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新形势下档案工作走向社会化的思考

[摘 要] 在档案工作的重要性已经基本形成共识、社会各界和人民群众对档案的要求日趋提高的新形势下，切实转变观念，做到文书档案与社会档案互补、机关档案与民间档案相辅、平面档案与立体档案并重，是档案工作者的当务之急。档案部门只有牢固树立服务观念、主动扩大征集内容、积极创新档案形式、认真拓展管理方式、勇于应用先进技术，才能具有生机和活力，才能满足社会需求，由“官方化”走向社会化。

近年来，随着全社会对档案利用的日益重视和档案工作机制的不断创新，档案工作的重心已由传统的服务于党政机关向服务于民生、服务于社会、服务于文化建设转变。这些转变，无疑给档案工作带来了新的生机，但也给档案工作者提出了新的要求。本文就档案部门、档案工作者如何适应新形势，转变观念，拓展空间，使档案工作走向社会化做点探讨。

1 把握档案工作现状和面临的新形势

我们国家档案事业的发展进程或曰体系建设，按照业内论述，经历了接受国民政府档案资料，以召开会议、印发文件形式加强文书、档案管理；颁布档案法律，依法治档；健全档案机构，充实完善档案事业体系等阶段，“到目前为止，世界上尚没有一个国家形成如此完整系统的国家档案事业体系”。[1]虽则如此，但以中国幅员之辽阔、行政管理关系之交叉重叠、东西南北经济文化差异之明显，各地档案事业、档案工作现状仍然千差万别。不过，以下几个方面应该说具有共性，可视为档案工作的现状和面临的新形势:

1.1 对档案工作的重要性已经基本形成共识

几十年来档案工作的实践，特别是1987年《中华人民共和国档案法》的颁布实施，使各级领导和广大档案工作者逐步认识到，“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责”[2],各级国家机关、事业单位、企业、社会团体负责人起码从口头上不否认档案工作的重要性。

1.2 基础性档案工作进展正常

各级国家综合档案馆、各类档案室文书档案的收集、整理、保管、查阅利用、资料编研大都有章可循，有序开展；档案信息化也越来越进入决策者和档案工作者的议事日程，有些地方甚至取得了丰硕成果。

1.3 档案的收集、征集存在薄弱环节

《档案法》对档案的定义是：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[3]但在具体工作中，存在重视国家机构档案，忽视社会组织和个人档案；重视文字档案，忽视图表、声像档案的问题，已有重要的个人档案、声像档案随着岁月的流逝而灭失。

1.4 与海外、国外比还有差距

尽管我们在档案馆藏量、机构设置、管理人员数量等方面在世界处于前列，这些年一些地区档案馆建筑面积、内部结构布局也堪称世界一流，国家档案局甚至提出了鼓舞人心的建设“档案强国”[4]的目标，但毋庸置疑,在管理理念、管理方式、服务意识及手段、基本建设投入等方面，我们的差距仍然很大。

1.5 开创档案事业新天地任重道远

随着《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》和《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的贯彻落实，随着改革开放、依法治国的深入和各种政治、经济、社会、文化活动的进一步规范，档案工作的重要性将愈来愈凸显；随着社会的进步和人民群众权力意识的增强，对档案资源建设和利用诉求会提出更高标准、更多要求，档案工作者须更新观念、创新工作，才能顺应时代变迁，开创档案事业新天地。

2 新形势下档案事业发展的思路

当前，各级档案馆的资源现状、管理形式等不能满足社会需求。档案中政府的工作安排、工作总结、领导讲话材料多，受人关注、经常利用的关乎个人问题的档案却常有缺漏，而工人、农民、知识分子、个体私营工商业主、学生以及其他社会人士通过查阅档案落实有关政策，解决工龄、工资、学历、技术职务、行政职务、行政级别和各类纠纷问题，已成为人民群众的自觉行为。因此，档案工作如何“走出深闺”，面向社会，如何在“为党管档，为国守史”的同时，最大限度的“为民服务”，是事业发展面临的重要课题。也就是说，档案工作面临如何社会化的问题。从长远考虑，档案工作社会化是一个地区政治民主、社会文明、经济发展、文化繁荣的重要标志之一，也是档案事业发展的必然要求。提高档案工作社会化水平对于发展档案事业，既是应时之举，又具长久之功。

档案事业存在的前提是拥有大量档案资源。如何改变几十年来几乎全部精力用在收集、整理、保管党政机关和其他单位的文书档案上的传统做法，拓展视野，伸长触角，收集、征集更大范围的档案资料，使档案事业长兴不衰、健康发展，是各地各级档案部门、档案人员一直认真思考的一个问题。陕西省的档案工作者集众说之长，归纳出在思想认识和工作安排上切实实现“三个转变”的提法，即由单纯的文书档案向文书档案与社会档案互补转变，由只抓机关档案向机关档案与民间档案相辅转变，由注重平面档案向平面档案与立体档案并重转变，使国家机关、各类机构和个人档案应收尽收，为档案事业持续发展、永续利用奠定基础。

“三个转变”最早由陕西省档案局局长王建领在2013年开展工作调研时提出，2014年初在陕西省档案工作会议上又做了论述、强调。2014年11月，汉中市档案局在《关于转变观念提高档案工作社会化水平的若干意见》中针对“三个转变”的实施做了安排部署。2015年3月，“三个转变”写进了中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势档案工作的实施意见》。至此，文书档案与社会档案互补、机关档案与民间档案相辅、平面档案与立体档案并重，成为新形势下陕西省档案事业发展的方向和措施。

由单纯文书档案向文书档案与社会档案互补转变，就是要延伸档案内容，加强社会关注的档案、非物质文化遗产资料、重大经济社会活动档案的接收征集力度，丰富馆藏资源；由机关档案向机关和民间档案相结合转变，就是要拓展收集领域，加大对民间档案、名人档案、口述历史档案、家庭档案等收集力度，积累更多的档案资源，纵向扩展档案内容；由平面档案向立体档案转变，是指除加强抢救纸质档案外，还要多渠道地收集音像、实物等档案,真实全面地有立体感地记载和反映历史面貌。“三个转变”较好地概括了今后档案工作的方向和重点，不只在陕西，在更大范围内也有实践和探讨的必要。

3 档案工作走向社会化的路径

档案工作社会化就是要对长期以来档案“官方化”观念和行为进行“稀释”，面向社会、面向民众收集征集档案，就是要使档案资源的利用由政府为主转向政府与社会共享。走向社会化的路径很多，而树立服务观念、扩大征集内容、创新档案载体、拓展管理方式、应用先进技术必不可少。

3.1 牢固树立档案工作服务社会的观念

档案工作服务社会已是老生常谈，但实际效果难称良好。由于或位于深宅大院，或地处偏远郊区，或资源拥有量有限，或服务手段落后，或人员素质不高，许多综合档案馆很难做到为人民群众、为社会各界优质高效服务，亟需改善和改变。特别是一些高层次的综合档案馆，强化而非弱化“官衙”神秘性，人浮于事，被动服务，查阅手续复杂，审批“门槛”过高，甚至高到过不去，根本不可能为社会经济发展和人民群众生活服务。这种观念、风气不改变，档案工作走向社会化、服务全社会就会成为一句空话。在这方面，海外、国外有很多值得肯定的做法。台湾中国国民党党史馆只有两位专职人员、管理三百多万卷档案、全球各地查阅开放档案只要求提供有效的身份证明（大陆人士要有台湾学术单位的推荐函）的做法，[5]国外档案界形成理论并付诸行动的档案“休闲利用观”[6]，都有学习借鉴的必要。

3.2 开阔档案工作视野，建立覆盖全社会的档案体系

突破“档案＝文书档案”的惯性思维，拓展工作范围，收集整理政治、经济、文化、科技、宗教、民族活动中具有重要影响和利用价值的档案资料，建立覆盖全社会的社会档案、特色档案、名人档案、民间档案、家庭档案体系。近年来，有关招工、婚姻、土地、林地、知青等历史问题的档案和就业、房产、医保、城镇建设、环境保护等现实问题的档案备受关注，须围绕这些领域做好档案的收集、整理、保管和开放服务工作。农村土地确权、乡镇村组撤并、移民搬迁、中小学撤并、城市拆迁改造是这些年各地普遍开展的工作，其相关档案的收集保管历史意义重大。对各级各地开展的机构改革、各种庆典、抗灾救灾、全球性全国性或地域性重大活动，在做好事件发生时、工作过程中档案收集的同时，还要做好活动结束后群众诉求、市场变化、社会反响等后续档案资料的采集、甄别和收藏保管，提高档案的全面性和准确度，全方位多视角地记录反映历史。因为我们现在收集的来自官方的重大事件、重大活动档案，无非是领导重视、安排周密、效果明显、群众皆大欢喜，但这往往不是事实的全部。

应加大与各类单位、各种人群的沟通联系，建立不同门类不同载体的特色档案。如与外事侨务等对外交流部门协商，收集与当地友好交往的国内外城市赠送的礼品及产生的资料，建立对外交往成果档案资料特藏展室；与党史、地方志等部门联系，归集地方文献档案资料；与高等院校、博物馆联合，收集地方学术研究资料；同文联和当地文化人士联系，搜集本土文化名人诗歌、散文、小说、文学评论创作研究资料；与企业、企业主管部门协作，做好企业改制、兼并、破产等发展变化过程中档案的收集、保存，等等。台湾国史馆“总统”外交礼品档案陈列展览，西安市市政府礼品陈列展览，浙江省、广州市、成都市建立“名人档案库”，新疆、哈尔滨、苏州等地或指导规范民营企业建档或改制企业档案集中管理，是档案工作向社会层面延伸的范例。

我国地域辽阔，各地资源、物产、风俗不光差异大，而且往往各具特色，建立一些具有经济、文化特点的特色档案意义重大。目前已经开展和准备开展的海南、云南民族档案，四川绵竹“剑南春”档案，杭州、苏州丝绸档案，西安“丝绸之路”档案，宁夏盐业档案，陕西汉中茶叶、洛川苹果、城固柑橘档案的收集、整理、展示等工作，都是值得肯定和大力提倡的。

名人档案是存贮历史记忆、记录文化进程的生动素材。建立一个国家、一个地区从古至今对政治、军事、经济、科技、文化、教育、宗教起到积极作用或具有一定影响力的名人的档案，是档案工作的重要方面。名人档案古来就有，国外于此更为重视，而过去多少年我们对此有所忽视。名人档案应以征集为主，可以个人为基本单位进行整理，形成档案数量较多的著名人物可单独设立全宗，形成档案数量较少的若干同类著名人物可组成联合全宗，并按照材料的种类、结合时间特征进行分类立卷。英国国家档案馆保存的16世纪文化巨擘莎士比亚的系列档案能够受到联合国教科文组织的推崇，[7]我们也应有曹雪芹、鲁迅那样的大师文豪的系列档案向世界展示我们的文学成就和文化风貌。一个省、一个地区也应有本地文化、教育、学术、科技代表人物的档案。

民间档案具有重要的历史印证、智慧积累、信息贮存价值，它所承载的厚重的民间文化和历史记忆越来越被人重视。近年来，有越来越多的人注重民间档案的收集，大大弥补了政府档案的不足。只有将民间档案的保护和吸收纳入档案资源建设系统中，才能更好地保存、利用、传承珍贵的文化记忆。因此，应大力开展民间档案的普查、登记。可借助档案网站鼓励群众登录，自行登记所持有民间档案的种类、数量、保管状况等，再上门登记核实，并根据持有者意愿和档案情况，采取接受捐赠、寄存、收购、代为保管、征购、接收移交等灵活的方式加以保护和管理。

家庭档案是民间档案的一种形式，是家庭成员在家庭活动和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他形式的历史记录，对于从微观上真实地反映社会局部历史面貌、提高家庭文化品味和生活质量起着重要作用。档案部门有责任指导家庭档案的建立。家庭档案的建立，一则应选择有条件、有影响力的家族或大家庭建档；二则可根据持档人的意愿协助建档，并从家族史、理财、健康、证件、个人履历、日记、书信、家庭大事记、交友联谊、照片摄影等多个方面进行归类建档，以备日后查考、使用、完善；三则要做到隐私保密。家庭档案在社会进程中的作用不可小觑。清代留美幼童詹天佑、容揆、唐绍仪在国外的经历就是通过美国康涅狄格州基恩女士个人收藏的资料得以清晰的。[8]

