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新时期县级综合档案馆功能建设的几点思考

陈道红

县级综合档案馆是开展县域档案工作的基本阵地，其功能作何设置，作用如何发挥，决定整个县域档案事业是否能实现健康发展、加快发展。当前，福建各地县级综合档案馆新馆建设呈现加快推进的势头，结合各自的实际，科学合理地规划和建设新馆功能，具有非常积极的现实意义。

一、县级综合档案馆功能的定位剖析

档案馆的功能设置直接决定这其将来作用的发挥，也关系到档案馆本身和整体档案工作在区域内经济、政治、社会、文化发展中的地位，因此，其定位问题极其重要。县级国家综合档案馆功能，应按照 “五位一体”公共型档案馆的要求，结合自身条件和现实需要，作如下定位：

（一）档案资料收集和管护基地

收集和管护档案，是县级综合档案馆最基本的功能。收集是县级国家综合档案馆集中管理本区域档案资源的基础和前提，首先应有完善的收集办法。收集的范围要科学合理地界定，凡是本行政区域内具有长久保存和利用价值的各种门类、各种载体和形式的档案及有关资料，都应依法和最大限度地纳入收集范围；其次应建立系统的、科学的收集规划，凡是整理规范、符合进馆条件的档案，都要有计划有步骤地收集。档案收集进馆后，管护是县级国家综合档案馆保管利用中心功能的具体体现，首先应有足够的库存空间，其次应有满足档案管护要求的设备设施，另外还应建立科学严谨的管护办法，以确保档案实体安全和信息安全。

（二）档案信息编辑发布和提供利用中心

档案信息具有不可替代的凭证作用和参考作用，在经济和社会生活中扮演着极其重要的角色。在档案作用越来越被社会认识和重视的今天，档案信息的编辑发布和提供利用工作也越发重要、也越发需要深化。作为行政区域内集中保管档案的场馆，理应责无旁贷扛起档案信息编辑发布和提供利用中心的功能，集中提供可靠的真实的档案信息，以更好地提高档案利用效率，发挥档案独特作用。

（三）档案监督管理扁平控制总部

县级档案机构还肩负着监督立档单位档案工作的职责，鉴于人少事多的现实，很有必要引进扁平化的管控方式，赋予县级综合档案馆档案监管扁平控制总部的功能。所谓“扁平化管理”，是相对于传统的等级结构管理模式而言的，旨在构筑新模式、组建新机构、再造新流程，变矩阵式管理为扁平化管理，突破次序、等级结构的界线；突破部门和职能职责的界线，变分散管理为集成管理，对机构进行重新整合，从而实现减少管理层次、拓宽管理幅度、提高工作效率的目的。

（四）档案文化展示宣扬平台。

加强档案文化建设，以档案文化建设突破和创新档案工作，实现国家综合档案馆工作由被动服务到主动作为的角色转换，从而提升档案工作品味层次和形象，是全国各级档案部门的普遍共识。县级综合档案馆的功能在新时期应主动适应，成为公共文化场所。具体的就是要在馆舍设计时更加注重开放性与文化功能，在开放查阅档案的同时，可以通过诸如学术报告、文化展览、教育活动等形式，开展爱国爱乡教育，以此扩展档案馆的公共文化服务领域，淡化档案查阅的单一功能，以更贴近百姓生活，满足社会文化需求。

（五）档案业务交流提高会所

档案工作人员是因从事档案工作而归类的一群特殊群体。长期以来，由于受条件制约，缺乏温馨舒适的环境，有些地方档案工作条件甚至还相当恶劣，档案工作人员的工作性质被社会忽视、误解，作用的发挥也为领导和社会所未认识和认可，导致档案工作人员归属感低，自豪感弱、成就感少，在一定程度上影响了个体的工作积极性，群体之间的向心力、凝聚力，和整体队伍的战斗力。因此，在定位县级档案馆新馆功能时，有必要把档案业务交流提高会所的功能突显出来，把档案馆打造成本行政区域内“档案工作人员之家”，为全体档案工作者提供一个温馨舒适的环境，提供一个业务交流、提高的平台，以稳定档案工作队伍，吸引优秀人才，更好地开展档案工作。

二、当前影响上述功能建设的主要困难和制约因素

（一）档案收集管护面临外有压力和内有制约的形势。

外部方面, 首先是档案资料的庞大化。一是档案信息数量呈几何式增长：一是党和国家的组织机构调整和改革的步伐加快、频率增加，随之带来了档案数量的巨大丰富和增加。二是各类社会团体如雨后春笋，蓬勃发展，她们活动所形成的档案，也是宝贵的国家和社会财富，需要加以收集。三是经济加快发展中，项目实施、活动举办等形成的档案材料，以及涉及民生、社会改革形成的档案，等等，愈显重要。如何收集和整理好庞大的档案信息资源是当前所有档案机构面临的严峻课题。再者，档案载体不断丰富和拓展。在档案信息数量增加的同时，档案的形式和载体前所未有地丰富，最突出表现为：实物档案多样化，电子档案全面化。这些新出现的载体，对档案的保护和管理提出了新的挑战。第三，档案收集的竞争化。一是与图书馆、博物馆、纪念馆等传统对手的竞争日趋激烈。他们利用资金、品牌、专业、人力资源相对较强等方面的优势，加大征集珍贵档案资源力度。二是经济富裕后，民间各类收集兴趣爱好者加入了竞争行列，并且其实力有日益壮大的趋势。

内部方面，首先是档案馆基础建设滞后。横观我们福建省，符合国家档案建设规范和档案保管要求的县级综合馆寥寥无几，普遍存在库房紧张、办公狭窄等影响档案正常收集、有效保管的问题。就上杭县档案馆来说，存在现有库房严重不足且不符合档案保管要求、办公空间远远无法满足正常业务要求的问题，致使档案接收滞后达20年，档案的修复和展览等根本无法开展。其次是档案接收种类单一。县级综合档案馆收集的以机关单位所形成的文书档案居多，真正利用价值较高的专业档案、涉民档案以及实物、音像等其他形式和载体的档案数量极少，县级国家综合档案馆往往成为机关单位文书档案的保存室，没有真正起到集中保管本区域各类档案资源，为当地经济社会发展发挥档案最大价值的作用。

（二）档案监管利用存在关系不顺和方法陈旧的瓶颈

监督方面。一是存在档案执法环境不利的问题。应该说，在当前和以后相当一段时期内，全社会存在对档案重要性重新认识，对档案价值重新发现的过程。在这个过程中，对档案和档案工作的态度，最普遍的表现为：一是领导层的说起来重要，做起来次要；二是社会层的事不关已，高高挂起。这些看法和认识，将严重影响档案工作监管。二是档案机构的边缘化问题。县级档案机构为党群系列参公管理事业单位，兼带政府的档案管理行政职能，执法的对象多为同级党群政府部门，想执法奈何腰不硬，效果可想而知。

利用方面。由于基础工作的拖欠，县级档案馆的档案资料基本处于原始状态，没有很好的分类整理归纳，只有书面的简单的案卷目录、全引目录，馆藏指南、全宗介绍、专题目录等编制不全或未编制。档案信息化也处于初级阶段，且进展缓慢，无法适应现代需求。提供利用上只是被动式的“等客上门”，缺乏针对性、广泛性和有效性。馆藏价值还远未开发出来。

（三）档案馆功能拓展面临人员短缺的窘境。

县级国家综合档案馆绝大多数存在人员短缺窘境。一是人员编制少。从龙岩市的情况看，７个县（市、区）中，5个县（市）只核定１０个编制，加上当地党委、政府的中心工作抽调，真正在岗在位发挥作用的基本只有５至７人。二是专业人员少。如龙岩市７个县（市、区）综合档案馆目前仅拥有档案专业毕业人员６人，而计算机毕业人员更少。三是现有人员不安心。不愿呆档案馆，工作主动性和积极性不足，不愿自觉深入学习、钻研档案业务等现象，在很大一部分工作人员中存在。

（四）档案生存空间遇到做事缺资的挤压。

经费投入的严重不足，是档案基础建设和档案基础工作长期滞后的直接原因。近几年的档案信息化工作开展情况看，也都受投入不足，工作无法深入、有序地开展，处于停停打打的窘境。而数字化档案馆建设更是只停留在初始阶段，绝大部分县级综合档案馆无财力建设数字档案馆，致使档案馆工作无法搭上信息化的快车，效率没法提高。

三、解决问题的主要措施和办法

（一）从创造条件和主动拓展上入手，排除档案收集管护受到的压力

首先，要夯实档案基础建设。一是加快县级国家综合档案馆新馆项目建设进程。要按照国家《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》要求，高起点规划，高标准建设，一举达到馆舍宽敞、库房充足、功能完备条件，为应收尽收档案资料作好准备。二是要确保设施设备的现代化。在保护抢救方面，要配置档案库房防盗监控、消防自动灭火等报警、自动设置，配置档案保存环境温湿度有效调节、运转协调的控制设备，建立专门抢救室用于档案破损修复、有害生物杀灭，还要设立特藏室用于保存特别珍贵的档案。

其次，要尽力构建富有特色的档案资源。档案资源没有特色，就没有生命力，其价值就不能很好地升华。国家机关、政党、社会组织所形成的各类档案依然是档案资源体系的主体，但具体关注的重点要逐步转到如下几个方面：一是重视新型载体档案的收集。二是将在建设有中国特色社会主义的特定历史条件下，各种所有制成分的机构、组织、团体及其个人的其所从事的各类社会活动中，形成的数量庞大、形态各异、价值不同的档案，纳入档案资源建设体系。三是对重大事件、重大活动、重点工程建设项目中的档案、照片、录音、录像和实物进行全程收集，另外还应收集有地方特色的名人、名产、名胜和各种文化遗产档案及革命历史档案，真正形成独特的地方特色档案资源。四是要用全新的眼光发现档案资源点，收集与民众生活密切相关的档案，例如国有企业破产改制、住房制度改革、社会医疗保障、资信档案等来解决档案馆资源贫乏、内容单调、利用率低等问题，以此增强档案馆的现实性、社会性、文化性，打开档案馆对外的影响力和辐射力，更好地为本地区的经济社会发展服务。五是进行档案资源的有效整合。县级要建立以档案馆为主体，各主管部门配合的档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一保管，最大限度地优化配置档案资源。

第三，要依法规范档案收集管护工作。根据国家规定，结合县馆实际，建立健全系统的全面的操作性强的各项馆内规章制度，使档案收集、保管、开放、利用、鉴定、数字化等都做到有规可依、依规执行。当前要特别做好贯彻国家档案局第９号令，依法重新核定县级综合档案馆的收集范围，逐步构建结构科学、信息丰富、载体多样、特色显著的馆藏档案资源体系，为建立公共型综合性档案馆，发挥馆藏档案在本行政区域内经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态文明建设中的特殊作用，创造档案资源条件。

（二）从丰富手段和创新方法上着墨，畅通档案监管利用存在的瓶颈

首先，要对现有的手段和方法进行巩固、提高和深化。档案监督方面，要积极开展档案执法检查、工作专项检查，使其规范化、常态化。同时要创新思维，建立档案管理常效机制，如福建省古田县建立的一把手调动实行档案交接的制度，就是一个很值得推广的做法。在档案利用方面，要把馆藏指南、全宗介绍、案卷目录、全引目录、专题目录等传统档案检索工具的定期更新作为档案馆工作的一项重要内容，列入目标考核，确保传统查询工具能准确有效查找档案，提高档案利用效率。

其次，以档案管理违法违纪行为处分规定出台的契机，使档案监督由以前的柔性监督转为现在的刚性监督，加大监督力度，提高监督效果。

第三，要充分利用信息化推动和促进档案监督利用工作。当前，就是要大力推动建立数字化档案馆，依托数字化档案馆的平台，一是建立档案监管扁平化控制的平台。依托现代化的县级综合档案馆，做到信息互动的扁平化，实现档案馆与立档单位之间档案管理信息的共享；组织机构的扁平化，在档案业务上，绕开立档单位的领导层，直接指导和监督立档单位档案人员开展相关业务工作；业务流程的扁平化，立档单位与档案馆之间的业务实现文件形成、立档整理、移送接收的在线一条龙无缝对接。使县级档案工作人员呆在档案馆内就可与立档单位档案人员的实时交流和业务指导，实现区域内档案工作的动态监督。二是建立虚拟档案馆，对档案目录和档案原文均实行数字化录入，建立档案目录电脑查询和更深入的档案原文关键字查询，减少档案调卷，节约查询时间，提高利用效率。还可通过数字档案系统，轻松实现专题目录形成、档案编辑出版的一键完成，大力提高档案工作效率，并缓解县级国家综合档案馆人少事多的压力。

（三）从增加人员和强化培养上切入，解决档案馆发展面临的窘境

首先，切实按照新时期县级国家档案馆功能建设的需要，不断充实各岗位工作人员。鉴于县级档案馆工作人员列入参公管理、增编核定困难较大的现实，一是通过变通手法增加编制人员，如龙岩市某县档案馆设置档案咨询中心，由县编委核定事业编制（非参公）3名，较好地缓解人员短缺问题；二是临时聘用亟需的工作人员，如安保人员、保洁人员等；三是通过服务外包的形式，完成一些阶段性的工作任务，如档案数据化工作、数字档案馆建设等等。

其次，善于进行内部挖掘，最大限度地发挥现有编制内工作人员的作用。一是通过学习培训、自我提高等形式，激励现有人员不断更新知识、挖掘潜力、提高能力，实现一人多用、精干高效，实现档案馆队伍的专业化、精干化、高效化。二是建立人员内部轮岗和AB岗制度，促使现有人员自觉提高综合素质，增强其责任心使命感，主动适应档案馆各岗位工作要求，以缓解人员紧缺的问题。三是善于从内部培养、选拔、输送人才，鼓励干部走出去，开阔眼界，积蓄能力，在其他岗位上更好服务于档案事业，为档案事业加快发展营造良好的人脉基础。

第三，根本也是亟需的，就是积极推动有权机关从立法层面确定档案馆人员配备比例，增强相关条款内容的操作性和执行性，使地方编制管理单位切实按需确定档案馆人员编制，保证档案馆有人可用。

（四）从优化环境和保障投入上努力，释放档案馆生存空间遇到的挤压

首先，要加强档案部门上下与横向的沟通与联系，形成系统内合力。一是加强档案部门内部上下联系。上级档案部门要树立档案工作一盘棋的观念，每年精确选择若干项符合实际、操作性强、切实可行的工作，上下一起努力，形成合力，造出影响。二是兄弟档案部门之间要加强交流合作，相互学习、相互借鉴、相互提高，共同在档案战线上做出成绩。通过上下与横向的共同努力，实现档案工作有为有位的目标，以加强和提高全社会对档案工作的印象和档案作用的认识。

其次，要走出档案馆大门做好档案工作，营造良好的外部环境。应勤向领导汇报工作，寻求领导的支持，以解决档案工作的各种实际困难。同时还应加强与政府部门及其领导的沟通，多参与政府部门倡导的各种活动，加强指导与联系，提高部门的档案意识。另外，必须解放思想，走出去，请进来，善于和敢于采取和运用先进的管理理念和信息化成果来经营、管理档案馆，把档案管理推上新台阶，跟上时代步伐。

第三，从立法层面解决档案馆投入问题，保障档案经费依法到位。档案馆事业是一项国家事业，各级政府依法保障档案事业投入是其义务。通过档案法律法规修改，强化档案事业投入方面的内容，并进行细化，规定相应的投入比例，增强可操作性，避免档案馆投入在财政预算编制的无依性和现实操作中的随意性局面，保障档案馆的必要经费投入，保证档案事业的健康快速发展。

上杭县档案局2017-3-25

浅析促进档案馆功能建设

加强档案馆功能建设，是一项新时期档案工作转型、创新、发展的系统工程；又是一项提升档案馆公共服务能力，打造档案服务大局、服务社会大众新品牌的系统工程；更是一项彰显档案信息存储之基，传承社会文明之韵，整合历史文化之源，实现馆藏信息共享的系统工程。2014年召开的全国档案局长馆长会议在认真总结实践经验的基础上，对档案馆的功能建设进行了进一步系统阐述，即“档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，把档案馆真正建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。”二○○六年三月一日，在全国档案馆拓展社会服务功能座谈会上，国家档案局长毛福民指出要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。随着档案馆整体功能的不断完善，档案馆的服务功能也在不断加强。从我国改革开放初期档案馆由封闭、半封闭向开放的初步转型，到目前将档案馆功能定位于"四位一体"，我国档案馆的服务功能建设取得了长足的进展。档案馆的服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众，服务方式、服务内容也发生了很大变化，服务工作取得了显著成效，档案工作在全面建设小康社会进程中的独特作用得到了较好的发挥。但是，目前，我国绝大多数综合档案馆基本上都是计划经济条件下形成的档案工作体制，有三大突出特征，一是档案资源分散，二是自我封闭，三是服务功能单一。存在五大弊端：一是档案人员不能充分发挥作用，造成人力浪费。二是投入分散，难以发挥效益，造成财力浪费。三是重复建设，造成物力浪费。四是管理非专业化，造成水平低下。五是档案资源分割，难以为群众提供“一站式服务”。 要进一步加强档案馆功能建设，拓宽档案馆社会服务功能，对各级国家综合档案馆还有很长一段路要走，笔者认为目前在加强档案馆功能建设中应着重注意以下二点

一、要集中优势力量，加强综合档案馆的建设

我国各级国家综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。处于转型期的国家或地方，用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位，资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威胁，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。目前，国家综合档案馆，特别是市县以上的档案馆，无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平，还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。各级党委政府应该充分利用它的综合优势，集中力量建设好当地国家综合档案馆，发挥其中心馆的效应，以它们为龙头，带动其他各级各类档案馆的发展，从而赢得社会的认同，推动档案事业的向前发展。

二、要根据现代化档案馆功能的要求，推进综合档案馆基础设施建设

新馆建设事关档案馆事业发展全局，是档案馆“四位一体”功能建设的保障平台，由于历史原因，我国大多深处于党委、政府机关大院的档案馆，在人民群众的心目中曾长期与“保密”、“内部”等字眼相关联，很少把档案馆与自己的生活直接相联系。面对这种状况，各级档案馆把贴近群众作为拓展社会服务功能的重要突破口，积极开展新馆建设各项准备工作，打造档案馆服务新平台，以全新的服务理念全面打造档案馆的新形象，有效拉近了档案馆与人民群众的距离。贴近群众的服务理念，促使档案馆不仅考虑从建筑设计观念、服务设施方面满足普通百姓的需要，而且也从地域空间上贴近人民群众，提供更加便捷的服务。

1、突破传统观念，按照现代档案馆的要求选址。长期以来，我国综合档案馆大都建在当地机关的“高墙内院”，使档案馆无法正常履行对外开放、陈列展览等职能。要塑造现代档案馆的新形象，在选址上要充分体现现代化气息和更丰富的文化内涵，遵循“靠近政府区、接近文化区、远离工业区”的原则。首先，应彻底打破档案馆作为机关附属物的老观念，走出机关大院，独立建造档案馆。其次，要选择交通相对便利的地方。开放利用是档案馆今后的生存之本，随着利用群体的不断扩大，档案馆在考虑安全防火和避免有害气体等因素的同时，要把便于群众利用放在重要位置，按照开放性公共场所的理念，选择交通便利、城市公共设施较完备的地域建造

