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探析高校教学档案管理中存在的问题及对策研究

摘要:本文紧密结合高校档案管理工作实际，就我国高校教学档案管理中存在的问题进行了认真分析，并提出了相应对策。

关键词:教学档案管理;存在问题;对策

一、引言

教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：(1)综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件;学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。(2)学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。(5)教材类。包括各专业征订教材的情况;自编、参编、主编教材的情况;优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。(6)招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。(7)制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内

容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

(一)教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：(1)关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱;有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录;学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要;教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。(2)有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。(3)从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。(4)从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽;借阅、传阅从不登记;有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

(二)教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性;二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识;另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

(三)档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

三、加强高校教学档案管理工作的对策

(一)规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由校档案馆具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

(二)提高档案管理人员的素质。高校是高学历人才集中的地方，但由于历史和现实等方面的原因，在部分档案管理人员中呈现出学历不高、专业水平不强的特点，这就给档案管理工作造成一定的困难。因此，提高档案管理人员的素质尤为重要。

首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。教学档案不得随意改动，如学生成绩、教师考评结果等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。

其次，教学档案管理人员还必须具备一定的专业素质。针对教学档案管理人员大都是半路出家，专业素质不强的问题，各单位要做好他们的再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校建设和发展的需要。

(三)提高教学档案管理水平，建立复合型综合档案馆。随着科学技术的飞速发展，构建多元化的档案资源结构，树立大档案意识，建设社会化档案馆将是今后综合档案馆的发展方向。复合档案馆在逻辑上是传统档案馆发展的延续，是传统档案馆在信息技术条件下，与依托其发展而来的数字档案馆内联、融合、并存、共生而形成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融传统档案馆成分与数字档案馆成分于一身，是档案馆的必然选择。

由于我国目前的教学档案管理工作，从归档立卷来看，存在着一些档案难以接收进档的情况。各种档案资料归档不及时，信息沟通能力较差，信息割裂，从而削弱了档案馆的作用。而复合型综合档案馆的建立，是强化现有的综合档案馆功能的有效途径。强化综合档案馆的功能会达到统一管理、减少重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型综合档案馆，不仅将教学档案作为重点进行归档，还应将各种其它与教学档案相关的档案进行统一管理，使各种档案成为一个体系，以提高档案管理水平和效率。因此，各级档案馆要加强对管理方法和管理制度的创新，建立一个数字化、网络化、信息化为主，以纸质档案为辅的、档案资料丰富的新型档案管理模式。

总之，高校教学档案管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作，但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。

中国档案资讯网2017-5-24

新版《归档文件整理规则》在高校档案整理中的应用探讨

2015年10月25日，国家档案局修订颁布了《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015，以下简称新《规则》），代替2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）。新《规则》于2016年6月1日起施行。新《规则》的修订和颁布主要是为了适应新形势下的档案工作需要，适用的范围也由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，适用档案的类别主要是各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的文书档案。那么，对于分类、整理自成一体、长期遵循1993年颁布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的高校档案来说，新《规则》的实施具体意味着什么？新《规则》在高校档案管理中有没有用武之地？该怎样运用？这是本文探讨的问题。

一、高等学校档案的分类

根据2008年颁布的教育部令第27号《高等学校档案管理办法》规定，高校档案包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等11类。根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求，整理时，高校档案在这11大类的基础上还需要进一步细分到二级类目，例如行政类需细分为行政综合类（代号XZ11）、人事工作类（代号XZ12）、监察审计类（代号XZ13）、保卫工作类（代号XZ14）、总务后勤类（代号XZ15）、档案图书文博类（代号XZ16）等，党群类则需细分为党群综合类（代号DQ11）、纪检类（代号DQ12）、组织工作类（代号DQ13）、宣传教育类（代号DQ14）、统战类（代号DQ15）、工会工作类（代号DQ16）、团委工作类（代号DQ17）等。除2008年新增加的学生类由于其个人档案的特性不作细分外，其余10类各高校多年来都按要求进行了二级类目的细分。

二、高校档案中可适用于新《规则》的档案类别

高校档案除学生档案外，其余10类中，科研、基本建设、仪器设备、产品生产4类属于科技档案，需严格按项目、工程或设备等成套性、系统性特点进行组卷整理归档，执行科技档案相关技术规范；财会类属于会计档案，专业性强，执行会计档案相关技术规范。其余党群、行政、教学、出版、外事5类。新《规则》规定，该标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保管的归档文件的整理。由于教学、出版、外事三类档案既不属于科技档案，也不属于文书档案，且这三类档案有它们自身的特点，因此笔者认为，各高校可以根据自身实际情况，选择是否对这三类档案的整理方式进行改革。相较而言，党群、行政两类档案则明确是属于文书档案范畴，势必要按照新《规则》对档案整理方式作相应改革。

三、高校党群、行政类档案执行新《规则》的细节探讨

（一）组件

新《规则》提出了“组件”。笔者理解，“组件”一方面是针对纸质文件对“件”的区分和组织，最主要的还是针对电子文件，是将同一份电子文件的内容、电子文件元数据、归档数据包等进行组织并将其作为一件保存的过程。

关于纸质文件“件”的构成，在原基础上，新《规则》规定更加详细，增加了正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。关于来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等），老《规则》规定可为一件，新《规则》明确一般独立成件，也可为一件。即便是将来文和复文作为一件，编目时对复文的编目也应体现来文的内容，这样更能确保文件检索的查全率。对于组件过程中件内文件的排列，新《规则》也给予了详细规定。整理组件的原则增加了应符合文档一体化管理要求，保证纸质文件和电子文件整理协调统一两项原则。这也是为了更好地推进电子文件的管理。

虽然目前大部分高校仍在组卷，但在2000版的《归档文件整理规则推行》之后，很多高校对按卷整理进行了一些改革，卷内文件基本都是按件整理和装订了。所以新《规则》组件的做法在高校文书档案的整理中推行起来难度不大，而且也符合档案工作实际和档案利用需求，从长远看也更有利于高校电子文件与纸质档案的一体化管理。

（二）分类

首先，新《规则》规定，归档文件采用“年度—机构（问题）—保管期限”“年度—保管期限—机构（问题）”等方法。目前高校档案由各学校自行保管，不需要向同级国家综合档案馆移交，因此各高校在整理档案时虽然对档案材料的保管期限进行了划分并在著录时予以著录，但并未在分类中对保管期限予以体现。高校档案在整理中对保管期限的弱化，导致期满档案鉴定处置工作开展不够，有的高校甚至从未开展，高校档案只进不出也导致档案库房日益紧张。因此，将保管期限作为一级分类目录，这是新《规则》与高校档案分类方案一个显著的不同点。笔者认为这也是执行新《规则》的关键点之一。

其次，如果按照高校档案细分到二级类目的做法，以行政类（代号XZ）为例，二级类目行政综合类（代号XZ11）下则还需按保管期限进行划分。或者在同一年度下先划分保管期限，同一保管期限下再细分到二级类目。也就是说，无论是按“年度—机构（问题）—保管期限”还是“年度—保管期限—机构（问题）”分类，机构（问题）类仍需细分到二级类目，这是结合高校档案分类方案和新《规则》，对高校文书档案执行新《规则》的关键点之二。新《规则》的出台以及新形势下高校档案呈现的新特点，不管在归档范围还是整理方法上都需进行相应改革。

（三）编制档号

由于分类方案有所调整，档号的编制自然也需要调整。新《规则》规定的档号结构为“全宗号—档案门类代码•年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”。上、下位代码之间用“—”，同一级代码之间用“•”隔开。因代表文书档案门类的WS又与高校档案中外事类的代码WS重复，且高校档案并未要求在档号上对门类进行区分，而是以各类档案的类别代码对所有档案进行标注，故笔者认为，新《规则》规定的档号可简化为“全宗号—年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”。据了解，目前各高校在档号中标注全宗号的并不多。因此，从实际操作角度出发，笔者认为，高校文书档案的档号结构可进一步简化为“年度—保管期限—机构（问题）代码—件号”，需要标注全宗号时再在前面统一标注。其中，“保管期限”和“机构（问题）代码”两项可根据单位分类方案的不同交换位置。如“2016-XZ11-Y-0001”代表2016年度保管期限为永久的行政综合类档案第1件，“2016-D30-DQ16-0001”代表2016年度保管期限为30年的工会工作类档案第1件。

（四）卷内目录、归档章及页码位置

新《规则》规定的卷内目录中增加了“档号”“密级”两栏，且版式变为横向。笔者认为，因为栏目的增加，将版式进行调整无可厚非，在高校也能够执行。

新《规则》规定，档号编制后，需在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，但并没有具体规定是盖在上方的左边、中间还是右边。据了解，因为左侧装订，将归档章盖在中间或右边的单位较多，这是多年的习惯。也有的单位认为将归档章盖在左侧更便于查找调阅。笔者认为，只要同一单位归档章的位置相对统一就没有问题。另外值得注意的是，新的归档章中，页数成为了必备项，馆编件号和室编件号合为件号，件号唯一。

新《规则》还规定，档案的页码宜标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。但是对比高校目前执行的《高等学校档案工作规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》，页码的位置都要求是在正面右下角或背面左下角，与书籍、资料等印刷品页码的位置相同。因此，为保持同一单位档案外观的统一性，建议将页码的位置统一都标注于正面右下角或背面左下角。

（五）装订

关于装订，新《规则》专门提出了对不符合要求的纸质文件材料在装订前进行修整，对于装订材料和装订方式也都提出了明确规定，具有可操作性。

关于装订材料，新《规则》的规定，笔者认为可以这样解读：

永久保管的归档文件，宜采取线装法，不用不锈钢夹或封套装订。如果使用不锈钢订书钉或浆糊装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要；