3.3 拓展档案形式，实现档案资源的立体化

档案社会化的重要环节是改变单一的纸质形式，在形式和类别上向电子文件、数字档案、声像档案、实物档案等发展，多种材质、有立体感地记载和反映历史。近年，通过“存量档案数字化，增量档案电子化”，扫描加工纸质档案，加快接受电子文件，数字档案、电子文件数量剧增，但声像档案、实物档案的收集、征集仍步履维艰，除了经费这个“拦路虎”外，思想认识不一、操作办法不明也是制约因素。对实物档案的定义及属性尽管存在歧见，但实践中许多“实物”与“档案”不可分割也是事实。

国外的声像档案发展如火如荼。墨西哥国家声音档案馆动听而丰富的墨西哥声音，澳洲国立影片与声音档案馆的视听遗产——“澳大利亚的生活”，美国康奈尔大学麦考利档案馆17.5万条的动物声音记录，说明人类已开始进入“用声音记录世界” [9]阶段，我们不应该一直落后。方言能有效的传承历史和文化、促进交流、化解隔阂，我国古代就有进行方言调查、编撰方言书籍的传统。扑朔迷离的西夏史的建立，就得益于原始资料的发现、西夏文的识读和党项族后裔方言习俗的流传。20世纪中期以后，重视推广普通话，忽视了方言的利用和研究，造成了一些民族性、地域性语言的失传和文化的断裂。这些年，天津、青岛等地做了方言采集建档工作，陕西省档案局也注重这类资源的抢救和发掘，局长王建领所著《留住祖先的声音——陕北方言成语三千条》被国家定为非物质文化遗产保护资料，今年在全省12个县（区）开展的“陕西方言语音建档”试点，又迈出了重要一步。

口述历史档案是集社会档案、民间档案、名人档案、音像档案等属性于一体的档案形式，它可以在一定程度上弥补文书档案的不足，更多地填补历史空白，保存社会记忆。美国哥伦比亚大学中文图书馆已故馆长唐德刚博士根据当事人口述资料研究整理的《顾维钧回忆录》、《李宗仁回忆录》、《胡适口述自传》等，成为不朽的文史巨著。天津日报高级记者宋安娜利用6年时间，通过访问尚存的犹太人，回忆二战期间犹太人千辛万苦选择中国逃避法西斯迫害的艰难历程，出版《神圣的渡口》[10]，既揭露了法西斯的罪恶，又拉近了中国人民与犹太人、与世界人民的距离。著名史学家定宜庄带领自己的团队进行的“老北京人的口述历史”工作，从不同侧面记录了北京宏观的历史变化。这些年由民间或官方开展的对抗战老兵、黄埔军校老人、日军慰安妇中的中国妇女、入朝作战战士的采访记录，都是可贵的口述历史资料。档案人员在这项事业中不光应有一席之地，而且应该扮演主角。按照专家的说法：“做口述历史，就像和时间赛跑。” [11]除了上述国共政权交替之际的人物、事件，经历1949年后风云变幻的许多人也陆续谢世。尽管“反右”、“大跃进”、“文革”等重大事件的研究还有许多禁区，但作为“历史收藏者”的档案人员，不应让这些事件的当事人将历史真相带入坟墓。对于基层来说，更有许多政治、经济、科技、文化活动的重要回忆，需要由事件当事人口述或事件亲历者口头转述，经采集后以文字、声像等形式记录下来。当然，“所谓口述历史并不是一个人讲一个人写就能完成的，而是口述部分只是其中史料的一部分而已” [12]，口述只有与其他史料对证充实才能成为“历史”，“口述要与文献相结合，通过‘二重证据法’，来确保口述历史的相对准确性” [13]。汉中市档案馆启动的“黄埔军校汉中籍老人口述历史实录”和“汉中文化名人生平”建档工作，就是基层档案工作者的一种尝试。

3.4 激活档案保存方式，提倡档案代管托管

国家综合档案馆保存档案资源是一种主要形式，但不应该也不会成为唯一的形式，应大力提倡档案代管托管，以多种形式保存档案。档案部门须指导并参与民间档案的代管、托管，鼓励民间有识之士创建家庭档案馆（室），在自我保管有困难的情况下，委托社会人士专门看管、保护。各级档案局应尊重档案持有者的意愿，对其档案的收集整理提供及时、免费的技术支持和业务指导。同时，可依托具有档案保管资质的民间机构，与档案持有者签订寄存协议，寄存人享有优先使用权，并可提出限制利用意见，还可以分享利用相关档案所获得的收益。

在当前全面深化改革的形势下，国有企业发生破产转制、事业单位发生撤销等情况时，档案部门应按照国家档案局第9号令第6条规定，及时介入，主动作为，对其档案进行接收和代管；暂无保管主体的档案应由所在地国家综合档案馆接收。企业档案是经济行为的真实记录，不能遗失丢弃，留下历史的遗憾、空白。邓小平1921年在法国克鲁梭当轧钢工的档案，就是在施奈德钢铁厂早已停产的情况下，由管理档案的一个基金管会1996年提供的。[14]对散落在民间的一些族谱、家谱等，档案馆亦可代为保管，所有权仍归档案持有者。对代管的档案档案馆具有管理权和使用权，可按照代管协议向社会及家族相关人员开放，以便查阅利用。

这些年政府部门或中介机构为大专院校毕业生和科技人才合理流动而开展的档案托管业务，既是一项重要的社会服务工作，也是档案托管的重要形式，这项工作可大大减少人才流动过程中出现档案遗失、被盗及泄密等事故的发生。各级综合档案馆可尝试性地开展此类工作，以拓展业务，最大限度地服务社会。

3.5 采用先进技术，稳步推进档案信息化

技术在档案领域的创新应用已成为国际档案界的主流。在美国、英国，云存储、大数据等“一些创新技术被及时引入档案领域，夺人眼球”，“档案部门借助技术提供体验式服务，带领用户‘穿越’时空”。[9]对我们国家档案工作特别是基层档案工作而言，档案数字化与数字档案馆建设应成为常态性工作。20世纪计算机技术和通信技术的成功融合及广泛应用，使信息化成为耳熟能详的一个术语，“信息化已经成为全球共同的路径选择，成为世界各国的发展战略，成为各行各业的建设重点”[15]，档案工作不光不能例外，而且应成为“弄潮儿”，这样才能跟上时代步伐，真正实现社会化。应持续推进档案信息化工作，积极加强档案信息网站、档案目录及全文数据库建设，实现全社会在线查阅利用和咨询服务便捷化。当务之急是国家应有统一的数字化技术规范，解决技术标准无章可循的问题，避免各地或茫无头绪，或自成体系，难以联网共享。对如何保证电子档案的原始性、准确性、可信性，也应有相应的切实可行的技术措施，以使信息化在档案社会化过程中真正发挥促进作用。

4 结语

档案工作社会化是一个宏大的命题、长期的工作，不是一两篇文章能够尽述的，其工作也不能立竿见影，不能单靠行政命令而“运动式”进行，关键是行政管理机关要有长远的考虑、明确的政策，档案工作者要有全新的观念、踏实的作风。多年来包括档案部门在内的行政或准行政单位形成的习以为常的神秘、被动、拖拉，与社会化理念格格不入。档案工作者只有明确目标，持之以恒，才能收到预期效果。如果邯郸学步、拾人牙慧，模仿权力部门靠提口号制造轰动效应，“跟风”，走形式，只会事倍功半，甚至劳而无功。至于社会化的路径，可视各地具体情况而选择，可在实践中探索前进。

孙启祥 冯 甜

汉中市档案局2017-12-13

关于把档案馆建设成为政务信息中心的思考

随着政府信息公开日渐成为当今社会的热点问题,各级国家综合档案馆能不能抓住这个机遇,发挥自己的特点和优势,积极参与到政府信息公开工作中,逐步把档案馆建设成为政务信息中心成为关注的焦点。

一、由各级综合档案馆组建政务信息中心具有可操作性和经济性

1、档案馆具有一定的信息基础,有利于政府信息的集中收集和综合管理

(1)信息只有附着在一定的物质形式上才能存在。政府信息大多是以文件和档案的形式存在的。经过50多年的努力,各级档案馆己将同级机关10年(省级机关20年)以前形成的档案全部接收进馆,已成为各级政府部门历史记录的集中保管地。进入21世纪以来,各级档案部门与时俱进,不断创新服务机制,积极开展现行文件的提供利用服务,并设置有现行文件阅览室,方便社会利用。因此,各级国家综合档案馆既集中保存了各级政府的历史记录,又保存有各级政府的现行文件,已成为事实上的政府信息保管基地。

(2)档案馆为各级政府部门文件与档案的形成与管理提供规范指导,使其具有统一的格式,便于政府信息的统一收集、管理和利用。

(3)档案馆公布政府信息相对于其他部门自身公布的政府信息而言,具有一定的综合性。公众到档案馆可以获得一揽子源自不同政府机关的各类信息。这些都为履行政务信息中心职能奠定了信息基础。

2、档案馆具有强大的信息能力

(1)首先,政务信息中心要具有广泛的信息收集能力。政府信息是动态的,又分散于政府的各个部门,没有强有力的信息收集能力是无法将各种信息从其形成部门收集起来的。在《档案法》、《档案馆通则》、《机关档案工作条例》等法律规的支持下,档案馆已建立了通畅的档案接收进馆渠道和一套十分有效的档案信息采集方法,具备了相当的档案信息收集能力。

(2)其次,政务信息中心要具有一定的信息加工整合能力。作为一个信息工作部门,经过多年的努力,档案馆已具备了强大的信息加工能力。档案馆拥有强有力的领导班子,拥有一批政治素质高、业务能力强的档案信息整编队伍,形成了一套科学的工作机制,积累了丰富的信息加工整合经验。

(3)第三,要想成为政务信息中心,就必须拥有高效的信息提供利用渠道和方式。经过多年的摸索,档案馆已建有多套信息检索工具,开发有信息检索系统,并能够提供网络检索服务。

3、档案馆的现行文件阅览室具备了政府信息开放的条件和经验,有利于降低政府信息开放的成本

现在全国许多城市档案馆均设有现行文件阅览室,面向社会公众开放。以成都市为例,档案馆向社会开放的现行文件一般是指市委、市政府还在执行和使用的规范性文件及行政规章,市人大常委会通过的地方性法规、规章和市政协通过的工作规则、通则,市直机关制发的规范性文件。虽与政府信息公开范围不同,但信息开放目的和性质相似,都是为了增加工作透明度,保障人民群众的知情权,改善经济发展软环境。另外,现行文件阅览室工作人员积累了办理文件信息公开事项的经验,所以依托各级档案馆在现行文件阅览室的基础上建设政府公开信息阅览室既顺理成章,又经济实用。如上海市政府要求直属部门定期将必须公开的政府信息纸质目录和电子目录报送市档案馆,从而使得设在市档案馆的现行文件开放利用中心在不增加人员编制和经费的情况下,同时发挥了政务信息中心的功能。

二、积极把档案馆建设成为政务信息中心

档案馆虽然具有成为政务信息中心的有利条件,但要建设成为真正的政务信息中心,应着重做好三项工作:

1、做好信息储备,把档案馆建设成为政务信息资料的存储基地

建设政务信息中心要从满足社会信息需求出发,规划建设档案馆馆藏。在档案文件的接收范围上要囊括所有的党政机关和有行政管理职能的事业单位;信息内容上要囊括人民群众、社会组织所需要的各种政府信息;信息形态上要包括纸质、电子等各种载体,并逐步由以纸质为主向以电子为主转变;时间跨度上要完整,历史和现行信息全部收集,不能间断。

2、加强信息化建设,提高信息处理能力

网上信息中心是未来政务信息中心的基本模式。为此,档案馆应加紧信息化工程建设,尽快实现管理的现代化,把档案馆建成网上政务信息中心。

一是要积极争取把档案馆信息化建设纳入政府信息化规划和重点建设计划,为档案馆信息化建设寻求政策和资金支持。

二是要加强信息基础设施建设。档案管理信息化建设离不开计算机软、硬件和网络技术支持。要加大经费投入,配备满足数量要求和配置要求的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机、复印机等设备,选用统一的高质量的应用软件,建立标准化的数据库,这样才能实现档案收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的信息化管理。

三是要改革现有的工作模式,不断增强信息处理能力。政务信息中心向社会提供的是系统的政府信息,提供的是信息产品,不再是传统意义上的档案文献,而且提供利用的数量也会越来越大,档案馆必须具备强大的信息处理能力才能满足工作需要。目前档案馆管理模式、管理手段和管理方法都是在传统档案文献管理的基础上建立起来的,离政务信息中心的要求还有一定的差距。档案馆必须根据新的角色要求进行全方位的改革,在先进的信息管理理论指导下,遵循信息工作规律进行流程再造,借助网络信息技术,开发档案信息管理系统,逐步实现档案信息采集、加工整合和提供利用的自动化、网络化,不断提高档案馆的信息处理效率。

