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“互联网+”背景下的档案管理研究

“互联网+”缔造了一个又一个行业的新机遇、新生命。2015年，“互联网+”成为一种国家发展战略。在这种大环境下，档案事业也应该紧随时代发展风向标，根据自身情况去抓住机遇。

一、“互联网+”的发展背景

电商领域最早研究“互联网+”，将“互联网+”定义为构建互联网化组织，创造性地使用互联网工具，以推动企业和产业更有效地进行商务活动。“互联网+”是以互联网为工具，信息流通与共享程度更高，创造性地将互联网与传统企业、产业相融合，生产经营活动更高效，提供更精准、个性化、人性化的服务的一种经济活动形态。国务院总理李克强在全国人大会议上作政府工作报告时提出，国家要制定“互联网+”战略；2015年3月，李克强在回答记者问中，再次提到“让中国经济站在‘互联网+’的风口”。这代表着政府对“互联网+”的态度，“互联网+”由概念、愿景，上升为一个正在崛起的伟大民族的国家战略。互联网+档案意味着什么？也许意味着一种能力，也许是对整个档案事业发展水平的一种提升。档案管理从本质上说是一种信息管理，互联网时代归根到底是一个信息时代，档案事业的发展更应该感到如鱼得水，而不是蹑手蹑脚。互联网+档案会产生一个什么样的状态呢？也许是一个庞大的数据库、信息中心，通过对信息孤岛的连接，全国乃至全世界公开档案信息的共享与融合，使公众对档案信息的获取更便捷，所获取信息的壁垒最大程度减少甚至减为零，这也许是档案事业发展的一个新方向、新可能。

二、“互联网+档案”的工作实践

在“互联网+”时代，网络技术及信息技术的发展，使数字化、信息化、网络化逐渐引领这个时代的潮流。在大众创业、万众创新的新形势下，档案管理应改造升级传统管理方式，不断发现并利用新的发展引擎，为打造智慧社会、智慧生活服务添加新助力。在“互联网+”的背景下，不少档案馆（室）根据自身情况，主动适应大趋势，不断探索创新，在持续推进档案电子化、数字化工作的同时，将档案工作与互联网有机结合。在档案工作宣传及档案利用服务方面的应用尤为明显。

1．“互联网+”背景下档案的宣传。

以2015年“国际档案日”为契机，各省市档案局（馆）应用互联网环境下的新媒体进行档案文化、工作等的宣传，取得了可喜的效果。在江苏档案信息网、远教平台、凤凰江苏网开辟“国际档案日”宣传专栏；江苏档案微博微信发布图文信息上百条；江苏档案局携手本土企业，开发国内首款“家庭档案馆”管理系统软件，多个网站提供免费下载。2015年迎来抗战胜利70周年，国家档案局官方网站开辟抗日战争胜利七十周年专题。专题下分：“慰安妇——日军性奴隶档案选”“日本侵华战犯笔供选”“档案天天看——馆藏抗战档案系列”“中苏联合抗击法西斯胜利70周年”四个栏目。在这些栏目中，既有对馆藏档案的介绍（部分档案还附上英文介绍），又有档案原件电子版的呈现。在互联网背景下，利用网络平台及新媒体平台对馆藏档案的整合与开发成果的展示，相对于传统方式而言，其宣传广度及深度都不能同日而语，其传播速度及成效更是超越以往。“互联网+”仿佛是插在档案上的“翅膀”，让档案信息“飞”了起来，飞入“平常百姓家”。

2．“互联网+”背景下档案的利用。

国家档案局开通“国家开放档案信息资源共享利用系统”，利用该系统可以在线浏览全国各档案局（馆）开放档案的原件。该系统是对全国开放档案信息资源的有效整合，为全国各地乃至全球的档案利用者打破时间及地域的限制，提供了便捷的利用方式。目前，众多科研研究项目均以互联网为平台，进行信息资源的整合。以“北京城市记忆”为例，该项目由人文北京研究基地（中国人民大学人文北京研究中心）承担，将着眼于北京城市建设中的有形建筑与设施，深入挖掘从古至今与之相关的档案、图书和实物资料，通过图片、文字、音频、视频等记录手段，建立专题数据库，并搭建网站平台，用中英文两种语言编辑和展现数字资源的深加工和阐释成果，构建北京城市文化的集体记忆。该项目研究成果的呈现及该项目成果的利用都将离不开互联网的大环境。

三、在“互联网+”背景下，对档案工作的新思考

1．破除思想藩篱，形成创新思维。

档案工作者应培养互联网网络思维，特别是移动网络思维，善于将自身工作与网络结合来开展工作。在互联网背景下，档案机构积极应对新形势，利用网站、微博、微信公众平台等方式开展档案服务，利用网络开展远程的业务指导、教育培训、经验交流、学术交流等。利用网络组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作，延伸档案工作手臂，壮大档案队伍。在档案服务方面，与之前传统服务方式相比有长足进步。但是网络思维创新性不强，利用互联网开展工作的指导思想还是传统工作思想，只是利用网络工具将传统工作进行简单结合，没有真正形成网络创新思维，所以一些问题还没有彻底解决。

2．加强数字化建设，进行数字资源整合。

目前，档案工作者更加注重纸质档案数字化，却对于互联网、新媒体信息的收集、整理、归档的意识不强。就目前来看，互联网信息已经占相当大的比重，忽视对互联网及新媒体信息的归档，不利于档案信息的完整性保存。在重视互联网信息档案归档的同时，档案管理部门还要对互联网信息、新媒体信息的分类等方面进行研究，其特性决定了与传统档案分类的区别，使用传统档案分类必定是不合时宜的。此外，在政府部门牵头下，档案机构应共同协作，建设全国开放档案信息资源平台，真正将互联网与档案融合，不断完善“互联网+档案”的资源建设，逐步把全国已上网开放的的档案信息集中收集起来。积极推进档案信息资源共享，通过信息平台或传播渠道把档案信息传播到公众中去。国家档案局网站已经开通“国家开放档案信息资源共享利用系统”，个人认为，其内容有待丰富与补充，要构建一个涉及内容更广泛的信息利用平台。

3．建立用户思维，做好档案服务，实现高效查询利用。

在建立“互联网+档案”模式中，档案机构应建立用户思维、产品思维和平台思维。用户需求与用户体验是此模式下的重要问题。互联网+档案可以形成一个档案信息供给平台，平台的良好运作可以推动档案事业的发展。在2015年1月，温州市档案局及县（市、区）档案局（馆）正式推行“智慧档案”，实现异地查询、跨馆服务，群众可到就近综合档案馆进行档案查询。此外，基于互联网的开放系统可以为档案服务评价提供新的方法。从大数据中获取档案服务评价信息，促进档案机构服务质量的提升，如根据积累的数据，提前填写好一些基本数据，提高公众获得服务的效率。把档案机构的服务对象进行细化，从而有针对性地提供服务。

4．做好互联网下档案信息安全防范。

在传统档案安全问题中，主要涉及确保档案实体安全及信息安全。在“互联网+”时代，档案的安全防范同样也存在这两方面的问题。保存时的安全问题可以用技术进行解决，在“互联网+档案”模式下，主要安全问题为信息泄密问题。在“互联网+档案”的模式下，档案利用的便利与档案泄密是一对主要矛盾，所以，在该模式下，对档案利用者身份认证及权限设置是关键，只有对档案利用者身份核实并将权限准确分类，才能保证档案信息安全性。笔者设想，随着档案信息资源平台的建设，平台可与公民身份证系统嵌合，这样可以达到对档案资源的实名查询，同时根据身份信息对其应用权限进行分类。在互联网时代、大数据时代，最主要的趋势是实现信息及数据的互联、共享，消除信息孤岛，加快各类信息平台的整合，避免重复建设和数据“打架”。“互联网+”是一个新机遇，对于档案事业的发展来说可能是“病树前头万木春”的“新生命”，在电商行业看来，互联网时代，具体的产品或服务是竞争力的核心，如何吸引用户的眼球、增加用户的黏性及提高用户的转化率是关键，此看法对于档案事业发展也同样适用。

作者：孟凡玲 刘云霞 韩真

天津市档案局2017-4-18

澳大利亚重新界定数字时代档案业务开展方式

作为档案馆，什么是我们的价值主张，什么使我们区别于其他机构？在澳大利亚国家档案馆，我们经常会对这些基本概念反复思考，因为每一个概念都可能在数字社会中被颠覆，这也意味着我们从现在就要着手应对了。

档案馆数字业务的主要发展

20世纪70年代早期，有专家指出，现代档案体系不仅要对政府文件整个生命周期进行监管，还应向外延伸。1983年的《档案馆法案》赋予档案馆对全国档案资源保护的权利，其中规定，公众可以对档案馆保存的档案进行利用；档案馆被授权制定档案管理和服务的标准，开发产品，制定培训计划；在没有得到国家档案馆以及相关法律的许可下，破坏国家档案是违法行为。

2000年，国家档案馆基于澳大利亚文件管理标准（AS4390）、信息和文献文件管理国际标准（ISO15489）开发的一系列工具包，为电子政务效能管理带来了改观，为政府机构开发系统，支撑文件的良好管理提供了框架，其中包括对原生电子文件的管理。