定期保管的归档文件，可以采取线装法，也可使用不锈钢订书钉、浆糊、不锈钢夹或封套装订，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

关于装订方法，新《规则》中提到的直角装订法，通过实践发现不便于文件的利用，页数少纸张容易扯破，页数多单孔装订不稳。因此，直角装订法只适用于纸张页面较小的会计凭证的装订，而不适用于A4乃至更大幅面的文书档案的装订，用缝纫机踩边以及三孔一线装订法较适用。当然，只要装订材料符合要求，采用不锈钢钉装订也未尝不可。

作者：张丽　吴丽娜

四川档案2017-5-3

信息公开视角下高校档案馆数字资源建设

高校信息公开作为政府信息公开在教育领域中的延伸，是民主公开制度在学校内的应用。高校档案中包含大量高校教学、科研、社会服务等方面的信息，档案公开的程度是衡量一所高校信息公开水平的重要标准之一。高校档案馆作为高校信息公开的重要窗口和主要途径，公开的内容公众是否满意，公开的方式公众是否接受，不但对高校信息公开整体绩效水平具有重要的影响作用，而且对档案事业自身发展也具有极大的影响作用。北京大学作为中国第一所国立综合性大学，在我国近现代教育、科研、人文等诸多领域具有举足轻重的地位。北京大学档案馆所保存的档案反映了北京大学教育、科研、社会服务和文化传承等各方面的历史，是我国近现代教育的缩影，社会各界也对其馆藏档案公开的呼声日益高涨。本文以北京大学档案馆为例，探索数字档案资源建设中信息公开的方式和方法。

数字档案资源建设标准和现状

北京大学档案馆的馆藏具有数量大、种类多、年代久远的特点。截至2015年年底，共有档案239144卷，其中有明清档案162卷，1949年之前的档案14111卷。其中不乏珍品，如1898年孙家鼐奏复筹办大学堂情形折，京师大学堂章程，1916—1919年北京大学先后成立政法学会、国史研究会、音乐会、辩论会、速记学会书法研究会等学生社团组织的章程及会员名册，在北大学习或任教的著名教授、学者、科学家、革命者等人的学籍和照片，计算机—激光汉字编辑排版系统材料及获奖证书，燕京大学建筑项目图纸等。为了保护这批珍贵的历史档案，北京大学档案馆以档案价值的双重鉴定为基础，形成了“形成年代—分类—利用需求”三位一体的数字化优先级考评标准。

首先，档案的形成年代是决定档案数字化优先顺序的最主要因素。比如，京师大学堂时期的文书档案，以其“百岁高龄”和在中国近现代教育史上的特殊研究价值成为数字化的重点对象。

其次，档案的实体分类也是数字化服务需要考虑的一个重要因素。高校档案馆隶属于高校的各个内部组织，各内部组织不具有独立的行政权力和经济能力，在数字化过程中必然受到诸多因素的制约。因此，优先选择1～2个具有代表性的档案系列进行数字化，在取得一定成果后再逐步将数字化做深、做广，也是高校在档案数字化进程中的一个重要策略。

再次，北京大学档案馆对近年来利用率较高的档案进行了统计，针对集中申请公开的档案优先进行数字化。比如，随着学校基本建设投入的增加，工程图纸等基建档案的利用率大幅提高，档案馆建立了“基建档案数字化项目”。项目不但有效延长了各种基建蓝图、底图的寿命，而且强调数字化图纸利用的领导审批制度，坚持单位签章和主管领导签字二者缺一不可的利用制度，加强了数字档案利用的规范控制。这样既保证了档案的真实性、有用性和安全性不受破坏，同时又做到了档案的有效利用和合理公开。

数字档案资源的信息公开服务

学生档案是学生在校期间形成的对学校、社会和个人具有保存价值的历史记录，真实反映了一个学生在大学期间的成长历程，是了解学生在校学习生活情况的有力凭证。北京大学档案馆将馆藏学生档案进行了全面收集、著录、原文扫描等数据处理工作，建立了北京大学学生档案数据库（以下简称“学生档案数据库”），在数字档案公开方面做了探索性尝试和服务。

1.学生档案信息公开的对象及方式

学生档案数据库包含了北京大学学生在校接受教育的过程中形成的具有保存价值的各种文字材料和照片，共分为3个子系统：数据库信息检索子系统、学生名册原文子系统和学生成绩册原文子系统。通过分层次的系统设计实现了档案信息与原文的分级管理，有效满足了不同用户的利用需求，提高了档案利用效率，为校园文化发展和教学、科研工作提供基础服务。

根据我国法律中对“个人隐私”的相关规定，档案馆对学生档案中的录取名册、毕业生名册、同学录以及个人成绩册进行了数字化。应用“主信息项提取法”和“分段数量统计法”对档案中包含的内容信息进行了详细的分类统计，总结出21个核心数据集以及对应的字段，以此作为学生档案信息公开的主要对象。

在学生档案信息公开方式上，北京大学档案馆选择“档案全文、部分原文以及记载的特定内容”相结合的公开方式。档案工作者可根据用户特点和需求增加或删除检索项，实现对用户权限的控制，同时保护学生的个人隐私安全。并且在传统简单查询、组合查询的基础上实现扩展性检索，增加“新旧地名比照”繁简字对照“形似字提示”等服务，提高用户检索的查全率、查准率和易操作性。

2.学生档案信息公开的原则

《中华人民共和国档案法实施办法》中详细列举了19类不宜对社会开放的档案。以此为依据，北京大学制定了严格的学生档案信息公开原则。

首先，坚持学生信息收集的全面性原则，即学生档案数据库在信息源收集和选取阶段必须做到馆藏中每个学生的信息尽可能完整，避免因为信息缺失而造成的片面性误解。其次，坚持准确性原则，严肃对待每一个学生的信息，对档案来源进行严格鉴定，不同来源的信息进行甄别和对比，确保录入信息的准确性。特别是对学生在校就读期间休、退、复、转及专业变更等学籍异动情况做出准确的标注。最后，坚持精炼性原则，禁止将各类档案中学生信息照搬照抄。要求档案工作人员根据学科史、教育史的科学规范和基本规律对学生的基本信息进行整理归纳，提炼出最主要的信息并录入数据库中。以此为基础，对保存在不同档案卷宗中的同一学生信息进行审查鉴定后整合成一条完整的学生信息，确保数字档案自身的真实性、完整性和有效性，更有效地反映学生在校期间的整体发展情况。

3.学生档案信息公开后的利用限制问题

“档案公布权”作为档案的批准权利，是只有档案馆才拥有的一项法律授权。在学生档案信息公开后，档案虽然已经解除密级，公众通过合法手续可以直接到档案馆（室）查询档案信息、知晓档案内容，但是这种利用是有前提条件的。现实档案工作中，利用者必须出具相关证明材料（如身份证、介绍信、委托书等）才可以利用。同时，这种利用也是有限制的，公众只有利用权没有公布权，如果没有档案馆的批准，利用者不能将档案全部或部分原文公布。因此，北京大学档案馆在提供数字档案资源利用的同时，对档案利用和公布的权限进行严格的控制。利用者在档案馆工作人员授权下利用并复制档案后，需要签署一份“档案利用承诺书”，规定“本馆所藏档案，任何组织和个人未经档案馆馆长书面同意不得向社会公布；部分引用档案内容时应注明‘档案馆收藏’的字样和该档案档号”，“凡不遵守承诺书内容的做法，均视为违约，档案馆有权依据相关法律法规对违约责任人追责”。

最后，针对信息公开的要求，学生档案数据库具有的数据统计功能可以帮助研究人员进行基础数据分析工作，如各时期的毕业生数量，学生来源的区域分布等。统计的结果不在限制利用的范围内，可以以报表的形式供利用者参考，也可以以出版物的形式为整个社会服务。

面临问题和经验总结

北京大学档案馆依据其学校资源优势和馆藏特点，有针对性地建设数字档案资源项目，并以此为基础开展档案信息公开服务。将学校及社会层面的信息公开政策法规、技术手段和现代化的档案管理结合起来，开展多种形式的档案利用服务，在高校档案馆数字资源建设和档案公开方面进行积极的探索和尝试。但在取得成功实践经验的同时，仍旧面临一些问题需要解决。

首先，高校档案馆应该积极参与数字校园、无缝对接的文档一体化管理系统建设，积极开展数字档案资源的建设和服务工作。对于在现行期已经公开的信息，归档后不再进行重新定密，保证档案公开与高校信息公开的一致性，避免资源的浪费。

其次，应该积极开展期满档案鉴定工作，对保存期满、可开放的档案进行公开，对于保存期超过30年，但部分内容不适合公开的档案采用数字档案技术隐去其中不适合公开部分，同时采用档案数据库和档案节录手段将可以公开的部分及时向社会公共开放利用。

再次，高校档案馆要吸收和借鉴信息公开方面的科学理念，完善档案救济制度，实现“有权利必有救济”的档案公开制度。目前，公众在利用需求得不到满足的时候，可以直接向学校的信息公开部门提出意见，申请行政救济。目前，一些高校档案馆不受此类制度的约束，常常以“处于保密期档案不公开”为借口，规避信息公开的责任和义务，大大影响了档案部门的形象和学校整体信息公开工作开展。因此，必须建立同学校信息公开部门相一致的救济制度，“规定档案利用者的权利和义务的同时，明确规定档案形成部门的责任与违规处理办法，公众与档案馆需要互相监督，才能提高档案公开的透明度”。