四是要积极实施数字化工程,丰富数字信息。网上政务信息中心是以数字信息为基础的。传统的档案馆馆藏大多是以纸质档案文件的形式存在的,必须加快其数字化步伐,为建立网上政务信息中心做好信息准备。馆藏信息数字化包括馆藏档案文件数字化和档案目录数字化。馆藏档案文件的数字化应从两方面、通过两个渠道来实现。一要抓好馆藏档案的数字化,通过数字化技术,将馆藏纸质档案、照片档案、录音录像档案转化为电子档案;二要大力接收现行电子文件。当务之急是制发电子文件收集整理和归档办法,要求各机关档案室收集积累本单位形成的电子文件,并随同现行文件移交档案馆。档案目录数字化通过对档案文献内容和形式的分析,著录标引档案文件的检索特征,建立馆藏档案文件目录数据库,为信息的检索利用提供基础保障。

此外,在信息化、数字化的社会大背景下,电子文件的数量急剧增加,档案管理工作应将电子文件的归档管理工作纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划,进行同步设计、同步实施,实现文档管理一体化,通过政府门户网站政务公开栏目设置“申请公开”分栏目,网上受理政府信息申请,并实现政府信息的网上公开。

3、要尽快建立和完善档案数据标准,实现信息共享

政务信息中心比传统意义的档案馆更强调馆际交流和协作,要求信息的交流和共享更加顺畅。要实现馆际的统一行动和信息的共享,除加强系统内的组织协调外,更重要的是要建立一整套的档案数据标准,用技术规范统一系统内档案数据格式,包括电子文件格式和档案目录数据格式,为系统内的信息共享奠定基础。

作者：秦建华

档案新闻网2017-1-21

关于城市记忆工程与档案馆建设的几点思考

赵松

探讨“档案与城市文化”这一命题，城市记忆工程是个非常好的切入点，它让我们从城市文化建设出发，来推进新形势下档案工作的新作为与新发展。城市文化要推陈出新，走精品化的建设路线要求我们把城市档案工作列入重要日程，如何在档案馆建设的过程中整合开发城市记忆档案资源，值得档案工作者认真思索。本文由城市记忆工程展开，从其意义和与档案工作的关系进行分析，对开展新时期档案馆建设提出几点建议。

一、城市记忆工程产生的背景和重要意义

城市是一种文化现象，难以想象没有佛罗伦萨、布鲁塞尔和巴黎的欧洲是什么模样，没有西安、北京、南京这样的几朝古都怎样道出泱泱中华文化的源远流长。没有记忆的城市是可悲的，注定在历史的进程中留不下自己的名字。随着各地城市规划建设的不断发展，中小城市向大城市跨进，大城市向国际大都市迈进，城市规模不断扩大、功能日益完善，但是以此为代价的却是城市失去了永远无法复得的记忆，历史遗迹、名人故居、文化遗产就这样在拆而复建、建而复拆中变了味、走了形，甚至被不负责任的完全破坏。

“城市记忆”是对城市历史、文化现象的表述，失去记忆的城市需要我们去唤醒，还没有完全失去记忆的我们要加以保护。在城市规划中要充分考虑到城市的文化特点，将文化遗产和城市特色作为城市记忆的基础，历史文化遗产就不会被当成城市发展的包袱，而是无可替代的宝贵财富，是城市可持续发展的不竭动力。当我们想给下一代介绍自己这一代或上一代的城市记忆时，发现仅剩下的是回忆的空洞和文字的苍白，原始的特色的古老的多彩的事物已经荡然无存或者“物是人非”了，取而代之的是一望无际、千人一面、毫无特色、简单罗列的城市景观。城市的历史是需要时间积淀的，人文的记忆却是越悠远才越有回味。对于城市的把握无疑要从文化的脉络开始，当人们想去探索时却没有可探究的对象，那会是怎样的一种遗憾。还好城市记忆工程的启动，不但让城市重新焕发了“自己”的魅力，同时也赋予了社会各界对城市记忆保护的责任感，同时也更加密切了城市记忆保护与档案部门工作的联系，城市记忆工程的开展刻不容缓，档案工作者责无旁贷。

“城市记忆工程”最初形成与天津的渊源很深，它起源于20世纪90年代当代著名作家和画家冯骥才为“抢救天津老街”而发起的历史文化考察与保护活动。2002年，青岛市率先提出“城市记忆工程”概念，通过摄像、照相等技术手段，全面记录21世纪初期青岛的城市面貌，并对即将开工建设项目的原貌进行了抢救性记录。之后几年，“城市记忆工程”在全国范围内迅速开展，不仅有直辖市、省会城市，越来越多的地（县）级市（区）加入其中，并呈现出逐层推进的良好态势。

“城市记忆工程”是城市文化建设的重要内容，关系到经济社会的全面协调可持续发展，关系到保障人民的基本文化权益，关系到提高城市的凝聚力、创新能力。必须按照科学发展观的要求，树立新的城市记忆发展理念，重塑城市文化特色，推动城市文化建设。作为留存城市档案最为齐全的各级档案部门要通过举办独具地域文化特色的展览，吸引公众参观,传播档案文化知识，为城市历史文化的传承、城市文明的延续、城市文化标签的打造和城市的经济建设做出了积极的贡献。

二、天津市城市记忆工程开展的现状

在开展“城市记忆工程”的过程中，天津市档案馆最初结合本地域范围内的历史文化和人文积淀，配合全市人才战略，实施“杰出人才建档工程”。此后，天津市档案馆制作了反映近代天津百年沧桑巨变的《天津城市记忆》大型档案图片展览，在市档案馆爱国主义教育基地展厅展出，展览按专题分为天津由来、被迫开埠、通商口岸、工业摇篮、华洋金融、城市建设、多元文化、津沽风云、天津新生、文革十年、开放新篇、拥抱未来12个部分，共展出照片档案358张、实物档案258件。2005年，天津市档案馆还编写了《天津名胜景观》一书，从天津概略、海河风貌、城厢怀古、都市名街、异域风情、寺庙教堂、名人故居、大型场馆、园林景区、旧址遗迹等角度展现了天津的城市印象。

2003年，老城厢拆迁改造工程启动，天津市南开区档案馆的干部们走进老城厢的胡同里巷，用手中的相机、摄像机拍摄照片影像，抢救性留存城市记忆，征集了杠张居委会日常办公、老城厢居民生活起居等大量实物并设立专馆进行展出。此外还在天津建卫600周年之际，出版《南开档案》多期，2008年在南开区委举办家庭档案大型实物展览，并出版《家庭档案》专刊，留下了有关南开区的宝贵城市记忆。

三、城市记忆工程与档案工作之间的联系

（一）“城市记忆工程”是从关注“普通人”、“记录历史”开始，这与建设“两个体系”的要求不谋而合。可以说是社会“普通人”主动参与“记录历史”的行为启发了档案工作者新的思维。长期以来，档案馆档案资源来源途径比较单一，主要靠接收进馆档案和征集社会档案两种途径。“城市记忆工程”使档案馆开始大规模地主动“摄录”当代城市发展。山东省青岛市档案馆自2002年开始实施“城市记忆工程”，到2006年通过拍摄影像和文字记录，共形成青岛市城市发展面貌档案1752个条目，2万余条分钟录像，照片2万张。济南市档案馆自启动“城市记忆工程”来共拍摄照片1000余幅、录像90分钟，集中展示了城市发展的历史原貌。这些实践活动不仅为档案馆深化主动记录工作提供了新鲜经验，也为社会各界理解和支持档案馆工作创造了良好的社会环境。主动记录城市面貌，是档案馆打破传统工作理念，变革工作思路的重大转变，对档案馆档案资源建设和开发利用具有深远的战略意义，这不正是国家档案资源体系建设更加强调“亲民”和“服务”战略的具体体现吗？

（二）城市记忆工程与档案信息资源的整合共享的目标是一致的。“两个体系”的实施离不开“服务先行”的战略，其最终都是为了实现“五位一体”公共档案馆的建设目标。随着档案事业“为民”政策的提出，整合档案资源、提高档案馆社会服务能力成为不少地方档案馆工作的重点。档案部门要建立覆盖人民群众需要、方便人民群众利用的档案信息资源体系，就要着力整合社会需要的各类凭证性和文化性档案信息，如政府信息；民生档案，如信用档案、医疗卫生档案、学籍档案、婚姻档案等；城市记忆档案资源，如反映城市原貌、工程建设、名胜古迹、突发事件、重大活动等情况的文字、照片、音像资料等材料。这些档案资源形成主体多元、来源分散、种类和形式多样，需要通过系统、集中管理，通过数字化处理，才能更加高效快捷地服务社会。通过整合体制内与体制外的档案资源，打破档案资源整合的体制和制度局限，建立区域性民生档案资源共享体系。同时，通过构建设计合理、覆盖内容全面、查全、查准率高、方便实用的档案专题数据库，为档案资源整合奠定了坚实的基础。再通过网络建立统一的信息交换与共享平台，从而实现档案信息资源的充分流动、合理组织、优化配置和最大增值。

四、城市记忆工程对档案馆建设的启示

（一）、档案馆要多举办关于“城市记忆工程”的展览

档案馆要预留空间、因地制宜地举办“城市记忆”主题展览，把它作为档案开发利用和爱国主义教育的重要内容。大众传播学中的受众心理研究表明，传播媒介内容越丰富，越能满足受众的现实需要。档案展览作为连接和沟通档案馆与社会公众最有效的手段，以其通俗化的内容表述，多媒体手段的立体展示，使得枯燥神秘的档案瞬间焕发生命力，变得生动、活泼起来，档案背后的故事结合照片和视频娓娓道来，会留给观者深刻的印象，达到最有效的信息传播。作为档案工作环节的服务终端，利用档案举办展览可以实现档案资源共享最大化、传播手段丰富化和传播效果有效化，调动和激发档案文化元素参与大众传播的热情与活力，提升档案文化的社会认同。城市记忆展览是一座城市发展的百科全书，蕴含城市的文化精髓和独特气质，以其客观冷静的视角，见证了城市政治的风云变幻、经济的兴衰起伏、文化的蜕变繁荣，是一座城市人文气质的缩微景观和全景展示。

（二）、不可以轻视人文历史这一无形资产

档案馆建设要注重与其他档案形成（保管）主体的共建共享，特别是要重视人文历史这种无形记忆，主要内容包括：1、档案馆要进一步加强对社会散存（境内外非公组织和个人形成或保管的，对城市建设、管理和发展具有保存价值的）档案的征集工作。2、档案馆要以城市记忆文献信息资源整合与开发项目为载体，加强与本地区各类图书馆、博物馆、纪念馆等单位在工作上的互动合作。3、档案馆要通过个人口述建档、家庭建档、民间组织（如摄影家协会、收藏家协会等）建档等服务工作，寓征集于服务之中，建立综合档案馆与民间组织及个人共建共享城市记忆档案资源的长效机制。

（三）、多出编研成果为城市记忆留下痕迹

在档案编研方面要有步骤有计划地多出有分量、有内容的好书、新书，可以和有关单位如：地方志办公室、文化和旅游局、主流报刊媒体、大学科研院所联合，共同搜集素材、集中撰写；也可以向有关民俗学、历史学、社会学专家、知名学者、作家约稿，通过新书签售、媒体见面会等活动扩大宣传和影响，用好的编研成果为城市记忆留下痕迹，为有志研究城市发展的学者提供研究的参考，为子孙后代留下一笔宝贵的关于城市记忆的精神财富。

（四）、启动城市记忆工程数字化项目

要实现城市记忆档案资源整合，就必须快速启动数字档案馆建设。整体来说，主要是以建设档案目录或全文信息数据总库的技术形式来实现的，特别是要实现有关城市记忆档案资源的全文数字化，档案实体的整合只是有限的、局部的。其次，以数字化为突破口，城市记忆档案资源整合才有可能通过网络链接分布式异构数据库的形式，走出一条实体与信息分割、保管与利用分离的路子，从而突破不同形成（保管）主体在信息资源整合方面的技术障碍，诸如在城市范围内推行图书、情报、档案信息一体化管理等难题也将迎刃而解。其三，坚持以数字化为突破口，就是要充分把握城市信息化的机遇，加大城市记忆档案信息化建设的力度，重点是加快存量档案数字化和增量档案电子化的进程。同时要加强档案信息标准化建设、网络化技术设施建设和应用系统的研发，从而不断优化城市记忆档案资源整合所必需的软硬件技术环境。

