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关于发挥综合档案馆社会功能的思考

由于档案馆本身的性质和任务，决定了它具有广泛的社会功能：即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。为社会服务是一个既古老又现实的问题。由此，引发了笔者对新时期更好地发挥国家综合档案馆社会功能的几点思考。

一、集中优势力量，加强综合档案馆的建设

综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。这样一个庞大规模的档案网络体系，需要多少资金，耗费多少人力、物力才能支持它的持续发展呢�处于转型期的国家或地方，用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位，资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威协，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。

传统管理模式上追求档案馆小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管基层档案工作者付出了很多辛劳，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于社会。

综合档案馆，特别是省市以上的档案馆，无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平，还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。我们应该充分利用它的综合优势，集中力量建设好大中型综合档案馆，发挥其中心馆的效应，以它们为龙头，实行名牌战略，带动其他各级各类档案馆的发展，从而赢得政府的支持，社会的认同，推动档案事业的向前发展。

评价我国档案事业，不能仅仅停留在档案馆的数量上，而要看它是否与经济发展、社会的需求相适应，它的布局是否合理，是否有利于档案的保管和利用，是否有利于档案馆功能的发挥。在我国经济建设的历史中，经常出现片面追求数量，而忽视质量的问题。当前，在我们档案馆的布局上也要予以高度重视，要注意它的科学性、合理性，避免出现小而全，投资分散，功能不全的状况。投资要尽量集中，保证重点，使其效益充分发挥，并带动其他各级各类档案馆的发展。这也符合国家抓大放小的方针。对于一些部门档案馆、专业档案馆、或产生档案数量不多、结构单一的地区应少设，或不设档案馆。避免出现争相设立部门和专业档案馆的倾向。过于庞大、过于分散的布局，一方面使资金使用分散，造成人、财、物浪费，另一方面将使一地区形成的有价值的档案保存过于分散，不利于档案信息资源的合理流向；也会使综合档案馆馆藏内容仍局限于“党政档案”，造成结构单一，与综合档案馆名实不符，难以发挥其社会功能。因此，国家档案行政管理部门要充分认识这一点，同时要争取国家在政策导向，资金投入上向综合档案馆倾斜，以保证档案事业的持续发展。

二、加强综合档案馆馆际之间的横向联合，形成合力

加强综合档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。

我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上，或是质量上都存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。

三、优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量

目前各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构不合理的问题。馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多，科技档案、专门档案极少。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。

虽然政府的档案可以看作不只是政府机构的历史记录，而且是一种重大的文化和科学的信息资源，在国家信息系统中，机构成了其中一个有意义的、基本的和对各方面都有用的要素具有广泛的利用价值，但是，档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其它方面，其结果必然造成这样的社会记录是一个不完整的记录。“档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人公益，而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”这个重任应由国家综合档案馆来承担。为此，综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程，同时从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为社会服务。

四、加强人才培养和人才储备

社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。人们可以注意到“根据国家概念建立起以司法枣行政管理为基础的档案工作，向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会文化档案概念变化”。“档案工作由保管、记录活动的证据，变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中，明确历史责任感的积极干预者。”

这一系列的变化迫使我们尽快地调整自己，迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。各级档案馆的领导已经越来越意识到，人才素质和人才结构在工作中的重要性，纷纷计划招聘人才，引进高层次的人才，而且也注意到了人才结构的合理性，但还有一个值得重视的问题，那就是现有的档案人员怎么办?他们面临着知识的老化、新技术知识较为贫乏的问题。这使档案工作跟上社会的发展节奏，满足社会的需求，受到了一定的制约。为此，加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。

五、树立正确的档案工作效益观

综合档案馆作为科学文化事业机构，其在社会主义的物质文明和精神文明建设中是大有作为的，它的效益也应该是突出的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，决定了档案馆的工作效益最终大多表现为社会效益。

在新的经济形式下，档案工作配合国家的中心工作，为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。企业中保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设，在利用中创造经济效益，这是我们要体现的，但是我们不能因此而片面强调档案馆的各项服务工作都去追求经济效益，而忽视它的社会效益。事实上，档案馆的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。

六、社会的发展是综合档案馆社会功能充分发挥的重要条件

任何行业的发展都离不开一定的动力、条件和保证。档案事业的发展，综合档案馆功能的发挥也不例外。社会的发展、经济的繁荣会促进社会对档案信息需求的增长，同时也会带动档案事业的向前发展。应该说社会信息需求和全民档案信息意识，是影响档案馆功能发挥的一个重要因素。但是，历史的经验告诉我们，档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一段时间。为此，我们应该意识到，社会主义市场经济的建立、科教兴国战略的实施、知识经济的即将到来，并不意味着国家在短期内会大幅度的增加对档案馆的投资。况且，社会主义市场经济体制本身的完善还有一个过程。综合档案馆社会功能的发挥，是一个复杂的系统工程，它涉及到国家经济发达程度、国家方针政策、社会对档案信息需求，档案馆自身的业务建设等诸多方面，单就某一方面工作的改进和完善是难以奏效的。因此，应该正确理解和认识档案工作效益滞后的特点，找准档案工作的定位，实事求是地评价档案馆工作。

台前县档案信息网2017-8-4

加强市、县级档案馆工作的创新举措

档案开放不仅是社会开放进步和文明程度的重要标志，也是国家综合档案馆开展档案利用服务的主要手段。1980年5月19日，中共中央书记处召开的第21次会议做出了开放历史档案的重要决定，1987年《中华人民共和国档案法》颁布，明确提出：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。”

根据档案法的规定及中央相关政策，上海市档案馆自1987年12月向社会开放了第一批档案，计64个全宗、近10万卷（册）历史档案。

上海市档案馆的档案开放鉴定工作是一个不断发展和完善的过程，开放的档案从单纯的历史档案逐步延伸到建国后档案，1987年开放的第一批历史档案以馆藏汪伪政权机构档案为主，以后逐步扩展到国民党政权、同业公会、企业和社会团体档案。1991年，公共租界工部局和法租界公董局的外文档案出现在第三批开放档案目录中。从1994年第四批开放档案开始，大批量集中鉴定开放建国后档案。2004年10月第16批开放档案时，集中开放了23772张馆藏照片和图片。

回顾20年的档案开放历程，颇多值得回味和总结的地方。首先，档案开放的过程是档案馆实现社会价值的过程。《档案法》赋予了国家综合档案馆向社会提供档案利用服务的职责，上海市档案馆开放档案之时，正值上海编史修志工作进入高峰，而现在已经成为“显学”的上海史研究正方兴未艾，历史档案的开放不仅满足了学术界、史学界大量系统利用档案的需求，而且引起社会各界对原来秘而不宣的档案馆的广泛关注，这也是新闻媒体首次以大量篇幅报道档案工作的原因。当时正在大学读四年级的笔者也是第一次通过媒体了解到了档案馆，从此与“档案”两字结缘。迄今为止，上海市档案馆已经对社会开放了18批档案，累计开放达80余万卷。大量有价值档案的开放，使得上海市档案馆成为学术研究者的“天堂”，如今，每年来上海市档案馆查阅开放档案的外国学者有1000多人。“上海学”的兴盛，档案开放功不可没。而更多的普通百姓通过查阅档案或寻找到先辈的足迹，或解决了自己切身利益的问题。以开放档案为依托，上海市档案馆还形成了一大批富有自己特色的编研产品和展览，扩大了档案的社会利用成效。

其次，就档案开放鉴定工作本身而言，档案开放的过程还是在鉴定工作实践中对档案开放标准逐步学习认识和深入领会掌握的过程，是鉴定工作的组织从简单到逐步完善的过程。当年，工作人员对有“*匪”字样的旧政权档案能否开放心有余悸、争论不休，而现在档案鉴定的难点已经逐步转移到如何贯彻公开、开放原则，处理好公民的知情权与保护公民的隐私权和名誉权两者关系上。在鉴定工作的组织上，上海市档案馆逐步建立健全了“三审”制度，即由鉴定责任部门的工作人员进行初审，继而由鉴定责任部门组织高级专业技术人员和业务骨干对初审结果进行二审，然后由馆鉴定委员会进行三审，最终经馆长批准向社会开放。“三审”工作均采取查看档案原件的“直接鉴定法”进行，每一“审”之间都有相应的信息反馈机制，以确保控制和向社会开放的档案均符合国家的有关规定。

最后，档案开放可以促进档案馆其他工作的开展。从源头上讲，按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，要求档案移交单位在移交档案时必须出具档案解密函，同时明确表明哪些档案年满30年后也不能对外开放。征集进馆的档案也必须由捐赠人明确利用条件。现在，档案移交单位出具解密函已经成为档案接收进馆的一个先决条件，同时它也是开展鉴定划控工作的重要依据，既促进了档案鉴定工作的健康开展，也使档案接收工作更加规范化。向社会开放的档案必须具备比较完善的检索体系，以前是书本式的案卷目录和各类检索卡片，现在则更多地使用各类机读目录。目前，利用者可以在上海市档案馆外滩新馆的查阅“窗口”及上海档案信息网查阅检索全部开放档案的案卷目录信息，外滩新馆还提供近65万条开放档案的文件级目录数据。另外，开放档案的实体也应完整，防止有脱落、残破等现象的发生。除了按传统的做法进行修复等处理外,近年来，上海市档案馆还加快了档案数字化的进程。目前，查阅“窗口”已经可以提供近30万份的档案案卷和文件全文数据。

随着社会的进步和发展，档案馆在进行档案开放鉴定工作时，也遇到了相当的挑战。这些挑战主要来自以下几方面：

1. 如何掌握鉴定标准

1991年9月27日由国家档案局和国家保密局联合颁发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》是档案开放鉴定工作的主要依据，它明确提出各级国家档案馆保存的中华人民共和国成立前形成的历史档案，中华人民共和国成立后形成满30年的已解密的档案和未定密级的其他档案应控制使用的20项内容。然而鉴定工作第一线的同志普遍反映该规定过于原则和笼统，面对纷繁复杂的档案，鉴定工作人员多少有点难以适从。

从鉴定工作实践看，在省一级国家综合档案馆中，真正涉及国家秘密的档案并不是很多，这部分内容已经不构成鉴定工作的难点。而在建国后档案中，由于众所周知的原因，存在大量历次政治运动有关的档案材料，而这些档案又与“人”的因素混杂在一起，使得档案中存在大量涉及个人名誉及隐私的材料。而在《暂行规定》中，有关个人名誉和隐私的条款描述较其他方面更为原则，确实令人难以掌握。针对这种情况，惯常的做法是根据国家已有的规定，再结合本单位馆藏实际制定比国家规定更为具体的细则，作为本单位鉴定工作依据。但笔者认为，即使单位自行制定的细则再完备，也不能涵盖内容极为丰富的所有档案。因此更倾向于根据档案鉴定划控工作实际，采取“案例”的方法，以作为鉴定工作的指导，即在实际工作中通过分析和研究鉴定过程中遇到的典型案例，编写若干“划控工作实例”，便于鉴定工作人员掌握。这种方法可以充分发挥鉴定工作人员的参与性与主动性，不仅可以使枯燥的条文变得生动活泼，具有启发性，而且有利于鉴定工作人员尽快掌握抽象的规则，并能灵活运用，举一反三达到理想的效果。

2. 重视政务公开给档案鉴定工作带来的影响

自20世纪80年代以来，我国政府开始倡导政务公开，到现在，各级政府已经把政务公开作为建设“责任政府”、“法治政府”和“透明政府”的一项重要内容。它包括公开法律、法规、规章及其他规范性文件，公开重大决策、办事程序和办事结果，公开公共信息资源等几个方面。政务公开的主要内容是政务信息的公开，而政务信息的主要存在形式是已公开现行文件或未到进馆年限的档案。这样就产生一个奇特的现象，有些在政务活动中产生的文件在实施政府信息公开中可以实时公开，但相类似的几年前的文件到了档案馆却不能公开，更有甚者，即使是在政务公开中已经开放的文件，当它进入档案馆成为档案后，却面临因为不满30年而不能开放的窘境。虽然《档案法》第19条规定：“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”，《档案法实施办法》第20条规定：“经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放”，但政务公开的范围又岂是简单的“经济、科学、技术、文化”可以概括的。实际上在提供利用过程中档案馆已经碰到了类似的问题。

要从根本上解决这个问题，看来修改《档案法》和《档案法实施办法》是必须的。但在法律法规修改前，档案部门也不能等闲视之。近年来，上海市档案馆在服务实践中开始针对特定权利人（利用者）有条件、依申请提供利用未开放档案，尝试与政务公开相衔接。目前，还仅限于向特定权利人提供与其切身利益（如工资、户口、奖励、学籍等）相关的档案，但已经取得较好的利用效果。

3. 重视档案数字化给鉴定工作带来的影响

数字化给档案工作带来的变化是巨大的、全方位的，在档案鉴定中也是如此。以往按照传统的立卷习惯，我们都是以“卷”为单位进行鉴定的，因而常常一个案卷仅有1～2份文件不能开放，却因为“卷”的原因导致整卷档案不能开放。档案的全文数字化使得按“件”进行鉴定和开放成为可能。在数字化条件下，档案馆完全可以对已经数字化的档案按“件”进行鉴定，使得档案能够摆脱传统立卷方法的束缚，极大地提高档案的实际开放率和利用率。

作者： 张　新

上海市档案馆2017-10-24

档案馆人力资源管理存在的问题和发展对策

摘要:许多档案馆人力资源管理体制不完善、人为因素尤其干扰严重, 不依 规律 、章程办事的现象十分普遍。员工的工作态度和主观能动性发挥得不理想、主人翁意识淡漠,很多员工得不到继续 教育 的机会、人才外流或人浮于事。这些现象严重阻碍了档案馆事业的 发展 。因此,建立 科学 的人力资源管理系统是迫在眉截。本文从以下几个方面阐述了人力资源开发与管理在档案馆的必要性和重要性。

关键词:档案馆;人力资源;开发与管理

一、档案馆人力资源管理普遍存在的问题

1.1 人力资源管理观念淡薄,对人力资源管理工作重视不够:目前,基层档案馆人力资源管理观念仍然比较淡薄,许多档案馆受计划 经济 体制的影响,一直沿用传统的人事管理模式,受其制约。在人员的引进上存在很大的随意性。档案馆经常成为上级领导安排门路人员的收容所。结果,人员素质偏低,工作质量上不去。这也极大地影响了档案馆员的积极性和创造性的发挥。同时,对人力资源管理也缺乏足够的重视,管理上“重物轻人”认为档案馆的发展是靠资金投入,看重规模、设备和馆藏,轻视对人力资源的研究;看重经费投入,轻视人力方面的投入:看重拥有人力,轻视人力的利用。

