作用。突出红色档案挖掘整理和保护利用工作，运用数字技术实行档案多维归类，加强红色档案抢救保护工作；加强红色档案价值挖掘，运用现代传媒技术，讲好中国故事、浙江故事、衢州故事，为弘扬伟大建党精神、守好红色根脉提供鲜活教材；扎实做好疫情防控和市第八次党代会档案归集工作，用数字档案记录和见证衢州人民取得疫情防控重大战略成果、实现共富的伟大成就。

浙江在线2022-08-18

上海城市发展集团借力泛微文书定，实现标准化、数字化的档案管理

客户简介：

上海城市发展集团有限公司创立于2000年，是一家专注于房地产二级市场，投资、并购、改造和运营的独角兽公司。

随着企业业务和人员规模扩大，企业的档案数量也在不断增多，上海城市发展集团对档案管理提出了新要求：

统一收集各业务部门和分子公司的档案，形成档案的全生命周期的管理模式；

打通档案之间的数据孤岛，实现数据互通，并且能够有效利用档案资源；

安全保管纸质档案，避免纸质档案遗漏、缺失的风险；

集团总部对在库档案形成有效监管，高效调取文件；

……

此次项目，泛微紧密围绕上海城市发展集团整体的信息化规划开展档案数字化工作，协助上海城市发展集团搭建数字化档案管理系统：

以泛微OA作为统一入口，整理相关流程，自动归档。

覆盖行政类、资产管理类、工程类、仪器设备类、会计档案类、人事类、客户档案类、实物档案类、电子档案类等9个门类下分32个分类等。

解决档案管理现状痛点，实现档案标准化、智能化管理，提升人员工作效率。

（应用架构）

上海城市发展集团全过程档案管理系统特色

一、建立档案管理门户，一站式档案管理

丰富门户展示内容，一站式展现流程中心、档案统计、要闻公告、档案管理制度等内容，一个入口处理档案相关业务，满足企业各岗位的档案管理、借阅、查询等需求。

二、档案全生命周期管理

泛微协助上海城市发展集团实现从档案接收、著录项整理归档到档案管理装盒、上下架，再到档案利用借阅、开放鉴定、销毁清册全生命周期管理。

1、档案接收

通过配置OA流程，自动归档档案到接收库；同时与业务系统集成，自动归档合同数据。

（档案接收）

所有档案，档案管理员均可通过新建档案接收或批量挂接上传至档案系统，完成著录项填写后归档至档案库。审批完成后进行实体移交和档案上架，档案正式生效。

2、档案整理

规范化档案录入，业务相关的档案信息著录项定制，历史流程内容自动归档。

3、档案整编

泛微协助上海城市发展集团实现档案归档、上架、装盒规范化。

依据国家档案分类标准，制定了上海城市发展集团档案分类的标准以及各类档案的整理方式，并且规范化建立档号规则。

结合上海城市发展集团实际情况，定制不同档案分类的元数据。

4、档案查询

通过系统能够快速定位所需内容，提高档案利用率。

（档案查询）

5、档案借阅

泛微协助上海城市发展集团，实现在库档案借阅，借阅审批，出入库管理全过程数字化管理，确保档案借阅有记录、可追踪。

6、档案销毁

通过在系统设置档案保管期限，档案到期系统自动提示，可审批销毁清册。

7、档案盘点

档案盘点审批，形成盘点记录，提升效率，减少人工盘点劳动率。

8、库房管理

为了确保对实体档案进行规范化管理，泛微协助上海城市发展集团统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便进行流程化管理和操作记录。

三、智能化档案数据统计报表

泛微通过对档案管理数据进行统计，形象化展示档案全宗数、分类数、库房数、在库文件数等关键数据统计；

图形化展示全宗分类使用情况，档案分类装盒情况，各档案分类在库文件数，库房上架情况。

价值总结

泛微文书定通过文件、档案流转过程中的管控，协助上海城市发展集团建立安全合规、不易流失、确保档案完整性的数字化档案管理平台，从而建立完整、规范、持续更新的知识体系：