档案馆。第三，选址时应与周围自然环境、城市总体风格、文化氛围相适应，尽可能靠近文化区，和图书馆、博物馆等公共性文化场所相互呼应、和谐统一并具有鲜明的个性。同时，从休闲服务的角度出发，还要适当考虑一些环境因素。第四，考虑档案保管的特殊性，尽可能选择地势较高、场地干燥、便于排水的场所，严禁档案馆毗邻具有明火的餐饮用房和娱乐场所。

2、按照“两个基地、二个中心”的要求，做好档案馆的规模设计和功能区划分。传统档案馆建筑主要由库区和业务技术用房组成，往往只能满足档案资料长期存放和档案馆内部业务开展的需要。当前，档案馆馆舍建设要把重点放在拓展教育功能和服务功能上，充分体现人本化，一切从方便

利用者出发，把档案馆建成有文化内涵、现代气派和地方特色的文化标志性建筑。在规模上，市级综合档案馆建筑面积应在5000平方米以上，县级综合档案馆建筑面积应在3000平方米以上。在功能划分上，要设置服务教育区、库区、办公区、管理区、公众活动区五块功能区域，每个功能区既要保持相对独立，又要保证开展档案各项业务流程的方便，并留有一定的发展余地。其中服务教育区用来满足今后档案馆对外开放和拓展服务功能的需要，要确立“以人为本”的理念，突出服务功能，应设置现行文件中心、爱国主义教育基地展厅、学术报告厅、多媒体演播室等开放性场所；库区除了保证档案存放的面积外，还应符合档案的消防、安全、温湿度控制等技术要求；办公区由馆办公用房和局行政用房组成，两者的安排上应从使用方便性上综合考虑；管理区由业务用房、技术用房、辅助用房组成，业务用房主要满足档案收集、整理、鉴定等档案业务开展的需要，应包括全宗室、整理室等用房，技术用房用来满足档案的保护、抢救等需要，除了保证一定的面积外，还应根据不同的用途，选择合适的位置和配置必要的配套设施，辅助用房主要包括中央控制室、空调机房、消防水泵房、配电房等楼宇管理技术用房；公众活动区是人们在查档、参观之余的休憩场所，主要包括休息室、大厅活动区等；公共活动区可设计成庭院式，营造宽松、优美的氛围，给人以开放式和文化机构的印象。

3、围绕发挥档案馆功能，加强各项基础设施建设。档案馆设计，必须坚持高起点、高标准及超前性，充分体现现代档案馆多功能性和开放性，在通盘考虑的基础上，根据不同的管理区域，不同的功能要求，合理配置各类用房和配套设施，形成相对独立的管理体系，实现保管重地和开放场所的和谐统一。

（3）开放展览场所。创建爱国主义教育基地是档案馆开展社会教育功能的重要举措，在新建档案馆时应注重对这一类功能用房的规划设计。县以上综合档案馆的永久性档案陈列室一般不低于200平方米；多媒体视听室的建筑面积一般不低于100平方米；县级综合档案馆对外展厅面积不应低于300平方米，市级综合档案馆的对外展厅面积不应低于500平方米。同时，各地还可结合地方经济文化发展水平、档案馆馆藏规模、参观人数等因素，分别开辟流动和静态展厅。由于现行文件中心的管理对象和利用方式与传统查阅窗口有较大区别，因此，应开辟相对独立的接待利用场所和保管库，在规模和设备配置上应从各地实际出发。

（4）学术研究和休闲场所。随着档案馆服务功能的不断拓展和文化品味的逐步提高，国际、国内的档案学术研究活动越来越多，在新建档案馆时应设计建造多功能学术报告厅。为配合开放式档案馆的需要，建造一些配套的休闲场所，如庭院、休息场所等公共设施，给利用者一个休息放松的场地，也是对档案馆开放形象的无形宣传。

三、要做好档案馆各项基础业务工作，充分发挥档案馆社会功能

档案馆为社会提供服务使档案价值得以实现从而发挥其社会功能要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的前提。

1、认真学习借鉴安徽的经验，整合档案信息资源，提高馆藏档案质量，加强档案资源建设。没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆尤其是区县级档案馆馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。目前各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构

不合理的问题。尽管在１９８６年２月７日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多，科技档案、专门档案极少，从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。

最近在全国档案系统，一场因安徽省档案局率先进行资源整合、体制创新和社会化服务等改革，建立起一套国家档案管理与利用新模式，探索出一条在市场经济条件下国家档案资源为经济建设和社会服务的新路引起强烈反响。中共中央政治局候补委员、中央办公厅主任王刚同志，作了重要批示：整合档案信息资源、创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措。安徽省档案部门认真探索建立国家档案管理利用新模式的做法值得肯定，各级档案部门要认真学习借鉴这一成功经验。要坚持以科学发展观统领档案工作全局，解放思想，实事求是，与时俱进，科学整合并合理开发档案信息资源，进一步发挥档案工作在全面建设小康社会中的特殊作用。国家档案局局长毛福民说“安徽档案工作创造了两个全国第一”，“为档案工作深化改革找到突破口，提供了启示。”

为此，各级档案馆一定要按照王刚同志重要批示的要求，认真学习借鉴安徽的经验，结合各地实际，进一步解放思想，更新观念，与时俱进，整合档案信息资源，创新档案服务机制，破除经费国家投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起行政区域内国家档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，真正实现档案资源国家所有、社会共享，充分发挥档案工作在全面建设小康社会的重要作用。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机制的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交本级国家综合档案馆，建立起“归属明晰、运转协调，门类齐全、结构合理，管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。只有这样，才能进一步增加档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。

2、做好档案征集收集工作。必须大力丰富馆藏，改善馆藏结构，建立档案信息资源的保障体系。馆藏是一个地区经济、政治、科技、教育、文化、历史的综合反映，馆藏的丰富和优化与否，是实现档案利用需求的前提条件。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，很显然，单一、贫乏的档案馆藏，即使有其现代化的开发手段，也难以开发出能够满足社会各方面利用需求的档案信息。因此，必须加大力度，走丰富馆藏之路，要突破传统的收集工作定势。一是接收档案的时间要提前，对在经济建设和社会各项事业中有较大现实利用价值的档案，可以打破十年接收的界限，提前接收进馆，使其发挥更大的作用。二是接收、征集的范围要扩大，对重点工程、重大活动、重要人物的各种门类档案都要及时收集进馆，必要时可以提前介入做好归档指导工作，确保归档文件材料齐全、完整。只有这样才能真正建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的档案信息资源保障体系，从而为档案信息资源的有效开发利用奠定良好的基础。

3、 做好档案开放工作。档案开放就是在无损国家和个人利益的前提下将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放档案之利用创造条件。

4、 提高编研工作水平。编研工作是档案利用工作的较高形式是开发馆藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。从目前实际工作来看档案馆（尤其是区县级档案馆编研工作水平有待提高。一是要加强编研力量。编研工作开展起来周期长见效慢，因此在一些档案馆未得到领导的高度重视，只有加强编研力量增加人、财、物的投入为编研工作开展创造良好的外部条件才能保证编研工作的正常开展不断提高编研工作的水平。二是要提高编研产品质量。撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。要充分利用馆藏档案资料，紧贴市委、市政府中心工作，围绕社会难点、热点，编纂相关资料，发布最新档案信息，为经济建设和社会发展服务。不仅可以成为领导决策的工具书和制定政策的参考书，而且能使“死”档案变成活材料，将静态信息转化为动态信息，实现资源共享，这是一项功在当代，利在千秋的好事。

5、全面推进档案信息化建设。电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点：一是加快档案数据库建设。国家综合档案馆在完善馆藏各类薄册式检索工具的基础上，应用档案信息管理的专用软件，抓紧馆藏档案数据库建设，将需求量大的党委、政府等核心部门档案进行数字化，实行全文检索，将馆藏全宗案卷级目录输入计算机，建设案卷级数据库；将群众需求量大的文书档案、现行文件、开放档案、照片档案等建立文件级目录数据库。档案数据库的建立，提高档案信息检索效率，进一步推进档案馆社会功能的实现。二是坚持以档案网站建设为信息化的突破口，提高档案信息开发和服务能力。继续实施“三网并进”，实现档案信息资源共享各级国家综合档案局馆内应建立局域网，利用政府网络信息平台，连接了当地政府

广域网、国际互联网，并在互联网上建立档案信息网站，尽快加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥档案馆的社会功能。

6、积极创建爱国主义教育基地。近几年档案馆社会教育功能越来越受到重视，纷纷通过建立爱国主义教育基地是发挥这一功能的主要方式，档案馆的社会宣传教育功能不断增强。一是积极创建爱国主义教育基地。各级档案馆要在确保馆藏档案安全的前提下，根据新形势下综合档案馆发挥决策参考功能、展览教育功能、社会课堂功能、信息集聚与传播功能和咨询利用功能的实际需要，新建、改建或扩建暂时有困难的，应立足现有条件，合理调整用房，辟出必要的档案展厅，以史实展示当地的历史面貌和辉煌成就，成为人们了解当地历史的窗口。二是举办档案图片展览。充分利用馆藏资料对广大市民进行社会主义教育、爱国主义教育和改革开放教育。

7、继续推进全市现行文件查阅中心建设。要在已公开现行文件利用服务工作的“做深、做细、做实”上下功夫，大力提升中心的服务水平和质量。充分利用档案馆作为当地党委政府政务信息公开场所的时机，扩大接收范围，加大接收力度，理顺运作机制，改善服务设施。

四、进一步提高档案馆工作人员的素质

档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点

1、钻研业务提高工作水平

档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。

2、塑造新时期档案馆工作者的新形象

现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。笔者认为档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高档案馆的社会地位更好地实现档案馆的社会功能。

3、必须着力转变工作作风，增强服务意识，建立优质、高效的服务机制。服务性是档案工作的根本属性，只有树立主动服务的理念，才能产生自觉服务的行动。实践证明，档案工作要有所作为，就必须紧紧围绕服务这个主题，不断更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，创新服务机制，从不同服务对象、不同服务内容、不同服务需求出发，全方位、多层次、多角度地开展优质服务，努力做到王刚同志提出的小康社会建设覆盖到哪里，档案服务就延伸到哪里；小康社会建设需要什么服务，档案部门就努力提供相应的服务。要以“三个代表”重要思想统领档案工作，使档案和档案工作更好地为先进生产力、先进文化和最广大人民的根本利益服务。要不断提高服务水平和服务质量，努力做到求真务实转变作风，优质服务奉献社会，为全面建设小康社会作出档案部门应有的贡献。

中国档案资讯网2017-2-8

浅谈服务营销视角下高校民生档案工作建设

民生问题已成为当今中国乃至世界各国所面临的、不可回避的重要课题。党的十八大以来，习近平总书记提出“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”等一系列惠民措施，把进一步改善民生问题作为当前工作的重中之重。《高校档案管理办法》对高校档案含义、高校档案发展的目标和宗旨、管理体制、民生等内容作出明确的规定。在新的形势下，高校如何加强民生档案建设、提供高效优质的服务显得愈加迫切和重要。

一、树立民生档案服务营销理念

民生档案是涉及民生工作的部门和单位在服务民生过程中形成的文件资料，是保障和改善民生的真实记录，是人民群众维护自身合法权益的原始凭证，是民生工作的重要组成部分。高校民生档案是在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承活动中形成的，它是维护师生合法权益的原始凭证，具有较强的查考性、严肃性和权威性。而服务营销，是企业在充分了解顾客需求的前提下，为充分满足顾客服务需求而在营销过程中所采取的一系列活动。随着社会分工的发展、科学技术的进步以及人们生活水平和质量的提高，服务营销在企业营销管理中的地位和作用也变得日益重要。高校民生档案工作也可引入服务营销的理念，坚持以服务对象的需求为导向，有目的、有重点、有计划地采集民生档案资源，并对民生档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，从而及时、准确地为服务对象提供高效优质的服务。

二、开展民生档案需求调查研究

开展基于需求的调研是做好民生档案服务营销的重要前提。高校的民生档案涉及到高校档案的方方面面，比如党群、行政类中涉及民生的政策性档案，财务类中与民生有关的重要原始凭证，教学档案中与师生紧密相关的教学科研成果和学生学籍等许多重要档案，人事档案中关系到教师切身利益的学历、学位、工作经历、职称、工资、社会保险等。通过调查研究，认真倾听师生的意见和建议，能够深入全面掌握高校民生档案建设的真实需求以及当前档案状况和存在的问题。在此基础上，档案部门可以进一步明确高校民生档案建设的发展思路和具体举措，不断拓展高校民生档案服务的广度和深度，充分满足服务对象的各类需求。

三、重视民生档案工作人员培训

在服务营销中，人是一个最重要的因素，对服务人员的技术、技能、技艺要求很高。高校民生档案工作实质上就是保管和提供档案资源为学校和社会服务，因此，做好民生档案服务，就需要加强档案工作人员学习和培训工作，提高其业务水平和现代化管理技能，不断使其改进工作方式，增强服务营销意识，挖据档案信息资源，满足日益增多的民生档案服务需求。同时，要根据异质结合的原则，进一步优化档案工作人员知识结构，引进信息技术、公共管理等专业人才，完善档案人才队伍建设。对于兼职档案工作人员，也要定期开展有针对性的培训，为其设置岗位津贴，并对其工作职责、考核方面作出具体规定，从而更好地激发其工作积极性。

四、完善民生档案服务体系建设

为了更好地加强民生档案工作建设，高校档案部门可以探索建立统一的标准服务体系和制度保障。对涉及民生事务的单位，加强指导督促，切实做好民生档案材料的收集与归档工作，进一步优化归档流程，努力提高民生档案归档的工作效率，确保民生档案及时建档、齐全完整、管理高效，为服务民生提供真实可靠的档案材料。加强民生档案数字化建设，本着亲民、为民、便民、利民的宗旨，积极利用现代化的计算机技术、网络技术、数据库技术管理档案，搭建民生档案信息交流共享平台。同时，加强档案信息管理规范，明确民生档案公开的范围、方式和程序，防止民生档案中私人信息泄露，导致侵权、伤害师生利益的现象发生。

马斯洛的需求层次理论认为，人最高的需求是尊重需求和自我实现需求，服务营销正是为服务对象提供了满足这种需求的可能。随着社会的进步，人们对公共服务产品提出了更高的期望和要求，我们要结合高校实际，围绕解决民生问题的需要，借鉴服务营销理念，积极拓展档案服务渠道和范围，着力在档案工作服务民生上下功夫，为加快推进高校民生档案工作建设，做出更积极的贡献。

作者：姜磊磊

中国档案资讯网2017-4-2

现代档案馆功能建设与完善的思考

人们谈到某种事物的“功能”时，总是会联想到该事物的作用、价值、能力、内部结构及其与环境之间的和谐程度等等相关的概念。当事物的内部各个组成部分或要素之间匹配合理且与环境之间保持一种和谐的“能量”和“信息”交换状态时，该事物的各项功能便会通过各种形式的积极作用和价值形态显现出来；但是如果情况相反，则事物的功能就会受到压抑，甚至消亡。档案馆的功能建设是一个需要给予足够重视的研究课题。若想使档案馆的功能达到一种合理的状态，就必须搞清楚以下几个关键性问题。

一、档案馆的新功能建设的路径问题

档案馆的新功能可否通过建设得到增加呢?这个问题，笔者认为是可以给出肯定回答的。从某种意义上说，任何一种人造物，人们都可以通过改变它的内部结构要素的方式来改变其功能。实践表明，一个组织的新功能往往可以通过如下途径来产生出来：途径一，在组织中增加新的要素(包括新思想与新观念、新资源、新机构、新的管理机制、新的制度、新工作流程等)；途径二，组织已有要素重组；途径三，与其他组织联合。

档案馆如果想通过上述第一个途径实现增加新功能的目标。可按照如下思路开展工作。首先，引入新思想或新观念。进一步明确档案馆建设的新目标。从实践角度来说，新思想、新观念是实现档案馆新功能建设目标的必要因素，如果没有它的引领，就不可能有良好的结果出现。例如。在建设和谐社会的时代，档案馆应具有为社会公众提供能够维护其合法权益的有效 法律 证据的能力，但如果我们的服务观念落后，不能在利用服务实践中坚持“档案公开原则”，那么无论档案馆拥有多么丰富的现行文件和档案资源，也是无济于事的。其次，增加新资源。没有资源支撑的功能建设目标，对于档案馆来说都会成为现实的“泡影”!例如，要使档案馆成为“公民利用政府现行文件信息的中心”，如若没有相应的现行文件(特别是政府规范性文件)资源的保证，那么就很难说档案馆已经具备了为公民提供现行文件信息服务的功能。再次，新功能的建设必须与档案馆的机构建设、新制度建设、新管理机制建设协调一致，如果缺乏这些要素的保证，也会严重制约档案馆新功能建设目标的实现。例如，要想使档案馆具备“ 电子 文件存储中心”的功能。就应该在组织建设上给予必要的保障，成立相应的内部管理机构，同时还要配备相应的资源及管理制度、管理流程等要素。因此，通过增加档案馆的“新要素”的方式，可以实现档案馆功能建设的一些目标。

档案馆也可以通过对已有要素重组的方式，实现新功能建设的一些目标。所谓组织要素重组，就是根据新的组织工作或管理及服务目标的设计，采取改变组织内机构设置、资源分配、人员安排、制度内容等要素原来样态的方式，来达到建设组织新功能的目的。例如，鉴定馆藏档案价值是档案馆业务功能的一个组成部分，每个档案馆都应具备鉴定馆藏档案保存价值的能力。但是，如果档案馆在开展此项工作时却发现没有相应的组织保证、制度保证、人员保证、资金保证、保管期限鉴定依据文件保证，那么结果就不言自明了。所以，要想实现鉴定馆藏档案的功能目标，就应该对现有的组织机构、人员配置、资金配置等要素进行必要的调整，以便为鉴定工作的开展提供保障条件。当然，这种组织要素重组也必须有非常明确的“功能目标”导向，才能实现档案馆功能建设的目的。

档案馆功能建设的一些新目标，有时通过上述两种方式或途径是难以实现的，这时就应该考虑可否与其他组织联合的方式来达成功能目标的设计要求。在这个“联合”的时代，档案馆不能闭门造车，应该以积极的心态和价值取向，同有关社会组织联合。组织之间的合作与联合，往往可以充分发挥各参与组织的优势，弥补各自的劣势，并能实现各组织功能的最大化。在目前情况下，档案馆应积极探索与兄弟档案馆、社会文化事业单位、政府部门、教学单位、科研单位、国内及国际的社团组织之间的“联合”共赢的 发展 模式和路径。例如，数字档案馆建设的许多功能目标，仅仅依靠自己的力量是难以实现的。如果在合理的制度安排下，积极与社会上的信息技术服务组织、研究机构等联合“作战”，就可以在规定的时间范围内，达成有关的功能建设目标。再如“爱国主义 教育 基地”这一功能的实现，档案馆不能采取“守株待兔”的做法。被动地等待学校和学生来利用“基地”，而应该积极地与有关教育主管部门和有关学校联系，制订合作计划并组织实施，才能使档案馆的这一功能得到较好实现。