从2002年开始，国家审计办公室开始针对政府文件管理公布审计报告。如2006年澳大利亚公共服务中的文件管理审计中的部分建议，促成了2007年Check-up（国家档案馆协助政府部门自查文件和信息管理状态的实用工具）的上线，2011年发布了Check-up2.0。

2011年，澳大利亚政府倡导“数字转移策略”，要求政府机构要从纸质文件管理向电子信息和文件管理过渡。为了支持新政，国家档案馆制定了《数字连续性计划》，向机构提供根据各自需求数字信息管理保存时限的指导。

当然，任何一项工作都不是我们单枪匹马完成的。特别值得一提的是，国家档案馆不断在泛太平洋地区开展合作，继而让澳大利亚成为大洋洲及太平洋岛屿国家的“标准制定者”。

作为国家档案馆馆长，我与澳大利亚、新西兰国家和地区级档案馆负责人定期参与澳大利亚档案和文件局理事会的会议，交换意见。该理事会是澳大利亚和新西兰政府下属的档案文件领域最高机构。

澳大利亚档案和文件局理事会提出的“国家数字文件保管初步行动计划”，针对数字化文件和原生电子文件的生成、保存和长期利用，鼓励大家在研发数字文件管理方法等方面的实践中，充分参与、共同合作、交流分享、互通有无。

在国家层面上，我们与档案文件专业或产业机构，包括国家档案工作者协会、国家文件和信息管理职业人员联合会、国家文化资源保护研究院、国家博物馆等合作。我们还为高校提供相关课程建议，参与澳大利亚研究理事会的合作性研究和发展项目。

近几年来，在国际档案理事会的支持下，国家档案馆带领一个国际项目团队，研发了《国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则和功能需求》及其应用实践。

但以上这些努力不会一劳永逸，解决所有问题。为了抓住数字时代带给我们的机遇，更好地满足网络原住民的需求，他们也是我们下一波用户，我们还要不断重新思考和转型。

业务开展方式的颠覆

是什么大趋势扰乱了我们现在业务运转方式？我们作为澳大利亚国家档案馆该如何定位？在大环境中，档案馆要保持足够强大来抵御风险，要达到政府和社会的期望值，改善政府机构的信息管理。

国家文化策略。澳大利亚政府公布了国家文化策略，其中目标之一是技术、创新、参与，利用新兴技术和丰富信息资源促使更多人获取文化资源、参与国家文化发展。

开放政府。2010年政府印发了一套公共服务改革措施，向开放透明政府做出承诺。越来越多的公众通过web2.0技术参与到政策制定和项目谋划之中，政府部门不再各行其是。

这些举措是政府部门应对不断升级的审查，致力于打造包容开放政府的努力。人们对低效的行政容忍度很低，期望在政府档案文件中找到可信答案。当个人权利被忽视或滥用时，他们不惧怕通过法律手段来维权。在澳大利亚，越来越多的资源被用来回应关于《信息自由法案》的质询、法院传票、查询需求等。

政府信息逐渐被当作公共信息，而不是政府的私有资产，这些机构通过相关信息披露政策，采用社交媒体、维基百科、众包、博客等方式发展信息的民主和社会化。

在一个全球化的信息市场，走向并不是由政府部门来主导的，而是由市场力量决定的。在多变的市场里，公民隐私权和国家安全需要在信息自由的原则下被平衡。

政府的业务更多要依靠网络来开展，通过日益增多的数字平台产生信息，如电邮服务器、社交账户、电子业务系统、共享驱动、移动设备、电子档案管理系统等等。

不论是政府的政策还是国家档案馆的策略都面临着被数字信息大潮冲击的现实。2010年国家档案馆做的一项调查显示，在2014年以前，政府机构产生电子文件总量将达到1070万GB（吉字节），这个数字仅指新生成的电子文件，而不是档案馆需要管理的总量。

在高效获取海量信息的同时，我们也处于失去大量档案记忆的严重风险之中。因为碎片化的信息可能在生成的同时轻易消逝。

国家审计办公室关于政府部门文件管理情况的报告指出，2009年，不到30%的机构以数字化的方式管理其中大多数文件，超过一半机构通过电子档案和文件管理系统以及其他电子业务系统管理文件。一些机构使用不具备文件管理功能的电子业务系统生成、捕获、管理文件，这些系统达不到法律关于文件管理、销毁、转移的要求。对于许多机构来说，建立有效的文件管理，特别是数字文件管理是业务工作中的一件大事。

数字时代档案概念的革新

档案这个概念在不同语境中具有易变性，当我们下定义时轻微的表述不同，则会导致政策陷入两难。那么，究竟什么是数字时代的“档案”？

数字时代的文件是为一切业务活动提供证据，它存在于虚拟空间，它是信息、知识和经验，但绝不是保存它的载体。在数字环境中，电子文件是在业务过程中产生的，它的生成者可能是有意为之，意外产生，甚至是在不知不觉中产生的。

电子文件不会等待被生成，在归档之前它的背景信息就是全球化、互联的、商业化的，信息聚合在一起成为没有物理实体的集合，文件的来源是明晰的，可是电邮、微博、业务系统、语音信箱、网站等的所有权不明确，这对21世纪的档案工作者来说是新的挑战。

电子文件的载体会迁移，从光盘到磁带互换，在信息通信技术维护和数据迁移项目之中循环。电子文件会呈现到电脑屏幕、投影仪、打印纸上，使用文件并不会改变文件的构成或使其“重生”，磁带、电脑屏幕、纸张不是构成电子文件的组成部分。

我们的业务工作无论从实践还是法律层面都必须清晰认识到：文件在从一个载体向另一载体流转时保持其特性不会被改变；所有背景信息都会被保存下来；作为支撑业务工作的证据是真实可靠的。

在明确了电子文件特性后，我们必须清楚要保存什么。在国家档案馆，我们根据文件“基本功效”（呈现文件的基本原貌，强调内容而不是其保存载体）决定保存哪些内容，同时以防万一也保存一份原件（电子文件的原有格式）的完整副本。

在数字业务环境中，保存必须从文件生成的那一刻开始，即生成者要有文件移交国家档案馆的意识。出于文件管理和保存的需要，一些机构将原生电子文件打印在纸上进行保存。这对机构造成许多不便和浪费，同时也会损失电子文件中的重要元数据信息。2011年，政府发布数字转移政策后，国家档案馆制定了《数字连续性计划》，指导政府机构根据各自需求修订数字信息管理保管期限，强调电子文件并不是保存越久越好，只要适时即可。

《数字连续性计划》有几个核心原则：达成数字信息的价值是业务、证据、社会资源的共识，并对信息进行相应管理；数字信息管理融入机构管理，明确责任，合理调配；数字信息是真实可靠的；数字信息可被检索、可获取、可使用；数字信息以数字方式管理；数字信息根据预期时限被管理、保护、保存并合理处置。

运用正确的方式开展数字文件保存是个巨大挑战。国家档案馆开发了一个数字保存软件平台，在官网上提供这些开源工具的免费下载，希望大家运用更少资源更快达成共同目标。

在数字业务环境中，文件的接收和移交进馆同样重要。虚拟世界中保管更倾向于管控。企业信息数据一般保存在偏远黑暗的数据中心，这个空间远离公司办公地点，通过云保管，可能在不同地点放置服务器和数据存储器。因此，数字文件的保管是指“保护、监控、掌控文件”，而不是将文件置于围墙内。

环境改变带来的结果还有，我们不再被动等待各个机构向国家档案馆移交档案。通过机构内部数字环境中运行的业务系统，国家档案馆在数字文件产生时就可捕获，且并不妨碍文件生成单位的使用，也造成文件不会在不同地方借用、流传的风险，即在满足行政所需的同时就做好了保管工作。

在系统设计之初植入业务规程不仅保证了元数据采集的最佳水平，对于自动化地进行接收、整理、著录好处颇多；开放利用前对文件隐私权、安全性、涉及公众利益的检查和处置会变得高效；现有的借阅和移交程序将被不间断的在线利用所替代。

从公众的视角看，文件应该在他们需要时，无论何时何地都能马上看到。在这样的环境里，我们提供的档案服务与其他信息混杂在一起，用户会选择最简单、最方便的方式进行查阅或研究。查档往往也不是从访问档案馆网站开始，也许是从第三方的链接，或是来自商业门户网站的竞价排名的搜索结果。

在喧嚣嘈杂的信息市场，用户的选择越来越多。大多数人都不是“严肃”的研究者，他们只是抱着“猎奇”的心态了解小趣闻，需要填补一个知识盲点或回答一个问题，他们需要的也许仅仅是一个日期、名字、地点或引用，一旦他们得到所需信息就会停止查找。

虚拟现实技术的应用带来一大发展，比如任何一个拥有智能设备的人，对准一个文件、一桩建筑、纪念碑或一片风景，就能获取一连串音视频信息，这也意味着，人们都不必问询或提问。档案馆在其中应看到机会，我们可以通过档案资料来丰富某件事物的背景信息，以更有趣且吸引人的方式展示，邀请人们加入到馆藏开发之中来。