郭鹏

北京大学档案馆2017-4-13

提升高校档案机构服务能力的实践与思考

高校档案作为社会档案的重要内容之一，高校档案服务能力也随着社会进步发展而成长。高校是知识密集型组织，高校档案服务因其服务需求知识化，服务来源的知识化及服务价值的增值化，由传统服务向知识服务转变。在此基础上，高校档案服务能力构成为：一是馆藏档案资源利用效力，即基础服务能力。它包含服务于师生、校友、社会组织提供的档案凭证与依据服务力，为高校发展历史鉴定，为学校权益维护证明。二是档案服务增值力。通过挖掘档案信息价值，提供具有新的利用价值信息，包括高校大学精神传承力和文化教育的影响力、研究办学规律的资政力，满足具有一定特征的群体或个体对档案信息需求的专题、定题的服务，或者对具有个性特征的特殊需求的服务。

中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出要通过创新服务形式，强化服务功能，加大开发力度等方式建立健全方便人民群众的档案利用体系。因此，新时期高校档案部门应拓展服务范围，开辟档案服务新渠道，实现档案服务的新突破。不但要发挥高校档案的参考凭证作用，还要挖掘其经济功能、社会功能、文化功能、教育功能。基于此认识，厦门大学在提高档案馆服务能力方面进行了一些实践。

一、挖掘服务功能，拓展服务空间，提高馆藏档案资源利用效率积极开展学籍档案管理利用系统的开发实践。学籍档案是高校学籍管理活动中直接形成的对社会、学校和学生具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校档案的主体、核心和重点。随着社会的发展，学生出国留学、移民、就业、职称评聘、继续教育、资格考试、补办毕业、学位证书等，需要利用学籍档案的地方越来越多，学籍档案利用率不断升高。根据厦门大学档案利用的信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的85％左右。其中，要求提供成绩单的约占60％，要求提供各种证明的约占20％，要求提供高考录检表的约占25％，认证核实学生成绩和学位的约占10％。

传统的学籍档案管理利用模式：在归档方面，各院系形成的纸质档案，按学生培养层次不同，由教学秘书把从各类教务管理系统中导出打印的学生纸质学籍材料提交到各管理部门（研究生归研究生院, 成教生归成教院, 本专科生归教务处）盖章，再移交给档案馆归档保存并提供利用。在档案利用方面,工作人员以手工查找纸质学籍档案, 提供复印件为主，花较长时间才能利用到档案。而随着出国留学热的兴起，学生都需要向申请学校提供符合国际交流标准的中英文成绩单和学历学位证明，但很多高校档案机构因各种原因无法提供，只能提供原始成绩单复印件。学籍档案管理利用中落后、被动的工作模式越来越不适应快速发展的高校工作要求。因此，为加强管理，保护学籍档案原件,提高学籍档案资源的利用效率，充分发挥档案馆的服务职能，满足利用者快速、准确、便捷地利用学籍档案需求，档案馆迫切需要建立现代化的学籍档案管理利用服务系统。厦门大学档案馆近些年来积极开展学籍档案管理利用软件的研发实践。组织技术人员开展科研攻关，自主开发了一套学籍档案利用系统，新的学籍档案利用系统上线运行后，为档案馆日常业务，特别是出国成绩单和学历学位证书的办理提供了极大便利，提高了工作效率，为服务学校、学生和社会发挥了很大作用，受到广大校友的高度称赞。

二、大力开展高校档案编研业务，提高档案服务增值力。高校档案是高校文化积累和继承的重要载体，它记载和客观反映了高校文化变迁、发展过程，所以，借助档案是了解高校历史文化的重要途径。虽然高校传统文化在高校档案中得到全面的记载和反映，但是这种记载和反映的最初方式是分散的，散布在各种不同类型、不同历史时期的档案中，师生员工为了解高校的传统文化，不可能每个人都到高校档案馆去翻阅相关档案。为更好地积累和继承高校传统文化，就需要对储存高校文化信息的高校档案进行编研，并以编研成果的形式出现，使其便于师生员工理解和接受，高校文化的历史线索就会更加明了，信息排列有序，查找方便，重点突出，更加便于把握高校文化精髓。

高校档案编研是档案信息开发利用的一种高级形式，是主动地、系统地、广泛地为学校和社会提供档案利用的一种有效方式，是保护档案原件和长远流传档案史料的有效措施。它对于全面、系统地回顾学校的发展历史、总结办学经验、积累保存资料、继承并发扬光荣革命传统和优良校风、学风等具有重要意义。厦门大学自1987年开始，陆续编撰出版各类校史档案编研系列丛书30册、1300多万字，为学校完成了一项文化基础建设，为中国高等教育史及高等教育研究提供了一份很好的素材，为档案编研服务大学文化建设提供一个实践案例，受到了校内外专家、学者及广大校友的好评，取得了很好的社会效益。

（一）开展档案编研，推动和引领大学文化建设的发展，服务高校教化育人功能

育人是高校的首要职能，为社会培养各种人才是高校的最基本任务，因而大学文化建设根本也在于促进人才培养目标的实现。高校档案编研是大学文化建设的重要和有效手段，通过对记录学校发展历史档案的二次开发利用，转变服务观念，主动为学校师生服务。它以大学精神为核心，潜移默化地引导师生核心价值观，倡导大学主流文化，教化育人更容易为师生所接受，效果更稳定持久。

以厦门大学档案为基础编研的《厦门大学校史党史系列丛书》为例，丛书包含了4部党史、校史专著、1本统计小册、3辑《厦大党史资料》、9辑《厦大校史资料》，以及校史档案编纂丛书等共30册1300多万字。例如，《厦门大学校史》（第一卷），是一本记叙新中国成立前学校发展历史的著作。全书以教学、科研为主线，史料翔实，兼及办学的艰辛、学潮的风云、传统的发展，师生的勤奋，结构严谨、内容丰富、文笔生动，是一本具有学术个性特点的校史。《厦门大学校史》（第二卷），该书以历史唯物主义为理论指导，以党和国家各个历史时期的方针、政策为依据，记述了中华人民共和国成立后厦门大学42年间（1949－1991年）的发展历程和重要事件。该书共分为三编，即新中国成立后的17年，“文化大革命”的10年，改革开放的15年，把新中国成立后的42年又分为3个阶段，又以学校工作进展分为13章，62节。正文后附有大事记和各种统计表格，是一本比较全面系统的记事性史书，全书约40万字。该书以建设社会主义新型大学为主线，以教学和科研工作为重点，以海防前线与面向东南亚华侨、面向海洋的发展方向为特色，彰显厦门大学独特的办学理念与办学特色。该书以史为主，史论结合，在重视保存史料的同时，进行适当理论探讨与升华，于各章后梳理总结各时期的办学特点、经验与教训，使得本书编写方式上颇具特色。《厦门大学校史》丛书通过宣传学校优良办学传统，促进学校与社会理解交流，也透过对学校独特办学精神的诠释与宣扬，成为学校师生爱国爱校教育的好教材。因此，厦门大学朱崇实校长为该书题词“存史资政育人，传播南强精神”。

（二）开展档案编研，服务高校文化传承创新功能

档案编研具有文化传承创新的功能，档案编研成果作为一种文化产品，自孔子编纂“六经”开始, 经过历代圣贤、哲人、智者众多的文化建树、积累, 历史上各个时期的重要的档案文献编纂成果,诸如《尚书》、实录、诏令、奏议、法典汇编等等,都凝聚不同时代的文化, 积淀着人类的智慧, 成为存贮中华文化的宝库。高校通过档案编研不仅为历史研究提供史实梗概,为查找档案史料提供线索,对回顾历史, 总结经验有着重要的参考价值，能够了解大学文化的发展历史和内容，而且能够通过对大学文化的理解和把握，使过去的大学文化能够得以传承和延续。以《厦门大学校史党史系列丛书》为例，《厦大党史资料》（1—3辑）分别辑录第一次、第二次国内革命时期和抗日战争时期有关厦大党史的文献档案报刊资料138篇；解放战争时期厦大党组织及其斗争情况有关的文献档案、报刊资料70篇，革命回忆录22篇；新中国成立以来（1949—1987年）历次党代会文件档案汇编，并附代表发言32篇，全面反映了厦门大学建校以来的革命斗争情况和党组织的发展历程，是研究厦大党史的珍贵史料。《厦大校史资料》（1—9辑）辑录1921—1991年间有关厦大校史的重要文献档案、报刊资料，包括陈嘉庚先生创办厦大及私立时期教学科研、学潮、爱国民主运动等方面的珍贵资料史料；改归国立、内迁长汀及复员厦门的重要史料，同时反映了厦大爱国主义传统发展的过程；新中国成立后17年社会主义大学的建设情况和经验教训；文革期间学校的状况，改革开放以来学校的发展，以及深化教育改革中厦大办学方向、形式，也反映发展对外及对台港澳的教育学术交流。丛书以唯物史观为指导，存史、立真、求实，史料丰富翔实，编纂上采用写史与档案资料汇编结合，按时间分段总编与专题汇报相结合的形式，内容上兼具学校校史与党史，比较全面地呈现了建校以来90年学校的发展历史和脉络。通过档案编研的形式把大学文化固化或是记忆下来，表现形式上图文并茂，已成为厦门大学进行大学文化建设的重要参考凭据和途径，为继承弘扬厦大优良办学传统发挥了重要作用，产生了显著的社会效益。

