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新形势下做好档案管理工作的几点思考

闫晓君

摘 要 随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化。因此，提高档案干部队伍的综合素质水平也更加重要。

关键词 新形势 档案工作

档案工作必须在党的领导下，遵循“为人民服务、为社会服务”的宗旨。如何做好此项工作，笔者认为应该做好以下方面：

一、提高档案管理服务人员的综合素质

随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化。因此，提高档案干部队伍的综合素质水平也更加重要。

首先，提高档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论；要与时俱进，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性；要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业。

其次，提高档案人员的业务素质。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。

另外，随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各级领导要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的青年干部，发挥他们的聪明才智，大胆启用。另一方面，由于档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。所以，必须做好档案干部的稳定工作，促进档案工作的持续、稳定发展。同时，还要加强现有人员的继续教育，以适应目前的现代化档案管理工作。

二、做好档案保管过程中的保密工作

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务，就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体的安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

要贯彻落实《保密法》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依、执法必严、违法必究。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力做好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步做好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。在日常工作中，档案管理人员应十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。第一，做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。第二，做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。第三，做好档案开放前的基础工作。提高开放档案案卷的内在质量，建立健全档号、编制检索工具，准备好副本。

三、档案管理模式上要搞好信息化建设

什么是档案信息化建设？是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。

传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长，容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档，这种信息化变革节约了纸张，也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管且安全性较高。同时，还要信息公开，并搞好档案网站建设。档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，有利于实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。

四、录入档案信息必须规范，努力开拓档案工作新局面

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息内容的审核以及录入的检查校对，最大限度地减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。

数字化档案馆建设是档案信息化管理建设的重要组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况，做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下，通过同一个数据库质量管理系统，完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

参考网2017-7-5

新形势下举办档案展览的思考

摘 要：举办档案展览是实现档案馆社会服务功能的重要途径。新形势下，各级综合档案馆要以有“档案味”的展览为主体，尽可能多地举办展览，更要借助互联网技术，提高档案展览的影响力。

关键词：档案展览；互联网+；档案信息服务

管先海等先生发表在《档案管理》2016年第6期的《档案展览中存在的问题与对策》（以下简称《管文》），对近年来档案展览中存在的档案味道不够浓、现代技术不凸显、网上展览不成熟、二次开发不充分、档案保护不科学等五个问题进行了剖析，并提出了相应的对策。[1]以《管文》所列参考文献为线索，笔者又查阅了姜之茂的《档案展览要有“档案味”》 [2]等十多篇相关文献，受益颇多。笔者不揣浅陋，在此就新形势下档案部门举办展览谈点认识和看法，求教于档案界各位同仁，并兼与管先海等先生商榷。

1 新形势下举办展览是各级综合档案馆必须做的一项工作

1.1 举办展览是实现国家综合档案馆“五位一体”功能的一项重要任务。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出，扎实推进各级国家综合档案馆建设，切实提高档案公共服务能力，按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心。而建设档案馆爱国主义教育基地，举办展览是其最主要的教育形式。国家档案局为此还专门制定了《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T 34-2005），列出的档案展览形式包括：基本陈列、专题展览、网上展览和流动展览。

1.2 举办展览已经成为档案部门提升地位和影响的一种常规做法。2016年9月召开的全国档案馆工作会议，分析了档案馆工作面临的新形势新要求，研究部署了“十三五”时期的档案馆工作。笔者粗略统计，国家档案局局长李明华的讲话在多个部分，先后14次提到档案展览，如习近平同志参观中央档案馆与中央党校合办的“纪念中国共产党成立90周年档案资料展”；福建省档案馆举办我国第一个以钓鱼岛为主题的展览；中央档案馆在浦东干部学院设立党性教育主题教室，与上海市档案馆举办“红星照耀中国——外国记者眼中的中国共产党人”档案展并在延安干部学院长期落户；辽宁省档案馆新馆启用后，举办了“清代皇室档案珍品展”“辽宁记忆展”；十三五期间，将联合有关档案馆举办“一带一路”档案主题展览，合力讲好档案里的“一带一路”故事；要善于利用档案展览，让更多的人民群众走进档案馆，了解和认识档案，等等。[3]四川同行统计，该省已建成档案馆爱国主义教育基地202个，面积达4.4万余平方米，其中展厅总面积达3.7万余平方米，举办展览269个，接待参观80余万人次。成都市档案馆的“天府抗战壮歌”，德阳市的“百年沧桑话德阳”，广安市的“女儿心中的父亲——邓小平同志生活照”，涼山州的“彝族风情展”，都广受社会各界好评。[4]

1.3 档案馆新馆建设为档案部门举办展览提供了场地保障。国家档案局负责编制，建设部、国家发展改革委批准发布，自2008年7月1日起施行的《档案馆建设标准》，不仅对档案展厅的使用面积有明确要求，而且对档案展厅的个数也有要求。2016年的全国档案馆工作会议披露，北京、辽宁、江苏、浙江、福建、广西、海南、陕西、宁夏、深圳、广州、成都等省区市档案馆新馆在“十二五”期间落成或完成扩建……从2010年开始，中西部地区县级综合档案馆建设列入国家发展改革委专项规划，6年来中央财政共安排44亿元用于1002个中西部地区县级综合档案馆建设。[5]从各地档案馆建设实践看，以往“各级档案馆大多设在党委或政府大院中，有的门口还有武警站岗，出入十分不便”的状况，已经得到明显改善。近些年新建成的档案馆大多为单独建筑，即便是与地方党委、政府机关大院一块规划建设，或与其他单位合体建筑，也都注意了整体协调，功能分区，单独对外开门。[6]有了专门的场地，且出入方便，将极大提高档案馆的办展激情和参观者的观展热情。

2 有“档案味”的展览是提升档案馆服务能力的一道“硬菜”

硬菜，原指吃饭时比较解馋的，实惠的，抗饿的，美味的，大块的肉类炒菜。现在更多的理解为，需要好好招待别人，压场面的，体现当地水平，不能让别人低看了的菜。那么，什么是体现档案馆服务能力和水平的“硬菜”呢？

中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出，各级国家档案馆要拓展服务渠道，紧紧围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要，主动开发档案资源，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。笔者认为，不管体现档案馆服务能力和水平的“硬菜”有几道，举办有“档案味”的展览肯定是其中之一。

2003年，时任北京市档案局副局长的姜之茂就提出：档案展览要有“档案味”。姜先生认为，档案展览要想具备吸引观众、打动观众的魅力，必须有“档案味”，必须考虑所用材料的质量和分量，必须有历史的厚重感。决定某一个体的档案展览是否成功，则要看它是否有好的选题、好的档案材料、好的切入角度、好的展出机会。[7]十多年后，管先海等先生再次提出，称得上精品的展览在所有展览中所占比例很小，档案展览存在着浮躁化、浅表化的倾向。[8]

在2016年的全国档案馆工作会议上，李明华同志列举了“十二五”期间很多“高大上”的精品档案展览。《管文》也列举了一些“档案味”极浓的档案展览。据笔者所知，早在上世纪90年代档案馆达标升级中，各级档案馆不管大小就都建有展厅，其展示的内容“档案味”是很浓的。现在的档案馆，馆藏精品陈列基本上是“标配”。可以说，多数档案展览达到了办展的预期效果，上这道“硬菜”，主人满意，客人也满意。

但有没有主人精心准备的“硬菜”，客人却不喜欢，或者没有达到主人的预期效果呢？肯定有。其原因，笔者猜测，一是“硬菜”虽佳，但客人不好这口；二是原料虽好，但厨师烹饪技术不佳；三是“硬菜”虽棒，但客人吃腻了想换换口味。

一桌宴席，光有“硬菜”是不够的。同样，档案馆办展览，光有“档案味”的展览也不行，特别是现在新建成的档案馆，大都有两个及以上的展厅，在拥有浓厚“档案味”展览的同时，再或独办或联办一些贴近中心工作、时效性强的展览有百益而无一害。姜之茂先生也说，我们不能否认这些展览在社会宣传、教育中的作用，也不能说举办这些展览是档案馆的分外之事。需要担心的是，这样的展览，档案馆能举办， 别的部门也能举办。如果慕名而来的参观者在档案馆看到的尽是这一类的展览，会生出不满足感的，甚至会没了兴致。久而久之，则降低了档案馆的品位，影响到档案馆在社会成员心目中的地位。[9]当然，如果每个档案馆都能把自己的展览办成既有“档案味”又与中心工作紧密结合的精品展览，那是最好不过。

3 “互联网+档案展览服务”一直在路上

网上档案展览是档案工作与先进的信息技术有机融合的产物，其以不受时空限制、生动形象、灵活性强、边际成本递减等特点不断彰显着自身的优势，为档案资源的开发与利用提供了更广阔的平台。[10]

3.1 网上档案展览亮点纷呈。陈丽萍（2009）[11]，李颖、平现娜（2013）[12]以用户的身份，对我国省级档案馆的网上展览进行了访问体验。虽然网上档案展览还存在问题和不足，但其明显优势和巨大影响力是不容置疑的。近年来，越来越多的档案馆在举办实体展览后，将版面内容编辑发布在官方网站。有的则直接制作网上展览，不再搞实体展览。多数档案馆实体展览撤展后，网上展览继续对外开放。

现在，各级档案局馆网站上或多或少都举办有网上档案展览。如河南档案信息网（2017年1月28日访问）有《中原壮举——纪念抗日战争胜利档案史料展》《永远的红旗渠精神》《焦裕禄精神展》三个展览。天津档案网的“网上展厅”栏目又细分为：三维展厅、视频专题厅、珍档展厅、专题展厅四个子栏目，内容非常丰富。但内容最丰富，影响最大的，还得数国家档案局官网（2017年1月28日访问，有《档案天天看——毛泽东档案系列》等十数个网上展览）。国家档案局网站从2013年起推出固定栏目《档案天天看》，全年365天，每天推出一集、公布一件档案。2014年，除了在《档案天天看》栏目推出365集《邓小平档案》外，7至9月份又相继推出了《日本侵华战犯的罪行自供》《伟大胜利——中国受降档案》《浴血奋战——档案里的中国抗战》，从7月3日到9月23日80多天时间里，全国各大主要媒体以及国内外各大知名网站，天天报道档案视频的内容提要或说明，天天发出档案部门的声音。[13]

3.2 移动阅读正改变着人们的阅读方式和习惯。中国互联网络信息中心（CNNIC）2017年1月22日发布的第39次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2016年12月，我国网民规模达7.31亿，已经相当于欧洲人口总量。其中，手机网民规模达6.95亿，占比达95.1%，台式电脑、笔记本电脑的使用率均出现下降，手机不断挤占其他个人上网设备的使用。

适应移动阅读的挑战，一要制作手机版的档案网站，让网上档案展览有自己的主阵地；二要积极分享，将已经发布上网的档案展览分享到微博、微信、QQ群、朋友圈，以及一些专业论坛和视频网站；三要通过档案局馆微信公众号、App客户端，制作、发布网上展览。

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，加强理念创新、手段创新，充分运用新技术，利用新兴媒体，有效传播优秀档案文化，扩大档案工作的社会影响力。在新兴媒体两微一端（微博、微信、移动客户端）中，档案App的成功案例还不多，综合考量开发成本、技术要求、传播效果，微信公众号是档案局馆的最佳选择，是当前及今后一个时期举办网上档案展览的重要阵地。

微信公众号的“原创声明”和“留言”功能，既可保护网上展览制作和发布者的著作权，又极大地方便了与观者的互动。很多受欢迎的档案微信推文，本身就是一个小型的网上展览。如“天津市档案馆”（微信号：tjsdajg）的推文《1976年唐山大地震天津受灾照片》，公布照片25张，周阅读数93884次，获点赞207个。根据微信公众号自定义菜单功能，很多档案微信公众号还设置了“网上展厅”或类似名称的栏目。“天津市档案馆”就有“专题展览”和“老照片”两个栏目，“专题展览”栏目又细分为：馆藏珍品、口述档案、微展回顾、历史街区展，一个个“微展”的不间断持续发布极大提升了“互联网+档案展览服务”的影响力。

3.3 “邻居”们的经验需要学习借鉴。2002年，上海市档案局郭红解先生提出，档案馆有几位“近邻”：博物馆、图书馆、纪念馆。并说，档案馆成为他们的“新邻”不过才二十来年的事……当初档案馆不得不文化起来，再后来，档案馆想方设法文化起来，才发现他的这些“邻居”的文化底蕴、科技含量、社會效应，从“邻居”那里借鉴到了不少有益的东西，比如纪念馆的陈列展览，图书馆的信息处理，博物馆的社会教育。[14]

在办展览方面，博物馆、纪念馆，现在还有专门的展览馆，的确比我们有经验。他们有专门的部门和人才来做设计、做陈列、做讲解，而档案部门，即使在省一级档案馆，也很少有专门的部门来负责这项工作。