南开区档案局2017-10-9

培养档案馆馆藏专家的几点思考

一、馆藏专家的定位

对馆藏专家的界定涉及对档案馆档案的认识。一直以来，我们都说，档案馆保管的档案是党和国家的历史财富，是属于社会和人民的，甚至于是属于民族的、世界的，但在实际工作中，我们往往感觉到，档案馆是属于某级政府的，在开发利用时，甚至会萎缩到是属于某个档案馆自身的，有一定的本位主义倾向。笔者认为，档案馆里保管的是社会档案，理应归社会所有，只要感兴趣或有条件、可允许，任何人都可以成为馆藏某一方面的专家。当然，由于档案在社会上被关注的热度还并不是那么高，实际上，当前有条件和有能力成为馆藏专家的，一是档案馆人员，二是研究历史学和社会学的少部分专家学者。

目前，各级档案馆自身及其周围，或多或少地都有一些对某方面档案更为了解和熟知的人员，包括馆内，也包括馆外。有一些社会上的利用者，长年蹲守在档案馆查找他们感兴趣的档案，有的甚至依托档案信息搞自己的研究，出了不少专著。像这样的人员，就可以称之为馆藏专家。这个专家，既可以是对某一领域的档案内容熟知，也可以是对全部馆藏的结构熟知。总之，馆藏专家应该是一批人，可以组成一个圈子，构成一个体系，不管他是谁，只要档案馆掌握着这样一份名单，当需要有这方面专家出面解决某个涉及的馆藏问题时，能很快找（搜索）到他。掌握着这样一份名单的人就像如今档案学术界有人提倡的档案主管。这个主管可以是一个主管档案内容业务的副馆长，他不一定非要了解全部馆藏，但他了解和掌握熟悉这些馆藏的人，并且能够调动他们，包括调动他们的知识和他们的积极性。

档案馆馆藏专家的数量应该是越多越好。现在，档案馆的馆藏数量是越来越多，尤其是近几年增长很快，靠一个人或是几个人的能力根本无法完成熟悉全部馆藏的宏大任务，甚至于穷其在岗的几十年也很难完成。因此，需要我们多培养专家，越多越好，而且需要做好规划和计划，有相对明确的统筹安排和分工。

培养馆藏专家，就是培养一支熟悉馆藏的队伍

培养馆藏专家可以说是档案馆发展的人才战略，是一种对核心人才的培养。档案馆其他人才，比如计算机、行政管理等人才，都可以通过其他途径和方法得到培养和锻炼，唯独熟悉馆藏的人才，只有档案馆自己才能培养出来，不管是对馆外专家的寻找和组织，还是对馆内人员的规划和训练，只有靠档案馆自己。这种人才，从某种意义上来说，非常宝贵。他们不能只是一个两个，必须是一支队伍。培养馆藏专家，就是建设一支熟悉馆藏的队伍。那么，这支队伍如何来建设？

首先，对档案馆内外了解馆藏的人员进行摸底，通过摸底，初步建立和组织起一支队伍。摸底的方法之一，可以采取征文的形式。比如档案馆可以开展一次“我所知道的馆藏”征文活动，号召和鼓励档案馆内外人员拿起笔来，写下你对馆藏中某一部分内容的了解和认识，文章类似于“馆藏介绍”或“档案解读”性质。通过这样的一次摸底和普查，一是可以知道我们的馆藏被了解和熟知的有多少，哪些全宗内容已经被掌握，哪些还是空白；二是能够调查到我们的人员中，哪些人对了解馆藏有兴趣，哪些人对馆藏的熟悉度较高。针对这种情况来制定下一步的规划，比如进一步的人力分配和重要空白的攻关。

其次，通过各种形式，稳定和扩大这支队伍。经过摸底建立起来的馆藏队伍不能是一盘散沙，必须有组织有任务，有发展壮大的活力和生机。大多数档案馆馆藏都是分为建国前和建国后两大部分，我们可以在前面摸底的基础上把人员大致分为两大组，即建国前馆藏组和建国后馆藏组，分别主攻这两个方向。组长必须有较高的威信、较强的组织能力、对馆藏相对更为熟悉。组员的分工可以在兴趣和基础之上，既有一定的自由，又有一定的集中。这两大组之下还可以分若干个小组。大组小组的活动以课题的形式展开。活动的最初既可以从整理以往的成果开始，一步步挖掘延伸，也可以从当前开发利用实际出发，主攻一点。比如北京市档案馆正在逐步接收北京奥运档案，这部分档案的内容和结构就应该有人负责记录在案，并在适当的时候写出全宗介绍和价值鉴定。

其三，通过实际工作，锻炼这支队伍的能力。现在，国家档案局正在全国档案馆中进行第二轮《档案馆指南》的修订和编写工作，这是一次很好的熟悉馆藏的契机。编写指南是个五年计划，档案馆要抓住这次机遇，把这支队伍很好地组织进去，进行一次全面准确的馆藏情况摸底，并在这一过程中提高这支队伍的能力。同时，依托这次的成果，再培养和造就一批更为深入地进行研究的专家。另外，笔者建议在各级档案馆设立一个“馆藏讲坛”，欢迎馆内外熟悉馆藏的博雅之士上台讲述，通过这样一个平台，既可以进一步发现和培养馆藏专家，又可以不断地锻炼和提高他们的能力。

二、目前培养馆藏专家过程中可能会涉及的几个问题

有计划地培养熟悉馆藏的专家，对档案馆功能的发挥至关重要。熟悉馆藏需要有继承性，它不能仅限于放在某个人的头脑里，必须要使其外化、物化，能够让外人和后人共享。档案馆既要组织人员尽快熟悉馆藏，又要尽快让其成果应用起来。这其中涉及几个重要问题。一是熟悉馆藏的政策和环境问题，二是馆藏专家的自身成长问题，三是熟悉馆藏和培养专家在档案馆整体工作中的轻重缓急问题。

1、熟悉馆藏的政策和环境问题

熟悉馆藏说起来容易，做起来难。除了工作量极其巨大之外，还涉及一个哪些档案适合哪些人看的问题。馆藏有开放和保密之分，这种分别其实就是对人群的区分——哪种人可以看哪种档案。由于多年来我们对自己的家底并不十分清楚，对真正应该保密的那部分究竟在馆藏中的什么位置不甚了了。这就加剧了恶性循环，越不知道越不敢让看，越不敢让看越不知道。所以说一次彻底准确的馆藏普查非常重要，看看到底应该保密的档案有哪些，都在哪些案卷里。这必须是一项扎扎实实的基础性工作，切忌走过场。往往越是基础性的工作越是绕不过去，如果没有正确解决开放什么档案与保密哪些档案的问题，进一步熟悉和研究馆藏的任务就难于完成。

掌握了密级之后，还有一个如何划分阅档权限的问题。在我们的档案馆内，一般都是密级越高，对能看到它的人员职级的要求也越高，而实际上职级越高的人员，由于承担着大量的行政性、事务性工作，真正花大量时间来了解馆藏的可能性相对较小，难于集中全力来搞馆藏研究。另外，那些职级不高的基层人员，其接触档案的时间和精力往往多于领导层，但他们限于权限问题，接触不到核心的档案内容，这在很大程度上限制了他们的深入了解和研究。这是个两难问题，但又是一个必须解决的问题。笔者认为，应该解放思想，同时也从制度和程序上去考虑如何加强档案的安全保障问题。

2、馆藏专家的自身成长问题

现在，档案馆不可能说专门成立一个馆藏处，专门安排几个人从事这项工作，但这项工作又确实很重要。那么馆藏专家的培养就会涉及所谓的主业和副业问题。因为需要和可能从事馆藏研究的人员都分布各处，手里都有一份平时需要完成的和别人差不多的业务工作量，如何再来完成似乎是额外的馆藏研究任务？谁来为这部分工作买单？这部分人员怎样在馆藏研究工作中找到自身的价值、实现自身成长与档案馆的建设同步发展？

现在，各级档案馆不能说一个熟悉馆藏的专家都没有，一些保管、编研、整理岗位上的档案人员，或多或少地都在接触档案，都有可能对某些档案熟知。但多数人只限于知道其中的一小部分，也谈不上有多少研究。另外，因为有某种程度上的对不务正业嫌疑的担心，有些人隐藏起自己的档案馆藏知识，有些人在这种氛围下逐渐冷却了熟悉馆藏的热情。所以说，怎样鼓励、营造馆藏研究的氛围和环境，也是一个认识和实践中的难题。

为了档案馆的长远发展并实现它功能的最大化，应该从更高的层面上来思考培养档案馆藏专家的问题。首先是为有条件成为馆藏专家的同志分配任务，在调阅档案上给予方便。其次是给予这些人员以应有的尊重和重视，鼓励他们持之以恒地做下去。作为受培养的档案人员，也要树立大局意识，在工作中多付出，多培养一种奉献意识，不但要在熟悉馆藏中奉献时间和精力，更要在熟悉馆藏后奉献知识和信息。

3、熟悉馆藏和培养专家在档案馆整体工作中的轻重缓急问题

目前，档案馆各项工作都要围绕大局服务，围绕中心工作做规划，相对来说，熟悉馆藏和培养专家是一个漫长的过程，需要档案馆在实际工作中既考虑短期任务需要，又着眼于档案馆发展的长远需要，给予这项工作应有的位置。

培养一个档案馆馆藏专家尚属不易，更别说要培养一群专家。但是，这是档案馆开展各项工作的前提和基石，每项工作都有一个前后主次、轻重缓急，用什么来衡量它们，标准之一也可能是国家政策或是行业主管部门的计划，但更长远有效的标准之一，就是每个档案馆各自的馆藏情况。只有非常了解自身馆藏的实际，我们制定的计划和方案才能够更加符合实际，我们的能量才会在实践工作中发挥出更大的效益。

中国档案资讯网2017-5-12

对档案馆编研工作现状的思考

党的十八大把建设社会主义文化强国写进党的行动纲领，充分说明党和国家对文化事业发展的高度重视。档案馆作为一个地方文化事业主体，在新形势下应如何树立正确的科学发展观和‘大编研’意识，如何拓展档案工作思路，加大编研工作力度，是档案事业发展所必须解决的重要课题之一。笔者通过对阆中市过去30年开展档案编研工作的情况进行了一次认真梳理，从中得到一些有益启发，现结合本人的肤浅认识，就当前大文化背景下如何加强档案编研工作谈谈认识。

一、过去工作回顾

档案编研工作是档案业务建设的一个重要组成部分，其发展受社会政治、经济等多种因素影响，其发展大致可分三个阶段：

(一)从新中国成立到党的十一届三中全会前为第一阶段。

这一时期的前十五年是我市地方国家综合档案馆的初创时期, 当时档案收集整理的任务十分繁重，档案文献编纂工作受到极大地限制。后来又经历了十年文化大革命运动，档案工作遭到严重冲击，此阶段根本没有开展档案编研工作。

(二)1978年党的十一届三中全会召开到1988年《中华人民共和国档案法》颁布实施前为第二阶段。

党的十一届三中全会后，各行各业开始拨乱反正，我市档案工作也进入了恢复期。1980年8月，阆中县档案局成立，使我市档案行政管理和档案保管利用职能得到了充分发挥。这一时期，我馆的部分老干部先后离退休。当时的阆中县档案馆人才青黄不接，县委根据上级关于“各级档案局列入政府编制序列”的规定，将我局列入政府序列，实行局馆合一体制，并定编到18人。同时，县委还根据我馆实际，选调了6名有较高文化程度的青中年干部充实到档案馆，并选派两人到四川大学档案专业深造，使我馆专业技术干部队伍的整体素质有了较大提高。从1982年11月开始，我馆的编研工作主要以编写一些史料为主。1987年7月，我们又正式出刊了《阆中县大事记要》。这些史料和大事记印发到各单位后，社会影响很大，在全县范围内一时兴起了一场“史料热”。

（三）从《中华人民共和国档案法》颁布实施到现在，是我市档案编研工作的第三阶段。

这是我国全面实行改革开放的新时期，随着档案法制体系的健全和社会经济的进步，计算机等现代化设备广泛应用于办公场所，给档案编研工作开创了良好的发展氛围。从1988年开始，我馆在继续编写档案史料和大事记的基础上，进一步开展了对馆藏档案资料的深层次开发利用工作。 一是在1990年前后相继加工和编纂了如《清代、民国地方机构概况》、《阆中行政区划、街道及名称变更简介》、《阆中县民国时期历任县长简表》、《解放以来历任县、市委书记和县、市长简介》、《发展中的阆中档案事业》、《重要会议简介》、《阆中市1912年——2003年财政经济基础数字汇编》、《阆中市2000年——2004年人事基础数字汇编》、《阆中市档案局、馆基本情况年报汇编》、《红色记忆》、《阆中绸厂兴衰沉浮记》等专题概要和史料等。二是通过与市委组织部、党史研究室、市志办合作，利用馆藏档案信息编辑出版了约64万字的《中共阆中县组织史》。三是在近十年间加大档案信息资源开发力度，编研出版了《阆中市档案馆指南》、《阆中名城档案》第1——3辑、《阆中党政领导名录》（上、下册）、《阆中市科技人才名录》等。四是先后成功举办了《阆中建市10周年成就展》、《建国60周年档案陈列展览》、《纪念建党90周年展览》。