1.2 人力资源管理制度不规范:普遍来看,档案馆极少有人力资源管理的长远规划。不太重视对工作人员的岗位培训,不能正确运用能级对应的管理原则,即根据人的能力,把人才放到相应的岗位上去。普遍存在着能级不分、职级岗位错位、管理失衡和聘任制有名无实等错误现象,缺乏真正意义上的竞争上岗和激励机制,缺乏规范化的人力资源培养、稳定和业绩考核等方面的制度。再加上工资分配上的大锅饭与分配不公并存,很难调动工作人员的积极性,更谈不上创造性的开展工作。

1.3 档案馆人才流失较为严重:与其他部门相比,档案馆工作时间长,强度大,而福利待遇和地位却得不到提高,与此同时还一味强调发扬默默奉献和甘为人梯的精神。在馆员的晋升、评职、业务深造等方面,不按个人能力和论资排辈的一些做法也挫伤了许多人的积极性,使他们丧失了对档案馆事业的归属感和主动进取的精神。在这样的“清水衙门”里,档案馆人才的价值与其贡献是背离的,因此,很多档案馆员选择了“跳槽”。总之,在目前的档案馆中,一方面是档案馆人力资源缺乏,业务工作得不到应有的发展:另一方面则是,现有的人力资源配置不当,又造成很大的浪费。追根究底,传统的档案馆人事管理是其症结。

1.4 内外环境的不利影响:从内部看,档案馆人力资源管理落后,封闭保守,致使工作人员和一些领导始终处于一种消极被动的状态中,知识得不到充分尊重,才能得不到发挥,使其养成安于现状的惰性,缺乏危机感和竞争意识。从外部环境看,在人们心目中,档案馆工作人员的作用不大,地位不高,形象欠佳,这大大挫伤了档案馆工作人员的积极性。许多专业技术人员对档案馆缺乏认识,对档案、情报、信息利用意识淡薄。有些领导对档案馆很少问津,也鲜见他们到档案馆了解情况,解决问题,综合这些来自内外部的不利影响,在某种程度上造成档案馆队伍士气不高,思想不稳定,从而影响工作的顺利开展。

二、人力资源管理在档案馆实施的必要性

2.1 人力资源管理是档案馆留住人才的有效手段——知识经济和 网络 时代的到来使 现代 档案馆对 文献 资源的管理发生了深刻的转变,从传统的以手工为主的管理手段转变到以自动化、数字化、网络化等现代技术为主。档案馆员作为知识和智力的载体,在档案馆的生存和发展中成为首要因素,高素质、高层次的创新型知识人才和专家成为档案馆发展最重要的资源。因此,发展档案馆事业,必须依靠广大档案馆员的积极参与和发挥他们的聪明智慧,充分地调动他们的积极性。这就要求档案馆进行合理的人力资源管理,坚持以人为中心,把馆员作为档案馆的主体,把人力资源作为档案馆制定发展战略和发展规划的依据;关心馆员个人的发展,把馆员个人的发展和档案馆的发展紧密结合起来,根据馆员个人的专长、能力和知识结构,提供相应的工作岗位,为其设计合理的职业生涯规划,并为馆员的学习和教育培训等提高自身发展的措施提供各种帮助。

2.2 人力资源管理是档案馆事业持续 发展 的需要。档案馆的核心岗位,如采访、编目、咨询、系统维护等业务部门的工作具有专业性、技术性强的特点,一般都由受过高等 教育 的专业技术人员来从事。按照人本主义心 理学 的创始人马斯洛的需要层次理论,这些技术人员一般都具有较强的成就需求、尊重需求及求知需求。因此,单位领导应该充分重视他们的作用,尊重他们的价值,尽量满足他们的个性需求,以此激励他们的积极性,发挥他们的创造性。此外,鉴于档案馆的服务功能和服务模式逐步以简单的借换转向信息化、专业化、专门化,图书馆的专业人才、专门人才和知识专家将承担起图书馆发展规划的参与者、 网络 信息资源的组织者、知识的创造者这些角色。为了使他们适应这些职能要求,胜任这些任务,需要有意识、有计划的为他们提供继续教育、职业培训、在职教育等机会,从而提高自身素质,掌握从事图书馆创新发展的各种技能,使他们成为合格的知识和信息服务的工作者。只有这样才能促进档案馆事业的持续发展。

2.3 人力资源管理有助于档案馆适应时代变化发展的需要知识 经济 时代的到来使档案馆面临着严峻的考验,用户知识和信息需求向多样化、个性化、专门化方向发展,致使档案馆一切工作的出发点和归宿转变为开展多种形式的知识和信息资源服务,极力满足用户的需求。档案馆将真正实行“以用户为中心”的新型服务理念,一切服务工作都将围绕用户的需求主动来开展,能否抓住用户将决定档案馆的发展命脉。把人力资源管理“以人为中心”的管理理念落实到档案馆的具体工作中,便要求档案馆以用户为根本,以用户为中心,研究用户的知识结构、知识信息的需求动向和他们需求的针对性、特色性,全面了解用户需求,并对此做出快速积极的反应,实现档案馆的真正价值。

2.4 人力资源管理是保证档案馆其它资源得到充分利用的需要,除去人力资源这一首要的能动性要素外, 文献 、资金、设备、技术等其他资源特别是知识和信息资源能否得到用户充分利用、发挥其价值,以及档案馆的整体效益能否得到提高等,最终也都将取决于人力资源的开发与利用程度。有效的实施人力资源管理,能够促进人力资源和其他资源的充分结合,将极大地提高档案馆知识的利用率,从而产生极大的社会效益。

三、档案馆人力资源管理的有效模式

目前我国档案馆还没有统一的人力资源管理模式,从国内外现有的档案馆人力资源管理模式来看,大致有以下几种:

(1)以国家设立的标准准入制度作为人员管理的依据。如档案馆职业资格认证制度等。

(2)突出对专业对口部门服务的资格认证制度。如档案馆学科馆员制度等。

(3)各单位自行制订的符合自身实际的管理制度。如奖惩激励制度等。

(4)通过行政手段设立相关的档案馆人员编制政策来达到提高馆员素质的目的。如定岗定编等。

作者：夏冰

中国档案馆新闻网2017-7-9

关于城建电子档案馆与虚拟档案馆的思考

摘要：通过探索和研究城建电子档案馆与虚拟档案馆之间的关系，城建电子档案馆又是支撑城市发展和管理模式的内容基础，建立城建电子档案馆与虚拟档案馆也是城建档案工作进入信息时代的发展方向。本文试就电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的区别及其相互关系等作初步探讨。

随着社会信息化进程的加速发展，网络信息资料正逐渐成为人们获取信息的主要来源。在网络信息的发展下，城建档案信息管理的手段、管理体制与城建档案管理的环境都在发生深刻变化。在这些变化中，新型城建档案馆类型的出现尤为引人注目。在传统城建档案馆的基础上，必将出现一些保存新载体、开展新服务、利用新技术的一些新型城建档案馆类型。对此，国内有不少学者将其称为电子城建档案馆、数字城建档案馆或虚拟城建档案馆，而且，在使用上述相关概念时，不少学者是交叉混用，更有一些学者明确提出电子城建档案馆、数字城建档案馆与虚拟城建档案馆就是指同一事物。对当前出现的这些关于新型城建档案馆的不同称谓和认识观念上存在的混乱，我们有必要在认真和深入讨论的基础上形成科学认识。这不仅是城建档案学术术语规范化的要求，更是科学界定不同城建档案馆之间相互界限和相互关系的需要，对能否保证网络环境下城建档案管理工作的顺利开展有着重要意义。本文试就电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的区别及其相互关系等作初步探讨。

1、电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的区别

1.1 存在方式不同

国内有学者认为，“电子城建档案馆并非一个典藏城建档案的实体，而是以用户为中心组织城建档案信息的虚拟电子信息系统；是以数字形式存储和处理城建档案信息的城建档案馆。”这一观点可谓是近两年来城建档案界有关电子城建档案馆与虚拟城建档案馆问题认识的代表性看法之一。分析其中的关键性限制，可以发现，该观点是认为，电子城建档案馆不是一个“实体”，而是一个“虚拟”的系统。对此笔者不能苟同。

从最通俗的意义上看，电子城建档案馆是管理电子文件与电子城建档案并提供检索利用的城建档案业务机构。在电子城建档案馆中，虽然其保存的城建档案不再是以纸质载体来存贮信息，而是以磁带、磁盘、光盘等作为存贮载体，但这些磁带、磁盘等电子信息的存贮载体仍然是物理意义上的有形载体。而收藏这些有形载体的电子城建档案馆，也必然是物理存在的实体。从我国现有的发展情况来看，由于电子文件与电子城建档案的数量虽在增长但还为数不多，同时加上电子文件与电子城建档案管理中的很多理论问题的最终解决还有待时日，因此，对电子文件与电子城建档案的收藏与管理还基本上是以现有的“传统”城建档案机构作为依托来进行的，随着电子城建档案数量的不断增多，这些过去主要收藏纸质城建档案的传统城建档案馆可能会转变成为以收藏电子城建档案为主的电子城建档案馆。但无论它如何发展变化，它都无法改变其仍然是物理意义上的有形城建档案馆这一存在形式。

虚拟城建档案馆是“利用电子网络远程获取城建档案文件信息的一种方式。”该定义重点突出了虚拟城建档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种城建档案信息进行动态搜寻的实质。它强调的是在虚拟城建档案馆环境下用户开发利用城建档案信息资源的便利。因此，可以认为，虚拟城建档案馆是一种假设的、虚构的、无形的城建档案馆，它不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同电子城建档案馆中的数字化城建档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现城建档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。因此，从这一意义上看，虚拟城建档案馆不是一种具体的城建档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。

1.2 基本特征不同

电子城建档案馆的基本特征是收藏城建档案信息的数字化。由于收藏的电子城建档案信息越来越多，或是因对纸质城建档案进行数字化处理，电子城建档案馆的城建档案信息主要是以数字化形式存在。在现阶段我国对电子城建档案信息主要是单机或局域网阅读利用。当然，电子城建档案馆也可通过计算机网络将其向其它城建档案馆或用户提供远程利用，同时，该馆也可通过计算机接受另一个电子城建档案馆的服务。只有在这种不受时空限制的情况下实现城建档案信息存取与利用，电子城建档案馆才形成了一种虚拟的城建档案馆环境。由此，我们也不难看出电子城建档案馆与虚拟城建档案馆之间的相互依赖与递进关系。

虚拟城建档案馆的基本特征是存取城建档案信息的网络化。虚拟城建档案馆存取的城建档案信息是各类电子城建档案馆提供的数字化城建档案信息，从这一意义上看，电子城建档案馆是虚拟城建档案馆环境得以存在的基础。但与电子城建档案馆明显不同的是，在虚拟城建档案馆环境下对电子城建档案信息利用，侧重追求的不是单机状态下对某一电子城建档案馆收藏城建档案信息的利用。而是对分布在各馆或不同数据服务器上的电子城建档案信息在搜寻组织基础上进行利用。存取城建档案信息的网络化这一基本特征决定了在虚拟城建档案馆这一信息环境组织过程中可能将主要面临下列困难：城建档案信息数字化处理的共同标准；传统城建档案馆网络化基础设施的构建与完善；城建档案信息资源共享中的相关协议等。

1.3 功能定位不同

电子城建档案馆与虚拟城建档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。电子城建档案馆不仅应成为开发利用城建档案信息资源的中心，而且其首先应该是一个城建档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子城建档案的不断增多，虽然我们还不能肯定其是否会取代纸质城建档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟和稳定，电子城建档案的信息积累与信息凭证功能将会逐步显现。电子城建档案馆对城建档案信息资源的“拥有”将产生如下积极作用：第一、保证电子城建档案信息的真实性与可靠性，并为虚拟城建档案馆环境中的城建档案信息“存取”服务提供数字化城建档案信息资源保证。第二、可以明确城建档案信息资源的公布权、处分权、获益权等基本权利归属，维护我国城建档案信息资源开发利用的良好秩序。

虚拟城建档案馆将其功能定位在对城建档案信息资源的“存取”将会产生如下积极影响：第一、将使我们长期以来迫切希望实现的城建档案馆网建设迈出实质性一步。利用网络技术，根据用户动态变化的城建档案信息需要，在虚拟城建档案馆这一信息环境上，用户可以获取已经公布利用的城建档案信息原文和各类城建档案信息线索。第二、将进一步提高城建档案服务水平和城建档案信息资源开发利用的水平。应该看到，从城建档案形成特点、形成状况出发组织城建档案部门的馆藏是城建档案管理区别于其它各类信息管理的基本特色之一，也是维护城建档案信息原生性特征的基本策略。解决馆藏局限与用户需要之间的矛盾不能以牺牲城建档案馆积累文化遗产的功能和城建档案信息的原生性、真实性与可靠性特征作为代价。

1.4 中心任务不同

现阶段我们国家还没有出现完全意义上的电子城建档案馆，这主要表现为电子城建档案馆的建立基本上都是以传统城建档案馆作为依托，电子城建档案馆所管理的城建档案信息，除一部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，相当部分是要依靠于传统城建档案馆对现有纸质城建档案进行数字化处理，而且传统城建档案馆对所保存的纸质城建档案进行数字化处理也是有选择性的。因此电子城建档案馆的中心任务是：第一、对电子城建档案进行有效管理，保证电子城建档案的安全，特别是在管理工作中要突出对电子城建档案进行全方位的鉴定，针对电子城建档案信息易逝性、可变性、流动性以及对读写系统的依赖性等特点，从内容、程序和方法上变革电子城建档案的鉴定工作。第二、对纸质城建档案信息资源进行数字化处理。对电子城建档案馆而言，承担对纸质城建档案进行数字化处理的任务既是进一步改变其馆藏城建档案结构的需要，同时更是利用网络技术和虚拟技术实现城建档案信息资源共享的关键性环节。

虚拟城建档案馆与电子城建档案馆在中心任务上有着根本不同。虚拟城建档案馆运行的实质是根据用户城建档案信息需要，构建一个虚拟的城建档案信息环境。这种以用户为中心而构建的虚拟城建档案信息馆藏，可以打破传统城建档案馆、电子城建档案馆及其馆藏的物理界限，使城建档案馆可以成为在网络上能够灵活方便地搜寻、选择和联结城建档案信息资源的动态信息系统。这一运行过程的中心活动是根据用户需要进行网上数字化城建档案信息资源的“动态搜寻与组织”。对数字化城建档案信息的“动态搜寻与组织”是保证虚拟城建档案馆馆藏质量的关键性环节。