众包计划的推广和发展，让公众参与到档案资源的描述中，可以提高人们探索并从档案中学习的能力。公众与档案馆共同保存国家的记忆是非常有意义的事。在保证档案完整、真实和准确性的前提下，将贡献率最大化方面我们还要努力。比如，我们开展了“目的地：澳大利亚”网站建设，从国家移民局移交档案馆的特色照片中选取了2.5万张图片，其中2.1万张反映了1945年以来约600万澳大利亚移民的生活。识别照片中的每个移民的身份难度很大，所以我们尝试着借助所有人的帮助，来收集确定这些移民的身份和故事。

在信息市场中，我们独特的品牌地位决定着一切。我们也许不是唯一的信息源，但真实可信远比信息的方便获取重要得多。在一个充满具有争议信息和竞争性信息服务的世界，我们需要尽量开通多种档案信息获取渠道。我们计划通过建设在线档案馆，运用数据可视化技术，鼓励人们以开放的视野探索、看待档案信息及其产生背景。

一番博弈后，澳大利亚国家档案馆关于数字环境中的业务方式得出了一些结论：机构产生的电子文件存在于不同数据存储平台，属于多部法律管辖范围；档案馆和文件生成机构的关系会改变；档案馆与许多合作伙伴，如信息门户网站机构一起提供内容相近的信息；在线的查询利用服务将无处不在；在数据可视化技术的不断迭代中，扩展公众在参与档案众包方面的贡献。

变化是常态，但我确信有些东西是不会改变的，在一个充满信息源的社会里，档案馆作为一个可靠、完整、真实，证据信息的提供者，会得到充分信任。真实完整的档案，是国家文化遗产的组成部分，是公民权利和义务的支撑，是构建透明问责政府的基石。

作者：大卫·弗里克

国家档案馆2017-1-17

德州: 做好新时代档案工作

十九大报告提出，要坚持中国特色社会主义文化发展道路，培育和践行社会主义核心价值观，深入挖掘中华优秀传统文化蕴含的人文精神、道德规范，结合时代要求继承创新。这为我们做好新时代档案工作提供了根本遵循。贯彻落实十九大精神，做好新时代档案工作，实际工作中要把握好“四个坚持”。

要坚持以人民为中心。档案部门承载着保存德州发展历史和改革开放成果以及城乡社会记忆的重要职责。坚持以人民为中心就要着手构建覆盖人民群众的档案利用体系，通过开展档案划控、档案价值鉴定、公布开放档案等形式，逐步扩大档案利用范围，全方位满足人民群众的利用需求；积极开展来馆查询、现行文件开放、局域网电子查询等档案利用形式，简化查询手续，提供服务便利，满足不同层次、不同年龄等查阅人员的需要；延伸档案开发的广度和深度，通过举办档案精品展、拍摄德州记忆专题片、编辑出版档案书籍等形式，不断开发人民群众喜闻乐见的档案文化产品，最大限度地发挥档案记录历史、传承文明的社会功能。继续加强和新闻媒介的合作，办好兰台史话、档案说史等经典栏目，扩大档案工作的社会影响力。

要坚持围绕发展。档案馆是党委政府重要档案的保管基地，是档案开放利用中心和青少年爱国主义教育基地，承载着存凭、留史、资政、育人的重要社会功能，省委、省政府和市委、市政府高度重视此项工作，通过建立专项资金扶持县级档案馆舍建设。要抓住机遇，加快推进以县级档案馆为重点的档案基础设施建设，继续加强督导，做好衔接，在临邑、平原、齐河、乐陵确保今年开工的基础上，其他县市区争取全部列入2018年国家和省奖补政策，争取到2020年，全部建成面积达标、功能齐全、设施完备、服务便捷，适应信息化发展需求、实现“五位一体”全部功能的现代化综合档案馆。

要坚持改革创新。积极转变档案征集、管理理念，变被动“收进来”为主动“走出去”，努力丰富馆藏结构，建设多元化的档案资源体系。今后档案进馆，除接收各单位文书档案外，还要将机关单位业务档案、民生档案、照片档案、音视频档案、光盘档案等收集进馆；争取专项征集资金，采取有偿征集活动，将散存于社会民间的重要文献等档案征集进馆，做好名人档案征集活动，将德州有知名度和重要影响的英模人物等知名人士档案征集进馆；做好民风、民情、民俗，历史名人、名产名胜和社会记忆变迁等档案的征集，丰富地域特色；在做好党委、政府重大活动、重要会议、重要领导视察等档案采集的同时，适当扩大采集范围，将部门举办和承办的重要展出、重要项目、重要活动档案进行及时采集。

要坚持责任担当。通过全面实施信息化带动战略和档案信息化资源共享服务工程，加快数字档案资源建设。目前，市档案馆已经完成“存量档案数字化”加工任务，正在帮助涉及民生的30个重点部门开展2006年至2015年室存档案的数字化工作。数字档案馆在具备档案数据收管存用等基本功能的基础上，积极跟进电子政务建设新趋势，在满足接收、管理文本、图像、音频、视频等电子档案要求的同时，具备接收专业档案数据库功能，适应智慧城市建设和云计算、大数据、物联网、移动互联网等新技术的发展，推动数字档案馆提档升级；积极构建覆盖局域网、政务网、互联网及移动服务网络的档案信息业务平台，实现开放档案在线利用，使数字档案馆成为我市档案信息管理中心和服务中心，为党政机关、社会组织和社会公众提供相应范围的档案信息服务。

李纪三

德州市档案局2017-11-16

档案宣传该从哪儿发力

一年一度的国际档案日到了，每到这个时刻就会看到档案工作者在城市街头、机关院校、企业厂矿等地悬挂档案宣传标语，散发档案宣传材料，进行档案宣传，好不热闹。在一派热闹景象的背后，笔者对档案宣传应该从哪几方面发力进行了思考。

抓住“巧时间”，精准选对象，提高宣传的精准性。正如种庄稼一样，什么季节种什么粮食，这是有个好收成的前提。很多情况下，抓住了良好宣传时机就有了宣传效果的保障。某部档案室结合战士退伍、干部转业等时机，集中组织对即将转业退伍的官兵宣讲人事档案规范内容、伪造涂改档案的危害及后果等，比起“零敲碎打”的分散式宣传，效果事半功倍。这种宣传好就好在抓住了转业退伍工作即将展开——马上就要整理个人档案的时机，选准了即将复转到地方工作的官兵——马上就要改变身份的对象主体。部队如此，地方何尝不是这样。比如说，来办理结婚证的青年宣传建立家庭档案的好处，对即将入学的学子宣传诚信档案对个人的影响，对签署用工合同双方宣传档案在维护权益的重要作用等等，这种精准的宣传直面当事人，势必会带来直接的效果。

利用“巧手段”，信息入万家，提高宣传的受众面。信息技术对社会生活带来全方位的影响，微信、微博、移动终端程序（APP）、小程序改变了人们的生活和交往方式，也给档案宣传带来无限机遇。《中国档案报》手机客户端、“档案哪些事儿”“老档员”等档案类微信公众号，在档案宣传工作中异军突起，正在成为受众庞大的主渠道，影响着越来越多的人。这些富有时代特点的信息化宣传手段，经常性推送档案工作动态、宣传档案社会价值，把深在闺中的档案，推送到千家万户，成为大众信手拈来、触手可及、随时可读的信息资源，达到了传统宣传手段难以达到的效果，受到社会各界广泛认可。这些信息技术手段的运用为档案宣传增添了活力、拓展了空间、创新了形式，让档案“随风潜入夜”，悄然进万家，起到了“润物细无声”的作用。因此，运用大众化的信息传播手段来助力宣传，应该成为档案人的必修课。

突出“短而实”，内容接地气，提高宣传的有效性。在许多人眼中，档案工作还停留在库房、密集架、故纸堆的传统印象上，很难联系上记录历史、传承文明、以古鉴今、资政育人方面的地位作用。帮助人们扭转这些观念，档案宣传任重而道远。陆军档案馆曾在陆军领导机构成立后不久，专门制作了时长4分钟的《档案——记录新型陆军前进的步伐》专题宣传片，叙述了档案由来、发展及服务新型陆军建设的作用，在陆军政工网发布后48小时点击率超过5000余次，同时又被多家网站转发，可谓打了一个档案宣传方面的漂亮仗。事实证明，档案宣传必须转变空洞说教、生搬硬套的传统方式，需要放下身段、贴近群众、多接地气。当前，尤其是要学会抓眼球，增强“吸睛力”，重视搞好可视化可读化宣传，广泛运用微动漫、微课堂、微讲座、微视频等短小精悍的宣传形式，介绍档案知识、讲解档案法规、传播利用案例、讲好档案故事，确保宣传走心入脑。

当然，实际工作中的档案宣传既需要常态宣传与专题宣传相结合，还需要“漫灌”与“滴灌”相结合。有时候还需要综合施策、联合作战，协调广播、网络、电视台、通信等部门一起行动，搞好立体宣传，形成浓厚的宣传氛围、营造浓郁的宣传环境，让更多人在耳濡目染中接受档案知识、了解档案制度、知道档案价值。无论如何，档案宣传都需要跟紧时代步伐，多运用信息化的传播手段和易于接受的形式，宣传人们喜闻乐见的内容，这也许才是档案宣传的发力点。