回顾过去,我馆在改革开放后三十多年来立足市情和馆情,主要在发挥爱国主义教育基地功用方面取得了一定的成绩。据不完全统计，我馆先后共编辑各种史料15期, 各种专题概要及汇编87个,出刊《大事记要》231期，编印《档案人员手册》、《名城档案》、《阆中党政领导名录》、《阆中市科技人才名录》等资料图书10种，计281.5万字3460册。我们的成绩得到了各级领导的充分肯定和社会各界的广泛认同。

二、存在的问题分析

编研工作是地方综合档案馆工作中一项极为重要的任务。必须坚持以科学发展观为指导思想，立足馆藏，以现实需要为主，兼顾长远，主动服务于党和国家以及本地区的中心工作。通过对阆中市档案编研工作的调查，发现地方综合档案馆的编研工作存在诸多的问题和困难。

（一）对编研工作认识不足

过去有的档案馆在开展档案工作中存在重业务指导轻馆务工作，重保管利用，轻档案资源信息开发的现象。有的档案馆虽然开展了编研工作，但没有确定专门的编研人员，搞编研要么是临时交办，要么就成了业余的事情，以致对该项工作时而做得好，时而停滞不前，忽冷忽热，没有使之统筹兼顾和可持续发展。特别是一些地方政府和部门的领导，看重经济发展，认为档案编研工作不能创造出直接的经济效益，是可有可无的事，更没有给予一定的投入。还有就是档案馆（室）对编研工作的宣传不够，没有让已有的成果性作品同广大群众见面，所以没有得到整个社会的认同。我在收编《阆中市科企人才名录》资料时，个别领导对我们的编辑工作不理解，有的认为档案馆编书就是找赞助费，有的对选录对象有意见就不愿意提供资料。后来通过耐心细致地解说我们编纂的意义和目的，最终使他们打消了顾虑，转而积极为我们交送稿件，有的还对我们的编辑工作提出了一些建设性意见。总之，不论哪一个部门、那一个单位，只要领导重视了的事情，这个工作就一定会做得很好。

（二）编研队伍人才缺乏，经费不足

以阆中市档案馆为例，目前全局（馆）共有在职工作人员15人,但实际有档案专业文化程度的仅2人，尤其缺乏擅长写作和懂计算机管理方面的人才。当前档案编研队伍人员老化,，人才青黄不接，编研业务素质低，是导致此项工作进展缓慢、编研水平不高的症结所在。近年来，地方财政本来就对档案事业的基础设施投入不够，更不要说在编研项目上能获得资金注入。既然经费得不到保障，所搞的一些成果性的东西又无法向社会宣传公布,所以一些档案馆(室)就把编研工作束之高阁,像这样怎么能搞好编研工作呢?

（三）档案编研的深度不够

档案编研是“编”和“研”的结合。有的档案馆（室）在过去工作中存在重数量、轻质量的倾向，从而导致编研成果存在“三多”、“三少”的现象。一是数量多，精品少，编出的成果缺乏实用价值。如有的馆（室）至今仍停留在文件汇编、大事记、组织机构沿革、会议简介等基础性材料的编写上，编研工作还处于“初级阶段”，在“研”上还是一片空白。二是常规性的编研材料多，具有地方特色的编研材料少。有的馆（室）编研工作滞后于事情发展，编出的材料只有历史意义而不具现实影响。三是为历史服务的选题多，为现实服务的选题少。有的在选题上过分追求选题题目，忽视选题内容，编出的东西缺乏深度，言之无物，谈不上利用价值。

三、对档案编研工作的几点建议

“坚持社会主义先进文化前进方向，树立高度的文化自觉和文化自信，向着建设社会主义文化强国宏伟目标阔步前进”，是党的十八大吹响社会主义文化大发展、大繁荣的进军号角。档案编研工作者要从思想认识上有发展的意识，要在编研成果数量、质量、特色、学术水准、社会效益等方面坚持全面发展，从档案编研工作的人力、物力等基本条件上，从服务于全局、服务于社会、服务于民生、服务于档案工作现实要求等角度，对档案编研工作进行全面推进。

（一）要加大宣传力度，提高社会档案编研意识

首先要争取各级领导对档案编研工作的重视和支持。档案工作是“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的工作，档案编研工作作为档案工作的组成部分，必须坚持统筹兼顾、协调发展的方针。编研工作要发展，没有领导的重视和支持是不行的。这就要求档案行政管理部门的领导对编研工作首先有足够的重视，在制定工作计划、实施岗位目标上，对编研工作要有科学合理的统筹安排和决策，要多向地方政府领导请示汇报编研工作，使他们有机会深入了解认识此项工作，并能帮助解决一些具体问题。

其次是要多出成果，通过宣传成果产生编研工作社会效应。比如，我馆从1987年出刊《阆中大事记要》以后，二十多年来一直没有间断过这项编研工作。2005年3月，时任中共阆中市委书记的王星照同志在看到《阆中大事记要》后亲笔批示：“阆中市档案馆编印的《阆中大事记要》很好，史料性很强，为确保政治、经济、社会的重大事项刊载，应加强市委政府两办及新闻机构的横向联系，使此项工作做得更趋完臻。”市委书记的批示是对我们从事档案编研工作的极大鼓舞，使大家更增添了搞好这项工作的信心和勇气。后来，我们又通过馆藏档案资料举办了《阆中市档案陈列展览》，该展内容涉及阆中古今历史，通过免费向社会开放，电视新闻媒体宣传报道，在社会上引起极大的反响，广大市民争相前往档案馆观展。现任中共阆中市委书记蒋建平在视察了展厅后，称赞“布展内容丰富，名城特色凸显”，当即特批解决档案馆办展经费3万元。

（二）要大力加强档案编研队伍建设

贯彻落实科学发展观，核心是以人为本。档案编研工作需要档案编研队伍的科学发展，需要档案编研人员从思想认识、工作态度、业务水平到协作能力等方面综合素质的提高，特别是在不断满足广大人民群众日益增长物质文化生活需要的今天，更是要大力加强档案馆的编研队伍建设。一是在有条件的县（市）档案馆应落实好编制，建立起相应的编研机构股或科（室）。没有条件建立股或科（室）的地方，都应当落实胜任编研工作的专门人员。二是要加强对编研人员的业务培训，提高编研业务水平。三是保持编研队伍的相对稳定。有了稳定的编研队伍，编研人员积累知识才有明确的方向性和稳定的连续性，才能较快地建立起自身的知识结构，并在编研工作中有所建树。

（三）注重档案编研工作的全面发展

编研工作的全面发展，是从档案编研工作的人力、物力等基本条件出发，从服务于全局、服务于社会、服务于民生、服务于档案工作的现实要求等角度，对档案编研工作的全面推进，它注重档案编研成果在数量、质量、特色、学术水准、社会效益等方面的全面发展。

第一、编研工作应立足馆情，在选题上要有新意。

近年来，各地档案馆加大了对档案资料的接收征集力度，馆藏也进一步丰富，这为档案编研提供了大量翔实系统的资料。而档案编研是将馆内静态档案资源转化为动态、可供利用的信息资源的加工制作过程，我们只有贴近党委、政府的工作中心，贴近人民群众，才能有效地为经济建设和社会发展服务，才能让档案编研成果满足社会各界及人民群众的需要。因此，在选题上应尽量避免过大、过深的做法。要坚持以编为主，研究为辅的方针，不囿于习惯性的模式，在创新上多做一些有实际意义的探索。

第二、编研工作应突出地方特色，在编研成果上体现实用价值。

一个地方的馆藏，最能反映该地各个历史时期政治、经济、军事、文化以及社会生活等方面的信息。这些信息虽是庞杂散乱的，但档案编研则可以跨越时空，将零散的信息汇集起来，彰显其地方特色，从而达到为地方经济服务的目的。如我馆过去编研的《阆中县两千年来自然灾害概述》、《阆中县蚕丝生产的发展概况》、《阆中行政区划、街道及名称变更简介》、《阆中城建》、《阆中交通》、《阆中市区、乡镇基本情况》、《阆中受援项目介绍》、《阆中的风水、天文、科举、民俗文化》、《红色记忆》和《阆中绸厂兴衰沉浮记》等，都是具有较高参考价值的编研成果，它为人们了解阆中历史，资政决策、发展名城旅游产业等方面提供了有益的借鉴，深受各级领导和社会人士的欢迎。

第三、注重编研工作的可持续发展，在开展编研的方式和表现手法上力求多样化。

搞好档案编研工作不仅仅是档案部门或某一个编研人员的事，而是利用档案编研为社会服务的工作，我们首先要更新观念，在编研的方式上，把以自编为主转移到自编与合编相结合。过去档案馆的编研工作多以自编为主，由于经费及其他原因所限使编研成果迟迟不能出版，影响了编研作用的发挥。如采取与有关单位联合编研，不仅可以加快出书进度，提高编研质量，弥补经费不足，同时也可以借此提高档案馆的社会地位，扩大影响，沟通档案馆与其它各行业以及史学界的关系，从而提高档案馆的知名度。其次，在服务的内容上由供自己方便查阅为主，向主动为公众出版及社会发行转变。现在各地档案馆已不满足于编研成果仅为索引和方便查阅的功能，在满足档案馆利用的基础上，可以选择一些优秀成果以公开出版的方式向社会发行，既扩大了档案编研成果的阅读范围，也增进了人们对档案史料和档案馆的了解。再次，在取材方法上，把以馆藏档案资料为主转移到馆藏和对外搜集相结合。由于历史原因和受地方档案馆接收档案资料条件限制，一个很好的选题往往因馆藏材料不足而不得不终止，这在一定程度上影响了档案馆编研工作的正常进行。在社会已步入信息化的今天，档案馆如果采取馆藏档案和馆外资料、网络信息收集相结合的方法开展编研工作，既满足了选题的要求，通过搜集资料也达到了丰富馆藏的目的。

综上所述笔者认为，地方基层档案馆的档案编研工作应结合自身的实际情况统筹安排，既要考虑当前社会对档案编研成果的需求，“适销对路”地编纂一些编研成果以满足当前的社会需求，又要考虑档案编研在档案馆工作中的特殊地位，把编研重点放在对馆藏档案信息的有效转换上来，使档案编研工作为繁荣社会主义文化浓墨添彩。

阆中市档案局2017-7-5

对档案利用的思考

档案是极具价值的文件材料，具有原始性和真实性的特点。随着社会的不断向前发展，过去的历史不会再现，过去的档案资源不可再有。保管保护好所存档案，最大限度地延长档案的寿命，是档案利用的前提。档案的利用，实际上是档案利用服务和档案提供利用，是档案行政管理部门通过一定的方式与方法，直接提供档案，为利用者服务的一项业务方式。档案利用包括档案管理人员了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法，分析和预测社会各界对档案信息的需求形势，把握档案利用需求的发展规律，向档案用户介绍和报道馆（室）藏中相关的档案信息。充分利用档案信息资源，为档案利用者提供优质高效的服务是档案工作者工作的目的。

一、档案利用现状，诸多因素致使利用效率不高，成效不明显

（一）、反映在形成档案的文件材料上，记载不准确

（1）如文件的字号与时间，文号在下一年，而形成时间又在上一年；有的没有责任者和形成时间。

（2）在一些有关人的档案材料上，人为地根据当地俗语将户主的姓氏“付”写成了“传”，祖宗三代的姓随之改变。

（3）有的在户口的登记薄、结婚证、身份证、职工名册上将姓名用同音字代替，若干年后就很难说明是不是为同一人。

（4）性别是“男”偏偏写成“女”。

（5）会计档案职工工资发放单没有年月日，档案利用者虽然查到了名字，但无从考证时间，后果是工龄无法计算，养老保险无法交，以致于影响到办理退休手续。

（二）、反映在对档案的整理上

（1）内容相同或相近的紧密联系的文件材料没有集中组卷；如某人的招工申请、身体体检表，招工考试成绩、简历、招工录用通知等，由于分散组卷，大大地增加了档案查阅的难度。