与“邻居”们相比，不少档案馆的网上展览只是传统档案展览的翻版，未经进一步组织就上传发布。同时缺少权威解说，仅靠版面上很少的文字，观（读）者无法详尽了解档案背后的故事。看档案网展感觉读网页似的，没有逛展厅那种体验。

下棋找高手，弄斧到班门。如故宫博物院微信公众号“微故宫”（微信号：weigugong）的“逛展览”栏目，和专门的“故宫展览”App，既有高清大图，又有文字说明，很多还配有语音解说。通过全景漫游，还能感受到VIP都没有的待遇——只属于你一个人的展厅。“虚拟现实”（VR）、“增强现实”（AR）技术的应用，将会使网上展览更具现实感，把用户体验带入真实世界。

4 小结

新形势下，档案部门举办展览，面对博物馆、纪念馆、展览馆，以及新闻媒体、摄影家协会、地方文史研究机构等“邻居”们，必须有危机意识和本领恐慌，要学会博弈，既联合又竞争。

举办档案展览应有“传播维度”概念。档案宣传需要声势，需要规模，需要场面，但更需要内涵，更需要针对性，更需要有效性。普及版的街头展览，是典型的背靠档案面向公众的横向传播，目的是吸引“门外汉”对档案文化发生兴趣，从而产生对档案馆门内的“窥视”欲望，内容要通俗易懂、浅白有趣。而专业版的，传播维度是纵向的，主要是针对业内人士传播，选题内容要侧重专业深度和实用性。[15]

努力提高陈列办展水平，既要坚持内容为王，又要在展览形式上吸引人、震撼人；要办好网站、微博、微信公众号等自媒体，敢于发声，善于发声，主动发声；要实行“专家”讲解，解读档案背后的故事，吸引更多的人到档案馆现场来，从而提高档案馆的社会地位和影响。

参考网2017-5-8

新形势下档案工作走向社会化的思考

近年来，随着全社会对档案利用的日益重视和档案工作机制的不断创新，档案工作的重心已由传统的服务于党政机关向服务于民生、服务于社会、服务于文化建设转变。这些转变，无疑给档案工作带来了新的生机，但也给档案工作者提出了新的要求。本文就档案部门、档案工作者如何适应新形势，转变观念，拓展空间，使档案工作走向社会化做点探讨。

1 把握档案工作现状和面临的新形势

我们国家档案事业的发展进程或曰体系建设，按照业内论述，经历了接受国民政府档案资料，以召开会议、印发文件形式加强文书、档案管理；颁布档案法律，依法治档；健全档案机构，充实完善档案事业体系等阶段，“到目前为止，世界上尚没有一个国家形成如此完整系统的国家档案事业体系”。[1]虽则如此，但以中国幅员之辽阔、行政管理关系之交叉重叠、东西南北经济文化差异之明显，各地档案事业、档案工作现状仍然千差万别。不过，以下几个方面应该说具有共性，可视为档案工作的现状和面临的新形势:

1.1 对档案工作的重要性已经基本形成共识

几十年来档案工作的实践，特别是1987年《中华人民共和国档案法》的颁布实施，使各级领导和广大档案工作者逐步认识到，“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责”[2],各级国家机关、事业单位、企业、社会团体负责人起码从口头上不否认档案工作的重要性。

1.2 基础性档案工作进展正常

各级国家综合档案馆、各类档案室文书档案的收集、整理、保管、查阅利用、资料编研大都有章可循，有序开展；档案信息化也越来越进入决策者和档案工作者的议事日程，有些地方甚至取得了丰硕成果。

1.3 档案的收集、征集存在薄弱环节

《档案法》对档案的定义是：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[3]但在具体工作中，存在重视国家机构档案，忽视社会组织和个人档案；重视文字档案，忽视图表、声像档案的问题，已有重要的个人档案、声像档案随着岁月的流逝而灭失。

1.4 与海外、国外比还有差距

尽管我们在档案馆藏量、机构设置、管理人员数量等方面在世界处于前列，这些年一些地区档案馆建筑面积、内部结构布局也堪称世界一流，国家档案局甚至提出了鼓舞人心的建设“档案强国”[4]的目标，但毋庸置疑,在管理理念、管理方式、服务意识及手段、基本建设投入等方面，我们的差距仍然很大。

1.5 开创档案事业新天地任重道远

随着《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》和《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的贯彻落实，随着改革开放、依法治国的深入和各种政治、经济、社会、文化活动的进一步规范，档案工作的重要性将愈来愈凸显；随着社会的进步和人民群众权力意识的增强，对档案资源建设和利用诉求会提出更高标准、更多要求，档案工作者须更新观念、创新工作，才能顺应时代变迁，开创档案事业新天地。

2 新形势下档案事业发展的思路

当前，各级档案馆的资源现状、管理形式等不能满足社会需求。档案中政府的工作安排、工作总结、领导讲话材料多，受人关注、经常利用的关乎个人问题的档案却常有缺漏，而工人、农民、知识分子、个体私营工商业主、学生以及其他社会人士通过查阅档案落实有关政策，解决工龄、工资、学历、技术职务、行政职务、行政级别和各类纠纷问题，已成为人民群众的自觉行为。因此，档案工作如何“走出深闺”，面向社会，如何在“为党管档，为国守史”的同时，最大限度的“为民服务”，是事业发展面临的重要课题。也就是说，档案工作面临如何社会化的问题。从长远考虑，档案工作社会化是一个地区政治民主、社会文明、经济发展、文化繁荣的重要标志之一，也是档案事业发展的必然要求。提高档案工作社会化水平对于发展档案事业，既是应时之举，又具长久之功。

档案事业存在的前提是拥有大量档案资源。如何改变几十年来几乎全部精力用在收集、整理、保管党政机关和其他单位的文书档案上的传统做法，拓展视野，伸长触角，收集、征集更大范围的档案资料，使档案事业长兴不衰、健康发展，是各地各级档案部门、档案人员一直认真思考的一个问题。陕西省的档案工作者集众说之长，归纳出在思想认识和工作安排上切实实现“三个转变”的提法，即由单纯的文书档案向文书档案与社会档案互补转变，由只抓机关档案向机关档案与民间档案相辅转变，由注重平面档案向平面档案与立体档案并重转变，使国家机关、各类机构和个人档案应收尽收，为档案事业持续发展、永续利用奠定基础。

“三个转变”最早由陕西省档案局局长王建领在2013年开展工作调研时提出，2014年初在陕西省档案工作会议上又做了论述、强调。2014年11月，汉中市档案局在《关于转变观念提高档案工作社会化水平的若干意见》中针对“三个转变”的实施做了安排部署。2015年3月，“三个转变”写进了中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势档案工作的实施意见》。至此，文书档案与社会档案互补、机关档案与民间档案相辅、平面档案与立体档案并重，成为新形势下陕西省档案事业发展的方向和措施。

由单纯文书档案向文书档案与社会档案互补转变，就是要延伸档案内容，加强社会关注的档案、非物质文化遗产资料、重大经济社会活动档案的接收征集力度，丰富馆藏资源；由机关档案向机关和民间档案相结合转变，就是要拓展收集领域，加大对民间档案、名人档案、口述历史档案、家庭档案等收集力度，积累更多的档案资源，纵向扩展档案内容；由平面档案向立体档案转变，是指除加强抢救纸质档案外，还要多渠道地收集音像、实物等档案,真实全面地有立体感地记载和反映历史面貌。“三个转变”较好地概括了今后档案工作的方向和重点，不只在陕西，在更大范围内也有实践和探讨的必要。

3 档案工作走向社会化的路径

档案工作社会化就是要对长期以来档案“官方化”观念和行为进行“稀释”，面向社会、面向民众收集征集档案，就是要使档案资源的利用由政府为主转向政府与社会共享。走向社会化的路径很多，而树立服务观念、扩大征集内容、创新档案载体、拓展管理方式、应用先进技术必不可少。

3.1 牢固树立档案工作服务社会的观念

档案工作服务社会已是老生常谈，但实际效果难称良好。由于或位于深宅大院，或地处偏远郊区，或资源拥有量有限，或服务手段落后，或人员素质不高，许多综合档案馆很难做到为人民群众、为社会各界优质高效服务，亟需改善和改变。特别是一些高层次的综合档案馆，强化而非弱化“官衙”神秘性，人浮于事，被动服务，查阅手续复杂，审批“门槛”过高，甚至高到过不去，根本不可能为社会经济发展和人民群众生活服务。这种观念、风气不改变，档案工作走向社会化、服务全社会就会成为一句空话。在这方面，海外、国外有很多值得肯定的做法。台湾中国国民党党史馆只有两位专职人员、管理三百多万卷档案、全球各地查阅开放档案只要求提供有效的身份证明（大陆人士要有台湾学术单位的推荐函）的做法，[5]国外档案界形成理论并付诸行动的档案“休闲利用观”[6]，都有学习借鉴的必要。

3.2 开阔档案工作视野，建立覆盖全社会的档案体系

突破“档案＝文书档案”的惯性思维，拓展工作范围，收集整理政治、经济、文化、科技、宗教、民族活动中具有重要影响和利用价值的档案资料，建立覆盖全社会的社会档案、特色档案、名人档案、民间档案、家庭档案体系。近年来，有关招工、婚姻、土地、林地、知青等历史问题的档案和就业、房产、医保、城镇建设、环境保护等现实问题的档案备受关注，须围绕这些领域做好档案的收集、整理、保管和开放服务工作。农村土地确权、乡镇村组撤并、移民搬迁、中小学撤并、城市拆迁改造是这些年各地普遍开展的工作，其相关档案的收集保管历史意义重大。对各级各地开展的机构改革、各种庆典、抗灾救灾、全球性全国性或地域性重大活动，在做好事件发生时、工作过程中档案收集的同时，还要做好活动结束后群众诉求、市场变化、社会反响等后续档案资料的采集、甄别和收藏保管，提高档案的全面性和准确度，全方位多视角地记录反映历史。因为我们现在收集的来自官方的重大事件、重大活动档案，无非是领导重视、安排周密、效果明显、群众皆大欢喜，但这往往不是事实的全部。

应加大与各类单位、各种人群的沟通联系，建立不同门类不同载体的特色档案。如与外事侨务等对外交流部门协商，收集与当地友好交往的国内外城市赠送的礼品及产生的资料，建立对外交往成果档案资料特藏展室；与党史、地方志等部门联系，归集地方文献档案资料；与高等院校、博物馆联合，收集地方学术研究资料；同文联和当地文化人士联系，搜集本土文化名人诗歌、散文、小说、文学评论创作研究资料；与企业、企业主管部门协作，做好企业改制、兼并、破产等发展变化过程中档案的收集、保存，等等。台湾国史馆“总统”外交礼品档案陈列展览，西安市市政府礼品陈列展览，浙江省、广州市、成都市建立“名人档案库”，新疆、哈尔滨、苏州等地或指导规范民营企业建档或改制企业档案集中管理，是档案工作向社会层面延伸的范例。

我国地域辽阔，各地资源、物产、风俗不光差异大，而且往往各具特色，建立一些具有经济、文化特点的特色档案意义重大。目前已经开展和准备开展的海南、云南民族档案，四川绵竹“剑南春”档案，杭州、苏州丝绸档案，西安“丝绸之路”档案，宁夏盐业档案，陕西汉中茶叶、洛川苹果、城固柑橘档案的收集、整理、展示等工作，都是值得肯定和大力提倡的。

名人档案是存贮历史记忆、记录文化进程的生动素材。建立一个国家、一个地区从古至今对政治、军事、经济、科技、文化、教育、宗教起到积极作用或具有一定影响力的名人的档案，是档案工作的重要方面。名人档案古来就有，国外于此更为重视，而过去多少年我们对此有所忽视。名人档案应以征集为主，可以个人为基本单位进行整理，形成档案数量较多的著名人物可单独设立全宗，形成档案数量较少的若干同类著名人物可组成联合全宗，并按照材料的种类、结合时间特征进行分类立卷。英国国家档案馆保存的16世纪文化巨擘莎士比亚的系列档案能够受到联合国教科文组织的推崇，[7]我们也应有曹雪芹、鲁迅那样的大师文豪的系列档案向世界展示我们的文学成就和文化风貌。一个省、一个地区也应有本地文化、教育、学术、科技代表人物的档案。

民间档案具有重要的历史印证、智慧积累、信息贮存价值，它所承载的厚重的民间文化和历史记忆越来越被人重视。近年来，有越来越多的人注重民间档案的收集，大大弥补了政府档案的不足。只有将民间档案的保护和吸收纳入档案资源建设系统中，才能更好地保存、利用、传承珍贵的文化记忆。因此，应大力开展民间档案的普查、登记。可借助档案网站鼓励群众登录，自行登记所持有民间档案的种类、数量、保管状况等，再上门登记核实，并根据持有者意愿和档案情况，采取接受捐赠、寄存、收购、代为保管、征购、接收移交等灵活的方式加以保护和管理。