建立规范的文件体系：资料使用、协作体系规范；

业务过程有支撑：确保文件内容完整，安全体系规范；

提升归档过程自动化：利用数字化工具，简化档案整理上架的人工劳动量；

档案利用更便捷：业务部门线上审核数据，实物档案接收规范管控。

上海泛微网络科技股份有限公司2022-08-16

建宁县档案馆积极推进档案数字化工作

为提高档案管理水平，加快推进档案数字化建设，建宁县档案馆高度重视档案数字化建设工作，狠抓部署落实，全力保障档案数字化建设工作的顺利开展。

一是高度重视，认真谋划。县档案馆加大档案数字化工作力度，将档案数字化纳入规划，列入计划，加强与相关部门的沟通协调，做好数字化建设协同工作，为档案信息化建设提供良好外部环境。拟定档案数字化工作计划，明确责任分工、工作进度，保证档案数字化建设的规范化、标准化和制度化，为全面开展档案数字化工作打下坚实的基础。

二是加大资金投入，完善档案管理软硬件设施。为了档案的规范化管理，创造必要的物质条件，县档案馆将档案数字化建设所需办公经费纳入年度经费预算范围，积极克服经费短缺的困难，争取资金购置扫描、杀毒等设备，安排专门的档案数字化场所，配备专人充实到数字化建设队伍中，并完善馆藏档案管理平台，优化系统性能，提高系统支撑能力。

三是统筹兼顾，加大推进档案数字化建设力度。在数字化项目实施过程中，全面掌握档案数字化工作底数和实施进度，按照档案数字化工作的相关要求，细化工作措施和操作流程，自我加压加力，加大工作力度，提升工作质效，确保月有进度，季有成效，有计划、分步骤地全面推进档案数字化工作。

四是内部负责和外包相结合，确保工作保质保量完成。县档案馆不断加强对第三方公司工作人员的管理，对相关工作人员进行档案信息保密和安全教育，强调纪律要求、技术规范并签订保密协议，定期举办数字化加工技术培训，提高档案数字化人员的技能水平，同时联系外包单位、监理公司，认真做好考察与对接工作，共同组成专业化队伍，加快档案数字化工作进程。

福建省建宁县档案馆2022-10-19

干部人事档案数字化大势所趋

干部人事档案数字化与传统纸质档案相比较，数字化档案具有更安全、更高效、更智能、更精准等特性，给干部人事档案管理工作带来了诸多便捷，是信息化时代档案工作中的一次创新。

档案数字化让档案管理安全可靠。干部人事档案是对干部个人经历、活动、表现等的记载，是全面地了解识别干部和正确选用干部的基础，其管档安全的重要性不言而喻。相比纸质档案，数字化档案形成的电子版本，可以对其进行权限管理和加密操作，有效防止人为篡改档案信息，避免档案造假；电子档案具有备份功能，可以实现线上线下双重备份，有效消除如地震、火灾、水灾等不可抗力带来的损毁，鼠、蚁、虫、蛇等带来的破坏，长时间存放引起的纸张泛黄、霉变、字迹模糊等自然现象以及转递档案中发生的“丢件”等隐患；日常大量使用电子档案操作，能有效减少纸质档案翻阅时造成的人为损坏，利于长期保存。

档案数字化让档案工作提质增效。干部人事档案为干部提拔、晋升、退休、办理相关业务时提供重要参考依据和相关凭证，但在使用纸质档案时往往会因档案异地、比对不全、信息提取不精准、复印繁琐等因素直接影响工作效率。数字化档案的出现打破异地档案信息不通的壁垒，通过建立电子档案共享平台实现档案远程查借阅，既节省了借还档案的时间，又规避了档案遗失的风险；人工翻阅纸质档案核对信息既费时费力又容易出现信息核对不全、不准，数字化档案通过软件对材料模糊褪色部分进行优化图像处理，使其达到更好的辨识效果，提高比对信息的准确性，缩短了大量比对时间；为单位提供干部原始档案资料、数据时可采用电子数据打印的方式，替代从原始档案资料中复印的方式，节约了大量的时间，大大提高了工作效率。

档案数字化让档案发展未来可期。随着大数据时代的到来，档案信息化正在以乘风破浪之势勃然兴起且发展前景不可限量。从档案数据资源本身出发，研发系统动态更新、管理功能，完善档案数据的逻辑性错误提示与自动纠错机制，实现智能化审核认定；研发数字化档案信息系统与人社、教体科、卫健、编办等多单位联动，采取资源共享、数据互联互通、信息互证的档案查询方式，实现档案数据大分析、大决策，进而更加便捷地为选人用人决策提供详细、及时、准确的数据信息，实现由被动提供服务向主动匹配服务、保管型向主动服务驱动型方向的转变。