（2）旧式方法整理的档案案卷标题揭示不清，一些重要的内容被忽落，档案的检索工具不齐。

（3）新式方法整理的档案卷内文件排列与案卷排列不规范，文件材料非常凌乱，没保持文件之间的有机联系。

（三）、档案装订上

企业的会计档案的凭证类，凭证的装订，包角不规范，因此需复制档案时，靠近角里面的字无法复印。由于会计计凭证的特殊要求，是不能打开复印的。我们的工作人员只好对其没有复印到的内容进行批注说明加盖公章。

（四）、档案的查阅利用方式上

现代社会日新月异，在信息化的社会生活中，传统的档案的利用查阅方式、方法永远满足不了当今社会发展的需要。原始的查阅档案方法受到冲击，对档案管理者，反映在熟悉档案馆藏，快速提卷提供利用方面，查阅档案时间的长短取决于档案管理者的熟练程度。查阅档案首先依靠的是档案检索工具，案卷目录，然后档案管理工作人员再到库房提卷，档案纸张经过若干次的翻阅、磨损，天长日久必然会加速纸张的破损与老化，不利于档案的保管，也不利于档案的保密。对利用者，主要反映在时空、经费、效率三个方面。在空间上，存在档案利用者，必然是从甲地来乙地，路途有远近，有的家住市（县）外或边远山区。在时间上的延误也必然是长短不一的。在经费上的开支也是有一定的开支（指的差旅费）。在效率上，远道而来的档案利用者千里迢迢，赶来综合档案馆查阅那一份证明材料，如果查有所获，还不枉走一趟，要是空手而归呢？在人力和物力上，造成不必要的浪费。

二、如何在时空、经费、效率上提高档案的查阅利用

（一）是要求我们机关工作人员在形成档案的文件材料上，加强思想、理论素质修养，本着对历史和人民高度负责的精神，确保文件材料在形成档案前的准确性、完整性。然后根据档案整理的原则和要求，进行规范化整理。在以前提出的文档一体化整理中增加新的环节，即有条件的立档单位应在立卷归档时，应先对档案进行数字化扫描，然后再将单份文件整理，这样以后就不再对整理好的档案经拆线后再扫描、再打边装订，有利于档案的保管。

（二）是档案行政管理部门根据《档案法》中对档案开放的原则，现阶段，互联网世界的开放，现代社会对民主、权利、透明度的追求的势头，为适应社会公民需求，档案馆应把利用频繁的有关民生的林业两制、二轮土地承包、房产清册等档案提前开放。

（三）进一步利用先进的设施设备，加强对馆藏档案的保管保护，定期或不定期对馆藏档案消毒杀虫，确保档案的安全、完整，便于档案利用。

（四）是将馆藏档案数字化，随着档案信息化和档案资源共享，结合更好地利用档案，提高档案的利用率，又利于档案的保管，努力实现中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划同志提出的档案工作存储数字化、管理自动化和利用网络化。

把已开放的档案通过数字化、信息化，利用媒体平台向社会公布，从实体档案馆过渡为数字化档案馆。以信息技术为依托生成的民生档案，利用管理电子平台使档案信息一经生成即提供网上利用。使社会各界了解开放档案的内容，增强人民群众的档案意识，使档案走进千家万户，以保证社会所有公民对数字化形式档案信息的方便获取和自由利用权利。

对档案管理者，平时应加强对档案网络的维护，系统开放，面向用户，关注档案利用过程中障碍的清除，保证档案利用的真实性、便捷性、连续性。

利用者作为档案网站的在线用户，根据操作程序，可以来我馆查阅或就地查阅两种方式。查阅经过数字化加工整理的档案，只要在我馆开通的网站上点击相关目录，就可以查到所需档案内容了。

若在乡镇（村）建立相应档案网站，农村的村民查档案就可以不出村了，档案资源达到了社会共享。这种网络方式的档案利用，真正缩短了空间距离、节约了时间、减少了经费，大大提高了经济效益和社会效益，是档案查阅利用发展的必然趋势。

超化镇档案信息网2017-4-27

打造原苏区县档案馆现代功能思考

张惠兰

以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断拓展、增强档案馆功能，打造一流的现代化公共档案馆，唱响档案工作记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的主旋律，是我们苏区县档案馆正在奋进的目标。但是，由于种种因素的制约，目前原苏区县档案馆最多只能达到“一基地二中心”（即档案安全保管基地、政府信息查阅中心、档案利用中心）的“三位一体”标准。如何达到“二基地三中心”的“五位一体”的功能的目标，还需在诸多方面付出很大的努力，包括档案馆设施建设、档案馆业务建设、档案馆人员素质提高等各方面。

一、原苏区县档案馆存在的功能缺陷

第一，现有原苏区县档案馆大多在政府的大院内，馆库面积狭小、功能单一、设施落后，无法满足现代档案馆功能要求，特别是档案集中保管、档案对外开放、档案陈列展览等保管、服务和教育等功能无法正常履行。

第二，目前原苏区县档案馆普遍存在基础业务滞后问题，不能满足现代档案馆功能需求。一是档案接收滞后，馆藏资源单一，大多以机关、事业单位文书档案居多，涉民档案、重点项目档案、重大活动档案以及地方特色档案稀少。二是档案鉴定开放滞后，许多到期档案未及时向社会开放。三是档案档案深度开发滞后，爱国主义教育基地尚未规范建立，可以为领导决策提供参考的编研产品少，可为民众提供宣传教育的展览少。四是档案信息化滞后，档案目录数据库尚未履盖，档案全文数字化还未展开，馆内局域网未能正常运转。

第三，原苏区县档案馆大多存在工作人员少、配合不合理、素质不高等问题，不能满足现代档案馆功能建设需求。

二、打造原苏区县档案馆现代功能思考

（一）选好址、分功能、设计好。

原苏区县档案馆应紧紧抓住国家扶持新建县级档案馆这一有利时机，合理选择档案馆址，科学设计档案馆功能分区，为实现现代档案馆功能提供设施保障。

1．合理选择档案馆址

遵循“靠近政府区、接近文化区、远离工业区”的原则，做好档案馆选址工作。首先，应彻底打破档案馆作为机关附属物的老观念，走出机关大院，独立建造档案馆。其次，开放利用是档案馆的生存之本，应将便于群众利用放在重要位置，按照开放性公共场所的理念，选择交通便利、城市公共设施较完备的地域建造档案馆。第三，馆址应与周围自然环境、城市总体风格、文化氛围相适应，尽可能靠近文化区，与图书馆、博物馆等公共性文化场所相互呼应、和谐统一，并具有鲜明的个性。第四，应充分考虑档案保管的特殊性，尽可能选择地势较高、场地干燥、便于排水的场所，选择安全防火和避免有害气体的地点，严禁档案馆毗邻具有明火的餐饮用房和娱乐场所。

2．科学设计档案馆功能分区

按照“两个基地、三个中心”的要求，科学设计档案馆功能分区。目前，原苏区县档案馆建筑主要由库区和办公用房组成，大多只能满足档案、资料长期存放和档案馆部分业务开展的需要。现在，体现现代功能的原苏区县档案馆舍建设不仅应考虑库房和办公、业务技术用房，更需考虑教育功能和服务功能用房，以充分体现“以人为本”，把档案馆建成有文化内涵、现代气派和地方特色的文化标志性建筑。一是在规模上，县级综合档案馆建筑面积应在3000平方米以上；在功能设置上，应设有档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房等主要功能区域，每个功能区既能保持相对独立，又能保证档案各项业务流程的方便，并留有一定的发展余地。二是应确立“以人为本”的理念，突出服务功能，设置政府信息公开查阅中心、爱国主义教育基地展厅、多媒体演播室、报告厅等开放性场所，同时还应设置供人们在查档、参观之余和馆内工作人员工作之余的休憩场所。三是应以确保档案安全保管和满足业务开展为前提，合理设置档案库房及业务用房、技术用房，除保证一定面积外，还应根据业务流程和用途，选择合适的位置和配置必要的配套设施。

（二）抓内业、整资源、强功能。

各项业务工作的良好运转，是实现现代档案馆功能的前提条件。

1．做好档案收集工作

县级档案馆馆藏是一个县经济、政治、科技、教育、文化、历史的综合反映，馆藏的丰富、优化与否，是实现档案馆服务功能、教育功能的前提。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，很显然，单一、匮乏的档案馆藏，即使有宽敞现代的馆舍和现代化的利用手段，也难以满足社会各方对档案信息的利用需求。因此，必须突破传统的档案接收、征集定势，作如下改变：一是严格执行国家档案局9号令，全面铺开、逐个突破，从而促进各单位档案及时收集、整理、移交，不再出现档案滞后移交现象。二是提前档案接收时间，对经济建设和社会发展、对民生有较大现实利用价值的档案，应打破10年接收时限，提前接收进馆，使其发挥更大的作用。三是扩大接收、征集范围，对重点工程、重大活动、重要人物和地方特色的各种门类和载体的档案及时接收进馆，并在活动的开展、事件的处理过程中提前介入做好文件材料的形成、归档指导，确保应归档文件材料齐全、完整。四是征集、收购民间的有价值的各种门类和载体的档案、资料，如：圣旨、族谱及钱币、纸币、照片、视频等。只有这样才能真正建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的馆藏档案信息资源，从而为档案信息资源的有效利用、全面服务奠定良好的基础。

2.整合档案信息资源

没有丰富的馆藏，“实现档案馆社会公共服务功能”就会成为一句空谈。目前，原苏区县档案馆馆藏，普遍存在良莠混杂、结构单一问题。从种类上看，主要以党政机关、社团、事业单位产生的文书档案居多，科技档案、专门档案、照片档案、声像档案、电子档案很少；从内容上看，真正具有现实查考价值的档案不多，可为社会公众所用的档案就更少，使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆；另外，还存在着大量重复档案及到期档案没有及时进行鉴定，这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。为此，原苏区县档案馆应结合本地实际，进一步解放思想，更新观念，破除档案资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起本区域内国家档案资源集中统一管理、“一站式”服务的新模式，真正实现档案资源国家所有、社会共享。为此，一是通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机制的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。二是按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交县级国家综合档案馆，建立起“归属明晰、运转协调，门类齐全、结构合理，管理科学、服务高效”的国家档案资源管理、利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。只有这样，才能进一步增加档案馆的公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为建设“美丽原苏区县”提供更好更快的服务。

3.及时鉴定开放档案

严格依照《档案法》、《保密法》和《政府信息公开条例》及有关法规，及时鉴定、开放到期档案，可以最大限度地发挥档案的价值，满足公众的需求，是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。如果我们的观念落后或业务水平面不够，怕出错或无能力进行档案开放鉴定或“鉴而不开放”，那么无论我们拥有多么丰富的馆藏资源，也是苍白无力的 。因此，一是档案馆应成立档案开放鉴定领导小组，请档案鉴定专家对鉴定小组人员进行档案开放鉴定业务培训，充分做好鉴定开放准备并及时鉴定，确保该开放档案及时向社会开放。二是开放档案时应认真筛选、审慎鉴定，符合开放条件的档案，适时向社会开放。三是应做好档案开放的宣传，通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录，介绍开放档案内容，以便社会公众知晓，为开放档案的利用创造条件。

4.深度开发档案信息

从目前情况来看，原苏区县档案馆档案信息开发水平普遍不高，少有编研产品。档案信息资源深度开发，形成档案编研结果，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，其水平高低直接影响档案馆服务功能、社会功能的发挥。为此，一是应加强编研力量，配备知识面广、文字功底好、综合能力强的编研人员，加大编研经费投入，为编研工作的开展创造良好的人财物条件。二是要提高编研产品质量，只有编撰出具有较高使用价值、实用性较强、易于传播的编研成品，才能说明档案信息开发在档案馆功能的实现中发挥了应有的作用。三是应紧贴中心工作，围绕社会难点、热点，整理、梳理相关档案资料，发布最新档案信息，使馆藏“死”档案变成活材料，将静态信息转化为动态信息，实现档案信息资源社会共享。

5.推进档案信息化建设

档案信息化，既是社会发展的必然，也是现代化公共档案馆的必须。只有借助信息化，才能实现档案馆高效服务，才能档案档案资源共享，才能全面实现现代档案馆的功能。从原苏区县档案馆状况看，在90年代以前各档案馆都是使用薄册式手工检索工具（案卷目录、全引目录、卷内目录），90年代末、21世纪初各档案馆开始应用档案管理专用软件，进行馆藏档案目录数据库建设。馆藏档案目录数据库的建立，大大地提高了档案信息检索效率，进一步推进了档案馆服务功能的实现。今后，一是应以档案全文数据库建设为重点，为档案的快速、高效检索，为档案的快捷、共享服务，创造必要条件。二是应以档案网站建设为突破口，建立、维护好政务网络、互联网上的档案网站（网页），使档案信息资源利用具有更加广阔的空间和更加广泛的社会性，最大限度地发挥档案馆服务功能。