中国档案报2017-6-22

创新理念真抓实干——浦江县档案新馆建设实践

如今的浦江大地，一座按照“五位一体”功能精心设计，集文化性、开放性、时代性于一体的标志性文化建筑——浦江县档案新馆拔地而起。下面，我围绕新馆建设实践与广大同仁进行若干交流。

一、争取重视，做好规划

浦江县档案馆原库房建于1978年，馆库陈旧狭小，严重制约了档案馆“五位一体”功能的发挥，实施新馆建设工程已经刻不容缓。在新馆建设中，我们始终把争取领导重视作为新馆建设的重点工作来抓，勤汇报、多沟通，把介绍档案新馆功能作用以及建设“五位一体”档案馆必要性的有关资料汇集成册送给县四套班子领导，积极争取他们对新馆建设的支持。经过多方努力，终于使档案新馆建设工程被列入县年度重点工程，解决了新馆建设的资金问题。

写好项目建议书和可行性报告是新馆建设重要的基础工作。新馆建设的投资规模、用地标准、功能布局、设备配制、建设标准等，都是由项目建议书和可行性报告所决定的。我们在写项目建议书、可行性报告时非常注重前瞻性、合理性、现实性的统一。自2007年4月起，我们先后向县政府提供了档案馆建设项目建议书、可行性研究报告和档案馆建设项目规划、设计依据等材料，经过不断的艰苦努力，档案新馆馆址正式确定在浦江经济开发区浦郑公路以北、平七路以东的新区地块上，占地面积30亩，分二期建设，第一期建筑面积8395㎡，总投资3921万元。

二、部门协作，合力推进

积极争取各部门支持是新馆建设的必要条件。新馆建设是一个系统的社会工程，光靠档案部门的力量是不够的。在新馆建设中，我们积极与各有关单位、部门沟通协调，争取他们的支持和帮助，以解决新馆建设中遇到的难题，确保新馆建设顺利进行。如在争取建设资金中，我们根据浦江的实际情况，结合兄弟县（市）的经验，打通认识关，打好“吹风”战，努力使全社会更深入地了解档案馆的功能结构、发展形势和时代要求。同时把项目建议书和可行性报告等新馆建设主要材料送到发改局、财政局等单位相关人员手中，积极与他们进行沟通，求得理解、形成共识、取得支持。

三、创新理念，博采众长

浦江县档案新馆设计方案以“公共服务、安全保管、文化传承、以人为本”为切入点，重点突出“三个体现”。一是充分体现现代公共档案馆的开放性和服务性；二是体现厚重的浦江文化和地方特色；三是体现档案管理特色和创新特征。力争将新馆建设成为符合全县档案事业发展需求的现代化档案馆，同时在总体布局上留有余地，以确保30年至50年不落后。

在新档案馆建设中，我们积极采取“走出去、请进来”的策略。“走出去”，即多走几家设计院，多咨询几个设计师，多讨教经验，多听取意见。同时，积极听取兄弟建馆单位的好经验。“请进来”，即多次召集设计人员座谈，博采众长，完善方案。

四、组建团队，加强管理

组建一支优秀的团队，全面系统地开展新馆建设事宜，是保证新馆建设质量的重要条件。为此，在工程奠基前，我们从馆中抽调精干人员，又从社会选聘专业人才，组建了新馆建设管理队伍，对管理团队严格管理，建立目标责任制，一级抓一级，层层任务落实，有序推进新馆建设工程。

作者：吕新

浦江县档案局2017-7-20

档案工作带来的那些“小确幸”

时光流转，转眼来到档案馆已六年。这六年，在点滴工作中触摸档案、感知档案、体会档案、认识档案。六年的积累，我已从一个档案门外汉逐渐成长为一个拨开迷雾的档案工作者，并深深被它所释放出来的魅力所打动，它已成为我生命中不可或缺的部分。

江泽民曾说：“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”档案工作的重要性不言而喻，这几年自己也是感触颇深。我所在的工作科室是收集指导室，顾名思义就是对学校各类档案进行收集业务指导。收集工作是档案工作的基础，是档案事业发展的根本，俗话说“基础不牢，地动山摇。”收集工作看似简单，但想做好难度可不小。

虽说《档案法实施办法》明确规定，档案归档实行部门立卷制度，但因没有强有力的抓手，收集工作主要依赖于各部门兼档案员的自觉意识。在实际工作中，我总有遇到不甚配合或不理解的部门或同事，他们认为档案立卷整理是档案馆人员的事情，“你们是管档案的，你们不做！谁来做？”对此，我很是无奈。如何让各部门重视档案工作，并心甘情愿积极主动地将档案归集过来，一直是我思考的问题。这六年来，我始终坚持在与兼职档案员沟通中，适时抓住时机进行宣传，增进彼此之间的理解与信任。

说到沟通，感触颇深。记得俞敏洪曾说过“这个世界上95%的事情，只要拿出勇气和胆量，加上脸皮厚就可以成功。”话虽不好听，但言之有理。我深深觉得收集工作需要这种勇气和胆量。坐等上门不会有结果，主动地、不厌其烦地反复沟通和催促才能见成效。面对林林总总、性格迥异的兼职档案员，有些是急性子，说话慌里慌张；有些是有条不紊的，说话不温不火。我留心观察，对不同的人采取不同的应对策略。对于那些总是推三阻四的人就多上心，多跟踪，多了解他们的工作动态，在沟通中掌握主动，做到有的放矢，用我的坚持、认真和真诚打动对方，直至档案顺利“回家”。在与兼职档案员的合作中，有理解，有质疑，也有委屈，有开心，也有不开心，我始终将它们视为我生命中的财富。因为在此过程中，我的沟通能力在悄然提升，内心在慢慢强大，为人处世的能力也在增强，一些兼职档案员还成了我很好的朋友。

我每天穿梭于堆积如山的档案中，在故纸堆里“淘金”，与“历史”对话。我善待每一份档案材料，将那些杂乱无序的散片整理有序，我乐在其中，享受其中。旧纸堆里的分拣好比淘宝，枯燥无味的抄写如同练笔，呆板无趣的装订犹如练兵，简单重复的编码就当游戏，对兼职档案员不厌其烦的指导视为锻炼口才……

档案信息包罗万象，形式多样，有图有文，有动有静，有声有色，每天阅档无数，它让我从一个好高骛远、心浮气躁的人成长为耐得住寂寞，不骄不躁的人。它给予我人格上的熏陶和净化；它给予我生活的信心和力量；它让我告别了铜臭，与书香为伴。档案中应有尽有，只要你愿意学习，可以提供你学习的无限资源，任你遨游。这是档案给予我最大的恩赐。

我不是历史创造者，但我是历史的守护者！历史在我手中延续！我倍感荣光和骄傲！

虽然档案工作者面对的是过去形成的档案，工作节奏慢，要求细致、缜密、安静，似乎很容易产生慵懒、倦怠的情绪，平时工作似乎与新事物不太搭界，甚至被认为会积聚越来越多的暮气。其实不然，她们在淡然与平静中生长智慧、焕发光彩。面对大数据、“互联网+”信息爆棚的时代，档案人岂会落伍？数字档案馆、智慧档案馆的建设、OA系统与档案管理系统的无缝对接、档案文献资料库的建设等都与档案人息息相关。

我们收集室的各位大将，是一群可爱的人，同心同德，其乐融融；勤奋上进而不攻于心计；聪明但不自以为是；淡薄但不妄自菲薄。个个如同沐浴在阳光中那般透明、单纯和善良，个个在这个倍感温馨的大家庭中被滋润着、关怀着、感动着。

我庆幸自己是这个大家庭中的一员。

记得2011年我参加机关与直属单位举办的“爱岗敬业”演讲赛。在预演时，大家悉心聆听，适时提出建议和给予鼓励，帮助我改进不足和增强信心。在比赛服装设计上，各位姐妹大显神通，集思广益，热心“捐助”自己的衣服，妥妥地把平时穿衣随便的我装扮成一个职业潮人。

2016年学校迎来120周年校庆，档案馆为献礼双甲子校庆，组织编写《英俊济跄：西安交大杰出学子影存》《交通大学西迁纪念册》两本书，接到任务，大家踊跃报名，虽然对于编研经历很浅的我们压力很大，整个团队却凝心聚力，一起努力找方法、寻途径，学习大量查阅文献的手段和方法，在社会各界中广泛展开档案收集，信息上大家互通有无，共同探讨编写的思路等等，一次次逾越了编写前认定的各种不可能，最终两本书成功出版，以图文并茂的形式呈现读者，将属于交大人的精彩故事和奋斗精神娓娓道来，以励后学。

前段时间，网上流行“主要看气质”，大家纷纷赛出自己的气质照，足见人们普遍对气质的重视和认可，我觉得朝气、静气、灵气是闪耀在档案人身上的气质，在林林总总的行业面前，我们可以自信地摆个Pose，来一句“我们档案人，主要看气质！”

我尽情地享受档案工作带来的那份静谧和那些小确幸！

交大新闻网2017-9-5

淳安: 关于加强我县族谱档案收集与研究的建议

族谱档案被史学界认为是与国史、方志并列的三大支柱之一。由于县级以下藏书机构普遍薄弱和缺失，大多数地方文献保存收藏在城市，这给地方文化研究带来不便。而宗谱族谱却较为普遍地收藏在民间，是保存最多、最好、最基本的地方文献。