二、档案馆已有功能的改善

每个档案馆都应当能清楚地知道自己目前已经具有的功能有哪些，预期需要达成的新功能有哪些，即做到“知己”。同时，档案馆还应当清楚地认识到目前已经具有的功能的实现情况，是充分实现了还是勉强实现了某种功能的一部分，未能充分实现某种功能的原因是什么。改善的途径和方法是什么等。例如，我们在上个世纪80年代档案馆功能建设目标是“一个基地两个中心”，后来陆续提出“一个基地三个中心”、“两个基地四个中心”等新的功能建设目标。对照这些目标，每个档案馆的功能实现程度是相同的，甚至存在着较大的差距。所以，就目前档案馆的功能建设来说，不能只是简单地认为就是“新功能”的建设问题，而应该看到问题的另一个重要方面，就是已有功能的改善问题。例如，作为国家永久保存档案信息资源的基地，这一功能建设的实现，对一些档案馆来说依然有待改善的必要，其中包括指导思想、资源获取渠道的选择与优化、资源质量的控制、资源类型的选择等诸多方面。就指导思想来说，如果依然坚持“单一资源”思想，缺乏资源建设的综合性设计理念，就会使档案馆许多服务功能目标的实现成为“空中楼阁”。就资源获取渠道的选择和优化而言，如果仅仅是“接收”或简单的征集，而缺乏多渠道获得信息的办法，缺乏主动进行档案信息捕获的做法，缺乏自主形成和积累社会 历史 记录的工作方式，那么“基地”建设的功能目标也很难有效实现。就资源的质量控制而言，如果只重视馆藏数量的增加而缺乏必要的质量控制，势必会造成资源整体品质的下降，严重影响“基地”功能的实现。就资源的类型来说，如果只有文字记录资源而缺乏其他记录方式的资源，或者非文字记录的资源所占的馆藏比例过低，也会影响档案馆“基地”建设功能的实现。

多数档案馆的实践表明，我们一方面应注意对档案馆新的功能建设目标的选择和培育，另一方面也要注意对已有功能的改善，只有学会了两条腿走路，才能更有助于档案馆整体建设与发展目标的实现。

三、档案馆功能建设需要确立的指导思想

第一，公平、公开、公正的服务思想。档案馆的对外服务的各项功能建设，应该体现以人为本的时代精神诉求，依据国家的法律和有关政策，为社会公众提供公开、公平、公正的信息服务。

第二，及时有效的服务思想。档案馆的功能建设应该

注重及时性和有效性等方面的要求，即区分不同的功能建设需要，按照各项功能建设的轻重缓急情况，合理安排资源(人、财、物)的使用，使那些社会公众急需、与政府服务职能密切相关的功能建设目标能够尽早实现。

第三，集成管理的系统思想。对档案馆的功能建设，每个档案馆都应有总体构想和规划，对每一项功能都应进行仔细分析，并在此基础上，制订能够有助于各项功能实现的目标和保障措施。档案馆的功能建设一定要避免盲目性，“东一榔头、西一棒”的做法。只有做到目标明确、措施得当、保障充分、分步实施，才能使各个档案馆都能够根据自身的条件和所处的社会环境，集成使用有限的资源，实现档案馆功能建设的综合目标。

第四，结果导向的目标控制思想。开展功能建设。管理者必须有比较明确的结果预期，不能采取“头痛医头、脚痛医脚”的做法。档案馆的管理者和领导者在组织开展档案馆功能建设的实践中，应该明确告知参与功能建设的所有人员，通过系统的、整体的功能建设和完善。档案馆的社会地位和社会贡献力会有什么样的改变。

四、档案馆功能建设中应克服的主要障碍

第一，思想观念层面的障碍。无论是新功能的构建还是已有功能的完善，均需要管理者在思想观念方面摆脱以往的工作思维“惯性”，依据档案馆的存在和 发展 规律 ，确立新的观念和成就事业的信心。有学者曾经感言：在档案部门工作时间长了，有时会使人的思想产生一定的局限。这种认识虽然带有一定的片面性，但也确实比较客观地说出了一些档案馆管理者的思想现状。因此，若想构建符合时代发展要求的档案馆功能目标。首先必须重视观念的“突围”，从传统的旧框框中把自己解放出来。

第二，制度层面的障碍。档案馆新的社会服务功能的建设，必须建立在对目前已有制度的变革之基础上。档案馆的许多制度和规定，都是在以往计划 经济 时代“出炉”的，而目前档案馆所面临的社会环境已经发生了本质性的变化。所以不能依然抱残守缺，死守旧的制度规范，否则就会逐渐被社会遗忘甚至“裁汰”。

第三，组织层面的障碍。缺乏合理的组织支持，任何新功能的建设目标都难以实现。如果以不变的组织结构来实现档案馆新功能建设的目标，实践者只能品尝到“苦果”。所以，必须按照档案馆功能建设的需要，及时对原来的组织机构进行必要的重组。

第四，人员构成层面的障碍。人员是实现任何新功能建设目标的决定性要素。如果没有合格的人员，缺乏对现有人员的系统培训和继续 教育 ，那么任何新功能的建设都无法从根本上实现。

第五，社会环境层面的障碍。对于档案馆来说，改变自身的要素结构与改变环境中不利因素是同等重要的。如果只有内在的驱动而缺乏环境的互动，则只能是“剃头挑子一头热”。所以，必须通过有效沟通、积极宣传、广泛合作等方式，努力改变环境中的不利因素，才能有望达成档案馆功能建设的新目标。

第六，技术保障层面的障碍。技术是实现档案馆功能建设目标的必要支持条件。缺乏 现代 技术的有效保障，许多档案馆功能建设的新目标也是无法实现的。所以，我们一方面要认识到在档案馆功能建设方面“管理”所具有的主导作用，另一方面也要认识到现代信息技术的重要性，绝对不能希望通过传统的技术手段来实现新的现代档案馆功能建设的目标。

五、实现档案馆功能建设新目标的策略和手段

第一，档案馆应按照时代发展的要求，确立档案馆功能建设的总体目标。现代档案馆的功能建设总体目标，可以概括为资源丰富、公众满意、保障有力、制度规范、组织合理、技术先进的服务型档案馆。资源是档案馆功能建设的必要因素。现代档案馆应当努力突破传统的馆藏积累思想，主动拓展资源获取的渠道和路径，下大力气做好数字资源的建设工作，不断丰富自身的资源储备和资源拥有量，变“政府活动的 历史 记忆库”为“社会历史活动的记忆仓库”。只有拥有了资源，才能不断增强档案馆的社会服务能力。公众是档案馆的主要服务对象，公众满意是我们评价档案馆社会服务效果的重要尺度。为此，建设“无围墙的档案馆”，不断提升档案馆资源的易用性，理应成为现代档案馆功能建设的基本目标取向之一。令公众满意，还可以使档案馆的社会形象得到改善，也有助于形成良好的“口碑”。提升档案馆的社会影响力。“保障有力”就是要求档案馆努力承担为政府工作献计献策的社会责任，不断提高为政府咨询服务的水平。实践证明，档案馆只有不断提高为政府各项工作提供信息服务的能力，才能得到政府有关领导和部门的理解和支持。所以，主动依据政府的工作规划、计划和重大活动安排，及时有效地提供档案信息及相关信息的咨询服务，才能让政府各个职能部门感觉到、认识到档案馆存在的价值及档案馆的信息服务能力，才能为档案馆今后的发展营造良好的政府支持环境。“制度规范”就是按照所确定的档案馆功能建设目标，强化制度建设和制度治理意识，逐步建立健全档案馆的对内、对外的各项制度和行为规范。在市场经济的环境中。只有那些懂得利用有利的环境条件及时建立健全“游戏规则”的社会组织，才能赢得越来越大的社会生存空间与发展资源。“组织合理”就是按照现代社会发展的需要，对现有的档案馆组织结构进行必要的调整，设计符合档案馆功能建设目标要求的组织架构，确立每个组织单位的职能与任务目标及达成目标的流程与保障措施。“扁平化”、“团队化”、“项目化”的学习型、协作型组织建设的新理念，可以在一定程度上提高工作效率，提升工作效果。“技术先进”就是要充分利用现代信息技术，积极构建为广大档案信息用户服务的平台，使档案馆能够实现各种服务目标。档案馆功能建设的终极目标就是建立现代意义的服务型档案馆，舍此而言它，都会使功能建设失去基本的前进方向。

第二，档案馆应按照构建和谐社会的要求，制订符合 科学 发展观要求的中长期发展规划，努力明确不同社会历史发展阶段档案馆功能建设的基本任务、主要项目和保障措施。

第三，档案馆应明确改革的基本思路和指导思想，按照《政府信息公开条例》和“两办”发布的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》的精神，积极组织馆藏信息资源的开发利用工作，坚持“档案以公开为原则，不公开为例外”的基本原则，树立“资源闲置就是最大浪费”的新观念。

第四，档案馆应确立现代人才观念，努力吸收那些能力强、事业心强的优秀人才加入档案人员队伍，为现代档案馆的功能建设提供必要的人才保证。

第五，档案馆应重视自身的组织机构建设和制度建设，按照服务型档案馆的总体建设目标，调整传统的组织管理模式和制度内容。

第六，档案馆应重视对现代信息技术的应用和推广，不断提升自身的数字化、 网络 化和信息化水平，为社会公众和政府各职能部门及有关社会组织提供现代化的档案信息资源服务。

作者：王英玮 尹美京

档案管理网2017-4-10

试论建设数字档案馆若干问题的思考

摘　要：随着信息网络技术的快速发展，数字档案馆应运而生，不仅能改变档案馆的工作模式，还能为档案信息的共享提供广阔的发展空间，这成为未来档案管理发展的方向，因此，如何建设数字档案馆，实现数字档案资源的共享，为用户提供服务，已成为档案界关注的焦点问题。本文主要从建设数字档案馆应遵循的原则入手，分析建设数字档案馆面临的难题，并在此基础上探讨建设数字档案馆的措施。

关键词：数字档案馆　建设

随着信息网络技术的迅速发展，信息资源已成为国家的核心资源，而作为信息资源重要载体的数字档案馆受到了档案界关注的话题。数字档案馆是以信息网路设施为基础，以资源共享、远程服务为目的，通过档案网站实现传统档案资源的数字化转换，包括文本、图形、声音、视频等多种类型，对形成的数字档案资源进行管理的新型档案管理方式。这种数字信息空间突破了传统的单个档案馆的界限，以数字化的形式实现了档案信息资源的共享，大大降低了档案信息获取的成本，提高了档案开发利用的效率。数字档案馆是档案管理的主体，实现了档案的永久保存，建设数字档案馆要计算机技术为手段，开发数字档案资源，收集有用的档案信息，做好数字资源的管理，确保数字资源的真实、完整。当前，电子文件已成为重要的信息资源，数字档案馆是存储电子文件的重要场所，数字档案馆作为现代的档案馆类型，不仅具有传统档案馆的功能，还能适应信息社会发展的需求，是拓展档案馆社会服务功能的重要途径。

一、数字档案馆建设应遵循的原则

1.长远原则。建设数字档案馆是顺应时代发展的需求，是将档案资源与职能管理建立在计算机网络技术之上，实现档案信息资源的开发与利用，达到信息资源的共享。建设数字档案馆的过程中，一定要深入调查，结合实际情况配置软硬件，确保软硬件信息资源的可继承性与可发展性。

2.实用原则。数字档案馆建设要结合实际进行，集中有限的财力、人力，进行少量的数字档案馆建设。数字档案馆建设并不是说所有的档案馆都要成为数字档案馆，而应该先选择利用率高、经济发达、计算机网络技术普及率高的地区作为建设对象，然后再逐步推广。对大多数档案馆来说，在确保传统业务正常运行的同时，引进先进的技术逐步改造，为数字档案馆建设打下良好的基础，最终实现由纸质档案到数字档案的转变。

3.安全原则。随着信息化、网络化建设的深入，网络的安全问题也日渐凸显，频频发生的网络信息泄漏问题不得不令我们思考数字档案馆建设的安全问题。所以，数字档案馆建设需要加强安全措施建设，把安全防范意识放在第一位，采取访问控制策略、网络安全管理策略、信息加密策略等，避免数字档案开发过程中存在安全漏洞。数字档案馆建设要充分利用网路技术的优势，做好网络安全工作，将安全工作贯穿到档案的形成、传输、收集、整理、利用等全过程。

4.人才原则。人才问题是关系到数字档案馆建设成败的关键问题，数字档案馆建设与新知识、新技术的普及有着密切的关系，所以数字档案馆建设要遵循人才储备原则。当前能够胜任数字档案馆转化、整体工作的专业人才比较稀少，尤其是精通数字档案整理知识，又能熟练操作现代化信息技术的高层次、复合型人才更是少见。因此必须吸纳、培养、存储专业复合型人才，通过多种途径培养一大批既掌握信息技术又精通档案信息整理技能的复合型人才，从而达到提高档案工作者素质、推动数字档案馆建设的目的。

5.效益原则。数字档案馆建设需要大量的投入，不管是人力、财力、物力，要建设稍具规模的数字档案馆，都需要强大的经济后盾、人才支撑。因此，建设数字档案馆要结合自身实际，通过多种途径分析用户需求，适时适当建设数字档案馆，提高数字档案馆利用效率。

二、数字档案馆建设中面临的难题

当前，我国数字档案馆建设发展迅速，虽然取得了一定的成效，但由于经济技术条件的限制、信息化水平的制约等，我国数字档案馆建设还存在诸多难题亟待克服。总的来说，我国数字档案馆建设还停留在馆藏数字化和建设档案网站阶段，距离真正意义上的电子文件长期保存功能、实现信息资源的共享等差距较大，数字档案馆建设中必须克服这些难题。

1.技术问题。数字档案馆建设对技术要求很高，关键技术包括数字档案信息生成技术、数据压缩及海量数据存储技术、自动分类及智能检索技术等。拿档案标引技术来说，过去我国档案标引效力比较低，基本上以人工标引为主，自动标引技术中涉及的汉字词切分技术还没有找到最佳的解决方式，从而影响数据库生产的速度。同时， 数字档案馆建设还要防止计算机病毒、黑客的入侵，加强文件备份，防止认为或者偶然因素造成的威胁，或者因操作失误引发的系统问题等，这些都要求数字档案馆建设提高技术水平。

2.资金问题。数字档案馆建设需要大量的资金和高新技术支撑，我国东部沿海地区与中西部地区在经济、技术等方面差异较大，建设数字档案馆也存在地区不平衡现象。特别是沿海经济发达地区，数字档案馆建设有足够的资金支持，而中西部地区的数字档案馆建设还面临资金难题。

3.人才问题。数字档案馆建设需要硬件和软件，这两个方面都需要计算机技术人才来操作。但当前我国档案工作人员存在年龄偏大、知识结构落后现象，只有很少的档案工作人员是计算机出身，不能胜任档案档案馆建设要开发的软件系统、日常硬件操作、系统维护工作等，远不能满足数字档案馆建设的需求。

4.资源问题。数字档案馆建设能有效实现资源的共享，打破信息资源之间的界限。要实现这一目标的关键在于整合各部门的档案信息资源，形成基本的资源体系。随着信息技术的普及，各个部门基本上都有了自己的业务数据系统，每年都会产生大量的电子文件。但由于信息整合、技术应用等方面存在障碍，开展电子文件的归档管理工作比较难。

三、数字档案馆建设的措施

1.建设数字档案馆要体现档案信息资源数字化。档案信息资源数字化是数字档案馆建设的基础，离开了数字档案资源库，数字档案馆就不能发挥作用。当前，我国馆藏的数字档案资源数量虽然日渐增多，但一些档案馆的数字资源多以档案检索目录为主，与真正意义上的档案数字化有差距。数字档案应该是目录检索数字化和档案全文数字化之和，一般用户所用的是全文数字化。所以，数字档案馆建设要把全文数字化作为重要的任务，这是一项棘手、长期的工作，需要档案工作者共同努力。

2.建设数字档案馆要注重档案资源内容特色化。数字档案馆建设要注重资源内容特色，首先搞好分工，对富有特色的数字化档案先进行数字化。馆藏档案对现实实用性强，能反映地方历史特色的档案进行数字化。同时对反映本地特色、专业的档案，优先进行数字化。而专业馆如音像档案馆、气象档案馆等独具特色，这些专业性较强的档案中经常用到的，可着眼中开发经常用到档案的数字化，确保特色档案优先数字化，然后再逐步推广。

3.建设数字档案馆要有重点、分层次推进。数字档案馆建设是时代所需，是档案馆发展的方向，但我们也要认识到数字档案馆建设不是一下子就能完成的，要有重点、分层次推进。数字档案馆建设中，首先要重点进行档案数字化，将全部的档案数字化是不现实的，要结合服务对象有重点、有选择的推进。其次要分层次建设档案数字化。数字档案建设是一项复杂的工程，涉及到多方面工作，要逐步、分层推进。

张　如

档案管理网2017-1-20

高校档案馆网站的定位新思考及建设实践

现代信息技术与互联网技术发展日新月异，并已渗透到社会各个领域，大量信息的发布、获取以及转移储存，越来越多地要借助于网络这一大众媒介来实现，这也为档案工作发挥作用提供了新的舞台。

一、高校档案馆网站建设的定位

建好高校档案馆网站，目标定位很重要。首先要根据高校馆藏档案资源的实际，了解和掌握哪些信息是学校内部需要并可以提供的，哪些信息是社会公众期望获得并可以公开的，哪些信息是富有学校建设发展特色的，并对整个社会具有一定的影响力。以此为依据，通过分类盘点和逐项梳理，将其发布到高校档案馆网站上去，为学校和全社会提供信息服务支撑。

1.大学内部管理需要档案馆建立网站

高校档案馆的职能主要是管理与服务。前者涉及如何做好档案工作法规制度宣传、档案工作业务规范指导、归档材料源头信息采集、整理和存储等，后者涉及如何面向档案馆以外的内部机构和社会公众，提供能够直接进行信息资源的访问和查获，以满足用户的各种需求。在整个高校档案工作中，有很多业务规范、操作要求，都可以借助档案馆网站来向机构内的相关人员作传达和布置，以此提高工作效率。另外，根据信息公开的有关规定，档案馆掌握有大量的机构内部的工作管理规范等信息，也需要在一定范围内予以发布出来，方便学校各部门的查找和使用，增加高校办学的透明度和公正性。

2.海内外校友需要高校档案馆建立网站

一方面，大学为社会培养和输送了大批人才，使国家的建设和发展得到了有力保障。另一方面，绝大部分校友都与母校特别有感情，始终会关注母校的建设和发展。如何主动做好校友的服务工作，校友办（联络处）果然重要，但从近年来的发展形势看，档案馆也与校友的需求有着千丝万缕的联系，如他们需要档案馆长期地为其出具学籍证明材料，提供校友间的相互联系信息等。档案馆一旦建立了网站，这些工作做起来就变得非常便捷。校友得到母校的帮助后，不但会感激母校和为社会多作贡献，更会以自己的力量来为母校出谋划策或提供各种支持和帮助。

3.公众权益保护需要档案馆建立网站

随着我国高等教育大众化进程的加快，高校中的各种信息资源也普遍受到社会公众的关注。高校档案馆网站也不例外，它早已不再局限于高校内部的工作管理需要，还承担着向社会发布一些应该发布的信息的义务，以满足信息化社会发展的需要。放在10年或5年前去看，高校可以没有档案馆网站，但现在恐怕已不能“半遮半推”了。现代大学管理体制机制需要档案馆建好网站，信息化社会、互联网时代更需要高校建立档案馆网站，一所颇具规模的大学没有档案馆网站，将会成为社会的一大“诟病”。所以，建好高校档案网站可以说是“责无旁贷”。