家庭档案是民间档案的一种形式，是家庭成员在家庭活动和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他形式的历史记录，对于从微观上真实地反映社会局部历史面貌、提高家庭文化品味和生活质量起着重要作用。档案部门有责任指导家庭档案的建立。家庭档案的建立，一则应选择有条件、有影响力的家族或大家庭建档；二则可根据持档人的意愿协助建档，并从家族史、理财、健康、证件、个人履历、日记、书信、家庭大事记、交友联谊、照片摄影等多个方面进行归类建档，以备日后查考、使用、完善；三则要做到隐私保密。家庭档案在社会进程中的作用不可小觑。清代留美幼童詹天佑、容揆、唐绍仪在国外的经历就是通过美国康涅狄格州基恩女士个人收藏的资料得以清晰的。[8]

3.3 拓展档案形式，实现档案资源的立体化

档案社会化的重要环节是改变单一的纸质形式，在形式和类别上向电子文件、数字档案、声像档案、实物档案等发展，多种材质、有立体感地记载和反映历史。近年，通过“存量档案数字化，增量档案电子化”，扫描加工纸质档案，加快接受电子文件，数字档案、电子文件数量剧增，但声像档案、实物档案的收集、征集仍步履维艰，除了经费这个“拦路虎”外，思想认识不一、操作办法不明也是制约因素。对实物档案的定义及属性尽管存在歧见，但实践中许多“实物”与“档案”不可分割也是事实。

国外的声像档案发展如火如荼。墨西哥国家声音档案馆动听而丰富的墨西哥声音，澳洲国立影片与声音档案馆的视听遗产——“澳大利亚的生活”，美国康奈尔大学麦考利档案馆17.5万条的动物声音记录，说明人类已开始进入“用声音记录世界” [9]阶段，我们不应该一直落后。方言能有效的传承历史和文化、促进交流、化解隔阂，我国古代就有进行方言调查、编撰方言书籍的传统。扑朔迷离的西夏史的建立，就得益于原始资料的发现、西夏文的识读和党项族后裔方言习俗的流传。20世纪中期以后，重视推广普通话，忽视了方言的利用和研究，造成了一些民族性、地域性语言的失传和文化的断裂。这些年，天津、青岛等地做了方言采集建档工作，陕西省档案局也注重这类资源的抢救和发掘，局长王建领所著《留住祖先的声音——陕北方言成语三千条》被国家定为非物质文化遗产保护资料，今年在全省12个县（区）开展的“陕西方言语音建档”试点，又迈出了重要一步。

口述历史档案是集社会档案、民间档案、名人档案、音像档案等属性于一体的档案形式，它可以在一定程度上弥补文书档案的不足，更多地填补历史空白，保存社会记忆。美国哥伦比亚大学中文图书馆已故馆长唐德刚博士根据当事人口述资料研究整理的《顾维钧回忆录》、《李宗仁回忆录》、《胡适口述自传》等，成为不朽的文史巨著。天津日报高级记者宋安娜利用6年时间，通过访问尚存的犹太人，回忆二战期间犹太人千辛万苦选择中国逃避法西斯迫害的艰难历程，出版《神圣的渡口》[10]，既揭露了法西斯的罪恶，又拉近了中国人民与犹太人、与世界人民的距离。著名史学家定宜庄带领自己的团队进行的“老北京人的口述历史”工作，从不同侧面记录了北京宏观的历史变化。这些年由民间或官方开展的对抗战老兵、黄埔军校老人、日军慰安妇中的中国妇女、入朝作战战士的采访记录，都是可贵的口述历史资料。档案人员在这项事业中不光应有一席之地，而且应该扮演主角。按照专家的说法：“做口述历史，就像和时间赛跑。” [11]除了上述国共政权交替之际的人物、事件，经历1949年后风云变幻的许多人也陆续谢世。尽管“反右”、“大跃进”、“文革”等重大事件的研究还有许多禁区，但作为“历史收藏者”的档案人员，不应让这些事件的当事人将历史真相带入坟墓。对于基层来说，更有许多政治、经济、科技、文化活动的重要回忆，需要由事件当事人口述或事件亲历者口头转述，经采集后以文字、声像等形式记录下来。当然，“所谓口述历史并不是一个人讲一个人写就能完成的，而是口述部分只是其中史料的一部分而已” [12]，口述只有与其他史料对证充实才能成为“历史”，“口述要与文献相结合，通过‘二重证据法’，来确保口述历史的相对准确性” [13]。汉中市档案馆启动的“黄埔军校汉中籍老人口述历史实录”和“汉中文化名人生平”建档工作，就是基层档案工作者的一种尝试。

3.4 激活档案保存方式，提倡档案代管托管

国家综合档案馆保存档案资源是一种主要形式，但不应该也不会成为唯一的形式，应大力提倡档案代管托管，以多种形式保存档案。档案部门须指导并参与民间档案的代管、托管，鼓励民间有识之士创建家庭档案馆（室），在自我保管有困难的情况下，委托社会人士专门看管、保护。各级档案局应尊重档案持有者的意愿，对其档案的收集整理提供及时、免费的技术支持和业务指导。同时，可依托具有档案保管资质的民间机构，与档案持有者签订寄存协议，寄存人享有优先使用权，并可提出限制利用意见，还可以分享利用相关档案所获得的收益。

在当前全面深化改革的形势下，国有企业发生破产转制、事业单位发生撤销等情况时，档案部门应按照国家档案局第9号令第6条规定，及时介入，主动作为，对其档案进行接收和代管；暂无保管主体的档案应由所在地国家综合档案馆接收。企业档案是经济行为的真实记录，不能遗失丢弃，留下历史的遗憾、空白。邓小平1921年在法国克鲁梭当轧钢工的档案，就是在施奈德钢铁厂早已停产的情况下，由管理档案的一个基金管会1996年提供的。[14]对散落在民间的一些族谱、家谱等，档案馆亦可代为保管，所有权仍归档案持有者。对代管的档案档案馆具有管理权和使用权，可按照代管协议向社会及家族相关人员开放，以便查阅利用。

这些年政府部门或中介机构为大专院校毕业生和科技人才合理流动而开展的档案托管业务，既是一项重要的社会服务工作，也是档案托管的重要形式，这项工作可大大减少人才流动过程中出现档案遗失、被盗及泄密等事故的发生。各级综合档案馆可尝试性地开展此类工作，以拓展业务，最大限度地服务社会。

3.5 采用先进技术，稳步推进档案信息化

技术在档案领域的创新应用已成为国际档案界的主流。在美国、英国，云存储、大数据等“一些创新技术被及时引入档案领域，夺人眼球”，“档案部门借助技术提供体验式服务，带领用户‘穿越’时空”。[9]对我们国家档案工作特别是基层档案工作而言，档案数字化与数字档案馆建设应成为常态性工作。20世纪计算机技术和通信技术的成功融合及广泛应用，使信息化成为耳熟能详的一个术语，“信息化已经成为全球共同的路径选择，成为世界各国的发展战略，成为各行各业的建设重点”[15]，档案工作不光不能例外，而且应成为“弄潮儿”，这样才能跟上时代步伐，真正实现社会化。应持续推进档案信息化工作，积极加强档案信息网站、档案目录及全文数据库建设，实现全社会在线查阅利用和咨询服务便捷化。当务之急是国家应有统一的数字化技术规范，解决技术标准无章可循的问题，避免各地或茫无头绪，或自成体系，难以联网共享。对如何保证电子档案的原始性、准确性、可信性，也应有相应的切实可行的技术措施，以使信息化在档案社会化过程中真正发挥促进作用。

4 结语

档案工作社会化是一个宏大的命题、长期的工作，不是一两篇文章能够尽述的，其工作也不能立竿见影，不能单靠行政命令而“运动式”进行，关键是行政管理机关要有长远的考虑、明确的政策，档案工作者要有全新的观念、踏实的作风。多年来包括档案部门在内的行政或准行政单位形成的习以为常的神秘、被动、拖拉，与社会化理念格格不入。档案工作者只有明确目标，持之以恒，才能收到预期效果。如果邯郸学步、拾人牙慧，模仿权力部门靠提口号制造轰动效应，“跟风”，走形式，只会事倍功半，甚至劳而无功。至于社会化的路径，可视各地具体情况而选择，可在实践中探索前进。

孙启祥 冯 甜

汉中市档案局2017-3-7

新时期档案鉴定工作思考

档案鉴定工作是档案工作的重要环节，就是按照一定的原则、标准和方法，鉴别档案真伪、确定档案价值、促进档案利用的一项基础业务工作。档案鉴定工作包括机关、企事业单位档案室和国家档案馆的档案鉴定，主要是用来确定档案存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地“存”，其着眼点是合理地保存档案，其目的是去伪存真、去芜存菁、优化馆藏、开放利用。

鉴定工作是档案工作的重点，也是档案工作的难点。在此，笔者就新时期机关档案室、国家档案馆鉴定工作的主要内容作简要阐述，对国家档案馆鉴定工作的现状、难点、对策提出自己的粗浅思考，不妥之处，敬请方家指正。

一、档案鉴定工作的主要内容

（一）机关档案室档案鉴定工作的主要内容

机关档案室的档案鉴定工作主要是确定档案室的室藏成分，优化室藏的质量，区分需要永久或长期保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。主要内容包括：

1. 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定本机关档案收集范围和保管期限表；

2. 对形成的各类文件材料进行仔细甄别，确定需要保存的档案，并划分保管期限；

3. 定期审查超过保管期限的档案，对确无保存价值的，按规定进行销毁，对仍需继续保存的，重新划定保管期限。

4. 对移交进馆档案开展利用鉴定工作，依法区分公开和不公开文件，对涉密文件开展解降密工作。

（二）国家档案馆档案鉴定工作的主要内容

国家档案馆的档案鉴定工作主要目的是为了优化馆藏质量、开放到期档案，主要内容包括：

1. 由现行机关经过鉴定接收进馆已到其保管期限的档案，在销毁前进行再次鉴定；

2. 由于某种原因接收进馆的档案未经鉴定，需要进行全面的鉴定工作；

3. 对馆藏永久保存的档案的保管等级进行分级鉴定；

4. 对馆藏到期档案进行鉴定以提供开放利用。

5. 对征集的历史档案鉴定其真伪及价值。

二、档案鉴定工作的现状和难点分析

档案开放的程度与社会利用的需求之间的矛盾是档案鉴定工作的主要矛盾。目前各级国家档案馆鉴定工作的现状是档案开放利用步伐相对较慢，而人民群众的查阅利用档案需求增长相对较快，一快一慢倒逼档案鉴定开放工作提质增速。如何在确保档案信息绝对安全的前提下，最大可能地提供社会需求的档案资源，应该成为档案工作供给侧结构性改革的一项重要内容。

造成这种现状的因素是多方面的:

一是从事档案鉴定工作人员政策理论水平的高低、专业知识和操作技能的熟悉程度、法律知识和相关专业知识掌握的多寡等因素主观上影响着鉴定工作的质量和进度。同时，在解决档案安全保密与开放利用这对矛盾时，档案馆更多地是考虑安全保密这个底线不能突破，宁愿选择开放鉴定的步伐相对慢一点、稳一点。

二是国家档案馆接收的档案来源的多样性、内容的复杂性、行业的特殊性、问题的敏感性等多种因素交织客观地造成了鉴定工作操作的难度。

三是档案进馆的滞后性也影响着鉴定工作的顺利开展。按照《档案法》规定“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”，《〈档案法〉实施办法》规定，省级、市（州）级立档单位档案应当自档案形成之日起满20年向同级国家档案馆移交，县级立档单位档案应当自档案形成之日起满10年向县级国家档案馆移交。这就意味着档案馆开展鉴定工作针对的档案一般形成于10年或20年前甚至是30年前，而经过10年或者20年后这些立档单位的职能、人员等都发生了较大的变化，由现行承担其职能的单位和人员对以前形成的档案开展涉密件解降密工作和鉴定开放划控，显然有较大的操作难度。而且，其中有的单位因机构改革等原因现在已不存在。如何协调处理好档案馆与各立档单位、档案馆与保密行政部门的关系，如何顺利开展这部分档案的涉密件解降密工作和鉴定工作是摆在档案馆面前的一道现实难题。

三、档案鉴定工作应对之策的思考

一是要加强顶层设计。

1991年国家档案局、国家保密局发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》（以下简称《暂行规定》）作为各级国家档案馆开展鉴定工作的依据性文件，全面开启和有力促进了25年来档案馆的鉴定开放工作，取得的成效有目共睹。但随着新修订的《保密法》及其《实施条例》的颁布，亟待国家档案行政管理部门和国家保密行政管理部门对该《暂行规定》进行适时修订完善，明确相关部门和单位应履行的涉密档案解降密工作的职责，特别是对前述已撤销单位或职能职责已作较大调整单位形成的涉密文件的解降密工作加以指导。