族谱是编纂地方志书的重要依据，是地方文化传承的主要载体。族谱不仅是地方主要的历史资料，而且也是地方经济社会建设的重要资源。近年来，我县族谱档案收集与研究利用逐渐浮出水面。《淳安历史文化丛书》专辟《淳安姓氏》一书，介绍了淳安主要姓氏源流及所存谱牒。新修《淳安县志》也依据族谱增添了氏族文化及人物、艺文等内容。县政府连续几年将保护修缮农村古建筑作为实事之一，推动新农村建设，又开展了文化礼堂建设。这些行动和举措，有意无意间带动了姓氏族谱的收集与利用，增强了全民传统文物文化保护意识，修复和改善了农村自然和人文环境，推动了农村精神家园、乡村旅游、美丽乡村建设进程，增强了农村的文化魅力和影响力。

尽管如此，无论是族谱收集，还是氏族文化研究，总体而言还处在民间自发状态，还不够理直气壮，没有正式进入政府部门主动主导的轨道。虽然政府行文征集族谱，但以倡导捐赠为主，缺乏激励措施，档案局、图书馆收集族谱效果很不明显。至于族谱研究利用，更是以个体爱好者为主，以项目建设实用为主，没有组织机构领导和引导，缺乏整体性、系统性和超前性。族谱资源的收集挖掘、研究利用仅仅是冰山一角而已。

笔者建议，政府应当重新认识和定位族谱资源在地方文献体系中的地位和作用，在地方文化传承和建设中的地位和作用，采取有力政策和举措，主动推进族谱收集和研究利用工作。

一、开展一次民间收藏族谱资源普查。据了解，我县民国期间曾经做过一次姓氏调查。新中国成立后，族谱被看作是“四旧”，烧毁严重。据《淳安姓氏》编者说明，他们作了一些调查了解，但收录族谱目录非常有限。我们在工作中也了解了一些族谱线索，还有大量民国以前族谱收藏在民间，秘不示人。政府应当把族谱作为文化遗产，组织乡镇村开展一次地毯式普查，全面登记造档。

二、采取奖励政策鼓励捐赠或翻拍收藏。民间将旧谱保存下来，收藏者多曾经历风险，付出心血。政府及主管部门单位征集收藏民间姓氏族谱，理应对其收藏保管工作给予肯定，对于他们捐赠或提供翻拍，贡献族谱资源，给予不同的奖励，颁发收藏证书，提供文物资源保护经费。

三、建立族谱研究机构和团体开展全面研究。族谱包括姓氏源流、迁徙过程、村落选址、村景建设、科举恩宠、族规族训、族祠族产、人物传记、寿序诗文等各个方面，涵盖地理环境、土地开发、建筑风格、教育文化、经济产业、社会治理、人口增减和流徙、战争灾难等诸多领域。综而理之，可以研究县域总体情况，探索规律性，分而析之，可以解剖村落元素，体现特色性。建立族谱研究机构和团体开展全面研究，有利于在美丽乡村建设，文化礼堂建设，精品村特色村建设等过程中，发挥整体性、系统性、前置性指导规划设计作用。

搜狐2017-12-10

“死档案”变“活资源”:档案工作“变身”的湖北探索

档案是承载社会记忆的主要文献载体,加拿大著名档案学者特里·库克曾说,档案人员,是在“建造记忆宫殿”。这个记忆宫殿,储藏着政治、经济、文化、自然、社会方方面面的记忆财富。如何激活这些记忆财富,服务我们的生活,在很大程度上有赖于档案工作者是被动收储还是主动作为。湖北省档案部门的主动“出击”,正是档案事业的创新思变之举

公众眼里有些“高冷”、从业者自感“寂寞”的档案工作,正悄然发生改变:

整理与开放反映近代中国工业发展史的汉冶萍公司的历史资料,让中国近代工业发展的脉络逐渐清晰,今天的老工业基地振兴和国企改革仍可从中汲取经验；

为湖北全省每一个湖泊建立“户口”,长江流域上重要一环的生态保护和修复,从此有了不可或缺的参考史料和生态信息,为践行绿色发展理念、建设美丽中国留下一份珍贵的历史底稿；

传承了上千年的方言,被制作成一集集影像资料,即将消亡的文化密码得以永久地保存下来,也为人们“记得住乡愁”刻下了寻得见的文化印记；

一个个普通家庭几代人的家谱家训被收集珍藏起来,良好家风得到广泛传扬、中华民族的优秀传统文化将代代相传……

与其他大多数档案部门一样,在过去很多年里,湖北省的档案事业,只跟特定的部门打交道,从政府机关收集档案、归档管理,调取供内部人员参考,也给人们留下了一种远离普通人生活、“旁观”经济社会发展的神秘印象。

近些年,湖北省档案局带领全省118个档案管理部门主动“出击”,开始深度参与到整个国家正在进行的国企改革、扶贫攻坚、农村土地确权等过程中,在经济社会发展的各个方面发挥着独特作用,也渐渐“亲民”起来。

7月底,江城武汉。在连续多天40摄氏度的高温天气里,行人习惯性地从一座12层的米黄色老建筑楼前匆匆走过。

很少有人把视线从路面移到这座建筑上,似乎许多人终其一生都不会与这里产生交集。

实际上,这座不起眼的老楼里,静静地躺着这个省甚至这个国家上百年的历史记忆,有85万卷档案尘封在一间间封闭库房的柜子里。

开掘“汉冶萍”

这个被历史学者称作“中国钢铁工业摇篮”的公司,始于1890年张之洞创办的汉阳铁厂,相关档案资料遭到严重损毁

沉睡在湖北省档案馆老楼里的其中6656卷档案,记录着一个近代钢铁公司58年间的发展史。过去近30年的时间里,刘文彦一直在跟这些档案打交道。

1987年,刚在湖北省档案馆工作3年的刘文彦,接到了一项工程浩大的任务——编研汉冶萍档案。

“一部汉冶萍史,就是一部近代中国工业的发展史。”对于这个有着58年历史的公司,现任湖北省档案局巡视员的吴绪成给出这样的评价。

这个被历史学者称作“中国钢铁工业摇篮”的公司,始于1890年张之洞创办的汉阳铁厂。后来,盛宣怀将其与大冶铁矿、萍乡煤矿合并,成立“汉冶萍煤铁厂矿有限公司”。抗战期间,公司机器设备被运到重庆另建新厂,大冶铁矿则遭到日本的掠夺性开采。1948年国民政府接收了汉冶萍公司上海总事务所,至此前后经历了半个多世纪的汉冶萍公司宣告结束。

遗憾的是,在历史上,这个公司的档案资料却遭到严重损毁。1937年,位于上海的公司总部将一部分档案转移到武汉,大部分档案还没来得及转移,就在上海四行仓库被日军炸毁。

转移出和留存工厂的档案,占到现存汉冶萍档案的90%,1957年由大冶铁矿移交到湖北省档案馆。

30年前,29岁的刘文彦、25岁的柯黎和另外6个同事,在位于武昌北环路农业展览馆旧址的几间平房里,把汉冶萍公司的6656卷档案从库房里搬出来,在桌子上一卷一卷地摊开,开始了艰难又枯燥的编研工作。

日光灯照在泛黄变脆的纸张上,在没有打字机的年代里,刘文彦和同事们一页页地揭开汉冶萍公司的制度文件、来往书信、收支账本和销售记录,一个字一个字地把这些珍贵史料抄录下来。

出于保护档案的考虑,编研工作的平房里,冬天没有暖气还不能生炉子烤火,夏天没有空调又不能吹风扇。湖北省档案馆的8名档案人,一边琢磨着给没有标点的繁体字档案分句分段,一边推测着已经损毁纸张上变成空洞的几个字。

直到1994年的冬天,刘文彦和同事们终于翻遍了数亿字的原始档案,编研出上下两册共300万字的《汉冶萍公司档案史料选编》。2002年,汉冶萍档案入选首批《中国档案文献遗产名录》。

作为汉冶萍档案编研工作的参与者,现任湖北省档案局档案资料保管处处长的柯黎,在2007年发现,库房里保存的汉冶萍档案因为年代久远,已经出现非常严重的损毁。在一次档案状况摸底中,她随机抽了160卷原始档案,存在各种空洞、破损的就有143卷,占到89%。

2013年,汉冶萍档案的抢救性整理和数字化保存被提上议程。湖北省档案局经过反复讨论后,开启了汉冶萍档案的整理和数字化保存工作。

如今每两年举办一次的汉冶萍国际学术研讨会上,湖北省档案馆公开的汉冶萍档案,被众多国内外学者当成宝贵的原始资料,从中挖掘近代中国的政治经济史、工业史、军事史、外交史和工人运动史。

如今已是湖北省档案局利用处处长的刘文彦认为,汉冶萍档案中详细记载的企业管理模式、民族品牌的建立、技术的引进与利用、工人的薪水分配和技能教育等,对今天中国正在进行的国企改革和传统工业经济的变革仍有重要的借鉴意义。