4.大学文化传播需要档案馆建立网站

高校档案资源中蕴含着大量丰富、翔实的史料文化底蕴，需要档案人员来发掘、整理和研究，然后通过档案馆网站将其发布出去，供师生员工和社会公众了解大学的发展历史，传承大学的优秀文化，推进社会文明进步。特别是大学里培养出来的名人、大师和著名校友，他们其实是整个社会的共同财富，他们的奋斗历程和为社会所作出的贡献，可以大力宣传，以鼓舞公众热爱学习，崇尚知识，追求积极向上、健康和谐的生活方式。

二、高校档案馆网站的建设思路

高校档案馆网站可以通过以下几个层面的规划与设计，来实现信息量覆盖面广、查询利用率高、社会公众满意度好的目标。

1.首页资源具有信息目录导航的功能

每个网站的首页是一个网站的门面，条理清晰的导航目录是必须的，可以体现出既可扩大信息提供量又简洁而不杂乱，使网站访问者能迅速抓住网站特色重点，找到需要的信息。档案馆网站首页还应体现档案厚重的历史元素，运用合理的仿古色调，彰显档案特色。同时首页上应具有档案管理及档案工作实际方面的栏目元素，增加反映高校风貌及特征的标志性信息，如校门、重点代表性建筑、特色标志物等。

2.建立后台信息发布管理平台

档案馆网站上的信息分类栏目很多，静态的有：机构设置、法规制度、业务指导、利用指南、各类资料下载等；动态的有：工作快讯、活动交流、会议通知等；专业的有：科研项目进展、优秀论文发布、史料研究成果、学科建设讲堂、最新科研动态等学术与技术交流栏目等。后台信息发布管理平台，采用动态网页技术实现前台信息的展示，后台数据库管理信息的工作模式，可以灵活管理这些目录信息，并快捷地将信息呈现在受众面前。建立信息所属的后台目录数据库后，可完成信息的编辑、上传，前台以相对固定的栏目和版面，动态显示数据库中需要发布的各类信息。前台版面结构固定，内容随着数据库的更新自动轮换，提高了信息发布的效率和规范性，降低了信息维护的工作量。

3.增加照片、视频等多种媒体展示方式

高校档案馆网站增加图片和视频等多媒体展示，可以极大地丰富网站历史特色，“有声有色”的信息，使人们获得更大容量、生动直观的所需资讯，同时也增加了网站的吸引力。

以图片为主的内容，可以通过网上展览或虚拟展厅等形式，揭示馆藏图片资源，在展现高校历史、人物活动、校园风景等方面，起到了文字无法比拟的效果，使人们能够直观地感悟历史，增长知识。视频则具有完整地还原历史原貌的特性，增加了网站的信息量，也为档案编研、史料考证提供第一手资料。视频文件格式多、容量大，对网站的存储和传输带宽提出了较高要求。

4.建立馆藏目录等信息的配套发布

基于“数字资源正逐渐成为档案信息传播的主要载体形式，这有利于打破传统档案信息传播环境下档案用户被动利用档案信息的状况”[1]，档案目录信息及编研信息发布功能的建立，既有利于信息被广泛利用，也提高了档案服务的主动性，但要确保安全保密的原则。

高校馆藏档案种类繁多，著录信息到数据库的工作量非常庞大，所以，引用档案数据库或嵌入档案系统的查询端口，实现档案信息的网站实时发布，可以避免信息的重复录入，为用户利用提供便捷的一站式服务。

档案史料编目信息，可以使松散的档案信息形成专题，内容更有条理、更为集中，档案馆网站增加档案编目信息的发布和查询，可满足用户对特定领域信息的整体需求，也能将档案文化在不受时空限制的领域广泛传播。

5.建立“人－机”互动交流平台

互动交流平台的建立，能使档案馆网站提供个性化服务，实现与用户实时互动和征集档案史料的目的。档案馆的服务职能及史料征集，需要与服务对象及被征集者进行交流，档案馆网站建立相应的交流平台，可以使这些工作突破地域限制，向更大范围的网络化方向拓展。

交流互动平台的建立对技术要求较高，是网站的又一个独立子系统。该系统应设置用户的统一认证、资料的上传或下载确认功能，并要有良好的用户界面，如公众问答、档案征集、业务论坛等，还应具备充分的安全保障，能屏蔽恶意、低俗、敏感的词语等功能。

三、高校档案馆网站的功能拓展和维护模式

根据高校档案馆目前的工作实际与运作现状，应该研究选择，采用合适的研发和维护模式，对档案馆网站建设的成功与否起到相当关键的作用。

1.网站设计与建设需要多方协同配合

网站的建设离不开整体框架设计、各类模块的信息采集与管理、网站系统软件的编制、计算机服务器和终端等硬件系统的配置及日常维护和安全运行保障等工作。例如网站的前台需要平面布局设计、多媒体动画与视频制作处理；网站后台需要程序开发、数据库应用；当然还有文字信息的撰写、编辑，流量检测、检索推广等工作，并且随着互联网WEB2.0等新技术的高速发展，还需要不断地改进更新功能。高校档案网站的建设涉及到档案学、管理学、现代计算机信息科学等综合领域，需要有各方面技术人才的协同配合来实现。

2.高校档案馆网站建设需要经费保障

高校档案馆网站建设需要软件与硬件的更新保障，以财力和物力来说，也依赖高校机构组织的大力扶持和经费资助。网站是面向社会乃至全世界的信息服务平台，同时多人在线的概率较多，而网站浏览速度和网页稳定性是考量一个网站建设成败的关键因素。因此，需要不断地增加软、硬件方面的必要经费投入，改善软件运行环境，提高硬件设备性能，使系统运行更稳定，功能发挥更强大。

3.拓展建设和运营维护模式选择

根据以上分析，高校档案馆网站建设拟采用这样一种模式：网站在初始建站或全面升级时期，档案部门制定建站目标规划和功能需求，加大软、硬件方面的投入，同时利用高校人才资源或引进专业机构外包来协助完成，这样，网站在专业性、安全性、观赏性等方面都可以达到较高的水准，建站周期也可以大大缩短。而网站建成后的运营维护、信息发布，可以由高校档案馆的相关人员来承担，使网站的维护和完善变得灵活而便捷。这种常态性工作，需要一定的经费支持、强大的技术力量、完备的管理制度等[2]，才可确保档案馆网站内容更新及时，运行安全可靠。

四、高校档案馆网站的人才配备

做好档案馆网站的设计与建设工作，保持创新性与前瞻性，向国内一流水平的档案馆网站靠拢，需要引入具备复合型知识的人才队伍和档案管理专业人才的数量来作保证。

1.引入具备多学科技术的人才

档案馆网站建设涉及多学科技术，离不开计算机信息技术、计算机网络技术、互联网技术、影视技术和多媒体技术以及现代档案管理技术等，许多技术属于高科技领域，是当今发展最快速、应用最广泛、渗透性最强的先进科学技术。所以，有条件的高校档案馆应适当引进这种具有多学科知识的高层次人才，来充实自己的队伍，满足工作发展需要。

2.发挥档案学专业人才的作用

档案学专业人员熟悉档案管理和信息利用工作，具备档案馆网站建设需求分析的能力，能够提出相关网站建设的信息模块和采集内容。但是，档案学专业人员普遍存在只具备档案业务知识，而计算机领域知识相对不足的现象，这对档案工作的发展形成了瓶颈。对此，档案人员要树立终身学习的观念，不断提高自身的综合素质。同时，档案部门应采取在职培训等手段，加强培养内部人员的专业技能，使档案工作队伍整体结构能顺应时代的发展，推动高校档案事业朝着现代化管理的方向不断迈进。

作者： 陆宪良 冯玮

华东理工大学档案馆2017-3-8

对区县档案馆加强档案资源建设的思考

关键词：档案馆档案资源特色档案

建立覆盖人民群众的档案资源体系，使档案工作的成果更多地体现到服务民生、改善民生上来，是新时期档案工作的首要任务。就档案馆而言，拥有档案资源的规模和质量，一定程度上决定了其地位和影响。鉴于此，区县档案馆应整合各类档案资源，优化馆藏档案结构，优化档案资源配置，建设门类齐全、内容丰富、载体多样、结构合理，具有突出地方特色的档案馆档案资源新体系，并带动档案工作向更高层次发展。需要说明的是本文所指的档案资源为狭义的档案资源，即国家档案资源的形成、收集和整合过程。

一、区县档案馆档案资源建设存在的问题

（一）资源结构不合理，内容欠丰富

大多区县档案馆馆藏建设目标不明确，对资源总体结构规划不清，致使馆藏档案资源从门类到内容很难全面反映区县社会发展的基本状况。一是从馆藏内容看，其内容断档，衔接不畅。例如，在新中国成立初期，由于档案机构不健全，各项管理不规范，致使一些具有查考利用价值的原本、底稿散失，甚至有些年代的档案出现空白。同时，内容不系统，不完整。一些重大活动档案内容不齐全，往往只有文字材料而没有照片、音像材料，不能全面反映活动的发展情况。二是从馆藏质量看，难以反映全区的历史面貌和社会发展的各个方面，不能满足多方利用需求。

（二）馆藏门类单一，民生档案数量有待增加

从馆藏档案门类看，主要以文书档案为主，其他门类档案所占比例较小。以平谷区档案馆为例，截至目前，馆藏档案313942卷件，文书档案159411卷件，占馆藏的50.77%；婚姻、教学、会计、科技等专门档案116652卷件，占馆藏的37.16%。另外，近年来，普通群众对民生档案的利用逐渐增多，档案馆也加强了对婚姻、房产、招工、知青、独生子女、兵役等涉及民生档案的接收力度，但仍无法满足人民群众的需求。值得注意的是，与人民群众息息相关的社保档案、医保档案、产权改革档案等民生档案馆藏更是寥寥无几。

（三）征集手段单一，档案馆资源缺乏特色

目前，区县档案馆专门从事档案征集的人员较少，征集手段单一，且存在盲目跟风现象，使得区县档案馆缺乏馆藏特色。每年征集的内容并不系统，也不深入，缺乏本地区农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案资料的征集，难以体现本地区的“独到之处”。

（四）档案资源信息化程度不高，资源整合力度不够，利用效果待提高

区县档案馆虽然建有网站，但是不能提供计算机全文检索，缺乏与公众的互动和交流，难以达到资源共享的目的。以平谷区为例，举办区县的改革开放成果展，往往要从区委、政府、宣传部等相关部门浩瀚的档案资料中寻找素材，工作量较大。如果在档案接收进馆后加大档案信息化程度，对某些专题进行深入整合，形成专业和专题数据库，会极大提高利用效果。

二、区县档案馆进一步加强档案资源建设的措施

（一）多措并举，改善馆藏结构，丰富馆藏内容

1.建立“大档案”资源体系，逐步建立结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。结合工作实际，档案馆应详细制定档案接收规划，制定档案接收方案，及时调整档案接收范围，应收尽收，进一步丰富并优化档案馆馆藏，确保应进馆的档案依法接收进馆，逐步建立内容丰富、结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。例如，2008年，平谷区档案馆重新制定档案的接收范围，将平谷中学、平谷三中、平谷五中三个中学纳入接收范围，将形成的教学档案、声像档案纳入接收范围。2012年，再次调整接收范围，将具有平谷地域特色的文化馆、文联、党史办、信息中心、植保站、张各庄村委会纳入接收范围，极大地丰富了馆藏。2015年，将组织部、宣传部、统战部、农委、法制办、610办公室六家单位从政府和区委全宗分出，成立新的全宗并纳入接收范围，有效保证了重点单位重点全宗档案的齐全完整。

2.突出地域特色，形成档案资源建设的多维立体结构。特色地域文化是了解地方历史和风土人情的重要资料，为体现综合档案馆的地域特色，应留存珍贵地域档案资料。以平谷区为例，逐步将具有平谷地域特色的新兴经济组织、社会组织纳入接收范围，培育档案信息资源增长点，突出档案馆社会记忆的特色。平谷区的桃文化、农家院文化在北京市很有特色，为留存这些地域文化资料，平谷区档案馆针对每个乡村的特点，率先提出“一乡一品”的农家文化，突出每个乡镇的特色。另外，部分民俗接待户建起档案墙，用“摆放实物，演示观摩”等方式招揽游客，区档案馆对这部分民俗档案提供建档指导，完整地留存了特色农家文化档案。

（二）加大民生档案接收力度，努力构建覆盖全区的民生档案资源体系

1.实施全区民生档案资源整合，加强馆室间的交流合作，实现各级资源共建共享。以平谷区涉及民生的土地和宅基地档案为例，大多相关档案已经接收进馆，少数散存在各村。为了更好地服务群众，区档案馆开发“农村档案管理发布平台”，把村级档案室也纳入区档案馆的资源范围，对相关档案实现信息资源共享，方便群众查阅。

2.整合区域内涉民单位档案信息资源，建立区域性民生档案资源共享体系。以区综合档案馆为“航母”来承载地区全部档案资源，将各类民生档案资源全部整合进区综合档案馆。如国税局、工商局、海关等不在档案接收进馆范围的市属单位的档案，其与各区县的生产生活息息相关，很多是涉及群众利益的民生档案，通过建立资源共建共享平台，提高档案的使用价值。

（三）创新档案征集工作方式，加大档案资源征集力度，有效丰富馆藏资源

1.开展多种形式的档案征集工作，采用多种手段，实现有效征集。平谷区档案馆专门成立了档案征集部门，开展口述档案征集、“一貌、二名、三重”（即区貌、名人、名胜古迹、重大工程、重大活动、重要事件）档案征集、“平谷教育”专项征集等活动，记录城市成长活动；充分借助政府、机关、收藏单位、民间收藏人士、社会团体的力量，形成主动记录与重点征集双轨并行的工作格局；开展有偿征集工作研究，创新档案征集工作局面。“十二五”期间，区档案馆将12000件平谷地区珍贵档案资料，如平谷旧貌照片、清代地契、平谷农林牧副渔各业照片、平谷蔡连元大鼓弹唱母片等征集进馆。

2.加强调研，全面了解本地区重要特色档案资源的分布、管理情况，建立档案登记制度，加大档案征集力度，逐步建立具有区域特色的档案资源体系。作为区综合档案馆，在正常开展档案接收的前提下，平谷区档案馆加大生态涵养区特色档案的接收力度。水务局、环保局等相关单位，会形成涉及生态建设、水源保护、环境保护等方面的文件资料，接收时要重点关注。另外，卫生环境和防疫工作也是建设生态涵养区的重要方面，全区各个乡镇和社区对卫生环境工作的重视程度越来越高，管理监督机制越来越完善，因此在梳理乡镇等基层单位的档案时，需把特色档案单独归纳、整理、保管，形成具有平谷区地域特色的档案专题。

（四）以加强数字档案馆建设为重点，科学整合档案资源，发挥档案馆主阵地作用

1.一是研发了“平谷区农村档案管理发布平台”，实现了区、镇、村三级档案信息的分层管理，涉农信息查阅服务，村级数字化档案管理等主要功能。预计到2020年，全区所有行政村将全部实现档案管理现代化。二是开发应用“平谷区基层档案室纸质档案数字化平台”。适用于平谷区各基层单位的室存纸质档案数字化应用程序，满足进馆单位纸质档案数字转化需要，为实现档案实体与数字化副本同时进馆目标提供技术支持，这两个平台的研发使用，对丰富馆藏资源起到了重要作用。

2.科学整合档案资源。逐步推进公民医疗健康档案、社会保障档案、林权档案、婚姻档案、土地流转档案、承包合同档案、土地管理档案、房产档案、重大活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、企业信用档案、社区建设档案等档案资源向综合档案馆的定期移交和统一集中管理，实现档案资源的有效整合和优化配置。

中国档案网2017-1-17

公共档案馆深化利用服务建设的思考

戴志强

档案利用服务,即“采取各种形式开发档案信息资源，为社会提供服务”,是中央和地方各级国家档案馆的法定任务之一。1在国家档案局部署建立方便人民群众的档案利用体系、要求各级国家档案馆努力建设成为“五位一体”公共档案馆，进而提出“进一步推进档案利用公共服务多样化均等化”2的政策指向下,深化利用服务建设,对于各级国家档案馆来说，其重要的现实意义是毋容置疑的。有鉴于此，

笔者以为,新形势下，各级国家档案馆，即公共档案馆深化利用服务建设的内容包括：利用服务机制的创新、利用服务平台的搭建和利用服务项目(内容)的筹划。本文就此提出一些初步意见,供探讨。

一、深化利用服务建设的原则

(一)需求导向原则,是指社会需求决定了档案利用服务的侧重点和发展趋势。

档案利用服务是按社会的需求组织实施的，档案的利用过程是利用主体对档案客体信息的消化、吸收和使用的过程。在档案利用过程中，利用主体起着核心作用，它既是利用活动的出发点，又是利用活动的归宿。毫无疑问，对档案信息的需求是促使利用主体利用活动发生、发展的内在动力。社会主体在利用档案信息时是有选择的。如，史学研究者特别重视选择那些与史学研究有关的档案信息，机关干部则更重视那些与现实工作有关的档案信息，而社会民众则更关心与自身实际利益相关的档案信息。这说明，档案利用主体对利用对象的选择是以自己的内在需求为根据的，只有需要的信息才能进入主体的视野。社会需求在档案利用服务活动的开始阶段就占据了非常重要的位置。就客观的档案信息的传播和利用而言，档案利用服务是以社会需求为前提的。

社会需求是动态的、发展的，而不是恒定的、一成不变的。社会需求也是有差异的、多层次的。同时，档案信息具有多方面的价值和属性，每个利用个体具体利用什么，也依其不同的需求而定。因此，真正有效地开展档案利用服务活动，就必须重视社会需求，掌握需求变化，加强需求研究，遵循需求导向原则，把握社会需求脉搏，不断拓展档案服务功能，创新档案服务机制。

(二)资政育人原则，也就是国家档案局局长杨冬权在2012年12月25日召开的全国档案局长馆长会议上提出的, 要全面发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的作用。3遵循资政育人原则，公共档案馆就要坚持做好围绕中心、服务大局这篇文章。

档案真实、全面、系统地反映一个地方各方面的发展历程，可以为领导和职能部门认识历史、借鉴历史经验教训，进行科学决策提供依据和决策参考作用。档案不仅具有记录历史的功能,也有传承文明、弘扬民族精神的作用。尤其是近现代的档案史料,不仅记载了当时政治、经济、军事、社会、文化、民族、外交等各方面情况,也记载了中国各族人民反侵略反压迫的众多鲜活事例,反映了中国人民不屈不挠的斗争精神，为进行爱国主义、社会主义教育提供了极好的教材。公共档案馆有责任把这些史料利用好、宣传好,将档案馆建设成为爱国主义教育示范基地,让更多的人了解这段历史,使之成为弘扬培育民族精神的重要课堂。

公共档案馆要坚持围绕中心，服务大局，即服务于国家和本地的经济文化建设和民生工作。要积极转变服务方式，由只对档案信息进行简单整理和汇编，转为对档案信息进行归纳提炼和深度分析，实现更高层次的开发利用，更好地为领导决策提供智力支持。同时,要切实增强档案馆为社会主义文化强国建设服务的能力，充分挖掘档案的历史价值和文化价值，把珍贵的历史文化资源优势转化成现实的文化建设优势；要注重加强爱国主义教育基地和中小学生档案教育社会实践基地建设，以加强和改进未成年人的思想道德教育为己任，努力开发爱国主义教育资源，不断丰富爱国主义教育基地的展览内容，使公共档案馆爱国主义教育基地真正成为未成年人学习历史，了解革命传统的重要课堂，成为增强爱国情感、培育民族精神的重要阵地，成为陶冶道德情操、提高思想修养的重要场所。