1.5 城建档案信息的来源范围不同

对电子城建档案馆来说，其城建档案信息的来源主要有两个渠道：一是已有纸质城建档案信息的数字化处理；二是接受一定范围内数字化城建档案信息的移交。这里所指的“一定范围内”，是为了突出电子城建档案馆以传统城建档案馆为依托的现状。电子城建档案馆在接受有关数字化城建档案信息的移交时，也应考虑现行城建档案馆工作的基本原则，体现区域、行业或专业城建档案信息移交的范围限制。只有这样，才能维护现行城建档案馆工作规范和发挥已有的城建档案馆业务建设优势，保证电子城建档案馆建设的良性循环。

而虚拟城建档案馆根据用户需要对相关城建档案信息资源的“动态搜寻与组织”则可以发挥网络联结的优势，对数字化城建档案信息资源进行大面积的、跨空间的、跨行业的搜寻与组织。这种大面积的城建档案信息资源搜寻与组织与电子城建档案馆馆藏建设的难度相比毫不逊色。具体表现在：网络城建档案信息资源数量会逐步增多，而且其类型多、跨时空、跨行业，因此对其进行选择与组织的复杂性与多样性将会逐步增加；网络城建档案信息资源虽然是由各类传统城建档案馆或电子城建档案馆提供，但因城建档案馆工作水平参差不齐，因此，其提供的数字化城建档案信息质量也可能会存在这样或那样的问题，这给虚拟城建档案馆进行城建档案信息选择也增加了难度。

2、电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的联系

电子城建档案馆与虚拟城建档案馆的关系主要表现在：

（1）电子城建档案馆是虚拟城建档案馆环境营造和开展城建档案信息动态搜寻的关键主体，同时它也为虚拟城建档案馆的跨时空服务提供数字化城建档案信息资源保障。由于传统城建档案馆又是现阶段电子城建档案馆的设置基础，因此，我们可以将传统城建档案馆、电子城建档案馆和虚拟城建档案馆看作是城建档案馆体系构成的一种新组织形态，而且这三种城建档案馆形态还将表现出共存和阶梯式发展模式。

（2）虚拟城建档案馆可以进一步强化电子城建档案馆城建档案信息服务的能力，并可利用网络信息高速、广泛传输的特点，实现城建档案信息与其它各类信息资源在开发利用上的相互配合，使城建档案信息与其它各类信息的优劣特征能在彼此融合与消长中得到相互弥补。具体说来，城建档案信息的主要特征是其具有原生性、客观性、真实性与历时性，这既是城建档案信息发挥独特作用的优势，同时也是城建档案信息发挥现实作用的劣势。在网络环境中其它各类信息则往往具有新颖性、动态性、可伪性等特点。在虚拟城建档案馆这种信息环境中，用户可以根据现实需要，更易发挥城建档案信息与其它各类信息在特征上的互补功能。

（3）对电子城建档案馆与虚拟城建档案馆两种城建档案馆形态可以采用“数字城建档案馆”这一具有中间性、过渡性和模糊性的名称。无论是电子城建档案馆对城建档案信息的“拥有”与“收藏”，还是虚拟城建档案馆对城建档案信息的“存取”、“搜寻”或“组织”，城建档案信息都表现为数字化形式。只不过数字城建档案馆没有突出二者的区别。因此，从这一意义上看，数字城建档案馆的提法也有其一定的可取之处。

作者： 孙晓蓉

中国档案资讯网2017-11-14

对档案馆未来发展趋向的理性思考

档案馆未来发展趋向问题是近年来档案界争论的理论热点问题之一。争论的焦点在于“档案馆的未来发展趋向如何?是传统档案馆、数字档案馆还是复合档案馆?”要想回答这一问题，必须弄清三个问题，即“数字档案馆明天就来临吗?”、“数字化时代传统档案馆会消亡吗?”、“档案馆发展模式的现实选择是什么?”。笔者在认真剖析和思考这三个问题的基础上提出了自己对档案馆未来发展趋向的粗浅看法，不当之处，恳请档案界同仁和有关专家学者不吝赐教斧正。

思考之一：数字档案馆明天就来临吗?

近年来，“数字档案馆”一词频频出现在各档案专业刊物中。目前的数字档案馆真的可以替代原有的档案馆吗?数字档案馆明天就来临吗?笔者无意对数字档案馆泼冷水，只想说明一下目前数字档案馆建设的实际状况和面临的诸多难题，使更多的档案界同仁对它有清醒的认识。应当承认，数字档案馆具有强大的功能，是档案馆未来发展的理想模式和必然趋势，但同时也要正视数字档案馆建设的现实状况。纵观目前正在建设中的所谓的“数字档案馆”，都或多或少地存在一些局限，只是具备了数字档案馆的部分功能，仅仅是数字档案馆的雏形，还不能算是真正意义上的数字档案馆。数字档案馆建设是一个高技术含量的档案馆建设，需要一系列基础工作的支持，而我们国家在这些基础方面恰恰十分薄弱，因而建设数字档案馆面临诸多艰巨问题，笔者将其归纳为以下五大难题：

1、传统人文意识与档案信息网络化的矛盾

数字档案馆是基于档案信息网络的档案馆，必须崇尚网络精神，具备开放意识，注意科学系统性，加强纵横联系。但传统中国的“纵向隶属”、“封闭隔绝”等与档案信息网络化形成尖锐的矛盾。传统意识在我们工作中具体表现为缺乏系统的思维观念，横向联系少，协调能力弱，档案信息资源共享网络建设阻碍重重，档案信息数据库建得不少但高质量的寥寥无几……种种迹象表明如果没有观念上的大转变，数字档案馆建设的阻力太大，但彻底转变观念不是一朝一夕能完成的。

2、政府资金的支持力度与数字档案馆建设投入脱节

数字档案馆在建设初期是高投入的项目，没有政府的支持是难以做到的。由于我国正处于经济建设、改革发展期，各行各业都需要国家的财力支援，而国家又不可能有如此雄厚的财政基础，目前连最基本的档案事业费都难以保证的档案馆还为数不少。在这种资金匮乏的状况下，数字档案馆的大规模建设计划只能放长远—些，数字档案馆的大量出现还需要—个相当长的过程。

3、档案信息数据库建设水准与数字档案馆的要求差距悬殊

第一，目前我国建设的档案信息数据库虽然绝对数量不少，但权威性、高质量、大容量的屈指可数，且存在诸如规范化和标准化程度低、标引与检索点选取没有严格的质量控制、各自为政、分别基于不同的系统等问题。这些低水平的档案信息数据库，一旦上网联机在全球范围内调用，它们的缺陷立即会显露出来。第二，我们建设的档案信息数据库在类型上比较单一，档案信息目录数据库居多，其他全文型、多媒体档案信息数据库偏少，不能满足用户获取档案信息的要求。第三，馆藏印刷型档案的数字化转换工作不容乐观，全国大大小小的档案馆的收藏以印刷型档案为主，数量庞大的印刷型档案要数字化任务颇为艰巨。目前我们还没有能力开展大规模的数字化工作，要建成真正意义上的数字档案馆对大多数档案馆来说还仅仅是—个奋斗目标而己。

4、网络通信速度无法满足数字档案馆的广泛使用

数字档案馆是借助于网络开展服务的，目前我国的网络通道不畅，主干道带宽不足，上网速度极慢。对我国用户来说还背负着一个昂贵的上网费问题。

5、网络档案信息保存技术的研究进展缓慢

目前我国对数字档案信息长期保存的研究极少，这主要是因为数字档案信息保存的高技术性所致，它涉及到格式、媒体的转换以及随技术更新对保存的档案信息进行迁移等问题。只有在数字技术高度发展的前提下，这个难题才能攻破。而数字技术作为一种高新技术，目前虽发展迅猛，但高度发展还尚待时日，这势必会影响数字档案馆建设的进程。

总之，由于国情和条件的限制，数字档案馆在我国还不是一个唾手可得的事物，它的发展和大量出现还需要一个过程。因此，档案馆在明确数字档案馆为档案馆发展方向的同时还仍然需要扎扎实实地处理实体档案馆的一切业务，而且业务工作特别是档案信息数据库建设应更标准化和规范化，并在档案信息资源建设中坚持电子型、数字型和印刷型并举，为数字档案馆的构建打下坚实的基础。

思考之二：数字化时代传统档案馆会消亡吗?

数字档案馆作为传统档案馆发展的趋势虽然已为越来越多的档案界同仁所认同，但在未来的数字化时代数字档案馆能否完全取代传统档案馆的作用和功能，目前还没有一个为大多数人所接受和认同的统一看法。那么，在未来的数字化时代，传统档案馆到底会不会消亡呢?对此，笔者想从技术、人文、纸质档案与电子档案的关系三个方面加以论述，并在此基础上发表一点粗浅的个人看法。

1、从技术的角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆完全取代传统档案馆的作用和功能，是可能实现的。

从几十年前的计算机技术，到现在的电子技术、数字技术、网络技术、信息技术，它们是传统档案馆向电子化、数字化、网络化、信息化迈进的最主要动力。目前我们所积极发展的数字档案馆就是这些高新技术有机集成的产物，没有这些高新技术的支持，发展数字档案馆永远只是一句空话。随着数字档案馆朝纵深发展，虽然还会出现技术上的许多新问题，并且有些技术因为难度较大还会一时影响到数字化的进程，但从目前技术发展的能力来看，任何问题都是可以解决的。因此，笔者认为，单纯从技术上来讲，在未来的数字化时代，完全数字档案馆是可能实现的，传统档案馆也是完全有可能消亡的，它的许多作用和功能将被数字档案馆所取代。当然，技术作为一种非人格化的力量，它只能决定传统档案馆是否能够消亡的命运，而不能决定传统档案馆该不该消亡，因为还有其他因素在影响着传统档案馆的存亡命运。

2、从人文的角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆是否能够完全取代传统档案馆的作用和功能，是无法预测的。

在未来的数字化时代，在高新技术基础上发展起来的数字档案馆虽然同样具有为用户或者利用者提供档案信息和参考咨询服务的作用和功能，甚至服务技术更先进，水平和效率更高，用户或者利用者足不出户坐在家里就有可能获取所需的档案信息和参考咨询服务，但这样的地方显然是一个没有任何情感色彩的地方。因此，让传统档案馆消亡，社会也好，用户也好，恐怕从情感上难以接受。所以，发展数字档案馆不能无视用户的情感、习惯等一些人文因素，而这些因素的影响力有多大，我们无从考证。

3、从纸质档案与电子档案的关系角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆是否能够完全取代传统档案馆的作用和功能，是很难预测的。

从数字档案馆的发展与“传统档案馆消亡”的关系，我们就会自然而然地引出纸质档案与电子档案的关系问题，而这种关系发展的最终结果将直接影响传统档案馆的存在与否以及还会存在多久。从目前看，电子档案的发展势头正劲，并呈逐年上升趋势，那么电子档案会不会取代纸质档案呢?笔者认为，在未来的数字化时代，电子档案大面积取代纸质档案将会是一种趋势，至于能否完全取代，目前还很难预测。不过有一点可以肯定，纸质档案如果真的会消失，那也将是一个很长的过程，而且从世界范围来看，目前纸质档案实际上还处于一个十分繁荣的发展时期，并没有因为电子档案的迅猛发展而成萎缩之状。因此，笔者认为，从纸质档案与电子档案的关系角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆是否能够完全取代传统档案馆的作用和功能，是很难预测的。

4、个人看法：在未来的数字化时代，数字档案馆可能会与传统档案馆共存互补、协调发展

在未来的数字化时代，传统档案馆存在下去的可能性有没有呢?笔者的个人看法是：在未来的数字化时代，数字档案馆有可能与传统档案馆共存互补、协调发展。

首先，从技术的角度来看，虽然数字档案馆和完全数字档案馆是一定能够实现的，数字档案馆也是完全可以取代传统档案馆的，但是数字档案馆作为现代科学技术发展的产物，它并不排斥传统档案馆，甚至还十分需要传统档案馆的支持和帮助。实际上，两者的优势与劣势正好形成互补。未来档案馆发展模式的最佳选择就是数字档案馆与传统档案馆共存互补、协调发展。

其次，传统档案馆要想长久存在下去，把希望寄托于社会人文力量的保护和支持显然是不够的，也是不现实的，唯一的可能性就是寻求国家或社会的强制性保护。这是因为，一方面，保护了传统档案馆，就是满足了人们对档案馆的情感、习惯以及怀旧等需要，也是保存了一种场所文化；另一方面，传统档案馆几千年的发展历史，昭示和代表着一种文明，若让传统档案馆消失，在一定程度上就是一种文明的消失，这无疑将是人类历史的一大遗憾。因此，笔者认为，在未来的数字化时代，国家或社会的强制性保护是传统档案馆免于消亡的另一种可能性。

再次，在未来的数字化时代，纸质档案到底会不会彻底消失，“无纸社会”会不会实现，这在目前也是难以预料的。退一步讲，即使在未来的数字化时代，纸质档案真的有了“灭顶之灾”，国家或社会是不是也会出面给予强制性的保护，那也是很有可能的，因为印刷术和纸质档案也是一种发展了一千多年的人类文明。笔者认为，既然印刷型的纸质档案有长久存在的可能性，那么以收藏印刷型的纸质档案为主的传统档案馆也应该有长久存在的可能性。

思考之三：档案馆发展模式的现实选择是什么?