二是要规范鉴定工作有关标准和程序。

《暂行规定》明确的20种应当控制使用的情形总体上仍符合现实情况，但应结合当前新的形势和要求进一步修订完善，各级国家档案馆也要结合馆藏实际制定具体的工作细则；对于鉴定工作的程序，据笔者所知，各地国家档案馆审核、审批、开放的程序不尽相同，在特别强调依法行政的今日，各级国家档案馆盼望有一个相对固定完善的符合相关法律法规规定且操作性强的鉴定工作的流程指南，使档案鉴定工作走上法治化、规范化、科学化的轨道。

三是要加强前端控制。

按照《暂行规定》要求，各级国家档案馆馆藏档案的划控工作，由档案馆负责进行，必要时聘请同级档案行政管理部门、保密工作部门和文件制发单位组成专门小组共同进行。但在实际操作中，鉴定工作主要还是由各级档案馆在具体实施，成立专门小组的要求可谓初心甚好、实施颇难。笔者认为，目前档案馆鉴定工作宜区分“增量”和“存量”不同情况分别进行，对已进馆的“存量”档案由各级档案馆组织实施鉴定工作，涉密档案的解降密工作严格按照《保密法》及其《实施办法》的要求开展，对划分控制和开放的档案由各立档单位或有关主管部门负责审定；对应进馆的“增量”档案把好移交进馆前端控制关，各机关应按照《保密法》的有关规定定期开展涉密文件的解降密工作，同时依照《政府信息公开条例》等有关规定，明确“谁行文，谁划控”的原则，由各立档单位在向档案馆移交档案前作好非涉密文件开放利用的鉴定工作。

四是要做好统筹兼顾协调推进。

当前全省各地各部门都在积极稳妥推进档案信息化建设，馆藏档案数字化扫描工作取得了较为明显的成效，通过数字化对馆藏档案进行规范整理，进一步提高了案卷质量，通过案卷级、文件级著录工作为以后高效、便捷提供利用创造了条件。从更好地保护档案实体和更快地提供档案利用的目的出发，笔者认为在信息化建设中应当把档案鉴定工作有机结合、通盘考虑，既把信息化成果及时转化运用到鉴定工作中来，又把鉴定成果及时运用到开发利用中去，同时避免二次使用可能对档案实体造成的不必要损害，最大限度地实现对档案的保护和开放。

五是要加强档案鉴定工作队伍建设。

从事鉴定工作的人员首先应具备较高的政策理论修养，在档案鉴定工作中要始终坚持贯彻党的路线方针政策，自觉增强政治敏锐性和政治鉴别力，把牢正确的政治方向。其次应具备较强的档案专业知识和操作技能，要熟练掌握档案鉴定工作的基本原则、基本方法和规范流程，确保档案划分开放和控制的科学性、规范性。其三应具备必要的法律知识和其他相关专业知识，做到学法、知法、守法、用法，善于运用法治的思维和法治的方法来解决问题，确保鉴定工作在法治的轨道上依法开展。这就要求各级档案馆要努力培养打造一支政治合格、法律熟悉、业务精湛、知识全面的档案鉴定工作队伍。

四、档案鉴定工作应注意的几个问题

一要加强组织领导。

应当按照《档案法》《保密法》及《暂行规定》的要求，成立档案鉴定工作委员会或鉴定工作小组，负责组织领导档案鉴定工作的实施，应结合实际制订档案鉴定开放工作实施细则，规范档案鉴定工作流程，完善档案鉴定审核审批手续，制订档案鉴定工作计划，加强对档案鉴定工作的监督指导，努力推动档案鉴定工作制度化、规范化、常态化。

二要加强安全监管。

档案安全是档案工作的底线，档案鉴定工作要以总体国家安全观为根本遵循和行动指南，加强鉴定开放工作的安全管理，确保开展鉴定的档案实体和信息的绝对安全。要建立健全鉴定工作安全制度，增强从业人员安全意识，梳理鉴定工作各环节流程，完善档案出库、领取、鉴定、检查、归还、入库等重要环节的安全手续，增添档案安全保护、场地安全防护的各项设施。要加强安全工作痕迹管理，建立健全日常安全工作日志，对工作场所监控做到全覆盖不留死角，日常检查与定期督察相结合，彻底排查各类安全隐患，坚决做到安全隐患“零风险”、安全工作“零事故”。

三要强化保密要求。

《档案法》第三章第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”。档案馆在开展鉴定工作时，一方面涉密件的解降密工作必须符合保密法及保密法实施条例的规定，严格执行“谁定密，谁解密”的工作原则；另一方面对非涉密件中的敏感信息和敏感内容也要严格遵守保密规定。在工作开展过程中要注重签订有关保密协议，健全保密制度，落实保密责任，加强保密督查。坚决做到不出现档案及其信息失、泄密现象，不突破安全保密这个底线。

四要严格销毁程序。

《档案法》第三章第十五条规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案”。鉴定工作中确无保存价值需要销毁的档案，必须严格执行国家有关档案销毁的制度和流程，认真编制档案销毁清册并永久保管，严格履行有关请示报批制度，严格履行监销手续。坚决做到未经批准，不得销毁任何档案。

五要注重日常培训。

要按照《档案法》《保密法》等有关档案、保密法律法规规定对鉴定人员进行法律知识培训，增强从业人员的法律意识；按照鉴定工作要求对从业人员进行专业知识特别是鉴定工作原则、划控标准、鉴定流程的培训，增强从业人员的专业技能，提高从业人员的鉴定水平，坚决做到该开放的档案每件都开放、不该开放的档案一件都不开放。

作者：张建

四川省档案局2017-10-11

新时期档案馆服务创新

复合式档案馆是在纸质档案与电子档案或虚拟档案共存互补的复合环境下，传统档案馆与数字档案馆共存互补，有机结合于一体的多元化档案馆。它的各个组成部分、服务范围、服务对象、服务手段、技术方法、建筑设备都是复合式的。它是一种新事物、新概念、新思维、新模式。其服务创新也必然是传统服务项目的创新与现代服务项目的创新的统一体。

一、创新是推动档案馆发展的不竭动力

档案馆要做到创新服务，首先必须弄清创新对档案馆的作用，只有明确了创新的意义，才可谈创新的活动。

在档案馆服务中，创新的核心内容是解决信息和知识藏用矛盾的各项技术的发明与创造，依靠新技术和新的管理策略来开发文化信息资源、提高资源的利用率和共享度。大量的实践证明，档案工作每一次重大飞跃都离不开创新。18世纪末以后，欧洲一些国家在资产阶级革命推动下，对档案工作进行了改革， 建立了国家档案馆，颁布档案馆条例和其他规章制度，提出档案“公开原则”，将档案馆的档案向公众开放。我国提出和论证了统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用的原则，给档案服务工作指明了方向。计算机技术和网络技术在档案馆的着陆，又使档案馆大放异彩——实现信息资源共享。

二、新时期档案馆服务创新的障碍

当前档案馆服务创新存在的主要问题主要表现在以下几个方面：

（一）档案人员创新的意识和兴趣不浓。档案馆缺乏人事权、财权，大多成了家属收容所，其它部门落聘人员的好去处，又加之档案馆员福利待遇普遍偏低，档案人员没有档案工作补贴或档案污染补贴。大多档案馆馆员认为档案馆工作没地位，没奔头，导致档案人员对工作、学习和研究缺乏强大的精神动力，创新服务偏低。

（二）不能正确认识创新的层次性。许多档案人员小事不想干，大事干不了。那么为什么会出现这种结局呢？笔者认为，最关键的是对创新活动的层次性缺乏正确认识。创新有大小，有层次之别，不同层次的人具有不同的创新能力。在服务创新活动中，我们只有正确认识创新能力的层次性，才能使各层次的档案人员都有所为。常常发现，不少文章在谈到创新活动时，把人才素质放在第一位，这是无可非议的。但是，把创新活动说成是特殊人才的专利，高不可攀，是错误的。

（三）缺乏系统、扎实的档案馆学基础知识理论。档案馆员要做到创新服务，深厚的档案馆学知识底蕴是根本。当前，档案学科班出身的档案人员比例很小，大多数档案人员是半路出家，有的虽然已进行过短期培训，但档案学知识结构仍残缺不全。这种情况在中小型档案馆和落后地区档案馆特别突出，它严重制约了档案人员的服务创新和档案馆的可持续发展。

（四）对数字档案馆与传统档案馆的关系缺乏研究，认识模糊。档案馆服务要创新，正确认识数字档案馆与传统档案馆的关系，以及档案馆的过去、现在和将来的发展模式是非常重要的。当前，不少领导、档案人员对数字档案馆和传统档案馆的关系的认识是模糊的。具体表现在档案馆人对数字档案馆“热”的躁动。

20世纪90年代后期以来，数字档案馆成了我国研究与宣传的“重点”“热点”“亮点”“焦点”。档案馆界几乎言必称数字，会必议数字，刊必载数字，课必讲数字，没有“数字”就不时髦，就不重要。对此，我们可以完全理解，这说明我国档案馆界对新事物的热情和敏感;而对数字档案馆的研究与宣传在我国也取得了一定的成效。以此同时我们也不能不感到遗憾，我们的档案馆同仁对传统档案馆的冷落，研究的人少了，研究的兴趣差了，该研究的问题也无人研究了，可在现实中，传统档案馆仍然是大量的、普遍存在的，是基本的、主要的，有许多服务内容还有待完善和提高。而我们许多档案人喜欢赶时髦，热衷追“新”、追“热”，不去踏踏实实地做研究，解决工作中的实际问题。这些毛病不除，就无创新可言。

三、档案馆服务创新策略

（一）培养工作、学习和研究的兴趣。兴趣是工作、学习和研究最好的老师。一个人如果对自己所从事的工作缺乏兴趣是绝对干不好工作的，工作创新更不可能奢谈。笔者认为，一个正常的人，无论其能力大小，只要他(她)对自己所从事的事业有兴趣，又能脚踏实地地付诸实践，就能有所创新，只是创新的层次高低不同而已。

（二）档案馆服务创新必须具有敢思、敢为的精神。因为创新要求的就是别人没有想到的和做到的你能想到和做到。不少人有很多新思想和新经验，在背后谈得头头是道，但总是“怕”字当头，不愿或不敢向领导建议。这是一种不负责任的思想、一种明哲保身思想，一种不愿做出头椽子的思想。这种思想一日不改，永无创新。

（三）厚基础、重技能和把握学科前沿动态。大量事实证明，无论任何人，要想在某一方面有所建树，有所创新，如果缺乏深厚的理论基础、业务技能和跟踪学科前沿、把握学科发展趋势的能力，那是做不到的。档案馆服务创新亦如此，只有在重视理论基础的学习和积累大量业务实践经验的基础上才可能有所创新。因此，我们应大力提倡学习之风和实践之风。只有这样，我们的创新活动才会有的放矢，也才可能有后劲。

（四）强化科学精神与人文精神的融合。21世纪档案馆发展至关重要的问题是档案馆的发展需要寻找强大的精神动力，而这种精神动力则是经过整合和融通的科学精神和人文精神。科学精神与人文精神不能分离，如果只有科学精神，缺乏人文精神，即使有最现代化的技术设备，设备的维护和运转也会受到负面影响而使效益受损；如果只有人文精神，而无科学精神，档案馆的发展就无法得到高速发展或跨越式发展。只有两种精神融合在一起，档案馆的创新活动才会具有强大的精神动力，档案馆才可能健康地、可持续地向前发展。

（五）营造创新人才成长的环境。除了个人的努力外，工作环境也是十分重要的。因此，档案馆必须高度重视创新人才的环境，营造一种创新的工作和学术氛围，建立强有力的激励机制，这种机制根据档案人员所承担风险的多少，以及学术研究成果和工作创新成果等给予奖励。

（六）培养终身学习意识和能力。终身学习作为教育和学习的一种新观念，自提出得到了国际社会的热烈响应，并已演变为国际潮流。但对我国来说，大部分人终身学习意识比较淡薄。大多数人总是把工作和学习分开，认为学习是大学和大学以前的事，大学毕业就只是工作，不需要学习。由此造成大多数人知识平平，工作平平，既无业务工作创新，更无理论研究创新。因此，培养终身学习意识和能力非常重要。

（七）培养合作意识。当今社会是开放的社会，国家与国家、地区与地区、集体与集体、个人与个人之间都需要沟通开放和合作，否则就会变为井底之蛙，无从谈学术争鸣，学术创新，无从谈团队精神，更无从谈跨越式发展。档案馆工作研究亦如此，只有大家全方位地合作，才会加速创新活动的开展，于己、于人、于馆、于社会才有意义。

广东省信宜市档案局2017-11-22

新形势下县级综合档案馆民生档案资源建设存在的问题及对策研究

民生档案是社会公民最关心、最直接、最现实的原始记录。加强“民生档案利用体系”建设，逐步建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，使档案工作的成果更多体现到服务民生、改善民生上来，是档案部门深入贯彻落实科学发展观的战略举措，是新形势下践行群众路线的生动体现。“民生档案利用体系”建设是一项系统工程，其核心是民生档案，工作重点在基层。近年来，远安县就开展民生档案资源体系及利用体系建设中做了一定探索。