中国网2022-10-31

漳州将建福建省首个数字档案馆 市民可网络查询

昨日是国际档案日，漳州市档案局在漳州市区中山公园，举办“6·9国际档案日”暨“百万市民看漳州”档案展览活动。

悬挂宣传条幅、LED电子屏幕滚动播放宣传标语、发送手机短信、分发资料、档案展览、上街为群众提供咨询等，市档案局开展了形式多样的宣传。

海都记者从漳州市档案馆了解到，今年，漳州市档案馆将建设全省第一个、全国首批“全国示范数字档案馆”，并争取建一个声光电展厅。据悉，数字档案馆建成后，市民若要查询档案，不需再到档案馆，通过网络即可查询相关内容。

目前，漳州市档案馆馆藏档案，年代最早的是清光绪年间档案资料，民国档案540多卷，档案资料历史跨度近130年，馆藏档案数字化达100%，居全国先进水平。

去年，漳州市档案馆布置四个主题展厅，分别是与福建省档案馆合办的“百年跨国两地书”福建侨批档案展、“田园都市 文化名城”漳州城市记忆展、与中国档案馆合办的中国档案珍品展览、与漳州市外侨办合办的漳州外事礼品展。在这四个展厅，可以看到全国20多个展馆的镇馆之宝，了解漳州城市的变迁，侨批的产生、运营、价值等知识，见证漳州对外开放的历程。

这四个展厅，平时都对外开放，在上班时间，市民可以随时进入参观。团体参观，还可提前预约，漳州市档案馆将提供讲解。

据福建省档案馆不完全统计，人的一生中，可能会碰到85种的证书。还在娘胎里，就需要准生证；出生要有出生证；上学要有学生证；找工作，还要有很多资格证，直到生命尽头，还得有个死亡证。

漳州市档案馆工作人员昨也介绍，记录你我一生的档案很多，形式多样，证书就是最为重要的一部分。那么，这么多证书，现在的你拿到几种了？

家庭婚姻类证书：准生证、初婚初育证、婚检证、妊娠诊断证、出生证、独生子女证、预防接种证、健康证、结婚证、离婚证、单身证明、生存证明、死亡证明、火化证、安葬证……

身份类证书：户口本、身份证、三侨生证明、军人证、退伍证、团员证、党员证、代表证、选民证、无犯罪证明、留学回国人员证明、残疾证、退休证、离休证、老人证……

学习工作类证书：学生证、毕业证、结业证、英语四六级证、国家计算机等级考试证书、贷款证明、在读证明、借书证、报到证、汽车驾驶证、聘请书、上岗证、职业资格证、工作证、执业资格证、从业资格证、社保证、下岗证、失业证、离职证明、荣誉证书……

迁徙、旅行类证书：护照、港澳通行证、大陆居民往来台湾通行证、边境证、外出务工证、居住证、暂住证、通行证……

财产类证书：收入证明、贫困证明、房产证和土地证、房屋他项权证、土地使用权证、宅基地证、行驶证、营运证、营业执照、经营许可证、税务登记证、卫生许可证、消防许可证……

其他类证书：会员证、献血证、宠物证、气象证明、游泳证、保险证、成人证书……

闽南网2022-06-10

“双示范、走在前”——杭州市档案馆数字档案室顺利通过“全国示范数字档案室”评价

2022年8月26日，国家档案局组织专家对杭州市档案馆数字档案室建设进行了现场评价。经专家打分评议，国家档案局审核批准，日前，国家档案局下文认定杭州市档案馆数字档案室为全国示范数字档案室。继成功创建全国示范数字档案馆之后，杭州市档案馆又一次在数字档案室建设上交出了“高分报表”。

数字档案室建设是落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《关于进一步推进机关数字档案室建设的意见》的重要举措，是提升机关档案信息化建设水平的重要抓手。杭州市档案馆自启动数字档案室建设以来，深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，坚持创新驱动、数字赋能、以用促建，大力推进档案信息化建设，通过“一个数据库、两个业务平台、一套保障体系”的建设，建成基础设施完备，应用系统先进，数字资源齐全的数字档案室系统，实现本馆档案信息资源一体化管理和共享利用。

专家组对杭州市档案馆数字档案室建设工作予以高度评价，认为杭州市档案馆高度重视数字档案室建设，数字档案室建设基础设施完备，应用系统较好地满足了档案管理要求，数字档案资源门类多样，经费人才保障充分有力，管理制度较为健全，符合数字档案室建设规范要求。积极应用先进的系统底层架构技术，引入数据中台理念，全面提升了数字档案室建设水平，达到全国示范数字档案室水平。同时建议进一步完善应用系统监督指导功能，推动管理制度全面实施，提升档案数字资源建设与管理的规范化水平。