新华网2017-8-25

柏耐案卷书刊扫描仪打造高校档案数字化

首先，强化对档案数字化建设的全面认识，推进高校档案数字化建设进程。要实现有计划、有步骤、有重点的数字化建设。首先要将价值较高的信息进行数字化处理，然后在综合考虑本校档案利用情况的基础上，实现有步骤、有层次的数字化处理。高校档案管理部门要定期召开档案数字化建设工作的会议，加强对数字化档案管理所需的应用软件的学习和了解，真正做到合理归档、利用率高、安全性强，充分发挥档案数字化的优势和作用。档案数字化建设离不开软硬件系统的支撑，硬件系统是顺利推进数字化建设的前提和基础，因此，必须要加大对其资金投入。

其次，加强信息资源库的建设，实现重点馆藏档案的数字化。要积极开展档案资源利用情况调查，改变传统被动的服务模式，在充分了解用户实际需求的基础上，加强本馆信息的宣传，积极解决用户在信息利用过程中遇到的问题。结合本校馆藏实际，进行合理选择，首先将价值高、利用高和个性化的信息进行数字化。

再次，建立相应的规章制度，加强电子档案的安全系数。高校档案部门要根据数字档案的特点， 制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用不同的应用软件，加上采集、录入、复制、扫描等过程中疏忽等原因，可能引起各种各样的问题，所以必须设置监管部门，确保数据质量，减少建设过程中的错误。

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中国教育装备采购网2017-7-24

大数据时代下的司法档案管理

档案中隐藏的潜在价值直接推动和延续了世界文明和知识的传承并加快了人类文明的进步与发展，面对当前档案管理的诸多瓶颈，如何有效地提升档案管理的现代化、智能化、便捷化是当今档案管理工作的努力目标。

一、当代司法档案管理的基本瓶颈

随着社会主义市场经济的逐步发展，科学技术的飞速发展，许多新的技术、算法被应用于档案管理的系统中，使档案的管理更加多样化、便捷化、智能化、高效化，原有的司法档案管理观念、模式、内容、类别、整理方式、方法都产生了巨大变化，司法档案作为司法行政系统一项宝贵的财富，已不再是简单的资料收集与保管，它已经成为充分发挥司法在全面推进依法治国中一项不可缺少的基础性工作。

通过大量的调查研究，作者认为司法档案管理目前明显存在的问题主要有：

（一）对于档案管理的认识不够，司法档案管理系统体制不健全。大多数认为档案管理只是简单的停留在收发、查找、保管的阶段，表现出档案材料内容质量不高，更新滞后、内容陈旧，把关不严、难辨真伪等问题。造成这种现象的主要原因是人们对档案管理的认识不够，管理体制不完善，宏观层面缺乏正确的引导，从而促使档案管理人员的选择也不严格、不专业，从而促使档案管理缺乏规范化、体制化、专业化。

（二）档案管理的现代化程度低，管理方式与陈旧。我国目前档案主要是纸质档案，没有将档案做到良好的分门别类，管理方法上“档随人走”，管理模式上实行封闭式管理。随着档案数量越来越多，人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多，对其保存的档案管理场所没有实现智能化、专门化，这样非常不利于档案的查找与档案价值的发现。

（三）资料来源不规范，内容记载缺乏真实性。目前我国档案资料收集来源来说，收集渠道过于单一，故而收集的资料也有限，表现为千人一面、缺乏个性的真实记录，内容的完整性都有待于考证。

（四）档案管理人员不够专业，档案管理体系落后。由于许多单位对档案管理的不重视和不严谨、正规，档案管理人员主要以案卷不丢失为原则，缺乏对档案价值发现的能力，档案管理人员仍以手工操作为主，缺乏现代化信息技术的引用。虽然许多司法单位提倡数字化、信息化的档案管理模式，但是真正落实到实践上海存在一定的距离，使得管理实施滞后于管理措施。

二、当代司法档案管理的价值诉求

无论是古代封建社会，还是在现代的计划经济时代，档案形成于社会各个领域各个阶层， 是知识与智慧的结晶，是社会、历史的缩影和折射，是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，是整个社会发展的助推器，它直接推动和延续了世界文明和知识的传承并加快了人类文明的进步与发展，在人力资源开发、人才预测和人才政策制订方面具有十分重要的作用 。档案作为知识管理中知识资产的组成部分，在历经信息管理到知识管理的过程中，档案自形成起，其所固有的价值始终处于不变的地位，但是其使用价值不断调整以适应知识管理。

大量的档案文件是一个庞大的工程，如果直接通过人力管理档案，不仅效率非常低下，同时也会带来大量的错误，给档案的查阅和档案本身的管理带来一系列的问题。信息化已经是当前社会发展的趋势。随着大数据时代的来临，司法档案管理逐渐分化，信息化的高效、安全、智能、快捷正是档案管理亟需改善的方面。互联网技术的发展，促进了全球数据的融合，从海量数据中发掘出有用的信息在现代社会的生产管理中起到了越来越重要的作用，因此，“大数据”问题迅速从技术层面上升到应用层面，这将为司法档案管理工作进入更智能化的管理提供了新的视角，促进档案管理向便捷、精准、高效的管理模式转变。

基于数据驱动的链条化，档案价值呈现出新的特征，档案价值的体现是主客体关系的显现，并在知识价值链上形成了扎实的结点，大数据影响了司法档案的数据管理和知识管理，同时大数据下丰富的数据和知识使得决策参与者的决策能力大大提高， 挖掘档案价值在知识管理中的特征，能够使档案这一知识源头更好为知识管理服务，进而成为司法管理机构的管理决策的重要依据。

三、司法档案管理现状的提升策略

目前许多基层单位的人事档案工作，由于受传统观念及传统做法的影响，以及各方面对人事档案工作的重视不够，因而在不同程度上仍存在许多问题 。网络环境下档案信息资源整合成为了当前档案理论界与实践界一个全新的课题，如何有效地提升大数据量时的检索速度、保障档案资料信息安全、实现智能地管理档案，是当今档案管理工作的努力目标。笔者提出了以下几个方面的建议。

（一）构建完整的数据加密的档案信息管理系统。为了便于档案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同时避免因人为因素所造成的错误，建立一个科学、高效、规范的档案管理信息系统，通过对文件信息的详细记录，并对档案中所涉及的数据的录入、维护、查询、备份和恢复等细致工作，使得档案管理工作更加规范化，在保证工作准确率的同时也极大地提高了工作效率。

（二）建立适应时代要求的司法档案管理体制。档案事业的可持续发展需要有科学合理的档案事业管理体制作为制度支撑。制度的完善与规范，能有效地解决建制内人们的行为，增加案卷的准确性、可信度。案卷信息的标准化、规范化能够极大地增强案卷信息的处理效率，高效归档和检索案卷档案信息。

（三）加强档案管理人员的专业化知识。人才是现代司法事业发展的的关键，建立一只现代化、专业化的管理队伍有着重要的实际意义和应用价值。

海南档案局2017-6-23

“认真、有序、高效、协调” 含山县档案工作四步再迈新阶

  2017年，含山县档案局在县委、县政府的正确领导和各部门的支持配合下，按照“认真、高效、协调”的工作思路，紧紧围绕县政府中心工作，圆满完成了档案工作任务，有力地促进我县档案工作整体水平再迈新阶。

  第一步：认真理清档案思路，强化档案服务意识。县档案局作为服务部门，工作直接接触群众，工作任务繁重而艰巨。我们坚持实践第一的观点，牢固树立创新观念，强化五种意识，即“奉献意识、参谋意识、勤政意识、窗口意识和进取意识”，积极探索档案服务的客观规律，实现由被动服务向主动服务转变、由浅层服务向深层服务转变、由单向服务向多向服务转变、由传统型服务向创新型服务转变，使档案局的工作水平有了明显提高。   

  第二步：有序务实档案业务，开创档案工作新局面。县档案局勇于担当，勇往直前，力争上游，圆满完成上级部门下达的各项任务，开创档案工作新局面。2017年，县档案局将全县各单位各门类档案按期移交工作作为对各单位目标考核的重要指标之一。2017年县档案馆按期接收文书档案、专业档案（审计档案）、重大活动档案（双拥创建档案、自行车大赛档案）、民生档案（出生医学证明档案）共24285卷、件。举办了3次档案业务培训，开展了档案行政执法检查工作，对含山二中等四单位档案工作存在问题限期整改并进行了“回头看”。开展了本年度辖区内机关、事业单位档案工作目标考核。2017年7月，县国税局达标为机关档案工作目标管理省一级单位；2017年5月、11月，县公证处、县粮食局、县城投公司三家单位达标为机关档案工作目标管理省三级单位。

  第三步：高效开展档案信息化，打造数字档案馆。馆藏档案数字化工作：含山县委县政府高度重视档案信息化工作。自2016年起，计划五年内约拨付档案数字化经费671万元，专项用于档案数字化工作。2016年已拨付95万元，2017年度拨付了110万元，2018年档案数字化也已纳入财政预算。截至2017年12月，我馆馆藏档案（不包括寄存档案）166294卷、件，已完成数字化扫描档案165495卷、件，数字化率为99.5%；完成数字化扫描5613413画幅，与上年相比馆藏档案数字化率提高了38%。数字档案馆建设工作：根据省委、省政府办公厅皖办发〔2015〕33号文件精神，大力推进档案信息化建设。建设数字档案馆是我县“十三五”档案事业发展的重要任务。2016年我馆制定《关于印发《含山县数字档案馆（室）建设工作五年规划》的通知》（含档字〔2016〕40号）文件，明确了数字档案馆建设目标，制定了数字化档案馆的建设方案。按照国家级数字档案馆测试的相关标准，在认真调研和经省市档案部门论证的的基础上，我局拟分两年（二期）共300多万元对软硬件进行全面改造升级。2017年6月数字档案馆建设设计方案经县财政部门批准进行了公开招标。12月，含山县档案局机房配套设施及数字档案馆软硬件平台建设项目（一期）中标价为2072800元。