(三)服务民生原则，也就是贯彻党的十八大报告提出的, “在改善民生和创新管理中加强社会建设”，“要多谋民生之利，多解民生之忧，解决好人民最关心最直接最现实的利益问题……努力让人民过上更好生活”的工作方针。4遵循服务民生原则，公共档案馆就要坚持做好贴近社会、服务百姓这篇文章。

关注民生、保障民生、服务民生,离不开档案利用服务工作。一方面,民生档案是了解和掌握现实民生问题的载体,对建立解决民生问题的长效机制有着不可替代的作用。另一方面,民生档案工作是关注民生、保障民生、改善民生的重要环节之一。根据国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》5,公共档案馆要紧紧围绕以改善民生为重点的社会建设,坚持服务民生的原则，以人为本，加强民生档案建设,逐步建立起覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系,使档案工作在实践中贴近民生、服务民生，在解决群众最关心、最直接、最现实的利益问题中找准档案工作与民生工作的结合点。

同时,不能将服务民生仅仅停留在向民众开放红头文件上，而要深入分析民众档案需求的变化，客观把握民众的当前需求和潜在需求，不断拓展面向民众的档案服务领域，不断提高公共档案馆的档案利用率和社会关注度。

二、深化利用服务建设的路径

(一)创新利用服务机制

公共档案馆的利用服务建设必须注重利用服务机制的创新。

其一，建立档案依法开放与依当事人申请提供利用结合的互补机制。

目前,我国各级综合档案馆馆藏档案开放的比重较低，馆藏大部分档案还处于控制使用的状态，这与政务公开环境下公众对馆藏档案信息与日俱增的需求相距甚远。为此，有必要在加大馆藏档案鉴定开放力度的同时，积极探索推行馆藏未开放档案依当事人申请提供利用的新机制。

所谓馆藏未开放档案依当事人申请提供利用，是指国家档案馆根据公民或有关组织的申请，将收藏的未开放档案中与申请者切身利益相关的、不涉及国家机密、商业秘密与他人隐私的信息，依法提供申请者利用的行为。这一定义包含以下主要内容：

一是馆藏未开放档案依当事人申请提供利用的主体。其主体是公共档案馆,即具有开放档案法定职能的各级国家档案馆（主要指各级国家综合档案馆）。在我国不断强化政府公共服务职能、大力推进政务信息公开的形势下，不仅要做好常规的馆藏档案提供利用工作，而且要提供已公开现行文件和政府公开信息的集中查阅服务（有的还承担了政府信息公开的申请受理工作）。目前,馆藏档案利用工作已呈现出一种新的走向，即公众出于维护自身合法知情权的愿望，对与政府公开信息相关的、馆藏未开放档案信息的需求明显提高。为了应对这一新形势，公共档案馆在加快馆藏档案依法开放步伐的同时，有必要将探索开展未开放档案依当事人申请提供利用提上自己的工作日程。

二是馆藏未开放档案依当事人申请提供利用的客体。其客体是“公民或有关组织”，即我国境内的、具有特定权益诉求的社会群体，他们往往为谋求在政务信息公开原则下的公共档案信息知情权进行着锲而不舍的努力。为此，公共档案馆在开展未开放档案依当事人申请提供利用工作中，首先要通过查验合法证件掌握他们的真实身份，了解他们的查档目的（包括引导其放弃某些非理性的诉求），以便有的放矢地做好工作。

三是依当事人申请提供利用的未开放档案受理范围。其受理范围，主要是馆藏中与申请人切身利益相关的、不涉及国家机密、商业秘密和他人隐私的未开放档案（信息）。因此，具体的档案受理范围主要涉及三个层面，一是馆藏未开放档案，其中包含：1、馆藏中未满30年法定封闭期又不能提前开放的档案；2、虽已满法定封闭期但因涉及国家机密、商业秘密和他人隐私等而不宜开放的档案。二是与申请人的切身利益相关的档案，其中包含：1、与申请人的切身利益直接有关的档案（信息）；2、与现行国家法律保护的申请人权益有关的档案（信息）。由于馆藏中与申请人（个人或组织）信息相关的档案材料一般存在于有关行政机关形成的档案之中，因此，必须谨慎地对待依当事人申请提供利用的相关档案信息的查找、筛选工作（以件为单位提供利用）。三是依当事人申请提供的档案（信息）不涉及国家机密、商业秘密和他人隐私，其中包含：1、“利己不损人”，即在提供申请人利用的同时不损害国家和他人合法权益；2、申请人得实惠，即既使申请人享受了有关档案信息的知情权，又使申请人实现了直接的利益诉求目标；3、申请人未得实惠，即申请人虽享受了有关档案信息的知情权，但未实现直接的利益诉求目标，甚至带来对申请人不利的结果。

四是馆藏未开放档案依当事人申请提供利用的方式。为了使依当事人申请提供利用的档案（信息）不致造成对国家和他人合法权益的损害（负面影响），这就不仅涉及档案的内容范围，而且涉及档案提供利用的方式。正如前面所述，与申请人直接相关的未开放档案（信息）有可能是与涉及国家机密、商业秘密或他人隐私的档案（信息）“互相依存”的，有的是可以“分割”的，有的却是不可“分割”的，因此，必须从档案的实际状况出发，有时还应避免未开放档案原件直接提供申请人查阅，而拟采取一定的申请程序，在规定的期限内（如申请正式受理后的5个工作日内）通过制作有关档案复制件或档案证明等形式提供利用。应当指出的是，公共档案馆开展未开放档案依当事人申请提供利用工作,主要是解决馆藏未开放档案中与申请人切身利益有关的信息是什么，而不能解决形成这些档案信息的原因是什么，因为后者已经超越了公共档案馆的职能，而应该由档案形成机关在政务信息公开的范畴内来处理。6

其二，建立档案利用服务馆际、馆社、馆校合作的共赢机制。

公共档案馆的利用服务机制创新,还包括建立完善多方合作共赢机制。实践表明，只有实行多方有效合作，才能实现国家档案局提出的“逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便”7的目标。具体内容包括:

一是馆际合作机制。馆际合作的有效途径包括：各级综合档案馆之间的互享互动、各级综合档案馆与其他档案馆（室）之间的合作互动。馆际合作应遵循统一领导原则和协同效应原则。地县级档案馆应在省市级档案局馆的统一布置下，遵循服务公约，统一服务理念、管理制度、组织模式、技术标准、信息平台、远程出具档案证明材料格式等。各档案馆应摆脱各自为政的服务模式，打破传统档案馆之间信息孤岛的局限，积极协同，优化档案资源配置，实现互通互享协同效应。上海市各区县档案馆先后向市档案目录中心报送有关民生档案数据，上海市档案馆集中收交并提供市级政府机关公开信息和已公开现行文件，上海档案信息网与各区县档案信息网友情链接；共同签署《上海市民生档案利用便民服务公约》，相互授权利用本馆民生档案专用数据库目录信息，提出并实施“同一平台、统一流程、统一文本、统一印章”的要求，就是馆际合作机制的具体体现。

二是馆社合作机制。目前,上海市已有相当一批街道社区服务中心与区县档案馆联网，社区服务中心受理用户查询档案申请后，通过网络把申请者的信息发送到区县档案馆，区县档案馆查到档案后再将相关证明及档案全文信息传输回数据中心。档案材料加盖社区服务中心的档案证明专用章后就可以作为凭证使用。区县档案馆在馆藏民生档案全文数字化的基础上，通过远程服务，实现了居民不出社区就近查阅档案的愿望。8实践表明，馆社合作已经成为上海市各级综合档案馆开展“就近查阅、跨馆出证”远程服务的长效机制。

三是馆校合作机制。主要是指公共档案馆与本地区中小学校建立合作共建爱国主义教育基地的工作机制。如，至2010年底，上海市档案馆已先后与黄浦区第一中心小学、北京东路小学、四川南路小学、卢湾区第三中心小学、敬业中学、光明中学、大同中学、金陵中学、久隆模范中学、格致中学、青云中学、北郊中学、新中中学、小主人报社等单位，分别就爱国主义教育基地建设的有关事项签订了共建合作协议,明确了双方参与共建的内容。其中明确，上海市档案馆参与共建的内容包括:1、为学生提供第二历史课堂，即根据学校需要，就学生感兴趣的话题开设讲座，或者由档案馆历史专家进校讲课，采取“走出去”的方式，为学校学生提供服务。2、为学生集体活动提供平台，包括：根据学校策划主题班会的内容，学生可充分利用馆藏资源举办丰富的活动，并为学生提供活动场所；与学校团委共同举办主题团日活动，举行入（退）队仪式、入团仪式等宣誓仪式。3、开展整理和制作个人成长档案的活动，即引导和帮助学生对自己个人资料或自身感兴趣的物件的整理，将自己亲身经历或平时积累的点点滴滴归类制作成长档案或家庭档案，亲身感受家庭的温暖，使学生懂得感恩。4、辅导查档，即辅导学生在档案馆查找档案，学会利用档案进行历史研究，提供学生研究性学习的平台。5、提供视频教育资料片，即将馆藏中外经典影片和历史资料片进行适当分类后作为视频教育材料，让学生在休闲娱乐中获取知识，感悟道理，提高艺术鉴赏能力。6、向学生开放主题展、专题展，即向学校师生免费开放档案馆所设的《城市记忆》主题展，通过档案展示，让档案现身说法，成为学生了解上海历史的第二课堂。另外，档案馆配合本市的中心工作，结合重要节日、纪念日，举办的专题展览也将为学校师生开放。7、适时开展寒、暑假学生教育等大型活动。学校参与共建的内容包括:1、将学校的历史人文教育移入上海市档案馆，组织本校师生利用市档案馆丰富的档案信息资源，进行现场授课或开展多种形式的活动。2、为师生去档案馆活动提供必要的时间和条件，让学生通过整理档案，掌握整理归类等技能，通过参观、听课激发学生学习历史知识的兴趣。3、经常与档案馆联系，开展帮教活动。4、学校根据爱国主义教育、德育教育和历史人文教育的需要，提出一些课题，及时和档案馆取得联系，联合编写适合不同年级的教材,设置课程，并以此开展活动。5、配合档案馆在寒、暑假期间推出的学生教育活动，积极进行组织工作。协议还明确:共建双方每半年召开一次会议，研讨计划，总结共建工作；共建双方各确定1名联络人；双方在举办共建活动时，发生的费用由双方协商解决。9上海市档案馆通过建立馆校共建合作机制,有效推进了爱国主义教育基地建设。

(二)搭建利用服务平台

公共档案馆为实施“以人为本”和“服务先行”战略，满足公众利用档案的多种需求,推出人性化服务项目,有必要搭建各种方便人民群众的档案利用服务平台。

一是档案查阅窗口。

利用者走进档案馆查阅其所需要的档案信息，无论过去、现在、还是将来，都是档案利用的基本方法，也是最为直接地面向公众的服务方式。在“五位一体”公共档案馆建设中，搭建以及完善档案查阅服务窗口这一服务平台，一方面要建立窗口服务人本化的工作机制。窗口服务的人本化，就是要求档案馆在提供档案利用和政府公开信息集中查阅等服务工作中，切实践行“以人为本”的服务理念。另一方面窗口服务要向“一门式”检索、一站式服务发展。档案的利用大多需要当事人持有效证件，到相应的档案馆或部门去查阅，外加上体制调整、机构撤并、档案移交等信息不对称，当事人往往因不知其所需档案的去向，而在多个部门间往返奔波。因此，要更加注重窗口服务，围绕为利用者服务这一中心，建立和健全首问负责制、行为规范、利用指南等规章制度，简化查档手续，提供一站式服务，开辟绿色通道，建立查不到档案登记、定期反馈制度，做好接待咨询工作，这样才能够有效拉近档案馆与公众的距离，树立档案馆“用户至上”的社会形象。

二是档案信息网站。

网站是传播信息的重要途径。档案部门创办网站，应主要面向社会大众，而不是档案工作者。首先，网站应是档案馆面向社会提供档案信息的重要平台。随着网络的迅速普及，公众不一定非到档案馆查阅档案信息，还可以直接通过网络远程查阅。其次，网站应是传播地方历史文化的窗口。档案馆拥有的丰富历史文化信息，是其他任何单位所不具备的，档案网站只有突出历史文化特色，才能吸引更多的访问者。尽管目前绝大多数档案馆均开通了档案信息网站，但对于通过网络直接查阅和利用档案的途径还不尽完善，特别是对于一些涉及档案当事人隐私等方面的档案，又不能直接向社会公开，这就从很大程度上限制了群众通过网络利用档案。所以，如何在确保档案利用安全的同时，方便广大人民群众利用档案，已成为档案信息网站这一服务平台建设急需解决的现实问题。

开展网上档案信息服务，一方面要依托档案信息网站，将经过鉴定可以面向社会公开的馆藏档案和现行文件（没有实现数字化的公开其文件级目录）及时公开，让广大群众足不出村、足不出户，就可以查阅到与自己工作生活息息相关的政策性、法规性文件。另一方面也要充分利用网络资源，加快数字档案馆和网站改版后的内容建设和配套管理，通过网上展览、网上查询、网上预约等方式，提升文化教育和知识功能，公开、公布大量社会公众所需的珍贵档案资源，让公众了解当地历史变迁和风土人情，突出档案网站的历史文化特色,这样既使档案的利用率得到大幅度提高，又能提升利用者的文化素养，获得较高的社会效益。

三是社会教育基地。

公共档案馆作为以爱国主义教育为核心的社会教育基地，应积极采取有效措施，创新服务机制，深入挖掘档案的历史内涵和文化内涵，精心策划教育主体，重点围绕党和政府中心工作和重大活动，利用档案史料和编研成果开展形式多样、生动活泼的宣传教育活动，充分发挥档案馆在弘扬民族精神、加强爱国主义教育等方面的重要作用。同时，还要拓展公共档案馆在科普教育、法制教育、廉政文化教育、领导干部研究型教学等方面的社会教育功能。

“社会教育基地”平台建设要求各档案馆的档案信息资源储备适应社会各方面需要；要求作为档案馆服务平台的基础设施的种类、数量、先进性、易用性符合各种社会教育服务的需求；要求档案馆的档案信息开发、检索、编研、展览制作等各项基础业务建设积极跟进；要求档案馆的各项管理制度、运作机制更加便捷、科学；要求档案馆的场所、氛围更加宜人、和谐；要求档案馆工作人员提高素质，更具有咨询服务、导引阅读、讲解辅导的能力和待人接物的亲和力。毫无疑问，搭建综合性的“社会教育基地”这一平台，是“五位一体”公共档案馆利用服务建设的重要内容。

四是文化休闲场所。

在利用服务方面，传统档案馆以实际工作查考和学术研究方面的用户为主要服务对象，几乎没有普通市民的休闲利用；而“五位一体”的公共档案馆则要满足包括公众休闲利用在内的社会多方面日益广泛而长久的需求。

英国著名档案学家迈克尔·库克指出：“整个社会应该把档案馆看作是一个文化机构，即使是贴上‘文化娱乐’、甚至‘消遣’的标签也是无可厚非的。虽然档案馆如同博物馆和图书馆一样与纯娱乐性机构相比有更严肃的目的，但是它们有个共同点：如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人兴趣进行活动”，这是对档案馆文化休闲功能的生动描述。公共档案馆应当以融洽舒适的公共文化休闲环境和反映民族文化内涵的载体（档案及档案文化产品），成为社会民众的文化休闲场所和精神圣地。档案相对于其他文化资源而言，在真实性、完整性、系统性等方面具有无可比拟的优越性，许多档案还具有独特的审美价值和鉴赏价值，如老照片、老商标、邮品票证、录音录像……可以满足人们的求知欲和好奇心，并带给人们知识的增长和精神的愉悦。所以，档案馆是人们文化休闲的好去处。“五位一体”的公共档案馆建设，要千方百计创造条件，挖掘馆藏特色资源，创新服务形式，发挥档案潜在价值，满足公众文化休闲的需要。

(三)筹划利用服务项目(内容)

一是查阅服务:推行首问责任制。

多年来，上海市档案馆为树立亲民服务形象，保证服务质量，坚持推行查阅服务首问责任制。10具体要求首问责任人对来访者提出的问题或要求，无论是否是自己职责（权）范围内的事，都要提供一个满意的答复。对非自己职责（权）范围内的事，首问责任人也要热情接待，并根据其来访事由，负责引导该人到相应部门，让来访者方便、快捷地找到经办人员并及时办事。对不遵守首问责任制，造成不良影响的，要给予相应处理。实践表明，公共档案馆推行查阅服务首问责任制，有利于实现档案工作人员从被求者向服务者转变,档案馆从神秘性、特殊性向平等性、公众性转变,档案馆与利用者交流方式由单项式向双向式转变。公共档案馆推行利用服务首问责任制，可以增强局馆工作人员的社会意识和以人为本意识，使查档利用者高兴而来，满意而归，有助于树立档案馆的文明服务形象，带动社会对档案馆的需求，提高公共档案馆的社会效益。

二是远程服务:推行“就近查阅、就地出证，馆际联网、全市(省)通办”。

国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权先后在2009年12月18日、2010年12月14日召开的全国档案局长馆长会议上讲到远程服务问题，并要求，“无论是各级机关团体、企业事业单位，还是各级各类档案馆，都要在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，提高远程服务能力，建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的方便人民群众的档案利用体系”11；“各级国家档案馆要以公共档案资源社会共享为目标，以服务民生为重点、加快推进档案信息资源整合和数字化建设，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便，进而为最终搭建国家档案信息资源共享和服务平台、实施全国范围的档案信息资源共享做好充分准备”12。为此,2011年3月11日召开的上海市档案工作大会明确提出，“十二五”期间全市民生档案和开放档案可实现远程服务。13同年8月5日召开的上海市区县档案局馆长会议进一步提出，要围绕为民服务的大局，按照“就近查阅、就地出证，馆际联网、全市通办”的目标，建设市与区县档案馆、档案馆与档案室、档案馆与社区事务受理服务中心“三联动”的档案远程利用服务体系。14在此形势下，上海市档案馆和各区县档案馆在档案数字化建设的基础上，开展了“就近查阅、跨馆出证”远程协同服务，为用户提供查询婚姻、独生子女、知青及知青子女等民生档案服务，并将民生档案查询纳入社区事务受理服务中心“一门式”服务系统之中。这些措施大大便利了人们查询利用档案。档案馆馆际合作、馆社联动是信息社会发展的需要，是档案事业可持续发展的必然趋势。公共档案馆要推进落实馆际合作、馆社联动，必须加强档案信息标准化建设。统一的数据和信息标准是信息资源共享的前提。在遵循档案信息资源共建共享的系列标准基础上，公共档案馆可通过建设档案目录中心、档案信息网络，开展馆际档案目录、文献以及文献复制件的交换、联合选题编研等合作。

三是资政服务:编发《档案信息摘报》等参考资料。

档案是历史的真实记录，是领导决策、机关工作、百姓生活需要查考的可靠依据。我们可以以档资政、以档辅政。档案工作者要从实体保管员向知识提供者转变，为此,要熟悉馆藏资源，增强围绕中心服务大局的意识,通过编发《档案信息摘报》等各种参考资料，主动为领导机关和有关职能部门提供各类信息，使公共档案馆成为党和政府科学决策的思想库，成为推进社会各方面工作的信息库。要将档案编研与实际工作紧密结合，加大为党和政府工作服务的力度，不断提高公共档案馆服务大局、服务民生的能力和成效。