随着信息技术、数字技术、网络技术在档案馆的应用与发展，许多大中型档案馆不惜投入大量的人力、物力和财力，开始承担数字档案馆的研究、建设任务，通过探索、实践，研究者发现数字档案馆的建设仍不得不依赖于传统档案馆资源。就目前而言，由于数字档案馆还处于研究、试验阶段，充其量也只是档案馆总体的一部分，不可能马上代替原有的传统档案馆；传统档案馆不仅要长期存在下去，而且仍是基本的、主要的。也就是说，在相当长一段时间内，档案馆不会全面数字化，而是数字档案馆与传统档案馆共存互补、有机结合，以复合档案馆的形态存在。

1、复合档案馆是传统档案馆向数字档案馆发展的过渡时期

档案信息海量增长，档案馆自动化技术的日益成熟及人们对无限增长的档案信息资源服务的更高要求，已经使得数字档案馆成为传统档案馆发展的必然。但在传统档案馆向数字档案馆发展过程中，将经历较长时间的过渡时期，此期间的档案馆表现出双重性，即现实馆藏(即实体馆藏)与虚拟馆藏并存、传统馆藏档案资源与数字化档案信息资源相结合。在这种背景下，复合档案馆的产生也就是自然而然的事了。当然，复合档案馆的产生必须具备一定的条件，笔者将其归纳为三个方面：一是传统档案馆的充分发展。由于复合档案馆是以传统档案馆为基础建立的，因而要求传统档案馆具有坚实的基础、一定的规模及相当的实力。传统档案馆经过几百年的发展，不少档案馆已具有相当规模，拥有丰富的有特色的档案信息资源体系、先进的技术手段及舒适的阅档环境，并有引导和帮助用户获取档案信息知识的档案馆员，这为复合档案馆的建立奠定了基础。二是数字档案馆的出现。数字档案馆是建立复合档案馆不可缺少的必备条件，也是复合档案馆产生的催生剂。目前，尽管数字档案馆还处于研究、实验阶段，成熟的或成型的数字档案馆并不多见，但这并不妨碍复合档案馆的建立与发展。笔者认为，数字档案馆可在复合档案馆的建立过程中，继续去建立、完善和发展，因为两者是不矛盾的。三是档案馆信息技术、数字技术、网络技术及虚拟技术的发展初具规模。复合档案馆建设采用的是与传统方式不同的档案信息整序与加工方法，如利用原元数据建立档案目录数据库和档案信息数据库，通过WEB服务器受理用户的检索提问等等。复合档案馆的许多服务职能都要依赖信息技术、数字技术、网络技术及虚拟技术来完成，这就要求复合档案馆要有一支过硬的技术队伍，完成传统档案和数字档案的高度整合，建立友好、完整、畅通的用户导航和查询界面，充分满足用户的档案信息需求。

2、建立复合档案馆有利于档案馆事业整体发展

建立复合档案馆，实现传统档案馆与数字档案馆的优势互补、互助互动、共存共荣，这将有利于整个档案馆事业的发展。具体来说，主要体现在三个方面：一是建立复合档案馆有利于实现传统档案馆与数字档案馆的优势互补。传统档案馆与数字档案馆，由于两者的历史和形成的条件不同，因此各有各的优势和劣势，若两者相互结合于一体，建立复合档案馆，就可以实现优势互补，使档案馆自身更加完善，使档案馆的整体能较好地适应信息化社会发展的需要。二是建立复合档案馆有利于实现传统档案馆与数字档案馆的有机结合，进而使档案馆整体功能与作用放大。传统档案馆与数字档案馆的有机结合建立的复合档案馆，其功能与作用就不是1+1=2，而是要大于2。三是建立复合档案馆有利于实现统一管理、统一规划，充分发挥人财物的作用。

3、建立复合档案馆是档案馆发展的必由之路

传统档案馆与数字档案馆的复合，不是偶然的，也不是随意的，是档案馆发展的必由之路。其必然性主要是两者存在许多共同之处：（1）传统档案馆与数字档案馆虽然形态有所不同，但同属于档案馆。（2）传统档案馆与数字档案馆的本质与性质是相同的。（3）传统档案馆与数字档案馆的目的与目标一致。（4）传统档案馆与数字档案馆的基本功能一样。（5）传统档案馆与数字档案馆的构成要素基本相似。以上看来，传统档案馆与数字档案馆之间，不仅没有鸿沟，而且存在着必然的联系与共同的基础，因此两者复合是完全可能和必要的。

思考之四：档案馆未来发展趋向如何?

通过前面的剖析，不难看出，数字档案馆的发展和大量出现还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合档案馆是档案馆发展模式的现实选择。那么，档案馆的未来发展趋向究竟如何呢?笔者认为，在未来社会里，从档案馆整体发展趋向来说，是以复合档案馆为主体、以纯数字档案馆与纯传统档案馆为辅的三维结构模式。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：—是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其藏档结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的复合档案馆，这将是大量的、基本的、主要的，这类档案馆既有数字化程度高的，也有数字化程度低的，但都属于复合档案馆。

濮阳市档案局2017-2-25

北极世界档案馆：人类文明的“诺亚方舟”

2012的预言落空后， 人们渐渐淡忘了世界末日，但未雨绸缪的人们已经采取了行动。继挪威政府在北冰洋中的斯瓦尔巴群岛建造了一个保存全世界农作物种子的贮藏库后，一间“北极世界档案馆”成了它的邻居。其目的是用胶片离线储存全球的重要资料，让人类历史与文明成果得以不受天灾人祸的干扰而长久延续，堪称“人类文明的诺亚方舟”。

不同于公益性质的世界种子库，北极世界档案馆是一个商业项目，由挪威技术公司Piql和挪威国家矿业公司SNSK共同创建。今年3月27日，北极世界档案馆正式开放，并迎来了它的第一批客户——巴西、墨西哥和挪威政府——它们需要保存大量的历史文献。为了将他们的业务推广到全球，今年9月，Piql总经理鲁内·比耶克斯特兰（Rune Bjerkestrand）和项目经理卡特琳·汤姆森（Katrine Thomsen）来到上海，并接受了澎湃新闻记者的采访。

位于全世界最安全的地方

“世界种子库是我们的邻居，也正是它给了我们创建离线档案库的灵感。”Piql公司创始人及总经理鲁内·比耶克斯特兰告诉澎湃新闻记者，“我们将全世界的数字遗产和有价值的数据都存在了斯瓦尔巴群岛的斯匹次卑尔根岛，它是全世界最安全的地方。”

斯瓦尔巴群岛的斯匹次卑尔根岛是经由全球45个国家承认的非军事区，这意味着无论世界何处发生了战争，它都能够独善其身。北极世界档案馆就位于斯匹次卑尔根岛的首府朗伊尔城的一个废弃矿山中。保存方面的技术由SNSK保证，作为一家老牌矿业公司，它拥有丰富的建造和维护山区金库的经验和资源。在永久冻土层的保护下，档案库不会受到核和电磁脉冲的损害；而它不仅配备了严密且封闭的安保系统，当地的土著居民——北极熊也会在四周游荡，杜绝一切心怀不轨之人的接近。

“这是一种神奇的感觉。”北极世界档案馆的客户之一，墨西哥国家档案馆的埃里克·卡多佐说，“当我知道我们留给后辈的关于国家的记忆将会被安全地保存在这个北极岛屿上。”

尽管北极档案馆警卫森严，朗伊尔城却并非无人问津之地。这里是世界最北端的有较大人口的城市，亦对所有人免签。虽然它的主权依然属于挪威，但《斯瓦尔巴条约》的签约国（中国也包括在内）国民在此享受与挪威国民同等的待遇。因此这里也吸引了来自世界各地的观光客。

将海量数字资料写在胶片上

在这座位于世界最北端的坚固堡垒里，北极世界档案库选择用何种媒介保存来自世界各地的珍贵资料？比耶克斯特兰向澎湃新闻记者展示了一卷胶片，在胶片上可以清晰地看见一段段微缩的文字和图片，也能靠肉眼识别出声音与影像资料。他告诉澎湃新闻记者，这种胶片可以将不同格式的数字资料转化为大面积的、高密度的二维码保存；也可以保存可视的图文资料，透过放大镜就可以直接阅读。因此，即便在世界末日这种极度恶劣的状况下，人们也无需使用特殊解码器或更新操作系统，就能轻松解读资料，比起保存数字资料要方便得多。

超过十分之一的硬盘会在四年内出现故障，要让数据得到妥善保存并可供访问，就需要进行重复迁移。这种无休止的信息迁移成本高昂，且会给数据造成风险。而Piql的胶片由特殊材料制成，耐磨且无法撕裂，预计可以保存500至1000年，省去了数据迁移的麻烦。

“使用档案库保存资料非常简便。”比耶克斯特兰说，“客户只需要将数字文件传输给Piql，由我们将其写入胶片，它会被安全地运到斯瓦尔巴群岛保存起来。这些数据是不可变更也不可改写的，但在一定的IT环境下，通过认证后，客户可以在线检索自己的资料。”他告诉记者，Piql的技术有信心应对当今世界层出不穷的网络攻击、数字间谍、数据操纵和电子战，而除了安全可靠，它轻巧灵活的胶片也能比数字存储提供给客户更多的便利。

作为一家由挪威人发起的项目，北极世界档案馆得到了包括挪威科研理事会、欧洲委员会在内的多家研究机构与国际组织的资金支持，它的服务也向全世界敞开。它为梵蒂冈图书馆保存了数以万计的历史原稿，也将捷克电台珍贵的广播资料纳入馆藏；印度中央邦高等法院是它的客户之一；巴西足协也用它保存了球王贝利的精彩瞬间……

“目前我们尚未开始向个人提供服务，但这一业务将来也会展开。”比耶克斯特兰说，“已经有人表示想用档案馆保存家庭照片，这势必是我们努力的方向。”

此次Piql来到上海，已经有两家中国企业对他们的北极世界档案馆表达了浓厚的兴趣，但由于尚未谈妥，卡特琳·汤姆森说他们不便透露潜在客户的名字。但近日，国家新闻出版广电总局的电影数字节目管理中心将派遣代表团前往北极世界档案馆所在的斯匹次卑尔根岛考察，这座收藏了人类大量精神财富的小岛正在吸引越来越多中国人的目光。

澎湃新闻2017-10-3

公共档案馆的功能定位及形象塑造

公共档案馆是指由国家和政府设立并管理，集中统一管理党和国家需要长远保存的档案和有关资料，并为全体公众提供档案服务的机构。它具有公共性、开放性、公益性、文化事业性等特征，能够满足公众对各类档案信息资源的查阅利用。根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定，中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，收集和接收本馆保存范围内对国家和社会有保存价值的档案，开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。

档案馆功能定位的主要目的是为明确其在公众心中所扮演的角色，为公共档案馆在公共服务体系中占据的认可度、职能地位及核心竞争力提供战略导向。过去，档案馆扮演的角色大多数是“保管档案的库房”“政府的机要单位”等以藏为主的机构。很显然，这种功能与形象的定位并不适应当前开放、包容的信息社会，新时期公共档案馆应朝着社会化、服务化、多元化方向发展，以客户需求为导向，提供人性化、智慧化的个性化服务，突出其公共文化服务场所的功能定位。

一、公共档案馆功能的发展趋势及背景分析

（一）社会环境的变迁——政策导向

随着档案工作不断深化发展，公共档案馆的业务范围也在逐渐拓展，其服务对象已扩大到社区、农村、私营个体等领域。另外，随着社会保障体系的完善，各种新领域的档案，如社会保险、农村养老保险、新农合、工伤保险、就业指导培训等相关档案也随之产生。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出要“建立健全覆盖人民群众的档案资源体系”，并强调要重视民生档案工作。随着“互联网+”时代的到来，社会随之进入了一个提倡融合、创新、人本、生态的新时代。因此，公共档案馆将自己丰富的档案资源优势有效融合到形象塑造的过程中，构建以人为本、创新驱动的核心价值观，提供优质服务以满足公民日益增长的信息需求，为广大人民群众服务势在必行。

（二）技术的变革——互联网、通信技术的发展

大数据时代，数据资源丰富，互联网、通信技术迅猛发展，我国网民数量剧增。根据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第39次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2016年12月，我国网民规模达7.31亿，互联网普及率达到53.2%，超过全球平均水平3.1个百分点，超过亚洲平均水平7.6个百分点。档案利用网络化逐步推广，档案服务对象也拓展到了网络用户。他们摆脱了线下时间和空间的局限，不再需要亲身前往档案馆即可享受到档案服务，他们通过线上平台进行求助和咨询，这些行为使其成为了档案用户或潜在用户，同时也表明公共档案馆的服务对象从线下延伸到了线上。

（三）用户需求的变化——精神文化生活的丰富

根据马斯洛需求理论，在人们物质需求得到满足后，就有更高级的精神文化方面的需求，这就要求公共档案馆在进行功能定位的过程中坚持以人为本，着眼于如何发挥其文化休闲功能以满足人们丰富多元的文化休闲需求。公共图书馆有传播知识的功能，博物馆有见证历史的功能，纪念馆有爱国主义教育的功能，而公共档案馆有着丰富的档案资源，其权威性是其他文化机构所不能比拟的，因此公共档案馆具有提升人类文明的功能。为了充分发挥档案资源的价值，公共档案馆可以通过举办展览、开设论坛、编研出版档案产品、拍摄纪录片等方式，在使人们学习科学文化知识的同时，提升人们的精神文化品位。

二、公共档案馆的形象塑造

公共档案馆作为我国法定的公益性文化服务机构，应该作为当前我国公共文化服务体系建设中的重要发展战略，在实现面向公众的文化关怀、记忆共享和知识挖掘中发挥自我效能。如何对公共档案馆进行正确定位，进而利用自身特色进行创新服务和管理，更好地融入公共文化服务体系建设中，这是目前公共档案馆建设中亟待解决的问题。

（一）提供亲民、便民、利民的档案服务内容

民生档案是与广大群众密切相关的档案类型，颇受关注。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第十一条指出：“在服务内容上，既做好帮助有关单位建立和管理档案的服务，又做好为社会各方面提供档案利用及政府公开信息、其他信息的服务，特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用。”因此公共档案馆在设置档案服务内容时，应充分结合民生需求，做到亲民、便民、利民。

例如，成都市温江区万春镇天乡路社区村史馆的展厅设计，主要分为“昔日天乡”“今日天乡”“明日天乡”三大部分，其中包含了农业、经济、生活、教育等模块，将征集来的照片、书面材料、实物等进行编研整理，通过照片墙、视频、实体模型等形式直观、生动地展现出来。值得一提的是，在该展厅还专门设有“笑脸墙”，用来展示在社区居民家征集来的脸谱照片，使得其服务内容更加亲民。再如，泰达图书馆档案馆门户网站首页设计，包含了“新闻公告”“档案服务”“泰达生活”“文化共享”“数图推广”等板块，并依托音视频将相关农业技术、民俗文化等资源直观生动地展现呈现出来，体现了以民生需求为导向的理念。

（二）建立健全更加快速、高效的档案馆利用方式

网络检索需依托计算机为载体来进行信息资源的查询利用，已不能满足现代人便捷获取服务的生活方式。随着移动通信、无线网络等移动网络技术的迅猛发展，移动终端设备打破了传统信息获取的时空限制，使人们得以随时随地在网络上获取信息资源。如传统环境下公众要想获取政府的公开信息，要么通过政府网站或其他传统媒体浏览发布的信息，要么前往实体档案馆、图书馆等场所查阅相关信息。而北京市海淀区档案馆推出的“政府信息公开发布平台”客户端，使得公众只需通过移动设备访问“海淀区档案馆”主页，就可以随时随地查阅政府公开信息。同时，手机查阅方式还配备有查找、发送、打印等便捷功能，极大地提高了使用效率。