  第四步：协调服务档案大局，致力档案专项工作。县档案局对民生档案始终非常重视，2016年以来开展了全县范围内的民生专业档案一次、二次登记。指导县民政局等10单位规范整理了民生档案共7311卷16046件。其中，森林创建、医学出生证明、自行车大赛、双拥模范创建档案共68卷12267件，已全部移交进馆。县档案局针对性地举办了全县精准扶贫档案业务培训班，专题讲解精准扶贫档案的分类方案、档号编制、精准扶贫档案归档整理方法及要求。县档案局还统一提供场所，现场指导，规范流程，指导县扶贫办在县档案馆整理扶贫档案，共整理出项目类精准扶贫档案511卷，管理类精准扶贫档案623件。县档案局为服务美好乡村建设和社区建设进行了开创性工作。2016年，开展了城市社区档案业务培训，并进行了集中整理归档，全县14个城市社区档案全部规范整档。2017年，由县档案局牵头实施全县村（社区）档案室规范化建设工作。2016年上级拨付村级档案室规范化建设经费224万元，需配备的设备物资完成招标采购，且已供货安装到各个单位。119个村（社区）共配备了档案密集架1038立方米，配备了电脑、打字复印一体机、空调、除湿机/温湿计各119台，档案管理软件119套，资料柜、电脑桌椅各119组，防霉除虫剂119盒等。县档案局出台文件对全县所有村（社区）档案进行统一集中整理，并将各单位的村（社区）档案整理任务完成情况作为一项重要指标纳入年度档案目标管理考核。  

  一年来，县档案局上下一心，锐意进取，取得了可喜的成绩。在新的一年里，含山县档案局将紧紧围绕县委、县政府中心工作，发扬成绩，总结经验，弥补不足，以认真、高效、有序、协调为目标，把档案各项工作提高到一个更高的层次，争取更大的成绩。

含山县人民政府2018-1-5

档案:“做好”就是最好的“迎接”

党的十九大召开的步伐渐行渐近，举国上下共商国是，翘首以盼。再回首，中国共产党率领全国各族人民推翻了“三座大山”，各族人民从站起来、富起来，再到强起来。在中国共产党的领导下，中国革命和建设从一个胜利走向另一个胜利，尤其是党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央，总揽全局，开拓创新，推出一系列重大战略部署，出台一系列重大方针政策，推进一系列重大工作举措，解决了许多长期想解决而没有解决的难题，办成了许多过去想办而没有办成的大事。砥砺奋进的五年，党和国家事业发生了历史性变革，使我国发展站到了新的历史起点上，中国特色社会主义进入了新的发展阶段。

此时此刻，档案人正以饱满的精神风貌，唱响兰台曲，喜迎十九大。

当利用者跨进查档中心那一刻，档案人主动迎上去道一声：“您好，需要我帮助吗？”在利用者提出要求后，马上提供准确无误的档案资料，让利用者满意就是做好了服务利用工作；档案人严格按照规定，通过接收和征集，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到档案馆（室）中，做到该收尽收，应进尽进，夯实基础，丰富人民群众不断增长的档案资源需求就是做好了档案收集工作；档案人除了用传统的手段，还要用现代科技手段进行安全防范，既保管好档案的实体安全，又防止档案信息泄密，功在当代、利在千秋就是做好了档案的安全工作。有句谚语说得好：“最好不要在夕阳西下的时候幻想什么，而是要在旭日东升的时候投入工作。”档案人用只争朝夕的劲头，尽职尽责，把工作做好，让党放心、让人民满意，就是向党的十九大献上的大礼。

档案人有着档案人的使命与担当。无论在革命战争年代，还是在和平建设时期，档案战线英模的感人事迹和崇高精神是催人奋进的强大动力，是档案人做好工作的力量源泉。革命战争年代，中央文库保存着大量党的“早期记忆”，陈为人是其几任保管员当中的一名，为保管中央文库做出了重大贡献。曾经两次被捕入狱的他，有着坚定的党性，在1931年底接受指派保管中央文库后，与妻子在敌统区的上海以家庭化方式保管着这些档案，白天以富商身份出现，晚上躲在租用的阁楼上整理文件。在妻子外出不幸被捕后，他及时转移了档案，确保了档案安全，可失去了与组织联系，生活异常艰辛。在与党组织取得联系后，党组织派其他同志管理中央文库，他却因积劳成疾被送进医院，为了给党节约经费，坚持提前出院，1937年3月，走完了短暂而辉煌的一生。他用生命诠释了共产党人对党的忠诚，对责任的担当，对事业的热爱。和平建设时期，时代楷模刘义权同志，一名普普通通的部队档案管理员，在平凡的工作岗位上做出了不平凡的事迹，在被确诊为直肠癌晚期，仍以惊人的毅力工作在中美军事档案合作一线，生命不息战斗不止，为全军战士树立了榜样，也鼓舞着全国的档案人。在百万大军中，档案战线还不断涌现出像崔新一、卞峰煜这样的先进人物……

档案人继承着革命优良传统，发扬着职业精神。为党管档，就是要加强党性修养，以高度的政治自觉和强烈的政治责任做好档案工作；为国守史，就是要守护好档案，传承历史，尽职尽责做好档案工作；为民服务，就是要以人为本，全心全意地做好档案工作。

在人生的舞台上，人人都是主角，只有走出来的精彩，没有等出来的辉煌。空谈只能误国，实干方能兴邦。脚踏实地、辛勤耕耘，中华民族伟大复兴的中国梦就指日可待。要心动更要行动，让我们行动起来，做好自己的工作，迎接党的十九大胜利召开！

中国档案报2017-9-7

“智慧检务”扬帆起航中的档案建设

众所周知，最近几年,全国检察机关信息化各项建设稳步前进,基础设施建设从“互联互通”到“全面优化”、检察信息化应用从“应用探索”到“全面覆盖”、信息化安全基础从“安全起步”到“全面防护”、检务公开平台建设从“一般公开”到“全面公开”实现了四个“跃升”。基层检察机关在“智慧检务”扬帆起航中档案建设将大有作为。

一是要加强档案工作顶层设计和组织建设。基层检察机关要严格遵守相关法律，购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，做到办公、库房、阅卷三分开，真正实现“智慧检务”公开工作和检察机关档案工作的软件硬件建设“同步增长”。

二是要加强档案数字资源的保存和保护。电子档案数字资源数据量庞大，存在着著录对象的复杂性、存储信息的动态性、存储格式的多样化、类目划分的多元化、软件设备的依赖性等特点，保存和保护的任务格外艰巨。目前，基层对原始纸质档案的保存、数字资源的保护面临诸多的问题。因此，基层检察机关应从遵循档案价值的形成与实现的规律，加快构建一套完善的“一般标准与特殊标准”相结合的检察档案工作的标准体系。在遵循一般标准外，还应探索理论性鉴定标准和技术性鉴定标准，从中加强档案数字资源保存和保护。

三是要加强档案信息公开和保密工作。随着“智慧检务”进程的加速，检察档案作为社会共同资源将得到广泛的认可。要积极探索检察档案利用与开发的各种渠道和途径，拓宽公开查询方式，公开当事人通过电话预约方式申请查阅档案的条件，手续和注意事项等内容;要确定公开查阅范围，除了涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的诉讼档案不予公开外，其他档案可以探索逐步向社会公开的机制。档案分为保密等级和保存年限等多种要求标准，按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，坚决杜绝档案丢失和泄密事件的发生。

四是要加强档案人员职业化和专业化建设。档案专职人员的素质和行为准则是保证检察档案室下正常运行的保障，促进档案综合利用开发和创新发展的关键因素。国家和社会对档案专业人才的要求越来越高，特别是在“互联网+”时代，档案专业人才素质要求标准更严。诉讼档案管理工作是一项政策性强、业务面广的基础性工作，对从业人员有着很高的要求。在思想政治上要求档案专业人员要有强烈的责任心和良好的职业操守，能严格遵守各项规章制度，保守机密。在国家层面以及档案主管机构上应制定档案专业人才需求和培养的顶层设计，优化检察档案工作人员知识结构，加大力度培养专业的检察档案工作人才，确保档案专业、区域经济、检察事业协调发展。

“信息化建设只有起点,没有终点”。作为国家法律监督机关，检察院的档案工作在整个检察工作中起着日趋重要的作用，对检察档案的开发与利用工作的完善已成为势在必行的热烈话题。特别是在全面争创“五星级档案室”、“智慧检务”扬帆起航进程中，档案建设就显得尤为重要，任重而道远。

陈兰 杨琴 扣连

中国江苏网2017-10-12

常山县档案局三举措打造“兰台铁军”

