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类别:政策措施学习案例

提出单位:**档案馆

题目:各地发布的档案管理办法

资料提供时间:2017-12-23

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统计从业人员统计信用档案管理办法(试行) 文章下载

统计从业人员统计信用档案管理办法(试行)

第一条为贯彻落实中央《关于深化统计管理体制改革提高统计数据真实性的意见》文件的要求,推进统计领域诚信建设,引导统计从业人员依法统计、诚信统计,提高统计数据真实性,根据《中华人民共和国统计法》《社会信用体系建设规划纲要(2014-2020年)》《国务院关于建立完善守信联合激励和失信联合惩戒制度加快推进社会诚信建设的指导意见》及其他有关规定,制定本办法。

第二条本办法所称统计从业人员,是指国家机关、企业事业单位和其他组织中从事统计工作的人员。

第三条本办法所称统计从业人员统计信用档案管理是指县级以上人民政府统计机构对统计从业人员统计信用信息的采集、公示和共享等活动。

统计从业人员统计信用档案是县级以上人民政府统计机构在依法履职过程中获取或制作的统计从业人员统计信用记录,包括统计从业人员的基本信息和统计信用行为信息。

(一)统计从业人员基本信息,包括姓名、性别、职务、学历或职称、身份证号码、单位名称、通信地址和联系方式等。

(二)统计从业人员统计信用行为信息包括:

1.遵守统计法律法规和国家有关规定情况;

2.执行统计调查制度情况;

3.提供统计资料及其质量情况;

4.执行国家统计政令情况;

5.统计违法违纪行为及处理情况;

6.其他与统计从业人员统计信用相关的信息。

第四条统计从业人员统计信用档案管理应当遵循真实准确、客观公正的原则。

第五条国家统计局负责组织全国统计从业人员统计信用档案管理工作,建立全国统一的统计从业人员统计信用档案管理系统,指导、监督各级统计机构的统计从业人员统计信用档案管理工作。

省级统计机构负责建立健全本行政区域统计从业人员统计信用档案管理制度,组织、规范和监督本行政区域统计从业人员统计信用信息的采集、公示和共享等工作。

市级、县级统计机构应当按照本办法以及省级统计机构的部署,负责采集和及时更新由其组织实施的统计调查活动中的统计从业人员的基本信息,记录统计从业人员的统计信用行为信息,依法依规公示统计从业人员严重失信行为记录。

国家统计局派出调查机构负责其组织实施的统计调查活动中所涉统计从业人员的统计信用档案管理工作,及时将负责采集的统计从业人员统计信用行为信息与所在地有关部门共享。

第六条县级以上人民政府统计机构应当依法保障统计从业人员统计信用档案的安全,不得将统计从业人员的统计信用档案信息用于统计信用管理以外的目的。

第七条统计从业人员统计信用行为信息分为统计守信行为信息、统计警示行为信息和统计严重失信行为信息。

第八条统计从业人员统计信用行为信息管理实行谁采集、谁公示、谁负责的原则。

国家统计局、省级统计机构可以根据统计执法检查、统计数据核查等方式获取的统计从业人员严重失信行为信息,直接进行公示。

第九条调查单位中的统计从业人员的下列行为为统计守信行为:

(一)按照统计法律法规、统计调查制度和国家有关规定,真实、准确、完整、及时地提供统计资料;

(二)遵守统计资料审核、签署、交接、归档等管理制度;

(三)主动配合统计机构依法开展统计调查、统计检查;

(四)未被其他部门列入联合惩戒失信人员名单,也未发现有任何违反统计法律法规和统计调查制度行为。

第十条政府统计中的统计从业人员的下列行为为统计守信行为:

(一)坚持实事求是,恪守职业道德,独立行使统计调查、统计报告、统计监督职权;

(二)依法履行职责,按照统计调查制度规定,真实、准确、完整、及时地搜集、报送统计资料;

(三)搜集、审核、录入的统计资料与统计调查对象报送的原始统计资料的一致性;

(四)对在统计工作中知悉的国家秘密、商业秘密和个人信息予以保密,未将统计调查中获得的能够识别或推断单个统计调查对象身份的资料提供、泄露给其他单位或个人;

(五)依法开展统计调查、统计检查;

(六)主动配合上级统计机构依法开展的统计执法检查和统计数据核查;

(七)未被其他部门列入联合惩戒失信人员名单,也未发现有任何违反统计法律法规和统计调查制度行为。

第十一条调查单位中的统计从业人员的下列行为为统计警示行为:

(一)提供统计资料不及时、不完整;

(二)未遵守统计资料的审核、签署、交接、归档等管理制度;

(三)统计资料报送异常且不能做出合理解释;

(四)拒绝、阻碍统计调查、统计检查,情节较轻;

(五)其他未遵守统计调查制度和国家有关规定的行为。

第十二条政府统计中的统计从业人员的下列行为为统计警示行为:

(一)负责搜集、整理的统计数据资料不及时、不完整;

(二)对调查对象报送的不真实、不准确的统计数据未及时纠正;

(三)拒绝、阻碍统计调查、统计检查,情节较轻;

(四)将统计调查中获得的能够识别或推断单个统计调查对象身份的资料提供、泄露给其他单位或个人,未造成不良影响;

(五)其他未遵守统计调查制度和国家有关规定的行为。

第十三条调查单位中的统计从业人员的下列行为为统计严重失信行为:

(一)伪造、篡改统计资料,编造虚假统计数据;

(二)提供不真实统计资料,违法数额占应报数额比例较高,违法数额较大;

(三)拒绝答复或者不如实答复统计检查查询书;

(四)拒绝、阻碍统计调查、统计检查,情节严重;

(五)转移、隐匿、篡改、毁弃或者拒绝提供原始记录和凭证、统计台账、统计调查表及其他相关证明和资料;

(六)警示行为未在规定期限内改正;

(七)其他严重统计违法行为。

第十四条政府统计中的统计从业人员的下列行为为统计严重失信行为:

(一)自行修改单个统计调查对象的统计资料;

(二)伪造、篡改统计资料,编造虚假统计数据;

(三)强令、授意统计调查对象提供不真实统计资料或者伪造、篡改统计资料;

(四)明知统计数据不实,不履行职责调查核实,造成不良后果;

(五)违反规定代填代报统计资料,冒名报送统计数据;

(六)拒绝、阻碍统计调查、统计检查,情节严重;

(七)包庇、纵容统计违法违纪行为;

(八)向有统计违法行为的单位或者个人通风报信,帮助其逃避查处;

(九)泄露统计调查、统计检查中知悉的国家秘密、商业秘密和个人信息;

(十)将统计调查中获得的能够识别或推断单个统计调查对象身份的资料提供、泄露给其他单位或个人,造成不良影响或情节较重;

(十一)其他严重统计违法行为。

第十五条县级以上人民政府统计机构应当自获取统计从业人员警示行为、严重失信行为信息之日起10个工作日内,书面告知其警示和严重失信行为信息,并抄送其所在单位。

第十六条县级以上人民政府统计机构应当自获取统计从业人员严重失信行为信息之日起20个工作日内,向社会公示。公示内容包括统计从业人员的姓名、性别、单位名称、职务、严重失信行为信息等。

第十七条国家统计局在其网站建立统计从业人员严重失信行为信息公示专栏,并链接到“信用中国”网站向社会公示。

省级统计机构在其网站建立公示专栏,公示职责范围内统计从业人员的严重失信行为信息,并链接到国家统计局网站统计从业人员严重失信行为信息公示专栏。

市级、县级统计机构应当按照法定的职责分工,在本级或者上级统计机构网站向社会公示统计从业人员严重失信行为信息,同时加载到省级统计机构统计从业人员严重失信行为信息公示专栏。

第十八条统计从业人员严重失信行为信息公示期限为1年。公示期间,统计从业人员认真整改并提出申请,经履行公示职责的统计机构核实后,可以从公示网站提前移除,但公示时间不得少于6个月。

公示期间,整改不到位的,公示期限延长至2年;再次发生统计违法行为并查实的,自查实之日起,公示2年。

第十九条县级以上人民政府统计机构应当遵循诚信守法便利、失信违法惩戒原则,对守信行为予以激励,对出现警示和严重失信行为的统计从业人员应当加强监督检查。对存在严重失信行为的统计从业人员应当按照《关于加快推进失信被执行人信用监督、警示和惩戒机制建设的意见》,以及《关于对统计领域严重失信企业及其有关人员开展联合惩戒的合作备忘录》实施联合惩戒。

联合惩戒措施包括:

(一)对统计严重失信行为负有责任的领导人员和直接责任人员,属于国家工作人员的,按照有关规定由任免机关、监察机关依纪依法给予组织处理或者处分;

(二)依法限制担任国有企业法定代表人、董事、监事;

(三)依法限制登记为事业单位法定代表人;

(四)在审批金融机构董事、监事及高级管理人员任职资格时,将统计领域失信状况作为重要参考依据;

(五)将统计上严重失信行为作为私募基金管理人登记,金融机构、证券投资基金、期货公司相关责任人考核、干部选任等的重要参考;

(六)依法限制招录(聘)为公务员或事业单位工作人员;

(七)依法限制成为境内上市公司股权激励对象;

(八)将失信人员有关信息记入个人信用记录和统计从业人员诚信档案,在一定期限内不得从事与会计、统计有关的工作,不能取得会计、统计有关专业职称;

(九)对个人给予表彰奖励、授予荣誉称号时,应当参考其统计信用状况,对失信人员,不予颁发政府荣誉;及时撤销失信人员获得的荣誉称号。

第二十条统计从业人员可以向采集、公示本人统计信用信息的政府统计机构提出书面查询申请,查询本人的统计信用信息。政府统计机构应当于15个工作日内回复。

第二十一条县级以上人民政府统计机构发现采集和公示的统计从业人员统计信用信息不准确的,应当及时更正。

上级统计机构发现下级统计机构采集和公示的统计从业人员统计信用信息不准确的,应当要求下级及时更正。

公民、法人或者其他组织有证据证明统计机构采集和公示的统计从业人员统计信用信息不准确的,有权要求统计机构予以更正。经核查确有错误的,履行公示职责的统计机构应当及时予以更正或删除。

第二十二条统计从业人员认为统计机构在公示统计从业人员统计信用档案信息工作中的具体行政行为侵犯其合法权益的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

第二十三条县级以上人民政府统计机构应当与同级有关部门建立合作机制,推进统计从业人员统计信用信息互认互用、协同共享。

第二十四条县级以上人民政府统计机构未按本办法履行职责的,由上一级政府统计机构责令改正;情节严重的,对负有责任的主管领导和其他直接责任人员依法依纪依规予以处分。

第二十五条本办法中的政府统计是指各级人民政府、县级以上人民政府统计机构和有关部门组织实施的统计活动。

第二十六条本办法中的各级统计机构是指县级以上人民政府统计局和国家调查队。

第二十七条从事民间统计调查的统计从业人员统计信用档案管理参照本办法执行。

第二十八条本办法由国家统计局负责解释。

第二十九条本办法自2017年10月1日起施行。

和讯网2017-7-18

 

 

浙江省数字档案馆建设管理暂行办法 文章下载

浙江省数字档案馆建设管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为加强和规范全省数字档案馆建设,推动档案信息化工作健康发展,根据国家档案局、中央档案馆《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》和省档案局、省信息化工作领导小组办公室《关于加强档案信息资源开发利用工作的实施意见》等有关规定,结合我省数字档案馆建设实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称的数字档案馆是指以电子化档案和部分电子文件为对象,以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体,借助信息网络(如因特网、政务外网、政务内网)和计算机软件等信息技术实现接收、管理和利用等功能,并且具备严格完善的运行机制及管理制度的综合档案信息系统。

第三条 数字档案馆建设是档案信息化建设的重要组成部分,对于推动档案事业发展具有重大意义,各级档案馆应高度重视数字档案馆建设工作。

第四条 各级档案馆应充分认识数字档案馆建设的系统性和复杂性,严格按照本办法和其他相关技术规范的要求,结合当地实际开展实施。

第二章 建设内容及要求

第五条 数字档案馆建设包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设和规范制度建设四个部分。各部分内容应协调发展、综合推进,最终达到档案信息接收、管理和利用的信息化、网络化、规范化。

第六条 基础设施建设包括硬件设施建设、系统软件建设和网络环境建设。

建设单位应本着满足现阶段需要并适当超前的原则,做好数字档案馆的基础设施建设工作。数字档案馆软硬件的配备,应当充分估算存储数据容量、数据操作强度和网络访问量,在选用硬件设备、配备操作系统、建立网络架构时,应当预留设备扩充、系统升级和网络扩建所需的条件。

第七条 信息资源建设包括目录数据库建设、全文数据库建设、多媒体数据库建设和电子文件数据库建设。

信息资源建设应严格按照相关技术规范和标准实施,保证信息资源的规范性、有效性和共享性。

第八条 应用系统建设包括信息采集系统建设、综合信息管理系统建设和数据发布系统建设。系统建成后,应能满足档案馆、档案室工作人员和档案利用者的各项功能需求,使馆内综合数据、档案室上报数据和发布利用数据均实现平台化管理。

第九条 数字档案馆建设的各个环节应形成科学完整的工作规范和管理制度,做到分工明确、流程清晰、责任明晰,保证各阶段各项工作有序高效开展。

第三章 建设流程管理及要求

第十条 各级档案馆应按照国家和我省有关档案信息化建设、数字档案馆建设的各项政策法规和标准规范,努力将数字档案馆建设纳入当地社会信息化发展规划,争取条件,积极开展实施。

第十一条 各级档案馆在开展数字档案馆建设工作之前,应加强调查研究,全面了解本馆和进馆单位的档案现状、人员现状及信息化工作基础,充分参考已有的数字档案馆建设经验,根据自身实际,制订全面长远的数字档案馆建设规划,明确短、中、长期工作目标。

第十二条 在数字档案馆建设规划基础上,各级档案馆应在当地党委、政府的领导下,主动与信息化主管部门联系,做好协调工作并制订数字档案馆建设方案。

各级档案馆在向当地政府上报审批数字档案馆建设方案前,应就规划和方案听取上级档案行政管理部门的意见。省、市档案行政管理部门负责做好规划方案的审核把关工作,对各地上报的规划方案,应及时提出修改意见和建议。

第十三条 各级档案馆应认真做好数字档案馆的可行性研究和立项咨询工作,积极争取将档案专家列入当地的数字档案馆立项咨询专家组织,直接参与数字档案馆的立项咨询和论证工作。上级档案行政管理部门应积极支持所辖区域数字档案馆的立项工作,并做好监督、指导和管理。