杭州市档案馆将以这次评价为新的起点，对标对表全国、省、市档案事业发展“十四五”规划，助力推进档案工作数字化转型示范工程，以高水平的数字化引领杭州档案事业高质量发展和高水平的治理，努力在浙江省数字档案室方面提供更多标杆性的成果、发挥示范引领作用。

杭州市档案馆2022-10-20

历城区推动退役军人人事档案数字化建设

10月21日下午，历城区召开区委常委会暨区委退役军人事务工作领导小组第3次会议。会上对下步工作进行了部署安排，并审议研究同意印发《历城区退役军人人事档案管理暂行办法》。

会议指出，要进一步增强工作合力。退役军人事务局、街道服务站要与相关单位加强协作联动，做好工作配合衔接，规范服务流程，提高可操作性和标准化程度；同时要加强与省、市相关部门的沟通汇报，争取更多好政策好资源在历城区落地，惠及广大退役军人。

会议强调，要进一步理清工作思路。立足实际、探索创新，从“实、严、细、快”四字着手，破解退役军人人事档案“九龙治水”“查档难”等问题，做到及时、便捷、精准调取使用退役军人人事档案，实现了“让数据多跑路，让退役军人少跑腿”的目标，以数字化建设助推服务保障提质增效。

会议要求，要进一步突出工作亮点。高标准筹备好全市服务保障体系和数字化档案建设现场会，巩固数字化档案管理创新成果，把“历城标准”打造成在全市、全省乃至更高平台上推广的数字化档案管理标准。以此次现场会为契机，结合历城区退役军人工作特点，梳理、总结、谋划更多可推广、可复制的先进经验和工作亮点，以点带面，带动退役军人各项服务保障工作再上新台阶。

大众日报2022-10-23

数字档案馆一体化管理建设，实现档案管理收集利用

近些年数字化人们对档案数字化建设工作越来越重视，数字档案建设顺应了档案管理发展的潮流，先来简单了解下档案数字馆建设的意义，数字档案馆建是电子政务发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求，作为电子政务的一部分，数字档案馆为馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑平台，为公众提供档案目录和档案原文的数字信息查询中心，也为政府信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明；树立良好的政府形象。

把数字档案馆建设纳入当地政府电子政务建设工程，成为电子政务的有机组成部分。促进档案资源信息开发利用水平和能力的全面提升。 整个系统采用物联网技术对所有的智能设备进行统一的管理和监控，相互协调联动工作，从库房环境、防盗、实体监控等全方位保障实体档案的安全。对档案业务的相关系统进行了统一的整合，通过和数字档案馆系统的集成，实现包括了各种电子和实体档案数据以及文件数据的接收、移交、档案的保管、档案的利用的一体化管理

以用户为中心的服务模式，通过网络技术将各个分散的档案信息点连接起来，用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制。主要通过硬件建设和管理制度保障网络安全，在网络架构设计上把封闭信息网络和开放信息网络进行物理隔离，通过网络安全设备如防火墙加强网络物理上的安全性。

数字档案馆不仅仅对馆藏资源进行数字化，也包含在办公自动化、计算机辅助设计、管理系统、公共信息数据管理系统等组成的更为广阔的大系统。除了馆藏资源的数字化之外，它还包括与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化。“数字”强调的是这种新型档案馆在网络环境中所处的数字化生存状态和环境。

数字档案馆也不是简单地档案馆（室）工作的计算机自动化，在传统档案馆基础上开通网站、研发应用系统等，而是与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程有着密切联系的系统工程。它涉及到一系列标准规范及法规的制定与推行、软硬件基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设、人才队伍培养等方面的内容。

数字档案馆基本特征

通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。将档案管理业务流程转化到电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，以档案利用需求为导向，有针对性地提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

BOBO哥说档案2022-08-05

档案数字化建设是如何到达巅峰的，不是随口喊一喊，想了解看这里！

档案数字化已在各企事业单位的工作模式都在向信息化靠拢，在如今的科技条件下，实现信息化也是很简单的部署。信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的支柱产业,信息技术的发展应用给档案工作带来了新的研究课题,即档案数字化建设。档案工作者应积极掌握信息技术,为档案工作服务,为经济建设和社会发展服务。