（三）开展档案编研，服务高校优秀文化的选择和传播

高校通过档案编研有助于优秀大学文化的选择和传播，是大学文化建设的一个重要途径。典型例子如《南强之光——厦门大学人物与知名校友传略丛书》，系统地反映了厦门大学知名人物的历史功绩业绩，真实地记录了南强学子的人生轨迹，体现了学校尊重人才、爱护人才，尊重科学、崇尚科学，也反映学校的办学成就，展示校友奋斗轨迹，传播校友的辉煌业绩。丛书讴歌先驱，激励当代，垂范未来，从中可感受到“南强”之精神和体味到学校历史文化积淀的芬芳和奋发的气息，是学校进行精神文明教育之生动而形象的素材，对弘扬先辈革命精神和办学传统，激励教育后人，对沟通厦大与校友之间联系、推动学校精神文明和物质文明建设，具有十分重要的意义。丛书也是开发利用高校名人档案，变被动服务为主动服务，发挥名人档案作用的良好方式，社会效益明显。又如：《南强之星——厦门大学学生毕业生名录》系列丛书把每一位来校研读的学员记录在册，昭告于众，成为凝聚校友感情的载体，也是校友聚会最好的礼物之一，全世界各地有厦大校友会的地方就有此书，直接或间接地发挥着争取广大校友支持厦大办学的功能。因此，厦门大学朱崇实校长题词本书“群星璀璨耀五洲，桃李芬芳飘四海”。

（四）档案编研服务大学文化建设的具体内容

大学文化建设内容包括：（1）精神文化建设，如大学精神和办学理念、校风学风等；（2）制度文化建设，即大学各种管理规章制度的总和；（3）环境文化建设，是校园文化的载体，既包括校园建筑、图书实验设备等硬件条件，也包含校训、校歌、校徽等文化符号，以及校园网络文化等；（4）行为文化建设，即师生主体在大学教育教学活动中以及校园生活中所展现出的具有显著特征的群体行为。高校档案编研若能围绕这几方面进行选题选材，则可以拓宽选题面。下面，以厦门大学档案编研实践为例，分析编研选题构成与选材组织情况。

例如，从精神文化方面选材的有：《不息的浪涛》《永恒的浮标》《囊萤壮举礼赞》以及《厦门大学校史》（第一、二卷）等，这些编著彰显了厦门大学革命先烈的英雄事迹，以及具有独特办学理念与办学特色的大学精神，是集记载厦门大学精神文化、制度文化、环境文化和行为文化等大学文化内涵的重要编研成果。

侧重从制度文化方面选材的如：《厦门大学院、系、馆所简史（1921－1987）》汇集了全校院、系、馆所的发展简史，是全校及各单位今后改进工作的可贵借鉴。《厦大校史资料第5辑》为“组织机构沿革暨教职员工名录”专题，反映学校组织机构演变、机构负责人姓名及各时期全体教职工近万名。《厦大校史资料》（第一、二、三、九辑），虽是以时间分界的史料总编，但对于各时期的学校管理制度文化亦有重点反映。

侧重从环境文化方面选材的如：《厦大校史资料第8辑》是“厦大建筑概述”专辑，辑录各时期建筑群落的方位、楼名、座向、造价等资料，阐述陈嘉庚兴建的及80年代新建建筑群的风格与特色，是一本图文并茂的史册。《厦门大学馆藏书画珍品》从全校收藏千件藏品中，经过专家组的几次遴选，最终确定146件珍贵书画结集出版。《厦门大学馆藏文物珍品》从全校8000余件藏品中精选160件涵盖古今中外政治、生活、宗教等方方面面的石器、陶器、青铜器、玉器、服饰、碑刻等精品文物，所选藏品器形之精美、器物之珍贵，价值之高，实属罕见。

侧重从行为文化方面选材的如：《厦大人物传略及其续集》以传略传记形式全面地记叙录入厦门大学1422位教授(含教授级)及副厅级以上干部的生平简介，及其在教学、科研和管理之事迹和成就。《厦大知名校友传略及其续集》辑录了曾在厦门大学就读或工作过的教授(含教授级)、党政领导副厅级以上干部、知名企事业家与国内外知名人士等校友的生平简历及政绩业绩，共计1190人。《人物传略及其续集》、《校友传略及其续集》相得益彰，共同组成了《南强之光——厦门大学人物与知名校友传略丛书》，全面展示了一代代辛勤“南强”园丁的精神风范品格，一届届莘莘“南强”学子竞相攀登科学高峰、服务贡献社会之执着，是学校卓著的教学与科研成果的充分体现。

通观厦门大学编研成果，在高校文化建设背景下，编研工作由于能围绕大学文化建设的内容进行选题选材，所以能够开拓编研新领域，编研有深度、成果丰富、效果好。

三、结语

提高档案工作服务能力建设是档案部门贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神的重要内容，也是档案事业向前发展的重要推动力。在此新形势下，作为文化事业机构的高校档案部门面对档案利用对象和档案工作环境的不断变化，必须提高档案服务工作的自觉性和主动性，转变观念，紧紧抓住服务创新这一关键，激发高校档案工作的活力，以更好地为学校和社会的发展服务。长期以来，高校档案部门比较封闭的状态造成一些同志“看门守摊”“无所作为”的思想，认为档案工作是“冷线”，只要把档案收集、管理好就行了，至于开发利用、服务社会，能做多少算多少，不可能有什么大的作为。因此，我们要认识到随着档案的开放和社会对档案需求的变化，档案部门的开放性、公共性和文化性越来越明显，其服务工作不能只停留在过去的被动接待查阅利用层面上，必须把档案部门潜在的各项功能充分地发掘出来，从而走出一条档案工作为学校、社会发展战略服务的新路，使档案工作融入学校建设和社会各项事业中去。要以新的思维方式和管理模式来激活档案工作，使档案服务工作走出封闭，走向社会，亲近百姓；要关注社会档案需求，使档案工作面向社会，不断开辟新的服务领域；服务理念要从被动应付向主动出击转变；服务对象要以党政部门为主向各级领导、机关、广大师生员工和社会各界转变；服务内容要由主要提供档案查阅向全面开发档案馆功能转变；服务方式要由单一型向多样化转变。

作者：林秀莲 连念

厦门大学档案馆2017-4-27

档案书刊扫描仪助力高校智慧档案室建设

我国传统的高校档案管理都是利用人工作业的方法，在资料查找的过程中会消耗大量的人力物力，甚至会因为人为原因会带来资料的破损，在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索，另外这样还节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。

过去的档案多为纸质文件，进行档案管理的方式也多为直接物理劳动，这样的过程非常消耗人力，因此多数资料为了进行保护利用率都不高，这给的俺干的开发利用带来了影响，但是进入到数字化阶段以来，计算机对档案的管理使得该项工作更加有效率，能够保证所有的过程都准确无误，减少了人力和财力的投入，还可以提高整个管理的效率，可以说数字化建设推动了档案管理从人工到数字化的巨大转变。从高校的角度来说，档案管理进行数字化处理之后，学校的每个部门都能够迅速及时地获得最新的需求信息，根据每个部门的需要对信息进行汇总和组织，然后传送到相应的部门，这样就可以最大程度地提高高校的档案服务管理水平，更好地服务于高校其它部门。

近年来，我国的高校规模越来越庞大，每个高校都在面临着更大的档案管理压力，尤其是对学生学籍档案的管理压力，数量非常众多且工作量非常大。因此高校必须要能够采取有效的方法来解决这样的压力，科学处理好创新和发展的关系，提高档案的利用效率，不断推动档案管理的进步。然而我国多数高校的档案管理水平仍然不高，这对我国档案管理事业带来了重大的阻碍，所以说建立好数字化平台对于高校的改革发展具有重要意义。

Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪

1.信息安全保证

Book2netkiosk设备本身不含有任何存储，符合国家保密法对涉密单位(检察院、法院、公安等)使用设备的相关规定。智能非接触式案卷扫描系统采用外置通用电脑，符合检察院分级保护系统对数据的安全需求。

2.超高扫描效率

扫描速度为0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200页进行实测，每天可扫描约60本案卷，完全满足办案需求。 “有效页”一键切换模式。保证有效页面顺序连续性，减少后期检查量，工作强度低，效率高。

3.专业的扫描功能

★专为成册卷宗量身定制左右互降式扫描案卷台，对于不同厚度卷宗都能轻松扫描

★扫描过程镜头、光源不走动不移动，增加设备使用寿命

★后背式LED零辐射按需采集照明系统，无辐射冷光源，使您处于最舒适的扫描环境，避免强光令视觉疲劳

★设备景深15厘米，立体证物、不同厚度卷宗、高清扫描、色彩完美展现

★人性化的扫描设备，全自动影像处理功能

★扫描分辨率800DPI(100-800可调)

★司法鉴定X光片采集系统，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸胶片扫描

★21寸内置触摸屏，操作预览实时进行

★支持扫描数据实时打印、多种格式同时输出等功能

中国教育装备采购网2017-7-21

档案书刊扫描仪助力高校档案数字化高速发展

就目前来看我国高校档案数字化管理还处于开发阶段,各项技术还不是很完善,由于我国生产力水平的限制,科学技术相对受到影响,导致数字化档案管理中还存在一些不足.档案数字化管理还处于不断摸索前进的时期,而电子信息技术的特点使电子文件的操作方式简单,传递比较迅速,方便携带等特点,同时也带来一定的安全隐患问题.在安全方面,受到电子文件形成方式的影响,导致电子文件的保密工作难以控制.电子文件是利用电子编码技术,将档案、资料、文件的内容通过有序编码输入到计算机中,并按照固定的模式存储.在一定条件下,可以对电子文件进行编辑修改,而且不会留下任何痕迹,很难保证电子文件的完整性和准确性.且电子文件的载体多种多样.信息技术的不断发展,使得一些鉴别文件原始凭证的关键信息也允许更改,这也使得电子文件很难保持其可用性.一些企业在档案管理上实行“双套制”保存.就是将相同的文件、档案、资料在存储为电子文件的同时也体现在纸质文件上,各个部门之间在网络上传递文件、资料,办完后再辅发纸质文件.这样就形成了同样内容两种类型的保存方式,不仅浪费了大量的人力、物力、财力,也拉低了办公室的工作效率.