第十四条 在数字档案馆项目建设过程中,建设单位应定期向上级档案行政管理部门上报项目建设进度和总体情况。上级档案行政管理部门应根据上报情况对建设单位提出指导意见。

第十五条 数字档案馆项目完成后,建设单位应及时报告上级档案行政管理部门,并申请有关部门组织验收。上级档案行政管理部门应派出或委托专业人员,根据省级档案行政管理部门制订出台的数字档案馆评价标准参与或组织实地验收工作。

第四章 安全与保障

第十六条 数字档案馆建设应加强安全管理,按照相关保密规定,严格控制信息资源建设范围,制订严密的信息发布审核制度,保证信息安全。

数字档案馆系统应具备数据的防灾备份功能,严格控制数据访问权限,制订完善的数据库管理规范,保证数据安全。

第十七条 数字档案馆建设是一项全局性工作,开展该项工作的各级档案馆应成立数字档案馆建设领导小组,由局馆主要领导担任组长,对工作进行决策和协调。

第十八条 各级档案馆应加强人才队伍建设,积极培养和引进专业人员,为数字档案馆建设提供人才保障。

第十九条 省档案局加强对各级档案馆信息化建设人员的培训指导,同时积极搭建各种工作交流平台,有力推动全省数字档案馆建设工作。

第二十条 省档案局负责全省数字档案馆建设的规划和指导工作,市档案局负责本行政区域范围内数字档案馆建设的规划和指导工作。

第二十一条 省级档案行政管理部门应研究制订数字档案馆评价体系,适时对全省数字档案馆建设工作进行评比考核,及时总结推广先进经验。

第五章 附 则

第二十二条 本办法由浙江省档案局负责解释。各地可根据实际情况制定具体实施细则和办法。

第二十三条 本办法自发布之日起施行。

绍兴市档案局2017-1-27

 

 

福建省数字档案共享管理办法 文章下载

福建省数字档案共享管理办法

第一章 总  则

第一条 为了加强数字档案的有效利用,促进数字档案共享,提升数字档案服务水平,根据有关法律、法规,结合本省实际,制定本办法。

第二条 本省行政区域内数字档案共享适用本办法。

本办法所称数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称档案形成单位)收集保存的,可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

本办法所称数字档案共享是指数字档案在标准化、规范化并符合保密要求的基础上,在不同层次、不同部门信息网络系统间实现互联互通并向社会提供服务的活动。

第三条 数字档案共享应当遵循统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则。

第四条 县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导,建立协调机制,协调解决数字档案共享工作中的重大问题,所需经费列入同级财政预算。

第五条 县级以上人民政府档案行政管理机构负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导。

县级以上人民政府发展和改革、经济和信息化、财政、人力资源和社会保障、机构编制以及其他有关部门按照各自职责,做好数字档案共享的相关工作。

第六条 综合档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案,为数字档案共享的互联互通提供更新和维护,并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案,并向福建省数字档案资源中心(以下简称资源中心)主动提供有关数字档案。

第七条 档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。

第八条 鼓励公民、法人或者其他组织参与数字档案共享的相关工作。

对在数字档案共享工作中作出突出贡献的单位和个人,县级以上人民政府根据有关规定予以表彰和奖励。

第二章 数字档案共享体系

第九条 建立本省统一的数字档案共享体系,省人民政府档案行政管理机构负责建设和管理资源中心,构建数字档案共享利用系统,为数字档案共享提供支撑。资源中心应当与福建省政务数据汇聚共享平台(以下简称共享平台)和福建省电子文件交换服务平台实现对接。

第十条 县级以上人民政府应当将档案数字化建设纳入本行政区域电子政务和信息化建设规划,确保资源中心及其应用系统与共享平台之间的实时联通和同步更新。

第十一条 各档案形成单位应当逐步实现档案的数字化处理、存储,将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档,并向资源中心移交。

博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他有关数字档案的收藏单位,应当主动向资源中心提供有关数字档案。

第十二条 综合档案馆应当构建数字档案网络系统,建设、配备档案数字化设施、设备,基于省市两级电子政务云计算平台,统筹建立数字档案的目录数据库、全文数据库、专题数据库等数据库。

第十三条 数字档案管理软件由省人民政府档案行政管理机构组织开发与维护,并无偿提供给档案馆、档案形成单位使用。

档案馆、档案形成单位自行组织开发或者采购的数字档案管理软件,或者已在使用的各类数字档案管理软件,符合数字档案共享条件的,应当实现与资源中心相对接。

第十四条 资源中心应当具备下列基本功能:

(一)联通汇集各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位的相关数字档案;

(二)处理整合、存储交换各档案形成单位以及档案馆、图书馆、博物馆等单位提交的数字档案;

(三)维护数字档案的真实与完整,保障数字档案传输过程中的安全与保密;

(四)通过综合档案馆提供不同层次的数字档案在线查询与利用服务;

(五)数字档案利用与共享规划所确定的其他功能。

第十五条 各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制,设置共享平台交换接口,基于电子政务网络,实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。

第十六条 全省施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。具体标准与规范由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定,并与国家标准规范相衔接。

第十七条 县级以上人民政府档案行政管理机构应当加强数字档案共享工作的人才队伍建设。综合档案馆应当配备专门人员负责数字档案共享工作。

第三章 数字档案共享服务

第十八条 数字档案共享服务应当遵循分级分类、依法共享、创新应用、精细服务的原则。

第十九条 数字档案共享分为无条件共享、有条件共享和暂不共享三类。

中华人民共和国成立以前形成的、可以公开的数字档案;中华人民共和国成立以后形成的、已到法定公开期限可以公开的数字档案;经济、科学、技术、文化等数字档案;属于政府信息公开范围的数字档案;按照规定可以公开的重大活动数字档案,为无条件共享类。

内容敏感、按照保密法律法规的规定,只能提供给特定需求方利用的数字档案,为有条件共享类。

涉及国防、外交、国家安全和其他国家重大利益、商业秘密、个人隐私以及按照国家规定不宜公开的数字档案,为暂不共享类。

第二十条 属于无条件共享类的数字档案,可以直接从共享平台获取;属于有条件共享类的数字档案,应当得到数字档案有关主管部门或者权利人的授权方可获取和利用。

第二十一条 省人民政府档案行政管理机构统一配置数字档案共享利用系统的接口;对接入数字档案共享利用系统的单位进行确认,并确定使用权限,配发电子统一标识。

第二十二条 公民、法人或者其他组织利用和获取授权公开的数字档案,应当提出申请,数字档案提供方应当在收到申请之日起三个工作日内给予答复;特殊情况不能答复的,经数字档案提供方负责人同意,可延长三个工作日,并将延长期限的理由告知申请方。

公民可以凭身份证等合法、有效证件在数字档案查询平台进行身份确认后,远程利用记载有关本人婚姻登记、学籍学历、工龄、职称、获奖荣誉、离退休、土地房产权属等证明性数字档案。

第二十三条 从共享平台下载生成唯一序列号并经统一电子标识确认的数字档案,具有与纸质档案同等的法律效力。

第二十四条 综合档案馆应当通过共享平台,采取数据查询模式、直接交换模式、定制处理模式提供数字档案共享服务。

综合档案馆提供数字档案查询服务不得向公民、法人或者其他组织收取任何费用。

第四章 数字档案共享安全保障

第二十五条 省人民政府档案行政管理机构应当建立健全数字档案共享安全管理制度,建立安全应急处置和灾难恢复机制,加强资源中心的安全管理,完善身份认证、访问控制、信息审计追踪等防控措施。

第二十六条 档案形成单位向资源中心提供和上传数字档案之前,应当依法对数字档案进行脱密、脱敏处理。

第二十七条 任何单位或者个人不得有下列危害数字档案共享安全的行为:

(一)未经授权,对资源中心的应用程序和数据库进行删除或者修改;

(二)故意制作、复制、传播计算机病毒或者以其他方式攻击破坏数字档案共享利用系统;

(三)伪造或者篡改数字档案序列号等电子标识;

(四)超出授权范围通过共享方式获取数字档案;

(五)其他违反数字档案共享安全管理规定的行为。

第五章 法律责任

第二十八条 违反本办法规定,有下列情形之一的,由县级以上人民政府档案行政管理机构或者有关主管部门责令限期改正,逾期未改正的,对单位给予通报批评;情节严重的,对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予处分:

(一)未将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档的;

(二)未主动向资源中心移交有关数字档案的;

(三)未对提供和上传的数字档案进行脱密、脱敏处理的;

(四)向公民、法人或者其他组织收取数字档案查询服务费用的。

第二十九条 公民、法人或者其他组织违反本办法第二十七条第(一)、(二)、(三)项规定的,由公安机关依法予以处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

公民、法人或者其他组织违反本办法第二十七条第(四)项规定,侵犯他人合法权益的,依法承担法律责任。

第六章 附  则

第三十条 本办法自2018年2月1日起施行。

福建省人民政府2017-12-23

 

 

环境保护档案管理办法 文章下载

环境保护档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强环境保护档案的形成、管理和保护工作,开发利用环境保护档案信息资源,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国环境保护法》等相关法律法规,结合环境保护工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称环境保护档案,是指各级环境保护主管部门及其派出机构、直属单位(以下简称环境保护部门),在环境保护各项工作和活动中形成的,对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录,主要包括文书档案、音像(照片、录音、录像)档案、科技档案、会计档案、人事档案、基建档案及电子档案等。

第三条 环境保护档案工作是环境保护部门的重要职责,实行统一领导、分级管理。

第四条 国务院环境保护主管部门对环境保护档案管理工作实行监督和指导,在业务上接受国家档案行政管理部门的监督和指导。

地方各级环境保护主管部门对本行政区域内环境保护档案管理工作实行监督和指导,在业务上接受同级档案行政管理部门和上级环境保护主管部门的监督和指导。

第二章 环境保护部门档案工作职责

第五条 环境保护部门应当加强对档案工作的领导,完善档案工作管理体制,建立档案管理机构,配备政治可靠、责任心强、具备档案管理及环境保护相关专业知识和业务技能的正式专职档案管理人员。环境保护部门办公厅(室)档案管理机构归口负责本部门档案管理工作。

第六条 环境保护部门应当将档案工作纳入本部门发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查内容,及时研究并协调解决档案工作中的重大问题,确保档案工作与本部门整体工作同步协调发展。

第七条 环境保护部门应当按照部门预算编制和管理的有关规定,科学合理核定档案工作经费,并列入同级财政预算,加强对档案工作经费的审计和绩效考核,确保科学使用、专款专用。

第八条 环境保护部门应当按照国家有关档案管理的规定,确定文件材料的具体接收范围,包括本部门在各项工作和活动中形成的具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录,以及与本部门有关的撤销或者合并部门的全部档案。

第九条 环境保护部门应当将档案信息化建设纳入本部门信息化建设同步实施,推进文档一体化管理,实现资源数字化、利用网络化、管理智能化。

第十条 环境保护部门应当为开展档案管理工作提供必要条件。档案管理人员办公室、档案库房、阅档室和档案整理间应当分开。

第十一条 环境保护部门应当加强档案基础设施建设,改善档案安全管理条件,提供符合设计规范的专用库房,配备防盗、防火、防潮、防水、防尘、防光、防鼠、防虫等安全设施,以及计算机、复印机、打印机、扫描仪、照相机、摄像机、防磁柜等工作设备。

第十二条 环境保护部门应当将档案管理人员培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划,统筹安排,为档案管理人员学习培训、挂职锻炼、交流任职等创造条件。档案管理人员的职务晋升或者职称评定、业务能力考核,按照国家有关规定执行,并享有专业人员的同等待遇。

第十三条 环境保护部门应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规,确保环境保护档案安全保密和有效利用。

第三章 档案管理机构、文件(项目)承办单位职责

第十四条 环境保护部门的档案管理机构应当履行下列职责:

(一)贯彻执行国家档案法律法规和工作方针、政策。经国家档案行政管理部门同意,国务院环境保护主管部门的档案管理机构负责研究制定环境保护档案管理规章制度、行业标准和技术规范并组织实施。地方各级环境保护主管部门的档案管理机构依据上级环境保护主管部门和档案行政管理部门的相关制度要求,制定本行政区域内环境保护档案管理工作制度并组织实施。

(二)负责本部门档案的统一管理,地方各级环境保护主管部门的档案管理机构对本行政区域内环境保护档案管理工作进行监督和指导。

(三)负责编制本部门档案管理经费年度预算,将档案资料收集整理、保管保护、开发利用,设备购置和运行维护,信息化建设,以及档案宣传培训等项目经费列入预算。

(四)负责本部门档案信息化工作,参与本部门电子文件全过程管理工作,组织实施本部门档案数字化加工、电子文件归档和电子档案管理以及重要档案异地、异质备份工作。

(五)负责对本部门重点工作、重大会议和活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目等归档工作进行监督和指导,参与重大科研项目成果验收、重大建设项目工程竣工和重要设备仪器开箱的文件材料验收工作。

(六)负责制定本部门文件(项目)材料的归档范围和保管期限,指导本部门的文件收集、整理、归档工作,组织档案信息资源的编研,科学合理开发利用,安全保管档案并按照有关规定向档案馆移交档案。

(七)国务院环境保护主管部门的档案管理机构,负责汇总统计地方环境保护主管部门,本部门及其派出机构、直属单位档案工作基本情况的数据,并报送国家档案行政管理部门。地方各级环境保护主管部门的档案管理机构,负责汇总统计本行政区域内环境保护档案工作基本情况数据,并报送同级档案行政管理部门和上级环境保护主管部门。

(八)负责开展环境保护部门档案工作业务交流,组织档案管理人员专业培训。

(九)各级环境保护主管部门的档案管理机构负责组织实施同级档案行政管理部门布置的相关工作,并协调环境保护部门的档案管理机构与其他部门档案管理机构之间的档案工作。

第十五条 环境保护部门的文件(项目)承办单位在本部门档案管理机构的指导下,履行下列职责:

(一)负责本单位文件(项目)材料的收集、整理和归档。

(二)负责督促指导文件(项目)承办人分类整理文件材料,做到齐全完整、分类清楚、排列有序,并按照规定向本部门档案管理机构移交。

(三)重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目承办单位负责制定专项档案管理规定、归档范围和保管期限,报环境保护部门的档案管理机构同意后,由项目承办单位组织实施。