一、馆藏资源结构现状及分析

远安县档案馆始建立于1958年11月，迄今为止，档案馆共保存有全县机关、乡镇、企事业单位共计133个全宗各类档案共155561卷，资料11992册。档案馆保存最早年代是咸丰八年（1857）的《远安县志》，最近的是档案接收到2006年。涉及民生的档案主要有：50年代土地改革运动中颁发的土地房产所有证、契纸、清册等存根280卷，80年代林权档案556卷，1991年至2003年婚姻档案634卷（盒）破产改制企业档案72342卷，国土资源局专业档案1349卷，共计75070卷（盒）占馆藏档案的48.26％。从以上数据可以发现，近年来，民生档案在馆藏档案数量中所占的比例较大，这说明了民生档案资源已成为档案资源建设的重头，档案工作发生了较大变化。

近年来，远安县密切联系档案工作实际，确立了以民生需求为导向，以强化民生档案建设为中心，以丰富档案资源、完善档案馆服务功能为发展目标，大力开展民生档案建立和监督指导工作，积极开展多项有益的探索，加快推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民的档案利用体系建设，使档案工作成果更多体现到维护民权、服务民生、改善民生上来。

二、我馆民生档案资源建设的主要做法及成效

（一）夯实基础工作，在“实”字上下硬功。一是主动融入，拓展资源。积极围绕县委、政府中心工作拓展民生档案资源。今年，全县农村土地承包经营权确权登记颁证工作开展以来，县档案局作为领导小组成员，积极发挥职能，全程参与、全程跟踪、全程服务，保障这一重要民生档案的完整规范创造条件。二是重点指导，严格标准。将民生档案工作作为日常工作重点，加强对民生档案资源建设与管理的业务研究和指导，定期安排业务指导人员到涉民单位指导民生档案资源的整理归档及保管，及时解决具体工作中产生的问题，整体推进民生档案规范化水平。三是加强宣传，营造氛围。加大宣传力度，提高社会对民生档案资源建设重要性的认识，在全社会努力形成珍惜档案资源、重视档案工作的浓厚氛围，在今年“国际档案日”活动就与社会各界互动达6200多人次。

（二）扩大覆盖范围，在“全”字上做文章。一是打破界限，扩大接收范围。把民生档案资源征集作为“资本原始积累”，依法开展民生档案资源接收。凡涉及民生的档案能接收进馆的一律接收进馆，先后开展婚姻登记、土地承包、破产企业等民生档案的业务指导和进馆接收工作，不断提高民生档案馆藏比例。 二是紧跟形势，延伸服务领域。在抓好

林权、土地、婚姻、社保、知青等传统民生档案资源建设的基础上，紧跟全县发展形势，积极服务全域景区化建设、“第一书记”等开创性工作，深入挖掘新领域民生档案资源，在发展规划上快人一步，在服务决策上参谋有为。三是先试先行，推动民企建档。结合我县实际，有计划有步骤开展民营企业档案目标管理调研，今年以来重点对西部化工、安广陶瓷等规模以上企业就建档试点做好建档引导和服务工作。

（三）借力新兴媒体，在“新”字上显特色。一是创新服务模式。在办好部门网站的基础上，积极开展QQ、微信预约服务、档案资料征集等工作，既能方便群众及时、高效查阅档案，又能扩大档案工作影响力，引导社会力量参与档案资源建设。二是加快数字化加工。抢抓全市县、乡、村文档一体化管理系统运行时机，组织专班人员对民政、农业、林业、土地、社保等重点涉民部门档案人员开展点对点培训，优先录入查询率较高的民生档案，加快民生档案信息化进程。三是开展馆外对接。对重点涉民部门开展排查摸底，建立馆外民生档案电子查询指南，简要介绍各类民生档案内容、查阅地点、联系方式，方便群众精确查找，树立档案部门服务民生的良好形象。

三、存在的问题及原因分析

（一）馆藏结构单一。目前，馆藏的民生档案同政务档案相比数量仍然不足，仅有土地承包合同档案、破产改制企业档案等几种，结构比较单一，远远不能满足各界利用者对日益丰富的民生档案的需要，给利用工作带来了很大的局限性。

（二）资源整合滞后。面对广大群众对档案需求的日益增长，原有的馆藏结构已难以满足人们对档案信息的利用需求。加之档案馆库房容量有限，硬件设施设备落后，大多涉及民生的档案资源仍滞留于各个主管部门，很大程度局限了民生档案的深入研究、综合加工和深度开发。

（三）工作落实力度不够。目前县内涉民单位开展档案工作力度不够均衡，民政、税务等部分单位在组织领导、行业规范、硬件建设、档案人才培养等方面措施得力，成效明显。少数单位对民生档案的重要性、规范性还存在认识不足等问题。

四、对策研究

（一）围绕民生，着力调整馆藏建设思路。一是强化宣传教育。利用报刊、杂志等平面媒体专版宣传，开设网上专栏，大力宣传民生档案工作，使各部门聚焦民生，整体提升民生档案意识。二是加强进馆接受。改变单纯接受党政机关文书档案的传统做法，把事关人民群众切实利益的档案，如土地档案、城市低保档案、拆迁档案、社保档案等收集齐全，突出民生档案在档案资源建设中的地位。三是加强档案征集。主动加大对各机关、企事业单位等民生档案资源的征集力度，根据实际情况和老百姓的需求重新划定档案收集范围，扩大民生档案收集的广度和深度，并随社会形势发展和百姓档案需求热点的变化进行调整，逐步优化馆藏，整合民生档案资源，使民生档案工作的推进起到源头保证、事半功倍的效果。

（二）主动作为，着力加强民生档案信息化建设。一是指导各涉民部门和单位建立民生档案数据库，加快对民生档案的数字化处理，对于暂时不能移交进档案馆保管的民生档案，相关部门或单位可以先向档案馆报送民生档案机读目录或全文数据，实现档案馆与各部门、单位之间民生档案数据无缝对接，逐步实现全县民生档案资源共建共享。二是整合民生档案资源，推进资源共享。紧紧围绕领导需要、各部门需要和群众需要，主动开发民生档案信息资源，超前策划服务项目，定向提供专题服务。要了解掌握社会各界需要什么样的档案服务，主动围绕全县民生工作中的重点、热点、难点问题，对民生档案信息进行深入研究、综合加工、深度开发，主动为各方面提供经过提炼的、深层次、高质量档案信息产品，真正把“死档案”变成“活信息”。

（三）依法行政，着力加强民生档案工作的监督指导。一是制定确实可行的民生档案资源建设发展规划，明确发展目标，明确民生档案管理范畴，明确相关部门和单位的民生档案管理责任。二是做好统筹规划和有效监管，加大业务指导监督力度，切实抓好与群众切身利益密切相关的社保档案、医疗卫生档案、破产改制企业档案、政务公开档案、土地承包档案等重点民生档案管理和利用的监督指导。建立健全民生档案工作规范，指导各有关部门制定相关的业务标准，完善民生档案管理制度体系。三是把机关、企事业单位的民生档案纳入档案行政执法检查的范围，有针对性的对有关人民群众生产生活的档案的管理、利用工作进行执法检查，确保民生档案安全保管和有效利用。

陈祖波

远安县档案局2017-3-9

新形势下档案管理工作思考

摘要:

随着社会经济的快速发展、信息技术的广泛使用，科学发展观的贯彻落实以及现阶段档案管理工作的发展对新形势下档案管理工作提出了新的要求。当前，做好档案管理工作的改革和优化具有积极的意义。

关键词:

改革创新；档案管理工作；新形势

档案是现代社会信息的重要分类，关于国家机关、社会组织、个人事业、政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等多种形式的记录。记录了各个阶段现实工作情况，又可以作为重要的历史凭证，因此，档案管理工作的重要性不言而喻。现阶段，随着科学技术的迅猛发展，互联网普遍应用的今天，办公手段的日益改变，档案管理也面临着很大的挑战，怎样加强新形势下档案管理工作快速适应未来的发展，全面提升档案管理水平，增强做好档案管理工作的责任感和使命感，不断强化基础设施，完善各项规章制度，促进工作的发展创新，持续提高为社会服务的能力，是各级档案管理部门应该重视的一个研究课题。

1、档案管理工作的现状

目前，我国经济发展正在处于转型时期，现代化、工业化、城镇化的快速发展，使我国很多行业面临着严峻的挑战，档案管理工作也是如此。在现代信息高度发达的互联网、全球化时代，档案管理工作不仅涉及到单位、个人的材料积累、人才调研、人事档案等的分类，而且对个人和单位的长远发展有非常重要的作用。目前新形势下档案管理还存在很大的不足，主要表现有：第一，工作人员素质不高。目前很多单位或企业的档案从业人员的技能和思维、管理手段还比较落后，停留在手工操作时代，业务水平相对滞后。第二，思想认识偏低。很多单位对档案管理工作没有给以足够的重视，认为这个工作是简单的，不需要动用很大的人力、物力、财力。第三，设备陈旧。办公设备没有更新，继续使用以前老式机器，现代化办公效率不高，很多单位还没有实施档案管理规则对办公设备的要求。

2、新形势下档案管理工作存在的主要问题

目前，档案管理工作中存在的主要问题分为两个方面：第一，对档案管理工作不够重视。近年来，我国逐渐加强了对档案管理工作的重视，然而，一些单位和企业还没有正视到档案管理工作的重要性，仍然没有给予很多关注。众所周知，档案管理工作具有一定的隐形性，属于后台管理工作，没有得到有关领导的关注，影响了档案管理工作的开展。在短期内，档案管理工作的开展质量和完成，给企业带来的经济效益看起来没有足够直接的联系，因此有些领导认为其不会影响其他经济活动，忽视了档案管理工作的重要性。然而一旦认识到档案工作的重要时，短期会加强管理，随后又敷衍、懈怠。从长远的发展意义看，档案管理工作对整个单位的发展具有绝对的保障作用，领导管理者没有意识到档案管理工作在经济发展中的作用，严重的影响了档案管理工作的质量。第二，档案管理工作基础不强。健康、有效的实施日常的档案管理工作最重要的是保证其稳定性。一般来说，正常、规范、有序的环境才会促进企业、单位和个人的稳定发展。档案管理作为一个基础性工作，它的稳定直接影响着档案管理工作的整体质量，具体要保证数据的真实可靠，信息完整。但是在实际操作中，档案管理工作受到很多限制，被单位列为一个边缘地带，工作人员很难稳定工作，导致人员流动频繁，严重影响了档案管理工作的持续性，档案管理工作的基础不强，降低了档案管理工作的效率。

3、当前改进档案管理工作的思考

目前，档案管理工作的现状和存在的问题，制约了档案管理工作的质量，也影响了档案管理工作的发展。新形势下，加强档案管理工作的快速发展，充分发挥其智能作用，更好地适应社会经济的发展，并为之服务，需要从以下几个方面进行改进。

（1）提高认识思想决定心态，心态影响行动，行动决定结果。只要思想认识到位，才具有很强的行动力，才能收到理想的结果。因此，必须要充分认识档案管理工作的重要性，将其列入重要的考核范畴，把它作为一项经常性、基础性工作来做，定期检查、定期分析。此外，还要加强工作人员的责任意识。在具体档案管理工作的实施中，会面对很多的问题和难度，需要档案管理人员承担自身的责任，协调各方的工作，主动解决问题，提出可行性解决方案，积极向领导报告相关的工作情况和进度，以争取领导的支持。

（2）完善办公设备档案管理工作办公设备的完善是做好档案管理工作必不可少的一部分。加大相关办公设备硬件方面的投入，重视档案管理的硬件建设是保证档案管理工作正常、有序进行的基础。比如，随着信息技术现代化发展，办公设备所用的计算机及其相关设施、各种相关办公软件和所需书籍材料等都要加强改进和完善，这些是展开相关工作的基本工具。此外，也要加强办公室独立的档案库房管理，应注意配备室内的温度、湿度等相关设备，去湿机，粉碎机等应一一俱全。在信息化时代文档的管理，文件的起草、修改、实行等各个步骤都离不开办公设备，完善办公设备，才能使档案管理工作起到事半功倍的效果。

（3）健全的规章制度随着改革的深入，文档管理面临着许多亟待解决的问题，例如档案数量越来越多，过去，手工操作等老一套模式已经基本不适应现代化档案管理的需要，管理方法的落后等直接影响了文件和档案质量，只有建立一套适应现代化发展的严密而简明的规章制度，才能有效地解决档案管理工作的滞后问题。互联网是新生事物，好用否、安全否？电子档案已经使档案管理从手工保管形式转为磁盘存储形式，或者变为网络数据库中的电子档案形式。所有的形式、方式方法都发生了变化，所以一定要有一套完备的适合现代化档案管理的规章制度。1、做好磁盘备份。如存储磁盘，在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本，这些，都要有相关的程序、规则来保障。2、借阅履行手续。在借阅方面也要有成型的手续、步骤，所借的档案必须有相关的手续，经主要领导批准签字，方可借阅；再就是要根据使用者的情况，不可以无原则地向借阅者提供全部内容等。