（三）培养主动提供档案服务的服务理念

一般来说，用户获取信息的模式有主动和被动两种，主动就是自主选择获取咨询的途径，被动就是受制于时间空间和获取能力。主动提供档案服务，就要积极利用用户获取咨询的方式，并分析用户行为与需求，变被动为主动。档案馆可以利用博客、微博、微信等交互平台与用户建立联系，将其在虚拟环境与实体档案馆环境中的信息行为进行综合分析，设计出更人性化、个性化的服务方式，定期推送可能需要的信息资源，从而构建档案馆和用户之间交互融合、互联互通的关系。比如，微信公众号“档案那些事儿”，依托社交媒体平台进行档案宣传和利用，还会定期进行更新推送，另外用户也可以通过投稿参与公众号内容信息的建设，这使得在主动提供档案信息服务的同时也实现了与档案用户的交互。

三、结语

综上所述，在公共文化服务体系建设过程中，公共档案馆应当从社会公众的信息需求出发，坚持以人为本，结合社会大环境以及公共档案馆自身情况，确定公共档案馆的功能定位及发展方向，大力发挥其独特优势塑造在公众心目中的品牌形象，并有效地向社会表明自身在公共文化服务体系中的角色定位。这有利于发挥档案信息资源的优势，提升公共档案馆的社会地位，从而最大化实现档案的价值。

作者： 江潇 陈丽

四川档案2017-10-9

关于档案馆内涵建设的思考

摘　要：档案建设经历了一段时间的基础设施建设，改变了原有档案馆的破败落后局面，但是档案馆的内涵建设还处于较为低级阶段，许多档案馆对内涵建设尚不了解，更谈不上建设、发展和利用。本文根据目前实际情况，提出几点档案馆内涵建设的思路，为提升档案馆的内涵建设质量，供档案管理工作人员在工作中参考。

近年来各级各地档案部门对档案馆、室建设都投入了较大的资金，用于档案馆建设，使档案馆、室的数量快速增加，规模快速发展，档案馆的条件得到了根本改善，已基本满足各级各单位的需要，这一过程实现了“量”的扩张。接下来，档案馆建设的主要任务是实现“质” 的提升，强化内部管理，走内涵发展的道路。

内涵即内在的涵义，是指一个概念所反映的事物的本质属性的总和。那档案馆、室的内涵建设应该如何着手呢？笔者认为加强档案馆、室内涵建设应该牢固树立三个理念、实现三个转变、开展三个方面的工作

1.牢固树立三个理念

1.1以人为本的理念

档案馆、室的所收纳的档案资料的管理者、使用者都是人，尤其人事档案，是干部职工个人资料记录的重要载体。现代的档案馆、室建设为档案管理提供了良好的硬件环境，强化档案馆、室的内涵建设应立足以人为本的理念。

1.2以服务为宗旨的理念

建设档案馆室的宗旨是为现代社会和经济建设服务。档案材料产生于社会实践活动过程，客观记录了历史情况，具有凭据作用，尤其是向合同、所有权证等，凭据作用就更为明显，其最终目的就是为社会和经济建设服务。档案随着时间变化，需要不断的补充、整理和完善。

1.3以充分发挥效益为目标的理念

尽管档案馆、室建设不像企业一样讲究投入产出比，要有一定的经济效益，但是也并非就是只讲投入，不论回报。一方面，硬件建设应该与需求相符合，不要使投入超出需求过多；另一方面，硬件投入应该尽可能的满足可预见将来的需要，以免盲目建设、重复投资。

2.实现三个转变

2.1被动转变为主动

以往在档案材料的收集上往往是交什么收什么，总是被动的收集档案材料。改革开放以来，一方面，人员事物流动性增大，变化很大，许多单位对档案疏于管理，档案不及时归档，尽管许多需要收集归档的材料有明文规定需要上交归档，造成许多档案的缺失；另一方面，档案工作者缺少工作的主动性，一是基层缺乏并要的专业培训，对档案工作一知半解，二是上级档案管理部门的主动服务意识不强，主动下基层，指导收集档案，以至于许多档案材料的缺失不完整。因此在思想观念上要转变工作态度和思路，变被动为主动。

2.2转变为法律规制

档案管理工作随意性很大，档案归档的内容和范围往往是依据档案管理者或单位领导的个人喜好来收集，以至于各单位的档案内容千差万别，该收的没有收，不需要的又收了很多，或内容重复收集归档，不仅使档案无法规范管理，也浪费了许多人力物力。因此，在档案工作过程中应该依据相关法律法规规章制度进行规范管理，提高档案管理的效率。

2.3转变管理方式

目前就笔者调查所知，各基层单位的档案管理并不规范，各自以过去的习惯做法为依据，各自为政，甚至不断简化，各单位各部门缺少较为统一的系统的档案管理标准方法。缺少标准的方法导致档案管理和利用遇到不少困难。因此档案管理要进行系统的培训和规范，统一档案管理制度，如档案收集的内容、方法、装订、上交等内容，由零散不一的随机管理到系统规范的管理方式转变。

3.开展三个方面的工作

3.1做好常规性档案馆的内涵建设工作

首先是常规管理工作，积极学习学习时事政治，档案相关的法律法规，做好档案收集整理归档的日常工作。其次要注重宣传发动基层相关工作人员和群众参与到档案管理的工作中来，让人们意识到档案的重要性，由被动上交有关材料到主动，提高人们对档案的认识。第三，要进行广泛的收集档案工作，未雨绸缪，尽量扩大档案收集的深度和广度，不断增加档案收集的完整性。

3.2做好专业性档案内涵建设工作

尽管前面提到档案收集要尽量完整，并不是指每个档案馆都要对所有的档案资料都进行收集，档案馆收集的档案资料要体现其专业性。所谓专业性就是指档案收集应该局限在本专业领域内，而不是所有的档案馆都把工作全面铺开，全面收集。

这里首先就是要对档案馆的职能正确定位，如部门人力资源档案、城市地下管线档案、建筑工程施工档案、房屋产权档案等等专业领域的档案管理都各具其专业特性，其各自的定位也是清晰的，所有工作也应围绕其专业特性进行收集管理。

其次促进档案的二次开发运用工作，目前档案收集后，很多便石沉大海，无人问津，这样也是一种浪费，应在把握时代脉搏的前提下，开展档案的开发利用工作。如人力资源档案可以结合市场需求状况和人才成长过程分析，调整人才培养模式和方向、引进人才参考等；可以结合城市地下管线档案，统筹到城市规划的工作中。

3.3内涵建设的提升

内涵建设水平的提升，要是每个相关工作人员要具备档案收集管理和合理利用的意识，要不断根据新的形势，完善档案管理的外延，也就是档案收集的对象，这样才能不会在时代发展中遗漏许多重要的档案信息，为今后的档案管理工作提供可靠的素材。

现代计算机运用参与到档案管理中。计算机的运用和推广给人们工作生活带来了很大的便利，档案工作今年来也颇有受益，但现实工作中受到很大的局限，有些计算机没有起到应有的作用。这里有档案管理人员的素质问题，也有档案管理软件的适用问题。档案管理经费以前一直不足，所以人员经费紧张，管理人员不能有效的进行继续教育，同时也受硬件条件缺乏的局限，所以普遍计算机应用能力偏弱。专业应用软件数量种类也不足，现在较多使用的人事管理档案软件、房屋产权管理软件等等。这些软件都是应新时代的需求而开发出来适应现实需要的新型软件，但是都不同程度存在些问题，一是缺少通用性，二是缺少稳定性，这些软件还在不断的升级改善中。因此当务之急是开发一些实用的专业软件和对管理人员进行相应的培训教育，这样才能用好计算机，提升效率。

总之，档案管理内涵建设非一朝之功，一夕可成，要在领导重视和经费投入下，管理人员主动学习探索和广泛宣传教育下，人们思想意识水平提高的基础之上，方可达到较为理想的目标，方可使档案管理的内涵建设丰富起来。

作者： 潘政

中国档案资讯网2017-8-22

岑溪市创建国家一级档案馆的工作实践与思考

溪市的档案工作抢抓机遇促创新，实现了一个质的跨越。

一、创建工作遇到的主要问题

（一）思想观念保守，主动革新意识不强。创建初期，档案部门的干部职工或多或少都抱有一种档案部门是“弱势部门”、档案工作是“三线工作”，地位低、经费缺、人才少，自身困难多，工作不好干，对创建国家级档案馆的认识还相对有限，认为完成搬迁新馆的任务已经得到了市领导的表扬，有松口气、想歇歇的念头。在这种思想支配下，从而不积极主动向市领导汇报工作、争取支持，反而觉得他们不够重视和支持档案工作，更加深了档案工作的“幕后”思想，徘徊不前。

（二）业务基础薄弱，工作任务繁重。搬入新馆之前，因旧馆面积有限，全市各单位6万余卷到期应接收档案未能接收进馆，从而档案开放鉴定、目录数据库建设、数字化等一系列后续工作未能正常的开展，这本来预计是5年时间才能完成的任务，现在只有1年的时间来完成，时间紧、任务重，工作压力大。

（三）档案基础设施和技术设备落后。虽然已经搬入新馆，但是例如库房门禁系统、温湿度自动调控系统、监控系统、档案专用局域网等设施设备尚未得到完善，展览厅、查阅大厅、陈列室等各功能用房的设计和布置不够合理，而这些工作又具有相互关联性，需要协同开展，档案部门缺少这方面的专业人才，不懂得如何入手开展。

二、创建工作的主要经验和做法

（一）各级高度重视，组织保障有力。一是岑溪市委、市政府、自治区和梧州市两级档案行政管理部门加强对创建工作的坚强领导和悉心指导。市委书记覃颂、市长覃震西对档案馆建设给予了前所未有的支持，总投资1300多万元用于档案馆新馆的建设，严格落实各项业务经费，还追加了150万元经费作为创建国家一级档案馆工作经费。自治区、梧州市档案局对我市的创建工作给予了悉心指导，确保每一个细节都做强、做实、到位。二是各部门大力支持配合是确保创建工作成功的有效支撑。市委办、政府办大力发挥统筹协调作用，在人员通知、衔接联络、接待安排等方面给予了大力帮助；市财政部门积极提供经费保障，保证创建经费投入到位；市委宣传部、岑溪电视台等单位大力支持迎检氛围营造工作；其他职能部门从自身角度对创建工作给予了倾力帮助。三是档案部门主动作为是创建工作的根本基础。新局长上任以来，以实际行动带领全局干部职工切实摒弃档案部门是幕后工作、冷门单位，工作清闲、毫无压力的思想，结合党的群众路线教育实践活动的开展，局班子以身作则，认真剖析自身存在的“四风”问题，把创一级馆任务逐条逐项并在规定的时间节点上落实完成，并将完成情况在单位内进行公示，做到一级抓一级，层层抓落实。

（二）统筹合理安排，突出业务建设。为确保在既定的时间里高质量的完成创建任务，全体人员根据需要经常主动放弃周末休息的时间加班加点，极大地完善了档案馆的功能布局和软硬件建设：发掘馆藏资源完成了一楼主题展厅；完成全市109个单位6万余卷档案的接收整理工作；完成了12万余卷档案、150余万条目录数据规范整理与排列；完成150余万条目录和130万页档案的数字化处理工作；完成了“三网一库”建设工作，建立了档案目录数据库、专用局域网和档案信息网站；档案库房增加了温湿度自动调控系统、防火防盗自动监控系统、气体消防灭火系统等。

（三）加强交流培训，完善内部制度。分批组织全局职工赴自治区、南宁、钦州、梧州等地学习考察，解决档案馆设计布局、设备设施采购、陈列室如何设计、展示内容筛选、信息化如何开展等问题，开拓了视野，提升了认识。在全市范围内开展两期业务知识培训和档案信息化专业培训，组织市直单位档案员参加档案整理实践操作，提升全市档案业务管理水平。建立完善内部管理制度，从干部职工作风建设、纪律教育和责任意识、服务意识、内部管理等当面下功夫，先后制定完善了档案保密、利用、库房管理等20多项制度，确保各项工作有人督、事事分明专人办、量化考核有依据。

（四）增强服务意识，打造公共服务平台。岑溪市档案局牢固树立“以作为换支持，以服务促发展”意识，在查阅大厅增配了LED电子显示屏、触摸屏、自助查阅电脑等设备，切实方便群众查阅利用档案。在服务理念上，倡导微笑服务、廉洁服务、礼貌服务，竭诚为查阅人员服务。不断完善民生档案体系，着重对社会保险档案、在职职工和退休人员档案、土地房屋档案、婚姻档案、林改档案等十余项涉及民生工作的档案进行全面清理接收，及时归档和整理，逐步构建多层次、宽领域的民生档案资源体系。

创建国家一级档案馆作为一项专题性工作已经结束，但是档案事业是一项只有逗号没有句号、不断接力的永恒事业。时代发展对档案工作提出了新的更高要求，要求我们站在新的起点审视和要求自己，努力开创岑溪档案事业发展的新局面。

岑溪市档案局2017-3-17

党的十八大以来中国第二历史档案馆各项工作创建新格局

从纸质档案到数字档案，从民国大院到新馆筹建，从原始史料到编研成果，从立足馆藏到面向全球——5年来，中央办公厅及国家档案局对发掘利用中国第二历史档案馆（以下简称“二史馆”）民国档案历史价值的高度重视和大力支持可谓前所未有，而二史馆的各项工作也创建出了新格局。

5年来，二史馆充分发挥“天时、地利、人和”优势，全面贯彻党的十八大和十八届三中、四中、五中、六中全会精神，深入学习贯彻习近平总书记系列重要讲话精神，围绕中心、服务大局，以新馆筹建、档案数字化、馆藏档案编研为抓手，夯实档案工作基础，拓展档案服务领域，推动各项工作迈上新台阶。

推进新馆筹建 打造百年基业

民国档案是不可再生的珍贵历史文化遗产。二史馆现有馆舍因建设年代久、保管条件差，存在诸多安全隐患。为实现民国档案长期安全保管，最大限度延长档案寿命，一直以来，二史馆始终把筹建新馆作为事业可持续发展的头等大事。

5年来，在中央办公厅、国家档案局及江苏省政府、南京市政府的高度重视和大力支持下，新馆筹建工作取得实质性进展。2014年初，中央办公厅批准启动新馆立项工作。二史馆经多次实地调研，并经南京市政府研究，新馆选址最终确定为南京大校场机场地区。2016年1月，项目建议书编制完成并报国家发改委评审；6月，与南京市南部新城管委会签订项目框架协议书，约定新馆建设用地4万平方米；8月，经国务院批准，国家发改委正式批准二史馆新馆项目立项，核定项目总建筑面积8.9万平方米。经过协调推动，新馆建设项目已列入南京市重点工程。

为确保新馆建设项目有序推进，中直管理局、国家档案局、江苏省政府、南京市政府、二史馆等单位有关负责同志组成了新馆项目领导小组和沟通联络小组，建立常态化联络与即时协商机制，形成了协调推进新馆建设的工作格局。