以现在的科技水平来说,几乎所有的电子文件对载体都有很强的依赖性.虽然计算机的存储容量很大,但是在电子文件面前也总有困难的时候,且,电脑运行速度与存储量是成反比的.在电子文件刚刚形成的时期,还存在一些软件与文件之间不兼容的问题,这种问题直至今天仍然存在,软件更新速度过快,一些历史性的电子文件会因为不兼容的问题,出现无法阅读或缺失数据的情况.再者网络安全问题始终是一大难题.电子文件的数据受到人为因素影响容易丢失或被病毒感染,这对电子文件的安全性造成巨大的威胁.由于电子档案受到载体的制约,一定程度上可以说没有载体,电子档案就无法发挥实际作用.而对于载体来说除了网络安全问题,还有许多外部因素也威胁着载体的安全.比如:计算机损坏,磁盘硬件无法正常工作,造成电子文件丢失,甚至无法找回.一些重要资料的丢失会给企业带来不容忽视的损伤.就目前我国企业来看,部门与部门之间的管理软件不相同,导致各部门之间的文件、资料等无法实现共享.各个部门都有自己的特点,所使用的软件、对统一内容文件记录形式都产生差异,致使各个部门各自为政,企业的发展受到限制.而同一管理系统的设计单位不同,软件运行的环境也大不相同,在这当中一些电子文件很难互相转换,甚至造成部门资料无法立卷等问题.

Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪

1.信息安全有保证

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中国教育装备采购网2017-10-16

柏耐档案书刊扫描仪高校档案信息时代的革新

随着信息时代的到来，不仅是高校信息技术在发展，信息技术已经逐渐渗透到人类社会生产和生活的方方面面。新的档案载体呈现出的特点要求档案管理者在传统的实体档案管理方法的基础上加以创新。将从档案管理的主要环节入手，分别阐述新的背景下档案管理各环节中管理方法发生的新变化。

从档案收集内容来讲，传统的实体档案管理中，档案管理部门的收集的档案类型仅限于国家、社会团体和个人生成的纸质档案。而信息技术的发展使得档案载体呈现多元化，收集内容不仅包含传统的纸质档案，还包含以数码形式或依托计算机系统存在的电子文件。从档案收集方式来讲，文档一体化的发展加快了文件生成及办理的流程，缩短了电子文件的归档周期。档案收集方式从传统的集中定期收集变为信息时代的实时收集，收集效率大大提高。此外，由于电子文件的特殊性，在收集的过程中不仅要保证电子文件的元数据齐全完整，还要保证电子文件收集环境的安全。

(一) 书刊扫描仪旨在公共场所能够快速和经济的扫描文件，诸如

● 公共阅览室和大学图书馆

● 公司

● 银行

● 律师事物所

由于其独特的产品观念使得book2net书刊扫描仪更易于成为替代当前复印机的一项技术：

book2net书刊扫描仪让您以一种更好的方式满足需求、改进服务和显著降低成本。

配置的图形用户界面，提供适应您个性化工作流程软件的机会。单项功能可以轻松地整合在一起、 并可用多达7种语言为用户提供指导。

根据遵守法律要求，book2net书刊扫描仪使您能够履行版权法规和/或水印，并使其成为工作程的一部分。

1.9秒的扫描速度，3亿页以上的扫描寿命，更适合海量海量数字化加工服务的需要。

新的双触摸技术大大的缩短扫描时间，即使是毫无经验的操作员也可以实现高品质的快速和轻松的扫描效果。

(二) 德国Book2net能为带来无尽的便利并赚取更多的收益!

book2net kiosk书刊扫描仪新技术提供给您超出附加值，同时也给您带来降低成本并提高收益的机会。

● 通过提供数字彩色图像，代替双色调的纸质副本，为公众改善复印服务

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● book2net kiosk对古籍会有更好的保护，保护古籍不会因为数字化受到损坏

● book2net kiosk书刊扫描仪自带自动付费收口，能很方便地整合到任一支付系统中

● 工作流程精简使得成本效益提高。

(三) 德国Book2net书刊扫描仪让用户深信

book2net书刊扫描仪提供现成的解决方案。开箱即用，只要插上电源就开始使用。

book2net非接触式书刊扫描仪可提供300万次扫描循环、 很少机械部件。对于具有最大可靠性的所有零部无故障运行中，双U盘端口为您提供双重安全性 件而言，它们都受到高度保护，具有坚固的结构完全适合公共场所使用。

无故障运行中，双U盘端口为您提供双重安全性 和长期可靠性。

由于带微软增强型写入过滤器技术的Windows XP嵌入式运行系统，book2net kiosk扫描仪在防止电脑病毒方面提供的安全性最高，并长期受到微 软公司的技术支持。

PC机配备工业标准组件并长期供应，具有较长的 使用寿命。

中国教育装备采购网2017-10-9

高校档案OTO服务发展模式探究

大数据时代的到来，推动了“互联网+”新业态的蓬勃发展，互联网与公共体系深度融合，公共服务体系进入智慧服务时代。随着高校社会服务体系化进程的加快，高校集中的信息资源在网络平台与社会公众进行互动、反馈，形成了全新的社会服务机制，高校档案服务也开始探索与互联网叠加的全新模式。

高校档案OTO服务：

“OTO”是“OnlineTo Offline”的简写，OTO商业模式的核心很简单，就是把线上的消费者带服务扩充了档案服务的外延，本质是将高校的馆藏档案资源看作线上的商品，档案用户通过互联网享受线上的虚拟服务，获取线下档案服务与实体资源的过程。

可行性分析

互联网平台的时效性：互联网平台是一个开放平台，其时效性体现在获取信息、传递信息、处理信息速度快能有效地解决档案用户地域和时间问题;主题用户的稳定性：档案资源的用户为校友，教职工等;档案资源的可控性：高校档案资源保存集中，一般有该校档案馆或档案室收集、保管。档案资源的类别体系完整、保存范围为划定的区域和场所，从空间范围上是可控制的。

实现渠道

1：广度扩展-线上平台构建

首先要建立完善的档案管理系统。通过软件+硬件的技术产品融合，加强档案业务系统平台建设，促进档案在更新过程中的集成管理，建立校园大档案的信息集成中心。其次：要开发对应档案管理系统的网络客户端和移动客户端，集“互动、展示、利用为一体。

2：深度延伸-线下业务实现

加强数字档案和纸质档案协同处理，实现电子目录。

3：精度提升—OTO服务推广

对于高校而言，开展档案是一种全新的尝试。档案OTO服务推动档案服务走进校园日常生活，成为智慧校园基础服务中的重要组成部分。

赛数A3书刊扫描仪OS15000

全新的OS15000书刊扫描仪：档案馆、图书馆、博物馆及各高校为了扩展馆藏资源的利用方式，提高服务水平，通过数字化将馆藏资源实现网上共享，方便读者和用户更简便快捷地查找资料。全新的OS15000多功能扫描仪可实现古籍、档案、手稿、杂志、报告、案卷公文或其他文件资料的数字化。OS15000扫描仪是功能强大的数字处理工具，简单易用、性能卓越、扫描精细、性价比高，极大的方便档案图书、公检法、文化宣传等部门的资料数字化工作。对于追求高品质影像的客户，无疑是最佳选择。

灵活、高速、优雅

OS15000因其卓越创新设计以及优越的扫描质量赢得客户信赖。扫描书稿台最大扫描幅面为460*360mm，分辨率高达600bpi，42位彩色扫描让您无障碍扫描大幅面宗卷及书籍，数据可输出为多种标准图像格式。

文字弯曲变形自动纠正功能

顶置式扫描、书页朝上，您只需翻页便可轻松完成扫描。书脊折痕或者原件破损导致的子母变形，可以通过软件自动修正，即使是放置倾斜的原件也能进行校正。

灵活的稿台设计

稿台设计书脊、卷脊嵌入结构，方便书籍案卷的扫描。支持玻璃压稿平整功能。稿台可左右升降，可固定位置。

产品优势

真正线性CCD扫描，快速采集高清影像：

同步移动LED光源箱，免受环境光干扰;

自适应调节稿台位置，适用于各种资料、案卷扫描仪;

高速网络接口，保证影像数据稳定传输;

远程维护和管理，确保提供及时服务;

档案OTO服务改变了固化的档案观念，将静止的数据视为可挖掘的档案资源体系，利用互联网媒体平台的需求大数据，与服务体系进行衔接，提供不同的档案产品，提升了档案利用价值和服务体验价值。

中国教育装备采购网2017-3-29

数字化书刊档案扫描仪对高校档案管理的应用

数字化档案扫描仪book2net在电子档案管理在高校档案管理中的应用在扫描过程中非接触式档案数字化扫描仪自带安全系统无需担心，在储存到外部系统以后针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防：

(一)加强电子档案存储设备以及网络的安全性

首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

(二)规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险

首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

(三)为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性

数字化档案扫描仪采用航天级矩阵式点对点扫描技术，完成单次案卷扫描的时间仅为0.3秒，扫描一本200页的案卷仅需6分钟，是全球最快的案卷无损扫描设备。独特的矩阵式点对点扫描技术景深可达15厘米，可实现实体物证仿3D立体采集和X光片数字化扫描。案卷、实物、X光片实现一机扫描。极大的提高了案卷证物数字化效率。

中国教育装备采购网2017-4-12

非接触式书刊扫描仪高校数字化档案馆新机遇

数字化档案馆是档案信息化的重要组成部分，是未来档案馆的发展方向。构建高校数字化档案馆，能够实现档案信息资源的有效利用和共享，最大限度地发挥档案信息的作用，为学校的改革和发展提供优质服务，是实现高校档案现代化的必然趋势。将会给高校档案工作带来新的机遇，也给档案工作者带来新的挑战，数字化档案建设设备-非接触式书刊扫描仪。