档案信息化发展

21世纪之后，信息化被提升到国家战略的高度，这为档案信息化的发展提供了良好的社会环境。于此，档案信息化也已经从个别单位的实验性探索变为所有单位的档案管理的发展之路。随着对档案信息化的重视，投入也开始增加。各地各行业都有多项投资不菲的馆藏数字化、电子文件管理、数字档案馆项目立项。

电子文件、馆藏数字化、信息网络成为主线随着国家整体信息化的快步推进，越来越多的单位已经采用了以电子方式为主的工作方式，电子文件管理无可争辩地成为档案信息化建设中最引人关注的部分。2005年4月1日《电子签名法》出台，认定了电子文件的“原件”资格，这促使了依存于纸质档案的电子文件管理向独立的电子文件管理发展。

馆藏数字化为网络环境中档案信息服务提供资源基础，该领域投入显著增加，其规模迅速扩大。数字化已经成为各档案机构开展信息化工作的必备内容，部分档案馆(室)甚至已经或计划将所有馆藏都予以数字化。

2. 数字档案馆成为新焦点

在电子文件管理、馆藏数字化、档案信息服务网络化的合力之下，将这三项任务集于一身的数字档案馆建设工作应运而生，且发展迅猛。我国综合档案馆建设的数字档案馆普遍以馆藏数字化为主，项目周期短，基础研究和整体规划不足，馆间数据共享程度低，尚存在较大的提升空间。

档案专业人才开始培养

《档案计算机管理》、《电子文件管理教程》等一批档案信息化教材面世，各高等学院档案学专业课程方案增加了计算机原理、网络、软件设计、档案计算机管理、电子文件管理等课程，以培养适应信息化需要的高素质、综合性人才。

至此，档案信息化的发展已经逐步成为了时代的主流，也成为了各大企事业单位档案管理的发展方向。而现在也有一个更加高效的档案管理方式，那就是“档案管理系统”

“档案管理系统”可以将繁琐的档案管理过程简化，将原本厚重的档案管理过程，变得简单，从而达成高效办公的目标。

软件获得推广，传统方法得到改进

档案辅助管理软件的建设仍然是档案信息化成长阶段的发展重点光盘、条形码、多媒体等技术不断得以应用，其功能也不断拓展，包括:

(1)网络功能的增加，从最初的单机版发展到客户机、浏览器服务器(B/S) 模式的网络版，并开始与办公自动化等其他应用系统互联互通。

(2)覆盖管理环节的增加，从编目、检索发展到归档、立卷、库房管理等多个环节。

(3)检索功能的增加，从基于机读目录的自动编目、联机检索发展到档案全文信息存储与检索。

5. 电子文件管理成为热点

电子文件的大量产生，采用传统的管理方法难以保护其作为档案必须具备的原始性、可靠性，甚至连起码的可以识读的要求有时也无法满足。

这给档案界带来了巨大挑战。鉴于电子文件将是信息社会档案管理的主要对象，电子文件的归档与管理因而迅速成为人们的关注焦点。

如同现在的“档案管理系统”一样，虽然在信息化发展的过程中，许多工具的弊端都解决不了，但是现在也同样被解决。

腾讯网2022-08-30

安徽蚌埠：档案数字化 服务有温度

“感谢你们！如果没有你们的帮助，我可真不知道该怎么办了！”不久前的一天上午，安徽省蚌埠市临近退休的李师傅将一面写着“尽职尽责为民办事”的锦旗送到了该市人社局档案管理服务窗口。

原来，在此之前，李师傅到窗口办理退休申报手续，用身份证号查询后，居然没有他的档案信息，这可急坏了他。窗口工作人员赶紧安抚他，并根据他的原单位名称、家庭成员姓名、工作简历等信息进行比对核实，终于在60多卷电子档案里找到了李师傅的档案。“你们的服务好、效率高，真是为我们老百姓办实事啊！”李师傅感慨地说。

这样的场景，近两年来在蚌埠市人社局档案管理服务窗口时常出现。

信息“秒查” 服务更贴心

蚌埠市人社局运用的电子档案是档案数字化的产物，它的形成要经过纸质档案整理、条码编制、电子扫描、电子著录、图像修复、档案核验、数据上传等步骤，最终形成可以在档案系统内“秒查”的一键下载、打印的电子档案。