狠抓档案数字化 提升利用效能

5年来，档案数字化是二史馆工作的重中之重，投入财力、物力、人力之多，为馆史上所罕见。为有效保护档案原件，提高档案利用服务水平，二史馆于2012年底启动“馆藏档案数字化5年项目（2013—2017）”，申请财政部专项资金1.56亿元，将新落成的4000平方米办公楼专门用作数字化场所，并成立以馆长为组长的领导小组，制定档案数字化实施方案及各项管理制度39项，全面规范工作程序与标准。

5年来，二史馆共召开数字化工作组会议50余次，业务协调会和各类现场会30余次；累计完成档案整理6000余万页，扫描4800余万页，修裱近140万张，缩微拍摄近800万画幅，超额完成了计划指标。2016年，二史馆启动馆藏字画及大幅照片抢救修复工程，修复字画40余幅、珍贵档案近2000张、照片及玻璃底片800张。数字化项目开展的前4年均以高分通过年度绩效考核，被评为“精品工程”。

二史馆坚持“边数字化边开放”原则，通过内网“档案信息化管理平台”陆续对外提供利用档案数字化成果，已挂接240个全宗近6000万画幅，包括馆藏20万名抗战阵亡将士名录数据库等，均对外开放利用。5年来共接待查档单位近8000个、阅卷人员2万余人次。

二史馆民国档案数字化规模位居全国前列，传统档案数字化经验可供业界借鉴，得到了相关领导的高度评价。5年来，二史馆接待来馆参观学习的单位百余家，关于档案数字化工作的管理模式及各项工作规章、技术标准、数模互转乃至档案利用开放标准等，均成为同行学习的标杆。

唤醒档案记忆 服务工作大局

过去5年，恰逢“中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年”“孙中山先生诞辰150周年”等重要时间节点，二史馆深入发掘馆藏资源，充分发挥档案价值，有效服务党和国家宣传工作大局。

2015年10月，在国家档案局的领导和推动下，二史馆联合南京市档案馆、侵华日军南京大屠杀遇难同胞纪念馆等7家单位，成立申遗工作小组，将有关南京大屠杀的档案材料提交联合国教科文组织。最终，南京大屠杀档案成功入选《世界记忆名录》，在海内外引起广泛关注和强烈反响。南京大屠杀档案申遗成功，是对侵华日军南京大屠杀暴行史实的历史固化，将南京大屠杀的历史从中国记忆上升为世界记忆，具有很高的历史与现实意义。

针对日本当局发表诋毁南京大屠杀档案申遗工作的言论，二史馆领导接受了中央电视台、新华社等中央主要媒体通讯社采访，并在《人民日报》海外版发表署名文章，运用档案史料进行强有力的批驳和回击；在接受国务院新闻办会同外交部组织的中外记者采访时，深入系统地介绍了中国战区接受侵华日军投降的总体情况。

二史馆还协助国家档案局完成了《伟大胜利——中国受降档案》《浴血奋战——档案里的中国抗战》两个专题片的选材编辑，在国家档案局官网连载播出；主办“中国战区受降档案史料展”，协助国家档案局成功举办“中苏联合抗击法西斯胜利70周年档案展”“铭记历史 珍爱和平——纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年档案图片展”等重点展览；联合地方档案馆举办了“纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年档案文献展”“纪念孙中山诞辰150周年档案展”等。

加强编研出版 深挖档案价值

过去5年，二史馆以馆藏档案为依据，紧扣时代主题，结合社会热点，加强编研出版，深挖档案价值，发挥了民国档案的独特作用。

在抗战胜利纪念日前夕，《中国战区受降档案》出版，被中宣部和国家新闻出版广电总局确定为“纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年重点出版物”；在2015年12.13南京大屠杀死难者国家公祭日前夕，《程瑞芳日记》《日军罪行证明书》出版；2016年，与中央档案馆联合编辑完成《孙中山书法选》。

5年来，二史馆还持续推进精品化和专题化大型影印编辑工程，陆续出版了《中国第二历史档案馆所存西藏和藏事档案汇编》《民国时期新疆档案汇编》《抗战时期大后方史料》等重要档案史料汇编，按期出版《民国档案》20期；为贯彻落实《中国人民抗日战争研究中长期规划及分工落实方案》，启动《抗战档案汇编》《抗战档案研究》项目及有关抗战档案史料数据库的建设。

今年5月，二史馆开通官方微信公众号“民国大校场”，将其作为新的对外宣传交流的窗口；在国际档案日成功举办了“公众开放日”活动，充分发挥了民国档案作为文化资源的社会影响力。

扩大档案征集 拓展交流合作

由于历史原因，民国档案分布海内外。使民国档案得以有效整合、共同利用，一直是二史馆的努力方向。

随着档案工作国际间合作与交流的不断加深，二史馆海内外民国档案征集工作取得了积极进展。5年来，先后赴日本、韩国、美国、德国、智利等国家，征集接收了有关台儿庄战役、芷江战役等重要战役的日方档案、多位民国名人档案，以及涉及民国政治、经济、外交、军事诸多方面的档案资料1.5万余画幅；赴广州征集孙中山珍贵音频档案；赴台北复制有关南海问题、慰安妇问题，以及军统组织和活动情况档案近千画幅，进一步丰富和完善馆藏，为民国档案研究的可持续发展打下了坚实基础。

5年来，二史馆积极拓展海峡两岸档案文化交流合作，硕果累累，首次在台北独立举办大型专题展览“孙中山档案文献特展”；与台北“中央研究院近代史研究所”“国民党党史馆”等岛内档案保藏单位，就两岸民国档案特别是抗战档案的交流互补展开洽商；与台湾政治大学进行政大校史档案资料签约及交换仪式，互换校史档案资料、电子档案2.6万余页；与台湾“司法部”“最高法院”交换1927年至1949年期间的“最高法院司法档案”，二史馆提供交换民事刑事判例判决书2200余例近2万画幅，台湾方面提供交换司法案件保存档案3400余件。

二史馆还与中国社会科学院近代史研究所、国家图书馆、浙江大学、武汉大学、上海交通大学、四川大学等单位进行商洽，分别就档案资料的整理与出版、数据库建设等项目进行合作。

开展学术研讨是促进合作与交流的有效手段。5年来，二史馆主办“海峡两岸民国档案数字化工作学术研讨会”“民国档案与抗日战争研究学术研讨会暨《民国档案》创刊30周年作者·编者·读者座谈会”“历史档案修复与保护学术研讨会”“全国档案整理与编目学术研讨会”“全国数字（电子）档案存储备份及管理利用研讨会”等学术交流会议；为贵州、新疆、内蒙古、云南、宁夏、青海等少数民族地区举办档案干部培训班，指导帮助少数民族地区档案部门开展民国档案的保管、保护和利用；受国家档案局委托，作为全国民国档案文件级目录著录工作牵头单位，成立目录著录规则工作小组，制定相关规则，编制方案与要求，并做好各级地方档案局馆的业务培训和指导工作；赴日本等国家和台湾地区参加学术交流会议，与档案文化机构建立合作关系。

回望过去5年，二史馆不断打开新格局、取得新成绩。展望未来，二史馆将继续围绕中心，服务大局，稳中求进，砥砺前行，以优异成绩迎接党的十九大胜利召开。

作者：罗 娟

国家档案局2017-11-21

关于加强档案馆收集工作的思考

[摘 要]为了深化档案收集工作，促进档案收集工作的突破和进展，加强档案馆的收集工作是相当重要的。但是，当前档案收集工作中依然存在着一些亟待解决的问题。文章从档案馆收集工作的重要性分析作为切入，立足于加强档案馆收集工作的途径。希望能为档案馆收集工作的加强提供一些看法。

引言

档案馆的收集工作对于社会、经济、政治和人们日常生活都有着一定的作用。尤其是档案馆所收集的史料，更是人类历史发展进程中不断自我审视、自我突破和自我反省的重要基础。而在档案馆的整体建设和管理过程中，资料的收集又是相当重要的一个组成部分。所以，对档案馆收集工作的加强思考也就成为当下亟需进行的一个课题之一。

一、档案馆收集工作的重要性分析

（一）弥补档案不足

随着社会发展进程的推进，档案馆所保存的资料往往会因为战乱、社会变迁以及年代久远等各种原因不齐全、不完整，甚至是出现资料空白的状况。档案资料的不全给档案作用的充分发挥也就带来不便。所以，档案馆收集工作能够在资料空白、缺乏的情况下进行资料延展、档案扩充等档案不足的弥补。这样，无论是工作考察、编史修志还是领导决策过程，就有了丰富的史料和参考。而且，档案收集工作还能在原有档案收集的渠道上进行扩展，使得原有档案资料更为丰富。其中，在一些综合性亦或者地方性的档案收集工作中，档案资料的空白往往也会得到了填补。

（二）保护档案，满足档案利用需求

首先，档案馆收集工作能够满足档案原件保护的需要。例如现阶段我国政府和党的政策性文件汇编、专题文件汇编、法律法规文件的汇编、会议纪要的文件汇编等，可以实现集中管理和查找利用，进而减少档案的磨损，延长档案的存放寿命。其次，在社会生活生产过程中，档案资料也是相当重要的。例如一些调查材料档案、通讯报道档案、经验总结档案等，这些档案资料不仅专题性强，且具有相当高的利用价值。这样，在日常生活和生产中人们就可以便捷实用档案，归纳档案精华。

（三）便于考证工作

现如今涉及到文件、党刊和政报等内容的汇集这些资料往往可以对应某些历史情况进行印证。例如，针对一些未成文草稿亦或者未知来源抄件，一旦经过当时的报刊核对其真实性和可靠性便能得到判断。其次，针对党或者党的领导人发表的一些声明、书信或者公告，一旦发生报刊载入内容与部分内容不同，就可以凭借报刊的准确性、权威性进行判别；针对某些档案中缺乏作者、没有时间、没有名称的也可以用但是出版报刊作为参照考证。

（四）抢救珍贵史料

尽管档案馆的管理工作已经走向了现代化，也在不断进行纸质档案和电子档案的融合。但是一些不可预知的因素还会使得一些资料因为火灾、虫灾、计算机被攻击等遭到毁灭性的破坏。所以，档案馆通过现代科技手段加强档案收集工作能够有效抢救一些濒于灭寂的珍贵史料，并通过科学管理进行保存。

二、加强档案馆的收集工作途径

（一）增强档案收集意识

增强档案收集意识是加强档案馆收集工作的首要途径，更是档案收集工作的基础。这就要求档案馆收集工作过程中不断加强全体档案馆工作人员的档案收集意识，不断强化他们在档案收集过程中的工作积极性和主动性。具体来说，档案收集工作人员需要克服对档案资料重要性认识不足的错误；同时避免保存过程中的疏忽；强化自身工作意识，切勿让档案工作流于表面。最终，通过档案收集意识的加强，档案馆的收集工作将会使得全体工作人员将档案收集作为一种自觉性的工作。

（二）配备专业人员，落实收集工作

档案馆的收集工作区别于普通图书馆或者档案管理工作，是一门具备专业化和技能化的工作。档案馆应当设立专门的档案收集部门，同时配备以专业的和经验丰富的工作人员，深切落实档案的收集工作。这就要求档案收集部门和专业人员具备三个方面的优秀品质以保证档案收集工作的顺利开展。第一，应当具备高强的责任心，确保工作落到实处；第二，具有一定的档案、资料收集转眼精神；第三，具有一定的耐心和细致心，且能在长期工作中保持稳定状态。

（三）建立健全规章制度

建立健全档案馆收集工作的规章制度是从制度上确保档案收集工作高质高效开展的基础。这就需要档案馆的上级主管部门形成一套自上而下的档案收集计划、执行和审核体系，明确勾画出档案馆在档案资料收集、处理、保存和移交等过程中的规范。同时，要经常性和长期性的修订规章制度，确保制度能够得以形成并正规化执行。

（四）积极主动进行收集

档案馆的收集工作要求千方百计，积极进行档案收集。只有做到了积极主动的收集工作，档案馆的总体档案收集才能得到加强。所以，在实际工作中档案馆一定要加强宣传同桌，切实与各个单位保持联系。同时，广泛利用调查走访、网络信息、档案利用等途径获取档案资料。最为重要的是，档案馆一定要立足于本地区的发展，坚持与其他部门进行档案资料的合编和收集。另一方面，在实际进行收集的时候一定要选取灵活的方式，诸如索要、复制、订购、接受、代管、征集等。

结束语

档案馆的档案收集工作与社会生活和工作的各个方面都有着密不可分的关系，加强档案收集工作不仅能够填补空白档案、更能扩展、保护档案，加强档案利用效率。所以，在加强档案收集工作的过程中一定要积极进行收集，切实履行档案收集工作的规章制度，进而确保档案资料的有序、稳定、高质收集。

中国档案网2017-2-18

对传统档案馆与档案馆传统的若干思考

传统档案馆与档案馆传统问题是档案馆界争论得比较激烈的一个话题，争论的焦点主要集中在四个方面：其一是如何认识“传统”的涵义？其二是“传统档案馆”提法是否科学？其三是如何认识和发扬“档案馆传统”？其四是如何对档案馆老传统作出新解释？笔者在此仅就这四个方面谈点个人思考与认识。

1　思考之一：如何认识“传统”的涵义？

我们应该如何认识“传统”的涵义呢？笔者在此想谈谈对传统的“原有之义”、“现代涵义”和“应有之义”的粗浅认识，希望能够对大家认识传统的涵义有所帮助。

1.1　如何认识传统的“原有之义”？

我们应该如何认识传统的“原有之义”呢？众所周知，传统是由“传”与“统”组合而成，“传”有“世代相传”之意，“统”有“一脉相承”之意，“传统”的意思《现代汉语词典》解释为：“世代相传、具有特点的社会发展因素，如文化、道德、思想、制度等。”［1］也就是说，相对当前而言，一切传统都是过去了的东西；但是，并不是一切过去的东西都是传统，只有被历代人民群众所接受、所承认并一代代相传下来且具有特点的东西才是传统。这就是笔者对传统的“原有之义”的基本认识。

1.2　如何认识传统的“现代涵义”？

我们应该如何认识传统的“现代涵义”呢？张立文先生将传统的“现代涵义”规定为：“人类创造的不同形态的特质经由历史凝聚而沿传着、流变着的诸文化因素构成的有机系统。” ［2］这一解释相对比较抽象。而程亚男女士则将传统的“现代涵义”比较通俗地解释为：“意即从过去延长到现代的事物”“延传几代的、被人赋予价值和意义的事物都可以看作是传统，它们包括物质生产，各种事物的思想观念，对任务、事件、习俗和体制的认识等等”。［3］但同时程亚男女士又提出了传统的“现代涵义”的另一种解释：“即指一条世代相传的变体链，即是围绕一个或几个被接受和延传的主题而形成的不同变体的一条时间链”。［3］这里的“变体链”一词的解释似乎不太好理解，那么如何理解这里的“变体链”一词呢？笔者认为，这里的“变体链”可以理解为“一个不曾间断的链条”，并且“这个链条在不断改变着自己的存在形态，它随着时间的推移而不断延长至今天。”也就是说，传统不仅仅包含过去，而且还应该包含现在。这就是笔者对传统的“现代涵义”的基本认识。