数字化档案馆是在互联网上形成一个超大规模的高度有序分布的档案资源库群，各信息资源库群通过计算机网络的联接和应用软件的集成，组建成一个超大数字档案馆，使档案利用者可以在整个网络上进行信息查询，没有时间和空间上的限制;通过对数据有效的组织和挖掘，可以为生产、管理和决策提供必要的依据;通过网络向政府和社会各界提供优质高效的服务。数字档案馆就要实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化。

(1)档案业务流程处理自动化。档案管理部门用数字化手段对档案业务流程进行管理，对各归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。

(2)馆藏档案数字化。数字化档案馆将原始文献信息资源存储在硬盘、软盘、光介质之中从而形成各种数据库，馆藏档案信息只有经过数字化，才能通过计算机和校园网络实现资源共享。

(3)信息传递网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还需要依靠电子通讯手段，特别是网络技术，将档案信息在网上传输，用户通过网络实现异地利用，成为互相联结、互相配合的整体。

(4)信息资源共享化。数字化档案馆在充分开发利用馆藏资源的同时，将分布各地的信息资源连接起来，形成一个巨大的信息空间，满足社会需求，实现真正意义上的信息共享。

方圆慧图科技非接触式书刊扫描仪是专门针对档案书刊数字化的生产型设备，book2net 系列非接触式扫描仪扫描档案不需要拆卷，扫描过程很简单就像看书一样一页一页的翻页就可以扫描完成。book2net是世界上最先进的书刊扫描仪，扫描一页只要0.3秒的时间。

(1) 扫描速度为0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)

(2) 专为成册卷宗量身定制左右互降式扫描案卷台，对于不同厚度卷宗都能轻松扫描

(3) 扫描过程镜头、光源不走动不移动，增加设备使用寿命

(4) 后背式LED零辐射按需采集照明系统，无辐射冷光源，使您处于最舒适的扫描环境，避免强光令

视觉疲劳

(5) 设备景深15厘米，立体证物、不同厚度卷宗、高清扫描、色彩完美展现

(6) 人性化的扫描设备，全自动影像处理功能

(7) 扫描分辨率800DPI(100-800可调)

(8) 司法鉴定X光片采集系统，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸胶片扫描

(9) 自助、联机两种操作模式任选，打开扫描仪无需连接外置电脑，轻松完成扫描工作

(10) 21寸内置触摸屏，操作预览实时进行

(11) 支持扫描数据实时打印、多种格式同时输出等功能

中国教育装备采购网2017-6-21

浅谈高校档案管理工作创新

近几年来，高校的档案工作取得了可喜的成绩，其地位逐步提高，其作用也越来越受到重视。 以下就是由小编为您提供的浅谈高校档案管理工作创新。

随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为传统文献领域的高校档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案事业的可持续发展，确立档案工作在高校不可替代的地位。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。高校档案的价值在于被利用，这需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。

二、加强档案管理创新体系建设

(一)模式创新。目前，高校档案馆(室)虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。

(二)思路创新

1、管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

2、管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

3、管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

中国档案网2017-5-11

档案扫描仪：让高校档案数字化插翅腾飞

加大对高校档案数字化工作投入，做好诉讼档案数字化的质量检查，加强数据的质量控制。重点做好数字化后的数据质量、图像质量检查工作，做到扫描后的文件图像保持档案的原貌，字迹清楚，无错扫、漏扫。对数字化前的档案要整理检查，使之原件完整、排序正确。档案员必须认真核对，实现纸质卷宗与电子卷宗一一对应。通过技术手段，使得通过电子档案系统打印出来的电子卷宗自动佩带电子档案系统水印，确保电子卷宗真实性。合理的运用book2net非接触式扫描仪可以不拆卷的扫描方式，能够方便的操作。

做好规范和安全保障工作。严格依照《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》等国家档案行业法规，规定本单位的《纸质档案数字化质量标准》等规章制度。加强档案数字化工作的安全管理，数据管理，防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素;对数字化人员进行不定期培训，督促他们及时删除扫描时保存在电脑中的卷宗图片。及时改进电子档案系统，早日实现数字法院系统的案件材料，确保电子档案系统中电子卷宗的唯一性、不可变性。

Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪

1.信息安全有保证

Book2netkiosk设备本身不含有任何存储，符合国家保密法对涉密单位(检察院、法院、公安等)使用设备的相关规定。智能非接触式案卷扫描系统采用外置通用电脑，符合检察院分级保护系统对数据的安全需求。

2.超高扫描效率

扫描速度为0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200页进行实测，每天可扫描约60本案卷，完全满足办案需求。 “有效页”一键切换模式。保证有效页面顺序连续性，减少后期检查量，工作强度低，效率高。

3.专业的扫描功能

★专为成册卷宗量身定制左右互降式扫描案卷台，对于不同厚度卷宗都能轻松扫描

★扫描过程镜头、光源不走动不移动，增加设备使用寿命

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★设备景深15厘米，立体证物、不同厚度卷宗、高清扫描、色彩完美展现

★人性化的扫描设备，全自动影像处理功能，自动纠偏，自动校正，自动去黑边等功能。

★扫描分辨率800DPI(100-800可调)根据客户的具体要求可以调节

★司法鉴定X光片采集系统，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸胶片扫描

★21寸左右内置触摸屏，操作预览实时进行

★支持扫描数据实时打印、多种格式同时输出等功能

中国教育装备采购网2018-1-9

高校热点事件专题档案潜能挖掘

当前，为社会热点事件服务已成为高校档案管理机构的文化自觉与自信，也是高校档案宣传工作的新常态。近两年来，各地高校档案馆（室）紧扣国际国内热点事件，利用档案这一文化“母资源”服务重点工作，在纪念中国共产党成立95周年、中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年、南京大屠杀死难者国家公祭日、红军长征胜利80周年、孙中山先生诞辰150周年等重大活动举行之际，不断推出精彩纷呈的热点事件专题档案，在国内外引起了强烈反响。高校档案界这种集中公布档案的形式，彰显了档案在重大纪念活动中的独特作用。

研发与利用现状

通过挖掘档案，一些时间上间隔很久、地理上分散的事件之间的联系可以被发掘出来，零散事件的类似之处也得以发现。近年来，高校档案管理机构通过找准历史档案与现实需求的结合点，大力挖掘档案信息数据利用潜能的案例可谓不胜枚举。

如在纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年之际，南京大学档案馆通过整理文献、挖掘资料，成功举办了“抗战中的南大记忆”档案图片展，挖掘选取的400件图片和史料，向世人展示了高校战线可歌可泣的抗战记忆；在2014年首个南京大屠杀死难者国家公祭日之际，东南大学档案馆举办的国家公祭日图片展，通过大量史料图片向公众揭示了1937年东南大学的前身——国立中央大学遭到日军轰炸时的历史场景，用档案回击和戳穿了日本右翼势力否认甚至美化侵略的谎言；2015年，同济大学档案馆挖掘馆藏近700幅档案图片，举办了“抗日战争中的同济大学”档案图片展，全面展示了同济大学自吴淞校园被日军炸毁到抗战胜利后返沪的办学过程；在2016年第三个南京大屠杀死难者国家公祭日来临之际，南京师范大学等举办“1937·德国汉堡友人与南京”图片史料展，展览展出了档案史料近200件，缅怀了约翰·拉贝等国际友人对南京人民的正义之举，彰显了铭记历史、热爱和平的主题。

大数据开启了智能时代，今后高校档案管理机构可以更准确地把握时代脉搏，运用更多更丰富的表现形式来赋予档案信息大数据以新的生命，在全社会的大合唱中唱响、唱好“档案声部”，做好服务大局这篇大文章。

难点分析

目前，高校热点事件专题档案大数据处理遇到的主要难点表现在以下两点：

1.如何利用档案信息大数据来发掘故事

海量档案信息大数据彼此之间充满着互动联系，如何表现这些关系，充分发掘其背后的真实历史，这取决于档案工作者的挖掘能力。档案工作者应当借鉴博客营销的写作技巧，努力将档案信息的问题热点化、功能故事化、形象情节化、发展演义化、专题系列化、篇幅精短化。档案工作者要学会运用大数据技术来挖掘档案信息中一个个生动感人的故事，让读者感到耳目一新、记忆深刻，进而使档案信息产生广泛的影响力。

2.档案自然语言的多样性、复杂性

文本挖掘与处理技术是大数据挖掘领域中的一个重要研究分支，其主要研究从非结构化、半结构化的海量文本信息中挖掘有价值的信息，处理其中可能隐藏的概念及其联系，并完成可能的知识发现。文本挖掘与处理的主要对象是自然语言，但自然语言的复杂性、多样性决定了计算机很难实现对其含义的完全理解。因此，探索大数据浅层语言分析，是目前可行的一条研究路线。例如，可先着力挖掘诸如新的特征词、有意义串、关键词等内容进行浅层语言分析，然后再对档案文本信息进行热点事件的抽取、分类、聚类、检索、话题跟踪等大数据处理。

新特征分析与线索依据

在现实生活中，用户需要的热点事件信息通常都是粒度较小、内容相关、题材新颖的信息。因此，在高校热点事件专题档案大数据库的构建中，必须紧扣追踪热点事件的“新特征语言”和“有意义串”等相关线索依据来建立大数据源模块。

含有所谓“新特征语言”的句子，一般具有“内容相关性”和“时序新颖性”的鲜明特点。“内容相关性”指句子的内容必须与主题密切相关；“时序新颖性”指句子传达了以前所没有涵盖的新信息。

所谓“有意义串”，是指在真实语言环境中灵活使用且包含具体语义的“字符串”。这种“字符串”的共性是：在语义上、统计上、结构上和语用上可分别满足一定的性质。由此可见，一个“有意义串”就是一个线索（一个有价值的社会现象）。这种线索往往包含着网民对当前社会各种现象的立场和观点，所以对“有意义串”的挖掘，不仅有利于进一步深化关键、频繁模式的分析，而且对建立更高层次的文本内容自动抽取、话题动态监测、机器实时翻译等智能集成应用机制，都有重要的促进作用。