档案管理网2017-1-20

新时期人事档案管理相关问题的探讨

引言

在我国很多的企业单位中，对于人事档案的管理方式主要有集中管理和分级管理的模式。但是随着社会的不断发展，我国进行了政治改革，随之进行了人事变动，对于人事档案管理工作也处于不断的调整中。在市场经济快速发展的形势下，企业内部的人员流动、思维观念的转变等都对人事档案管理工作提出了更高的要求。在人事档案管理模式调整完善的过程中也逐渐的暴露出了一些问题，影响到企业的进一步发展，这是很多企业急需解决的问题。

一、新时期企业人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理机制不健全

人事档案管理是人才管理机制的重要保障，而现阶段很多企业中由于领导对人事档案管理不够重视，导致人才的引进和输出不够规范，严重影响到人事档案管理工作的规范运行。一方面原因是人才引进部门对于人事档案不够重视，个人材料不全，敷衍了事。另一方面是个人对档案不够重视，在跳槽时没有将档案一同迁走，导致人档分离的状态，不利于档案资料的管理。

（二）人事档案管理制度滞后

在新时期下，人事档案管理需要与时俱进，紧跟时代发展的步伐。而有些企业在人事档案管理制度方面严重滞后，缺乏完善的管理体系，影响到档案管理工作的进一步发展。主要是因为档案管理人员工作态度不积极，管理方式和思想理念落后，墨守成规，制约了人事档案管理工作的发展进程。

（三）人事档案管理人员的综合素质不高

档案管理人员是档案管理工作的直接执行者，而在很多企业的档案管理工作中，没有设置专业化的管理人员，所以现有的管理人员没有专业的业务知识，工作态度不认真，缺乏职业道德精神。并且人员结构年龄偏大，对于现代化的管理方式无法熟练掌握，是档案管理滞后的主要原因。

（四）人事档案管理方式落后

在现代化的信息时代，计算机已经普遍的应用于各个行业中，有效的提高了工作效率。但是部分企业的领导不够重视人事档案管理，所以在管理方式上还沿用传统的方式，工作效率低下，无法发挥出人事档案应有的作用。人事档案管理工作直接关系到整个企业的人才管理，为企业的人才管理提供基础的依据，所以要对人事档案进行系统而科学的管理。但是由于很多企业没有认识到人事档案管理的重要性，所以档案管理方式落后，思想观念陈旧，并且存放档案的环境不符合标准要求，防潮、防盗、防火措施不到位，影响到人事档案的保存质量。

二、企业人事档案管理的对策

（一）建立健全人才流动的管理服务机构

一是认真贯彻执行中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知和人事部门关于《人才市场管理的暂行规定》等法律法规文件，提高对流动人员人事档案管理的认识，明确人事档案管理是政府的一项行政职能，不是市场化的商业服务行为。二是加强企业领导的自身学习，掌握企业人事档案管理的业务知识，提高对新时期人事档案管理的认识，明确企业的人事档案工作是人力资源管理的支柱。三是加强企业劳动人事部门的职能作用，做好人事档案管理工作的监督。四是加强对引进和输出的当事人进行、沟通、联系、争求当事人档案材料如何保管的处理意见，使档案能得有序的保管。

（二）建立健全科学、合理的人事档案管理制度

在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须进行改革，改掉旧的传统的人事档案管理制度，及时建立新的更为科学合理的人事档案管理制度，完善管理办法，加强规章制度的落实，不断修改人事档案管理措施，打破旧的陈规观念，积极地做好新时期人事档案材料的收集、整理、归档工作。使人事档案管理工作发展到一个新的水平。

（三）加强档案管理队伍建设

一是加强人事档案管理工作人员的时事政治，法律法规学习，提高政治思想素质，进行文化业务知识培训，强化行业道德教育，参加工作技能训练，全面提高人事档案管理工作人员综合素质。二是要求实行人事档案管理人员知识化、专业化、现代化、年青化。三是在人事档案管理中树立起一支勇于开拓、敢于创新、善于吃苦耐劳的坚强管理队伍，为人事档案管理事业的发展作出应有贡献。

（四）提高人事档案管理方式

加强对人事档案管理人员现代化知识培训，增强科学知识和现代化管理水平。学会运用计算机和网络技术。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找。克服现有条件和现有环境。因地制宜地改变环境和条件，创造条件克服困难，摆脱低劣的管理方式。使企业人事档案管理朝着现代化方向发展。

三、结束语

在社会主义发展的新时期，已经进入了知识经济时代，企业间的竞争已经转变为人才的竞争，人才是企业发展的主要动力，也是企业发展的核心竞争力，所以要加强对人才的管理。而人事档案是人才管理的重要基础，为人力资源的合理优化提供了重要的依据。随着时代的发展，对于人事档案的管理也应该不断的完善，建立健全各项人事档案管理机制，实行网络信息化的办公方式，提高工作效率，为企业的发展奠定坚实的基础。

中国档案网2017-8-27

浅谈如何适应新形势下的档案管理工作

档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料和宝贵信息资源，对促进经济社会发展的作用非常大。随着档案管理现代化的迅猛发展，对基层档案工作也提出了越来越高的要求。那么，如何才能培养出一批可以适应社会发展的优秀基层档案工作者，从容面对档案事业发展的新形势需要，是当前面临的一个重要任务。

一、从提高基层档案工作者业务素质着手，适应当前形势需要。

（一）基层档案工作者业务素质的现状。近年来，社会各界的档案意识逐渐增强，基层单位领导对档案工作的重视程度有了一定提高，积极为本单位的档案工作提供人、财、物的保障，专业档案人员队伍逐年壮大，基层档案人员的素质也在不断提高。但从整体上看，基层档案人员队伍的整体素质还不能完全适应档案事业发展的需要。主要表现在：

1、部分单位领导档案意识不强，对档案重视程度不够，在一定程度上影响了档案工作的正常进行。2、人员流动频繁，兼职过多，档案业务素质低。很多单位专职档案人员较少，大多数为兼职人员，这些兼职人员事不仅多，且繁杂，不愿多去学习档案专业知识，导致档案人员业务素质较低。3、基层档案专业人员偏少。近年来，档案工作人员的文化水平虽有所提高，但受制于某些因素，真正招录到的档案专业人员不多，且拥有中级技术职称以上的人员也比较少。

（二）提高基层档案工作者的整体素质。1、更新观念，提高认识。基层档案工作者素质的培养要从领导抓起，领导认识提高了，重视、支持档案工作，档案工作者就会对自身严格要求，钻研业务知识，基层档案队伍的整体素质就会随之提高。

2、加强培训，增强技能。档案工作是一项业务性很强的工作，这就要求档案工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的业务技能，还要熟悉业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案的管理方法。因此，档案主管部门要加强对基层档案人员的培训和继续教育，使档案人员不断接受新知识，以适应档案工作发展的需要。

3、拓宽视野，丰富知识。社会的发展、科学技术的进步，大大加快了档案管理现代化的进程。如今有许多基层单位已经利用计算机与现代化的办公设备进行档案管理，基本达到现代化和自动化。所有这些，都要求档案人员必须掌握现代化技术、拓宽视野、丰富知识，主动参加继续教育、学术研讨、交流活动，丰富知识，拓宽思路。

二、调整心态，提高基层档案工作者的爱岗敬业精神

现今社会科学技术迅猛发展，加快了人们的生活节奏，相对而言工作压力也加大了。基层档案人员会不自觉的出现跟不上时代的步伐、缺乏掌握现代科学技术的信心等心理问题，若不合理调适这些不良的心理反应，就会影响档案管理工作的开展。

（一）心理问题产生的原因。1、档案管理工作者绝大多数时间面对各种档案材料整理、鉴定、统计和提供利用服务，与外界打交道的时间和机会较少，很容易局限在自己的小天地里，极易产生职业疏远感，孤独、压抑、失落心理经常伴之左右。

2、档案管理工作枯燥、琐碎，需要特别的细心、认真。档案管理人员在面对档案进行整理、保管、鉴定、开发利用等日复一日的单调、重复的劳动过程中，枯燥、乏味之感会油然而生，易产

（二）不良心理的调适策略。1、加强学习、引导，努力构建和发展组织文化，通过组织文化的建立，形成共同信念。加强心理辅导，制定对基层档案工作者的帮助计划，提高档案工作者的工作效率。

强化职业技能的训练，改变自身所掌握的技能跟不上时代步伐的现象，还要培养档案人员的责任意识。只有责任意识强了，才能在工作中做到认真负责，调动自身的工作积极性。

3、加强业务培训，档案人员的业务技能提高是实现档案管理现代化的关键。

首先，要优化知识结构。作为新时期档案管理人员，除了要掌握归档的基础知识外，还要关注天下大事、扩大阅读面，使自己成为一名复合型人才。

其次，强化继续教育。不能只局限于传统的档案管理模式，应对档案专业人员定期进行新知识、新技术继续教育和培训。

三、提升基层档案工作者的专业地位，强化社会认识，适应档案事业的发展需要

（一）基层档案工作者社会地位低的原因

第一，文化程度和专业程度。据了解，很多立档单位档案工作者的专业程度较低，大专及以上档案专业人员仅仅占1%左右，如果延伸到大专及以上文化程度，比例也仅有56%，依然不容乐观。第二，职业形象。提起档案工作者，许多人的脑海里浮现出的是默默无闻的“保管员”的形象。随意安排人员从事档案管理的状况比比皆是。相反，档案工作者为社会精心保存的档案，却很少为广大民众所知。现实中的这种偏重于实体保管，影响了自身的社会功能和地位。第三，要拓宽视野，增强服务意识。基层档案工作者要树立起面向民众的社会档案观，给各种社会组织以至公民个人多一点档案关怀，这样就可以得到越来越多人们的认可。

（二）要努力提升基层档案工作者的专业地位

历史证明，档案职业不但不会消亡，而且越来越能发挥其它职业不能替代的作用。档案为国家保存记忆，为社会提供服务。我们就有必须要采取措施提升档案工作地位。第一，构筑基层档案工作者的共同愿景，这是提升专业地位的一个不可缺少的因素。我们要为档案工作创造良好的工作环境，让他们感觉到工作是有意义的，他们的意见是受尊重的，激发他们完成使命的积极性。第二，在法律及待遇上提升社会认可程度，解决档案工作者的后顾之忧。档案机构和其它党政部门一样，同样从事着公共服务职能，作为档案工作主体的各级各类档案馆，在党政机关内部，是一个被边缘化的机构。我认为，要在法律及待遇上在党政机关内部和其它部门平起平坐，同时提高档案工作者的地位，解决档案工作者的后顾之忧，去掉被边缘化。第三，吸引精英加入。由于受社会地位认可的影响，大多档案工作者一有机会就会选择离职进入其它部门主，我们必须确保能长期吸引到所需的精英自发地加入档案界。因此，提升档案的专业地位是刻不容缓的。第四，主动服务，以工作成果赢得地位。基础档案工作者地位低并非一朝一日的事，要在很短时间内转变社会认知是不可能的，要提升档案工作者的地位，需要靠广大档案工作者的发挥资源优势，以公共服务为突破口，更好的开发档案信息，为国家、为社会创造更多的效益，只有作出社会认可的业绩，基层档案工作者的地位才能被广大群众认可。

我相信通过以上三个方面的培养和教育，一定可以练就一支适应新形势发展需要的、过硬的基层档案管理队伍，基层档案工作者也会成为社会建设大军中的攻坚力量。

中国档案网2017-6-26

浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考

徐烨

【摘要】随着市场经济的不断发展，对企业和事业单位的档案管理工作质量也越来越重视，档案是记录已经发生过的历史事件。不管是企业还是事业单位，要想做好档案管理工作，就需要建立一支高质量的档案管理队伍。本文分析新形势下档案管理工作的现状，结合自身的发展需求，提出做好档案管理工作的有效措施。

一、档案管理工作的重要性

在企业与事业单位发展的过程中，会有很多重大事件发生，档案就记录着这些重大事件的发生，因此，档案管理是企业发展中的一项重要工作。企业在某个项目中，出现漏洞或者有什么优势等，详细地记录在档案中，可以作为后续项目的借鉴，企业的发展才能更上一层楼。对于企业亦或是事业单位来说，档案的类型有很多种，单位工作人员的档案是人事档案，这档案记录的是工作人员的主要经历、政治面貌还有思想品质等，企业和事业单位在聘用人才的时候，需要根据他们的檔案判断其工作能力与人格品质，进而决定是否聘用。除去人事档案外，还有企业单位档案、事业单位档案等，这些档案中都包含了非常重要的信息，企业在工作中遇到问题的时候，需要借鉴之前项目中记载的资料，提高工作效率，因此做好新形势下档案管理工作是非常重要的。