1.3　如何认识传统的“应有之义”？

我们应该如何认识传统的“应有之义”呢？结合前面对传统的“原有之义”和“现代涵义”的分析，笔者认为可以从以下三个方面去认识传统的“应有之义”：

其一，传统是人类社会实践活动的产物，是指人的传统。传统与人和人类的社会实践活动息息相关，没有人和人类的社会实践活动，也就不可能有什么传统。也就是说，传统是人类在社会实践活动中创造并沿着人类社会发展历程一代代相传下来的具有特点的东西，是指人的传统。

其二，传统经由历史凝聚而处于不停顿的沿传和流变之中，是一个代代相传、永无休止的无限过程。任何传统都不是一产生就是今天的这个样子，也不可能永远这样下去。它在自我表现、自我发展、自我改造、自我完善甚至在自我否定的运动和流变中，通过各种要素、环节、方面的调节和弥补而逐步完善为一个整体。并且，只要人类还存在，只要人类的社会实践活动不终止，传统就会与人类的社会实践活动相伴而行、永无终止之日。

其三，传统是由各种文化要素构成的有机体，传统中包含各种文化要素。即使是一个民族的古老传统也不能只由单一的文化要素组成，它是由众多相关的文化要素构成的有机体。并且，不但生活在不同地域的不同民族会创造（或形成）并沿传着不同的传统，甚至生活在同一地域的同一民族在不同时期也会创造（或形成）并沿传着不同的传统。也就是说，一个民族的传统融会了该民族的各种文化要素且在不同时期、不同地域呈现出不同的特点。

2　思考之二：“传统档案馆”提法是否科学？

随着“数字档案馆”研究热度的升温，“传统档案馆”一词作为与“数字档案馆”相比较的参照也如“新郎”与“新娘”的“伴郎”与“伴娘”一样频频出现于有关档案学著作与学术论文中，很少有人对“传统档案馆”提法的科学与否提出质疑。那么，“传统档案馆”提法是否科学呢？

通过前面的分析，我们已经知道，“传统”是从古到今代代相传的具有特点的东西，从时间轴上看，它就是从开始到现在的一个无限序列，而且是一个完整的融会各种民族文化要素的有机统一体，不能依据时间把它划分出几个阶段。同样道理，我们也不能把档案馆发展过程中的某一段（比如古代或者古代和近代等）视为“传统档案馆”。所谓档案馆的历史分期，即把档案馆划分为古代档案馆、近代档案馆与现代档案馆，只是为了研究问题的方便起见而已，实际上历史是割不断的，是连绵而无绝期的。也就是说，古代档案馆、近代档案馆与现代档案馆之间存在着“一脉相承”的割不断的历史联系。再者，所谓现代档案馆，是在古代档案馆与近代档案馆的基础上发展起来的，没有古代档案馆就没有近代档案馆，而没有古代档案馆和近代档案馆就没有现代档案馆。这就是说，在所谓现代档案馆里包含了许多古代档案馆和近代档案馆的具有某些特点的我们称之为“（档案馆）传统”的东西，其中既有好的（档案馆）优良传统，也有差的（档案馆）不良影响。同样道理，数字档案馆里也包含了许多古代档案馆、近代档案馆与现代档案馆的具有某些特点的我们称之为“（档案馆）传统”的东西，从某种意义上将，也可以说，没有古代档案馆、近代档案馆和现代档案馆，就没有数字档案馆。因此，笔者认为，把档案馆划分为古代档案馆、近代档案馆与现代档案馆是可以的，有时候也是必要的，但是，把古代档案馆和近代档案馆（甚至包括现代档案馆）统称为“传统档案馆”则是不科学的。如果说古代档案馆、近代档案馆同现代档案馆无论在内容上还是在形式上都存在着许多差别甚至相距甚远，这是符合实际的，但我们却不能因此说，古代档案馆、近代档案馆一切都不好，而现代档案馆的一切都好。同样，我们也不能说数字档案馆的一切都好，而非数字档案馆的一切都不好。也就是说，无论简单地肯定（档案馆）传统还是简单地否定（档案馆）传统都有失偏颇，都是不全面的。因为“传统不是垃圾袋，现代化也不是一个百宝箱”。［3］另外，笔者认为，相对于数字档案馆而言，把非数字档案馆统称为“传统档案馆”也是不科学的，因为随着时间的推移，也许将来某一天，数字档案馆也有可能成为所谓的“传统档案馆”。总之，笔者认为，“传统档案馆”提法是不太科学的，因为（档案馆）传统的发展变化性导致“传统档案馆”是一个不确定的概念，古代档案馆、近代档案馆、现代档案馆乃至数字档案馆似乎都包含了具有某些特点的我们称之为“（档案馆）传统”的东西，似乎都可以纳入“传统档案馆”的范畴，所以，笔者认为不宜提“传统档案馆”。

3　思考之三：如何认识和发扬档案馆传统？

我们知道，（档案馆）传统是客观存在的，虽然“传统档案馆”的提法不科学，但是，档案馆的确有自己的传统，即档案馆传统。那么，我们应该如何认识档案馆传统呢？笔者认为，档案馆传统包含了古代档案馆的传统、近代档案馆的传统和现代档案馆的传统。尽管各个历史阶段，档案馆传统各有不同的内容和不同的表现形态，但它们却是一个有机整体。这就意味着，当我们提到“档案馆传统”时，指的就是从古到今整个档案馆遗留下来的传统，而不仅仅是古代档案馆、近代档案馆或者现代档案馆遗留下来的传统。档案馆传统是与档案馆相伴而生、与生俱来的，虽然有流变，但也有沿传，在沿传中流变，在流变中沿传。任何人都不能否定它，而只能完善它，或发扬其值得发扬的部分，或否定其必须予以否定的东西。那么，我们应当如何发扬档案馆传统呢？或者说，我们应当发扬档案馆的哪些优良传统呢？

其一，要发扬档案馆保存档案的优良传统。保存档案是档案馆的原始职能，也是档案馆的基本职能。现在档案馆界流行有一种简单地贬斥档案馆“重藏轻用”的思想观点，笔者认为，这是一种缺乏分析的态度，试想：如果古代档案馆不重视档案文献的保藏，我们今天何以能见到、进而利用我国汗牛充栋的档案文献典籍？至于说到古代档案馆轻视藏档的利用，也大可不必苛求于古人。因为当时的社会生活条件决定了档案馆的藏档只能在有限的范围内利用，不可能提出藏档被全社会利用的要求。所以，笔者认为，档案馆保存档案的这一优良传统永远不能丢，相反要继续发扬光大，即使档案馆实现了现代化，一切业务工作的中心都围绕藏档的利用来进行的时候，我们也要永远记住：利用的前提是收藏，没有收藏就没有利用。一句话，我们要永远发扬档案馆保存档案的优良传统。

其二，要发扬档案馆的档案研究的优良传统。档案馆的档案研究职能是它的学术职能，无论是在中国古代档案馆，还是在外国古代档案馆里，都集中了一批有专深造诣的学术人才，尤其是档案馆馆长多是一些著名的学者，使古代档案馆尤其是一些著名古代档案馆不仅仅是档案收藏中心，而且更是社会的档案研究中心和学术文化交流中心。西汉著名文学家和史学家司马迁利用档案史料编写出“史家之绝唱，无韵之离骚”的史学巨著《史记》就是一个很好的例证；至于著名学者担任档案馆馆长的例子更是举不胜举，尤其是外国古代档案馆更是如此。因此，笔者认为，从某种意义上说，古代档案馆的学术地位和影响在某种程度上远高于近现代档案馆。今天，在网络环境下的档案馆更应该集中大批大批的优秀专家学者，从而使档案馆真正成为档案信息知识的宝库、喷泉和交流中心，同时档案馆人也必须使自己成为档案信息知识的集聚者、整序者、重组者、提供者、导航者。一句话，我们要永远发扬档案馆的档案研究的优良传统。

其三，要发扬档案馆的传承文明的优良传统。档案馆从它诞生那一天起就开始承载着人类所创造的全部文明，其伟大历史功绩就在于“保存历史，传承文明”。如果说文化是社会有机体的话，那么档案馆无疑是人类文化有机体。这就意味着，只要人类还存在，它就有自己的传统。人类在创造文化的同时必然会留下一定的文化传统，而作为人类文化承载者的档案馆，无论是古代档案馆还是近代档案馆，抑或现代档案馆，毫无疑问都发挥着“传承文明”的重要作用。因此，笔者认为，档案馆的“传承文明”的这一优良传统永远不能丢，同时还要继续发扬光大。

当然，档案馆的优良传统绝不仅仅局限于“保存档案”、“档案研究”、“传承文明”这三个方面，这不过是档案馆优良传统的沧海一粟。笔者探讨档案馆的优良传统的目的就在于肯定它、发扬它、光大它、完善它，从而为建设现代化档案馆提供历史经验和理论依据。

4　思考之四：如何对档案馆的老传统作出新解释？

一般而言，传统是过去了的、确定了的东西，但人们如何对待传统则是属于现在和将来的问题，因而传统又是不确定的东西。这就告诉我们，必须根据新的参照系对老传统作出评价和解释，赋予它以新的生命力。正如尼采所说：“只有从现在的最高力量的立场出发，你才可以解释过去。” ［4］这就是说，对于老传统如果不作出新解释，老传统就会逐渐枯竭直至死亡。这就要求我们必须对档案馆的老传统作出新解释，赋予档案馆的老传统以新的生命力，使其继续发扬光大。那么，我们应当如何对档案馆的老传统作出新解释呢？

其一，要不断更新档案馆的老传统的内容。我们对档案馆的老传统的内容进行不断更新的过程，实际上就是使它不断壮大、不断丰富和不断完善的过程，但这个过程通常不是用后面的东西否定前面的东西，而是随着参照系的发展、更新以及用新的思想对档案馆老传统作出新解释，并用新的东西不断地充实它。正如张世英先生所说：“传统之所以成为传统并继续成为传统，就因为传统有从新的参照系中吸取营养、壮大自身做新的解释的功能。” ［4］这就告诉我们，对待档案馆的老传统的正确态度只能是从今天的新的参照系中吸取营养，不断壮大自己、完善自己、充实自己。也就是说，今后我们档案馆人对待档案馆的老传统，就不应该贬斥、否定它，而应该完善、充实它。因为否定传统就是否定现在，否定一个行业的传统就是否定了这个行业，否定一个民族的传统就是否定了这个民族，否定一个国家的传统就是否定了这个国家。所以，否定档案馆的老传统就等于否定了档案馆，这不是我们应持的科学态度。总之，一句话，我们应该不断更新档案馆的老传统的内容。

其二，对档案馆的老传统的新解释要主要指向现在。张世英先生说得好：“解释历史传统的根本要义就在于指向现在，射向当前，谓之影射，亦不为过。” ［4］只有将对档案馆老传统的新解释指向现在，我们才能发展档案馆事业，才能发扬档案馆的优良传统，也才能使我们的目标指向活生生的、永远奔向未来的参照系。那么，具体来说，我们应该如何对档案馆的老传统作出新解释呢？笔者认为，我们对档案馆老传统作出的新解释可以分为以下三个层次：

第一层次是对档案馆历史的简单事实的考证。在中国档案馆历史中，有许多事实并没有搞清楚，诸如档案馆起源问题、封建社会档案馆的形成与发展问题、近现代档案馆的兴起问题等等，都无定论。显而易见，为了继承我国档案馆的优良传统，一项重要的工作就是把中国档案馆历史上的重要事件搞清楚、搞准确，即把档案馆历史的简单事实考证清楚。这是对档案馆的老传统作出新解释的首要前提。

第二层次是对档案馆原本内在关系、内在结构的分析与解释。也就是说，要对古代乃至近现代档案馆固有的内在关系（如档案馆藏档与用档的关系、档案馆馆员与藏档的关系、档案馆馆员与利用者的关系、档案馆利用者与藏档的关系、档案馆与社会的关系等等）与内在结构（包括档案馆藏档结构、人员结构、馆舍结构、设备结构、利用者结构等等）作出客观的、恰当的、中肯的分析与解释。这是对档案馆的老传统作出新解释的重要步骤。

第三层次是对档案馆传统意义和价值的评判。这种评判，只能用即时标准作参照系。这就是说，昨天的人要用昨天的标准作为评判的参照系；今天的人要用今天的标准作为评判的参照系；明天的人要用明天的标准作为评判的参照系。简言之，一句话，今天我们对档案馆老传统作出的新解释应主要指向现在，即用今天的评判标准作为参照系来解释档案馆老传统。这是档案馆的老传统作出新解释的关键所在。

其三，对档案馆老传统的新解释不能脱离传统。虽然我们要用今天的标准作为我们今天解释档案馆老传统的参照系，但这并不是说我们可以完全脱离我们今天所从属的传统条件去解释档案馆老传统。如果我们把现有的档案馆老传统彻底否定或者彻底抛弃的话，那么我们就彻底否定了档案馆，同时也就彻底否定了我们自己。因此，我们对档案馆老传统作出的新解释不能脱离传统。其实，我们对档案馆老传统作出的新解释也根本不可能完全脱离传统。

传统档案馆与档案馆传统问题是一个常说常新的话题，限于能力与水平，笔者在此只是提出了这一问题，希望能够引起档案界同仁与有关专家的重视，从而更加深入而广泛地研究这一问题，促使档案馆传统进一步发扬光大，进而推进档案馆事业持续、协调、健康、快速地向前发展。这就是笔者不揣浅陋、撰此拙文的真正目的所在。

管先海

新浪2017-5-25

档案馆开展口述档案工作的对策研究

近些年，我国经济发展迅速，老百姓的生活水平大大提高，人们对生活的质量有了更多更高的要求。随着我国老龄化社会的到来，社会养老已经成为重大的社会难题。对于城乡居民来说，社会养老保险工作也成为他们养老的重要保障。城乡居民社会养老保险的档案管理工作重如泰山，这关系到老百姓的切身利益，必须做好相关的档案管理工作。