第四章 文件材料的归档

第十六条 环境保护文件材料归档范围应当全面、系统地反映综合管理和政策法规、科学技术、环境影响评价、环境监测、污染防治、生态保护、核与辐射安全监管、环境监察执法等业务活动。

第十七条 环境保护部门在部署污染源普查、环境质量调查等专项工作时,应当明确文件材料的归档要求;在检查专项工作进度时,应当检查文件材料的收集、整理情况;重大建设项目、重大科研项目和重大生态保护项目文件材料不符合归档要求的,不得进行项目鉴定、验收和申报奖项。

第十八条 环境保护文件材料归档工作一般应于次年3月底前完成。文件(项目)承办单位根据下列情形,按要求将应归档文件及电子文件同步移交本部门档案管理机构进行归档,任何人不得据为己有或者拒绝归档:

(一)文书材料应当在文件办理完毕后及时归档;

(二)重大会议和活动等文件材料,应当在会议和活动结束后一个月内归档;

(三)科研项目、建设项目文件材料应当在成果鉴定和项目验收后两个月内归档,周期较长的科研项目、建设项目可以按完成阶段分期归档;

(四)一般仪器设备随机文件材料,应当在开箱验收或者安装调试后七日内归档,重要仪器设备开箱验收应当由档案管理人员现场监督随机文件材料归档。

第五章 档案的管理

第十九条 环境保护部门应当加强对不同门类、各种形式和载体档案的管理,确保环境保护档案真实、齐全、完整。

第二十条 环境保护档案的分类、著录、标引,依照《中国档案分类法 环境保护档案分类表》《环境保护档案著录细则》《环境保护档案管理规范》等文件的有关规定执行,其相应的电子文件材料应当按照有关要求同步归档。

文书材料的整理归档,依照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的有关规定执行。

照片资料的整理归档,依照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)的有关规定执行。

录音、录像资料的整理归档,依照录音、录像管理的有关规定执行。

科技文件的整理归档,依照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)的有关规定执行。

会计资料的整理归档,依照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)的有关规定执行。

人事文件材料的整理归档,依照《干部档案工作条例》(组通字〔1991〕13号)、《干部档案整理工作细则》(组通字〔1991〕11号)、《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)等文件的有关规定执行。

电子文件的整理归档,依照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678.1-1999)等文件的有关规定执行。重要电子文件应当与纸质文件材料一并归档。

第二十一条 环境保护部门的档案管理机构应当定期检查档案保管状态,调试库房温度、湿度,及时对破损或者变质的档案进行修复。

第二十二条 环境保护档案的鉴定应当定期进行。

环境保护部门成立环境保护档案鉴定小组进行鉴定工作,鉴定小组由环境保护部门分管档案工作的负责人、办公厅(室)负责人,以及档案管理机构、保密部门和文件(项目)承办单位有关人员组成。

对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案,应当提请本部门环境保护档案鉴定小组鉴定。鉴定工作结束后,环境保护档案鉴定小组应当形成鉴定报告,提出鉴定意见。

第二十三条 环境保护档案的销毁应当按照相关规定办理,并履行销毁批准手续。未经鉴定、未履行批准销毁手续的档案,严禁销毁。

对经过环境保护档案鉴定小组鉴定确认无保存价值需要销毁的档案,应当进行登记造册,报本部门分管档案工作负责人批准后销毁。档案销毁清册永久保存。

环境保护档案的销毁由档案管理机构组织实施。销毁档案时,档案管理机构与保密部门应当分别指派人员共同进行现场监督,并在销毁清册上签字确认。档案销毁后,应当及时调整档案柜(架),并在目录及检索工具中注明。

第二十四条 环境保护部门撤销或者变动时,应当妥善保管环境保护档案,向相关接收部门或者同级档案管理部门移交,并向上级环境保护主管部门报告。

第二十五条 文件(项目)承办单位的工作人员退休或者工作岗位变动时,应当及时对属于归档范围的文件材料进行整理、归档,并办理移交手续,不得带走或者毁弃。

第六章 档案的利用

第二十六条 环境保护部门的档案管理机构应当积极开发环境保护档案信息资源,并根据环境保护工作实际需要,对现有档案信息资源进行综合加工和深度开发,为环境保护工作提供服务。

第二十七条 环境保护部门应当积极开展环境保护档案的利用工作,建立健全档案利用制度,明确相应的利用范围和审批程序,确保档案合理利用。

第二十八条 环境保护档案一般以数字副本代替档案原件提供利用。档案原件原则上不得带出档案室。

利用环境保护档案的单位或者个人应当负责所利用档案的安全和保密,不得擅自转借,不得对档案原件进行折叠、剪贴、抽取、拆散,严禁在档案原件上勾画、涂抹、填注、加字、改字,或者以其他方式损毁档案。

第七章 奖励与处罚

第二十九条 有下列事迹之一的,依照国家有关规定给予表扬、表彰或者奖励:

(一)在环境保护档案的收集、整理或者开发利用等方面做出显著成绩的;

(二)对环境保护档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)将个人所有的具有重要或者珍贵价值的环境保护档案捐赠给国家的;

(四)执行档案法律法规表现突出的。

第三十条 在环境保护档案工作中有违法违纪行为的,依法依规给予处分;情节严重,涉嫌构成犯罪的,依法移送司法机关追究刑事责任。

第八章 附 则

第三十一条 地方各级环境保护主管部门可以根据本办法,结合本地实际情况,联合同级档案行政管理部门制定实施细则,并报上级档案行政管理部门和环境保护主管部门备案。

第三十二条 本办法自2017年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《环境保护档案管理办法》(原国家环境保护局 国家档案局令第13号)同时废止。

中国投资咨询网2017-3-2

 

 

长沙市档案馆档案征集管理办法 文章下载

长沙市档案馆档案征集管理办法

为了加强对散存、散失档案的征集管理,防止档案的损毁和流失,有效地保护和利用档案资源,为经济建设和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》和其他有关规定,结合本馆实际,特制定《长沙市档案馆档案征集管理办法》(以下简称《办法》)。

一、征集范围与方式

(一)征集范围

长沙市档案馆(以下简称市档案馆)档案征集范围主要是具有永久保存价值的散存在各组织或个人手中的珍贵档案,主要范围如下:

1、历任党和国家领导人在长沙从事革命活动或视察工作时形成的讲话稿、题词、信函、照片、录音(像)等档案及使用过的实物。

2、历任和现任市级党政军领导同志(副厅级以上职务或大校以上军衔)及相当级别的民主党派和工商联负责人、无党派代表人士,社会团体领导职务者从事公务活动中形成的重要讲话稿、信函、题词、信函、照片、印章、录音(像)、印章等档案及使用过的实物。

3、我市各个历史时期各行各业知名人士(具有重要影响和名望的企业家、实业家;中国科学院院士、中国工程院院士;获得全国、省、市劳模、英模等称号的人士;有较深造诣、突出成就的专家、学者、文学家、艺术家、教育家;著名教练员、运动员;省级以上劳动模范;宗教界著名人士;有声望的华侨领袖、外籍华人;著名民间艺、匠人;有社会声望的社会贤达),在生活、工作中形成的具有历史意义和社会保存价值的信函、自传、回忆录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、学历证书、获奖证书、谱牒、照片、录音(像)等档案及实物。

4、反映长沙历史文化情况的城乡建设、重要活动、重要事件、重点工程项目、城市变迁、知名企业、老字号形成的文件、布告、图纸、照片、影像、报纸、宣传册、旗帜、牌匾、证章等各种载体档案资料;

5、长沙地区各个历史时期的报纸、刊物、著作、契约、票证、钱币等各种载体的档案资料;

6、反映长沙人民生活、风俗民情、地方掌故、民族宗教、非物质文化遗产、风景名胜等方面的照片、影像、图书、画册、手稿、信札、商标、广告、家谱、证章、地图、字画、工具、实物、工艺品等各种载体档案资料;

7、文革时期群众组织的档案资料,包括各种小报、照片、漫画、像章、邮票、连环画、火花、陶瓷、搪瓷、宣传画、票证、粮票、下乡知青等档案资料;

8、其他具有永久保存价值的档案资料。

(二)档案征集的方式:

1、接受移交:征集范围内的档案,属于国家所有的,持有档案的单位或者个人(包括领导同志)必须按照有关法律、法规的规定向同级市档案馆无偿移交。

2、接受捐赠:对国家和社会具有重要保存价值,非国家所有的档案资料,鼓励所有人主动捐赠。

3、接受寄存或代管:对于比较珍贵的档案资料,所有者不愿意捐赠、出售的,但由于其保管条件差,愿意寄存的,档案所有者与档案馆双方协商,签订合同,市档案馆提供寄存或者代管服务,其档案所有权不变。

4、征购:对于确实具有较大社会保存价值但属个人所有的档案资料,所有者愿意出售的,视具体档案资料的价值,经过双方协商定价,进行有偿征购。

5、复制原件:对于特别珍贵的档案资料孤本,所有者不愿意捐赠、出售、寄存的,可采取对原件仿真复制的方式进行征集。

6、其他合法方式。

二、征集工作程序

(一) 搜集征集线索。征集人员借助媒体、网络和其他方式,搜集征集线索,与征集对象建立联系并跟踪关注,向征集对象详细说明各项规定和其享有的权利,做到依法依规征集。

(二)鉴定。为确保征集到的档案的真实性、完整性,正确判定其价值,严格馆藏准入制度,建立专家评审机制,成立档案征集鉴定委员会,对拟征集的档案进行鉴定。

档案征集鉴定委员会由局、馆领导、相关业务人员组成(档案征集鉴定委员会名单见附件),单价万元以上或批次5万元以上珍贵档案鉴定聘请省内专家参与。鉴定、评估档案工作应由3名以上相关人员共同进行。根据所鉴定的档案形成年代、数量、原始性、特殊性、完整性来综合分析拟征集档案的史料价值和收藏价值,在确认所鉴定档案符合进馆标准后,根据其价值划定管理等级(分一、二、三级),并提出科学管理与保护的意见。

在征集过程中,对档案的真伪或价值有异议的,档案馆或档案持有者可以将其提请档案征集鉴定委员会鉴定、评估。拟征购的档案资料,必须经征集档案鉴定委员会鉴定、评估后,依据评估结果确定征购价格。

(三)办理交接手续。档案馆在征集档案时,应当有二人以上征集人员共同进行,并主动出示表明身份等证明文书,供档案所有人核实。在办理交接手续时,档案馆应详细记录档案的数量和内容,开具目录清单交对方签收。同时,双方应当签订协议,明确权利和义务,对档案的所有权和处置权做出明确认定。寄存或代管的档案还应明确寄存或代管期限,及期限满后档案资料的处置方法。由于名人档案具有增补性的特点,建档后,市档案馆还应与名人及其家属保持联络,了解名人的最新动态,及时补充新的档案资料,使名人档案资料不断得到充实和完善。

(四)颁发证书。接受捐赠后,市档案馆应向捐赠人颁发捐赠证书。同时根据捐赠档案资料的价值和数量对捐赠人给予物质奖励。

(五)举行捐赠仪式或新闻发布会。对于经过鉴定属于一级管理和部分属于二级管理的档案资料,市档案馆可举行捐赠仪式或新闻发布会。

三、征集档案资料的整理、保管和开发利用

(一)整理

征集进馆的档案资料数量较多时,一般须先行通过整理。在尊重捐赠人意愿、充分利用原整理方法的基础上,编制目录,确定档案资料的内容与数量,并记录整理情况,为签订交接手续做好准备。为方便整理,可请被征集人提供相关的背景材料或书面说明,即以简短的文字说明档案形成的时间、地点、人物、事由、责任者或摄影者等相关内容。整理时,按照人物档案全宗或载体形式、专题内容等确定档案所归属的全宗和目录。在完成常规整理后,可对档案资料进行全文扫描、拍摄、介质转换等工作,刻制成光盘后,赠送被征集人,其中特别珍贵的档案资料可制作仿真件赠送被征集人。

(二)保管

档案资料入库后,其管理根据市档案馆现有的库房管理制度执行。

(三)开发利用

捐赠者对捐赠的档案资料享有优先利用权,可以无偿使用;对捐赠的档案资料可提出限制使用的意见,市档案馆必须维护其合法权益。市档案馆开放捐赠的档案资料,应当征得捐赠者同意。

对于寄存的档案资料,市档案馆在根据寄存协议提供优质安全保管服务的同时,应严格保护寄存者的隐私权,除国家法律法规另有规定外,一般只提供寄存者自身利用,其他组织或个人需利用时,须征得寄存者同意。

根据征集到的珍贵档案资料的数量、内容和载体,通过报刊、图书等出版物和广播、电视、网络等媒介以及陈列、展览等形式,向社会公布宜开放的档案资料,按规定做好提供利用工作。

四、征集工作保障

市档案馆由收集整理科负责档案资料征集工作,加强与相关部门的联系与合作,并建立社会档案资料征集网络。

根据《长沙市档案馆档案征集财务管理制度》(见附件)规定,档案资料征集经费使用实行专项预算、专款专用、权限审批、严格管理、合理使用的原则,确保档案资料购置费、档案征集宣传费、专家咨询费以及征集工作活动费等经费的支出,使档案征集工作顺利进行。

长沙市档案局2017-5-20

 

 

《马鞍山市档案征集办法》政策解读 文章下载

《马鞍山市档案征集办法》政策解读

2017年11月22日,中共马鞍山市委办公室、市政府办公布联合出台了《马鞍山市档案征集办法》(以下简称《办法》)。《办法》将于发布之日起施行。现就《办法》有关问题作如下解读。

一、《办法》的制定依据

主要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《安徽省档案征集办法》(安徽省人民政府第163号令)等法律法规。

二、《办法》的征集范围

征集范围主要为“三名三重”档案,以及马鞍山各个历史时期的风俗民情、民族宗教、非物质文化遗产等特色档案。具体征集范围由各级档案馆负责制定并向社会公开。

“三名三重”档案是指著名人物、名优产品、名胜古迹和本市举办的重大活动、发生的重大事件以及国内外重要人物来访的档案资料。《办法》附件“第一条至第三条”详细列举了“三名三重”档案征集范围。

重大活动档案的收集范围主要包括:重大活动工作的请示(报告)、批复、活动内容、活动方案、日程安排、工作步骤、保障措施、工作报告、汇报材料、领导人讲话、批示、指示、会议记录、会谈记录、工作总结、宣传报道、题词、音像材料(含照片底片、数码照片备份盘、计算机存储介质、文字说明),公务活动中双方互赠的重要纪念品,其他具有历史参考价值的资料等。