综上所述，“新特征语言”和“有意义串”的发现，对高校热点事件专题档案大数据分析与追踪具有重要意义。其作为线索依据的主要作用有：一是可以有效地促进系统处理平台对中文自然语言的理解分析与特征提取；二是可以有效地改善和提升文本分类、聚类的集成机制；三是可以在大规模档案数据中自动分析出热点事件并提供事件话题的关键特征描述。

应用探索

首先，搜集、了解用户兴趣点能在很大程度上增强对热点事件的描述能力和查询能力，直接改善用户的服务体验，这对用户和档案管理平台都具有非常重要的意义。高校档案馆服务的受众以年轻大学生为主，大学生接受新生事物的能力极强。因此，高校档案工作者可在知悉该群体利用需求的基础上，抓住其兴趣点，在重要纪念日期间开展多种形式的热点事件专题档案活动。

其次，高校档案管理机构借助舆情分析工具，可着力提升高校热点事件分析的效率和科学性。利用舆情分析工具在高校档案大数据智能处理平台上建立分析模块，并通过开发可视化图形，将热点事件做成放射图，可让用户在放射图中查看自己所关心的某个项目的具体评价结果。如果用户关心的话题（事件）不在此图之列，还可通过关键词进行检索，即用户点击某个具体热点事件，可视化工具就会立刻将该热点事件的各项指标从各类大数据库中抽取出来，并形成形象的放射图。

第三，高校档案管理机构借助当下最火爆的AR（Augmented Reality，增强现实）技术，可将热点事件档案大数据源的挖掘与利用变得更加生动和富有趣味性。AR技术是一种实时地计算摄影机影像的位置及角度并加上相应图像、视频、3D模型的技术，其更像是大数据的一种视觉化呈现模式，为用户带来一个既有虚拟又有现实的“魔法世界”。在这种新型科技革命的支持下，数字信息和纸质档案两种信息相互补充与叠加，用户用手机“AR”一下纸质档案上对应的图片，即能呈现出动态立体的有趣画面，全方位升级用户欣赏热点事件专题档案的体验感。为了让高校师生获得最新热点事件发展的动态信息，高校档案管理结构应当尽快引入AR技术，将其作为吸引师生与档案馆（室）互动的核心业务。用户只需要打开手机APP扫描海报、明信片或身边的宣传栏上特定的图片或二维码，即可在手机上看到神奇的AR特效。档案馆（室）可以结合开发的产品本身，在手机上展现各种充满动感元素的视频场景。例如，高校档案馆（室）策划某个热点事件相关的展览时准备呈现某个“镇馆之宝”，首先就需要扫描该物品的3D模型，并对其特定位置进行关键帧标定，然后根据馆藏物品的背景信息分别准备对应的动态视频数据。这样，当用户使用手机APP扫描藏品，系统就会去寻找AR场景中与之最接近的关键帧，根据关键帧上的特征点，利用特定的算法找到AR场景中对应的视频，并将其展现到用户的手机上。

第四，高校档案管理机构借助VR （Virtual Reality，虚拟现实）技术，可开发休闲娱乐形式的档案热点事件发布平台。VR是指借助计算机及最新传感器技术创造的一种崭新的人机交互手段。例如，美国《纽约时报》的馆藏照片如今成为奥运虚拟现实产品中炙手可热的“明星”，其推出的全实景360度立体虚拟现实电影《现代奥运会》，通过VR设备可以让观众身临第一届奥运会的赛场，见证历史上奥运冠军夺冠的场景，使观众获得独一无二的视觉体验。高校档案管理机构可以借助日新月异的VR技术推出热点事件相关影片，吸引新生代们的眼球。高校档案管理机构在做好热点事件线上宣传的同时，也要用心做好线下产品，并着力将线上的用户和线下的档案馆（室）实体进行有机对接，有效扩大用户规模，加强与用户的互动联系。只要抓住了受众的心理需求，高校档案服务工作也能够产生轰动效应。

张倩

中国档案2017-5-5

如何成为研究型档案馆——一个高校档案馆的启示

北美有个知名度很高的高校档案馆——密歇根大学本特利历史图书馆（Bentley Historical Library），知名度不仅来自我国国家档案局与该馆持续多年的交流培训项目，更是由于该馆开放、创新的不懈努力和显著成效。小编特地甄选了参加培训交流项目的学员朱江的文章介绍这一“研究型档案馆”如何在研究中夯实基础、在创新中拓展，在合作中提升，这些理念和做法相信不仅适用于高校档案馆，对各类有志于大展鸿图、提升社会乃至国际影响力的档案馆来说，不无借鉴价值！

本特利历史图书馆，（以下简称本特利），是美国密歇根大学的档案馆。成立于1935年，坐落在安阿伯这座风景如画美轮美奂的大学城的北部，毗邻福特总统图书馆，质朴的二层小楼掩映于树木丛中， 却丝毫遮盖不住它在档案界的光芒。本特利将自己称为研究型档案馆，笔者2004年参加在该馆举办的中国青年档案工作者档案现代化管理培训班期间，有机会近距离了解、观察它，将它的研究型理解为：历史研究的基地和助进剂、档案教育科研的园地、国内外交流和学术活动的积极参与者。这使得它不仅在密大发挥着极大的学术作用，而且使它在美国档案界乃至世界档案之苑都有相当的影响力。

致力于历史资源的挖掘和提供

本特利建馆70年，积累了大量有关密歇根州和密大的馆藏，包括排列长度超过3万英尺的档案和手稿6万册图书，150万张照片及其它视听资料，1万余张地图。它设置三个部门：密歇根历史部、密大档案和文件部、利用服务部。用户来自密歇根州市民、密大学生、员工、教师、校友、国内外的学者等等。本特利所有馆藏同密大其它图书馆馆藏共同编入MIRLYN，密大在线检索目录同时又加入了研究型图书馆信息网，由美国大学联盟和其它诸如研究型图书馆联 盟等机构共同构建”和OCLC。 两个全国性的文献数据库，以上三个数据库均可供世界各地人士在线利用。

对不同层次的历史研究，本特利采取不同的帮助和促进手段，对于众多来馆的学生（绝大部分是，但不局限于密大学生）， 是为完成导师布置的作业或论文而来， 本特利除了给予必要的咨询服务外，还在其网站依据对馆藏的了解公布诸多历史研究选题， 包括非洲裔美国人、商业、环境、人口、医疗与健康、菲律宾政治、科技、密大、密大运动员、战争、妇女等。 每个专题下还有具体的课题， 如非洲裔美国人下的“黑人运动：“目标的评估”、“1939~1942”年密歇根黑人致力保护黑人历史” 等专题， 以方便学生按图索骥。

而早在1990年本特利就设立了Bordin/Gillette和Mark C.Stevens奖学金，旨在鼓励基于馆藏的研究和出版活动。设立至今，有近百名知名学者和准备毕业论文的博士生得到资助。包括旅行费和研究费用"， 这些人士来自全美几十所大学乃至世界其它地区， 研究方向各异：美国在远东的外交政策、美国税收政策的政治经济学、世纪美国学校课程之争等等。

本特利还时刻将史料公布并以此促进历史研究作为己任。1947年，一组题名为“密歇根州早期荷兰移民”的档案文献以通讯形式面世，此后通讯系列成为其相当长时期内主要的档案公布方式，先后出版了近50期。1948年《密歇根和克里夫兰时代》 一书出版，也拉开了文献汇编成书的序幕。出版物并不限于印刷品，1975年至1978年通过与俄亥俄历史协会和基督教女子戒酒协会等机构合作，完成了工程浩大的《节制与戒酒》报纸的缩微版，在全国人文学科基金的资助下，先后缩微了《Abend-Post》（一份底特律日报），弗兰克·莫菲的论文集，不一而足。

随着互联网的普及，本特利将文献公布的重心转向网站这一受众广泛。跨越时空且费用相对便宜的媒介，它的网上文献汇编图文并茂，课题又能吸引人们的视线，如校园历史图片展、 密大历史系列（包括密大历史、密大建筑、著名员工和校友、著名运动员等专题，每个专题下还有分专题，如“著名运动员”下列有橄榄球艺术、密大与奥运会、密大女运动员、密大橄榄球场的故事等8个小专题）。

本特利对历史研究的贡献，突出体现在它被接纳为Pubilc Goods协会成员，该协会是由密大卓越的博物馆、图书馆及其它文化机构组成的，是对协会成员为密大文化使命所作贡献的认同，该协会的一项创举就是在AndrewW.Mellen基金会赞助下设立一个Public Goods博士后项目，该博士后点就设在本特利，它遴选学者来密大利用Public Goods协会图书馆成员的资源来给研究生授课，对于本特利来说，该项目将它与学校的教研活动直接联系起来， 并且是在它丰富的馆藏基础上使自身成为密大学术活动的有机组成部门，因此意义非凡。目前，该项目已接纳了 9 位学者在密大8个学术机构讲学。

潜心于档案教育与科研

本特利作为密大的档案馆，已经成为密大档案教育的基地和档案科研的孵化器。

密大信息学院开设档案课程，本特利是学生参观和实习的去处。2004~20055学年《档案与文件》课程有一项明确要求，就是访问一处校内档案机构，其中包括本特利，并且规定访问时间是2004年9月28日上午9点，为时90分钟。在访问前必须先浏览本特利的网站，访问时工作人员会就一系列问题作介绍，访问结束学生还须就了解到的本特利的使命、馆藏、工作流程、利用者情况、现场走访比网站浏览更多了解的地方、个人观感等写出考察报告，该考察报告占《档案与文件》课程总分的 15%值得一提的是，本特利的技术保护室闻名遐迩( 笔者亲眼所见其设备齐全，复制出的皮制书籍封面精妙绝伦，叹为观止) ，工作人员Craven还同时被校内Clements图书馆、法律图书馆珍品室、校特藏图书馆聘用，前来参观的人络绎不绝，更有许多人来学艺，不少人学成后在其它学校从事保护工作，密大来学习的以艺术学院和信息学院的学生居多。