6.创建“爱国主义教育基地”

“爱国主义教育基地”，是档案馆社会宣传教育功能不断增强和发挥主要方式。原苏区县档案馆由于受各种条件的局限，基本未规范建立“爱国主义教育基地”，未发挥其应有的社会宣传教育功能。为此，一是档案馆要在确保馆藏档案安全的前提下，根据新形势下综合档案馆发挥决策参考功能、展览教育功能、社会课堂功能、信息集聚与传播功能和咨询利用功能的实际需要，规范展厅建设，以史实展示当地的历史面貌和辉煌成就，成为人们了解当地历史的窗口。二是采取档案固定展、巡回展及网站、报纸图片展等多种方式，利用文字、图片、影像等多种载体，充分利用馆藏资源对广大市民进行革命传统教育、爱国爱乡教育，充分展示当地经济社会发展成就。

（三）配人员、钻业务、展形象。

1．加强人员配备

原苏区县新档案馆的建成，现代公共档案馆的建设，档案馆各项功能的实现，必然要求档案馆加强人员配备。面对全新的档案馆舍、规范的业务技术、拓展的档案馆功能，原有的人员配备，将面临观念陈旧、人员不足、业务不精等问题，难以保证现代档案馆各项功能的正常运转。因此，必须加强人员配备，选配档案专业知识较强的档案业务人员，熟悉信息化的技术人员，掌握操作技术、档案数字化标准的数字化人员，有文字功底的编研人员，有口才的爱国主义基地解说人员等。

2.提升业务水平

人员配齐并不意味着现代档案功能的实现，人员素质才是功能实现的关键。档案馆人员必须本着对历史负责的态度，努力钻研业务，提升完成本职工作的能力，为建设现代公共档案馆，实现档案馆功能尽职尽责。“有为才有位”，当档案馆功能没有能力展现时，档案馆人员往往是档案馆的“看摊人”、“守门者”。档案馆“五位一体”功能，要求档案馆人员必须融入社会，不断把自己的知识、才学奉献给社会，将档案工作者的修养、情操以及良好的风范与气质展示给社会，从而提升档案馆的社会地位，为档案馆功能的实现营造良好的社会氛围。

上杭县档案局2017-5-12

关于如何做好档案管理工作的思考

卡夫卡曾经说过，“一切归档！”这句话揭示了一切事物的最终状态。世间的一切事物经过岁月的冲刷和磨炼，都将被简化成一种最简单的存在形式，这就是——档案。档案管理亦称档案工作，档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。当今社会经济高速发展，档案管理作为一种知识管理的方式在社会发展中表现出来的重要性越来越明显。面对社会新形势的发展、新时期档案工作的需要，怎样将档案管理工作做好，促进档案事业与经济社会协调发展，使档案管理工作更加规范化、标准化、制度化，并以此来指导档案管理工作。所以应当做到以下几个方面：

一、增强服务意识，提高服务水平

要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去做好自己分内的档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。然而如何发挥主观能动性，做好工作，档案管理人员应当做到如下几点：

加大档案宣传力度，增强企业管理人员对档案管理工作的认知。许多企业对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个企业可有可无，因此，加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对企业的益处，使领导更加重视档案工作。

爱岗敬业。企业是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

二、加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理

随着改革的不断深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题。比如档案数量的不断增加，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。

增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，认真的工作态度和乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要有充实的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

不断加强学习，利用现有资源，整理档案。目前，电子计算机技术这种现代化科技手段和先进操作管理技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，减轻档案管理工作者手动整理的繁琐工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质

由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

提高专业认识水平，不断强化继续教育。首先，要解决档案管理人员的思想认识问题。要充分认识到档案管理人员的继续教育在档案事业发展中的重要作用，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本方向在于档案管理人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。

加强制度建设，建立健全运行机制。这是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造必要的条件。建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

加强教育培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道的开展教育培训。要给档案管理人员提供全面学习专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。同时也要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，主要要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

作者：郑慧新

中国档案资讯网2017-10-25

电子政务系统中的档案管理：问题与思考

张朝晖

摘要：本文分析了机关档案室在构建电子政务系统过程中面临的档案管理问题，并对其进行了深度的思考和反思，梳理了机关档案室的本职工作和基本职责。

关键词：电子政务；档案问题；反思

一、对前端控制和全程管理理论的反思

（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾

在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。

首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。

其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。

（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位

不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。

首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。

其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。

二、电子档案的真实性问题反思

在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：

第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。

第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在

在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。

东方教育2017-1-16

浅谈做好人事档案管理工作的思考

人事档案是记载个人经历、德才能绩、品德工作、工作表现、奖惩情况、历史背景及其人生成长经历的文件材料，是产生于人事管理活动，以个人为单位进行整理并归档保存完整齐全的档案材料，是考察使用干部、人员的重要档案依据，是解决工资待遇，落实政策的重要凭证。然而新时期人事档案管理工作还存在不足问题，主要表现在：

1.管理体制不顺畅。人事档案管理没有严格按《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》执行。档案管理的关系较乱，主体不清，档案管理权限职责脱位，管理混岗混责，关系不清，权限不明。

2.管理意识不强。人事档案工管理工作不能突出经济效益，政治成绩，工作业绩，首先在领导层面重视不够，其次档案管理人员整体素质不高，人员待遇差，工作热情低，档案质量和日常管理不到位。

3.　管理环节缺位，档案内容不完整、不准确。管理环节缺位表现在人档脱节，有的单位没有专门的档案管理人员，有档无人，档案的防虫防火防潮等日常工作缺位空档。内容不齐、不准表现在内容不客观，适时情况未及时完整记载归档。档案中的材料一般由来本人填写，存在他人代写代填，年龄、工龄、文凭等信息不真实填写，内容前后不一，其次新时期要求变化较多，造成档案内容臃肿繁杂。

因此，我们要从实际出发，与时俱进，把握档案管理工作的特性，管好用好干部人事档案，提升档案利用价值，促进人力资源开发，不断改革创新，把档案资源优势转化为人才优势，适应政治、经济体改革和社会发展，更好的为构建和谐社会发挥重要作用。

一、强化职责，明确管理主体关系

严格按照《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》明确人事档案管理主体，理顺管理体制，建立相应管理机构，配备人员，预算经费。人事档案要集中统一管理，县级人事档案实行由县委组织部集中管理，或由组织部、政府人事部门统一集中管理。流动人员人事档案由县级政府人事行政部门所属的人才流动服务机构管理，任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管他人人事档案。

二、强化意识，提升人事档案的效力

人事档案工作是做好人事工作的基础条件，是人事调动、聘用、晋升、工作调整等等方方面面的基础和档案文字依据。全面、完整、准确真实记载个人人事档案材料是一项繁杂而严肃性的工作，人事档案的重要性在组织人事工作中具有不可替代的作用和地位。强化意识提升效力要做到：1、领导要高度重视人事档案工作，2、档案管理人员要增强责任心和提高业务水平能力，3、加大投入，规范管理。

三、强调特性、提高人事档案的质量

人事档案具有全面性，现实性和真实性，动态性和流动性，机密性的特性，因此严把归档材料质量关，从而达到“观其卷、知其人，用其才”的目的，不断提高档案利用效力。

曹文渊

网易2017-10-24

新形势下档案管理工作思考

摘要:

随着社会经济的快速发展、信息技术的广泛使用，科学发展观的贯彻落实以及现阶段档案管理工作的发展对新形势下档案管理工作提出了新的要求。当前，做好档案管理工作的改革和优化具有积极的意义。

关键词:

改革创新；档案管理工作；新形势

档案是现代社会信息的重要分类，关于国家机关、社会组织、个人事业、政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等多种形式的记录。记录了各个阶段现实工作情况，又可以作为重要的历史凭证，因此，档案管理工作的重要性不言而喻。现阶段，随着科学技术的迅猛发展，互联网普遍应用的今天，办公手段的日益改变，档案管理也面临着很大的挑战，怎样加强新形势下档案管理工作快速适应未来的发展，全面提升档案管理水平，增强做好档案管理工作的责任感和使命感，不断强化基础设施，完善各项规章制度，促进工作的发展创新，持续提高为社会服务的能力，是各级档案管理部门应该重视的一个研究课题。

1、档案管理工作的现状

目前，我国经济发展正在处于转型时期，现代化、工业化、城镇化的快速发展，使我国很多行业面临着严峻的挑战，档案管理工作也是如此。在现代信息高度发达的互联网、全球化时代，档案管理工作不仅涉及到单位、个人的材料积累、人才调研、人事档案等的分类，而且对个人和单位的长远发展有非常重要的作用。目前新形势下档案管理还存在很大的不足，主要表现有：第一，工作人员素质不高。目前很多单位或企业的档案从业人员的技能和思维、管理手段还比较落后，停留在手工操作时代，业务水平相对滞后。第二，思想认识偏低。很多单位对档案管理工作没有给以足够的重视，认为这个工作是简单的，不需要动用很大的人力、物力、财力。第三，设备陈旧。办公设备没有更新，继续使用以前老式机器，现代化办公效率不高，很多单位还没有实施档案管理规则对办公设备的要求。

2、新形势下档案管理工作存在的主要问题

目前，档案管理工作中存在的主要问题分为两个方面：第一，对档案管理工作不够重视。近年来，我国逐渐加强了对档案管理工作的重视，然而，一些单位和企业还没有正视到档案管理工作的重要性，仍然没有给予很多关注。众所周知，档案管理工作具有一定的隐形性，属于后台管理工作，没有得到有关领导的关注，影响了档案管理工作的开展。在短期内，档案管理工作的开展质量和完成，给企业带来的经济效益看起来没有足够直接的联系，因此有些领导认为其不会影响其他经济活动，忽视了档案管理工作的重要性。然而一旦认识到档案工作的重要时，短期会加强管理，随后又敷衍、懈怠。从长远的发展意义看，档案管理工作对整个单位的发展具有绝对的保障作用，领导管理者没有意识到档案管理工作在经济发展中的作用，严重的影响了档案管理工作的质量。第二，档案管理工作基础不强。健康、有效的实施日常的档案管理工作最重要的是保证其稳定性。一般来说，正常、规范、有序的环境才会促进企业、单位和个人的稳定发展。档案管理作为一个基础性工作，它的稳定直接影响着档案管理工作的整体质量，具体要保证数据的真实可靠，信息完整。但是在实际操作中，档案管理工作受到很多限制，被单位列为一个边缘地带，工作人员很难稳定工作，导致人员流动频繁，严重影响了档案管理工作的持续性，档案管理工作的基础不强，降低了档案管理工作的效率。

3、当前改进档案管理工作的思考

目前，档案管理工作的现状和存在的问题，制约了档案管理工作的质量，也影响了档案管理工作的发展。新形势下，加强档案管理工作的快速发展，充分发挥其智能作用，更好地适应社会经济的发展，并为之服务，需要从以下几个方面进行改进。

（1）提高认识思想决定心态，心态影响行动，行动决定结果。只要思想认识到位，才具有很强的行动力，才能收到理想的结果。因此，必须要充分认识档案管理工作的重要性，将其列入重要的考核范畴，把它作为一项经常性、基础性工作来做，定期检查、定期分析。此外，还要加强工作人员的责任意识。在具体档案管理工作的实施中，会面对很多的问题和难度，需要档案管理人员承担自身的责任，协调各方的工作，主动解决问题，提出可行性解决方案，积极向领导报告相关的工作情况和进度，以争取领导的支持。

（2）完善办公设备档案管理工作办公设备的完善是做好档案管理工作必不可少的一部分。加大相关办公设备硬件方面的投入，重视档案管理的硬件建设是保证档案管理工作正常、有序进行的基础。比如，随着信息技术现代化发展，办公设备所用的计算机及其相关设施、各种相关办公软件和所需书籍材料等都要加强改进和完善，这些是展开相关工作的基本工具。此外，也要加强办公室独立的档案库房管理，应注意配备室内的温度、湿度等相关设备，去湿机，粉碎机等应一一俱全。在信息化时代文档的管理，文件的起草、修改、实行等各个步骤都离不开办公设备，完善办公设备，才能使档案管理工作起到事半功倍的效果。

（3）健全的规章制度随着改革的深入，文档管理面临着许多亟待解决的问题，例如档案数量越来越多，过去，手工操作等老一套模式已经基本不适应现代化档案管理的需要，管理方法的落后等直接影响了文件和档案质量，只有建立一套适应现代化发展的严密而简明的规章制度，才能有效地解决档案管理工作的滞后问题。互联网是新生事物，好用否、安全否？电子档案已经使档案管理从手工保管形式转为磁盘存储形式，或者变为网络数据库中的电子档案形式。所有的形式、方式方法都发生了变化，所以一定要有一套完备的适合现代化档案管理的规章制度。1、做好磁盘备份。如存储磁盘，在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本，这些，都要有相关的程序、规则来保障。2、借阅履行手续。在借阅方面也要有成型的手续、步骤，所借的档案必须有相关的手续，经主要领导批准签字，方可借阅；再就是要根据使用者的情况，不可以无原则地向借阅者提供全部内容等。