四、《办法》的征集方式

征集方式主要有捐赠、移交、寄存、征购、收购、代为保管等方式。

1.捐赠:指档案所有人主动捐赠非国家所有的档案资料;

2.移交:指单位和个人在公务活动中持有的属于国家所有的档案资料依法向同级国家综合档案馆无偿移交。

如重大活动档案,按照本办法第十条规定应当在活动结束60日内将全部档案主动报送同级档案馆。两个或两个以上单位共同承办重大活动(事件)的,由牵头单位负责报送工作。参与重大活动(事件)的新闻媒体单位负责将采访报道中形成的照片、录音、录像及其文稿向重大活动(事件)的组织和承办部门移交。

3.寄存:指个人持有的不愿意捐赠、出售的珍贵档案,在档案所有权不变的情况下与档案馆办理寄存手续,签订寄存协议。

4.代为保管:指档案所有人由于保管条件差,经与档案馆协商后将档案临时保管在档案馆。

5.征购:对于确实具有较大社会保存价值但属个人所有的档案资料,所有者愿意出售的,视具体档案资料的价值,经过双方协商定价,进行有偿征购。

6.收购:指非国家所有的档案严重损毁或不安全的情况下,向持有人进行购买的行为。

五、《办法》的征集程序

开展征集档案工作,应当有2名以上工作人员共同进行,开具档案征集清单交对方签收,并将征集的档案10日内移交档案馆。对征集的档案真伪或者价值有异议的,档案馆应聘请有关专家进行鉴定评估和公证,确定其价值后方可征集进馆。

六、《办法》的奖惩规定

档案所有者捐赠档案,由档案馆颁发捐赠证书,对捐赠档案价值较高和数量较大的给予一定的奖励。

档案馆在保管和利用捐赠、寄存、代为保管的档案过程中,对档案所有人造成不利影响和损失的,档案馆应当主动消除影响、赔偿损失,并依法给予直接负责的主管人员或者其他直接责任人员行政处分。

对档案征集人员将征集档案据为己有的行为,由县级以上档案行政管理部门责令其交档案馆,并依法给予行政处分;造成损失的,依法赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

重大活动(事件)承办部门不按规定向档案馆报送档案资料的,由档案行政管理部门责令整改,对拒不整改情节严重的,建议有关主管部门依据国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》(第30号令),对档案负责人员或者其他直接责任人员给予行政处分。

马鞍山市档案局2017-12-1

 

 

云南省国家档案馆管理办法 文章下载

云南省国家档案馆管理办法

第一条 为了加强国家档案馆建设、管理和服务,有效保护和利用档案,为经济建设和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》等法律法规,结合本省实际,制定本办法。

第二条 本省行政区域内国家档案馆的建设、管理和服务,适用本办法。

本办法所称国家档案馆,包括县级以上人民政府设置的各级综合档案馆和专业档案馆。

综合档案馆负责集中管理本行政区域内对国家和社会具有保存价值的各种门类档案,并依法向社会提供档案利用服务。

专业档案馆负责集中管理某一专门领域或者特殊载体形态档案,并依法向社会提供档案利用服务。

第三条 国家档案馆遵循统筹规划、依法设置、全面收集、科学管理、公益服务的原则,履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、提供政府信息公开查阅和电子文件管理等职能。

综合档案馆按照省、州(市)、县(市、区)行政区划分级设置。专业档案馆按照特定领域或者特殊载体档案管理的需要设置。

第四条 县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导,将国家档案馆事业纳入国民经济和社会发展规划,配备必要的设施设备和人员,将国家档案馆运行维护经费和档案征集、抢救保护、信息化建设、开发利用及设备购置等经费列入同级财政预算。

第五条 县级以上档案行政管理部门负责本行政区域内国家档案馆工作的监督、指导和协调。

发展改革、工业和信息化、财政、人力资源社会保障、国土资源、住房城乡建设等部门按照各自职责,保障和支持国家档案馆事业的发展。

第六条 省档案行政管理部门应当组织编制国家档案馆事业发展规划,按照省人民政府批准的规划和有关档案馆布局要求设置国家档案馆。

州(市)、县(市、区)人民政府及其城乡规划、国土资源、档案行政管理等部门应当将国家档案馆的建设纳入城镇规划,依法划拨建设用地,规范建设,并根据档案资源建设的需求,扩建或者新建档案库房。

第七条 县级以上人民政府应当制定政策措施,支持国家档案馆购买社会事务性管理服务,规范并支持档案服务机构参与档案事务。

第八条 国家档案馆的选址、设计和建设应当符合国家标准,国家档案馆建筑应当为独立建筑。

禁止改变国家档案馆建筑功能和用途;禁止非法占有国家档案馆建设用地、馆库。

住房城乡建设主管部门在国家档案馆建设项目初步设计审查时,应当邀请同级档案行政管理部门专家参与审查。

第九条 综合档案馆应当制定档案收集范围细则,听取上级档案行政管理部门意见后,报本级人民政府批准实施。

专业档案馆应当制定档案收集范围细则,经本级档案行政管理部门同意后,由其主管部门批准实施。但法律、法规、规章另有规定的,从其规定。

第十条 机关、事业单位、社会团体、国有企业和其他组织应当按照国家规定及时向国家档案馆移交档案,并同步移交电子档案和纸质档案的数字化副本。

移交的档案应当完整、准确、系统。

第十一条 涉及地区性重大经济、政治、文化等活动,主办单位或者承办单位应当会同同级综合档案馆制定重大活动档案收集方案,指派专人具体负责形成文件材料的收集、整理、归档,并在活动结束之日起90日内移交档案馆。档案行政管理部门应当依法履行监督指导职责。

第十二条 县级以上人民政府及其部门应当建立公务礼品档案管理制度,按照国家和本省规定向同级综合档案馆移交公务礼品档案。综合档案馆应当设置专门库房,配置专用设备,保存、展示本级机关的公务礼品。

第十三条 国家档案馆可以通过接受捐赠、购买等形式,向社会征集非国家所有但对国家和社会有保存价值的档案。国家档案馆接受捐赠的,应当向捐赠者颁发捐赠证书,并可给予奖励。

公民、法人和其他组织可以向国家档案馆寄存、出售对国家和社会有保存价值的档案。

鼓励著名人物档案所有人向综合档案馆捐赠著名人物档案。

第十四条 国家档案馆应当对记述和反映重大历史事件、著名人物、自然文化遗产、重点建设项目、特色产业等具有历史价值、文化价值、行业特色的档案进行收集、整理。

第十五条 县级以上人民政府应当将国家档案馆作为重点保护对象纳入应急体系建设,确保档案的优先抢救和妥善处置。

档案行政管理部门、国家档案馆应当建立突发事件防范和应急处置责任制,制定突发事件应急预案,定期组织应急培训和应急演练。

第十六条 国家档案馆应当按照国家和本省标准规范管理档案,通过数字化、修复等方式抢救和保护重要、珍贵档案,并实行异质异地集中备份。

第十七条 县级以上人民政府应当将国家档案馆信息化建设纳入电子政务和信息化建设规划。

国家档案馆应当按照档案信息化标准建设数字档案馆,实现全省数字档案资源共享。

第十八条 机关、事业单位、社会团体、国有企业和其他组织对已移交国家档案馆的涉密档案,应当按照国家规定进行密级变更或者解密工作。

第十九条 国家档案馆开放档案,应当组织鉴定。符合开放条件的,由本级档案行政管理部门批准,其中重要档案经档案行政管理部门同意后报本级人民政府批准。经批准的档案一律向社会开放。

国家档案馆开放个人捐赠、寄存的档案,应当征得捐赠人、寄存人同意。

第二十条 国家档案馆可以采取整合档案目录、档案信息资源、档案实体或者设置分馆等形式,实现本行政区域内各类档案信息资源的共建共享。

第二十一条 国家档案馆应当向社会提供档案利用和政府公开信息查询服务,并将服务内容、时间和查阅利用规则等基本服务信息向社会公示。

第二十二条 公民、法人和其他组织持有效身份证件等证明,可以到国家档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案资料,也可以通过信函、电子邮件等途径查询。

公民、法人或者其他组织申请利用国家档案馆未公开的档案,应当经国家档案馆同意。

国家档案馆工作人员应当保护档案利用者隐私和秘密,不得私自泄露或者向他人非法提供利用者的信息。

第二十三条 各级行政机关应当自政府信息公开之日起15个工作日内,向同级国家档案馆提供主动公开的政府信息。

国家档案馆应当设置政府信息公开查阅场所,配备相应的设施设备,为公民、法人或者其他组织获取政府公开信息提供便利。

第二十四条 国家档案馆应当开展国际档案文化交流与合作,组织档案学术研讨、征集、展览和史料交换等活动。

第二十五条 国家机关及其工作人员违反本办法,擅自改变国家档案馆建筑功能和用途的,或者非法占有、使用国家档案馆建设用地、馆库的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;逾期不改正的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。

第二十六条 违反本办法,有下列行为之一的,由县级以上档案行政管理部门、有关主管部门责令限期改正;逾期不改正的,给予通报批评;情节严重的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分:

(一)使用不符合国家标准的馆库,造成档案安全重大隐患的;

(二)未按规定向国家档案馆移交档案的;

(三)未按规定向国家档案馆提供政府公开信息的;

(四)未按国家规定开放档案的;

(五)未按规定提供档案利用服务的;

(六)国家档案馆工作人员私自泄露或者向他人非法提供利用者信息的。

第二十七条 保管属于国家所有档案的其他档案馆的建设、管理和服务,参照本办法执行。

第二十八条 本办法自2018年1月1日起施行。

云南省人民政府2017-11-28

 

 

厦门市城乡建设档案管理办法 文章下载

厦门市城乡建设档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强城乡建设档案的收集和整理,有效保护和利用城乡建设档案,发挥城乡建设档案在城乡规划、建设和管理中的作用,根据有关法律、法规的规定,结合本市实际,制定本办法。

第二条 本办法所称城乡建设档案,是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的材料。

第三条 城乡建设档案管理应当遵循统一管理、集中收存、信息共享的原则,保障城乡建设档案的完整和安全,方便社会公众查询和利用。

第四条 市、区人民政府应当加强对城乡建设档案管理工作的领导,保障城乡建设档案的馆库建设、人员配置、管理经费等条件适应城乡建设发展的需要。

第五条 市建设主管部门负责全市城乡建设档案管理工作,区建设主管部门在市建设主管部门的指导下,负责本辖区内的城乡建设档案管理工作。

规划、国土房产、交通运输、水利、人防、市政园林、港口、消防等部门,在各自职责范围内负责城乡建设档案管理的相关工作。

市、区档案主管部门对辖区内的城乡建设档案管理工作按规定实施业务指导和监督。

第六条 市城乡建设档案管理机构依照本办法规定负责下列城乡建设档案的日常工作:

一 检查、指导和协调全市城乡建设档案管理工作;

二 组织开展城乡建设档案相关法律、法规、规章的宣传和培训;

三 起草城乡建设档案发展规划,制定城乡建设档案发展计划、规章制度、业务技术规范;

四 接收、收集、整理、鉴定和保管城乡建设档案;

五 按照规定对城乡建设档案进行验收,配合参与市档案主管部门组织的市级以上重点建设工程档案验收;

六 统筹开展城乡建设档案信息资源的开发利用工作;

七 涉及城乡建设档案管理的其他工作。

依法设立的区城乡建设档案管理机构,依照本办法规定负责本辖区内城乡建设档案的日常工作。

第七条 城乡建设档案管理应当采用新技术、新设备,逐步推行城乡建设档案电子化归档和信息化管理。

第二章 收集和整理

第八条 城乡建设档案包括建设工程档案、业务管理和业务技术档案、基础资料档案。

第九条 建设工程档案包括:

一 工业、民用建筑工程档案;

二 市政基础设施工程(含公用基础设施、市容环境卫生设施等建设工程)档案;

三 园林绿化、风景名胜建设工程档案;

四 文物古迹保护建筑工程档案;

五 交通、港口基础设施工程档案;

六 水利工程档案;

七 抗震、人防等防灾工程档案;

八 地下管线工程(含给水、排水、燃气、热力、电力、通信、广播电视等地下管线及其附属设施)档案;

九 军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图;

十 国家、省、市规定的其他建设工程档案。

第十条 建设单位应当组织勘察、设计、施工、监理等单位按照国家、省、市相关标准和规范收集、整理建设工程档案,并对建设工程档案的真实性、完整性和准确性负责。

建设单位委托档案服务机构收集、整理建设工程档案的,档案服务机构应当按照国家、省、市城乡建设档案管理的标准和规范提供相应服务。

第十一条 建设单位在组织建设工程竣工验收前,应当向城乡建设档案管理机构申请建设工程档案验收。对符合条件的档案资料,由城乡建设档案管理机构出具书面意见。建设主管部门在办理建设工程竣工验收备案时,应当查验城乡建设档案管理机构出具的书面意见。

涉及交通、港口、水利等专业工程的档案验收,按照国家有关规定执行。交通运输、港口、水利等部门可以委托城乡建设档案管理机构进行专业工程档案验收。

前两款规定的建设工程档案属于重点建设工程档案的,按照国家有关重点建设工程档案验收的规定执行。

第十二条 推行建设工程档案验收承诺制。市城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门可以根据需要编制建设工程档案验收承诺事项清单,建设单位对清单所列事项作出书面承诺后,城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门应当直接出具建设工程档案书面意见。

第十三条 建设工程档案实行统一保管。建设单位应当自建设工程竣工验收通过之日起3个月内向城乡建设档案管理机构报送符合国家、省、市相关标准和规范的建设工程档案资料。

第十四条 业务管理和业务技术档案包括规划、国土房产、交通运输、水利、人防、市政园林、港口、消防等部门形成的具有长期或者永久保存价值的业务管理和业务技术材料。

前款规定的业务管理和业务技术档案应当按照国家、省、市相关标准和规范进行收集和整理,自形成之日起5年内向城乡建设档案管理机构移交。

市城乡建设档案管理机构应当编制业务管理和业务技术档案移交目录,向社会公布并实施动态调整。

第十五条 推动城乡建设档案电子化。报送建设工程纸质档案、移交业务管理和业务技术纸质档案的,应当同时提交电子档案。

电子档案内容应当与纸质档案一致,其存储格式、载体和保存应当符合国家、省、市相关标准和规范。

第十六条 基础资料档案包括有关城乡规划、建设、管理的政策、法规、科学研究成果和城市历史、自然、人文、经济等方面具有保存价值的基础资料。

第十七条 基础资料档案由城乡建设档案管理机构根据城乡建设的需要进行收集和整理。

第十八条 城乡建设档案管理机构可以通过社会征集、现场采集等方式收集具有保存价值的建(构)筑物、名胜古迹、市容市貌的声像资料等基础资料档案,除因涉及军事禁区、军事管理区等国家秘密或者损害单位、个人合法权益等情况外,相关单位和个人应当予以配合。