四是展览教育:举办地区历史概况、重大活动、名人事迹展览和公益讲座。

公共档案馆作为地区档案信息中心，收藏着有关本地区政治、经济、科学文化、社会发展、城市变迁、风土民情、名人大事等方面的真实历史记录，这些档案记录可以通过展览得到充分的价值实现。公共档案馆可以将本地区的历史、发展现状、名人大事等信息加以整合,并通过展览进行传播。为提高展览效果，档案馆工作人员应为参观者主动发放宣传材料，介绍档案展览情况，回答参观者提出的问题。为吸引更多参观者体验档案馆的展览教育，档案馆可以将档案展览与文化休闲相结合。展览现场不仅有档案展览，还有与公众休闲相关的设施，如网吧、咖啡吧、书店、小卖部等，让参观者在一种休闲的氛围中亲近档案，随心所欲地参观档案。

五是学生活动:开展中小学生素质教育的第二课堂。

多年来，上海市档案馆主动配合未成年人教育,因地制宜地组织开展了内容丰富、形式多样的学生活动，并得到各界的好评。实践表明，公共档案馆可以成为中小学生开展素质教育的第二课堂。如馆校合作组织开展中小学生成长档案制作活动，通过指导中小学生回顾自己的学习、生活历程，并从中挖掘材料，建立成长档案，指导他们从点滴入手，对生活学习中有价值的票证、资料、文件材料，进行收集、整理、建档,可以增强学生的档案意识，重温曾经发生的有趣事、感人事、励志事，感受父母、老师、朋友和社会的关怀，树立起热爱生活、热爱学习的积极态度。

六是档案编研:拓宽视野，多出成果。

档案编研工作是开发档案信息资源的一个重要方式。公共档案馆的档案编研工作主要包括三个方面：一是汇编档案文献，公布档案史料；二是研究档案内容，编写参考资料；三是参与编史修志，撰写文章和著作。其中,编史修志的过程也是档案信息开发的过程，通过编史修志既可以达到“出编研成果，为社会服务”的目的，还可以使所编史料传承后人，发挥史鉴作用。编史修志还促进了档案馆利用工作的开展，促进档案利用面的扩大和利用量的增加，提升了档案利用工作的地位。公共档案馆的档案编研工作还要向深层次拓展，即要从依据凭证性向可读性发展，从素材、半成品向信息化成品发展，出版发行高质量的编研成果。为此，有必要加强公共档案馆与其他单位的合作。除了常规的编研成果由档案人员来完成，较为大型的综合性编研项目可以选择与其他部门联合承担，档案馆从中做好选题、组织、协调等工作。其次是增加编研经费的来源，财政划拨专款、与合作单位和社会资助多管齐下，提升编研成果质量。最后是做到编研方式和成果形式的多样化，逐步形成“年鉴”、“大事记”等常规性编研项目和地方史志、古籍整理等相结合的局面。

七是文化传播:拍摄视频作品、出版图册、建设网站等。

随着广播、电视、网络等优质媒介的出现，档案渗透的领域逐渐增多，人们的档案文化需求也被激发出来, 档案的文化价值得到进一步凸现。档案以更直观生动的形式进入人们的视野，通过广播、电视、网络、碟盘等媒介,提供了可听、可感、可视的全方位传播，形成档案文化传播网，使档案文化价值观深入人心。公共档案馆要充分利用这些传播媒介，拍摄档案视频作品，编辑出版档案图册，深化档案信息网站的内容建设等，持续推进档案文化传播。

八是档案宣传: 创新形式，丰富内容，保持常态化和持续性。

上海市档案馆坚持配合重大活动、中心工作和档案开放等，举办新闻发布会、档案史料陈列、利用成果展示等，向社会宣传档案和档案工作，受到社会的关注和好评。公共档案馆为增强社会档案意识，优化档案事业发展环境，促进档案事业的科学发展，应该充分利用报刊、广播、电视、互联网等大众媒体，通过举办普法讲座、档案知识竞赛、档案咨询服务、街头社区宣传等，不断创新档案宣传形式，丰富档案宣传内容，保持档案宣传的常态化和持续性。

九是档案馆日: 增进公众与档案馆的互动交流。

档案馆日活动,一方面可以展示档案、档案工作的价值，让社会公众近距离感受档案的珍贵，扩大档案工作的社会影响；另一方面实现了档案信息资源的公开与共享，达到媒体关注、公众广泛参与的效果。公共档案馆在档案馆日，可以组织公众参观档案馆，可以安排常规的讲座、展览、视听展示、座谈会，还可以有历史文化体验、主题路线参观、巡回见面活动等，让公众接触档案，了解本地区的历史、现状和远景规划，熟悉地区的经济、政治、文化、民风民俗等，还可以看到平常难得一见的档案馆工作流程等。这些活动可以使公众亲身感受档案馆的工作内容，了解档案与自身的密切关系,增强公众支持公共档案馆建设的热情。

十是信息反馈:编发档案利用统计分析简报。

公共档案馆通过编发档案利用统计分析简报，有助于完善档案利用统计反馈机制,即通过用户反馈信息的定量化处理，用精确的数据来反映档案利用工作的状况，以此作为总结档案利用工作经验、发现利用工作缺陷的重要依据。档案利用统计的内容一般包括:调卷量统计、利用率统计、利用效益统计、利用者类型统计、利用需求状况统计、检索效率统计等。档案利用统计的范围包括:对档案利用工作全面的整体统计、对档案利用工作中某个环节或某个方面的局部统计。公共档案馆要将统计反馈贯穿整个利用系统，从更深层次认识档案利用统计，健全档案利用统计工作。此外，档案利用统计分析简报还应该加重“问题与建议”的份量,以便有所发现、集思广益。

上海市档案馆2017-5-18

香坊区档案馆突出“档案+民生”服务职能建设

万余卷“民生档案”服务民生

香坊区档案馆突出“档案+民生”服务职能建设，去年接待民生类开具查档证明2200余件

日前，家住香坊区的市民李先生来到位于香坊区民生大厦内的香坊区档案馆，查询已去世母亲的相关档案，办理遗产继承。在档案馆工作人员的帮助下，几十分钟就顺利查询到了档案记录。“原来一直以为只有通过政府或司法机关才能查到档案，没想到普通市民在档案馆就能查询，真是太方便了。”李先生说。

据了解，香坊区档案局突出档案工作服务民生的职能，借助新档案馆在民生大厦投用的优势，全面推进“档案+民生”建设，使档案工作真正走进普通百姓的生活，服务于市民生活。据悉，香坊区2016年共接待民生类开具查档证明2200余件。

接收7.3万条婚姻数据

设立民生档案专区

据介绍，香坊区新档案馆于2014年底正式投入使用，新馆总建筑面积1700余平方米，高标准配备馆库、展室、档案资料整理室等功能用房，并于当年成功晋升为国家二级综合档案馆。香坊区档案局不断拓展档案服务领域，努力破解与婚姻、房屋征收、司法公证、社保低保等民生档案对接的技术难题，为民生档案设立存储专区、查档服务专柜。

为突出“档案+民生”建设的服务职能，香坊区档案局在加强窗口建设上下功夫，不断提高档案服务水平。通过完善专门查档接待室，配备专人窗口式服务，实行首问负责制，与民政、棚改等有关部门联动等一系列举措，切实做好数据核查、对接、佐证等后台配套的基础性工作。截至目前，先期接收了7.3万条婚姻档案数据，查阅接待6100余人次，开具查档证明2223份。香坊区档案馆工作人员张瑛珩说，目前该馆每天都会接待前来查询个人相关档案的群众。

万余民生类档案进馆

逐步实现远程查档

目前，香坊区档案局正在紧锣密鼓地进行档案接收，力求快速补足历史欠账。该区档案馆还全面推进档案资料的数字化管理，利用市档案局搭建的婚姻档案数据库平台，整合婚姻档案数字化资料，逐步实现远程查档。扫描录入馆藏永久档案资料全部实现数字化。严格做好进馆档案的质量检查工作，确保馆藏档案资料整理规范。新馆投用两年多来，超常规大量接收档案累计达10978卷、7497件，其中民生类10967卷进馆同步完成了数字化。档案电子数据库已达到27万条，其中民生类8.4万条。

香坊区档案局局长赵喜文说，为提高档案服务效能，今年还要升级档案系统软件，加强档案数据库建设。目前，又确定了一批2714卷婚姻档案即将数字化接收进馆，让档案工作真正走进普通百姓的生活，更好地服务于百姓。

作者：吴昌林 记者 刘姝媛

哈尔滨日报2017-3-14

公共档案馆强化安全保障建设的思考

戴志强

强化档案安全保障建设，对于正在建设“五位一体”公共档案馆的我国县以上各级国家档案馆来说，其现实意义和深远影响都是不容低估的。档案安全保障建设，主要是指维护档案的完整与安全，建立完善的档案实体和信息安全保障体系，这是实现公共档案馆各项建设可持续发展的前提。公共档案馆强化安全保障建设的主要内容包括三个方面：一是建设优质馆舍，二是完善人防措施，三是提高技防水平。

一、档案安全保障建设原则

（一）工作方针：以防为主，防治结合

对于危害档案的自然因素和社会因素，应采取人防、技防等措施，以防患于未然；同时还要有效处置有关突发事件。加强档案安全管理工作、建设档案安全保障体系的目的是杜绝各类危害档案安全事故的发生，确保档案资料安全和最大限度地延长档案寿命。档案的寿命是有限的，影响档案寿命的因素无非有内因、外因两个方面。内因，是指影响档案制成材料（含字迹材料）耐久性的内部因素，包括档案制成材料的成分与性质、生产工艺等；外因，是指影响档案制成材料耐久性的外部因素（档案的保管环境）。所谓“防”，即采用人防、技防、物防等措施防止或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用。只有抓好了“防”，才能保证档案信息的完整和档案制成材料的完好。所谓“治”，是指对因各种原因损毁或存在不利于长期保存因素的档案进行及时处理，即对已经破损的档案进行及时修复。档案信息是依附于其制成材料而存在的，而档案制成材料的自然损坏是在潜移默化地进行着，总有一定数量的档案因自然或人为因素而老化或损坏。因此，“治”的工作是长期存在的。只有做好了“防”的工作，才能减少“治”的工作量。在注重“防”的前提下，还应注意“防”与“治”的结合，确保档案信息完整。除此之外，还应制定突发事件应急措施，一旦遇有突发事件发生，可以快速做出反应，使对档案的损害降到最低程度。因此，公共档案馆档案安全保障建设必须遵循“以防为主，防治结合”的工作方针。

（二）档案安全：实体与信息并重

档案安全包括档案实体安全与档案信息安全两个方面，因此，采取的各种举措既要确保档案实体安全，又要兼顾档案信息安全。确保档案实体安全，是指在管理上和技术上采取相关措施，使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命。维护档案信息安全，是指对机密档案和控制利用的档案实行严格的管理，确保档案内容不被泄漏、不超范围扩散。关于维护档案安全，国家档案局局长杨冬权于2010年5月在全国档案安全体系建设工作会议上明确提出，要“建立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全与信息安全，推动全国档案事业安全发展、协调发展、可持续发展”。1档案实体安全与档案信息安全同等重要，因此，应实体与信息并重，两手都要抓，两手都要硬。

（三）满足需要：当前与长远兼顾

建立档案安全保障体系既要方便档案的现实利用，又要维护档案的完整与安全，以确保档案长久利用的需要。档案不仅对现实的社会实践活动具有查考作用，而且其查考作用还可以延续到未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用的需要。也就是说，档案不仅可为今天利用，而且可为未来服务。在设计档案安全保护技术方案时，要兼顾当前与长远，既不能因维护档案安全而影响档案的现实利用，又不能因满足现实利用需求而无视潜在的档案安全风险。

（四）生态文明：符合绿色环保要求

采取档案技术保护方案之前，要评估其对人与环境的影响，应将负面作用降到最低限度。党的十七大报告提出，要“建设生态文明，基本形成节约能源资源和保护生态环境的产业结构、增长方式、消费模式”。“生态文明”既是社会主义和谐社会的本质要求，也是科学发展观的本质内涵。档案领域也应该为建设生态文明作出努力。公共档案馆在档案安全保障建设方面能够为生态文明作出的贡献有：档案保护技术方案符合人与环境和谐相处原则、档案保护手段尽可能不对大气环境造成污染。此外，随着工业的发展和人口的增加，人类对环境的破坏日益严重，环境不断恶化，对档案保护所带来的威胁是极大的。如空气污染物（尤其是工业粉尘、二氧化硫、二氧化氮）总量的增加，使档案保护成效有所下降；温室效应加速纸张老化，助长了档案霉菌及档案害虫的生长繁殖；臭氧空洞的形成，紫外线直射地球，破坏纸张中的纤维素，使字迹发生褪变，从而影响档案的寿命。因此，公共档案馆档案安全保障建设，一定要遵循“生态文明”的原则，所采用的档案技术保护方案要评估对人与环境的影响，应将负面影响降到最低。

总之，包括公共档案馆在内的档案部门领导和工作人员必须牢固树立“安全第一、预防为主”的思想，加大对档案安全保障工作的投入，建立综合性的安全事故预防体系，积极参加安全知识技术培训，把档案安全融入到所有活动领域，并占据主导地位，创造一个良好的档案保管环境。只有这样，公共档案馆才能持续地发挥服务社会、造福百姓的作用。

二、档案安全保障建设模式

（一）建设优质馆舍

国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话中指出：档案库房是档案的巢或家。“覆巢之下，岂有完卵”。因此，要想确保档案安全，必先建好档案馆库，为档案建造一个安全的巢、坚固的家。2 2008年的汶川地震、2010年的青海玉树地震和舟曲泥石流以及2013年的芦山地震震惊全国，大量档案和档案机构也在地震、泥石流灾害中遭受惨重损失。历史的经验和教训告诉我们，好的档案馆库可以在灾害发生时最大限度地保护档案安全，减少档案损失。因此，公共档案馆建设必须注重优质馆舍建设，为档案安全保障建设打好坚实基础。建设优质馆舍应该从优化的选址方案、严格的技术标准以及合理的功能布局三个方面来考虑。

1、选址方案

公共档案馆的选址应从安全和便民两个方面考虑。根据既方便档案利用，又确保档案安全的精神，有两种选址方案可供选择，一是档案库房（含技术用房）与利用场所共建；二是档案库房（含技术用房）与利用场所分设,如上海市闵行区档案馆模式（适合于城市土地资源相对紧张,以及已在机关大院内建馆舍的地区）。如果从便于开展公共服务活动的角度考虑，公共档案馆一般宜独立建设，即档案库房与利用场所共建，并不在党政机关大院范围内。公共档案馆可与其他功能相近的文化设施项目联合建设（有自己独立的管理区域），与图书馆、博物馆为邻，是实现公共档案馆“五位一体”功能的一个重要的发展方向。因此，从安全和便民两个方面综合考虑，公共档案馆的馆址选择应符合以下要求：远离易燃、易爆场所，选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通、环境安静及交通便利、方便公众利用，且城市公用设施比较完备的区域。

2、技术标准

根据档案馆建设的功能需要、安全、卫生等方面的要求，公共档案馆建设应参照国家有关档案馆建设规范，如《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》确定的各项技术标准，科学设计、科学施工、保证质量。《档案馆建筑设计规范》中对档案馆址和总平面、建筑设计、档案防护、防火设计、建筑设备等方面都有严格规定。此外，在实施规范标准的过程中，必须从实际出发，结合本地区、本单位的实际情况，针对本地区、本单位在安全建设中的隐患和薄弱环节，分清轻重缓急，采取科学、有效的措施。

3、功能布局

公共档案馆建设应满足档案馆作为安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、档案利用服务中心、政府公开信息查阅场所、电子文件中心的功能实施要求，同时还要满足社会公共文化服务的要求。因此，公共档案馆馆舍布局应根据实施“五位一体”功能的需要，科学规划实体档案保管、电子文件存储和技术保护、档案阅览(含远程服务)、展览教育、文化休闲等专门空间。

（二）完善人防措施

1、健全档案库房管理制度

库房管理是档案安全保管的主要内容，是档案安全保管工作的基础。而健全的库房管理制度则是库房安全管理的重要保障。因此，建设公共档案馆的安全保障体系，应将档案库房管理工作提到重要议事日程，建立有效的库房管理制度保障，使库房管理做到有章可循。各公共档案馆一定要提高对库房管理工作的认识，根据各单位的实际情况和可能出现的问题，制定科学的、切实可行的库房管理制度。

2、落实档案流转过程中的安全责任制

档案流转，包括：为了科学的存放，合理地使用库房容积，对库内档案存放位置的适当调整；根据查档利用、编研、展览等需要和馆内（或外包）开展档案整理、鉴定、目录建库、全文扫描等工作需要，频繁进行的调卷、用档；在档案馆内部装修、新馆建设过程中对档案的搬运等。档案流转过程存在一定的安全隐患，如，在档案馆内部装修、新馆搬迁及馆内外用档、业务外包过程中出现档案遗失的情况，屡见不鲜。因此，必须落实档案流转过程中的安全责任制，消除安全隐患，确保档案流转有专人负责。档案借阅要有专人负责，每份档案的调出、归还都要有经办人签名；档案搬运一般会请专门的搬运公司，但档案馆也要安排专人，负责监督档案搬运工作、清点档案数量、与搬运公司协调等。在档案整理、鉴定、目录建库、全文扫描等业务外包工作中，不仅要加强对档案原件的保护工作，而且要采取签订保密协议、现场电子监控等措施防止涉密档案信息的外泄。

3、推行“无烟馆”制度

档案馆存放着大量的纸质档案，在档案馆抽烟、使用明火都有可能对档案安全造成威胁。烟还污染空气，对人体非常有害，也是引起火灾事故的重要原因之一。公共档案馆推行“无烟馆”制度，既有利于实质性的档案实体保护，也是向社会传递一个积极的信号：呵护公共空间，尊重他人权利。推行“无烟馆”建设既需要个体道德自觉和行为自律，也离不开制度建设的作用。

此外，人是制度的执行者，还需培养档案工作人员的防灾意识。美国国家档案馆前馆长艾伦•韦恩斯坦（Allen Weinstein）2005年在一次会议发言中指出，面对灾害，我们应意识到它不是能否发生的问题，而是何时发生的问题。3这表明，时时处处警惕灾害和防范灾害的意识对于档案部门至关重要。档案是不可再生资源，具有不可替代的作用。灾害一旦发生，很多损失可能就无法弥补。观念和意识是行动的先导，只有当防灾意识普遍建立，档案部门才有可能做好防灾的事先准备并采取行之有效的举措。因此，公共档案馆档案安全保障建设还应加强对员工和用户防灾教育和指导，形成一种清醒的防灾意识。

（三）提高技防水平

馆舍建设、人防措施是档案安全保障建设的基础，技术防范是安全保障的手段，只有三者相互结合，才能建立起完善的、高效的档案安全保障体系。先进的安全防范技术可以弥补馆库建设、基础设施建设等方面的先天不足，可以为档案安全加一道“技术保险”，从而进一步提升档案安全系数。4因此，提高技防水平是提升公共档案馆档案安全系数的重要途径。