中国档案网2017-10-22

县级档案馆现行档案全宗排放的思考

随着大量现行档案移交进综合档案馆，档案馆内全宗排放中存在的问题日益突出，因为全宗排放得是否科学，直接关系到档案的提供利用效率，直接体现了档案馆案卷管理工作水平的高低。

一、档案馆档案全宗排放的现状

目前，许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法，即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用，但是随着现行档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊端，其主要体现在以下两方面：

一是进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性。在实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容，还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远，因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个的工作安排，并且造成了大量的重复无效劳动。

二是每个全宗所预留位置的不科学，造成了档案管理的不稳定性和库房资源的巨大浪费。采用传统做法所预留的位置，往往是通过经验的判断，“一厢情愿”，估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库房“大搬家”，通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。

三是全宗之间由于预留位置的不准确，造成了档案管理工作的被动与混乱。档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会打乱某些全宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利用。预留位置不科学，将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转，造成大量的重复性劳动，使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。

二、档案馆如何设计好档案全宗的排放

第一、要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题。我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以全宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。

第二、对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究。对立档单位的调查研究，是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级档案馆应从本馆的性质综合性或专门性和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。

第三，加强业务指导与收集两个工作环节的联系。收集与指导部门应共同制定相应的规定与标准，在统一的原则下，对立档单位的档案工作进行指导，借以提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作，对于做好全宗科学排放也是至关重要的。同时，把现行单位的档案形成数量、内容等情况，提供给档案馆的保管部门，为做好全宗排放提供科学准确的数据，从而提高档案管理工作效率，实现社会效益、经济效益。

总之，随着科学技术的进步，社会生活的各个方面都在发生着深刻的变化，档案工作领域也面临许多新的问题，对此档案工作者应积极探索，为档案馆档案全宗的排放工作开辟一片新天地。

中国档案资讯网2017-5-6

关于当前档案征集工作的几点思考

档案资源是档案工作赖以存在和发展的重要基础，档案征集在档案资源建设中具有不可替代的作用。近年来，我市各级档案馆加大了征集工作步伐，采取多种方式，征集到了不少珍贵档案资料，同时也遇到了不少问题：经费缺乏、专门征集人员少、对征集工作的重视程度不够、工作不够主动、信息来源少等等，这些都成为制约征集工作开展的瓶颈问题。笔者近年来一直从事档案征集工作，在遇到问题、克服困难的同时，也作了一些思考。下面就当前形势下如何做好档案征集工作谈几点想法：

1.争取领导重视与支持

长期以来，由于历史和传统的原因，领导重视与否对档案工作起着至关重要的影响，而突出的工作表现和业绩，是争取领导重视和支持的基础。有为才有位，档案工作人员要以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。一方面档案部门要发挥自身优势，立足档案特色，充分利用馆藏档案资料，积极参与、承办当地党委、政府开展的重点宣传活动，要抓住社会热点，采用举办展览、制作专题电视片、出版各类专辑等形式主动提供服务，让领导对我们的工作有所见、有所闻。另一方面，也要向领导客观报忧争取领导解忧。要抓住各种机会向领导汇报工作情况，讲成绩，也要适时向领导客观地汇报工作中存在的困难，与兄弟省市同行的差距，不掩盖问题，让领导了解掌握真实的情况，争取领导的支持，也有助于领导作出正确的决策，促进我们工作的开展。

2.争取相应的经费投入

从这几年的征集工作情况来看，征集工作难以有效开展与征集经费的缺乏有很大的关系，征集经费的投入与产出是成正比的，在当前形势下，要想无偿征集珍贵档案资料越来越难，这与当前社会上收藏意识与文物意识的增强有很大关系，有些民间个人收藏爱好者不惜重金购买自己喜爱之物，还有一些专门从事旧物收集转卖的生意人、文物贩子，他们的触角越升越长，有不少珍贵档案落入他们囊中，这些都抬高了珍贵档案的价格，增加了征集工作的难度。因此档案部门应争取更多地经费投入，用于购买、复制特别希有珍贵档案，适当奖励那些将珍贵档案资料捐献给档案馆的捐赠者。

3.主动出击不坐等

征集工作要改变坐等上门的习惯，档案征集人员要主动出击，积极寻找征集线索，发线线索要深入挖掘，往往会有所收获。

3.1征集工作人员要做“有心人”，要善于从日常生活工作所见所闻中捕捉征集对象的蛛丝马迹。笔者亲历有时从亲朋好友无心的交谈、新闻媒体的报道、网络论坛的言论中经常能发现散存在民间和个人手中的档案资料的有关信息，主动问一问、查一查，往往能征集到所需档案资料。

3.2利用媒体、网络等工具加强宣传，进一步增强民众主动交档案意识。虽然近几年社会档案意识有所提高，但还有不少民众对档案了解不多，手中存有珍贵档案资料也不知是“宝”，往往不当回事，未予重视，也不知可以交给档案馆保存，还有不少人对档案馆的保管措施、保管条件认识不足，缺乏信任，宁可自己保管也不愿交档案馆保管。因而，档案部门还是要加大宣传，利用各种机会，在报纸、广播、网络等大众传媒上，采用多种形式，通俗易懂地向民众讲解档案知识、档案馆的需求、展示保管条件、说明奖励措施等，让更多的人手中有档案会马上想到档案馆。

3.3加强与有关单位、个人的联络，开拓视野、互通信息。档案征集工作离不开社会各界的支持，征集工作人员要经常与各有关单位沟通，了解情况，寻求帮助，互通有无；要加强与社会有识之士的联系，请他们做我们的“眼睛”，为我们牵线搭桥；要与民间收藏爱好者保持联络，互通信息，了解行情，也可以学习他们好的经验和做法。

3.4档案征集工作要有计划有重点分步骤实施。征集工作有时候千头万绪，对送上门的档案可以随时接收，对散存在外的档案征集要有计划有重点。档案馆根据实际工作需要或经费情况等，可在每个时间阶段确定一个或几个内容进行重点征集，这样征集主题明确，采取措施得当，效果往往更明显。

3.5档案征集要与档案编研、展览有机结合。档案征集、展览和编研工作是一个密不可分、有机结合的整体，通过征集，收集展览所需的资料、图片，通过编研，将这些资料、图片有机结合出版成书，好的编研成果又能促进征集工作的开展，三者结合起来往往起到事半功倍的效果。在实际工作中，我们应抓住社会热点、重要纪念日宣传活动等契机，有主题地开展档案征集工作，并与有关展览、编研等工作联动，以征集促编研，以展览带征集，三项工作相互促进，见效快，宣传效果好。

3.6进一步拓宽档案征集渠道。由于种种原因，我市档案馆馆藏建国之前档案数量很少，城市早期历史存在空白。要弥补这些空白，就要进一步拓宽征集渠道，不仅把眼光放在市内、国内，还应把眼光放到境外，由于历史原因，我国有大量历史档案流失境外，随着网络发展、信息通畅，我们发现很多国外图书馆、档案馆存有我们所需的档案资料，所以档案馆应利用政府、民间等渠道积极开展境外征集，填补历史空白，丰富馆藏。

4.建立一支征集队伍

档案馆应借用各种力量，建立一支叫得应，拿得起，干得好的征集队伍。这支队伍应包括：专业档案征集工作人员、业余档案征集人员和有关专家。

档案馆应配备专门从事征集工作的人员，这是不容置疑的。从目前工作情况来看，档案馆还应配备专门人员从事重大活动、重点工程、城市面貌方面的摄影、录像工作，可以解决照片等的版权问题；也可以与专业摄影师或社会摄影爱好者建立联系，通过举办活动或提供经费的方式征集摄影、录像资料，但应就有关事宜签订协议，避免纠纷。

档案馆应当广泛依靠社会力量，聘请热心档案资料征集工作的社会各界人士组成一支覆盖面广、素质较好、富有活力的业余征集员队伍，为征集工作提供线索，出谋划策，或提供各方面支持。

档案馆还应储备一个专家库，为征集档案提供价值鉴定、真伪鉴定等帮助。

胡彦

宁波市档案局2017-3-4

关于韩国档案法修订和国家记录委员会重组的思考

韩国国家记录院在推进民主进程中扮演着重要角色，国家记录院留存着社会和民众的实践记录，为政府、社会和个人活动提供依据，并确保民众实现方便利用。

当前，国家记录院存在一些问题，如缺乏独立性，问责职能没有有效发挥，公共文件管理中存在政治权力滥用行为，档案工作社会关注度较低等，这些问题影响国家记录院职能的实现。为妥善解决这些问题，我认为应颁布新的档案法，通过立法途径确保机构的独立性，在多元化管理的基础上重组国家记录委员会，加强问责职能以实现自治与透明。

其中，加强问责职能是关键。问责可以分为垂直问责和平行问责（垂直问责主要涉及政府和公众间的关系，主要形式是选举问责，然而一旦选举完成，上层管理者在政府内部缺乏有效的监督，存在因一己之私损害公众利益的可能；平行问责是指一些国家机构在法律上获得授权，并有意愿和能力采取各种行动对政府进行日常监督，提出弹劾等），平行问责是政治系统内部监督和权力制衡的重要方法，弥补了垂直问责的缺陷。国会及独立的审计部门、中央银行、反贪监察机构、国家记录院都是发挥平行问责职能的重要机构。让人遗憾的是，自1987年韩国民主化改革以来，政府并没有在历次机构改革中深化这些机构的平行问责职能。

美国国家档案和文件管理署（NARA）的经验值得借鉴。它是一个独立的联邦机构，档案馆馆长由总统提名，经由参议院同意方可上任，馆长没有固定的任期，如果总统想要解雇他，必须向国会解释原因。当然，档案馆馆长也有向国会和总统报告的义务。

因此，我认为新的档案法需要做出如下规定：国家记录院应是一个部委级别的独立机构，有法定的职权范围；国家记录院院长自主决定人事、组织架构、预算规划和执行；国家记录院院长由公民推荐委员会推荐，推荐委员会的职能应在法律中予以明确，总统应该尊重委员会的意见；国家记录院院长人选由总统提名，经议会听证审议通过后任命，每届任期为4年，最多连任两届，任职期间，国家记录院院长每年向议会做全年工作报告。

和问责职能一样，多元化也是民主制度的基础。从多元主义的视角来看，民主社会通过不同群体的竞争与合作得以实现，而非由小规模的精英集团统治。著名政治哲学家尚塔尔·墨菲曾说，民主社会是一个多元化社会，不同价值观的竞争和冲突不可避免。因此，要想实现民主社会，我们需要承认社会多元化。

国家记录院若想实现多元化和管理的结合，我认为需要重组国家记录委员会。国家记录院被赋予了集中管理全国档案事业的权力，其职责包括审查和确定重大历史、法律和机构记录方面的政策、指导原则和实施方案等。通过重组国家记录委员会可以实现档案管理和横向审查的权力下放。

为实现档案工作的多元化管理，社会各行业的档案工作者都应该加入到国家记录委员会中，委员会按照多元化管理的结构进行组织，成员要尽可能收集有关国家档案政策的不同观点，并进行协调。我认为，新的档案法应就国家记录委员会做出如下规定：会长应为国家记录院院长；委员会成员中应有3名由总统任命、3名由执政党任命，5名由反对党和少数派任命，通过这种方式实现国会对国家记录院的监督，避免总统和执政党的控制；成员有责任保持政治中立；在履行自身职责时，保持独立性；下设小组委员会和专业委员会；工作流程等记录向公众开放，提高国家记录院管理的透明度；成员须在具有专业知识和丰富经验的档案专业人员中产生，成员任期4年，可连任一次。

在我看来，自治和透明是国家记录院新的发展方向，国家记录院应被允许自主运作，能够独立制定规章制度；自行规划、实施和落实预算；建立充分体现透明度和开放性的体制机制；每年向国会和总统做工作报告，对每年工作进行总结，对现状进行审查，并提出改进建议。

民主的要素有很多，在这里我着重讨论了问责、多元化、透明和自治。独立的国家记录院绝不仅仅是法律和制度的问题，更与韩国社会民主制度的成熟密切相关。颁布新的档案法是确保国家记录院独立性的基础，也是韩国档案事业发展的关键。

作者：郭坤宏 郑艳方

中国档案报2017-6-19