2022年初，蚌埠市蚌山区宏业村街道第一社区开展“光荣在党50年”纪念章颁发准备工作，社区工作人员需要到蚌埠市人社局档案管理服务窗口查阅85岁王大爷的党员材料。查档服务在实现数字化管理以前，需要先到窗口登记、汇总，再由档案管理员定期到纸质档案库房统一查找、复印，整个周期需要一周左右，遇到大批量查档情况，等待的时间则更久。而现在，社区工作人员陪着王大爷到档案管理服务窗口后，随着一声“您请坐”的亲切问候，窗口工作人员接过王大爷的社保卡，熟练地操作着，几分钟就把打印好且盖好章的材料交到了王大爷的手中。

今年以来，蚌埠市在不少社区开展“光荣在党50年”纪念章颁发工作。考虑到老党员年龄较大、行动不便，蚌埠市人社局档案中心主动与退休人员较多的社区取得联系，在征得老党员本人同意后，为社区提供集中查档服务，查询信息直接反馈给社区，减少老党员奔波之苦。

业务不见面 办事更高效

“自从人社局运用电子档案后，调档速度太快了，我的工作效率飞速提升。”蚌埠市众信公证处调查部部长钮维亮说。

蚌埠市人社档案数字化的运用，不仅提高了群众的满意度，也让各部门、各单位工作人员的工作效率大大提升。公证处在办理继承公证业务时，需要查阅当事人及其亲属的档案。在以前，查阅一项业务涉及的档案需要半天时间，而现在，一个小时就能查询涉及四五项业务的档案。

为了优化企业职工养老保险退休审批流程，蚌埠市将档案管理系统与业务软件中退休审批模块有效对接。审核人员通过调阅拟退休人员电子档案，完成审批工作。这种“不见面”审批的新模式避免了人群拥挤，有效提升社保经办服务质效，实现了退休审核由“现场面对面”到“网上不见面”转型，推动了社保业务办理“零跑腿”“无纸化”的变革。

档案数字化不但能提供电子档案的查阅服务，还能同步采集流动人员人事档案中学历专业、职务职称、工作经历等信息，便于人社部门掌握流动人员的数量、结构、分布、流向等情况，更好地服务于流动人员就业创业、党员管理等工作。

“目前，我们已经实现社保业务‘一窗式’服务。未来，我们要将社保业务与档案系统一一对接，将档案数字化由事后变为事前，办结的业务档案随时可供查询，让‘数据多跑路、群众少跑腿’。”蚌埠市人社局局长袁成文表示。

中国劳动保障报2022-10-17

“电子会计档案”来了！让大众体验档案数字化带来的便捷化

随着信息化覆盖面积增大的脚步,人们衣食住行都已经步入到信息化时代。人们生活方面也同样也受到了信息化的影响。而档案管理工作也为服务大众化打开了窗口,使得服务群众的方面能够更加广阔,更使得档案能够发挥它的价值作用。现如今很多企业通过改变传统查档模式，针对会计档案收集整理、归档借阅、鉴定销毁的全流程提供数字化管理支持。助力企业档案资产价值最大化,推进电子档案查阅利用，打通报销入账归档信息化建设。

1.凭证自动匹配

记账凭证和原始凭证匹配。会计档案系统内置匹配规则引擎，依据前端业务传输的匹配关系，确定同一凭证事项中各单据的 关联关系，实现记账凭证与原始凭证的自动匹配以及关联查询。

2.借阅自动化

电子、纸质会计档案全流程线上化借阅管理，支持动态水印、 安全阅览和分权限下载，时效管理，无需人员干预，到期后查阅权限自动失效。

3.实体数字联动

纸质档案装盒、上架、档案转移等常规操作，满足和实现电子档案与线下纸质档案的有效关联索引。兼容和支持单套制、双套制两种电子档案的管理模式。

4.信创支持

OFD产品进入国家信创产品名录。电子签名与电子签章平台，支持国密算法、签名与验签更安全，提升电子档系统整体安全性。

价值一：档案价值最大化

协助解决电子档案量较少、线下纸质档案数量较多问题，实现对档案进行快速阅读、查找、借阅、鉴定、管理；建立以各种档案为中心的知识管理体系，提高档案的重复利。

价值二：档案数据集中管控

载体类型为电子的，由系统组件后批量归档; 载体类型为纸质，由档案员在系统中进行组卷；对会计档案管理建立了统一的管理规范和标准，进行集中管控；并已过保管期限待销毁的档案 ，进行有效鉴定和销毁处理。

价值三：档案安全全面保障

全面保障档案的安全性，包括访问安全、灾备安全、使用安全等方面；实现全面的日志记录机制，包括对系统登录过程、操作过程进行全面审计管理。

BOBO哥说档案2022-10-11