第十九条 鼓励单位和个人捐赠重要或者珍贵的城乡建设档案资料,经认定符合条件的,由城乡建设档案管理机构给予奖励。

向城乡建设档案管理机构捐赠、寄存城乡建设档案的单位和个人,对其所提供的档案享有优先利用权,并可以对档案中不宜向社会公开的部分提出限制利用的意见,城乡建设档案管理机构应当维护其合法权益。

第二十条 城乡建设档案管理机构按照规定接收城乡建设档案后,应当当场出具档案交接文据。

第三章 保管和利用

第二十一条 城乡建设档案管理机构应当建立健全城乡建设档案管理制度,做好城乡建设档案的保管和利用工作,及时抢救损坏和变质的城乡建设档案并制作相应电子档案。

第二十二条 城乡建设档案的馆库建设应当符合国家相关建设标准和规范。

存放城乡建设档案的专门库房应当配备防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防有害生物等防护设施,保证城乡建设档案安全。

第二十三条 城乡建设档案管理机构应当采用数字信息管理技术和设备,逐步将纸质档案转换成电子档案。对需要永久保存的,应当异地异质备份。

第二十四条 市城乡建设档案管理机构应当利用信息管理平台,促进城乡建设档案信息资源的整合与共享。

区城乡建设档案管理机构保管的电子档案应当自接收之日起3个工作日内上传至市城乡建设档案管理机构的信息管理平台。

第二十五条 市城乡建设档案管理机构应当统筹开发全市城乡建设档案信息资源,及时公布已开放的城乡建设档案目录。

第二十六条 单位和个人在建设工程开工前,应当依法对相关城乡建设档案进行查询,城乡建设档案管理机构应当及时提供。

单位和个人未按照查询的城乡建设档案进行建设,造成损失的,应当依法承担赔偿责任。

第二十七条 单位和个人持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的城乡建设档案。

外国人和外国组织利用已开放的城乡建设档案的,按照国家有关规定执行。

不动产物权人持有相关物权证明和身份证明,可以利用其物权范围内未开放的城乡建设档案。

第二十八条 城乡建设档案管理机构应当无偿向社会公众提供必要的查阅、复制等服务。

第二十九条 利用城乡建设档案应当遵守国家、省、市有关档案利用的管理规定,不得损毁、窃取、涂改、伪造、丢失档案或者擅自复制、公布未开放的档案,不得泄露档案秘密。

第四章 监督和责任

第三十条 市建设主管部门和市城乡建设档案管理机构应当加强城乡建设档案信用体系建设,按照规定将有关检查、处罚、奖励以及建设工程档案验收承诺等情况纳入信用记录,对城乡建设档案管理中的失信行为实行信用监管。

第三十一条 违反本办法规定,有下列行为之一的,由建设主管部门按照下列规定予以行政处罚;造成损失的,依法承担赔偿责任:

一违反第十条规定,报送的档案不真实、不完整、不准确的,责令限期改正,逾期未改正的,处以10000元以上30000元以下罚款;

二违反第二十九条规定,窃取档案、擅自复制未开放的档案或者泄露档案秘密的,对单位处以10000元以上30000元以下罚款;对个人处以1000元以上5000元以下罚款。

违反本办法规定的行为,法律、法规、规章已有处罚规定的,从其规定。

第三十二条 有关行政部门、城乡建设档案管理机构及其工作人员违反本办法,有下列情形之一的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分;涉嫌构成犯罪的,依法移送司法机关处理:

一 按照规定对建设工程档案进行验收的;

二 按照规定移交业务管理和业务技术档案的;

三 按照规定上传电子档案的;

四 玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊,造成一定后果的。

第五章 附 则

第三十三条 本办法自2018年1月1日起施行。

厦门市法制局官网2017-12-6

 

 

《城市社区档案管理办法》解读 文章下载

《城市社区档案管理办法》解读

城市社区数量多、分布广、涉及城市最大的公众群体,社区档案种类繁多、涉及面广,也是民生档案的重要内容。因此,《城市社区档案管理办法》(以下简称《办法》)具有广泛的适用范围和重要的基础作用,定位亦由最初的规范性文件上升为部门规章,现经征得民政部同意,拟以国家档案局和民政部联合部令的形式印发。这将使得城市社区档案工作得到主管部门的协作,在推进力度上有所加强,有助于建立合力推进社区档案工作的长效机制。

第一条

释义 制定《办法》的目的,主要是为了规范城市社区档案的管理,更好地服务和谐社区建设,维护社区党组织、居民委员会、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民的切身利益。

《办法》的制定,主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》,同时参考了《民政部关于在全国推广城市社区建设的意见》出台以来关于城市社区建设的重要文件材料。

第二条

释义 《办法》提出社区档案的定义,是城市社区各类组织和居民在社区建设中形成的具有保存价值的不同形式和载体的历史记录。

档案的形成主体包括城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织和居民。将社区建设中形成的文件材料作为社区档案,体现出对社区建设的重视和支持。

这些记录是原始记录,包括各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体。

第三条

释义 民政部门是社区建设的业务主管单位,负责对社区工作包括档案工作进行整体规划。因此,民政部门应主动参与协调、组织社区档案工作的建设。档案行政管理部门对社区档案工作进行业务监督和指导。同时,街道办事处(乡镇人民政府)是社区的上级组织。3个部门按各自职责范围对社区档案工作进行监督指导。

第四条

释义 社区档案是社区建设各项工作的真实记录,在社区建设发展中具有重要意义。社区档案管理是一项综合性的、较为复杂的工作,需要投入一定的人力、财力和物力。针对当前社区档案意识淡薄、基础建设薄弱等诸多问题,《办法》明确,社区党组织和居民委员会负责社区档案工作的组织领导,加大对社区档案工作的重视,并将档案工作纳入社区建设内容,积极协调解决社区档案工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等问题,促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

第五条

释义 社区档案管理是一项综合性、较为复杂的工作,必须保证一定的经费投入。实践中,很多社区提出经费来源问题。为建立社区档案工作投入机制,《办法》明确要求从社区的办公经费中列支社区档案工作经费,以满足社区档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、开发编研和信息化等工作的实际需要。

第六条

释义 档案管理必须具备一定的保管条件,需要在足够的经费投入之外配备相应的人力、物力,这是加强档案管理的前提和基础。社区档案是重要的民生档案,是国家档案的重要组成部分,服务于和谐社区的建设,关系到社区各类组织和居民的切身利益,需要进行科学、规范的管理。但目前,社区实际工作条件有限,工作人员少,办公场所面积较小。因此,《办法》明确指出要指定人员管理社区档案,并鼓励有条件的地方设立综合档案室。为提升社区档案管理人员素质,《办法》还明确要求档案管理人员要经过档案专业知识培训,系统学习档案管理业务知识和业务技能。

按照《办法》要求,档案管理人员应当在离职前办理档案交接手续,在社区工作人员变动频繁的实际情况下(很多人是聘任)确保社区档案的完整性。

第七条

释义 为增强社区各类组织和居民的档案意识,《办法》明确提出,社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传党和国家有关档案工作的法律法规、标准规范。同时,社区综合档案室或者档案管理人员还要严格贯彻执行档案工作相关法律法规、标准规范的要求,建立健全社区档案管理制度,指导、监督文件材料的归档、整理和移交工作。

第八条

释义 《办法》明确提出,社区档案实行集中统一管理,由社区综合档案室或者档案管理人员进行保存。社区各类组织和居民应及时将社区各类文件材料交社区综合档案室或者档案管理人员保存。《办法》强调,任何单位和个人不得将社区档案据为己有或者擅自销毁社区档案。

第九条

释义 社区工作涉及面广、极为复杂,《办法》根据实际情况,按照内容、形式的不同,明确将社区工作中形成的文件材料分为文书类、科技类、会计类等3个大类。目前《办法》中只列出基本种类,各地可以根据自己的具体情况酌情调整。

《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》作为《办法》的附件,是《办法》的重要组成部分。社区工作中形成的相关文件材料,构成了社区档案。为保管好这些社区工作文件材料,需要按照社区工作规律进行归档,并根据社区工作文件材料的不同作用确定不同的保管期限。

根据当前社区工作的分类、流程和重要程度,《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》对每个类别都列出了纳入归档范围的社区工作文件材料。根据社区工作实际和保存价值的不同,《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》对每个类别的保管期限划分为永久、30年、25年、15年、10年、5年、3年。其中,25年、15年、5年、3年主要为会计档案的定期保管期限。

第十条

释义 本条主要是对社区文件材料的收集、整理和归档做出的规范。

按照《办法》要求,社区综合档案室或者档案管理人员应根据《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》的归档范围,定期将分散的各种内容、形式和载体的社区文件材料收集齐全。档案收集过程中要检验文件材料的真实性、完整性和有效性,确保文件材料齐全、完整,装订结实、整齐,照片和复印件图文清晰。

按照《办法》要求,社区综合档案室或者档案管理人员应按照《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》,将不同类别、不同载体形式、不同保管期限、不同时间的社区文件材料归入不同案卷,不得混合组卷,需按照保管要求分类存放,确保排列有序。对社区文件材料进行分类、整理时,应及时编制备考表、归档文件目录或者卷内文件目录等,确保填写真实、清晰、准确。

针对社区工作繁杂、社区档案流失严重的现状,归档时间分两种。

一是定期归档。根据《机关档案工作条例》规定,《办法》指出,要在次年6月底前归档社区文书材料;结合社区工作实际,《办法》指出,科技文件材料在科技活动结束后1个月内进行归档;按照《会计档案管理办法》要求,《办法》指出,会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前进行归档。

二是平时归档。《办法》明确提出,录音带、录像带、照片、光盘等声像材料如列入社区档案归档范围,一经发现应随时送社区综合档案室或者档案管理人员进行归档保存。荣誉类实物、印章、字画、赠品以及产品类实物等实物材料,《办法》明确指出要及时归档。

电子文件的归档按照《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等的要求进行,可根据实际情况实时或定期归档,定期归档一般在第二年6月底前完成。

第十一条

释义 不同档案有不同的分类方法。社区档案的分类应符合社区建设的特点,社区各类组织和居民在社区建设中形成的相关文件材料,构成了社区档案。社区建设文件材料具有种类繁多、内容丰富、涉及面广、来源广泛的特点。

为保管好这些文件材料,本着既方便归档整理、又方便检索利用的原则,《办法》明确提出,文书档案采用“年度——问题——保管期限”的方法分类整理,其中,问题分为社区党群管理及社区管理、社区服务、社区治安等3个大类;科技档案中,基建档案采用“项目——时间”的方法分类整理,设备仪器档案采用“型号——时间”的方法分类整理;会计档案采用“年度——类别”的方法分类整理,会计档案分为报表、账簿、凭证、其他等4个大类。

第十二条

释义 档案的保管是对档案进行日常维护的保护性管理工作,是加强和规范档案管理的前提和基础。《办法》明确提出要解决保管社区档案所需的专室或者专柜,同时要求采取相应措施,以有效实现“九防”(防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁)。这既是确保社区档案完整与安全的需要,也是维护社区各类组织和居民切身利益的需要。针对目前社区工作现状,也只能做这种基本要求。

第十三条

释义 定期地对档案进行检查,是档案室和档案保管工作中的一项制度性措施。社区档案保管环境相对比较简陋、安全条件相对较差,因此《办法》明确要对社区档案定期进行全面检查。定期的全面检查重点在于档案实体是否有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象发生,档案室或者保管档案的地方是否有潜在的隐患等危险因素,实体秩序是否出现混乱,是否有长期未归还的档案,等等。如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应当及时修补、复制或者进行其他技术处理。《办法》明确要求,检查时必须要形成安全检查记录,以便对检查出的问题做认真研究和处理,总结经验,不断改进社区档案工作。

针对社区的声像档案和电子档案,《办法》明确要求定期检查,以保证声像档案和电子档案信息记录能够满足国家在保密、信息安全等方面的要求。在声像档案和电子档案的保管中,软硬件环境、存储载体等容易发生变化,《办法》强调要采取有效措施确保声像档案和电子档案不受损害、可读可用。

第十四条

释义 《办法》明确提出,要建立社区档案统计制度。社区档案的统计由社区综合档案室或者档案管理人员完成。社区档案统计业务包括社区档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况。社区档案统计工作的目标是及时、准确。

第十五条

释义 本条主要是对社区档案的利用制度、利用手续、利用限制提出。

《办法》明确提出,要建立健全档案利用制度。档案利用制度的基本要求是简化手续、提供方便,目标是为社区档案的利用创造条件。按照《办法》要求,利用档案需办理利用手续,及时做好利用效果登记和统计。归还时双方清点、核对档案内容和数量,确保档案齐全、完好,未被涂改、污损。

第十六条

释义 本条明确了5个方面的问题。

一是社区档案鉴定的主体。档案鉴定工作小组由社区综合档案室或者档案管理人员组织成立。二是鉴定是指对已到期的社区档案进行鉴定。三是明确了档案鉴定工作小组组成和工作职责。鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员(或者居民代表)组成。档案鉴定工作小组的工作职责是对已到期档案及时进行鉴定,形成档案鉴定报告。四是提出了鉴定后的处理意见,指出鉴定中如发现社区档案失去保存价值,应按照规定销毁。五是明确了社区档案销毁的程序、销毁结果。特别强调对经过鉴定可以销毁的档案应编制档案销毁清册,在经过必要的审批手续后才可销毁。未经鉴定的档案和已经鉴定但没有审批的档案都不得擅自销毁。

第十七条

释义 《办法》强调,社区档案的排列顺序一经确定,不得随意拆散和重新组合。这是因为在日常工作中,社区经常面临各种检查,如卫生、人口、计划生育等,有些地方通常拆散相应案卷接受检查。所以要求在社区档案利用时,特别要注意保持社区档案实体的排列顺序,避免发生错乱现象,确保社区档案的完整和安全。

第十八条

释义 档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务前提,以档案利用者为利用服务对象,以满足社会需求为利用服务目的,通过多种途径、形式、渠道和方法来开发利用档案信息,实现档案价值。