本特利不仅作为实习基地，而且以教育主体的姿态投身密大的档 案学教育，早在1971年，在时任馆长带领下， 本特利就与图书馆学院 ( 现在的信息学院)一起为研究生开设档案管理研讨班， 在一个学期内学生每星期一次到本特利来学习，1978年历史系也加入进来，同时课程扩展为秋季课堂教学和冬季操作实践两部分，实践内容就是在本特利从事档案整理或接待服务。这些活动也奠定了密大档案教育的模式。

1995年为适应信息社会的需求。密大图书馆学院更名为信息学院。随后本特利与信息学院的关系更为紧密，目前有3名本特利员工是密大的全职教授。越来越多的学生来本特利实习，学生通过在本特利的实践。加深了对历史记录和文件本质的理解，也初步掌握了有关技能，本特利本身也获益匪浅，如其网站上“密大与中国”专题汇编就是来自中国的一名学生的作品。在教学的同时，本特利员工积极著书立说，美国档案工作者协会年会经常是他们展现才能的舞台，《美国档案工作者》杂志上常见他们的文章。

本特利的档案教育培训并不局限于校内。1983年，在基金资助下，本特利向经过选拔的档案工作者提供助学金，帮助他们来密大进行为期一至四个月的相关专业研究。该项目至1997年结束时，共资助了122名来自各地的人员，他们研究了84个独立或合作课题，涵盖档案管理和现代文献学术利用的方方面面，70 多篇论文或专题报告得以发表，其中许多文章已成为美国档案教育课程中的必读书目。该课程最初倡议的动机是基于他们的一个观点，档案工作者忙于应付工作的压力，如果有机会暂时离开办公室，有一段时间松弛、思索，有助于激发档案工作中的创造性思维。这个目的看来是达到了。

2000至2001学年，Francis和历史系的两位教授举办了为期一年名为“档案、文献和社会记忆机构”的培训班，这是该学年密大一项主要的高级国际课程。65名来自国内外大学( 包括啥佛大学、芝加哥大学、普林斯顿大学) 和档案机构的学生参与，培训班重点阐述了档案馆作为社会记忆的保管场所在社会中扮演的角色。由于对此感兴趣者颇多，多达 50名旁听者也加入其中，该培训班的主题被2004年国际档案大会选为基本议题。

行文至此，笔者感喟万千。本特利作为校内档案馆，作为一个公立的文化机构，千方百计“推销” 馆藏以促进历史研究是它的内在要求，而积极投身档案教学，提高档案学术层次则是它工作的另一重心，两者就如同鸟之两翼，互为依托、互相促进，确保它的工作在高速轨道上运行。公立机构是依靠纳税人的钱维持运转的，服务公众是它最基本的价值和目的，而唯有认真研究"充分探索档案工作内在规律，方能使档案管理更有成效。许多同志认为美国档案管理是"轻整理重利用",笔者并不苟同，从本特利看，他们既重利用也重整理，不过较之我们的整理方式而言，更简洁，人力、物质成本更低而已，似乎也更能保持档案的本来面目。因此，我们在提倡建设学习型机关的同时，更要激励向研究型机关发展。

投身于国内外档案学会(协会)间交流

美国由于没有类似中国国家档案局这样的管理全国档案事务的机构，也没有建立起像中国这样从上到下的档案管理体制，各档案馆之间亦无隶属关系，也就谈不上统一的规范和标准。但笔者走访过美国10多家档案馆，其管理模式和方法大致相同，这除了档案管理内在规律起作用外，也跟他们积极组织并参与各层次的档案学会 ( 协会) 有关，通过学会交流研讨、相互学习、自我调适。本特利加入了国内外多个档案协会。1975年前，美国档案工作者协会没有固定工作场所和固定人员，本特利在1972年至1975年为它提供了场地，Robert Warner担任了协会的秘书长。40多年中，本特利员工通过各种形式为协会作贡献，Robert Warner后来担任过主席，多人担任执委会委员，Nancy Bartlett 1998年还被授予协会的Kengan奖。密歇根州档案协会是全美第一个州际档案协会，它将该州重要的档案机构紧密联系起来，是他们交流合作的平台。笔者所在的中国青年档案代表团访问密歇根州多家档案馆，均受到了热情的接待，由此可看出本特利与它们的友好关系。笔者还观察到，密歇根州档案馆的库房承放档案盒的铁架的设置几乎是一致的，而且非常合理，充分利用了空间，恐怕也不仅仅是巧合，估计是相互借鉴的结果。此外，本特利还积极参与了美国中西部档案论坛，密歇根州历史学会的活动"本特利与国际档案理事会也有着密切的关系。Nancy Bartlett2001年至2004年期间任国际档案理事会主要会刊《逗号》的编委，在她的主持下，先后发表了系列特稿，介绍中国，俄罗斯，中欧，斯堪的纳维亚等地档案事业情况。2004年在维也纳召开的国际档案大会上，馆长担任了项目委员会委员，Francis Blouin和Nancy Bartlett都是国际档案理事会执委会委员。1999年，国际档案理事会代表团访问本特利时，就对该馆广泛的国际交流表示赞赏。此外，1989年本特利还主办了有30多个国家代表参加的第二届欧洲档案研讨会，议题是北美与欧洲在档案管理传统上的异同。

热衷于国际档案界的合作

本特利与世界诸多档案部门有着频繁的交往和友好的合作，使它在国际档案界占有一席之地。这种交往与合作主要有以下几方面：

首先是协助档案的整理，使本特利先进的整理理念得以在档案管理落后地区推广运用。最有代表性的是梵蒂冈档案和南非档案的整理。1984年当Francis Blouin参观梵蒂冈档案馆时，发现其检索系统不便于利用，在梵蒂冈档案馆和梵蒂冈图书馆两位馆长的要求下，Francis Blouin与本特利其它两名员工将该馆检索工具的组织原则运用到梵蒂冈档案上，先从梵蒂冈外交档案着手，再将全部梵蒂冈档案的目录组成一个整体，最后连同保存在其它档案机构如位于都柏林的Trinity学院和法国国家档案馆的相关档案目录组成了一个目录库。其成果为《罗马教廷历史文献目录与指南》一书，该书1998 年由牛津大学出版社出版，1999年荣获美国档案工作者协会用于奖励最佳全宗指南的C.F.W.Coker奖，《选择》杂志称之为 1998年最佳学术书籍之一，随后该目录进入RLIN从而使全世界学者都能方便地浏览。1998年及1999年的夏季，本特利员工在南非帮助整理和修复有关南非自由运动的档案，主要是存放于Fort Hare大学的非国大档案和泛非洲人大会档案， 该校是非国大领导人曼德拉和其它领导人的母校。本特利员工评估了以上档案的价值，制定了整理计划，并进行了初步试验性的整理，随后由密大信息学院的学生在本特利员工指导下具体从事整理，对整理结束的全宗都编制电子版的全宗指南并在Fort Hare大学网站公布，目前该项目还在进行中。

其次是讲学和培训， 这类活动频繁多样，并且涉及多个国家。1992年和1993年，本特利为来自法国即将从事文件与档案管理的准档案工作者分别进行两期培训，重点讲述外交原则如何运用于电子文件中，1996年《美国档案工作者》秋季号专题介绍了该培训班。1999年、2001年、和2004年，本特利为来自中国的青年档案工作者举办了三期档案现代化管理培训班，内容从美国机构组织史到美国档案工作发展史，从文件管理到美国档案的收集，鉴定，著录，整理和利用，从纸质档案，音像档案到电子档案，从大学档案，建筑档案到网站档案，以及档案的管理，保护及教育等，使学员全面了解美国的档案工作现状。

再次是交流访问。本特利交流访问的足迹遍及世界各国，尤其与欧洲关系更为密切。 这类交流使本特利的视野更加开阔，迅速吸收对方的长处。1987年，根据前苏联和美国双边文化交流协议，Boluin作为首批出访苏联的美国档案工作者访问了苏联的档案馆。苏联解体后，本特利与俄罗斯人文学院保持着良好的关系， 并相互探讨档案的鉴定和整理问题，研讨剧烈的政治变动对档案实践的影响。1989年以来，众多中国档案学者，官员及代表团先后访问了本特利，而本特利员工在2000年和2002年访华时，则应邀在中国进行了许多讲座，内容涉及美国的档案法规，美国电子文件鉴定动态，西方纸质档案的保护等，受到了广泛欢迎。

本特利还向国外派遣访问学者，进行一段时间的研究。如1994年至1995年。Nancy受资助在丹麦移民档案馆进行为期6个月的访问，出于出版指南和建立数据目录库的双重目的，她察看了已有的一些全宗指南，经翻译，标准化，将其综合成一个数据库，最后出版了《丹麦移民档案馆北美全宗指南》。

本特利给人的感觉既是档案馆，更是学术机构；既是在进行档案管理，更是在探索；本特利员工既是档案人员，更像是学者。笔者在接受培训期间，几乎所有员工都参与讲学，个个知识渊博，训练有素。在这种氛围中，一个只有，20人的大学档案馆成为在国际档案界有相当知名度的文化机构，它在工作中研究，研究又推动了它继续向前发展，对我们颇有启迪意义。

搜狐2017-5-30