二、新形势下做好档案管理工作的措施

（一）更新档案管理观念。在企业和事业单位发展的过程中，档案是其非常宝贵的财富，随着科技的进步与发展，新形势下的档案管理工作也得到了一定的进步，但是其中还是存在很多问题，面对档案管理中存在的问题，首先，需要更新档案管理观念。很多单位的领导者对档案管理还没有一个正确的认识，很多单位更加重视发展过程中取得的成绩与利润，档案管理工作资源消耗比较大，所以经常被忽视。因此，要做好新形势下的档案管理工作，就必须改变这种观念，单位领导者要加强档案管理建设，档案管理人员要树立正确的管理观念。档案管理工作并不是简单地对档案进行整理、分类等，除了要有档案管理意识外，档案管理人员还应该去学习先进的档案管理理念。目前，随着信息化时代的到来，信息化技术在很多领域都得到了很大的应用，档案管理本身是一项非常复杂的工作，对档案管理工作者来说，他们的工作内容比较枯燥，工作量比较繁重，为了更好地促进企业的发展，就需要克服档案管理工作中的一些困难，认真学习先进的档案管理技术。其实企业和事业单位的发展与档案管理工作都是息息相关的，档案中记录的信息，对其发展来说，是不可替代的资源，而且档案具有非常高的社会价值。所以，不管是单位领导者还是档案管理人员，都需要更新档案管理观念，管理人员要学习最新的管理技术，促进档案管理质量的提高。

（二）加快档案现代化建设。随着社会的不断进步，很多现代化技术已经在档案管理工作中得到运用，但是由于各种因素的影响，不管是在档案管理的基础工作上，还是现代化建设上，都还存在一些问题。加强档案现代化建设，其实不止是管理设备上的现代化，科技的进步生产出了很多高科技的管理设备，但是，除了设备的现代化外，管理技术与思想的现代化也是非常重要的，在档案管理工作中，需要始终贯彻标准化、信息化的管理理念，才能促进新形势下档案管理工作质量的提升。在执行档案管理工作中，不断强化自身的管理意识，做好档案的信息化管理，可以熟练地运用信息化技术进行档案管理，实现档案的开发与利用，让档案更好地实现其应有的价值。另外，要及时发现档案管理中存在的问题，才能更好地完成档案管理工作。

（三）提升档案管理人员的综合素质。在档案管理工作中，档案管理人员的综合素质是非常重要的。首先，随着科技的进步，新形势下的档案管理工作已经逐渐往自动化的趋势发展，所以要求工作人员可以熟练地掌握档案管理工作的专业技能。档案管理工作并不简单，因此在招聘工作人员的时候，应选择档案专业毕业的高校学生，另外，在其正式上岗前，还可以对其进行培训，加强其对于档案管理工作知识的熟悉与理解，促使他们上岗后可以更好地完成档案管理工作。其次，要求档案管理工作人员有着较高的职业素质，对于企业和事业单位来说，档案记录着其发展过程中非常重要的事项，所以必须要保证档案管理工作的保密性，所以，如果工作人员的道德素养不高，很容易出现档案泄露的现象，不利于档案管理的发展。因此，要求企业将提高档案管理工作人员的综合素质作为管理的重点，加强工作人员责任感的培养，进而提高档案管理的质量。

（四）创新档案管理思路。新形势下的档案管理，需要有新的管理思路，因此，在档案管理工作中，要不断创新档案管理思路。在某种程度上来讲，档案管理工作其实是比较枯燥的，档案的分类、整理等一成不变的工作程序，使得工作人员缺乏对档案管理工作的激情。所以，在档案管理工作中，需要有创新行为的出现，科技的发展，为档案管理工作的创新带来了可能，由于传统档案管理模式的影响，很多档案管理工作人员在工作中也只是墨守成规地办事，并没有关注当前对档案管理的需求，很多工作人员仅仅只是做好档案的归档、建档等，就觉得自己已经完成好了档案管理工作。这种档案管理方法已经不能满足当前的需求，档案管理是为企业与社会服务的，在工作中，不管是领导者还是管理人员，都应该要创新管理思路，改变旧有的管理想法，认真认识档案存在的价值，重视档案管理工作，将超前的意识、节奏与服务应用到档案管理工作中去，才能让档案管理实现其真正的价值。

（五）创新档案管理模式。虽然一些传统的管理模式对档案管理工作确实起到了积极的促进作用，但是随着市场的不断发展，传统的档案管理模式已经在新形势下的档案管理工作中不适用了，因此，在档案管理模式上，必须要创新。传统的档案管理程序是非常繁杂的，针对这个现象，在工作程序上，可以有效地进行一定的简化，目前，我国很多档案处于电子档案与纸质档案共存的状态，纸质档案的管理比电子档案的程序要复杂得多，所以面对这种现象，可以将纸质档案与电子档案的管理融合起来，相互取长补短，而且，现在的档案形式已经逐渐往电子档案发展，在档案的组卷与归档中，工作人员可以采取一些有效的方法，在不影响档案管理质量的前提下，取消其中一些比较复杂的程序。另外，在工作中，档案管理者要善于思考，结合档案管理工作的需要，将自身所学运用到其中，发现存在的问题，适当地搞一些小发明、小创造等，以提高档案管理工作的效果。

（六）实现档案信息资源共享。随着科技的进步，如今已经进入到一个信息化的时代，在档案管理中，信息化管理可以促进档案管理质量的提升，当然，实现档案信息资源共享也是档案管理中非常重要的步骤。对于企业和事业单位的发展中，做好资源共享可以促进其发展，但是如何建立档案信息资源共享系统，则需要根据企业与单位自身发展的实际情况而定。首先，要建立规范标准的信息系统，对于需要共享的资源，要给工作人员提供可检索的基础数据，让其可以及时查询到工作中需要的资源。其次，要加强网络信息技术的构建，网络是实现信息技术的基础，所以要保证有畅通的网络环境，这样才能更好地实现档案信息资源共享。此外，还要加强档案信息资源共享的管理，要严格设置安全系统，防止企业档案信息外泄。

（七）加强档案硬件设备建设。档案管理工作并不是人工就能完成的，特别是当前新形势下的档案管理工作，必须要有先进设备的支持，所以，需要加强档案硬件设备建设。硬件就是办公设施与办公设备，档案管理工作中，需要计算机网络的支持，如今，纸质档案已经逐渐被淘汰，电子档案已经成为档案的主要形式，在计算机网络技术的支持下，电子档案的管理十分便捷，但是还是存在一些漏洞。例如：档案管理的安全性。因此，做好新形势下的档案管理工作，要重视档案硬件设备建设，加大资金投入，确保档案管理工作的正常进行，此外，还应该设置档案安全管理系统，对于现有的纸质档案，也要采取相关措施对其进行保护，只有加强了档案管理硬件设备的建设，档案管理工作才能更上一层楼。

三、结语

综上所述，档案管理工作对于企业与事业单位来说都是非常重要的一部分，所以在新形势下做好档案管理工作也是非常关键的，档案管理者要明确自身的职责，更新档案管理观念，促进档案管理质量的提升。

参考网2017-8-4

新形势下做好人事档案管理工作的探讨

王斌兵

党的十八大以来，习近平总书记围绕培养选拔党和人民需要的好干部，提出一系列新思想新要求，为做好干部工作指明了方向，也对改进干部人事档案工作提出了更高要求。干部档案作为严管干部、考察干部的一项重要基础工作，作用越来越突显。

干部档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文件材料，是干部人事工作的重要内容，是公道正派选人用人的重要基础。在当前从严治党、从严治检的大背景下，必须推进干部人事档案规范化建设，提升档案工作质量，形成常态化的工作机制，提高干部档案工作的严肃性和公信力。

完善档案管理制度 确保档案工作顺利开展

加强制度建设是做好干部人事档案管理工作的根本保障。现行的干部档案管理制度大部分是上世纪90年代制定的，在目前新形势下，中组部对干部人事档案管理工作提出了新要求，在归档材料收集、档案信息审核、纪律监督与违纪处理等方面出台了一系列新规定，如《关于严格审核干部任前公示信息的通知》《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》《关于在换届工作中严格审核考察对象干部人事档案的通知》《干部人事档案造假问题处理办法（试行）的通知》《关于完善干部人事档案材料的通知》等。针对这些最新规定，干部档案管理部门必须进一步强化制度意识，结合本单位实际情况，修改完善干部档案管理、材料收集、信息审核、问题处理等各项规章制度，规范管理程序，为干部档案工作提供遵循依据。

注重档案材料收集 确保档案材料齐全完整

确保档案材料齐全完整是做好人事档案工作的关键环节。在专项审核工作中发现档案材料缺件，尤其是一些重要材料的缺失，给干部信息审核认定工作造成一定的困难。造成档案材料缺失，一方面是部分单位没有建立有效的收集网络，档案管理部门与材料制作部门的联系不够紧密，档案材料制作完成以后，不能及时收集归档。另一方面，个别档案材料制作部门对档案材料的收集范围把握得不够准确、不知道哪些材料需要移交档案管理部门归档有关。

要解决好这些问题，一要建立完善的收集网络。要加强与干部任免、政工、纪检监察等各档案材料制作部门的联系，及时收集干部任免、调动、考察考核、培训、党建、奖惩等工作中形成的反映干部“德、能、勤、绩、廉”等情况的材料，充实档案内容。二要明确收集范围。要根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》《关于完善干部人事档案材料的通知》要求，明确各相关部门应该移交的材料范围，确保各类档案材料齐全完整。三要规定归档时限。档案管理人员在收集归档材料时，应做到“嘴勤、手勤、腿勤”，务必确保相关档案材料及时归档，避免形成历史“欠账”。

严格档案信息审核 确保档案信息真实准确

干部人事档案专项审核工作完成以后，要在日常工作中将档案审核工作制度化、常态化，切实把好档案材料“入口关”，才能确保干部档案真实准确。一方面，对考察对象的干部档案进行严格审核。按照干部管理权限和“谁管理、谁把关，谁审核、谁负责”的原则，对所有拟选拔任用干部、交流任职干部、军队转业干部和新进干部队伍人员的档案进行严格审核，做到卷卷审核、卷卷过关。另一方面，要对收集来的归档材料进行严格审核。重点审核归档材料是否完整，对象是否明确，内容是否真实，填写是否规范，手续是否完备。不合格的档案材料应退回重新制作，杜绝不合格的材料归入干部档案。

加强档案业务培训 建设高素质档案工作队伍

干部档案管理人员应具备全面的业务知识和过硬的专业技能。一要学习新时期党的路线、方针、政策。党的路线、方针、政策，特别是十八大以来党中央出台的重要政策方针，这是做好新时期干部档案管理工作的重要指南，必须认真学习，确保政治素质过硬。二要具备过硬的业务知识和工作技能。要熟悉各项人事政策制定的历史背景、执行情况等知识，全面了解人事工作相关业务，努力实现由“专才”向“通才”的转变，当好人事工作的“全能运动员”。同时，掌握过硬的干部档案管理操作技能，按要求做好干部档案的保管、保护工作。三要有勤于思考的钻研精神。要改变只会操作、不善研究的状况，结合工作中发现的问题开展政策研究，积极探索创新，不断提高理论联系实际和解决问题的能力。四要有爱岗敬业的奉献精神。只有怀揣强烈的事业心、责任感，甘于寂寞，不计名利，公道正派，才能成为一名合格的干部人事档案工作者。

总之，新形势、新政策和新任务对干部档案管理工作提出了一系列新要求。干部档案管理部门必须进一步强化责任意识，以确保干部档案真实准确为工作重心，开拓创新，抓好完善档案管理制度、注重档案材料收集、严格档案信息审核、加强档案业务培训等工作，努力在深化干部人事制度改革、选准用好干部等工作中发挥应有的作用。

中国质量新闻网2017-10-18

新时期下提高档案管理科学化水平的具体途径探讨

科学化的档案管理能够十分有效地提高管理工作的质量。档案作为一种信息资源记录了企业的各种信息，所谓的档案管理也就是对这些记录于档案之中的相关信息进行一定的管理。积极地提高企业档案管理科学化水平对推动企业全局发展具有十分重要的作用，在企业各项工作中不可或缺，同时它也完全符合了我国经济发展的基本形势与我国的国情，而且它还符合了当今信息化发展水平及其内在需要。那么，究竟该如何提高新时期下档案管理科学化水平，是各个企业所面临的一个共同难题。本研究着重探讨了新时期下提高档案管理科学化水平的具体对策，从而为企事业单位档案管理工作提供一定的借鉴与参考。

1 新时期下提高档案管理科学化水平的具体对策分析

基于上述阐述可知，新时期下企业应加强档案管理科学化水平的提升，这对于企业的长足发展具有十分重要的促进意义。下面就如何提高新时期下档案管理科学化水平进行着重阐述与讨论：