社区档案服务于和谐社区的建设,服务于社区各类组织和居民的切身利益。因此,社区档案的服务对象主要是社区中心工作和社区居民。社区综合档案室或者档案管理人员要以社区中心工作和居民利用需求为重点,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。社区档案的开发利用目的在于促进建设和谐社区和维护社区各类组织和居民的切身利益。

第十九条

释义 档案信息化是提高档案工作水平的重要途径,也是档案工作发展的必然趋势和要求。中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出:“各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。”但是,在实际工作中,很多社区配备计算机都较困难,很难提出更高要求。因此,《办法》提出,社区档案管理中要积极采用计算机等先进理念、方法和技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化,切实提升社区档案管理能力和利用效率。

第二十条

释义 《办法》强调,档案管理人员和利用者应树立保密观念,认真贯彻执行国家有关档案保密的法律法规,共同保守社区档案中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私等,不得泄密。

第二十一条

释义 本条是罚则。违反《办法》的情形是指违反国家有关规定,主要包括档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况。相关人员作为违反《办法》的主体,要承担相应的责任。相关人员违反《办法》上述行为规定承担法律责任的形式是行政责任、民事责任和刑事责任。行政责任包括行政处罚和处分,民事责任主要是指赔偿责任,刑事责任主要是指刑事处罚。在社区档案管理中,构成犯罪的严重违法行为,由司法机关依法追究相关人员的刑事责任。

第二十二条

释义 考虑到受经济、政治、文化等多方面因素制约,各地城市社区建设水平参差不齐,社区档案具体工作形式、内容存在较大差别和差距。因此,《办法》明确,各省(自治区、直辖市)、新疆生产建设兵团档案行政管理部门可与同级民政部门商议,结合本地实际制定本《办法》的实施细则。

第二十三条

释义 本条主要是对《办法》解释权的规定。民政部是全国社区建设的主管部门,国家档案局是全国档案事业的主管部门。《办法》由二者联合起草、审定和印发,二者同时拥有《办法》的最终解释权。

第二十四条

释义 本条是对《办法》时间效力范围的规定。法律的时间效力,是指法律何时生效、何时终止效力,以及法律对其生效以前的事件和行为有无溯及力。

作者:于 青

中国档案资讯网2017-8-2

 

 

安徽省乡镇档案管理办法 文章下载

安徽省乡镇档案管理办法

第一条 为加强和健全乡镇档案工作,规范乡镇档案管理,科学开发利用乡镇档案信息资源,更好地为农业、农村工作和农民服务,根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》及有关法律、法规,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本办法所称乡镇档案是指乡镇党委、人大、政府机关、社会团体及其所属部门(单位)在工作过程中直接形成的,具有查考利用价值的各种文字、图表、音像、电子、实物等不同形式的历史记录。乡镇档案是国家档案资源的重要组成部分。

第三条 乡镇档案工作实行统一领导、集中管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。

第四条 乡镇党委和政府应切实加强对档案工作的领导,依法履行档案工作职责,将乡镇档案工作纳入经济社会发展计划,为科学发展乡镇档案工作提供必要的保障条件,创造良好的发展环境,确保乡镇档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。

第五条 乡镇应设立综合档案管理机构,主管全乡镇档案工作,集中保管并科学开发利用乡镇形成的各种门类和载体的档案。有条件的乡镇宜建立融管理档案、现行文件、图书、资料等于一体的档案信息中心。

第六条 乡镇应当确定专人负责档案工作并保持相对稳定。档案工作人员应具备大专以上文化程度,并经过县级以上档案行政管理部门业务培训。乡镇所属部门(单位)、村(居)民委员会应当确定人员负责档案工作。

乡镇党委、政府应当对在档案工作中做出显著成绩的人员给予表彰和奖励。

第七条 乡镇综合档案管理机构及其人员应依法履行下列职责:

(一)宣传、贯彻、执行档案工作法律、法规、规章、规范和技术标准,建立健全乡镇档案工作规章制度;

(二)制定乡镇档案工作计划,并组织实施;

(三)监督、指导乡镇所属部门(包括企事业单位)及村(居)民委员会档案工作;

(四)收集、整理乡镇应归档文件材料;

(五)接收并集中统一管理乡镇档案,按规定移交档案;

(六)开发档案信息资源,为社会各方面利用提供服务;

(七)接受上级档案行政管理部门的监督、指导,及时报送乡镇档案工作基本情况及档案事业统计综合年报。

第八条 确保乡镇档案安全。乡镇应配置适宜安全保存档案的专门库房、规范统一的档案装具,配备防火、防盗、防霉、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等必要设施设备,定期检查档案的保管状况,严格执行保密规定,确保乡镇档案的实体安全和信息安全。

第九条 乡镇应科学整合档案信息资源,加强档案工作公共服务功能建设。因地制宜开展政府(务)信息公开查阅或现行文件利用服务;利用信息网络技术,搭建信息共享平台,为农民群众提供综合信息服务。逐步把乡镇综合档案管理机构建设成为保管乡镇档案的基地,社会各方面利用档案的中心,政府(务)信息公开的重要场所,农民群众获取信息的服务窗口。

第十条 每个乡镇为一个独立的立档单位,所形成的档案为一个全宗,乡镇名称即为全宗名称。

第十一条 县(市、区)主管机关在乡镇设立的直属机构形成的档案,根据档案联系的紧密程度,并经县(市、区)档案行政管理部门同意,可归乡镇全宗或县(市、区)主管机关全宗,但前后必须保持一致。

乡镇所属企业、事业单位能够构成立档单位的,其档案可以独立构成全宗,自行管理;不具备安全保管条件的,可由乡镇综合档案管理机构代管或寄存。不能构成立档单位的,由乡镇综合档案管理机构集中统一管理。

暂不具备安全保管条件的村(居)民委员会的档案,经规范整理后,可交由乡镇综合档案管理机构代管或寄存。

第十二条 乡镇应根据国家档案行政管理部门的规定,结合实际,制定本乡镇文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经县级档案行政管理部门审查同意后执行。凡应归档的文件材料均应归档保存,任何单位和个人不得据为己有。

第十三条 乡镇档案应分类整理归档。总体要求是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

乡镇形成的文书档案按《归档文件整理规则》的要求整理归档。

乡镇形成的会计、基建、设备、科研、专业(门)档案、音像档案、电子档案、实物档案,按国家有关规定整理(立卷)归档。

第十四条 乡镇文件材料应及时归档。其中,文书档案应随办随归,最迟应在下一年度3月底前完成归档任务。其他门类和载体档案的归档时间,按有关规定执行。

第十五条 乡镇归档的文件材料应当齐全、完整、准确,所使用的载体、书写材料和装订材料等应符合档案保护要求。

第十六条 乡镇应根据规定,在乡镇分管负责人的领导下,由乡镇综合档案管理机构和有关职能部门的人员共同组成鉴定小组,定期开展档案鉴定工作。对到期或过期档案认真审查,提出处理意见,写出鉴定报告。对确无继续保存价值的档案应登记造册,经乡镇负责人批准后按程序销毁,严禁擅自销毁档案。鉴定报告和销毁清册报县级档案行政管理部门备案。

第十七条 乡镇档案应当按照下列规定进行移交:

(一)乡镇保管的档案,按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定,定期向县级国家综合档案馆移交;

(二)乡镇职能部门形成且归属乡镇全宗管理的档案,在本部门保管一年后向乡镇综合档案管理机构移交。上级主管部门有特殊规定的,从其规定;

(三)被撤销或合并的乡镇的档案,应当及时向县级国家综合档案馆移交;

(四)乡镇所属的被撤销企业、事业单位的档案,应当及时向乡镇综合档案管理机构移交;

(五)被撤销或合并的行政村的档案,应当及时向乡镇综合档案管理机构移交。

第十八条 乡镇综合档案管理机构应积极主动做好档案资源提供利用工作。编制系统、规范的档案检索工具,建立健全档案利用制度,简化利用手续,多形式开发档案信息资源,为社会利用档案创造便利条件。

第十九条 乡镇档案的利用和公布,应当按国家规定的程序和办法进行。应当遵守国家保密规定,不得损害国家、集体或者个人的合法权益;涉及知识产权的,必须遵守法律、法规有关保护知识产权的规定。

第二十条 乡镇应加强档案信息化建设,将档案工作纳入乡镇信息化总体规划,推进档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设协调发展,规范电子文件的归档与管理,提高乡镇档案管理和服务水平。

第二十一条 乡镇应建立档案工作责任追究制度。乡镇综合档案管理机构人员调动时,应办理档案交接手续。

第二十二条 乡镇档案工作中有违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》等法律、法规的行为,造成档案损失的,依法追究责任。

第二十三条 城市街道办事处的档案管理可参照本办法执行。

第二十四条 本办法自发布之日起施行。安徽省档案局1997年制发的《安徽省乡(镇)、村档案管理暂行办法》同时废止。

岳西县档案局2017-6-1

 

 

四川省产业园区档案管理办法(试行) 文章下载

四川省产业园区档案管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为加强产业园区(以下简称园区)档案工作,更好地服务园区建设和发展,根据《中华人民共和国档案法》《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《开发区档案管理暂行规定》和《中共四川省委办公厅四川省人民政府办公厅关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》及有关规定,结合实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于县(市、区)级以上政府及其部门批准设立的各类园区。

第三条 园区档案是园区党(工)委、管理委员会等管理机构(以下简称园区管理机构)及园区所属单位、驻园企业和其他有关组织(以下简称园区内各单位)在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 园区档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护园区档案的完整、准确、系统与安全,便于有效利用。

档案行政管理部门依法加强对园区档案工作的监督和指导,发展改革、经济和信息化、教育、科技、商务、文化、旅游等主管部门依法加强对园区档案工作的管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 园区管理机构应明确分管档案工作的领导,确定负责档案管理的职能部门和工作人员,促进园区档案事业协调发展。

第六条 园区管理机构应设立综合档案室,国家级和有条件的省级园区应建立档案馆,集中统一保管园区各种门类和载体的档案。园区内各单位应设立档案室或明确负责档案工作的部门,统一管理本单位的档案。园区内规模较小的单位,其档案可委托园区档案部门代管。

第七条 园区内各单位档案部门应配备满足档案工作需要的专兼职档案人员,并保持相对稳定。档案人员应遵纪守法,忠于职守,具备档案专业知识。

第八条 园区管理机构职责:

(一)贯彻国家有关档案工作法律、法规,建立健全档案工作规章制度;

(二)按照有关规定,将档案工作列入议事日程,列入发展规划,列入有关规章制度及工作流程,保障档案工作的开展;

(三)将文件材料形成、积累和归档要求纳入所属各部门工作职责和有关人员岗位职责,并进行考核;

(四)采取必要措施,确保档案的完整、准确、系统和安全;

(五)做好园区资产与产权变动时档案的处置工作;

(六)对在档案工作中做出成绩的集体或个人依照有关规定给予表彰或奖励;对违反有关规定造成档案损失的相关人员依照有关规定给予处理。

第九条 园区档案部门职责:

(一)统筹规划园区档案工作,制定园区文件材料归档制度和档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、移交等规章制度;

(二)负责园区管理机构档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、移交等工作,接收园区内各单位与园区规划、建设及其管理有关的基本建设档案;

(三)指导园区管理机构各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作;

(四)监督、指导、检查园区内各单位的档案工作;

(五)依照有关规定向国家综合档案馆或城市建设档案馆移交档案;

(六)规划和实施园区档案信息化建设。

第十条 园区内各单位档案部门:

(一)贯彻执行国家有关档案工作法律法规,制定本单位档案工作计划和规章制度,并组织实施;

(二)组织、监督和指导本单位所属各部门文件材料的收集、整理和归档工作;

(三)依法依规负责本单位档案接收、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用、移交等工作;

(四)参与本单位建设项目和科学技术研究项目的管理,建立健全项目文件编制和档案验收制度。

第三章 文件材料的形成与归档

第十一条 园区管理机构和园区内各单位工作人员应按规定将在公务活动中形成的文件材料交由本部门专兼职档案人员整理归档,按时向本单位档案部门移交,任何单位、部门和个人不得拒绝归档。

第十二条 园区管理机构和园区内各单位应制定文件归档制度,明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

第十三条 园区管理机构和园区内各单位应制订本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》,同时明确电子文件的归档范围和电子档案的保管期限,并按有关规定报档案行政管理部门审核;应加强对党群工作、行政管理、劳动人事、企业管理、招商引资、城建规划、土地开发、财务管理、产品生产、科学研究、基本建设、设备仪器以及特殊载体等档案的收集、整理工作。

第十四条 园区管理机构和园区内各单位应加强对园区内建设项目档案的管理,建立健全重大建设项目档案的登记、检查、验收和移交等制度。

园区基础设施及进区项目建设,在签订协议、合同时,应明确各方在编制和移交竣工档案方面的责任、费用,以及移交范围、套数、时间和质量要求。

第十五条 园区内各单位分别负责本区域范围内地、物原貌的拍摄工作,园区管理机构应负责全区域的地、物原全貌的拍摄工作,拍摄后形成的影像文件应按国家有关照片档案、磁性载体档案管理规范整理归档。

第十六条 园区管理机构及园区内各单位应于次年6月30日前完成上一年度归档文件材料的整理,按规定分别向园区综合档案室(馆)和本单位档案室归档;基本建设项目应在竣工验收后6个月内,将整理完毕的项目档案向本单位档案室(馆)归档。

第四章 档案的管理与移交

第十七条 园区档案的管理应执行国家颁布的各项档案业务标准、规范,结合实际建立健全档案管理工作各项制度。

第十八条 园区管理机构及园区内各单位应加强档案室(馆)建设,配备专用档案库房,配置必需的档案保管保护设备,确保档案安全。档案用房面积能满足档案保管、保护和利用需求。

第十九条 园区管理机构及园区内各单位应建立重大活动档案管理制度,主办或承办单位应在重大活动结束之后60日内向园区综合档案室(馆)移交重大活动档案;特殊情况需要延期移交档案的,须经园区档案部门同意。

第二十条 园区管理机构及园区内各单位应建立档案工作机构、专兼职档案人员、室(馆)藏档案数量、档案设施设备、档案利用等情况的统计台账,按照有关规定及时向园区所在地档案行政管理部门报送。

第二十一条 园区管理机构及园区内各单位应将档案信息化建设列入园区信息化建设总体规划,配备档案现代化管理所需的设施设备,采用能满足电子文件归档与电子档案管理要求的档案管理系统。