1、进馆档案消毒：采用真空充氮杀虫技术。

为了丰富馆藏，档案馆会不断接收档案。由于原保管单位的档案保护条件各不相同，有些档案带有霉菌和害虫，如果这些携带霉菌和害虫的档案在进入档案馆库房之前未经消毒处理，将会成为霉菌和虫类的传染媒，扩散到库房原有的档案中。为了保障档案实体安全入库，需要酌情对进馆档案进行消毒杀虫工作。5上海市档案馆并于1996年申请获得该项技术的专利权。此前，公共档案馆大多使用化学药剂对进馆档案进行消毒，这种方法不仅会污染空气环境，而且对人体有害。真空充氮杀虫是物理杀虫法的一种，其原理是通过机械作用将容器内的氧气除去，达到一定真空度，然后充入氮气，从而使昆虫的正常活动受到抑制，引起一系列生理变化，直至窒息而死。相较于化学药剂消毒方法而言，使用真空充氮杀虫技术对进馆档案进行消毒，不仅对档案图书害虫致死率高，对档案纸张、字迹无明显影响，对环境不污染、对人体无害，而且操作简便，安全可靠。

2、档案库房温湿度控制：采用计算机自动控制技术。

温、湿度对档案的安全保管影响很大。如高温、高湿会导致生霉、害虫繁殖，使有害气体和灰尘吸附力增大；低温、低湿会破坏档案纸张内部结构，使纸张强度下降，耐久性受到影响等。不适宜的温湿度是各种有害自然因素中对档案最为重要的危害之一。根据《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2000）规定，档案库房的温度范围应在14～24℃之间，相对湿度应在45%～60%之间，每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%。然而，如何在人工控制条件下将库房控制在恒温恒湿状态，无疑是一个难题。随着科技的发展，利用计算机自动控制技术控制档案库房温湿度成为了现实，解决了在人工控制环境下档案库房难以达到恒温恒湿状态的难题。计算机控制的自动系统，在不断电的情况下，可以常年24小时不休息，尽职尽责地监管库房，它能确保将档案库房温、湿度控制在规定范围内，档案库房就不会发生虫霉。6上海地处高温高湿地带，每年都有令人烦恼的“霉雨”季节，公共档案馆利用计算机技术控制档案库房温湿度，可以常年将库房温、湿度严格控制在规定的标准范围内，避免发生馆藏档案的霉变、生虫，确保档案安全。

3、档案库房温度调节：采用地源热泵控温技术。

档案库房温度受室外自然温度影响，与档案库房围护结构、采暖设备、通风设备、空气调节设备有关。室外自然温度是很不稳定的，夏季可能达到40℃的高温，冬季也会有0℃以下的低温，而档案库房对温度的要求又是极其严格的，基本上是要求达到一个恒温的状态。因此，完全依赖自然温度是无法满足档案库房的要求的。大多数档案馆对档案库房温度进行人为调节的方法，一般是使用暖通空调。然而，使用空调不仅耗电量极大，而且其释放出的气体（氟利昂）又会对臭氧层产生破坏作用。近年来，节能环保型的地源热泵技术的出现无疑为档案库房温度调节提供了一种更为有效的方法。所谓地源热泵，就是一种利用地下浅层地热资源既可供热又可制冷的高效节能的空调系统。它通过输入少量的高品位能源（电能），实现低温位热能向高温位转移。在冬季把地能中的热量“取”出来，提高温度后，供给室内采暖；夏季，把室内的热能吸出来释放到地能中去。7相较于其他调节温度的技术来讲，地源热泵技术无疑是一种清洁能源技术，它不需要建立一般供热所需的锅炉房，也不存在燃料燃烧而带来的环境污染问题，而且可以实现冷热联供。因此，采用地源热泵控温技术调节档案库房温度，不仅节能环保、符合公共档案馆档案安全保障建设的“生态文明”原则，而且运行费用较低，也可为档案馆节省经费开支。

4、档案馆库消防：采用烟感探头和细水雾灭火技术。

火灾是指在时间和空间上失去控制的燃烧所造成的灾害。在各种灾害中，火灾是最经常、最普遍地威胁公众安全和社会发展的主要灾害之一。公共档案馆档案安全保障建设应严格执行现行防火规范，档案库等重要用房均应设置火灾自动报警设施，并采用相应的灭火系统。公共档案馆库房应采用现代、环保、高科技的消防技术和设备，档案馆库消防宜采用烟感探头与细水雾灭火装置匹配。火灾的起火过程一般情况下伴有烟、热、光三种燃烧产物。在火灾初期，由于温度较低，物质多处于阴燃阶段，所以产生大量烟雾。烟雾是早期火灾的重要特征之一，烟感探头就是利用这种特征而开发的，能够对可见的或不可见的烟雾粒子进行响应的火灾探测器。所谓细水雾灭火，是将水经过特殊的高压系统，从一种特殊的喷头喷出，形成雾粒非常小、直径只有40-200微米的撕不开、扯不破的水雾，1升水雾化后，可以覆盖的表面积达200多平方米。8 细水雾灭火技术以其安全、经济、环保以及对档案材料损害较小的优点，战胜以七氟丙烷灭火技术为代表的传统灭火技术，成为档案馆库消防首选。目前，高压细水雾灭火技术在上海市浦东新区、普陀区、奉贤区等多个区（县）档案馆都有运用。公共档案馆馆库消防系统应采用烟感探头与细水雾灭火技术相结合，即将烟感探头安装在档案库房内的不同位置，一旦检测到高温（一般情况下超过40℃）或烟雾的情况，即产生报警信号；将烟感探头报警系统与细水雾灭火装置相匹配，一旦火灾发生就能自动紧急处理。此外，还可将烟感装置与该档案馆所在地的消防队相连接，一旦发生紧急情况，消防队可以第一时间到场急救，将火灾对档案的损害降到最低程度。

5、档案流向管理：采用条形码管理技术。

条形码技术是在计算机的应用过程中产生和发展起来的一种实用的自动识别技术。近年来，由于条形码技术在实践中的不断发展和完善，应用领域不断扩大，尤其是在图书管理计算机系统中的应用较为普遍。为适应档案信息化的需要，条形码技术也开始运用在档案管理中。如，外交部档案馆和广州市城建档案馆均在使用计算机条形码技术辅助档案借阅管理。而所谓条形码技术是指把计算机所需的数据用一种条形码来表示，然后将条形码数据转变为计算机可自动阅读的数据。9条形码管理技术可以作为人机对话的手段和档案检索查询的纽带，大大节约了时间、提高了工作效率。使用条形码技术，还可以对档案的存放位置、档案的流向进行追踪。在条形码技术应用前，档案借出调入必须由手工进行操作，这要求档案管理人员必须极度细心，即便如此，依然很难做到万无一失。采用条形码管理技术后，档案管理人员在调出或者归还档案时，通过条形码扫描可快速、准确地读取每“件”档案的流向信息，确保一“件”不漏；通过专门软件，档案管理人员还可对超时未归还的档案进行提醒，可较好地防止档案外借造成的遗失，最大限度地保证档案的安全。此外，利用条形码技术还可随时查阅用户调档情况和查阅档案的去向。公共档案馆通过条形码技术管理档案流向，使档案的流动走出盲区，让它自始至终处于监控之中，最大限度地确保档案实体的安全。

6、档案装具：采用密集架智能管理技术。

档案装具是档案库房内的主要设备，是保护档案尽可能延长档案寿命的基本物质条件之一。众所周知，木制档案柜一旦遭受火灾，档案将无一幸免。档案密集架智能管理技术是一种集计算机、网络、数据库管理和自动化控制技术于一体的现代化档案馆建设的一项新技术。档案密集架智能管理技术的安全性主要体现在以下几个方面：档案密集架智能控制系统部分采用低电压控制，过道采用红外线安全保护，可确保档案和人员安全；档案装具改用铁皮装具，可以有效阻断引发档案受灾的源头，降低档案安全风险；在档案管理的计算机界面上可开启或关闭密集架电源，不用工作人员来回奔忙，省却了档案工作人员来回进入库房对档案造成安全隐患等。公共档案馆采用档案密集架智能管理技术，可增强档案安全系数，并最大限度地提高了库房空间的利用率。

7、档案库房门禁：采用指纹门禁系统技术。

指纹门禁系统是一套利用人的活体指纹识别技术来完成客户身份识别，并提供一套完整的管理软硬件来实现门禁系统的日常工作。10指纹是手指前端的一节正面皮肤的乳突线花纹，人各不同，指指相异。而门禁系统的目的就是控制人是否能进入。每个人的指纹都是唯一的，不可仿制的，将指纹识别技术应用在门禁系统中，提供了一套具有极高安全性的控制防范区域内的人员进入的方法。指纹门禁系统技术在档案领域也有运用，如2007年，上海市嘉定区档案馆在档案库区就安装了智能化库房门禁系统。11档案库房指纹门禁系统主要就是负责档案库房的出入口控制，其整套操作系统实行程序管理，一般工作人员只能在规定的时间内，通过指纹认证才能进入库区；超过规定工作时间，即使是库房管理人员，也不能随意进入库房，必须由高一级授权，才能再次打开库房。如此一来，可防止无关人员进入库区造成档案遗失、泄密，为档案安全加了一道坚实的防护墙。

8、阅档室监控：采用电子探头和视频监控技术。

阅档室是档案馆集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。档案是历史记录的原始材料，一般多是单份、孤本或稀本，有的内容具有一定的机密性。因此，阅档室一定要有确保档案安全与保密的专门设施和专门人员。过去，阅档室主要采用的是专人监护式的监控。随着科技的发展，越来越多的公共档案馆在阅档室采用现代化的监控技术，即采用电子探头和视频监控技术。电子探头和视频监控是两个相互联系的部分。电子探头，即通常所说的监视探头、监控探头，它是视频监控系统的前端设备,负责视频采集。档案管理人员通过视频监控可以探测、监视阅档室和阅档人员的行为。电子探头负责实时采集阅档室画面，与视频监控系统相连接，档案管理人员通过电脑画面，监控查档人员行为，如果发现监控画面中有异常情况，能够以最快的速度作出反应。公共档案馆在阅档室装置实时监控探头与电脑，可以对监控、管理查档人员起到较显著的效果，让查档人员在监控的环境下无法涂改、损毁档案，消除档案利用安全隐患，最大限度地保障档案的安全。

9、电子文件归档：采用异质备份技术。

在信息技术快速发展的今天，电子文件成为社会记忆保存的主要形式之一。如何确保电子文件信息的安全，是档案管理机构和档案管理者高度重视的问题。随着社会上电子文件普及率的逐渐提高，电子文件异质备份已列入我国电子文件管理工作的日程。所谓异质备份，就是为保护档案原件，将档案信息转移到其他载体上，即对档案进行各种形式的复制，以档案复制件替代档案原件提供利用，对有复制件的档案原件进行封存，减少其磨损，使档案原件得到妥善保存，延长其寿命，达到保护原件的目的。电子文件异质备份的实质，就是对电子文件信息内容的保护。关于电子文件异质备份的重要性，国家档案局局长杨冬权在2009年6月20日的电子文件管理国家战略国际学术研讨会上指出：“就信息的长久流传来说，电子文件本身具有一些与生俱来的致命弱点，或者说，具有天生的、难以克服的脆弱性。只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但又易于识读的其它载体。”电子文件由于其具有天生的难以克服的脆弱性，国内外过去都已发生过不少电子文件或信息已悄然丢失、或信息无法读取的悲剧。而异质备份目前是确保电子文件信息绝对安全的最基本措施。12因此，为确保电子文件的安全，公共档案馆应采用异质备份技术对电子文件进行归档管理。

10、电子档案保存：采取异地保存措施。

毁灭性自然灾害和人为灾害是很难避免的，随时都可能发生。随着各种突发性事件的发生，我国公共档案馆的档案信息安全越来越受到国家相关部门的重视，尤其是馆藏中所占比例逐步提高的电子档案的信息安全日益成为人们关注的重点。在2008年12月举行的全国档案局馆长会议上，国家档案局局长杨冬权提到：“在危害档案安全的突发社会事件和自然灾害频发的今天，我们必须强化风险防范意识，提高灾害应对能力，采用新的手段，重新实施重要档案异地备份制度，在不同的地方存放重要档案的重份或缩微、复印、数字化等形式的副本。”由此可以看出，加强电子档案的异地备份工作已成为我国公共档案馆工作的一个重要组成部分。电子档案异地保存，主要是为防止地震、洪水、战争等较大范围破坏对档案的损害。事实证明，实行远距离、跨区域的电子档案异地存放，是确保电子档案安全保存的有效措施，是切实维护国家档案资源安全的重要举措。我国在档案异地备份方面优势十分明显，因为我国幅员广阔，地理环境丰富，地形结构多样，为远距离、多区域的异地备份创造了条件。根据国家档案局对电子档案要进行异地保存措施的指示，各级国家综合档案馆陆续实现电子档案异地备份。目前，我国公共档案馆大多采用两个异地公共档案馆分别为对方建立档案备份中心的互建模式。如上海市档案馆与重庆市档案馆互建档案备份中心，这样可以规避重大灾害和突发事件对重要电子档案带来的风险，为确保电子档案的安全发挥重要作用。

档案安全保障建设，涉及到档案可能遭受的安全威胁以及安全防范技术、管理方法、人员素质等多方面的问题，是一项复杂的系统工程。为此，我国各级公共档案馆必须从建设优质馆舍、完善人防措施、提高技防水平等方面入手，持续推进档案安全保障建设。

上海市档案信息网2017-6-25

关于综合档案馆的特色建设的思考

综合档案馆的特色建设是综合档案馆在社会主义市场经济条件下参与经济建设、服务经济建设的基本保证。对于促进一个地区档案事业的发展和三个文明建设都具有重要的现实意义和历史意义。

一、综合档案馆建设现状

目前，由于有关政府财力的匮乏，无力承担新馆的建设资金，存在建设标准过低，建筑面积狭小等问题，不具备防尘、防潮、防蛀和现在库容严重超负荷。大量到期交付保管的档案仞分散在各基层单位保存，未能依法进馆保管，存在安全隐患，为保证大量到期档案能依法接收进档案馆保管提供必要条件，从而提高档案保管的安全性。比如，还有一些新馆库房密集架不留安全通道、库房通道有障碍；还有一些未留应急通道都，都存在较大安全隐患：甚至还有一些档案馆建在商业街，周边是医院、幼儿园。档案馆与其它楼宇没有安全间距。通道狭窄。消防通道不合要求，档案馆仍未走出封闭状态。

二、综合档案馆的特色建设的思考

（一）加强综合档案馆特色建设的迫切性

综合档案馆的特色建设是指综合档案馆通过向社会收集和挖掘馆藏中具有强烈地方特色的档案资源。并通过一系列服务形式进行开发利用的工作总和。综合档案馆的特色建设应包括三个方面：一是馆藏档案的地方特色，二是综合档案馆的馆藏特色，三是综合档案馆的工作特色。随着社会经济发展的日新月异。国家发改委、国家档案局关于《中西部地区县级综合档案馆建设规划》（以下简称《中西部规划》）的实施，给案馆建设带来机遇。档案馆中的文献是如实记载国家经济建设和社会发展历史进程的重要文献，是人类提供总结过去，把握现在和探索未来的宝贵依据。综合档案馆的特色建设，是档案发展的必然趋势。

（二）加强综合档案馆的特色建设措施

1、建立特色档案库

我国是四大文明古国之一，有着非常灿烂悠久的历史文化。而综合档案馆作为一个地区历史文化积淀的巨大宝库，将对本地区众多反映历史面貌资料的主动收集有十分重要的作用。因此，能够收集、整理这些档案资料，是馆藏特色档案保持完整性、系统性的重要保证。综合档案馆要捕捉和掌握社会信息，主动出击，必须有强烈的历史责任感，积极加入到抢救特色资源当中。比如国内有名的北京市档案馆的馆藏档案中藏有较丰富的历史照片和历史资料。但是这些照片和资料大多数都混合、夹杂在文书档案中，如此这般对照片档案资源的开发利用会造成很大程度的不方便。经有关研究决定，把这些馆藏的珍贵照片彻底播拍，建立专门的照片档案库。非常有利于人们查询。还有我国几千年来涌现出来的很多名人，他们在生活和从事的事业当中形成的大量档案资料不仅是一笔宝贵的文化遗产和精神财富，也是综合档案馆加强特色建设的重要收集范围。做好这些历史文化名城的保护和管理工作，对建设社会主义精神文明和发展中国的旅游事业都起着重要的作用。还有一些历史名人的资料和照片等，都应该建立特色档案，记录他们的从事的重要活动及其一生形成的档案资料，为建立名人档案库，和丰富特色馆藏创造了必要的条件。

2、发挥特色档案的作用

特色档案是在综合档案馆的档案信息资源开发工作中，对馆藏特色档案的开发通常是开发工作的重点。因为馆藏特色档案与本地区的实际情况关系密切。对本地区的两个文明建设的服务更具现实意义。由于历史原因，档案馆馆藏明代档案数量极少。比如有一次展出的选件就是明代公文行文，其一公文是“明代兵部关于广东大炮解抵京城的行稿崇祯三年八月十七日（1630年9月23日）明档兵部行稿”。这些资料弥足珍贵。发挥特色档案的作用。明代末年，北方边境战事紧急，明廷招劝驻广东澳门的葡萄牙人捐助西洋火炮。这是崇祯三年（1630年）明朝兵部关于将20门大炮由广东运抵京城，请北方边塞宣府火速领取的行文稿。从中可以知道，大炮在当时被称为“神器”。

所以，加强馆藏档案资料的地区的特色，综合档案馆应把征集特色档案作为特色建设档案馆的重要任务。我国56个民族。每个民族的地区都有各自的传统文化，综合档案馆就是要因地制宜、扬长避短，充分发挥自身优，为建设特色馆藏文化奠定基础。不过还要尽量维护全宗理论，不能随意拆散档案资料。

三、小结

随着社会主义市场经济体制的逐步建立和两个文明建设的进一步发展。必将对综合档案馆的特色提出更高的要求，也只有不断地加强综合档案馆的特色建设，才能适应形势发展的需要，更好地为社会主义发展和馆藏建设服务。

中国档案资讯网2017-2-17

档案是“一带一路”建设的重要力量

“一带一路”建设是我国顺应全球发展格局新变化，统筹国内国际两个大局，着眼长远培育我国国际竞争新优势的重大战略部署，是我国推进新一轮改革开放的重大平台。档案是“一带一路”建设的重要力量。

档案部门可以观大势、谋大局。古丝绸之路的开辟，是璀璨的中华文明历史长河中熠熠生辉的一笔，也是整个人类文明史上的一个伟大创举，透过尘封的历史文献，我们不仅可以了解丝路上一个个烟消云散的神秘古国，而且还可以领略它们曾经的荣耀与光辉。由此，档案部门应努力把自身工作和“一带一路”建设紧密联系起来，围绕“一带一路”建设统筹档案工作，找准档案工作和现实需求的结合点，进一步挖掘档案潜能，开发新的利用方式，凝心聚力讲好丝路故事，传承丝路精神，积极为“一带一路”注入更多正能量，切实提高服务中心的能力。“一带一路”的互联互通包括政策沟通、设施联通、贸易畅通、资金融通、民心相通。习近平同志指出：“民心相通是‘一带一路’建设的重要内容，也是关键基础。”“一带一路”建设的重要土壤，就是充满活力的民间交往和交流。民心相通在于文化的相互理解和相互尊重，历史、语言、宗教、风俗等社会生活的民间认知和交流是民心相通最广泛的领域。“一带一路”沿线各国历史文化的现代交集和共识，正在成为民心相通的重要支点之一。