1.1 树立档案管理新理念、新意识

当前时期下，若要提高档案管理工作的科学化水平，那么务必需要树立档案管理的创新理念。档案管理工作者应该将传统的、过时的以及陈旧的思想观念加以摒弃，基于科学发展观对当前时期档案管理工作所存在的各项问题进行有效、及时地总结与概括，同时在此基础上应采取必要的解决措施与办法，以提高档案管理工作的效率与质量。此外，档案管理工作科学化水平的提升还应该将服务性工作意识作为重要的保证，以保证档案管理工作实现超前性以及主动性等方面的目标。因此，应该要求从事档案管理工作的相关人员充分地把握与掌握社会经济发展的不同环节与阶段，及时、有效地对当前社会经济信息的实际需求加以全面地掌握与了解，从而大大地提升了档案资源管理工作的效率。在此，特别说明一点的就是：档案管理科学化水平的提升，还应该树立起良好的档案管理安全意识，以实现档案信息的公开化与透明化等。

1.2 严格按照程序进行档案管理工作的交接

人事档案的移交工作属于一项严谨、责任重大的作业，应该按照实际的交接流程进行。档案移交的具体程序为：首先，应该对其所管理的档案开展一次完整的清点，应该保持账实的一致性；其次，对于所借出去的档案应该及时催促借方归还，并将对方的借条保存好，同时还应在借条上标注借出的具体原因及催还状况等；再次，对未进行归档收拾的零散材料应该根据类别进行放置，收拾结束之后应该及时地将这些材料置于相应的档案之中。最后。应该按照档案交接需求开展转交工作，与此同时，应该在转交手续上清楚地标注转交时间、转交位置、转交双方、证明人以及转交数量等等，还应该在转交档案资料上面签署相关负责人的姓名，从而对转交作业全权负责。

1.3 构建完善的规章制度，并对档案工作进行规范化操作

主动热情地改好每一份档案收集工作，机制张贴于墙上，操纵作业科有规则可依。建设职员借读档案记录，职员档案转入及转出、进行交换的记录表格等。针对由于历史方面的原因，确实无法收集到的档案材料，应该清楚地注明具体的原因，为今后的档案资料收集提供一定的便利。因此，在实际工作过程中，工作人员一定要勤劳，立即追踪以及添加新的档案材料，以实现其原始根据用途等。

1.4 提高档案管理科学化水平保障体系

档案管理科学化水平是对档案管理工作全面加强及改进，此工作需要在领导上加大力度以及措施强化，将提高科学化水平置于档案管理工作的重要及突出位置，而且又应该在制度建设、思想观念以及能力培养等方面均要有所提高，从而形成与当前形势发展相匹配的档案管理科学化保障体系。

2 新时期提高档案管理科学化水平的意义分析

加强新时期下档案管理科学化水平的提高具有十分重要的意义与价值，具体而言，体现在如下两点：

2.1 提高档案管理科学化水平体现了档案管理的时代要求

当今社会，经济、政治、文化等均取得了空前的发展水平，提高档案管理工作也变得越来站重要地位，提高档案管理科学化水平是当前时代发展的基本要求。有效、科学的档案管理工作能够使得档案工作规范化、制度化、信息化。随着当前经济档案管理工作任务难度不断增大，信息服务质量要求的不断增高，因此提高档案科学化水平已经是当前企业档案管理工作的重点。

2.2 提高档案管理科学化水平顺应了信息化发展的根本需求

现代电子信息技术取得了较快的发展，并服务于各行各业，档案管理也不例外。电子信息技术为档案管理中的管理模式打下了坚实的基础，档案的收集以及馆藏等均随之出现了翻天覆地的变化。体统化和数字化模式已经成为档案管理工作的发展趋势，提高档案管理科学化水平是顺应信息化发展趋势的需要。

3 结论

综上所述，档案管理工作在很多方面起着重要的作用。档案管理现代化、科学化、规范化是档案管理是必不可少的一部分。档案管理电子化能够有效地提高企业人力资源管理水平，所以有效的提高档案管理效率是提高企业整体的核心，直接影响到了企业的发展。一言以蔽之，新时期下加强档案管理科学化水平的提高对企业的长足、高效发展具有十分重要的意义与现实价值，各个企业应该对档案管理工作引起重视。

档案管理网2017-7-1

做好新形势下档案利用工作的思考

摘 要：加强档案利用工作对于促进经济建设和社会服务事业发展具有重要意义。

关键词：档案利用；问题；对策；

档案利用工作是档案工作的目的和归宿，做好档案利用工作是档案工作人员的根本职责。

一、开展档案利用工作的重要性

（一）提供档案利用是档案基础业务工作的出发点和归宿。“利用档案”和“提供档案利用”是档案利用工作的两个方面，是对利用者和档案工作人员而言的，二者紧密相联，相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥作用，是利用工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供利用服务，充分发挥档案的内在价值和社会效益，把死档案变成活档案。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。

（二）档案利用工作直接关系档案工作的整体发展。档案是社会各项活动的历史真实记录，具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存管理好档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。而利用工作是对档案工作最好的宣传工作。通过利用服务工作，能扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。

（三）档案利用工作对档案整体工作有检验带动作用。利用工作如何，直接检验档案整体工作的优劣，既可以看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏，也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度。如果我们重视档案利用服务工作，及时听取采纳在利用服务中的好的反馈意见，对档案工作各项业务工作的整体均衡发展、改进和提高，必将起到极大的带动作用。

二、当前档案利用工作存在的问题

多年来，档案人不断创新服务机制，积极为全面建设小康社会服务，取得了显著成绩，但也存在着一些问题：

（一）档案门类、种类收集不齐全、不及时。主要表现为：一是内容不全。一些单位只重视红头文件的收集，忽视其他文件材料、实物的收集。二是载体单一。随着计算机技术在办公自动化中的广泛应用，档案不再仅仅是单一的纸质档案，以磁、电、光等介质为信息载体的文件资料应运而生，产生了大量的电子档案。而一些单位这些档案表现往往忽视上述档案的收集。三是被动收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在着。

（二）档案管理手段落后，工作效率低。长期以来，由于受经济因素的制约，再加上一些领导的认识不到位，在档案工作上仍有资金来源、装备保障、人员配备等方面不足问题，也在较大程度上影响了档案利用开发的发展。

（三）管理人员业务素质不高，缺乏主动超前服务意识。目前，一些单位和档案人员缺乏创新意识和创新能力，档案信息仍存在重管轻用的问题，档案利用仍处于被动状态。

（四）档案深度加工薄弱。一些单位在档案升级过程中，撰写了一些编研资料，但大部分还停留在一般简单的汇编。提供系统的、数据全面、分析准确的专题编研材料为数不多，给查找和利用带来不便。

三、加强档案利用工作的有效措施

开发利用的关键在一个“活”字，要通过积极主动的工作，把“死”档案变成“活”信息，化被动为主动，最大限度地为现实工作做好服务。

一是固本强基，加强档案基础工作。主要做到：一是加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始应归档材料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。二是加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新整理归档。由于许多接收的档案或多或少地存在页码不齐全、装订不规范、归档目录未编写等问题。因此，在接收时应严格审查，及时解决存在的各种问题。三是完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们要在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，进一步提高档案利用的工作效率。

二是档案工作者确立终身学习理念。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案人员也提出了新的更高的要求。因此档案工作者必须适应时代要求，不断增强自身的学习能力，不断汲取新的知识，调整完善知识结构。同时也应该不断提高自身修养、陶冶情操，以自己的博学以及良好的职业道德赢得尊敬。

三是建立完善档案利用规章制度。制度是开展档案利用服务工作的制度保障。《档案法》第十三条明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其它组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理现代化”。为了更好地落实《档案法》，搞好档案的提供利用工作，我们已经建立了如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等制度。这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保了档案利用工作建立在坚实的基础之上。但也要根据新形势、新要求、新需要，适时进行调整、修改和完善。

四是利用新技术，创新档案服务手段。目前，机关办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势。因此我们必须实现档案管理现代化，使档案利用服务由过去传统的被动单一服务方式发展为主动多元化多层次的服务。 主要有：一是实现对馆室藏档案进行数字化处理，为充分发挥网上优势，开展网上利用服务打下基础。二是建立“电子文件（档案）数据管理中心”。让档案部门与信息管理部门加强配合，建立信息资源库。并提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。三是实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。因此，我们要改变传统的档案收集模式，建立电子文件自动上传功能，在第一时间完成电子文件收集和归档。四是开展在线服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性。

作者： 谢伟　张梅

档案管理网2017-12-5

如何让档案管理工作适应新时期的要求

作者：费崇月

随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。

一、档案管理工作改革的困难和重点

（一）档案交接制度不严谨。每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。

（二）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。

（三）当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。

二、档案管理工作的对策及思考

（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。

（二）档案交接严格按程序进行。档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。档案交接的正确手续应是：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行档案交接工作，才能确保档案交接工作的顺利完成。

（三）健全档案管理制度。健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。与此同时，建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应不同单位对不同的档案管理的需要。第二，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。第三，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用，实现人性化管理和简单快速的操作目标。

（四）建章立制，有章可循，规范操作。建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。总而言之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任，做到工作上一丝不苟，思想上始终以单位利益为重，在日常工作中应该加强宣传，告知档案持有人档案工作的重要性。档案管理工作人员应加强自身的文化水平，能熟练的掌握电子信息技术，将电子信息技术有效的应用到自身的工作之中，提高工作效率，完善档案管理的安全性和熟练性。在档案管理的改革路上，我们还有很长的路要走，我们需要加强信心，不断进取，总结经验，提高水平。

中国档案资讯网2017-6-25

新形势下档案管理人员如何提升素质

余玲君

随着改革发展的不断深入和信息技术的不断革新，档案管理工作在经济社会发展中的作用日益突出，档案管理专业化、技术化不断增强，这就要求档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质。

一、 新形势下档案管理人员面临的挑战

新形势下档案管理工作的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业。技术更先进集中体现在档案管理中普遍采用计算机和网络技术，极大地提高了档案管理的效率和效果；内容更丰富，主要是由于知识时代衍生出更多的信息，许多重要信息都纳入了档案管理范围之内；分工更专业意味着档案管理作为一门专业化管理工作，已经在众多单位中得到重视和普及。然而，新形势下的档案管理也必然伴随着其自身固有的缺陷和弱点，即保真、保密、保存、保读取等难题。

二、 新形势下档案管理人员基本素质要求

新形势下档案管理人员应该具备新的素质，概括而言，需要在意识、能力、精神三个方面有新的提升。

1.树立三种意识

（1）服务意识。随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。

（2）安全意识。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。

（3）创新意识。创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，以往那种因循守旧、墨守成规的工作做法将不再适应。因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策对策和办法。

2.提升三种能力

（1）操作能力。要成为一名合格的档案管理人员，最基础的是要具备实际操作技能，还需要具有统筹安排、仔细耐心的基本品质。

（2）管理能力。要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。

（3）学习能力。适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习，不善于学习，最终将会被淘汰。

3.培养三种精神

高素质的档案管理人员应该培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。只有对档案管理工作热爱乃至迷恋，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果；只有求真务实的作风，才能脚踏实地，一步一个脚印，闯出自己的一片天地；只有甘于奉献的精神，才能充满前进的动力，抵制各类诱惑，努力为档案管理工作作出应有的贡献。

三、新形势下档案管理人员素质提升对策

档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。

1.营造良性竞争氛围

以往，档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争，档案管理部门与单位其他部门之间没有对比，档案管理部门内部人员之间没有竞争，这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升。因此，必须营造良好的竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位；其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为；最后，要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。

2.建立完善的激励体系

理论上，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。

（1）奖励措施。针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对作出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。

（2）惩罚措施。建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系，对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取书面检讨、口头批评，对屡教不改者采取待岗培训等处罚措施，切实改变以往那种“吃大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。

3.健全考核评估制度

激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据，这就要求健全考核评估制度。

（1）制定考核标准。考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑，评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，广泛征求群众意见，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。

（2）考核过程中，可以考虑采取360度考核策略，即从服务对象、领导、档案管理内部员工、其他部门员工多个角度进行测评，确保评估结果的公正、客观和公平。

4.加强培训学习

培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径，在培训方面：第一，促进培训的经常化、制度化。可将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，确保实效。第二，培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式，内容枯燥乏味，应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式，培训的效果将会更加突出。第三，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。

在学习方面，要积极营造学习氛围，打造学习型组织。一是要以终身学习为目标，倡导经常学习、时刻学习；二是要全员学习，带动全员参与，提高整体素质；三是要全过程学习，对档案管理工作的整个流程进行深入学习改造；四是要团队学习，促进成员间的互帮互助。此外，单位或部门应该创造一定的学习条件，例如，保证档案管理人员的学习时间，报销一定比例的书费等。同时，还要开展一系列的活动，包括知识竞赛、技能比赛等，调动档案管理人员学习的积极性和主动性。

荆门市档案局2017-3-8