第二十二条 园区管理机构及园区内各单位应有计划地开展档案数字化工作,积极探索数字档案室(馆)建设,实现档案管理与利用现代化。

第二十三条 园区所属单位形成的档案,应在5年内向园区综合档案室(馆)移交。

园区基本建设项目竣工档案,建设单位应在工程竣工验收后6个月内,向园区综合档案室(馆)移交。

园区总体规划和与城市衔接的道路、地下管网图应按有关规定及时报送所在地城市建设档案馆。

园区撤销机构和部门的档案应及时向园区综合档案室(馆)移交。

第二十四条 国家所有的园区档案禁止出卖或赠送、转让、交换。园区内国有企业兼并、破产、出售、股份制改造、股份合作制和与外商合资、合作经营以及实行承包、租赁等其他资产与产权变动的档案处置工作,按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》有关规定执行。破产企业档案可由园区综合档案室(馆)或国家综合档案馆采取接收、受赠、寄存、征购等形式加以保存。

第二十五条 园区内非国家所有的对国家和社会具有保存价值或应保密的档案,档案所有者应妥善保管。严禁将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织。

第二十六条 园区管理机构及园区内各单位应依法依规开展到期档案的鉴定工作。成立由主管领导、职能部门负责人、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(小组),负责对到期档案进行鉴定。对保管期满、确无保存价值的档案,可按有关规定和程序进行销毁。

第五章 档案的开发与利用

第二十七条 园区管理机构及园区内各单位档案部门应加强档案检索系统建设,开发档案信息资源,及时、有效地提供档案利用服务。

第二十八条 园区管理机构及园区内各单位档案部门应根据保密规定和知识产权管理等要求,严格档案利用审批程序,确保档案利用安全。

第二十九条 园区管理机构及园区内各单位档案部门应加强对档案信息的研究整理,汇编专题资料,形成编研成果,举办档案陈列或展览,有计划地开展各种形式的档案信息服务。

第三十条 园区档案部门应当逐步建立档案信息资源共享平台。

第六章 奖励与处罚

第三十一条 园区管理机构对在档案工作中做出下列成绩的单位和个人,应依照有关规定给予表彰或奖励。

(一)对建立和发展园区档案事业,记录园区历史面貌做出重要贡献的;

(二)对档案的收集、整理、保管工作有显著成绩的;

(三)对开发利用档案信息取得显著效益的。

第三十二条 园区管理机构对违反有关规定造成档案损失的相关人员,应根据《中华人民共和国档案法》《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规和规章,按有关程序进行处理。

第七章 附 则

第三十三条 有关企事业单位投资设立的园区可参照本办法执行。

第三十四条 本办法由四川省档案局负责解释。

第三十五条 本办法自2017年4月1日施行。

四川档案局2017-3-16

 

 

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四川省食品药品安全监管业务档案管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为进一步规范全省食品药品安全监管业务档案管理工作,维护食品药品安全监管业务档案真实、完整、准确、系统和安全,充分发挥食品药品安全监管业务档案对食品药品安全工作的规范、引导、督促作用,根据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国药品管理法》《中华人民共和国档案法》等有关法律法规的规定,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的食品药品安全监管业务档案,是指四川省各级食品药品监督机构在履行食品药品安全监管职能(包括行政许可、注册审批、质量检测、日常监督检查、违法行为查处等)过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。

第三条 食品药品安全监管业务档案是记录食品药品安全工作的重要载体,贯穿食品药品研发生产、经营和监管工作全过程,是国家档案资源的重要组成部分。

第四条 本办法适用于四川省、市(州)、县(区、市)各级食品药品监督管理机构对食品药品安全监管业务档案的管理。

第二章 管理体制、机构及其职责

第五条 食品药品安全监管业务档案工作实行“统一领导、分级管理”原则,为维护食品药品安全监管业务档案的完整、准确、系统、安全和有效利用提供保障。

第六条 各级食品药品监督管理机构负责本行政区域内食品药品安全监管业务档案的统一管理,接受上级食品药品监督管理部门、同级档案行政管理部门的业务监督和指导。

第七条 各级食品药品监督管理部门应当加强对食品药品安全监管业务档案的规范化管理工作,将其纳入本单位领导议事日程,落实分管领导,定期研究和及时解决档案工作中的实际问题,在人员配备、经费开支、库房建设等方面给予保证,确保档案管理工作需要。

第八条 各级食品药品监督管理机构应设立综合档案室,作为本单位档案管理工作的职能机构;建立健全档案工作制度和标准;配备必要的设施设备;配备相对稳定的专兼职档案管理人员,具体负责档案工作的监督指导,负责食品药品安全监管业务档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

第九条 各级档案行政管理部门应依法履行对食品药品安全监管业务档案工作的监督指导职能,确保应归档的文件材料收集齐全、整理规范、保管安全、利用便捷。

第三章 档案归档与整理

第十条 各级食品药品监管部门应按照“谁监管、谁建档” 的原则,将在履行食品药品安全监管职能过程中形成的,具有保存价值的各种门类、载体的文件材料,进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、准确、系统。

各业务经办部门和人员均应按照规定,将有关业务档案收集齐全、规范整理后移交本单位综合档案室集中统一管理,任何单位、部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第十一条 食品药品监管部门形成的食品药品安全监管业务档案包括:

(1)行政许可文件材料;

(2)审评检查文件材料;

(3)监督检查文件材料;

(4)违法行为查处文件材料;

(5)其他材料。具体归档范围见《四川省食品药品安全监管文件材料归档范围与档案保管期限表》(附件1)。

第十二条 归档的食品药品安全监管文件材料应为原件,并做到格式规范、字迹工整、图文清晰、材料齐全、手续完备。载体材料和书写材料应当符合耐久性要求和有关技术标准。

第十三条 食品药品监管部门形成的食品药品安全监管业务档案归入专业档案,档案分类应按照业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则进行分类整理。

食品药品安全监管业务档案应按卷整理,执行《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008 )标准,采用软卷皮装订并装盒或硬卷皮装订的方式。业务档案软卷皮封面(附录1)、卷内文件目录(附录2)、卷盒脊背(附录3)、硬卷皮封面(附录4)、硬卷皮脊背(附录5)、备考表(附录6)应使用统一式样,采用计算机打印或使用钢笔(碳素、蓝黑墨水)、签字笔或毛笔书写,字迹应工整、清晰。

使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列顺序排列:软卷皮封面—卷内文件目录—文件材料—备考表—封底,按案卷号依序排列装入档案盒保存。

使用硬卷皮组卷,其案卷各部分的排列顺序为:案卷封面— 卷内文件目录—文件材料—备考表—封底。

食品药品安全监管业务档案中涉及非专业性、成套性材料可纳入文书档案进行管理。

第十四条 食品药品安全监管业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为30 年、10 年。各种食品药品安全监管业务档案的具体保管期限按照《四川省食品药品安全监管文件材料归档范围与档案保管期限表》执行。整理完成的案卷质量应符合《文书档案案卷格式》的相关要求。

食品药品安全监管业务档案的保管期限,自形成之日的次年1 月1 日开始计算。

第十五条 食品药品安全监管工作中形成的电子文件是食品药品安全监管业务档案的重要组成部分。各级食品药品监管部门应切实加强对食品药品安全监管电子文件的管理,并按要求做好收集归档工作。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002 )等相关要求。

第十六条 各级食品药品监管部门应加强档案管理现代化建设,把数字档案室建设纳入本单位信息化建设统一规划,同步实施。

第四章 档案保管与利用

第十七条 食品药品安全监管业务档案应当由各单位综合档案室集中统一管理。各业务处(科、股)室应当在每年6 月底前将上一年度形成的业务档案按要求规范整理后,移交综合档案室统一保管。移交时交接双方应当按照移交清册对档案进行清点、核对,并对需要说明的事项编写归档说明。移交清册一式两份,双方责任人签字后各保留一份。

第十八条 各级食品药品监管部门应配备档案专用库房、档案查阅室和档案工作人员办公室。档案库房应符合档案管理基本要求,具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等功能,配备空调机、除湿机等符合档案保管保护要求的设施设备。

第十九条 各级食品药品监管部门应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点,并作好相应记录。

第二十条 各级食品药品监管部门应对食品药品安全监管业务档案的利用权限做出明确规定,建立档案借出、查阅登记簿,健全借阅登记、审批手续,做好利用效果反馈情况记录。

第二十一条 查阅食品药品安全监管业务档案时须填写利用审批表,办理查阅手续。

食品药品安全监管业务档案原件一般不得借出档案室,办案、审计等特殊情况须经严格审批同意、办理登记手续后方可借出,并须在3 个工作日内归还。确需延期借阅的,须办理续借手续。

第二十二条 档案利用者对所借阅、复制的档案负有安全、保密责任,不得遗失、污损,严禁涂改、抽换、圈划、批注、污染和损毁档案,严禁转借或将档案擅自带出单位。法律法规规定不宜公开的食品药品安全监管档案的查阅利用,应按照有关规定办理。

第五章 档案移交、鉴定与销毁

第二十三条 纳入同级国家综合档案馆收集范围的食品药品安全监管业务档案应按有关规定定期进行移交。

第二十四条 对已超过保管期限的档案,各级食品药品监督管理部门应当定期进行鉴定。

鉴定工作应当由分管档案工作的领导、档案管理人员及有关业务部门人员组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后,提出鉴定意见,对仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期已满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册,按照相关规定和程序办理。未经鉴定和批准,不得私自销毁任何档案。

销毁档案时,应当派两人以上监督销毁档案。监销人、销毁经办人应在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第二十五条 食品药品安全监管业务档案管理人员调离工作岗位时,应清点档案,并办理交接手续。

第六章 考核与奖惩

第二十六条 各级食品药品监督管理部门应按相关规定,对在业务档案管理工作中成绩显著的单位和个人,给予表彰和奖励。

第二十七条 对于违反档案法律法规及有关规定,发生损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造食品药品安全监管业务档案等行为的,由相关主管部门依据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定对相关责任人进行处理。

第七章 附则

第二十八条 本办法由四川省食品药品监督管理局、四川省档案局负责解释。

四川省档案局2017-6-15

 

 

四川省《高等学校档案管理办法》实施细则 文章下载

四川省《高等学校档案管理办法》实施细则

第一章 总则

第一条 为进一步加强新形势下高等学校(以下简称高校)档案工作,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等法律法规,结合实际,制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称高校档案,是指高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 高校档案是国家档案资源的重要组成部分,是高等教育事业科学发展的重要依据,高校应维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 高校档案工作是学校重要的基础性工作,高校应将档案工作纳入学校整体发展规划,实行统一领导、统一管理,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为学校的改革发展提供有效服务。

第五条 高校应将档案工作纳入领导议事日程,纳入人员岗位职责,纳入学校管理有关工作计划、工作流程,建立健全档案管理制度和档案工作检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,开展档案工作规范化管理。

第六条 四川省教育厅主管全省高校档案工作,四川省档案局负责对全省高校档案工作进行业务指导、监督和检查。

第二章 机构与职责

第七条 高校应建立在校长领导下,以档案机构为核心,各部门、院系、课题组、项目组等(以下简称各部门)专兼职档案人员为基础的高校档案工作体系。

第八条 高校档案工作由高校校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,列入工作考核检查的内容;

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第九条 主管档案工作校领导协助校长负责档案工作,其主要职责是:

(一)制订实施学校档案工作中长期发展规划;

(二)组织协调学校档案机构和全校各部门的档案工作,确保档案管理工作的有效运行和科学发展;

(三)听取档案部门工作汇报,研究并协调解决档案工作中的重大问题,为学校档案工作的发展创造良好条件;

(四)监督检查学校档案工作,组织开展学校档案工作评估。

第十条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高校应设立独立的档案馆,其内部机构设置由学校根据实际情况确定。

(一)建校历史在50年以上;

(二)全日制在校生规模在1万人以上;

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高校应设立综合档案室。综合档案室可单独设立,也可设立在校长办公室。

高校应成立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会,作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。

第十一条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应具备符合要求的档案用房和设施设备。实行多校区管理的高校、高校附属单位(包括附属医院、校办企业等)可以根据实际情况设立档案分室。

第十二条 高校档案机构是学校档案工作的业务管理部门,对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是:

(一)贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划高校档案工作;

(二)拟订高校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)组织协调各部门档案工作,对档案分室进行业务指导、监督和检查;

(四)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管高校的各类档案资料;

(五)编制检索工具,编研、出版档案和校史资料,开发档案信息资源;

(六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(七)开展档案的开放和利用工作;

(八)开展高校档案工作人员的业务培训;

(九)利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能;

(十)开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构,应积极申请创设爱国主义教育基地和文化素质教育基地。

第十三条 高校档案馆设馆长1名,根据需要可以设副馆长1至2名。综合档案室设主任1名,根据需要可以设副主任1至2名。

档案馆馆长、副馆长和综合档案室主任、副主任(以下统称高校档案机构负责人),应具备以下条件:

(一)热心档案事业,一般应具有高级专业技术职务任职经历;

(二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

(三)年富力强,身体健康。

第十四条 高校应为档案机构配备专职档案人员,其岗位人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

高校各部门应配备专职或兼职档案人员,兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案工作任务,并保持相对稳定。

第十五条 高校各部门负责人应对本部门归档文件的完整性和系统性负责。各职能或承办部门文件形成者应负责积累文件,并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。各部门兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件,对归档文件的整理质量负责。

第十六条 高校档案人员应遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十七条 高校档案机构中的专职档案人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。

第十八条 高校对长期接触有毒有害物质的档案人员,应按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按照有关规定予以补助。

第十九条 高校对档案人员中的涉密人员,应按照有关规定予以专项补助。

第三章 收集、整理与归档

第二十条 高校应制定或修订各类文件材料归档范围和档案保管期限表,做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。

第二十一条 高校文件材料的归档范围主要包括:

(一)党群类:主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与高校关于党群工作的文件材料。

(二)行政类:主要包括高校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与高校关于行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学生的入校前档案、报考登记表、学生(学员、学籍)登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、奖惩记录、党团材料等应归入学生档案的材料。

(四)教学类:主要包括反映高校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(五)科研类:主要包括反映高校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

(六)基本建设类:主要包括反映高校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件,招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

(七)仪器设备类:主要包括高校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括高校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括高校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括高校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;高校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;高校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料;高校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。

高校可以根据学校实际情况确定文件材料的归档范围。

第二十二条 高校应加强“三重一大”(重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用)及重大活动档案管理工作,确保档案的齐全完整。