档案部门可以广征集、求共识。在古丝绸之路发展过程中形成了大量文献典籍，这些文献典籍是丝绸之路历史的最好承载，也是丝绸之路发展的真实反映。在战国时期，中原地区已经存在了相当规模的对外经济交流。《史记·赵世家》中记录了苏厉与赵惠文王的一段对话：“马、胡犬不东下，昆山之玉不出，此三宝者非王有已。”这从侧面说明，当时赵国已经通过开展对外贸易积累了一定财富。在“一带一路”建设包含的“中蒙俄经济走廊”建设中，“万里茶路”的历史传统正成为中国、蒙古、俄罗斯3国重振“草原丝路”的共识。这条古代商道在3个国家形成了一系列重要节点城市，如俄罗斯的伊尔库茨克、恰克图，蒙古的乌兰巴托，中国的呼和浩特、张家口、北京等。这条商道向北延伸至莫斯科和欧洲其他国家，向南通达福建等茶叶产地。这条“万里茶路”带动了沿途城镇、商业、加工业、服务业的发展和交流。当年，形形色色的驼队商旅操着不同语言，信仰不同宗教，承载不同文化，共同推动了这条商路的繁盛。这是历史留给中国、蒙古、俄罗斯的一份重要遗产，是有利于建设现代“中蒙俄经济走廊”的历史资源。档案部门应把档案资源建设放在更加突出的位置，加大反映古丝绸之路文献典籍等特色档案征集力度，探索建立“一带一路”沿线国家的合作交流机制，扩大中外交往史在各国人民中的影响，促进中外传统友谊发扬光大。

档案部门可以抓机遇、有作为。自从张骞第一次出使西域各国，向汉武帝报告关于西域的详细形势后，汉朝对控制西域的目的由最早的抵御匈奴，变成了“广地万里，重九译，致殊俗，威德遍于四海”的强烈愿望。以汉朝在西域设立官员为标志，丝绸之路这条东西方交流之路开始进入繁荣的时代。中国与阿曼苏丹国的交往史至少可以追溯至很久以前，据《明实录》记载，在1421年至1436年的15年间，郑和率领船队下西洋，其间中国与祖法尔（今阿曼南部地区）有过数次往来。这说明，从文献典籍等档案史料的视角推进现代国家之间的互利合作，这是一种新的历史观，也是开创新历史、实现新发展、造就新繁荣的重要立足点。在这方面，档案部门完全可以积极行动起来，主动走出去，广泛征集反映本地区在丝绸之路上的档案史料，走访与本地区有关的丝绸之路遗产点，力争取得丝路档案征集的新突破，共同推动“一带一路”建设。各个国家不仅需要立足本国实际，而且需要具有相互关照的全局视野，中国倡导和谐包容、文明宽容的理念，尊重各国发展道路和模式选择，主张求同存异、兼容并蓄、和平共处、共生共荣，这是一种高尚的文明观、包容的文化观、和谐的社会观。将其付诸实践，既需要实体经济的支撑，也需要科学阐释人文精神、推动历史传承、提供智力支持，更需要植根民间社会的交流和承载这些历史的人民去精耕细作。

作者：张步东

中国档案报2017-1-27

档案书刊扫描仪“数字化校园建设”紧迫性

虽然各高校在运用计算机管理档案工作方面,不论是档案信息存储、目录检索、还是案卷调阅诸方面,都取得了许多成果,有力地推动了档案管理信息化建设的进程。但是如何在档案管理观念、方式手段等方面进行有效的变革,使之既符合目前高校档案管理的现实,又适应未来档案管理的发展和建设,实现档案管理工作现代化,已成为各高校广大档案管理人员共同关注的问题。

一、高校档案管理信息化的主要内容

高校档案主要包括党务、行政、教学、科研、教师、学生、出版物、财会、基建、设备和上级管理部门文件资料等,基本上由文件、原始记录、文献、实物所构成,高校档案是各级领导部门的决策支持,是学科建设,科研工作的参考依据;是资源配置、基本建设的信息资料;同时也是教学改革、质量控制的基本依据。所以说,档案管理工作是一项重要的基础性工作。档案信息化包括三个方面内容:

(一)数据资料信息化

应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(二)工作流程信息化

通过专用软件实现档案的分类、编目和排序。为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预,为保证文档一致性,学校办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(三)档案检索信息化

在实行分级检索制度的前提下,通过校园网和互联网可实时、准确检索所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

二、目前高校档案工作信息化的主要问题

高校档案工作信息化给高校档案工作带来了前所未有的广阔发展前景,但是目前全国实现档案工作信息化的高校档案部门却寥寥无几,分析其原因,制约因素大致如下:

(一)观念问题

档案工作传统的“坐等上门”、“你查我调”的封闭工作管理模式经过几十年的动作,已经在档案工作者的头脑中根深蒂固,“重保管、轻服务”的思想,使得有些高校档案部门缺乏时代感和紧迫感,思想守旧,安于现状,沿袭旧的管理模式,消极等待。

(二)资金问题

高校档案工作信息化,设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套,需要投入大量的资金。高校档案部门不是学校工作的第一线,学校的经费主要投入到教学、科研工作中,无暇顾及档案工作的信息化、现代化建设,经费投入不足,制约了档案工作信息化的建设。

(三)网络安全问题

档案信息具有本身的特殊性,需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化,加强了档案部门与外部间的联系,但是也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问造成的安全问题。这也是众多高校档案部门迟迟不愿意上网,在校园网的规划中把档案部门拒之门外的重要原因。

(四)人员素质问题

高校档案人员素质是高校档案工作信息化的关键,而目前高校档案工作人员的整体素质较低,知识结构不合理,计算机人才匮乏,绝大多数人不能运用现代新技术工具,缺乏信息开发应用的敏锐意识。特别是懂档案专业知识又懂计算机技术、通讯技术、网络技术的复合型人才匮乏影响了高校档案工作信息化的开展。

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中国教育装备采购网2017-5-19

平凉消防思想档案建设助推“两个经常性工作”

为全面了解掌握士兵思想动态，预先发现问题隐患苗头，确保经常性思想工作能够及时跟进，切实采取有针对性的举措强化管理教育，确保部队高度安全稳定，按照全国“两个经常性工作”推进会议精神，平凉消防支队部署开展全市消防部队士兵思想档案建设。

按照“七个结合”确定指导思想

以全国“两个经常性”工作推进会上部局领导讲话精神为指导，结合支队实际，按照“七个结合”的原则逐人建立思想档案。即：普遍摸排与重点了解相结合、心理测试与人格测评相结合、分级评定与分类建档相结合、谈心帮教与管理跟进相结合、定期排查与及时更新相结合、责任包保与严格奖惩相结合、内容全面与简单实用相结合，达到全面了解掌握士兵思想状况、预先发现问题隐患苗头、管理教育措施及时有效跟进、确保部队高度安全稳定的目的。

党委领导牵头设立工作小组

支队成立士兵思想档案工作领导小组，具体负责思想档案建立工作的组织领导，调度指导以及检查验收。由司令部主要负责指导基层单位，采取有针对性的举措，对档案建立划归为自律不严类、重点岗位类的士兵进行教育引导，落实相应处理措施。并对个人信息卡、奖惩记录卡及包保责任书填写内容进行规范。由政治处主要负责帮扶指导基层单位，采取有针对性的举措，对档案建立划归为心理健康类、经历复杂类的士兵进行心理疏导，及时发现并解决士兵困难。并对家属联系卡、谈心记录卡及奖惩记录卡填写内容进行规范。各基层大中队队主要负责对身体患病和因公受伤的士兵，进行医疗救治和评残等工作。并对伤病记录卡、心理测试表、人格鉴定表填写内容进行规范。

档案精细化分类别星级

为确保档案真实有效可供参考，支队要求按照档案内容分成五大类：既心理健康类、身体伤病类、经历复杂类、自律不严类、重点岗位类。根据综合掌握信息，通过综合判断和科学分析相结合的方法评定士兵整体思想状况，将其由重至轻用“星级”区分，分别为一星级、二星级、三星级、四星级，四星级须符合全部条件，一至三星级符合三条以上即评定为该星级。具体评定内容由具有专业资格的人进行整理，且档案所有信息必须由中队干部亲自进行采集，坚决杜绝由士兵代替中队干部进行信息采集等工作的现象，如有发现此类现象，支队将严肃处理。

档案内容正规留存实效参考

士兵思想档案主要由“五卡两表一书”组成。五卡，即：个人信息卡、家属联系卡、伤病记录卡、奖惩记录卡、谈心记录卡。两表，即：心理测试表、人格鉴定表。一书，即：包保责任书。各单位应将《士兵思想档案》逐人装订成册，封皮使用白色300克铜版纸，内部使用普通白色A4纸按照要求进行打印，其中封皮与填写说明彩色正反面打印，个人信息卡正反面彩色打印1张，家属联系卡10张，伤病记录卡5张，奖惩记录卡5张，谈心记录卡20张，心理测试表2张、人格鉴定表2张、包保责任书1张，包括前后封皮共计47张。不同卡片之间使用浅绿色彩纸进行间隔，利用胶订技术装订成册。最后由各中队自行组织档案留存，支队各相关职能部门将随机抽查确保档案内容规范，士兵思想档案将列入年终评定标准且需每年更新，确保思想档案具有实效意义。

作者： 时吉鹏

中国消防在线2017-4-19

关于县市级国家档案馆档案资源建设的思考

档案资源建设是档案事业发展的重要基础，基础不牢，地动山摇。2011年11月，国家档案局局长杨冬权签署了国家档案局第9号令，公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》。它是做好档案收集工作的根本和依据，也是加强档案资源建设的前提和保障，具有强制性和约束性。这对于县级国家档案馆加强档案资源建设既是机遇又是挑战，任重而道远。

一、目前馆藏档案资源现状

改革开放以来，我国档案事业经历了改革、充实、巩固、提高的发展阶段。县级国家档案馆的档案资源建设随着国家法律、规章的陆续发布实施，发展的速度越来越快，馆藏的数量越来越多，馆藏内容越来越丰富，资政育人的作用越来越大。档案馆成为了保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，成为了为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。但随着经济、社会发展的日益加快，办公自动化的日益普及，档案资源体系已满足不了人民群众的需要，主要表现为“四个单一”。一是档案载体单一。《中华人民共和国档案法》所指的档案包括各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，而目前县级国家档案馆保存的纸质档案约占档案总数的95%，而在特定的社会活动中直接形成的，真实生动反映历史面貌的录音录像、照片档案不到5%，实物档案更少，不能不说声像、照片档案是档案资源建设的短板。况且，原来收集的模拟数字磁带、录像带，由于编辑播放设备更新，很多珍贵档案面临报废问题，严重影响声像资料利用。二是档案结构单一。国家档案全宗包括过去和现在的国家机构、社会组织和个人形成的，归国家所有的全部档案材料。档案馆现有馆藏档案中，数量最少的是建国以前的旧政权档案和革命历史档案。其中1919年至1949年整个新民主主义革命时期，中国共产党及其领导下的政府、军队、团体、革命活动家所形成的档案更少。据一县级市档案馆统计，建国前的档案占档案总数的2.2%，其中明清档案占0.3%，民国档案占1.78%，革命历史档案仅0.04%，作为一个革命老区，毛泽东、朱德、陈毅曾经战斗过的地方，所存的革命历史档案理应丰富多彩，应有尽有，但实际的存量大失所望。这与革命老区的县级国家档案馆应有的革命历史档案数量内容要求名不符实。需要档案部门加大各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物档案的收集工作。三是档案门类单一。县级国家档案馆大多是政治活动、行政管理过程中形成的档案，其中组织领导形成的档案最为普遍，而作为国家档案资源的重要组成部分，人们在从事某项专门业务活动形成的专业档案，如会计档案、诉讼档案、经济协议合同档案、低保、社保、集体林权、婚姻、房产等民生档案数量较少。个别乡镇由于当时收集不齐，管理不规范，以致集体林权，经济合同协议，婚姻等民生档案出现漏村、漏户、漏年度、漏项现象，给人民群众查阅利用带来许多不便。四是档案来源单一。长期以来，县级国家档案馆主要接受的是党政机关和群团组织移交的档案，而重大活动、重大事件形成的档案、涉及民生的专业档案、国有企业破产转制后档案、事业单位撤销后档案接收少，接受覆盖面不广。主要是因为破产转制企业档案由于在9号令实施以前没有明确的流向，加之县属企业破产转制起步早、进度快，档案馆受人员、馆舍面积等因素的制约，接受较少，以致大多流向主管部门或社区，造成了破产转制企业档案残缺不全，甚至丢失现象，此外，重大活动、重大事件档案、涉及民生的专业档案因多方面原因，没有跟踪入馆，流向不明，带来了不少的社会管理问题。

二、档案资源建设面临的新情况新问题

《中华人民共和国档案法》第十一条明确规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。国家档案局第九号令进一步明确了各级各类档案馆收集档案的范围，这充分说明了档案馆是收藏档案资源的主渠道，但在资源紧缺的时代，资源意识普遍觉醒，坐等上门的时代一去不复返，档案收集和征集工作面临一些新情况新问题。一是档案收集有法可依，执行难。《机关档案工作条例》明确规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年后向档案馆移交，但大多数单位没有按规定要求及时移交，虽然档案部门多次上门督促检查，协调移交问题，下发整改通知书，但一些单位以种种理由，拖延移交或拒不移交，如司法部门的档案至今未移交，加之档案部门缺乏强有力的执行力，以致应接受档案不能及时进馆，严重影响档案资源建设。二是重大活动、重点工程、重要事件形成的档案既多又重要，收集归档难。县市级的重大活动，重要事件往往由县级领导挂帅，从有关部门抽调工作人员，组成临时工作班子或成立指挥部，具体负责组织实施，而档案部门大多不在其中参与，一旦工作任务完成后，人去楼空，档案部门难以介入，不便跟踪，资料很难收集完整、立卷归档。三是工作经费紧张，散存档案征集难。一方面，档案数量越来越多，相应的保管保护费也相应增多，工作经费本来就很紧张，没有多余的经费用于征集工作。在行政经费“只减不增”的大环境下，过去一直没有列入财政预算的档案征集费，难以进入预算盘子，因而严重制约档案部门的征集工作。另一方面，随着人们知识产权保护意识的增强，档案征集的成本也越来越高，一些散存在机关单位内部机构或个人手中的珍贵文件资料、革命历史档案需要一定的经费收购或征购。同时散存在摄影工作者、摄影爱好者和照片收藏者手中，记录不同时期重大活动、重大事件、重大项目、风景名胜古迹的珍贵历史照片，收购或征购价格较高，资金需求量大。档案部门由于经费紧张，想征的难以征到位，该征的一时征不到，面临流失的问题。

三、加快档案资源建设的对策

档案资源是本钱，没有本钱，一切都是空谈。必须下大力气抓紧抓实抓出成效，笔者认为应从以下几个方面着手。

1.大力宣传收藏权威，营造良好氛围。长期以来，档案馆“养在深闺人未识”，权威性不高，收藏什么，安全管理如何，怎样捐赠移交，大多数人民群众知之不多，信任度不高，因而捐赠、移交的积极性不高，档案资源发展不快，必须加大宣传力度，大张旗鼓地宣传各级档案馆是由政府投资兴建起来的档案馆，代表国家和人民收藏对民族和社会有价值的档案，理直气壮地叫响“档案一国家收藏”权威，让人民群众认识到档案能被国家档案馆收藏是一种价值的肯定，把档案移交国家档案馆收藏是社会组织和个人的一种责任，也是一种荣誉，从而认可和接受国家档案馆的权威，放心放手、自觉自愿向国家档案馆捐赠移交档案，畅通档案收集渠道，积聚档案资源。

2.抢抓机遇，强力推进档案收集工作。国家档案局9号令明确了各级各类档案馆收集档案范围，它标志着我国各级国家档案馆档案资源建设步入了新的发展阶段，必将对全面实施“三大战略”，加快推进“三个体系”建设产生积极而深远的影响。档案部门要以此为契机，认真学习宣传文件精神，深刻领会其丰富的内涵，并用以指导工作。一是扩大进馆单位，拓展进馆门类。严格按照9号令的规定，一个单位一个单位敲定门类，一个单位一个单位制发文件，明确其档案门类、档案载体、移交时间。除做好传统档案接收外，要重点突出重大活动、重要人物、重点建设、地方特色等“三重一特”纸质、电子、声像、照片、实物等不同载体档案和专业档案进馆，做到文书、声像、照片档案移交同步进行，应归尽归。二是加大档案行政执法力度。联合党委督查室、政府督查室、人大教科文卫委对列入本级接收档案的组织机构进行督促检查，严肃查处档案违法、违规案件，确保有令必行、政令畅通，切实解决档案整理、档案移交中存在的问题，强力推进档案按规定移交。三是关注民生，切实做好民生档案收集工作。重点是摸清破产改制企业档案流向，协调有关单位规范整好档案，全部移交进馆，同时提前介入，及时跟踪社保、低保、医保、婚姻、集体林权等民生档案的立卷归档，及时接受进馆，实现档案资源建设新跨越。

3.创新机制，拓宽征集途径。档案征集是档案工作者重要的岗位职责和档案资源建设的重要补充途径。档案部门要解放思想，转变观念，创新机制，多措并举，创造性地开展征集工作。一是创新思路，加强革命历史档案征集。革命历史档案是稀缺的档案资源，是档案馆的镇馆之宝。档案部门要创新思路，以对历史负责的态度，从本地馆藏资源结构出发，紧密结合本地革命历史，特别是历史名人，历史事件，深入群众走访调查，去信去函查询信息，全方位多渠道了解掌握散存在县内外、社会组织和公民个人手中有保存价值的珍贵档案征集线索，切实制定征集方案，采取走出去的办法，千方百计将珍贵的革命历史档案征集入馆，提高档案馆的影响力。二是创新活动载体，搭建接受征集平台。一方面以6月9日的“国家档案日”主题活动为载体，充分利用广播电视、报刊等媒体和宣传橱窗，大力宣传历史档案的作用和征集工作的意义，公开征集范围、程序、收藏利用措施，充分调动各方面转让、捐赠、复制、寄存的积极性，踊跃向国家档案馆捐赠、出售、寄存有价值的档案，丰富馆藏内容。另一方面大力举办辉煌成就档案图集展，城市记忆展等，吸引档案所有者参与，从中征集、复制档案，扩充馆藏资源。三是创新争资办法，保障征集经费。档案是党和国家的宝贵财富，大量散存在社会组织或保存在个人手中的对国家和社会具有保存价值的珍贵档案资料亟需有偿征集，档案部门有义务和责任征集入馆，除积极主动向上争取重视支持，保障必要的征集经费外，更重要的是要广开门路，采取冠名的方式，联合的形式，争取有关单位和部门的资金支持，联合开展书画、摄影比赛，举办有偿征集活动，通过比赛、有偿征集等活动，广泛征集各个时期反映社会发展，历史变迁的珍贵资料、珍贵书画和照片档案入馆，补齐声像档案短板，完善档案资源体系建设。同时要积极筹措经费，走出去，加强与省内外博物馆、展览馆、档案馆、图书馆，摄影家协会的联系与交流，对他们拥有本地的各种载体档案资料采取有偿征集或复印，翻拍复制等措施，取长补短，为我所用，实现档案资源共用共享，全面推进进档案资源建设科学发展。

段喜洋

资兴市档案局2017-3-3