一、城乡居民社会养老保险档案的构成与特征分析

我国近些年社会保险事业飞速发展，所谓的城乡居民社会养老保险档案是指城乡居民在办理养老保险的过程中，形成的有关文字资料，图表声像等信息，这些信息中包含了他们的个人信息和社会保险的相关内容，具有真实性、复杂性和易露性的特点。城乡居民的社会养老保险档案是居民养老保险的凭证，具有一定的法律效力。养老保险的档案是对城乡居民养老保险的全过程监控和记录，具有指导作用、监督作用和维权作用。城乡居民的社会养老保险档案管理具有以下特征：

（一）涉及的内容较为广泛。城乡居民的社会养老保险管理与城乡居民个人、家庭、社会保险的办理机构及政府的财务管理部门都有着直接的关系，凡是与居民社会养老保险业务相关的资料、数据、文件等都归为档案管理的范畴。

（二）管理信息化要求较高。随着我国行政体制改革的深入，高效的做事效率已经成为政府的必然要求。目前网络技术和计算机技术的普及和发展，要求社会养老保险的业务处理要高效化、科学化和规范化，城乡居民社会养老保险档案管理的高度信息化建设已经成为现代社会的题中之义。

（三）存储和保存的期限较长。城乡居民的社会养老保险业务一般是一个持续的过程，只要居民存在养老保险的业务办理，就会有相关信息的保留和存储，这些就是档案管理的内容。参保居民只要没有停止养老保险的办理，那对相关信息的采集、数据的存储都要继续，所以养老保险档案的管理工作是一个时间跨度很大，保存期限很长的工作过程。

（四）安全系数要求很高。城乡居民的社会养老保险工作，内容繁杂，需要记录的信息很多，这些信息对居民的切身利益有着极大的影响。城乡居民社会养老保险档案的形式有纸质的，也有电子版式的，有些档案记录具有唯一性和不可替代性，比如个人手册等，有些档案具有隐私性，这些都要求在居民的档案管理上要做到高精准，重安全，确保档案安全妥善管理，严禁信息的外漏、篡改等其它威胁档案安全管理的情况发生。

二、城乡居民社会养老保险档案管理的作用

城乡居民社会养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据，具有一定的法律效力，是处理养老保险工作的凭证，同时也是城乡居民维护自身合法权利的有力证据；养老保险档案管理工作是养老保险工作和服务的延伸，城乡居民社会养老保险档案管理的好坏影响着养老保险的办事效率和服务水平，具有隐性的价值和意义；具有统筹全局，提高统筹层次的作用，由于以往的城乡居民养老保险制度不完善，工作体系不健全，导致区域化差异较大，居民社会养老保险的信息不畅，资源封闭性严重，而养老保险档案的建议可以大大促进信息共享，提高统筹的层次和服务的水平；城乡居民社会养老保险档案的管理可以大大促进社保工作档案的信息化，是整合社保档案的必要条件，我国养老保险的层次较多，内容不一，管理部门也是不一样，要想优化我国的社保系统，建立标准化、规范化的社保体系，提高档案的管理水准已经是我国居民养老保险工作的需要和要求。

三、优化城乡居民社会养老保险档案管理的策略探究

（一）提高档案管理意识，强化档案基础管理。就目前来说，虽然我国对社会保险的管理水平有了很大的提高，但是人们对社会保险的认识还不到位，在从业人员中，消极怠工现象时存在，对档案管理的意识还没有提升到与社会保险发展所适应的程度。现在的从业人员，对档案管理工作不认真，认为档案管理不重要，这些思想对其工作质量有着巨大的阻碍作用，导致档案管理工作杂乱无章，没有发挥档案在社会养老保险中应有的作用，严重损害了老百姓的利益。为此，必须提高从业人员的思想意识，提高对档案管理工作的认识，强化思想教育，让其重视档案管理工作。

（二）对档案科学分类，进行有序整理。对于城乡居民的社会保险工作来说，工作难度较大，内容较多。为此，要想优化档案管理工作，就必须分门别类，把养老保险的档案进行有差异的归档，并有序地整理和管理。城乡居民社会养老保险档案管理分类对档案管理的重要内容和程序，对这个档案管理来说起着主导作用。对于档案的分类，必须有一定的科学依据和分类标准，做到繁而不乱，井然有序。一般来说，对于政策性文件档案的管理，一般都是按照文件的出处、类型、文号及时间来分类归档；对于经办机构在养老保险的记录管理中，可以按照部门、时间等要素进行分类；对于城乡居民个人来说，比如保险手册、账户等情况就行分类；对这些档案的整理必须有序进行，不可杂乱无章。对于档案的有序整理，需要做到编号使用的科学性和规范性，把握保险业务发展的规律，另外还要做好动态管理，做好常态下的工作。

（三）完善档案管理制度建设，提高从业人员素质。对于档案管理来说，需要一定的制度支撑，对于城乡居民社会养老保险档案管理也是如此，需要规范档案管理的流程，明确从业人员的职责，对养老保险的档案建立、查阅、维护、保存等都要实现制度化的管理规范。对于纸质的档案要排列有序，做好保存和维护工作，对于极为重要的档案资料还要备份，对于电子版的档案要注意网络安全。对于从业人员，要求掌握基本的档案备份、记录、查阅、保存等知识，要维护好档案资料，确保档案管理的安全性。档案从业人员要提高自身工作的积极性和主动性，认真履行职责，做好本职工作。

（四）与时俱进，实现档案管理的信息化。随着社会的发展及计算机技术的普及，为了满足城乡居民社会养老保险工作的需要，提高自身工作水平，借助科学技术实现档案管理的信息化、数字化和网络化已经成为大势所趋。档案信息化的建设需要提高从业人员的素质，还要采取高端的硬件设备，借助档案的数字化和网络化，实现档案的大储存、易检索、快传输、高安全和群共享，这样会极大地促进我国城乡居民社会养老保险档案管理工作的健康发展。

秦皇岛档案局2017-2-16

柏耐书刊档案扫描仪开创数字化档案馆新纪元

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的高校相关档案将以电子文件出现，但现阶段却没有对应的系统管理制度，高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。 方圆慧图科技非接触式档案书刊扫描仪开创数字化档案馆建设新纪元。

1.数字档案馆的概念

“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关，它是基于现代信息技术的数字手段，进行网络电子档案信息资源的分布式连接，利用档案信息不受时间和空间的限制，大规模，分布式的数字信息系统，实现资源共享。

2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性

随着信息时代的到来，现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域，电子信息传输，电子文件，各种管理系统，应用程序和档案数字化建设的需要，使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大，高校档案的数量不断增加，高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理，文件鉴定，整理。而科学，规范的电子文件管理流程，档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。

3.高校数字档案馆建设的必要性

高校档案的数量不断增加，存储空间则没有变化，数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增，然而，文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题，档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架，仓库管理，这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设，从长远的角度来看，可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来，而且还可以大大减少档案的占地面积。同时，多媒体教学文件，CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集，整理和利用的发展，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。

非接触式书刊档案扫描仪针对装订成册的档案是不需要拆卷，直接进行扫描，迅速传入相应管理系统就可以了。下面我们来详细的介绍一下：

生产型非接触式证物案卷扫描系统是一种采用了航天级矩阵式CCD技术的新型的扫描仪产品。可以方便档案客户轻松、高效的扫描装订成册的案卷资料。当前市场上的平板、高速滚筒扫描仪产品在扫描成册案卷资料时，都需要拆卷扫描。而且滚筒调整扫描时，即使拆卷扫描也会出现卡纸撕纸状况。而生产型非接触式证物案卷扫描系统通过矩阵式点对点扫描技术，页面向上式采集，扫描过程无需拆卷，像看书一样轻松高效的完成扫描工作。

★方便快捷

(1) 扫描速度为0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)

(2) 专为成册卷宗量身定制左右互降式扫描案卷台，对于不同厚度卷宗都能轻松扫描

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视觉疲劳

(5) 设备景深15厘米，立体证物、不同厚度卷宗、高清扫描、色彩完美展现

(6) 人性化的扫描设备，全自动影像处理功能

(7) 扫描分辨率800DPI(100-800可调)

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(9) 自助、联机两种操作模式任选，打开扫描仪无需连接外置电脑，轻松完成扫描工作

(10) 21寸内置触摸屏，操作预览实时进行

(11) 支持扫描数据实时打印、多种格式同时输出等功能

中国教育装备采购网2017-6-21

福建省泉州市档案局馆创新发展侧记

泉州，地处我国东南沿海、海峡西岸，是全国首批历史文化名城、全国首个“东亚文化之都”、联合国教科文组织唯一认定的海上丝绸之路起点、全国著名侨乡、台湾同胞主要祖籍地、全国18个改革开放典型地区之一。宋元时期为东方第一大港，被马可波罗誉为“光明之城”。

近年来，泉州市档案局馆以党的十八大精神为指导，在上级档案部门的关心支持下，立足实际，重点突破，档案基础业务、机关党建和文明单位创建等各项工作稳步健康发展，连续6届被福建省委、省政府命名为“省级文明单位”；被授予“省级巾帼文明岗”和“省级模范职工之家”等荣誉称号；连续6次被泉州市委授予“全市机关党建工作先进单位”称号。2015年12月，泉州市档案局馆被国家档案局和人社部授予“全国档案系统先进集体”荣誉称号。

积极申遗 泉州侨批走向世界

作为全国和福建省侨批档案主要收藏单位，2008年，泉州市档案局馆组织召开了首届闽南侨批研讨会，率先启动侨批申遗工作。2010年2月，泉州侨批正式入选《中国档案文献遗产名录》。之后，该局馆全力以赴加快侨批档案征集、数字化扫描保护、原文直译和研究开发等工作，不断丰富馆藏侨批档案，完善侨批档案专题数据库，积极支持、配合国家档案局和福建省档案局做好侨批档案申遗工作，为侨批档案分别于2012年和2013年成功入选《世界记忆亚太地区名录》和《世界记忆名录》发挥了重要支撑作用。

为进一步拓展侨批档案的国际影响力，泉州市档案局馆主动出击，走出国门宣传推介侨批档案。2012年，该局馆在福建省启动侨批档案文化对外交流活动，组团赴新加坡举办“家书抵万金——新加坡侨批文化展”，并与新加坡同行联合举办侨批国际学术研讨会，向世界展现侨批档案作为具有世界意义的档案文献的重大价值，极大地拓展了侨批档案的国际影响力；2014年，在菲律宾举办“两地书·家乡情——闽南百年侨批文化展”，展品被菲律宾菲华历史博物馆永久保存并持续展览；2013年，在世界闽南文化节上举办“闽南侨批文化展”，进一步扩大了侨批档案的世界影响力。

在推进侨批档案申遗的过程中，泉州市档案局馆不遗余力地加大侨批档案的开发利用，先后编纂出版了《世界记忆遗产——泉州侨批档案》《泉州侨批故事》《家书抵万金》《回望闽南侨批》等书籍；与泉州学研究所、泉州电视台、泉州晚报社等单位合作，推出各种侨批文化专栏，全方位宣传侨批文化；在市档案馆设立侨批档案专门展厅，先后举办了“泉州抗战侨批实物展”“侨批‘家风’文化展”等一系列特色展览，极大地展示了侨批档案的价值，打造出了特色文化品牌。

全方位提升 规范管理全省领先

近年来，泉州市档案局馆全方位加大全市各级档案馆规范化管理力度，并取得显著成效。市档案馆在福建省率先晋升“国家一级档案馆”，全市13家综合档案馆中已有5家“国家一级档案馆”、4家“国家二级档案馆”，数量居全省之最。全市市县两级综合档案馆成功创建全国中小学档案教育社会实践基地1家、省级实践基地3家，全市中小学档案教育社会实践基地总数位居全省第一。

近年来，该局馆全力以赴协调推动市档案馆新馆建设，并督促相关县（市、区）进一步加快档案馆库建设步伐，全市各级档案馆库建设取得了丰硕成果。市档案局馆还立足于更好服务中心工作，全方位强化爱国主义教育基地和省级中小学档案教育社会实践基地功能，相继推出“泉州档案史料综合展”“泉州侨批档案展”“艰苦奋斗老照片展”等；开展家庭建档、“时间胶囊”等特色服务，不断丰富档案馆日活动内容；与大中小学校、新闻媒体、市直相关部门等合作共建，全方位、多渠道提供爱祖国爱家乡和弘扬社会主义核心价值观教育，扩大档案馆影响力，成为泉州地区中小学校社会实践、干部教育、媒体宣传的重要基地和平台。

2011年以来，市档案局馆馆藏档案数字化工作步入跨越式发展阶段。目前，该局馆馆藏档案已实现100%全文数字化，档案数字化总量达1140.9万页，是全省首个档案全文数字化量超千万页的市级档案馆，数字化工作走在全省最前列；率先完成全省分布式档案基础数据库（二期）建设任务，并顺利通过省档案局馆验收。此外，市档案局馆从2012年起在全省率先启动纸质档案、电子目录、数字扫描件“三合一”的接收模式，实现馆内馆外信息化工作同步发展，信息化建设步入了快车道。

多元化服务 创新特色打响品牌

根据市委、市政府的工作安排，市档案局馆担当起“古泉州（刺桐）史迹”申遗档案组的重任，全力做好申遗工作相关文件材料整理归档和申遗档案馆建设工作，指导督促各申遗点文件材料收集和规范建档工作；全力配合泉州“东亚文化之都”建设，加强档案监管力度，为泉州“东亚文化之都”建设添砖加瓦；在全省率先出台贯彻《福建省重大活动档案管理办法》的实施意见，有效规范全市重大活动档案的收集和管理，切实服务全市中心工作。

为给群众提供更为便捷的档案服务，该局馆多措并举，在全省率先启动农村档案信息资源共享平台，开展乡村记忆建档工作，成功创建全省首批国家级示范村；开创家庭建档工作，并在全省推广；制作全市档案查询服务指南，方便广大群众查档，打通档案服务百姓的“最后一公里”；推出全省首个“时间胶囊”特色项目，为市民群众和中小学生提供了有意义的特色服务。

该局馆还率先在全省为民营企业开通档案服务“绿色通道”，推行“一站式”便捷服务，全力支持全市民营企业“二次创业”；创新远程指导方式，定期开展档案执法检查，加大重点项目档案服务和监管力度，形成全市重点建设项目常态化管理监督机制，进一步规范和完善重点建设项目档案工作；出台全省首份行政权力实施档案管理的地市级规范性文件，规范行政权力实施档案工作；在全省率先出台有关房屋征收补偿档案管理规范性文件，为全市开展“城市管理年”工作提供了重要的保障；重点指导、支持泉州台商投资区创新档案工作模式，在全省率先启动统一、集中、全面的“大档案”管理机制，服务新区经济建设等，全方位凸显档案部门服务经济建设的基础作用。

作者：黄国风

中国档案报2017-5-17