第二十三条 高校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的应归档的文件材料,应按照规定及时移交,任何个人不得据为己有。

对于教职员工在其非职务活动中形成的重要文件材料,高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条 高校应制定相关制度和办法,加强与学校有关的各种档案史料的征集。

既是文物和图书,又是档案的各类材料,高校档案机构应与博物馆和图书馆等部门开展业务协作,推进文物、图书、情报与档案资源共享。

第二十五条 归档的文件材料应完整、准确、系统,载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

第二十六条 高校实行文件材料形成单位、课题(项目)组立卷的归档制度。各部门、课题(项目)及专项工作专兼职档案人员应按照国家或行业的有关规定将文件整理后归档。

第二十七条 高校文件材料归档时间为:

(一)党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件材料应在次学年6月底前归档;

(二)教学类文件材料一般在次年6月底前归档,其中,毕业研究生的学位论文、学位评审材料和各类学生的学籍卡(或成绩单)、取得毕业资格学生电子注册名单(光盘)、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册应在学生毕业后6个月内归档;

(三)科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档;

(四)基本建设类文件材料应在项目完成后3个月内归档;

(五)学生类文件材料应在形成后2个月内归档;

(六)重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。

第二十八条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由学校会计管理机构临时保管1年,再移交高校档案机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应经学校档案机构同意。

高校会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间,会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第四章 保管与保护

第二十九条 高校档案机构应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第三十条 高校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册,经校长或主管档案工作校领导批准后进行监督销毁。

第三十一条 高校档案机构应按照国家有关规定填报高校档案工作年报及有关统计报表;建立档案工作统计台账。

第三十二条 高校应开展档案安全保密检查,严防档案损毁和失泄密等事件发生,确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第三十三条 高校应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度,防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏,提高高校档案抗风险能力。

第五章 利用与公布

第三十四条 高校档案机构应按照国家有关规定公布档案。未经高校授权,任何组织或个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位按规定限制利用的。

第三十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已开放的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家和学校有关规定办理。

第三十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题,应经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应经学校保密工作部门批准。

第三十七条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十八条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应优先提供。

第三十九条 高校档案机构应设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。

第四十条 寄存在高校档案机构的档案,归寄存者所有。高校档案机构如需向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第四十一条 高校档案机构应采取多种形式(如举办档案展览、制作电视节目、发行音像制品、建设档案网站等),积极开展档案宣传和校史研究工作,参与校园文化建设。有条件的高校,应在相关专业开设有关档案管理的选修课。

出版档案史料和公布档案,应经档案材料形成单位同意,并报请校长批准。

第六章 条件保障

第四十二条 高校应将档案机构在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第四十三条 高校应为档案机构提供专用的、符合档案保管要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103)《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应设有专门库房或专柜,由专人负责管理。

存放声像、电子等特殊载体档案,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第四十四条 高校应将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划,设立专项经费,配备所需设备设施,加快数字档案馆(室)建设。

第七章 奖励与处罚

第四十五条 高校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,应给予表彰与奖励。

(一)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的;

(二)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的;

(三)在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的;

(四)将重要或珍贵档案捐赠给高校档案机构的;

(五)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第四十六条 有下列行为之一的,高校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的;

(二)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的;

(三)涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的;

(四)擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的;

(五)出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的;

(六)未配备确保档案安全保管的设施设备,或明知所保管的档案面临危险而不采取措施,导致档案安全事故发生的;

(七)档案安全事故发生后,不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告,阻挠有关部门调查的;

(八)其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第四十七条 本实施细则适用于四川省各类高校。

第四十八条 高校可根据本实施细则制订具体的实施意见。

第四十九条 本实施细则自公布之日起30日后施行,有效期5年。

第五十条 本实施细则由四川省教育厅、四川省档案局负责解释。

四川省档案局2017-3-10

 

 

安徽省政府采购项目档案管理暂行办法 文章下载

安徽省政府采购项目档案管理暂行办法

第一条 为加强政府采购项目档案的管理,有效保护和利用政府采购项目档案资源,根据《安徽省档案条例》和《安徽省政府采购管理暂行办法》等有关规定,结合我省实际,制定本办法。

第二条 本办法适用各级政府集中采购机构和经政府采购管理部门批准,代理政府采购业务的社会中介机构(以下称业务代理机构)。

第三条 各级政府采购管理部门负责政府采购项目档案工作的指导、监督和检查。

第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录和史料。各级政府集中采购机构和业务代理机构在进行政府采购项目活动中形成的文件材料,都应归入政府采购项目档案管理,以保证档案资料的真实性、完整性。

第五条 各级政府集中采购机构和业务代理机构要重视政府采购项目档案管理工作,加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理,确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。

第六条 政府采购项目档案是指政府集中采购机构和业务代理机构在进行政府采购项目过程中形成的文字、图纸、图表、声象、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

政府采购项目档案具体包括:

(一)政府采购的项目委托任务书(或采购项目计划)。

(二)项目的前期准备材料。

1、采购项目工作计划书;

2、采购方式的申请批复意见书;

3、项目招标领导小组及工作小组成员名单;

4、供应商选取名单;

(三)项目的招标(询价等)文件材料

1、已发出采购文件(包括招标、询价或竞争性谈判采购的有关文件、资料、样本、图纸等);

2、已发出采购文件的必要澄清或修改的文件;

3、采购公告(包括招标公告等)、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函;

4、购买招标(询价等)文件的登记记录;

5、邀请供应商的考察情况报告或资格审查情况报告;

6、项目标底;

(四)项目的开标文件材料

1、开标会议程;

2、参加开标会议的签到名单;

3、接受投标的记录;

4、开标时间、地点、过程的有关记录;

5、公开报价(开标)过程记录;

(五)项目的投标(报价等)文件材料。

1、投标文件的正本(包括投标、报价或竞争性谈判采购的文件、资料等);

2、已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录;

(六)项目的评审文件材料。

1、项目评标委员会(询价小组、谈判小组)名单及监督人员名单;

2、项目评标办法;

3、评审过程记录及打分表;

4、评审报告(如项目需要考察,含考察报告);

5、项目废标报告及处理意见;

6、项目评审监督意见书;

7、公证书;

(七)项目的中标文件材料

确定采购供应商的文件材料(含领导小组对采购结果的意见书、采购结果通知书等);

(八)项目合同

政府采购项目合同(包括补充、修改、终止执行等合 同);

(九)项目的验收文件材料。

1、政府采购项目验收报告;

2、政府采购项目反馈报告;

3、委托采购项目完成报告单;

(十)其它文件材料。

1、项目工作总结;

2、项目效益评估书;

3、争议或纠纷发生情况及处理结果;

4、其它与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

采购项目档案文件、 资料用纸规格一律采用国际标准A4纸。工程图纸可根据具体情况确定。

第七条 政府集中采购机构和业务代理机构在政府采购项目合同签订、交付验收完成后,按照归档内容要求,负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。

政府采购项目档案的管理应指定专人负责。

政府采购项目档案不得借出。确需查阅或复制政府采购项目档案,经本单位负责人批准,并办理登记手续。查阅或者复制政府采购项目档案资料人员,严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。

各级政府集中采购机构和业务代理机构应建立健全政府采购项目档案查阅、复制登记制度。

第八条 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。

卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列,依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其它资料。

第九条 政府采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。

属于政府采购招标项目,或者有重要意义的采购项目,需长久查考利用的文件材料,列为永久保管。

属于政府采购非招标项目,在较长时期内有查考利用价值的文件材料,保管期限为15年。

招标文件的副本及未中标文件作为资料保存2年。

政府采购项目档案的保管期限,从立卷的第一天算起。

第十条 保管期满的政府采购项目档案,可按以下程序销毁。

(一)由政府集中采购机构和业务代理机构提出销毁意见,登记造册。

(二)报经同级政府采购管理部门批准同意。

(三)销毁政府采购项目档案时,同级政府采购管理部门应派员参加监销。

(四)监销人在销毁政府采购项目档案前,应当认真核对清点销毁的项目档案;销毁后应当在销毁清册上签名。

第十一条 政府采购项目档案管理人员工作变动,应按规定办理档案移交手续,经单位负责人签字认可后,方可生效。

第十二条 业务代理机构因解散或被终止政府采购业务代理资格的,应将政府采购项目档案移交当地政府采购管理部门,并按规定办理双方交接手续。

移交项目档案的时间必须在3个月内完成。

移交政府采购项目档案的单位,应当编制档案移交清册,列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。

交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在档案移交清册上签名或盖章。移交清册应作永久保管。

第十三条 政府集中采购机构和业务代理机构应主动接受政府采购管理部门对其政府采购档案的检查。

第十四条 部门分散采购的项目档案管理,可参照本办法执行。

第十五条 本办法由安徽省财政厅负责解释。

第十六条 本办法自发布之日起执行。

滁州市档案局2017-3-2

 

 

《烈士评定(批准)档案管理办法》解读 文章下载

《烈士评定(批准)档案管理办法》解读

经过两年多的努力,在各方面的通力合作下,《烈士评定(批准)档案管理办法》(以下简称《办法》)最终以国家档案局、民政部、公安部、中央军委政治工作部4部委联合出台规范性文件的形式于不久前颁布实施。这是烈士褒扬工作的新成果,将为弘扬烈士精神,维护烈属权益提供有力的档案支撑,同时也是民政专业档案政策创制的又一硕果。

《办法》出台背景和意义

近年来,党和国家高度重视烈士褒扬工作,烈士褒扬法治进程不断加快,法治体系不断完善。2011年公布施行《烈士褒扬条例》,2014年全国人大常委会以法律形式将9月30日设为“烈士纪念日”。烈士评定(批准)档案的规范管理,是烈士褒扬法治体系建设的重要一环,对于烈士褒扬工作的科学化、制度化、精准化发展具有基础性的作用。

烈士评定(批准)档案是指在评定(批准)烈士工作过程中形成的,以烈士个人为单位整理的,具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。它是烈士英勇行为的真实记录,是确认烈士荣誉的原始依据,也是烈士遗属依法享有国家待遇的有效凭证;同时这些档案也是弘扬烈士精神的重要载体,整理好、管理好烈士评定(批准)档案是烈士褒扬工作应有的一项具体任务。但是,目前烈士评定(批准)档案存在着管理不规范、不统一等问题,有些地方没有引起足够的重视,有些地方甚至出现因烈士评定(批准)档案保管不当造成身份认定困难等情况,因此,制定《办法》具有重要的现实意义和深远的历史意义。

《办法》出台过程

《办法》属于2016年民政部政策创制计划,纳入了《民政领域档案体系表》。民政部优抚安置局与档案资料馆以《烈士褒扬条例》《军人抚恤优待条例》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规为依据,遵循专业档案管理要求,结合烈士评定(批准)工作实际,在实地调研基础上,共同研究起草了《办法》(草稿),经过以下4个阶段后正式出台。

一是调研草拟。优抚安置局、档案资料馆与国家档案局馆室业务指导司组成联合调研组,赴北京、河南、四川等地进行有针对性的调研,了解掌握地方烈士评定档案管理现状。在调研基础上,研究起草了《办法》(草稿)。

二是征求意见。优抚安置局与档案资料馆业务处室共同研商后,形成了《办法》征求意见稿,以部办公厅名义正式征求了各省民政厅局、公安部、国家档案局、原总政治部的意见。各方面对规范烈士评定档案管理均表示支持,同时也提出了共24条具体建议。

三是反复论证。经过认真研究各方面反馈意见,对24条建议逐条研究吸收。随后,优抚安置局、档案资料馆与民政部政策法规司相关处室负责同志又多次集中讨论,逐条逐字修改,反复斟酌完善。考虑到《办法》由4部委联合印发,民政部在修改完善后再次征求其他3部委意见,并基本采纳吸收了反馈意见。

四是审查通过。民政部政策法规司提前进入情况,相关处室参与研究《办法》并提出了建设性意见。司务会审查讨论时又再次提出了修改建议,对此,大部分建议予以吸收采纳,同时对会上提出的问题做了补充说明。随后,民政部政策法规司做出了通过合法性审查的审查意见。2016年10月8日,经部长办公会审议通过,与其他3部委进行会签后正式出台。

《办法》主要内容

《办法》包括18条和7个附件,主要概括为4个方面。

一是总括性规定。从第一条至第四条规定了制定《办法》的目的和依据、烈士评定(批准)档案的定义、管理体制、管理原则等问题,从而使烈士评定(批准)档案工作建立在依法、规范的基础上。明确了烈士档案以个人为单位整理归档,为国家专业档案组成部分,属于民生档案范畴;规定了烈士评定(批准)档案工作由评定(批准)的政府的相关部门(民政、档案等)或者军队政治机关负责,上级主管部门和同级档案管理部门在业务上给予监督和指导;提出省级民政部门、民政部以及军队军级以上单位政治机关分别负责相应烈士评定档案的集中管理。

二是操作性规定。从第五条至第十五条规定了烈士评定(批准)文件材料的归档范围,依据不同评定条件、程序和负责部门分别明确了不同的归档材料(第五、六、七条),这些材料体现了评定(批准)烈士的过程,是应该妥善保管的主要材料。

《办法》对烈士评定(批准)材料提出了明确的归档要求,涉及归档形式、时效、规范以及如何进行档案整理编目(第八条、第九条);《办法》明确了烈士评定档案应存放于专业档案库房,永久保存,并应实施信息化管理(第十、十一、十四条)。

烈士评定(批准)档案的利用是对档案开放要求的具体化。但是,考虑到烈士评定(批准)档案涉及烈士、烈属以及其他人员的个人信息和某些特定事件情节,不同于公共档案,其如何开放、怎样利用等问题亦不能等同于有关公共信息,利用权限应有所区别,有所限制。因此,《办法》第十二条区分不同情况做出明确规定。各级民政和公安、军队中与烈士褒扬工作相关单位因工作需要可以利用烈士评定(批准)档案,这些单位都是烈士评定(批准)的具体负责单位,档案利用方面具有较多权利;对于其他单位、组织经档案集中管理单位的烈士褒扬部门和档案保管机构同意,办理相关手续后,可以利用指定的材料;对于烈士家属,经同意并办理相关手续后可以阅览、摘录烈士本人的档案材料。

三是其他规定。从第十六条至第十八条规定了制定细则、解释权、实施日期等要求,从而使《办法》在执行过程中遇到问题时能及时处理。

四是附件。共有7个附件,主要是对整理归档的目录、章、盒、表等各类式样进行了规定,从而确保档案管理的整齐划一。

中国档案报2017-2-27

 

 

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