2016年以来，浙江省常山县档案局坚持“五大发展”理念和“三服务”的发展方向，以服务“四四二”战略体系和服务民生工作为重点，强基础、促规范、优服务，不断提高档案服务能力和水平，努力打造常山“兰台铁军”，被省人力资源和社会保障厅、省档案局评为“浙江省档案工作先进集体”。

一是紧扣党政中心，增强服务大局主动性。

充分挖掘人文档案资源。成立了相应的组织机构，组建工作小组，发挥档案馆的资源优势，做好史志资源、先贤名人、民俗文化与民间技艺的挖掘工作，帮助厘清县历史文脉、促使传统文化有序传承，为建设江南水乡文化名县和建县1800周年庆典等大型活动提供档案史志服务。同时，指导各单位做好“贤良贤商”“榜样人物”“道德模范”等新时期优秀典型人物先进事迹材料的收集归档、整理汇编工作，为推进常山主流文化建设做出积极贡献。主动对接中心工作。围绕“五四三”工程和城市建设“双十专”行动、农村土地确权登记颁证档案和农村文化礼堂建设等工作，认真落实各类载体档案的业务指导和监管工作，建立专题档案库。与组织部等有关部门联合下发《加强村级组织换届选举档案管理指导意见》，联合县农办启动县“千村档案”建设，力争完成21个历史文化村落文化信息资源调查摸底、资料收集和建档工作任务。创优提升公共服务。继续做好民生档案接收进馆工作，扩大接收范围，提高民生档案馆藏占有比例。有序推进馆室一体化建设，探索县档案馆与部分乡镇（街道）、村联接成网试点，深化“异地查档、跨馆服务”工作，优化“电话预约查档”工作流程，利用档案通APP等建设民生档案利用服务平台，为查档利用者提供优质化、便民化、个性化档案公共服务。

二是挖掘职工潜能，激发干事创业积极性。

“学教结合”提升干事能力。巩固深化“两学一做”学习教育，在全局召开专题学习会议，传达县委第十三次党代会、全县机关干部大会精神。开展干部档案业务知识培训，组织开展县档案业务技能比赛，鼓励干部职工参加上级业务培训和档案职称考评，全面提升干部的能力和素质。“奖优罚劣”激发干事活力。按照“今日事今日毕”的工作要求，大力开展干部比谋划、比办法、比干劲、比业绩、比形象“五比”活动，健全完善“天天记日记，月月比进度，季季晒业绩、年年有考评”干部考核激励机制，将工作实绩作为评优评先和推荐任用的重要依据。继续在全县档案系统开展“树典型、学先进”活动，广泛宣传“最美档案人”的先进事迹。“协调配合”形成干事合力。县档案局馆、党史研究室、地方志办三块牌子一套班子，局班子成员做到分工不分家，业务工作按职责分工，重点工作统筹安排，明确责任人、时间表，做到上下协调，左右配合，共同完成。2016年，县档案局荣获“省（市）档案宣传工作先进集体”等多项荣誉。

三是创新工作机制，提高档案工作实效性。

深化常山“1+3”档案服务模式。即县档案局档案专业人员+各单位基层专（兼）职档案员、省档案事务所常驻档案服务队伍和档案中介服务机构，四支队伍在县档案局的统一协调下，负责指导、帮助全县各单位进行档案整理归档和数字化加工工作，全面推进县数字档案室建设，确保数字档案建设工作继续保持全市前列。完善领导“1+N”重点工作方式。排出全年10项档案重点工作和12家基层档案重点单位。每个局班子成员负责联系2项重点工作和2-3家基层档案重点单位，明确工作职责、工作内容、工作要求和完成时限，并责任到人，有效推动各项工作顺利开展。创新“互联网+档案”文化宣传形式。充分利用报纸、电视等媒体大力宣传档案法律法规和特色做法，同时依托微信、微博等新媒体平台抓好平时和重大节日的档案宣传工作。2017年，着重做好纪念《中华人民共和国档案法》颁布30周年和6月9日“国际档案日”宣传活动，并持续开展“五进”活动，即进农村、进社区、进企业、进学校、进机关，不断增强全民档案意识，力争档案信息宣传工作继续保持全市前列、全省先进。

饶贤福

常山县档案局2017-3-9

创新企业档案馆发展之路

随着信息化、现代化的迅猛发展，国内外数字信息传播要求不断升级，企业档案馆的建设面临越来越多的挑战。同时，现代企业为提升自己的核心竞争力，越来越重视创新和知识积累，使企业对档案信息的要求不断提高。新形势下，如何建设企业档案馆，使企业档案工作服从、服务于企业中心工作，促进企业发展壮大，成为企业越来越关心的问题。

建设企业档案馆的必要性

第一，企业档案馆是保管企业重要档案资源的专业场所。企业档案是企业信息资源的重要组成部分，是企业文化建设的重要载体。企业档案是企业成立、发展的历史见证。“馆藏资源是档案馆开展服务工作的基础，是立馆之本。”一个企业之所以能够成为“百年老店”，在于它拥有“百年档案”。“百年档案”的积累要求档案得到科学的专业的保管。

第二，企业档案馆是实现对企业档案资源集中统一管理的重要部门。随着企业的发展壮大，档案资源急剧增长。企业档案馆成为企业保管档案的重要场所，随着现代信息技术的发展，信息资源的快速传播，企业档案馆肩负起加强企业档案的集中统一管理的责任。只有将企业档案馆作为档案集中管理部门，才能强化企业档案管理的统一标准与规范。

第三，建设企业档案馆是宣传企业文化、服务社会的客观要求。良好的企业形象，是企业生存与发展的重要保障。企业档案馆就是宣传企业形象的重要窗口。档案馆应定位为“展示企业形象和履行社会责任的重要窗口”，接待社会各行各业的参观与交流学习，可以增进社会对企业的理解与支持。

企业档案馆建设面临的挑战

第一，档案管理制度体系不健全。目前，很多企业档案馆面临着档案管理制度体系不健全的问题。制度不健全，就无法形成常态的档案管理机制，档案工作缺乏统一标准，档案考核评价无法开展，档案工作难以得到领导重视。

第二，缺乏专业的档案管理人才。企业档案馆的建设需要档案专业人才。目前，为适应企业的发展，国内企业开始筹建档案馆，档案馆建设主要由企业综合办公室人员兼职，或从其它部门抽调人员。这种做法不利于档案馆的健康可持续发展，容易导致企业档案馆走向企业的边缘。

第三，有待于进一步增强全员档案意识。企业是以盈利为目的的组织，企业员工大多只注重文件的现实作用，忽视了文件转化为档案后的凭证、参考价值。企业员工缺乏档案意识，造成企业档案馆档案收集、查询服务等工作无法顺利开展。

第四，档案工作有待于创新。在信息知识时代，档案已不是静静的躺在黑暗的库房中，等待时间抛弃的事物，而是重要的信息资源、知识积累。企业档案馆档案管理理念有待于转变，创新档案工作的方法与服务的手段，通过对这些资源、知识的分类整理、查询利用、汇编成册、信息挖掘，为企业的发展创造新的价值。

企业档案馆应对挑战的思路与措施

第一，根据企业特点，建立健全企业档案管理制度体系。企业档案馆成立后，应根据企业特点，在国家关于档案管理方面的法律法规基础上，建立健全符合本企业的档案管理制度体系。充分依靠现代档案管理技术，将档案工作与企业各项业务紧密结合，制定档案管理各项制度，确保各项制度符合企业各项业务发展，符合档案管理规定，确保各项制度得到贯彻落实，实现档案工作为企业发展服务的宗旨。

第二，引进档案管理人才。企业档案馆各项业务的开展需要引进档案专业管理人才，以增强企业档案馆的后发优势。国内档案专业管理人才数量逐年递增，为企业档案馆建设创造了良好的人才环境。

第三，通过各种途径，增强全员档案意识。增强企业全员档案意识，有利于推动企业档案馆的建设与发展。企业档案馆应积极履行档案业务指导的职责，确保档案的完整、及时归档。档案馆应加强宣传，通过在企业内网建立档案馆网站或内网宣传平台等，加强对自身工作、档案馆功能的宣传，提高全员利用档案的意识。

第四，走内涵式发展道路。走内涵式发展道路是企业档案馆实现档案价值的重要途径，主要指档案馆通过对馆藏信息的挖掘，深化对档案的开发利用，从企业发展出发，围绕企业中心工作，开展档案编研，实现企业档案馆的转型。

第五，加强企业档案信息化建设。档案资源信息化建设是实现企业档案工作创新发展、推进企业走内涵式发展道路的重要途径。企业档案馆应结合工作实际情况，集成企业档案信息、企业网站信息、国内外重大报刊、媒体对企业报道、视频等信息，创建关于企业所有信息资源的平台，在此基础上，对信息进行深入挖掘，以提供快速、准确的信息查找，为开展档案编研，为企业档案馆内涵式发展创造有利条件。

结语：企业档案馆的建设与发展应坚持不断创新，与时俱进，深入挖掘档案所承载的知识与历史，走出一条符合企业特点的内涵式发展之路，为宣传企业文化，为促进企业发展作出贡献。

国家电网公司档案馆2017-11-21